Brf Safiren 11 Styrelsens arbetsordning mandatperioden 2010/2011 Arbetsordning antagen vid konstituerande styrelsemöte den 31 maj 2010 Denna arbetsordning skall uppdateras varje år. Styrelsens ordförande är ansvarig för att så sker och att den uppdaterade arbetsordningen distribueras till övriga styrelsemedlemmar. Arbetsordningen distribueras också till förvaltare och valberedning och läggs ut på hemsidan. Styrelsens ansvar Styrelsen har ett gemensamt ansvar för föreningens verksamhet. Detta gäller också i de fall olika ledamöter har olika arbetsuppgifter i styrelsen. Ordinarie styrelseledamöter bör så snart som möjligt genomgå SBCs kurs "Ny i styrelsen" eller på annat sätt skaffa sig motsvarande kunskaper. Styrelsen skall inspektera fastigheten minst en gång om året och senast under oktober revidera underhållsplanen. Till underhållsplanen kopplas en finansieringsplan och långsiktig budget. Styrelsens möten protokollförs. Protokollen är inte allmänt tillgängliga. En sammanfattning av protokollet ges ut i form av Safirenbladet som sätts upp i trapphusen senast en vecka efter sammanträdet. Styrelsens ansvar regleras i flera lagar. De viktigaste är Bostadsrättslagen och Lagen om ekonomiska föreningar. Styrelsen bör känna till lagstiftningen. Styrelsens formella ansvar regleras också i föreningens stadgar. För styrelsen finns ett skadestånds- och straffansvar gentemot föreningen. Detta gäller ordinarie ledamöter samt suppleant som ersatt ordinarie ledamot vid beslutstillfället. När styrelsen beviljas ansvarsfrihet på årsstämman innebär det att medlemmarna avstår från att ställa skadeståndskrav. Styrelsen är kollektivt ansvarig för ekonomin i föreningen. Att föreningen uppdragit åt SBC att sköta den ekonomiska förvaltningen fritar inte styrelsen från ansvar. Senast den 15 april skall styrelsen överlämna årsredovisningshandlingar bestående av resultaträkning, balansräkning och förvaltningsberättelse till föreningens revisor. Styrelsen skall arbeta för att kostnaderna kan hållas så låga som möjligt i förhållande till rimlig kvalitet. För att möjliggöra detta krävs en noggrann kostnadskontroll. Styrelsens målsättning är att hålla månadsavgifterna så låga som möjligt. Styrelsen skall fastställa budget utifrån denna målsättning.
Det är styrelsens ambition att vid renoveringar bevara fastighetens tidstypiska funkisstil. Som hjälp vid färgval bör Björkstads konsulteras. Styrelsen skall löpande utvärdera sitt eget arbete samt det arbete som utförs av fastighetsförvaltare inklusive ekonomisk förvaltning och fastighetsskötsel. Styrelsen kan genom enkäter inhämta medlemmarnas åsikter om husets förvaltning och skötsel. Styrelsens arbete Styrelsemöten hålls ungefär en gång per månad (normalt måndagar) med uppehåll för sommaren. Kallelse med dagordning och underlag skall sändas ut per e-post senast fem dagar före mötesdagen. Inför beslutspunkter bör underlaget innefatta förslag till beslut. På konstituerande styrelsemöte väljer styrelsen ordförande (eller bekräftar stämmans val) samt fördelar ansvarsområden på övriga ledamöter. De fasta ansvarsområdena beskrivs nedan. Ansvar för ekonomi, drift- och underhåll samt medlemsfrågor fördelas mellan de ordinarie ledamöterna. För projekt kan tillfälliga arbetsgrupper bildas. Suppleanterna deltar i styrelsemötena. Suppleanter kan arbeta i permanenta eller tillfälliga arbetsgrupper. I arbetsgrupper kan också medlemmar som inte tillhör styrelsen ingå. Föreningens firma tecknas av två av ledamöterna tillsammans, vanligtvis ordföranden och den ekonomiskt ansvarige. Ordförande kan besluta om löpande kostnader upp till 10.000 kr. Åtgärder över detta belopp skall, om de hastar, behandlas av styrelsen via e-post och protokollföras i efterhand. Styrelsens sammanlagda arvode är 70.000 kronor. Fördelningen på de enskilda ledamöterna bestäms normalt vid verksamhetsårets sista sammanträde. Riktlinjer för fördelningen är att ordföranden erhåller 20.000 kr, övriga styrelseledamöter 10.000 kr vardera och suppleanter 200 kr per sammanträde. Arbetsfördelning inom styrelsen Ordförande Päivi Gäng: Ordföranden är arbetsledare inom styrelsen och har det övergripande ansvaret för att styrelsens beslut verkställs samt att stadgar och lagar efterlevs. Är i kontakt med mäklare, myndigheter och på annat sätt föreningens ansikte utåt. Aktualiserar avtalen om fastighetsförvaltning senast i september. Justerar styrelsens protokoll tillsammans med ledamot som utsetts därtill samt lämnar synpunkter på Safirenbladet. Upprättar dagordning till styrelsemöte och distribuerar kallelse med dagordning. Besvarar de brev som kommer till föreningen om inte annat beslutas.
Attesterar fakturor tillsammans med ordinarie styrelseledamot. Kontrollerar att fakturor från fastighetsförvaltare, SBC och fastighetsskötare är i överensstämmelse med ingångna avtal. Delegerar dessa uppgifter på lämpligt sätt under semesteruppehåll. Ordföranden godkänner tillsammans med sekreteraren nya medlemmar. Ordföranden förvarar de handlingar som inte sköts av den ekonomiansvarige samt har hand om nycklarna till fastigheten. Är behörig att beställa nyckel till centrallås till Kungsholms Kyrkoplan från Corells. Sänder in aktuella uppgifter om föreningen till Bolagsverket efter föreningsstämman. Föreslår att förvaltaren deltar i styrelsemöten när detta är påkallat med hänsyn till aktuella ärenden. Sekreterare Johanna Gittne: Sekreteraren sammanfattar i Safirenbladet beslut som tas i styrelsemöten. Safirenbladet skall anslås i båda trappuppgångarna senast en vecka efter styrelsemötet. Ser till att det alltid finns uppgifter om styrelse och förvaltare på anslagstavlorna och att styrelsen har tillgång till aktuell förteckning över telefonnummer och e-postadresser. Gör fortlöpande en förteckning över alla avtal föreningen ingått med förvaltare, underentreprenörer, leverantörer av el, tele mm. och hyresgäster samt över besiktningar som skall göras. Denna förteckning är en bilaga till arbetsordningen. Sekreteraren godkänner tillsammans med ordföranden nya medlemmar och ansvarar för att medlemsregistret hålls aktuellt. Sänder överlåtelsehandlingarna till SBC samt förvarar själv en kopia. Sekreteraren för också en medlemsförteckning med telefonnummer och uppgifter om eventuella extranycklar. Ombesörjer att fastighetsskötaren har tillgång till aktuella uppgifter om de boende i samband med flytt. Beställer dörrskyltar hos Kjellgrens maskingravyr. Ekonomiansvarig Per Sjöberg: Den ekonomiansvarige gör förslag till budget och långsiktig finansieringsplan som är kopplad till underhållsplanen i samråd med den ekonomiska förvaltaren. Följer kontinuerligt föreningens ekonomi i förhållande till budget. Gör delårsredovisningar i styrelsen två gånger per år. Är kontaktperson gentemot Handelsbanken, bevakar föreningens lån och föreslår vid behov omsättning eller återbetalning. Ansvarar för aktuell förteckning över föreningens lån. Bevakar att revision sker i vederbörlig tid, dvs senast en månad före föreningsstämman, samt har kontakt med revisorn.
Är föreningens kontaktperson med SBC i ekonomiska ärenden. Granskar tillsammans med den tekniske förvaltaren fakturor som avser större reparationer. Kontrollerar att hyror och månadsavgifter betalas i tid. Ansvarar för föreningens handlingar rörande ekonomi. Fastighetstekniskt ansvarig Janne Paul bistås av Edmund Rapaport och David Herzenberg (suppleant): Den tekniskt ansvarige skall med hjälp av den tekniske förvaltaren ge styrelsen en så god bild som möjligt avseende fastighetens tekniska standard. Ansvarar för att fastigheten inspekteras varje år för att kunna bestämma fastighetens skick och status. Resultatet stäms av mot underhållsplanen. Ansvarar för att underhållsplanen uppdateras varje år. Ansvarar för att arbeten som utförts noteras. Byggdelar som är i bättre eller sämre skick noteras. Detta kan medföra förändringar av årtalen i underhållsplanen. Initierar även justeringar i underhållsplanen, åtminstone vartannat eller vart tredje år. Ser även till att kontinuerlig uppdatering av priserna i underhållsplanen görs vart fjärde år. Deltar i eventuella besiktningar och är kontaktperson för tekniske förvaltaren och firmor i samband med renoveringsarbeten. Ansvarar tillsammans med den tekniske förvaltaren för offertförfrågningar vid större arbeten och lämnar förslag till styrelsen. Kontrollerar tillsammans med den tekniske förvaltaren att arbetet utförts enligt avtal och godkänner vid behov fakturerat belopp. Suppleanter Ansvarig för användning av fastighetens allmänna utrymmen mm är Ulla Eld med bistånd av Elisabeth Sahlberg: Med allmänna utrymmen avses källar- och vindsförråd, cykelkällare, tvättstugor, piskbalkonger, takterrass och innergård. Den ansvariga föreslår underhåll av dessa utrymmen samt föreslår åtgärder ifall gällande ordningsregler inte följs. Ulla Eld ombesörjer att cykelkällare regelbundet blir rensade från cyklar som ingen ansvarar för. Tar initiativ till städdagar. Ansvarar för uthyrning av extra förråd. Larmar vid behov klottersanerare och polisanmäler klotter. Är kontaktperson på Kungsholms Kyrkoplan och hälsar nya medlemmar välkomna. Ulla Eld och Elisabeth Sahlberg alternerar att föra protokoll vid styrelsemöten och att protokollet skickas ut för justering senast 10 dagar efter mötet. Justerat protokoll från föregående möte skall i elektronisk form bifogas kallelsen till nästa möte om det inte redan tidigare skickats ut.
Elisabeth Sahlberg: Är kontaktperson på Kungsholms Kyrkoplan och hälsar nya medlemmar välkomna. Tar hand om och vidarebefordrar föreningens inkommande e-post. Sara Haag: Ansvarar för uppdatering och vidareutveckling av föreningens hemsida och dess kommunikation med medlemmarna. Ansvarar för nycklar och kontrakt till takterrassen samt att depositionsavgifterna sätts in på särskilt konto. David Herzenberg: Bistår Janne Paul i fastighetstekniska frågor. Arbetsgrupper 2010-2011 Hemsida: Sara Haag och Martin Agfors Telefoni, bredband, TV: Martin Agfors ansvarar tillsammans med Janne Paul Anders Furuhed och Niklas Söderlund för frågor som rör telefoni, bredband och TV. Bevakar avtalet med Tele2 om kabelteve och föreslår i förekommande fall ny upphandling av teletjänster. Gårdsgrupp: Gruppen är "vilande" i avvaktan på ev reparationsarbeten av innergårdens balkonger etc. Lilian Bäckman och Lisbeth Rudemo fortsätter som tidigare att se till innergården efter eget tycke och smak. För närvarande utgår inga medel till gårdsgruppen. Styrelsens kontaktperson för frågor om innergården är Janne Paul. Förvaltning Ronny Eghult (QL) är föreningens fastighetsförvaltare och arbetar på konsultbasis. Nedlagt arbete faktureras per timme. Deltar i styrelsemöten, när ordföranden kallar. Ronny Eghult förvarar fastighetens ritningar och är också behörig att beställa nyckel till centrallås. Han bistår medlemmar med råd och stöd i allehanda förvaltningsfrågor. Avtalet löper årsvis per den 31 december 2010 och med tre månaders uppsägning. Heikki Heilala (2F) ansvarar för fastighetsskötsel enligt avtal. I månadsdebiteringen ingår att: - justera timern för belysning på gård och i port/trapphus - smörja lås, dörrstängare etc - byta glödlampor och säkringar - byta portkod - se till att vårda värme- och varmvattensystemet - regelbundet kontrollera tvättstugan - regelbundet inspektera till huset hörande terrasser
I Heikkis uppdrag ingår också att effektuera felanmälan från medlemmarna. Medlemmarna kan också privat anlita Heikki för olika sysslor mot timdebitering. Avtalet löper årsvis per den 31 december 2010 och med tre månaders uppsägning. SBC sköter föreningens ekonomiska förvaltning enligt avtal. Avtalet löper årsvis per den 31 december 2010 och med tre månaders uppsägning. Föreningen är medlem i Fastighetsägarna samt SBC, som har rådfrågning per telefon i juridiska och tekniska frågor. Föreningens bank är Handelsbanken vid Kungsholms torg. Övriga avtal och kontakter förtecknas i bilaga till denna arbetsordning. Valberedning Yvonne Wendel, sammankallande (Kaplansbacken) Lisbeth Rudemo (Kyrkoplan) Allan Lundgren (Kyrkoplan) Anders Gibson (Kaplansbacken) Valberedningen lämnar förslag till styrelse. Förslaget bör bifogas kallelsen till årsstämman. Medlemmar som är intresserade av att delta i styrelsearbetet uppmanas att ta kontakt med valberedningen.