INTERNT REGELVERK Datum 2015-12-22 FI Dnr 15-17971 Dokumentägare Chefsjurist Per Håkansson Finansinspektionen Box 7821 SE-103 97 Stockholm [Brunnsgatan 3] Tel +46 8 787 80 00 Fax +46 8 24 13 35 finansinspektionen@fi.se www.fi.se Finansinspektionens organisation och beslutsordning 1. Inledning Styrelsen för Finansinspektionen (FI) har beslutat en arbetsordning för FI. Den innehåller övergripande bestämmelser om FI:s organisation, beslutsordning, ärendehantering och verksamhetsplanering. Dessa bestämmelser om organisation och beslutsordning, som har fastställts av generaldirektören med stöd av arbetsordningen, innehåller en närmare beskrivning av FI:s organisation och formerna för FI:s verksamhet samt delegerad beslutanderätt. Arbetet på FI ska ske effektivt och enhetligt och ta tillvara den kompetens som finns. Ett sätt att säkerställa att samråd sker när det behövs och att skapa en gemensam kultur är att arbeta i processer. Verksamhetsområdescheferna har ett ansvar för att de viktigaste processerna blir beskrivna och tydliggjorda. Följande processer beslutas av generaldirektören: processbeskrivningar för policyarbetet, tillsynsarbetet, sanktionsprövningar, ingripanden, remissarbetet, regelgivningen, upprättandet av rapporter samt bedömningen av riskerna inom den finansiella sektorn. Verksamhetsområdescheferna har ansvar för att det finns regler och riktlinjer inom sina verksamhetsområden. De styrdokument som ingår i det interna regelverket i övrigt framgår av särskilt beslut som fattats av generaldirektören. 2. Organisation 2.1 Internrevision, staber, verksamhetsområden och avdelningar Enligt beslut av FI:s styrelse finns vid FI internrevision, staberna Ekonomisk analys, Juridisk samordning och Kommunikation samt verksamhetsområdena Bank, Försäkring, Konsumentskydd, Marknader samt Administration och personal. Chefen för internrevisionen arbetar under styrelsen. Biträdande generaldirektören, stabscheferna för Ekonomisk analys, Juridisk samordning och Kommunikation samt cheferna för verksamhetsområdena Konsumentskydd och Administration och personal arbetar under generaldirektören. Cheferna för verksamhetsområdena Bank, Försäkring och Marknader arbetar under biträdande generaldirektören. 1(21)
Staberna Ekonomisk analys, Juridisk samordning och Kommunikation kan vara indelade i enheter som respektive stabschef bestämmer i samråd med generaldirektören. Enheterna leds av en enhetschef. En biträdande stabschef kan också vara enhetschef. Verksamhetsområdena för Bank, Försäkring och Marknader är indelade i de avdelningar som generaldirektören bestämmer i samråd med biträdande generaldirektören efter samråd med verksamhetsområdeschefen. Verksamhetsområdena Administration och personal respektive Konsumentskydd är indelade i de avdelningar som generaldirektören bestämmer efter samråd med verksamhetsområdeschefen. En avdelning leds av en avdelningschef. En biträdande områdeschef kan också vara avdelningschef. Avdelningarna kan vara indelade i de enheter som verksamhetsområdeschefen bestämmer i samråd med avdelningschefen samt, när det gäller verksamhetsområdena Administration och personal respektive Konsumentskydd, generaldirektören och när det gäller verksamhetsområdena Bank, Försäkring och Marknader, biträdande generaldirektören. Enheterna leds av en enhetschef. En biträdande avdelningschef kan också vara enhetschef. Biträdande generaldirektören och cheferna för staberna Ekonomisk analys, Juridisk samordning, Kommunikation samt verksamhetsområdescheferna utses av generaldirektören, som också för dessa kan utse en biträdande chef. Gäller det chef eller biträdande chef för verksamhetsområdena Bank, Försäkring eller Marknader sker utnämningen i samråd med biträdande generaldirektören. En avdelningschef utses av områdeschefen i samråd med generaldirektören och, om det rör verksamhetsområdena Bank, Försäkring eller Marknader, biträdande generaldirektören, En avdelning kan också ha en biträdande chef, som utses av verksamhetsområdeschefen i samråd med avdelningschefen och generaldirektören, samt, om det rör verksamhetsområdena Bank, Försäkring eller Marknader, biträdande generaldirektören. En enhetschef utses av avdelningschefen i samråd med verksamhetsområdeschefen. En enhet kan också ha en biträdande chef, som utses av avdelningschefen i samråd med verksamhetsområdeschefen och enhetschefen. Vid en chefstillsättning ska samråd ske med chefen för personalavdelningen. 2.2 Fördelning av arbetsuppgifterna. Internrevision Chefen för internrevisionen utses av och rapporterar till styrelsen. Internrevisionen utför internrevision på styrelsens uppdrag och under styrelsens ledning enligt 2.4 arbetsordningen. 2
Verksamhetsområde Bank Verksamhetsområde Bank ansvarar för tillsynen av banker och övriga kreditinstitut. I detta ingår tillsyn över hanteringen av kreditrisker, marknadsrisker, likviditetsrisker och operativa risker samt över kapitaltäckning och redovisning. Området har även den övergripande tillsynen av styrning, riskhantering och kontroll samt uppförandefrågor som inte hanteras av verksamhetsområdet Konsumentskydd. Området ansvarar också för tillståndsgivningen för kreditinstitut, inklusive interna modeller och för beredningen av ingripanden och regelgivning. Området har det övergripande ansvaret för kapitaltäckningsregelverket och redovisningsfrågor för kreditinstitut. Området bistår vid behov verksamhetsområde Konsumentskydd rörande frågor om kapitaltäckningsregelverket och redovisningsfrågor för värdepappersbolag. Verksamhetsområdet är indelat i fem avdelningar; avdelningen Bankpolicy, avdelningen Tillsyn stora banker, avdelningen Tillsyn kreditinstitut, avdelningen Risktillsyn bank samt avdelningen Bankrätt. Verksamhetsområde Försäkring Verksamhetsområde Försäkring ansvarar för tillsynen av försäkringsföretag och understödsföreningar samt för delar av tillsynen över pensionsstiftelser. I detta ingår tillsyn över solvens och redovisningsfrågor. Området har även den övergripande tillsynen av styrning, riskhantering och kontroll samt uppförandefrågor som inte hanteras av verksamhetsområdet Konsumentskydd. Området ansvarar också för tillståndsgivningen för försäkringsföretag och understödsföreningar, inklusive interna modeller och för beredningen av ingripanden och regelgivning. Området har det övergripande ansvaret för solvensregelverket och redovisningsfrågor för försäkringsföretag och understödsföreningar. Verksamhetsområdet är indelat i tre avdelningar; avdelningen Försäkringstillsyn, avdelningen Risktillsyn försäkring samt avdelningen Försäkringsrätt. Verksamhetsområde Konsumentskydd Verksamhetsområdet Konsumentskydd ansvarar för att utöva tillsyn inriktad på konsument- och investerarskydd på finansmarknaden samt beredning av ingripanden. Till områdets uppgifter hör att analysera och identifiera de riskområden som är viktigast för konsumentskyddet och utifrån det genomföra granskningar och utveckla regelgivning. Området har ansvar för tillsyn och tillståndsgivning samt ägar- och ledningsprövningar av fondbolag och fonder, värdepappersbolag, försäkringsförmedlare, betalningsinstitut samt utgivare av elektroniska pengar och konsumentkreditföretag. Området ansvarar också för konsumentrelaterade uppförandefrågor inom bank och försäkring. Områdets ansvar täcker även konsumentupplysning och hantering av upplysningar från konsumenter om företagen under tillsyn samt för verksamheten kring finansiell folkbildning. 3
Verksamhetsområdet är indelat i fyra avdelningar; avdelningen Konsumentskyddstillsyn, avdelningen Marknadsuppföranderätt, avdelningen Fondrätt samt avdelningen Konsumentkontakt. Verksamhetsområde Marknader Verksamhetsområde Marknader ansvarar för tillsynen av värdepappersmarknaden och dess infrastruktur, vilket bland annat innefattar marknadsövervakning, transaktionsrapportering, tillsyn över börser, handelsplattformar, centrala motparter och clearingorganisationer samt godkännande av prospekt. Området har också tillsyn över alla frågor som rör emittenter och företag som är upptagna till handel på en reglerad marknad. Området har tillsynsansvar för att de finansiella företagen vidtar åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism och inom området finns även Samordningsorganet för tillsyn över åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Området har även det samordnande ansvaret för redovisningstillsynen. Dessutom ansvarar området för tillståndsgivningen för börser, centrala motparter och centrala värdepappersförvarare samt för beredningen av ingripanden och regelgivning. Verksamhetsområdet är indelat i fyra avdelningar; avdelningen Risktillsyn marknader, avdelningen Marknadstillsyn, avdelningen Marknadsanalys samt avdelningen Kapitalmarknadsrätt. Verksamhetsområde Administration och personal Verksamhetsområdet leder och samordnar arbetet med verksamhetsplaneringen samt budget och uppföljning. Området har vidare ansvar för bland annat personalfrågor, ekonomi- och löneadministration, it-stöd i form av drift, arkitektur, förvaltning och utveckling, upphandling, registratur och arkiv, controllerfunktion såväl för verksamhet som för budget, säkerhetsfrågor, analys av verksamhetsrisker, lokaler och kontorsservice. Området har också ett av generaldirektören fördelat ansvar för arbetsmiljöfrågor. Dessutom lämnas stöd till tillsynsarbetet i form av kvalitetssäkrad finansiell data och information från företagen under tillsyn. Verksamhetsområdet är indelat i en stab och fyra avdelningar; Personalavdelningen, It-avdelningen, Rapporteringsavdelningen samt Avdelningen för styrning och uppföljning. Kommunikation Kommunikationsstaben ansvarar för intern- och extern kommunikation och för klarspråksarbetet. Inom staben hanteras även press- och mediafrågor, omvärldsbevakning, översättningar och rådgivning internt inom myndigheten om kommunikationsfrågor. 4
Ekonomisk analys Staben Ekonomisk analys har till uppgift att se till att ett övergripande systemoch makroekonomiskt perspektiv vägleder FI:s verksamhet och samordnar FI:s bedömningar av riskerna inom den finansiella sektorn. Staben stöder styrelsen och generaldirektören i strategiska beslut och policyfrågor och koordinerar FI:s internationella arbete. Juridisk samordning Staben Juridisk samordning har ansvar för övergripande samordning och ledning av juridiska frågor innefattande ett samordningsansvar för regelgivningen (både externa och interna regler) samt hanteringen av ingripandeärenden. Juridisk samordning har också ansvar för samordning av FI:s remissvar och konsultationssvar. Juridisk samordning ger även juridiskt stöd till styrelsen och generaldirektören och till organisationen i övrigt. 2.3 Särskilda befattningshavare Biträdande generaldirektör: FI ska ha en biträdande generaldirektör, som är generaldirektörens ställföreträdare och som tjänstgör som generaldirektör när generaldirektören är förhindrad på grund av ledighet, tjänsteresa eller annan anledning, om inte generaldirektören eller biträdande generaldirektören bestämmer något annat i det särskilda fallet. Biträdande generaldirektören har i övrigt de arbetsuppgifter som framgår av denna beslutsordning samt de som generaldirektören i övrigt bestämmer. Chefsjurist: FI ska ha en chefsjurist som håller samman och strategiskt leder FI:s juridiska verksamhet. Chefsjuristen är chef för staben Juridisk samordning. Chefsjuristen, eller den chefsjuristen utser för ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden, för Finansinspektionens talan inför domstol. Säkerhetschef: FI ska ha en säkerhetschef som ansvarar för en funktion för FI:s säkerhetsfrågor och att FI upprätthåller en god beredskap för konventionella kriser genom att ta fram rutiner och initiera övningar. Funktionen lämnar förslag till åtgärder för att FI ska åstadkomma och upprätthålla en säkerhetsnivå för -, informations- och fysisk säkerhet samt personsäkerhet som är tillräcklig. Funktionen ansvarar också för att utfärda och följa upp regler och riktlinjer inom säkerhetsområdet. Funktionen har vidare ansvar för totalförsvarsfrågor och signalskydd. Den som är ansvarig för funktionen är säkerhetsskyddschef enligt säkerhetsskyddsförordningen (1996:633) och är i detta avseende direkt underställd generaldirektören. Säkerhetsskyddschefen beslutar i ärenden som avser säkerhetsprövning och registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627). I övrigt är funktionen ett av FI:s kompetenscentra i säkerhetsrelaterade frågeställningar. Ställföreträdande säkerhetschef utses av säkerhetschefen efter samråd med chefen för verksamhetsområdet Administration och personal. 5
2.4 Ledningsgruppen FI har enligt 2.3 arbetsordningen en ledningsgrupp för samråd i viktiga frågor som rör myndigheten. Ledningsgruppen ska behandla viktigare ställningstaganden som FI ska göra samt frågor om den strategiska inriktningen på FI:s arbete. Ledningsgruppen ska också diskutera väsentliga organisatoriska frågor. Generaldirektören är ordförande i ledningsgruppen. Dessutom ingår biträdande generaldirektören och cheferna för Ekonomisk analys, Juridisk samordning, Kommunikation (som ansvarar för minnesanteckningarna) samt cheferna för verksamhetsområdena Bank, Försäkring, Konsumentskydd, Marknader och Administration och personal. 2.5 Administrativa gruppen FI har en administrativ grupp för samordning av administrativa frågor. Chefen för verksamhetsområdet Administration och personal är ordförande i administrativa gruppen. Dessutom ingår chefen för Kommunikation (som ansvarar för minnesanteckningar), cheferna för verksamhetsområdena Bank, Försäkring, Konsumentskydd och Marknader samt cheferna för personalavdelningen, It-avdelningen och Avdelningen för styrning och uppföljning. Säkerhetschefen ingår också. Cheferna för Ekonomisk analys och Juridisk samordning har möjlighet att utse en representant att delta i administrativa gruppen. 2.6 Övriga samrådsgrupper I de processbeskrivningar som nämns i avsnitt 1 anges vilka samrådsgrupper som finns. Därutöver finns bland annat It-rådet som är ett beredningsorgan för större it-frågor och för prioriteringar, 2.7 Personalansvarsnämnd I personalansvarsnämnden ingår enligt avsnitt 2.6 arbetsordningen generaldirektören (ordförande) och FI:s personalföreträdare. Dessutom ska Chefsjuristen, chefen för verksamhetsområdet Administration och personal samt chefen för personalavdelningen ingå i nämnden. 2.8 Sidouppdrag med anledning av tjänst vid FI Uppdrag i EU-organ eller internationella organ, som Eba, Eiopa och Esma eller organ knutna till dessa, som är en följd av anställningen vid FI, fullgörs inom ramen för anställningen. Det samma gäller deltagande i nationella organ, som Konsumenternas Bank- och finansbyrå och Konsumenternas Försäkringsbyrå. 3 Beslutsordning 3.1 Beslut i ärenden som rör verksamheten 6
3.1.1 Ärenden som beslutas av chefen för ett verksamhetsområde Inom ett verksamhetsområde beslutar chefen för verksamhetsområdet i ärenden som rör den löpande verksamheten. Generaldirektören kan dessutom i särskild ordning delegera beslutanderätt. Av avsnitt 3.1.4 och 3.1.5 framgår att Chefsjuristen i vissa fall har beslutanderätt i frågor som annars beslutas av generaldirektören, en verksamhetsområdeschef, avdelningschef, enhetschef eller en annan medarbetare. Vad som gäller för en verksamhetsområdeschef gäller också för chefen för en stab. Verksamhetsområdeschefen får delegera beslutanderätt till en annan arbetstagare inom verksamhetsområdet. Chefsjuristen, de jurister som hör till staben Juridisk samordning, cheferna för rättsavdelningarna och rättsenheterna samt enhetschefen för dokumentation är behöriga att för myndighetens räkning besluta i ärenden om utlämnande av allmän handling (sekretess) i de fall beslutet går sökanden emot. Beslut i sådana sekretessärenden får inte vidaredelegeras till någon annan än de som anges ovan. De processbeskrivningar som anges i avsnitt 1 kan innehålla bestämmelser om hur beslut ska fattas och vem som ska fatta beslut. Ett sådant beslut kan inte delegeras. 3.1.2 Delegering Beslutanderätt kan i den utsträckning det är lämpligt med hänsyn till ärendets art delegeras vidare till en chef eller arbetstagare som har tillräcklig erfarenhet och kompetens. Om en chef som tidigare fått beslutanderätten delegerad till sig vill delegera beslutsrätten vidare ska samråd ske med den högre chefen. I delegationsbeslutet ska de ämnesområden eller uppgifter som delegationen avser specificeras. I bilaga 1 finns en förteckning över på vilken nivå i organisationen som ett ärende av ett visst slag normalt sett bör avgöras. Delegeringsbeslut, med en anteckning om att samråd skett, ska dokumenteras på ett för FI enhetligt sätt. Av beslutet ska framgå vilka begränsningar som gäller för delegationen. Vidaredelegering i sekretessärenden får inte ske i vidare omfattning än som anges i 3.1.1. 3.1.3 Prövning av överordnad chef Vid tveksamhet om ett ärende kan avgöras enligt delegation ska frågan hänskjutas till närmast överordnad chef. 7
3.1.4 Samrådsförfarande Före beslut i ett ärende som berör flera staber, verksamhetsområden, avdelningar eller enheter ska samråd ske med berörda chefer. I juridiska frågor av principiell beskaffenhet ska samråd ske med chefsjuristen. Rättsavdelningscheferna har alltid rätt att samråda med chefsjuristen i rättsliga frågor. Det gäller även om rättsavdelningschefen har hänskjutit frågan till sin verksamhetsområdeschef. Chefsjuristen har rätt att besluta i ärenden rörande rättstillämpning. Sådana beslut ska tas efter samråd med berörd verksamhetsområdeschef och rättsavdelningschef. Stabschefen för kommunikation ska i frågor om extern kommunikation samråda med chefen för berört verksamhetsområde, såvida inte samråd är obehövligt. 3.1.5 Jävssituationer Vid eventuella jävssituationer som rör personer i ledningsgruppen fattar chefsjuristen beslut om särskild delegation. Avser jävssituationen chefsjuristen fattas beslutet av generaldirektören. 3.1.6 Särskilt om ägare av it-tjänster Ansvar för it-tjänster vid FI som rör verksamheten åligger verksamhetsområdeschef i egenskap av ägare av it-tjänster. En verksamhetsområdeschef får delegera beslutanderätten till en avdelningschef, enhetschef eller en annan arbetstagare. 3.2 Beslut i personalärenden 3.2.1 Ärenden som beslutas av verksamhetsområdeschef En verksamhetsområdeschef beslutar i ärenden som rör: 1. upphörande av anställning, utom i frågor som enligt 25 myndighetsförordningen ska prövas av personalansvarsnämnden, 2. omplacering av personal, i samråd med chefen för verksamhetsområdet Administration och personal, 3. tjänstledighet enligt lagen (1974: 981) om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning och 10 b tjänstledighetsförordningen (1984:111), och 4. tjänstledighet för annan anställning enligt 13 kap. 1-6 Villkorsavtal. 5. beslut om anställning och lönesättning, i samråd med chefen för Personalavdelningen. Vad som gäller för en verksamhetsområdeschef gäller också för chefen för en stab. Beslut om anställning och lönesättning får delegeras till avdelningschef. 8
3.2.2 Ärenden som beslutas av närmast överordnade chef Närmast överordnad chef beslutar om 1. semester, 2. övertid, mertid och uttag av kompensationsledighet, 3. tillfälligt undantag från gällande bestämmelser för arbetstid och arbetsplats, 4. tjänstledighet enligt lagen (1998:209) om rätt till ledighet av trängande familjeskäl, lagen (1988:1465) om ersättning och ledighet för närståendevård, föräldraledighetslagen (1995: 584), 8 och 9 tjänstledighetsförordningen, 6 och 7 lagen (1974:358) om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen och 6 kap. 5 arbetsmiljölagen (1977:1160), 5. tjänstledighet enligt 9 kap. 2 Villkorsavtal för allvarligare sjukdomsfall, dödsfall, begravning, bouppteckning eller arvskifte inom egen familj eller den närmaste släktkretsen, fackligt förtroendemannauppdrag som inte följer av lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen, examen och tentamen, 6. åtgärder i samband med upphörande av tidsbegränsad anställning, i samråd med chefen för personalavdelningen, och 7. utfärdande av tjänstgöringsbetyg till personal, i samråd med chefen för personalavdelningen. 3.3 Beslut i budgetärenden 3.3.1 Ärenden som beslutas av generaldirektören Generaldirektören beslutar, inom ramen för den övergripande budget som har beslutats av styrelsen, om användning av myndighetens medel genom att besluta om FI:s internbudget, samt om vem som ska vara budgetansvarig för post i internbudget. Generaldirektören beslutar också om övergripande it-frågor för myndigheten. 3.3.2 Ärenden som beslutas av verksamhetsområdeschef En verksamhetsområdeschef beslutar om disponering av de medel som verksamhetsområdet tilldelas i FI:s internbudget (delegerad budget) för ett budgetår. Beslut fattas genom attestering, se bilaga 2. Där framgår även gränserna för attesträtt och när vidaredelegering får ske samt vem som får fatta beslut om investeringar. Vad som gäller för en verksamhetsområdeschef gäller också för stabschefer. 4 Chefsansvar 4.1 Verksamhetsansvar En chef ska: 1. ansvara för den dagliga verksamheten på verksamhetsområdet, avdelningen, staben eller enheten, 9
2. organisera, planera, leda, följa upp och utveckla verksamheten strategiskt och långsiktigt utifrån FI:s målbilder, 3. se till att FI:s resurser används kostnadseffektivt, 4. styra och samordna verksamheten i enlighet med de mål som fastställts i den övergripande verksamhetsplanen, 5. se helheten och främja samarbete över verksamhetsgränser, 6. ha en god insikt om medarbetarnas situation samt vara tillgänglig som samtalspartner och bollplank, 7. regelbundet ge återkoppling till medarbetare och kollegor på deras prestationer, 8. bestämma mål för verksamhetsområdet, avdelningen, staben eller enheten som stöder de mål som fastställts i den övergripande verksamhetsplanen och verka för att de fastställda målen uppfylls, 9. se till, i samråd med sin chef, att när hon eller han inte är i tjänst eller finns tillgänglig för att fatta beslut det finns en ställföreträdare som tjänstgör, 10. se till att ha en långsiktig personalförsörjning och kompetensutveckling, och se till att personalen inom verksamhetsområdet, avdelningen, staben eller enheten känner till, har förståelse för och följer interna policyer, regler och riktlinjer vid myndigheten liksom de externa regler som gäller för FI:s verksamhet. En chef för ett verksamhetsområde eller en stab ska även se till att strategiska och myndighetsövergripande frågor beaktas i verksamhetsområdets eller stabens verksamhet. 4.2 Personalansvar En chef vid FI har personalansvar för underställd personal och ska 1. se till att nyanställd personal introduceras på arbetsplatsen, 2. verka för hög trivsel och bra arbetsklimat i arbetsgruppen, 3. se till att mål och regler för arbetsmiljöarbetet uppfylls och att teknik, organisation och arbetsinnehåll utformas så att personalen inte utsätts för fysisk eller psykisk belastning som kan medföra ohälsa eller olycksfall, 4. verka för att personalen får möjlighet till personlig och yrkesmässig utveckling och att det fastställs individuella mål, och regelbundet genomföra mål- och utvecklings samt lönesamtal med personalen. 5 Handläggning av ärenden 5.1 Allmänna handlingar Av avsnitt 5.1 i arbetsordningen framgår att det vid FI ska finnas riktlinjer för diarieföring, sekretessprövning och hantering i övrigt av allmänna handlingar. Av 3.1.1 framgår vilka som har rätt att besluta i ärenden om utlämnande av allmänna handlingar. 10
Övriga ärenden 5.2.1 Beredning och föredragning Den som ska fatta ett beslut i ett ärende ansvarar för beredning av ärendet. Ärenden ska beredas i samråd med berörda chefer. Om den som beslutar i ett ärende är en chef ska ärendet alltid avgöras efter föredragning. Föredragning ska som huvudregel även ske i ärenden där beslutet efter delegation fattas av en arbetstagare. Den chef som delegerat beslutanderätten kan dock, i undantagsfall, i samband med delegeringen ange att ett ärende eller en viss typ av ärenden får avgöras utan föredragning om det är fråga om ärenden som är av sådan art att detta bedöms lämpligt. En föredragning behöver inte vara muntlig. 5.2.2 Dokumentation av beslut Beslut i ärenden ska dokumenteras i enlighet med vad som följer av 21 myndighetsförordningen och avsnitt 5.4 i arbetsordningen samt i FI:s regler och riktlinjer för dokumenthantering. 6 Administrativa rutiner m.m. Interna administrativa rutiner, policyer, regler och riktlinjer ska hållas tillgängliga på intranätet. Varje anställd ska redovisa arbetad tid och frånvaro i en tidrapport. Redovisningen av tjänstgöringstid ska fördelas på olika verksamheter och redovisas minst veckovis samt attesteras av närmaste chef. Myndighetens expeditionstider är normalt kl. 8.30-16.30. Myndighetens öppettider är normalt kl. 8.30-17.00. Denna beslutsordning ersätter tidigare beslutsordning beslutad av generaldirektören den 6 februari 2015. 11
Bilaga 1 På vilken nivå ska olika typer av ärenden avgöras Enligt beslutsordningen beslutar verksamhetsområdeschef i ärenden som rör den löpande verksamheten. Om det är lämpligt med hänsyn till ärendets art kan beslutsrätten delegeras vidare i organisationen till en arbetstagare som har tillräcklig erfarenhet och kompetens. Syftet med detta dokument är att ge vägledning om på vilken nivå i organisationen olika typer av ärenden normalt bör avgöras. I beslutsordningen anges att vid tveksamhet om ett ärende kan avgöras enligt delegation ska frågan hänskjutas till närmast överordnad chef. Frågan om vem som ska besluta i ett ärende ska hänskjutas till närmaste chef om - utgången i ärendet är tveksam, - utgången avviker från tidigare tillämpad praxis, - ärendet är omfattande, av komplex natur eller har stort allmänintresse, eller - ärendet gränsar mot ett beslutsområde inom vilket styrelsen eller en person med viss befattning enligt arbets-eller beslutsordning på FI har beslutanderätten. De ärendetyper som i vissa fall specificeras under en rubrik är exempel på ärenden som förekommer under denna rubrik. Uppräkningarna ska således inte uppfattas som uttömmande. Verksamhetsområdeschef Verksamhetstillstånd - Bankrörelse - Finansieringsrörelse - Driva fondverksamhet - Tillstånd att vara AIF-förvaltare - Auktorisation som börs och tillstånd att driva en reglerad marknad - Auktorisation som central värdepappersförvarare - Driva clearingverksamhet - Driva central motpartsclearing - Driva värdepappersrörelse - Försäkringsrörelse - Tillstånd för specialföretag (försäkring) Utvidgning av tillstånd - Utvidgning av auktorisation som central motpart Övriga ärenden - Beslut om interna modeller (bank och försäkring) - Beslut om godkännande av modeller och parametrar för centrala motparter - Beslut om betydande förändring av modeller eller parametrar för centrala motparter - Ansökan om godkännande av samverkansöverenskommelser mellan centrala Motparter 12
- Upphäva restriktioner för blankning av statspapper utan täckning enligt artikel 13 blankningsförordningen - Upphäva restriktioner mot otäckta positioner i statskreditswappar enligt artikel 14 blankningsförordningen Avdelningschef Verksamhetstillstånd - Tillhandahålla betaltjänster - Ge ut e-pengar - Ombildning från sparbank till bankaktiebolag - Ombildning från understödsförening till försäkringsförening - Tillstånd för börs att driva en handelsplattform - Driva pensionssparrörelse - Tillstånd att driva diskretionär portföljförvaltning (fondbolag/aif-förvaltare)) - Tillstånd att driva viss verksamhet med konsumentkrediter Utvidgning av tillstånd - Utvidgat tillstånd betaltjänster - Utvidgat tillstånd att driva värdepappersrörelse - Utvidgat tillstånd för börs - Utvidgat tillstånd att driva försäkringsrörelse - Utvidgat tillstånd för specialföretag (försäkring) Övriga ärenden - Föreläggande om att upphöra med tillståndspliktig verksamhet - Handelsstopp där FI tagit initiativet - Föreläggande om att höja kapitalbasen om kvot under 1,0 (bank) - Föreläggande för fondbolag att höja sitt eget kapital - Föreläggande för värdepappersbolag att vidta åtgärder enligt 12 kap. 1 - kapitaltäckningslagen - Föreläggande för försäkringsföretag att höja eller återställa kapitalbasen - Godkännande av undantag från riskbegränsningstekniker enligt Emir - Beslut om godkännande av utkontraktering för centrala motparter - Beslut att höja eller sänka kapitalkravet för betalningsinstitut och institut för elektroniska pengar - Beslut om tillstånd att genomföra större ändringar av en intern modell (försäkring) - Beslut om tillstånd att genomföra ändringar av styrdokument för en intern modell (försäkring) - Beslut om tilläggskapital och kapitalbasmedel (försäkring) - Beslut gällande grupper avseende tillsynens omfattning, riskkoncentrationer och interna transaktioner, gruppsolvens samt undantag från reglerna (försäkring) - 13
Enhetschef Verksamhetstillstånd - Driva sidoverksamhet (värdepapper) - Sidotillstånd, om rätt att driva diskretionär portföljförvaltning (fond) - Tillstånd att registreras som förvaltare av fondandelar - Registrering som AIF-förvaltare - Utvidgning av tillstånd enligt LAIF till att omfatta ytterligare investeringsstrategier - Tillstånd att ge ut säkerställda obligationer - Driva sidoverksamhet (försäkring) Undantag från tillstånd - Betaltjänster - E-pengar Ägarprövning (inklusive väsentliga ändringar enligt LAIF avseende ägarkretsen) Godkännande av nya fondbestämmelser (inklusive tillstånd att marknadsföra en AIF till icke-professionella investerare) Kapitaltäckning Marknadsuppföranderätt - beräkning av kapitalkrav - stora exponeringar - medgivande rörande kapitalbasen Bankrätt samt Kapital och redovisning - medgivanden rörande kapitalbasen - primärkapitaltillskott - primär- och supplementärkapitaltillskott (särskilda skäl enligt 78.4 CRR) - medgivande rörande kapitalkrav - anstånd angående nedbringande av otillåten stor exponering Beslut rörande fusioner och beståndsöverlåtelser Beslut rörande tillstånd att använda företagsspecifika parametrar (försäkring) Dispenser Försäkringsrätt - dispens från utbildningskrav m.m. för ansvarig aktuarie - dispens från gruppbaserad redovisning - nedsättning av garantibelopp - dispens avseende säkerhetsreserven 14
Marknadsuppföranderätt - övriga dispenser Kapitalmarknadsrätt - medgivande till undantag från handelsförbud - övriga dispenser Prospektenheten och handelstillsyn - ansökan om befrielse från anmälningsskyldighet för vissa innehav av finansiella instrument - upphörd befrielse från anmälningsskyldighet för vissa innehav av finansiella instrument Fondrätt - dispens från att lämna rapporter i tid Bankrätt - dispenser avseende viss rapportering - tillstånd till förlängt innehav av fastighet Övriga tillståndsärenden Marknadsuppföranderätt - godkännande av avtal om överlåtelse av pensionssparavtal Kapitalmarknadsrätt - ärenden om godkännande av system för avveckling av förpliktelser på finansmarknaden Bankrätt - räkna in förlagslån i kapitalbas Fondrätt - godkännande av ersättning till förvaringsinstitut Övriga ärenden - Beslut om förseningsavgift - Beslut, som inte riktar sig mot bolag, om särskilda avgifter för överträdelse av - lagen om anmälningsskyldighet för vissa innehav av finansiella instrument - Beslut om särskilda avgifter för överträdelse av prospektskyldighet i lagen - om handel med finansiella instrument - Beslut om särskilda avgifter för överträdelse av reglerna om - flaggningsskyldighet i lagen om handel med finansiella instrument - Senareläggning av försäljning och inlösen av fondandelar 15
- Kräva rapportering av korta nettopositioner enligt artikel 18 blankningsförordningen - Förbjuda eller begränsa blankning eller andra transaktioner enligt artikel 23 - blankningsförordningen - Beslut om tillstånd att använda durationsbaserade aktiekursrisker - Beslut om tillstånd att använda övergångsåtgärder för riskfria räntesatser för relevanta durationer - Beslut om tillstånd att använda tillfälligt avdrag som övergångsåtgärd i försäkringstekniska avsättningar - Beslut om undantag från försäkringsrörelselagen p.g.a. storlek eller verksamhet - Beslut om tillämpning av övergångsbestämmelser (försäkring) - Handläggare Verksamhetstillstånd - Driva försäkringsförmedling Utvidgning av tillstånd - Utvidgat tillstånd försäkringsförmedlare Ägarledningsprövning Ledningsprövning och lämplighetsprövning Godkännande av bolagsordning Godkännande av ändrade fondbestämmelser Avregistrering/Avveckling Ansökan om förvärv av aktier och annan egendom Kapitaltäckning Bankrätt - primär- och supplementärkapitaltillskott - anmälan om stora exponeringar - vissa övriga kapitalärenden Gränsöverskridande i utlandet Tillstånd för svenskt bolag att inrätta filial utanför EES Gränsöverskridande in i Sverige Övriga tillståndsärenden Försäkringsrätt - tillstånd att placera utrustning m.m. utomlands - godkännande av beslut om likvidation - tillstånd att räkna in poster i kapitalbas Bankrätt - placera utrustning utomlands - minskning av aktiekapital enligt 10 kap. 13 LBF 16
- använda ordet bank i firman - fortsatt innehav av egendom Fondrätt - medgivande att överlåta förvaltningen av fonder - medgivande av undantag från krav på kungörelse för förvaringsinstitut - ansökan om undantag enligt 5 kap. 24 LIF - sammanläggning av fonder - delning av fond Övriga anmälningsärenden - Anmälan om uppdragsavtal - Anmälan om förvaring av maskinläsbara medier utomlands - Anmälan om ombud för betaltjänster - Anmälan om ändring av anställda hos försäkringsförmedlare - Anmälan om klagomålsansvarig - Intyg avseende verksamhetstillstånd Registreringsärenden Övriga ärenden - Beslut, som riktar sig mot bolag, om särskilda avgifter för överträdelse av lagen lag om anmälningsskyldighet för vissa innehav av finansiella instrument - Prospektärenden - Handelsstopp när det handlar om att bekräfta handelsplatsens beslut - Årlig prövning avseende inlåningsföretag och finansiella institut 17
Bilaga 2 Attesträtt En verksamhetsområdeschef beslutar om disponering av de medel som verksamhetsområdet tilldelas i FI:s internbudget (delegerad budget) för ett budgetår. Beslut fattas genom attestering. Den som är attestansvarig har även inköpsrätt inom ramen för de budgetmedel som disponeras. Vid inköp ska FI:s rutiner och processer för upphandling och investeringar tillämpas. All attestering måste ske inom ramen för tilldelad budget och investeringsbudget. Vad som gäller för en områdeschef gäller också för en stabschef. Generaldirektörens attestsrätt Generaldirektören attesterar fakturor för hela myndigheten. Områdes- och stabschefer attestsrätt En verksamhetsområdeschef attesterar fakturor inom sitt verksamhetsområde upp till 500 000 kr. För kostnader som överstiger 500 000 kr krävs ytterligare en attest av generaldirektören. Verksamhetsområdeschefen för Administration och personal attesterar fakturor inom sitt verksamhetsområde upp till 3 000 000 kr. För kostnader som överstiger 3 000 000 kr krävs ytterligare en attest av generaldirektören. Avdelningschefers och enhetschefens för verksamhetsstöd attesträtt En avdelningschef och chefen för verksamhetsstöd attesterar fakturor inom sitt område upp till 250 000 kronor. För kostnader som överstiger 250 000 kronor krävs ytterligare en attest av verksamhetsområdeschefen. Särskild hantering av fakturor med avtal Särskild hantering av fakturor gäller när det finns ett underskrivet avtal av generaldirektören eller chefen för verksamhetsområdet Administration och personal, då attesten gjorts i samband med avtalets underskrivande. Detta gäller t.ex. hyresfakturor och andra fastighetsrelaterade kostnader, skatt och moms samt lönerelaterade kostnader, se tabell 1. Beslut om investeringar Om en investering ryms inom den budget som ett område eller stab tilldelats får områdeschefer fatta beslut om investeringen är på högst tre miljoner kronor. Chefen för verksamhetsområdet Administration och personal får inom sitt område fatta beslut om investeringen är på högst tio miljoner kronor. Beslut om investeringar som överstiger angivna beloppsgränser fattas av generaldirektören. 18
Tabell 1. Beloppsgränser för attesträtt och beslut om investeringar Beloppsgränser Slutattest av fakturor och dylikt (enligt dessa Beslut om investeringar (enligt beslutsordning) riktlinjer) Gd Inom ramen för årets budget Inga beloppsgränser Chefen för området Administration och personal Områdes- och stabschefer exklusive områdeschefen för Administration och personal Avdelningschefer och enhetschefen för verksamhetsstöd 3 000 000 kr 10 000 000 kr 500 000 kr 3 000 000 kr 250 000 kr Nej Områdeschef för området Administration och personal och avdelningschef för Avdelningen styrning och uppföljning. Attesträtt för: - hyresfakturor och andra fastighetsrelaterade kostnader - lönefiler och lönerelaterade kostnader (t.ex. SPV) - skatt och moms Nej Delegation av attesträtt till vikarier Den som är attestberättigad kan delegera attesträtten till en avdelningschef, enhetschef eller annan arbetstagare inom verksamhetsområdet vid semester eller dylikt. En vikarie ska ha lämplig kompetens och ansvarsställning. En vikarie får inte delegera attesträtten vidare. Rutiner för delegation av attesträtt beslutas av ekonomichefen. Begränsning av attesträtt för utgifter som avser den egna personen Ingen anställd får attestera utgifter som berör personen själv (exempelvis fakturor avseende resor, inköp av personlig utrustning, kontokortsfakturor, reseräkningar samt representation där personen själv har medverkat, såvida det inte gäller enklare kaffebröd eller motsvarande). Attest av kostnader som avser den egna personen ska eskaleras till nästa nivå i attestkedjan. Attesträtten får delegeras till anställd med lämplig kompetens och ansvarsställning med undantag för attest av generaldirektörens utlägg och egna utgifter. Generaldirektörens utlägg och egna utgifter attesteras i efterhand av styrelseordföranden. Attestering sker löpande av chefen för verksamhetsområdet Administration och personal. Ordförandens efterhandsattest görs på en förteckning av utlägg och utgifter. 19
Tabell 2. Attesträtt för utgift som avser den egna personen Kostnad avser Attesträtt Attesträtten får delegeras Generaldirektören Styrelseordföranden - Biträdande Områdeschef för Ja generaldirektören Administration och personal Områdeschefen för Chefsjuristen Ja Administration och personal Områdeschefen för Konsumentskydd och stabscheferna för Ekonomisk analys, Kommunikation och Juridisk samordning. Områdeschefen för Administration och personal Ja Områdeschefen för Bank, Marknad respektive Försäkring Områdeschefen för Administration och personal Avdelningschefer Områdes- och stabschefer Ja Enhetschefer Avdelningschefer Ja Ja 20
Dokumentinformation Dokumentnamn FI:s organisation och beslutsordning Diarienummer 15-17971 Dokumentägare (Namn, Avdelning, Enhet) Per Håkansson, chefsjurist Beslutsfattare (Namn, Befattning, Avdelning) Erik Thedéen, generaldirektör Syfte Beskriva FI:s organisation och hur beslutsordningen ska vara Hänvisning till externa krav som föranlett styrdokumentet Beslutsdatum 2015-12-22 Ikraftträdandedatum 2016-01-01 Upphävandedatum Hänvisning till interna styrdokument kopplade till detta Ikraftträdande Version Kommentar 2012-01-01 1.0 2012-04-03 2.0 2012-11-08 3.0 2013-03-06 4.0 2014-01-01 5.0 2014-02-01 6.0 2014-04-01 7.0 2014-05-01 8.0 2014-06-25 9.0 2015-02-09 10.0 2016-01-01 11.0 21