Stadsstyrelsen 14 12.01.2015 Utredning av upphandling av advokattjänster, fallet Keskimäki 737/00/2014, 919/01.01.04/2011 STST 14 Beredning och föredragning: förvaltningsdirektör Kristina Lönnfors Bakgrund till ärendet Stadsstyrelsen i Lovisa stad valde 27.3.2006 Tiina Keskimäki (Keskimäki) till tjänsten som näringslivschef i anställningsförhållande. Keskimäki började som näringslivschef 1.8.2006. I och med att Lovisa stad och de omgivande kommunerna sammanslogs, ingick Keskimäki ett nytt arbetsavtal med nya Lovisa stad 11.1.2010. I detta arbetsavtal var Keskimäkis uppgiftsbenämning näringslivsansvarig. I oktober 2010 lämnade Keskimäki en begäran om utredning hos Regionförvaltningsverket i Södra Finland (regionförvaltningsverket) angående osakligt bemötande hon upplevde sig blivit utsatt för. Dessutom befullmäktigade/bad hon arbetarskyddsfullmäktig att för polisen utarbeta en begäran om utredning av ett eventuellt arbetarskyddsbrott. Konflikten mellan Lovisa stad och Keskimäki eskalerade sedan till den grad att staden sade upp Keskimäki 31.10.2011. Med anledning av uppsägningen väckte Keskimäki talan mot staden vid tingsrätten 29.2.2012. Tingsrätten förkastade Keskimäkis talan med dom 31.5.2013. I domen skar tingsrätten ner den del av stadens rättegångskostnader som Keskimäki dömdes att ersätta staden. Keskimäki överklagade tingsrättens dom hos hovrätten som fattade beslut i ärendet i enlighet med tingsrättens riktlinjer. Keskimäki har ansökt om besvärstillstånd i ärendet hos högsta domstolen, tillsvidare har högsta domstolen inte fattat beslut i frågan. Om upphandlingsbeslutet och konkurrensutsättning av advokattjänsten Då Keskimäki lämnat begäran om utredning hos regionförvaltningsverket och begäran om utredning hos polisen i oktober 2010, ansåg staden det vara nödvändigt att i ärendet anlita juridiskt biträde. Stadsdirektör Olavi Kaleva (Kaleva) överenskom muntligt med stadsstyrelsens ordförande Arja Isotalo (Isotalo) att uppdraget att biträda staden i ärendet ges åt advokat Stefan Andersson (Andersson). Uppdraget gavs muntligt och det gjordes inget skriftligt upphandlingsbeslut. Då uppdraget gavs åt Andersson uppskattade man inte att ärendehelheten skulle bli sådan att upphandlingen borde ha konkurrensutsatts. Ärendet blev mer omfattande under 2011 och ledde till att Keskimäki sades upp. I situationen var det ändamålsenligt att Andersson
biträdde staden även i uppsägelseförfarandet. Det var särskilt viktigt ur stadens perspektiv att motiveringarna och förfaringssättet vid Keskimäkis uppsägning var lagenliga. Andersson hade redan de behövliga bakgrundsuppgifterna i ärendet. I detta skede var det inte längre ändamålsenligt att konkurrensutsätta advokattjänsten som skulle upphandlas. Det att advokaten skulle ha bytts skulle ha lett till en situation där det nya biträdet skulle ha varit tvunget att göra sig förtrogen med ärendet från dess början, det vill säga den nya advokaten skulle ha varit tvungen att göra sig förtrogen med det material som uppkom i samband med Anderssons ursprungliga uppdrag. Med samma motivering skulle det inte ha varit ändamålsenligt att konkurrensutsätta advokattjänsterna då ärendet övergick till rättsbehandling eller under rättsbehandlingens olika skeden. Då man bedömer betydelsen av konkurrensutsättning (eller avsaknaden därav) ska man beakta att timarvodet som advokaten debiterar för tjänsten är innehållet som konkurrensutsätts vid konkurrensutsättning av advokattjänster. Arbetsmängden som krävs för ett ärende måste alltid bedömas från fall till fall. Priset på advokattjänsterna, totalbeloppet för rättegångskostnaderna och hur skäliga de är Rättegångskostnaderna för Lovisa stad uppgick i tingsrätten till 94 330,20 euro (inklusive lagliga räntor) och i hovrätten till 30 550,40 euro (inklusive lagliga räntor). Av rättegångkostnaderna ålades Keskimäki i tingsrätten att ersätta staden 40 000,00 euro (inklusive lagliga räntor) och i hovrätten 16 000 euro (inklusive lagliga räntor). Då man bedömer skäligheten och storleken av kostnaderna som förorsakats staden i ärendet måste man konstatera att ärendehelheten i fråga har varit av synnerligen stor betydelse för staden. Rättegångsprocessen anhängiggjordes av Keskimäki och staden har varit svarande i ärendet. Det har varit viktigt för Lovisa stad att man har kunnat försvara stadens anseende i det hela och i synnerhet i egenskap av arbetsgivare mot Keskimäkis ogrundade påståenden som spreds i stor utsträckning i offentligheten. För att uppnå detta har det varit nödvändigt att förbereda sig inför rättegången med ett noggrant förberett försvar. Det är svårt att på förhand uppskatta hur mycket bevisföring en given faktor kräver. Sålunda måste förberedningen för en rättegång vara täckande och beakta olika alternativ. Under rättegången är det svårt att börja komplettera bevisföringen. Tingsrätten skar i samband med domen ner beloppet för ersättningar av rättegångskostnader som Keskimäki skulle ersätta samtidigt som tingsrätten konstaterade att det rörde sig om en synnerligen vanlig anställningstvist och att de utsagor som staden avgett i fallet varit onödigt detaljerade och långa med beaktande av fallets natur och omfång. Ur stadens synvinkel har det dock inte rört sig om ett sedvanligt ärende. Under hela processen, även
under 2014, har Keskimäki lämnat ett flertal anmälningar och begäran om utredning hos olika myndigheter. Utöver detta har hon offentligt skrivit om ärendet bland annat i sociala medier. Sålunda har det ur stadens synvinkel varit särdeles viktigt att få det bekräftat att Keskimäkis uppsägelse skett på lagliga grunder. En uppskattning om skäligheten av stadens rättegångskostnader från Lovisa stads synvinkel kan således inte baseras enbart på det att domstolarna inte har ansett det vara befogat att döma alla stadens rättegångskostnader till att betalas av motparten. Stadens intresse och ekonomiska förlust i ärendet måste ställas i relation till de krav som Keskimäki framfört i domstolen. Stadens rättegångskostnader ska sålunda också ställas i relation till vilken stadens ersättningsskyldighet i ärendet skulle ha varit om staden skulle ha varit den förlorande parten i rättegångsprocessen. I sin stämningsansökan krävde Keskimäki att staden åläggs ersätta henne för ogrundat avslutande av arbetsavtal ett belopp som motsvarar 24 månaders lön, det vill säga 108 724,08 euro, gottgörelse på 45 000,00 euro i enlighet med lagen om likabehandling och ersättning av rättegångskostnader på 34 345,49 euro, inalles 188 069,57 euro (inklusive lagliga räntor). Om staden skulle ha förlorat fallet, skulle staden ha varit tvungen att utöver de ersättningar som Keskimäki krävde och hennes rättegångskostnader dessutom ha varit tvungen att betala stadens egna rättegångskostnader. Revisionsnämnden beslutade på sitt möte 10.12.2013 47 att begära stadsstyrelsen reda ut hos Tillsynsnämnden vid Finlands advokatförbund om advokatbyrå Stefan Anderssons fakturering angående processen Keskimäki är skälig. Stadsstyrelsen har ansett att det inte är i stadens intresse att inbegära Tillsynsnämndens åsikt i frågan. Ärenden i Tillsynsnämnden anhängiggörs genom att inlämna en skriftlig klagan, vilket innebär att processen jämnställs med ett klagomål. Andersson har utfört uppdraget staden givit honom i enlighet med stadens intressen och staden har inte skäl att reklamera därom. Då hovrätten bedömde skäligheten av stadens rättegångskostnader konstaterade hovrätten att Anderssons timtaxa måste anses vara skälig. Då man bedömer hur skäliga stadens rättegångskostnader i ärendet är, måste Keskimäkis åsikt i frågan förbigås. Keskimäki är i fallet stadens motpart. Keskimäkis och stadens intressen är de motsatta. Det att domstolen har godkänt Keskimäkis krav om att skära ner de rättegångskostnader som Keskimäki dömts att ersätta staden, innebär inte att stadens kostnader i fallet skulle vara oskäliga ur stadens synvinkel. Av Andersson har staden fått uppgiften att det har gjorts en klagan till Tillsynsnämnden i ärendet i fråga. Ur Tillsynsnämndens offentliga referat (19.9.2014 dnr 01814) framgår att Andersson klandrats för bla. att arvodet som advokaten tog ut för behandlingen i tingsrätten var oskäligt. Tillsynsnämnden konstaterade i sitt svar att enbart det att tingsrätten och
motparten till advokatens huvudman ansåg rättegångskostnadskravet vara för stort inte innebär att arvodet skulle vara oskäligt. Oskälighet ska bedömas i första hand från advokatens huvudmans synvinkel. Tvisten hade varit speciellt viktig för Anderssons huvudman. Andersson meddelade att huvudmannen hade förutsatt att de åtgärder som utfördes skulle vidtas. Tillsynsnämnden ansåg inte utifrån den utredning som framlades att Anderssons arvode i förhållandena kring fallet skulle ha varit oskäligt eller på annat sätt i strid mot god advokatsed. Tillsynsnämnen uppdagade inte att Andersson på något vis skulle förfarit i strid med god advokatsed på så vis som klandraren framfört. Staden har begärt att försäkringsbolaget staden anlitar tar ställning till om de rättegångskostnader som uppstått kan ersättas av ansvarsförsäkringen staden upptagit för förvaltningen. Då fallet anhängiggjordes i tingsrätten 29.2.2012 hade staden inte en särskild rättskyddsförsäkring. Om att informera stadsstyrelsen om skedena i fallet och om att godkänna kostnaderna Keskimäkis anställningsförhållanden behandlades flera gånger internt inom staden i olika sammansättningar även i stadsstyrelsen under perioden augusti 2007 till oktober 2010. Beslutet om att ge Andersson uppdraget fattades av stadsdirektör Kaleva med stöd av hans ställningsfullmakt efter att han rådslog om ärendet med stadsstyrelsens ordförande Isotalo. Stadsstyrelsen informerades muntligt om ärendet. Stadsstyrelsen har informerats muntligt om skedena i fallet under hela processen, tex. har Andersson 28.11.2011 på stadsstyrelsens möte informerat om processens olika skeden. I 133, Anmälningsärenden stadsstyrelsen för kännedom, punkt h), i stadsstyrelsens protokoll 3.6.2013 har det antecknats: Östra Nylands tingsrätts dom fälld 31.5.2013 i fallet Keskimäki. Stadsstyrelsen beslutade följande: Om Keskimäki överklagar domen hos Helsingfors hovrätt, kommer staden att överklaga tingsrättens dom för de delar som gäller ersättande av stadens rättegångskostnader. Om Keskimäki inte överklagar, låter staden ärendet bero. Av beslutet kan man läsa att stadsstyrelsen, då den beslutat hur man agerar om fallet fortsätter till hovrätten, har varit medveten om tingsrättens dom både beträffande huvudärendet och rättegångskostnaderna. I och med att stadsstyrelsen i samband med ärendet inte har beslutat annat, måste man anse att stadsstyrelsen godkänt både det dittillsvarande förfaringssättet inklusive kostnader och fallets eventuella kommande behandling i hovrätten. Stadsfullmäktige i Lovisa stad godkände 25.6.2014 bokslutet för 2013 och beviljade ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga. Redovisningsberättelsen som bifogades bokslutet innefattade en anteckning om ramarna för upphandling och kontroll av sakkunnigtjänster.
Förslag: Beslut: Stadsstyrelsen beslutar ge ovanstående utredning i fallet Keskimäki till revisionsnämnden. Utredningen ges även till stadsfullmäktige för kännedom. Stadsstyrelsen uppmanar förvaltningsenheterna och tjänsteinnehavarna att ägna särskild uppmärksamhet vid att följa stadens upphandlingsanvisningar och att dokumentera upphandlingsbesluten. Stadsdirektör Olavi Kaleva och fullmäktigeordförande Arja Isotalo anmälde jäv och avlägsnade sig från salen för den tid som ärendet behandlades. Beslut enligt förslaget. ---