FÖRETAGSPOLICY FÖR BOLAG ÄGDA AV ANEBY KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 2009-02-23 6 Inledning och syfte Aneby kommun bedriver en del av sin verksamhet i form av bolag eller stiftelser. Verksamhet i bolagen är viktiga för att uppnå kommunens långsiktiga mål och visioner. Det yttersta syftet med ett kommunägt bolag är det samma som syftet med att bedriva verksamhet i kommunal förvaltningsform, verksamheten skall skapa nytta för Aneby kommun och dess medborgare. Medborgarna äger bolagen genom Aneby kommun och grunden är en väl avvägd kombination av samhällsnytta och affärsmässighet med en tydlig ägarstyrning i dialog. Syftet med denna företagspolicy är att skapa spelregler och för att utveckla relationen mellan Aneby kommun och dess bolag. Annan form än förvaltningsform Ett övergripande mål är att bolagen bör bedriva sin verksamhet utan kommunala bidrag. Denna form ger en tydlig avgränsning från skattefinansierad verksamhet. Denna avgränsning möjliggör även att bolagen, i förekommande fall, kan konkurrera på avreglerade och konkurrensutsatta marknader där det ställs särskilda krav på ekonomisk särredovisning. Ägarstyrning och ägarsamråd Kommunala bolag ska på ett resurseffektivt sätt vara ett instrument för förverkligande av kommunens mål, visioner och utveckling. För att uppnå detta krävs en tydlig styrning från ägaren. De strategiska ägarfrågorna åvilar kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen utövar uppsikt och agerar som den praktiska ägarrepresentanten i relation till bolaget, Se bilaga, ägardialog. Aneby kommun utövar formellt sin ägarroll gentemot bolaget genom att: - fastställa bolagsordning - fastställa ägardirektiv - utse styrelse och revisorer - utse stämmoombud för mandatperioden - lämna instruktioner för ägarens ombud vid bolagsstämma - regelbundet informeras av bolagen - regelbundet lämna information till bolagen - låta kommunfullmäktige ta ställning i frågor av principiell betydelse eller större vikt
I de sammanhang kommunen fastställer olika policydokument avser dessa att innefatta även kommunala bolag. Vid framtagande av denna typ av dokument ska bolagen medverka. Samspelet mellan ägare och bolag ska präglas av en utvecklad dialog så att tydlighet och förståelse skapas kring ägarens vilja och förväntningar samt bolagens möjligheter att uppfylla dessa. Samhörighet ska stärkas genom gemensamma policys och aktiviteter. Ägardialog genomförs mellan bolagens presidium och VD eller motsvarande samt kommunledningen (KS presidium och kommunchef), se bilaga1 Ägardialog. Dessa träffar ska äga rum minst 2 gånger per år med en i förväg uppgjord fastlagd agenda, se bilaga 2 Agenda för ägardialog. Utöver denna dialog deltar VD eller motsvarande i de träffar som kontinuerligt anordnas i vilken samordnings- och driftfrågor tas upp samt överläggningar sker kring tolkning och tillämpning av de övergripande och strategiska beslut som fattas i andra sammanhang och som berör bolagen. Ägardirektiv Med ägardirektiv menas ett av ägaren på ett formellt korrekt sätt utfärdat direktiv som är bindande för bolaget. Direktivet kan enbart överlämnas i samband med årsstämma eller extra bolagsstämma och ska dessutom dokumenteras i stämmoprotokollet. I ägardirektiven ska följande generella delar ingå: - En konkret beskrivning av ändamålet i bolagsordningen. Med detta avses en formulering av vilka motiv Aneby kommun har som ägare att bedriva verksamheten, vilka särskilda uppgifter och mål bolagen har att uppnå och vilka restriktioner i verksamheten som ägaren ger - Ekonomiska direktiv och mål som avkastningskrav (i förekommande fall), soliditet och konsolidering - Direktiv angående kund/marknadsfrågor samt prissättningspolicy - Direktiv angående verksamhetsmål och verksamhetsutveckling med inriktning mot utveckling, strategi samt miljö- och kvalitetsfrågor - Direktiv angående samordning inom aktuella frågor och delverksamheter Ägardirektiven skall vara enkla, tydliga och inte alltför detaljerade. Direktiven skall upprättas i samråd med bolaget för att därigenom ansvar ska kunna utmätas för de uppgifter som blir ålagda. Ägardirektiv antas av kommunfullmäktige och fastställs därefter på årsstämma eller extra bolagsstämma.
Styrelsen Det är ägarens ansvar att tillsätta en styrelse med uppdraget att svara för bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter. Ägare styr bolaget på en övergripande nivå, i första hand genom ägardirektiv. Ägaren ska således inte ägna sig åt styrning på detaljnivå eller styra den operativa verksamheten. Styrelsen skall upprätta en arbetsordning, en affärsplan och en instruktion för sitt arbete. Dessa behandlas en gång per år av styrelsen och revideras vid behov. Arbetsordning ska omfatta roll- och ansvarsfördelning mellan VD eller motsvarande och styrelse samt arbetsformer för styrelsen. Vid större kris då krisledningsnämnden sammankallats, kan nämnden ge bolaget och dess ledning löpande instruktioner. Dessa instruktioner skall dokumenteras. Samordning av årsredovisning och budget Aneby kommuns totala (inklusive den verksamhet som bedriv i bolagsform) ekonomiska resultat och ställning sammanställs årligen i en s.k. sammanställd ekonomisk redovisning. Bolaget skall överlämna budget som sammanförs med Aneby kommuns budget. Detsamma gäller bokslut och årsredovisning som ska lämnas till Aneby kommun enligt tidplan som meddelas. I årsredovisningen skall även redovisas måluppfyllelse i fråga om verksamhetens ändamål. Bolagen skall använda sig av balanserade styrkort för styrning och uppföljning av verksamheten. Upphandling av revision skall ske av kommunrevisionen.
Bilaga 1 Ägardialog Ägarstyrningens juridiska konstruktion Det är i första hand innehållet i bolagsordningen som står för ägarstyrningens formella konstruktion. I andra hand kommer direktiv utfärdade av kommunfullmäktige som fastställs vid årsstämma eller extra bolagsstämma. Kommunfullmäktige fastställer direktiven för bolaget. Kommunstyrelsen följer upp direktiv som fastställts på årsstämma. Kommunstyrelsen utövar därmed den operativa ägarstyrningen. Kommunfullmäktige och bolagen Enligt kommunallagen skall kommunfullmäktige fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten, utse samtliga styrelseledamöter och stämmoombud samt se till att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut fattas i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Fullmäktige skall också utse minst en lekmannarevisor i aktiebolag där kommunen innehar majoriteten av aktier. Kommunstyrelsen och bolagen Kommunstyrelsen skall utöva den operativa och administrativa ägarstyrningen, byggd på dialog, som syftar till att påverka bolagets beslut och beteende i riktning mot av ägaren fastställt ändamål. Förslag på agenda till denna ägardialog: - Reflektioner kring uppfyllelse av nuvarande ändamål och ägardirektiv - Omvärlds- och branschanalys samt konsekvenser för bolag och ägare - Övergripande beskrivning av aktuella händelser samt utvecklingsplan inom bolaget - Förslag på bolagets framtida strategiska inriktning/direktiv verksamhetsmål - Förslag till avkastning ekonomiska mål - Årsstämmans innehåll och utformning - Övriga frågor
Bilaga 2 Agenda för ägardialog 1/ Reflektion kring ändamål och ägardirektiv 2/ Omvärlds-, bransch- och konsekvensanalys 3/ Aktuella händelser samt utvecklingsprojekt 4/ Förslag på framtida strategisk inriktning verksamhetsmål 5/ Förslag på avkastning ekonomiska mål 6/ Årsstämmans innehåll och utformning 7/ Övriga frågor