Rektor BESLUT 2001-05-10 Dnr 151-01-54 Utbytesstudier Rektor fastställer härmed instruktion för utbytesstudier. Beslut i ärendet har fattats efter föredragning av chefen för enheten för studieadministration, Björn Hellberg. Lars-Erik Johansson Kopia till (1) Internationella sekretariatet (1) Pref:er (9) Studentkåren (1)
Utbytesstudier (5 bilagor) 1 Ansökan Studenter som har för avsikt att bedriva studier utomlands inom ramen för utbytesverksamhet skall ansöka om detta inom föreskriven tid på härför avsedd blankett (bilaga 1). Ansökningsblanketten lämnas till internationella sekretariatet (IS). IS inkommandestämplar och numrerar inkomna ansökningar och upprättar en förteckning över sökande till respektive sökalternativ. IS förvarar ansökningsblanketterna jämte de sökandes åberopade handlingar, intill dess att de kan gallras. För sent inkommen ansökan skall rangordnas efter i tid inkomna ansökningar. 2 Antagning IS granskar ansökningarna efter de kriterier som har fastställts. Sökande som uppfyller kriterierna skall antas till sökt alternativ, om plats finns. I den mån något sökalternativ har fler sökande än det finns avtalade platser, skall ett urval ske. För detta svarar berörda institutioner. Antagningsresultaten meddelas till IS som sammanställer dessa och upprättar en antagningslista för varje sökalternativ. Listorna dateras och undertecknas av ansvarig befattningshavare på IS. Av antagningslistan skall framgå de antagnas personnummer, namn, institutionstillhörighet, program samt till vilket land, lärosäte och utbytesprogram antagningen hänför sig till. Besked om antagning lämnas till berörda studenter av IS. Studenter som av konkurrensskäl inte har kunnat antas till sitt huvudalternativ skall noteras som rangordnade reserver på en särskild lista för varje sökalternativ. IS upprättar sådana listor och tillkallar reserver, i den mån antagna studenter lämnar återbud till det alternativ som de har antagits till. Reservkallning skall ske i samverkan med berörd institution. 3 Registrering Varje student som har antagits till utbytesstudier skall personligen registrera sig som utbytesstudent på särskild registreringsblankett (bilaga 2). Registrering skall ske inom fastställd tidsperiod och äger rum på IS. Ifyllda registreringsblanketter lämnas av IS till enheten för studieadministration för inläggning i studiedokumentationssystemet Ladok. I Ladok läggs samtliga som är registrerade för utbytesstudier in under benämningen utlandsstudier utan ytterligare precisering av vilka kurser som läses. Inläggning sker terminsvis. Student som efter registrering lämnar återbud till sina utlandsstudier eller avbryter dessa i förtid måste ovillkorligen meddela detta till sin heminstitution, IS och enheten för studieadministration, fört att korrigering skall kunna ske i Ladok.
4 Planeringsunderlag för utbytesstudent Efter avslutad antagning förmedlas blanketten Planeringsunderlag för utbytesstudent (bilaga 3) till varje antagen student av IS. Studenten lämnar på blanketten förslag på de kurser som utlandsstudien skall omfatta. Av planeringsunderlaget skall framgå studentuppgifter (personnummer, namn, utbildningsprogram, starttermin) uppgifter om utbytesstudier (lärosäte, land, utbytesprogram, utresetermin) kursuppgifter (kursbenämning, omfattning) noteringar (lärosäteskod, ämne, nivå, poäng ifylls av institutionen) svarar för framtagning av blankett. Ifyllt planeringsunderlag jämte kursplaner (motsv) för föreslagna kurser lämnas av studenten till handläggaren av utbytesstudier på sin heminstitution inom den tidsperiod som IS fastställer. Institutionen inkommandestämplar och överlämnar därefter en kopia på planeringsunderlaget till studenten som en bekräftelse på att inlämning har skett. Student som underlåter att lämna in sitt planeringsunderlag inom fastställd tid eller lämnar det för sent förlorar sin plats som utbytesstudent. Platsen skall därvid erbjudas den reserv som enligt reservplatslistan står på tur. Institutionen kontrollerar och gör en bedömning av om föreslagna kurser är relevanta i förhållande till det program som studenten läser och om de är av den omfattning som utbytesstudierna motsvarar. 5 Planeringsunderlag för institution Handläggaren fördelar de föreslagna kurserna ämnesvis på separata blanketter (Planeringsunderlag för institution, bilaga 4), så att det slutliga planeringsunderlaget blir uppdelat på en blankett per ämne för varje student. Av institutionens planeringsunderlag skall framgå samma uppgifter som för studentens planeringsunderlag. Institutionens ämnesvisa planeringsunderlag (inklusive kursplaner) lämnas till ämnesansvarig institution för fastställande av ämnesansvarig lärare. Ämnesansvarig institution återlämnar därefter fastställt original till ansvarig handläggare på studentens heminstitution. Handläggaren skickar en kopia till studenten; originalet sparas på institutionen. I den mån en student har givits tillstånd att påbörja sina utbytesstudier, fastän planeringsunderlaget inte är komplett, exempelvis på grund av avsaknad av kursplan (motsv), skall denne så snart han har kommit på plats vid utbyteslärosätet, förmedla adekvat skriftlig information om kursen till heminstitutionen. Om kursinformation inte finns tillgänglig på engelska, skall studenten göra en grov översättning samt bifoga underlaget på originalspråket. Det åligger enskild student att tillse att heminstitutionen har ett tillräckligt underlag för att kunna bedöma kursens innehåll, omfattning, nivå, etc.
Om studenten på grund av omständigheter som denne inte råder över, exempelvis inställda kurser, blir tvingad att ändra sin godkända planering, skall studenten först kontakta sin heminstitution. Om institutionen accepterar att en ändring i planeringsunderlaget görs, skall en notering om vidtagen åtgärd och datum för detta göras på institutionens exemplar av planeringsunderlaget. Ämnesansvarig intygar därvid genom sin signatur att ändringen har godkänts. 6 Värdering av kurs För värdering av kurser genomgångna inom ramen för utbytesstudie skall blanketten Värdering av genomgångna kurser i utlandet för utbytesstudent (bilaga 5) användas. Av blanketten skall framgå studentuppgifter (personnummer, namn, utbildningsprogram, starttermin) uppgifter om utbytesstudier (lärosäte, lärosäteskod, land, utbytesprogram, utresetermin) kursuppgifter (kursbenämning, betygskala, omfattning, betyg, datum för betyg och i förekommande fall även ECTS-poäng och ECTS-betyg) värderingsuppgifter (ämnestillhörighet, nivå, poäng) svarar för framställning av blanketten. Blanketten skall vara kopierad på arkivbeständigt papper. Studenten ansvarar för att en vidimerad betygskopia av genomgångna kurser lämnas till handläggaren på sin heminstitution. Handläggaren på studentens hemmainstitution förtecknar en värderingsblankett med det fastställda planeringsunderlaget, kursplaner och betygsintyg som underlag. Med sin namnteckning intygar handläggaren, att kursuppgifterna är rätt avskrivna. Noggrannhet måste iakttas vid ämnesbestämning av kurs. Det fastställda planeringsunderlaget och förtecknade kurser på värderingsblanketten skall normalt överensstämma, om inte annat har överenskommits mellan utbytesstudent och ansvarig institution på högskolan. På värderingsblanketten angivna kurser skall ha samma benämning som originalkursplan och originalbetyg från utbyteslärosätet. Detta är viktigt för att examensbeviset skall bli korrekt. Studiedokumentationssystemet Ladok begränsar kursnamnet till 58 tecken. Om benämningen enligt originalhandling överstiger detta antal tecken, skall förslag till förkortning bifogas. Är kursbenämningen på originalbetyget förkortad, skall på värderingsblanketten hela den korrekta kursbenämningen skrivas ut. Handling som styrker den fullständiga kursbenämningen skall bifogas. Finns det på betygsintyget två datum, dvs dels utfärdandedatum, dels betygsdatum, är det betygsdatum som skall anges på värderingsblanketten. Saknas datum anges inkommandedatum som betygsdatum. Tillhör inte ämnet den institution som handhar utbytesstudenten skall handläggaren vid heminstitutionen skicka en ifylld värderingsblankett jämte kursplan och betygsintyg till handläggaren på den institution som ansvarar för det aktuella ämnet.
Den förtecknade värderingsblanketten skall kontrolleras och godkännas av ämnesansvarig genom underskrift. 7 Inläggning av resultat i Ladok Handläggare på den institution som handhar det aktuella ämnet ansvarar för att den underskrivna värderingsblanketten vidarebefordras till enheten för studieadministration. Enheten gör en grov kontroll av om värderingen är rimlig och godkänner den genom underskrift av ansvarig befattningshavare för inläggning i Ladok. Kopia jämte standardföljebrev (se nedan) skickas för kännedom till berörd student och institution. I den mån någon felaktighet upptäcks av enheten för studieadministration skall blanketten inte godkännas utan återsändas till handläggaren på ämnesansvarig institution jämte påpekande för åtgärd. Kurser som med godkänt resultat har genomgåtts inom ramen för utbytesstudier kan av tekniska skäl endast läggas in i Ladok med betyget Godkänd. Vid utfärdande av examen förtecknas emellertid kurserna - med värderingsblanketten som grund - med ursprungligt kursnamn och betyg från utbyteslärosätet. Detta meddelas studenten i standardföljebrev. En betygsbilaga, omfattande betygssystemet i det land där studierna har bedrivits, skall bifogas examensbeviset. 8 Övrigt Listor över vilka betygsbilagor som finns upprättade anges på webbplatsen för Studentservice. Betygsbilagan framställs av IS. Saknas betygsbilaga, skall detta meddelas enheten för studieadministration på lämpligt sätt. 9 Ikraftträdande Denna instruktion träder i kraft 2001-05-15. I övrigt hänvisas till av rektor fastställda föreskrifter för utlandsstudier för studenter och fastställd handläggningsordning för ansvarsfördelning vid ärenden som rör utländskt studentutbyte m m.