Föreskrifter för inköp vid Lunds universitet

BESLUT 1 (3) 2013-12-12 Dnr EK 2012/103 Rektor Föreskrifter för inköp vid Lunds universitet Bakgrund Lunds universitet beslutade 2010-09-30 Dnr EK 2010/26 om Föreskrifter för inköp. Inköpspolicy Universitetsstyrelsen fattade 2010-09-17 beslut om Inköpspolicy. Policyn innefattar de vägledande principerna som anger att inköp av de varor och tjänster som behövs för att bedriva Lunds universitets verksamhet ska ske på ett lagenligt, affärsmässigt och effektivt sätt. Föreskrifterna som antogs 2010-09-30 är kopplade till Inköpspolicyn. Föreskrifter om inköp I föreskrifterna anges vissa bindande och generellt gällande regler som är nödvändiga för att universitetet ska kunna leva upp till principerna i policyn. I föreskrifterna ges sektionen Ekonomi bland annat i uppdrag att handlägga alla upphandlingar över direktupphandlingsgränsen (för närvarande 284 tkr). Nuläge Sektionen Ekonomi har fått ett ändrat uppdrag från 1 januari 2013 från förvaltningschefen, vilket innebär att förutsättningarna för sektionens uppdrag har förändrats. Sedan föreskrifterna antogs har vissa såväl allmänna som myndighetsspecifika förutsättningar ändrats eller blivit tydligare beträffande inköpsverksamheten. Åtskilliga produktområden av såväl varor som tjänster, saknar funktionella avtal och avtalsuppföljning med befintliga leverantörer är starkt eftersatt. Universitetets inköps- och upphandlingsbehov har ökat i takt med att myndighetens omsättning ökat. Långsiktigt strategiskt arbete för att finna effektiva sätt att möta inköpsbehoven har fått träda åt sidan till förmån för det operationella dagliga arbetet med konkreta upphandlingar. Upphandlingsbehov hamnar ofta i kö, med verksamhetsförseningar som följd. De ekonomiska och varumärkesmässiga riskerna har ökat på grund av att det idag finns fler sanktionsmöjligheter för både leverantörer, som kan klaga på genomförda upphandlingar i domstol, och för Konkurrensverket som kan ogiltigförklara avtal och kräva upphandlingsskadeavgift, om myndigheten gör fel eller underlåter att genomföra upphandlingar. Lunds universitet är idag bevakade från omvärlden på ett helt annat sätt Postadress Lunds universitet, sektionen Ekonomi, Box 117, 221 00 Lund Besöksadress Paradisgatan 5 c Telefon 046-222 75 75, 046-222 00 00 E-post jeanette.jakobsson@eken.lu.se

än för bara några år sedan och trenden är tydlig att antalet angrepp på myndigheters inköps- och upphandlingsverksamhet stadigt ökar. Komplexiteten i upphandlingarna har ökat och kraven på upphandlaren har tilltagit dels eftersom sanktionsrisken är överhängande dels för att prejudicerande fall och erfarenhet från resultatet av tidigare upphandlingar ställer krav på väsentligt höjd kvalitetsnivå. Årliga förändringar i lagstiftning och förändrade förutsättningar utifrån nästan 2 000 prejudicerande rättsfall bara inom Sverige varje år och än fler inom EU, ställer ökade krav på att det finns resurser till kontinuerlig kompetensutveckling inom rättsområdet. Det väntar stora utmaningar avseende universitetets inköpsrutiner, p.g.a. ny statlig reglering som ställer krav på elektronisk hantering av beställningar av varor och tjänster och det statliga servicecentret som startade sin verksamhet år 2012 kan leda till att myndigheten på ett tydligt sätt måste visa att den kan utföra personal- och ekonomiadministration, inklusive e- beställning, i egen regi på ett minst lika effektivt sätt som servicecentret kan. För att kunna möta de ökade kraven, väljer sektionen Ekonomi att fokusera på större upphandlingar, d v s på upphandlingar över Europeiska kommissionens tröskelvärde, parallellt med att ta fram nya mallar och utbildningsmaterial för att stödja verksamheten att kunna arbeta själva med direktupphandlingar och förenklade upphandlingar. Med anledning av detta har ett förslag till förändrade föreskrifter arbetats fram vilket bedöms kunna effektueras inom ramen för befintliga resurser. Förslag Sektionen Ekonomi skall, när det gäller upphandlingsverksamhet, i första hand fokusera på att genomföra upphandlingar och konkurrensutsättningar som betingar höga ekonomiska värden, hantera och aktivt följa upp och optimera befintliga och kommande myndighetsövergripande ramavtal, hantera överprövningar och tvister med eller utan externt stöd och stödja organisationen med rådgivning och utbildning inom offentlig upphandling. Förändringar i föreskrifterna har förhandlats enligt 11 MBL 2013-05-28. Denna förhandling avslutades i oenighet. Beslut Universitetet beslutar - att anta bifogade Föreskrifter för inköp Dnr EK 2012/103 - att Föreskrifter för inköp, rektorsbeslut 2010-09-30, Dnr EK 2010/26, ska upphöra att gälla Detta ärende har remitterats till samtliga fakulteter och inkomna synpunkter har redovisats och i vissa delar beaktats. I beredningen av detta ärende har universitetets f.d. inköpschef Gabriella Manieri, ekonomidirektör Lise Bröndum och Inköpsrådet medverkat.

Detta beslut har fattats av undertecknad prorektor i närvaro av förvaltningschef Susanne Kristensson, efter föredragning av upphandlingschef Jeanette Jakobsson. Eva Wiberg Jeanette Jakobsson Sektionen ekonomi Kopia: Kanslichefer Sektionschefer Regelverket USV/Anita Nilsson Inköpsrådet Inköpssamordnare

BILAGA 1 2013-12-12 Dnr EK 2012/103 Rektor Föreskrifter för inköp Med undanröjande av tidigare Inköpsföreskrifter dnr EK 2010/26, daterade 2010-09-30, föreskriver Lunds universitet följande: 1. Definitioner och hänvisningar till andra beslut 1.1 Med inköp avses hela processen från behov till betalning, d v s upphandling, avtalshantering, avrop från avtal, leveranskontroll och fakturahantering. 1.2 Med institution menas i denna föreskrift även andra jämförbara organisatoriska enheter inom Lunds universitet, såsom t ex centrumbildning, fakultetskansli och sektion. Med prefekt menas även chef för sådan enhet. 1.3 Med inköpsstrategiskt arbete avses att ta fram mål och riktlinjer för universitetets inköpsverksamhet, att utforma sortiments- och leverantörsstrategier, produktkategoristyrning, upphandlingsstrategi, leverantörsutvecklingsstrategi etc. 1.4 Befogenhet att teckna tilldelningsbeslut, ramavtal och övriga avtal om köp, i den mån det inte regleras i denna föreskrift, följer av Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter vid Lunds universitet 1 och följande vidaredelegationer 2 eller andra föreskrifter/beslut som träder i deras ställe. 1.5 Befogenhet att attestera de olika typer av dokument som innebär beslut att använda myndighetens medel följer av Attestordning 3 eller andra beslut som träder i dess ställe. 1.6 I Anlitande av juridisk person 4, eller annan föreskrift som träder i dess ställe, finns föreskrifter beträffande anlitande av juridisk person. 1 Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter vid Lunds universitet, beslut 2012-12-20 dnr LS 2012/167. 2 Förvaltningschefens vidaredelegationer till sektionschefer inom den gemensamma förvaltningen samt till kanslichefer, beslut 2010-04- 06, dnr LS 2009/1023. 3 Attestordning föreskrifter om behörighet att förfoga över myndighetens medel, rektorsbeslut 2010-09-30, Dnr EK 2010/43 (f d Delegationsordning, Dnr I EE 2008/23). 4 Anlitande av juridisk person, rektorsbeslut 1997-05-29, Dnr I A 9 6301/97.

2 (4) 2. Allmänna bestämmelser 2.1 Alla upphandlingar och konkurrensutsättningar som sker skall diarieföras och arkiveras där de handläggs. 2.2 När ett inköpsbehov uppstår och det sammanlagda inköpsvärdet för hela köpet inklusive alla optioner beräknas överstiga Europeiska kommissionens angivna tröskelvärden och ramavtal ej finns att avropa från eller om köpet avser en andra konkurrensutsättning över samma tröskelvärde, ska biträde avseende upphandlingens genomförande beställas från sektionen Ekonomi 2.3 Attest av beställning av upphandling görs i enlighet med gällande attestplan 5 och innebär beslut att använda myndighetens medel 6 samt i förekommande fall en garanti att lokal i vilken utrustning ska placeras är anpassad för detta och/eller att MBLförhandlingar/motsvarande är klara. 2.4 När ett inköp faller inom ramen för de undantag som regleras i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling 1 kap 3-8 skall berörd institution dokumentera skälen i ett beslut härom och diarieföra och arkivera detsamma. 2.5 När ett inköp uppfyller de förutsättningar som anges i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling 4 kap 2, 5, 7 samt 8 skall berörd institution dokumentera skälen i ett beslut härom och diarieföra och arkivera detsamma såvida inte förutsättningarna i nämnda lagrum uppfylls som en följd av en pågående upphandling. 2.6 Om universitetet förorsakas kostnader vid handläggningen av inköpsärenden, avgör förvaltningschefen vidare handläggning från fall till fall. Grundläggande princip är att den eller de institutioner som, på grund av oaktsamhet, gett upphov till kostnaden också ska bära kostnaden. 2.7 Sektionen Ekonomi skall årligen göra stickprovskontroller för att följa upp avtalstrohet och rapportera resultatet till förvaltningsledningen och till Inköpsrådet. Med förvaltningsledning avses här universitetets förvaltningsledningsgrupp. 3. Roller och ansvar 3.1 Institutionerna och sektionen Ekonomi - samverkar i taktiska och strategiska inköpsfrågor genom referensgrupper i upphandlingar, genom produktkategoriteam och genom Inköpsrådet 3.1.1 Referensgrupp i enskild upphandling - utgör referensgrupp i en enskild upphandling - består av institutionsrepresentanter som ska ha mandat från sin ledning, företräder sin verksamhet och sina kollegor, bidrar med kunskap och erfarenhet, medverkar aktivt i hela upphandlingen, utifrån verksamhetens behov ställer kraven på varorna/tjänsterna och är delaktiga i utvärdering och beslut utifrån ställda krav - inrättas för respektive upphandling och drivs av upphandlare 5 Regleras i Attestordningen (se not 3) 6 Förordning (2006:606) om myndigheters bokföring, 22

3.1.2 Produktkategoriteam - utgör stadigvarande referensgrupp i gemensamma inköpsstrategiska frågor såsom upphandling, sortimentsstrategier, leverantörsstrategier, e-handel och avtalsuppföljning inom respektive produktkategori - består av representanter från institutionerna och från sektionen Ekonomi, och kompletteras vid behov med tekniker, ekonom, ämnesspecialist etc - inrättas efter behov och drivs av chefen för sektionen Ekonomi 3 (4) 3.1.3 Inköpsråd - ger stöd i inköpsstrategiska avvägningar, - bereder övergripande beslut i inköpsfrågor, t ex ändringar i policy eller föreskrift, - utgör en avstämningsmöjlighet där det inköpsstrategiska arbetet knyter an till andra universitetsövergripande strategier - består av representanter från institutions-, fakultets- och universitetsledning, inköpsprocessledningen och upphandlingschefen - inrättas av rektor 3.2 Institutionerna - handlägger de upphandlingar under Europeiska kommissionens tröskelvärde som inte har ett gemensamt intresse för hela myndigheten, avrop på ramavtal liksom konkurrensutsättningar utifrån befintliga ramavtal så länge dessa betingar ett värde under Europeiska kommissionens tröskelvärde 3.2.1 Prefekten I prefektens chefsansvar ingår, vad avser inköpsrelaterat arbete att: - ansvara för att institutionens inköp sker i enlighet med gällande mål, lagar, regler och riktlinjer, - leda, samordna och fördela institutionens inköpsarbete, - utse inköpssamordnare, - ansvara för att personal som arbetar med inköp har nödvändig kompetens 3.2.2 Inköpssamordnare - utses av prefekt - fungerar som kontaktperson avseende inköpsärenden, - sprider information inom institutionen så att inköp kan ske på ett korrekt sätt - har grundläggande kunskaper om gällande regler och riktlinjer inom inköp Uppgift om vem som är inköpssamordnare ska registreras och uppdateras i universitetets personalkatalog. Inköpssamordnare ska genomgå obligatorisk utbildning. 3.3 Sektionen Ekonomi - handlägger alla upphandlingar över Europeiska kommissionens tröskelvärde - biträder vid förnyade konkurrensutsättningar över Europeiska kommissionens tröskelvärde 3.3.1 Chefen för sektionen Ekonomi - driver det inköpsstrategiska arbetet - inrättar och driver produktkategoriteam, - beslutar vilka upphandlingsärenden som skall handläggas vid sektionen Ekonomi

- fattar tilldelningsbeslut och tecknar avtal i de upphandlingar som handläggs av sektionen Ekonomi, - beslutar när statliga ramavtal ska användas eller egen ramavtalsupphandling ska initieras, - hanterar överprövningar och företräder universitetet inför domstol i upphandlingsärenden som handlagts av sektionen Ekonomi - tillhandahåller erforderlig kompetens som stöd för hela myndigheten - Ger stöd i tolkning av relevanta EG-direktiv och annan relevant författning. 4 (4) Förändringar i föreskrifterna har förhandlats enligt 11 MBL 2013-05-28. Ikraftträdande Dessa föreskrifter träder i kraft 2013-12-12