Lars Rönnlund, kommunchef 18, 20 Britt Idensjö, sekreterare Mikael Pettersson 13 Hans Andersson 19

Plats och tid Sessionssalen kommunhuset i Hultsfred 26 januari 2016 kl. 08.30-11.45 Beslutande Åke Nilsson, KD Gunilla Aronsson, C Åke Bergh, M Lena Hasting, S Tommy Rälg, S Övriga deltagande Lars Rönnlund, kommunchef 18, 20 Britt Idensjö, sekreterare Mikael Pettersson 13 Hans Andersson 19 Utses att justera Lena Hasting Underskrifter Paragrafer 13-21 Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Idensjö. Åke Nilsson. Lena Hasting Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande 2016-01-28 Datum för anslags nedtagande 2016-02-23 Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Idensjö 1

Ärendelista 13 Tilldelningsbeslut Nybyggnation Evahagens förskola i Virserum 14 Motion från Rosie Folkesson, S, om starta eget-kurser 15 Reviderad dokumenthanteringsplan för kommunkansliet 16 Dokumenthanteringsplan för informationsenheten 2015/96 2015/127 2016/9 2016/10 17 Granskning av informationssäkerhet 2016/13 18 Remiss angående ansökan att bilda regionkommun 2015/189 19 Löneöversyn 2016 20 Asylfrågor 21 Anmälningsärenden 2016 2016/3 2

1(1) KSAU 13/2016 Dnr 2015/96 290 Tilldelningsbeslut nybyggnation Evahagens förskola i Virserum Beslut Arbetsutskottet har mottagit informationen om tilldelningsbeslut för nybyggnation Evahagens förskola i Virserum. Sammanfattning I enlighet med KF beslut 89/2015 meddelas att entreprenaden för att tillskapa en nya förskola i Virserum ryms inom beslutad budget. Upphandlingen har tilldelats entreprenör Eriksson & Lönn AB. I kommunfullmäktiges protokoll 89/2015 kan nedanstående läsas: Kommunstyrelsen beslutade i 81/2015 att ge starttillstånd för nybyggnation av Evahagens förskola i Virserum förutsatt att kommunfullmäktige godkänner budgetförslaget. I själva beslutet kan nedanstående läsas: Kommunfullmäktige beslutar enligt budgetförslaget för kontot Omstrukturering skollokaler. Budgeterade medel inklusive markarbeten 31 600 000 kr Anbudssumma 24 199 000 kr Kalkylerade byggherrekostnader 5 236 000 kr Ändrings- och tilläggsarbeten 2 165 000 kr Summa kostnad 31 600 000 kr Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnämnden 64/2015 Kommunstyrelsen 81/2015 Kommunfullmäktige 89/2015 Skickas till Östra Smålands Kommunalteknikförbund Kommunfullmäktige för kännedom 3

1(3) KSAU 14/2016 Dnr 2015/127 141 Motion från Rosie Folkesson, S, om starta egetkurser Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige anse motionen bifallen i och med yttrandet från utvecklingskontoret och Campus Hultsfred. Sammanfattning Förslag till svar på motion om starta eget kurser. Fullmäktigeledamoten Rosie Folkesson, S, har 2015-08-25 lämnat in en motion om att kommunen åter ska titta på möjligheten att erbjuda starta eget-kurser. Motionsställaren ser positiva erfarenheter från de utbildningar som kommunens utvecklingskontor tidigare genomfört i samarbete med ALMI. I motionen yrkas även att kurserna nu ska anpassas för målgrupper med olika nivå på förkunskaper samt även erbjudas på olika orter i kommunen. Kommunfullmäktige beslutade 107/2015-09-28 att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Arbetsutskottet beslutade 189/2015 att remittera motionen till utvecklingskontoret för att i samråd med Campus Hultsfred lämna förslag till yttrande över motionen. Utvecklingskontoret och Campus Hultsfred har lämnat följande yttrande: Utvecklingskontoret och Campus Hultsfred har i samverkan med Vimmerby kommun och Västerviks kommun gjort en noggrann analys av möjligheterna till att arrangera starta eget kurser och kommit fram till följande koncept : Kursen omfattar två delkurser per kursomgång med 10 kurstillfällen med följande rubriker: 4

2(3) Del 1 1. Idén 2. Produkten/tjänsten och omvärlden 3. Marknadsföring 4. Egna kompetenser och företagets behov 5. Budget och kalkyler 6. Kapitalbehov Del 2 7. Registrera bolag 8. IT, avtal och försäkringar 9. Bokföring och revision 10. Försäljning och fortsatt utveckling Utbildningen är tänkt att arrangeras i samverkan med Campus i Småland och utförs samtidigt i dessa tre Campus lokaler i Hultsfred, Vimmerby och Västervik. Föredragshållare befinner sig i någon av de tre lokalerna, enligt en rättvis fördelning. Övriga orter deltar via telebild. Cirka 15 deltagare per kommun kan delta vid kurserna, som arrangeras kvällstid. Kursprogrammet är omfattande, och är anpassat för de flesta målgrupperna. Konceptet har med framgång genomförts i Västervik under fyra år, och man har tillgång till mycket kompetenta föredragshållare. Parallellt med ovanstående gör nu Hultsfreds och Vimmerby kommun en förstudie kring ett koncept för en starta eget utbildning för utlandsfödda. Robert Andersson som är chef för nya integrationsenheten, ingår också i förstudien. Även Västerviks kommun genom sitt Campus är intresserade av att medverka. Redan i detta skede av förstudien ser man att gruppen utlandsfödda med permanent uppehållstillstånd är en viktig målgrupp för starta eget utbildning, då dessa personer enligt tradition ofta är egna företagare i tidigare hemländer. Utvecklingskontoret och Campus Hultsfred ber att få återkomma efter fullgjord förstudie med konkret förslag på ett koncept för starta eget för utlandsfödda. Utvecklingskontoret har även testat en bra och kostnadsfri webbutbildning i Starta eget på www.verksamt.se. Den lämpar sig bra för de som vill studera på egen hand. Utvecklingskontoret och Campus Hultsfred föreslår att motionen ska anses besvarad i och med yttrandet. 5

3(3) Beslutsunderlag Motion från Rosie Folkesson, S 2015-08-25 Kommunfullmäktige 107/2015 Kommunstyrelsens arbetsutskott 189/2015 Tjänsteskrivelse från utvecklingskontoret och Campus Hultsfred Skickas till Kommunstyrelsen 6

1(1) KSAU 15/2016 Dnr 2016/9 004 Reviderad dokumenthanteringsplan för kommunkansliet Beslut Arbetsutskottet godkänner reviderad dokumenthanteringsplan för kommunkansliet. Sammanfattning Efter förändrad organisation per 2015-10-01 har kommunkansliets dokumenthanteringsplan reviderats. Varje nämnd eller kommunalt bolag ska upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Efter samråd med kommunstyrelsen antas planen av nämnd eller styrelse och gäller då som gallringsbeslut. Kommunstyrelsen har gett delegation till arbetsutskottet att godkänna upprättade och omarbetade dokumenthanteringsplaner enligt p 1.6.1 i delegationsordningen som antogs av kommunstyrelsen 121/2013-10-15. Följande omfattas av kommunkansliets dokumenthanteringsplan: Kommunstyrelsens ordförande och andre vice ordförande Kanslichef Administrativ handläggare Administratör Närarkiv Kommunarkiv Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kanslichefen Skickas till Kommunkansliet Kommunarkivet 7

1(1) KSAU 16/2016 Dnr 2016/10 Dokumenthanteringsplan för informationsenheten Beslut Arbetsutskottet godkänner upprättade dokumenthanteringsplaner för informationsenheten. Informationsenheten har inventerat vilka handlingar, dokument och system som förekommer inom verksamheterna information, turism samt kontaktcenter. Dokumenthanteringsplaner för dessa verksamheter är upprättade, och har varit på remiss hos arkivtjänsteman Anne Persson. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från turism- och informationschefen Skickas till Informationsenheten Kommunarkivet 8

1(1) KSAU 17/2016 Dnr 2016/13 007 Granskning av informationssäkerhet Beslut Arbetsutskottet beslutar remittera granskningen till e-utvecklingschef Stefan Wittlock för förslag till svar samt återkomma till arbetsutskottet senast 15 april 2016. Detta innebär att förlängd svarstid begärs hos revisorerna då kommunstyrelsens sammanträde är 10 maj 2016. De förtroendevalda revisorerna har gett PwC i uppdrag att göra en granskning av kommunstyrelsens hantering av informationssäkerhet. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. I rapporten, Granskning av informationssäkerhet, redovisas gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Revisorerna överlämnar rapporten till kommunstyrelsen för beaktande och åtgärd. Revisorerna emotser ett svar på granskningen senast 30 april 2016. Rapporten har lämnats till kommunfullmäktiges presidium för kännedom. Beslutsunderlag Revisionsrapport, Granskning av informationssäkerhet Skickas till e-utvecklingschefen Revisorerna 9

1(2) KSAU 18/2016 Dnr 2015/189 103 Remiss om ansökan att bilda regionkommun Förslag Arbetsutskottet överlämnar förslag till remissyttrande till kommunfullmäktige om remiss om ansökan att bilda regionkommun. Kommunstyrelsen har tidigare gett uppdrag till arbetsutskottet att lämna förslag på remissyttrande till kommunfullmäktige med anledning av den korta svarstiden. Beslut Arbetsutskottet godkänner kommunchefens förslag till remissyttrande med tillägget att föreslå Region Östra Småland med Öland som namn för den nya regionkommunen. Sammanfattning Begäran från Landstinget i Kalmar län om yttrande från länets kommuner över förslaget om att bilda en regionkommun. Landstingsfullmäktige beslutade 3 juni 2015 att tillsammans med Regionförbundet i Kalmar län påbörja arbetet med att förbereda en ansökan om att Landstingen ska överta det regionala utvecklingsansvaret från Regionförbundet från och med januari 2019. Kent Johansson har anlitats som särskild utredare för att ansvara för den förberedande processen och dialogen med kommunerna i länet samt övriga länsorganisationer. Uppdraget ska redovisas för regionförbundets styrelse och landstingsfullmäktige 24 februari 2015. Innan ett slutligt ställningstagande kan ske ska landstinget inhämta ställningstagande i frågan från samtliga tolv kommuner i länet. Remiss en förändring av det regionala utvecklingsansvaret Efter genomgång av utredningen har landstingsstyrelsen för avsikt att föreslå landstingsfullmäktige att hos regeringen ansöka om ändring av Lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa län (SFS 2010:630) så att landstinget i Kalmar län omfattas av lagen och att det därmed bildas en region med ett direktvalt regionfullmäktige. Landstingsstyrelsen begär yttrande över förslaget från länets samtliga kommuner och föreslår kommunerna att tillstyrka förslaget. Remissvaret 10

2(2) ska vara landstinget tillhanda senast 17 februari 2016. Landstingsfullmäktige behandlar frågan den 24 februari. Samtliga kommuners ställningstaganden ska redovisas i ansökan. Möjligheter att lämna kommentarer Vidare ges möjlighet att lämna kommentarer på uppdrag, finansiering, politisk organisation för det regionala utvecklingsuppdraget samt namn för den nya regionkommunen (se avsnitt 9.1 i Kent Johanssons rapport). Beslut från landstingsstyrelsen 2015-12-14 Ärendet har behandlats hos landstingsstyrelsen 225. Arbetsutskottet beslutade 7/2016 ge uppdrag till kommunchef Lars-Erik Rönnlund för att ta fram ett yttrande som kan behandlas på nästa sammanträde med arbetsutskottet 26 januari 2016. Med detta beslutades också att informera kommunstyrelsen om hanteringen. Kommunstyrelsen beslutade 9/2016 ge arbetsutskottet i uppdrag att utforma ett yttrande som kan lyftas i kommunfullmäktige 8 februari 2016. Förslag till remissyttrande Kommunchef Lars-Erik Rönnlund har sammanställt ett förslag till remissyttrande som redovisas på sammanträdet. Yttrandet är uppdelat i tre delar. Den första delen är en begäran om ett yttrande, de andra två delarna är ett erbjudande om att kunna lämna kommentarer. Därför har yttrandet delats upp i dessa delar. Vad gäller första delen föreslås kommunen tillstyrka att det regionala utvecklingsansvaret övertas och att det bildas en regionkommun. Därefter kommenteras uppdraget, finansiering och den politiska organisationen samt landstingsstyrelsens syn på de utgångspunkter som ska ingå i kommande arbete att utforma den övriga politiska organisationen. Beslutsunderlag Landstingsstyrelsen i Kalmar län 225/2015 Kommunstyrelsens arbetsutskott 7/2016 Kommunstyrelsen 9/2016 Skickas till Kommunfullmäktige 11

1(1) KSAU 19/2016 Löneöversyn 2016 Beslut Arbetsutskottet ger personalchef Hans Andersson i uppdrag att genomföra löneöversyn för 2016 utifrån tidigare års modell. Modellen innebär att personalkontoret snarast påbörjar och genomför överläggningar med de fackliga organisationer vars centrala löneavtal är klara. Med Kommunal pågår centrala förhandlingar och lokala överläggningar kommer därför att genomföras först då ett nytt avtal är på plats. Personalkontoret genomför också dialog med verksamheterna om de behov som finns gällande önskad lönestruktur. Avstämningar sker sedan med berörda fackliga organisationer om nya löner fr o m 2016-04-01. Fördelning av totalt löneutrymme ska göras enligt de principer arbetsutskottet diskuterat och beslutat om vid dagens möte. Personalchef Hans Andersson redovisar förutsättningarna inför årets löneöversyn utifrån de aktuella löneavtalen. Förslaget är att årets löneöversyn genomförs enligt tidigare års modell där personalkontoret upptar och avslutar förhandlingarna med samtliga fackliga organisationer utifrån dialog med verksamheterna. Skickas till Personalkontoret 12

1(1) KSAU 20/2016 Asylfrågor - lägesrapport Beslut Arbetsutskottet har mottagit lägesrapporten. Kommunchef Lars-Erik Rönnlund lämnar en lägesrapport vad gäller asylfrågor. Det är fortfarande stor press på barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen. 13

1(1) KSAU 21/2016 Dnr 2016/3 Anmälningsärenden 2016 1. Redovisning av borgerliga vigslar 2015 2. Information från Regionförbundet 3. Inkomna förslag via kommunens Facebook- sida 4. Uppföljning och utvärdering av Avtal om ansvar för den regionala kollektivtrafiken i Kalmar län 14