Arkivreglemente för Kristinehamns kommun

TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(3) Datum 2015-07-16 Kommunledningsförvaltningen Kerstin Gustafsson kerstin.gustafsson@kristinehamn.se Arkivreglemente för Kristinehamns kommun Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att Arkivreglemente för Kristinehamns kommun 26/2009 upphör att gälla. Kommunfullmäktige beslutar att anta reviderat Arkivreglemente för Kristinehamns kommun. Kommunstyrelsen beslutar att anta nya Riktlinjer för arkivhantering inom Kristinehamns kommun, under förutsättning att Kommunfullmäktige beslutar att Arkivreglemente 26/2009 upphör och beviljar reviderat Arkivreglemente för Kristinehamns kommun. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-07-16 KF 26/2009 Arkivreglemente Redovisning nuvarande kontra ny lydelse reglemente, daterat 2015-07-10 Arkivreglemente för Kristinehamns kommun (Vattenstämpel: Förslag) Riktlinjer för arkivhantering inom Kristinehamns kommun, daterat 2015-07-14 Ärendet Det reviderade Arkivreglementet har mestadels redaktionella förändringar och har även anpassats till kommunens antagna dokumentstruktur. Några punkter har lyfts ur reglementet och överförts till Riktlinjer för arkivhantering inom Kristinehamns kommun. Redogörelse av arkivreglementets nuvarande lydelse kontra förslag på ny lydelse kan läsas i dokumentet Redovisning nuvarande kontra ny lydelse reglemente. Dokumentet Arkivreglemente för Kristinehamns kommun redovisas med vattenstämpel förslag. c:\users\vala8605\appdata\local\temp\solarplexusit\arkivreglemente för kristinehamns kommun-{99a8209d-62ea-40ef-8c71-1c82de5c54c9}.docx Kristinehamns kommun Postadress 1. Kommunledningsförvaltningen 681 84 Kristinehamn E-post kommunen@kristinehamn.se Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-382 52 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868

2 I arbetet med reglementet och riktlinjerna har samråd och avstämning skett med kommunens arkivarie samt att Riksarkivets allmänna råd om arkivreglemente för kommuner 1 har används som underlag. Riktlinjer för arkivhantering inom Kristinehamns kommun I samband med denna översyn har riktlinjerna för arkivhantering granskats. Även i detta dokument är det övervägande redaktionella ändringar och en anpassning till antagen dokumentstruktur som genomförts. De punkter som lyfts ur reglementet och överförts till riktlinjerna gäller dokumenthanteringsplan, arkivredogörarens ansvar och arkivförteckning. Beslutsnivå Enligt kommunens dokumentstruktur beslutar kommunfullmäktige om reglemente. Rutiner/Instruktioner/Riktlinjer beslutar nämnd/respektive chef. Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer i det här fallet då kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Kommunala bolag och stiftelser I samband med detta ärende är det viktigt att notera följande som Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor 2 tar upp: I och med att arkivlagen fr.o.m. 1995 gäller även för kommunala bolag och stiftelser bör det påpekas, att arkivreglementen blir gällande för kommunala företag endast efter associationsrättsligt bindande beslut dvs. bestämmelser i t.ex. bolagsordning eller ägardirektiv. Man kan alltså inte enbart anta ett arkivreglemente som säger att detta även ska gälla för kommunala företag, utan man måste följa upp ett sådant beslut genom att i t.ex. ägardirektiv hänvisa till detta arkivreglemente. Man kan även låta bolagets styrelse fatta beslut om vilka regler och föreskrifter som ska gälla. Huruvida detta är belyst i ägardirektiv eller utformat och antaget i respektive bolagsordning för kommunens bolag bör kontrolleras upp. Det är även av vikt att det beaktas vid utformningen av ägardirektiv för det nya näringslivsbolaget. Kommunarkiv istället för Stadsarkiv Arkivet benämns som Stadsarkiv i bl.a. tidigare reglemente och riktlinjer vilket känns som att namnet lever kvar från tiden när stadsbegreppet var aktuellt, Kristinehamns stad år 1951 1970. År 1952 genomfördes storkommunreformen och på 1960- och 70-talet genomfördes ytterligare reformer, då bl.a. det gamla stadsbegreppet försvann. 1971 bildades Kristinehamns kommun av Kristinehamns stad och Visnum samt Ölme församling ut Väse. En sökning har gjorts för att se vad kommunerna i Värmland använder för benämning av sitt arkiv och merparten använder begreppet kommunarkiv, 1 RA-FS 1995:3 2 Samrådsgruppen bildades 1984 av Riksarkivet och SKL, som ett beredande samarbetsorgan mellan det statliga arkivväsendet och de primär- och landstingskommunala sektorerna. Gruppen ska främja samverkan mellan stat, kommuner och landsting inom arkivområdet till gagn för utvecklingen av arkivfrågorna.

3 ingen använder begreppet stadsarkiv (Arvika, Karlstad och Säffle, tidigare stadskommuner fram till 1971). För att få en anpassning till en enhetlig kommunbeteckning ändras benämningen Stadsarkiv till Kommunarkiv. Denna ändring har genomförts i reviderat Arkivreglemente och i Riktlinjer för arkivhantering. Peter Eskebrink Kanslichef Kerstin Gustafsson Utredare Skickas till Kommunchef Kommunarkivarie Kanslichef Samtliga förvaltningschefer Samtliga nämndsekreterare Arkivredogörare på respektive förvaltning

2015-07-10 1 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och av arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Kristinehamns kommun följande reglemente, meddelat som stöd av 16 arkivlagen. l. Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt de kommunala bolagen. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och av arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Kristinehamns kommun följande reglemente, meddelat som stöd av 16 arkivlagen (AL). 1. Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. 2. Myndighetens arkivansvar Varje myndighet ansvarar för det egna arkivet samt för av myndigheten övertagna arkiv. Till övertagna arkiv räknas arkiv från tidigare organisation, vars verksamhet övertagits av myndigheten. Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår i punkterna 4-8 av detta reglemente. 2. Myndigheternas arkiv (3 AL) Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnat och vårdas så att de tillgodoser: rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipning och förvaltning och forskningens behov 3. Myndighetens arkivansvar (4 AL) Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv samt för av myndigheten övertagna arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av punkterna 4 9 i detta reglemente. Hos arkivmyndigheten (kommunstyrelsen) ska det finnas arkivansvarig. För fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten ska det inom varje verksamhetsområde finnas en eller flera arkivredogörare beroende på verksamhetens omfattning.

2015-07-10 2 3 Arkivmyndighet (7-9 AL) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Hos arkivmyndigheten ska finnas ett kommunarkiv, i Kristinehamn benämnt stadsarkivet. Arkivmyndigheten skall utöva tillsyn över att kommunens myndigheter samt de juridiska personer som avses i l kap 9 sekretesslagen ( 1980: l 00) fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. vårda och förvara arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet enligt offentlighetsprincipen och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. ge myndigheterna råd i arkivfrågor. stadsarkivet får ta emot enskilda arkiv eller hänvisa till Arkivcentrum Värmland. 4 Arkivhandläggare Hos varje myndighet skall finnas en eller flera arkivhandläggare som har ansvar för att: känna till gällande lagar och bestämmelser rörande arkivvården bevaka arkivlagens och reglementets tillämpning hos myndigheten bevaka arkivfrågor vid förändring i organisation och rutiner förbereda och ombesörja leverans till stadsarkivet ansvara för att dokumenthanteringsplaner, arkivförteckningar och arkivbeskrivningar upprättas. verkställa beslutad och föreskriven gallring hos 4. Arkivmyndigheten (7-9 AL) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ansvarar för tillsyn över att kommunens myndighet fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Hos arkivmyndigheten ska det finnas ett kommunarkiv. Kommunarkivet ska vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. Kommunarkivet ger myndigheterna råd i arkivfrågor. Att arkivansvarig/arkivhandläggare ska finnas inom myndigheternas verksamhetsområde framgår under punkt 3. Vad arkivredogörarens ansvar består i tas bort från reglementet och överförs till Riktlinjer för arkivhantering inom Kristinehamns kommun. (se under rubrik 2. Arkivredogörare)

2015-07-10 3 myndigheten tillse att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen informera berörd personal om bestämmelser och rutiner inom arkiv området. 5 Arkivbeskrivning och arkivförteckning (6 2 p arkivlagen) Varje myndighet ska upprätta en arkivbeskrivning och arkivförteckning. Arkivbeskrivningen ska innehålla uppgifter om: Myndighetens organisation och uppgifter Myndighetens och eventuella föregångares historik Sökingångar till arkivet Inskränkning i tillgängligheten genom sekretess (i förekommande fall) Gallringsbeslut som tillämpas Myndighetens arkivhandläggare Arkivet skall redovisas i en systematisk förteckning, arkivförteckning 6 Dokumenthanteringsplan (6 l p AL) Varje myndighet (styrelse, nämnd, bolag etc.) skall upprätta och fastställa en Plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Denna plan benämns Dokumenthanteringsplan och skall innehålla: Handlingens benämning och vilken rutin den hör till Handlingens medium Förvaringsplats Gallringsfrist (bevaras/gallras) 5. Redovisning av arkiv (6 2 p AL) Varje myndighet ska dels redovisa sitt arkiv genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning) så att slutförtecknande hos kommunarkivet underlättas. Vad en arkivbeskrivning ska innehålla tas bort i reglementet och överförs till Riktlinjer för arkivhantering inom Kristinehamns kommun. (se under rubrik 5.1 Arkivbeskrivning) 6. Dokumenthanteringsplan (6 1 p AL) Varje myndighet (styrelse, nämnd, bolag etc.) ska upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Planen ska fortlöpande revideras. Dokumenthanteringsplanen ska överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom. Vad dokumenthanteringsplanen ska innehålla överförs till Riktlinjer för arkivhantering inom Kristinehamns kommun. (se under rubrik 5.1 Dokumenthanteringsplan) Dokumenthanteringsplanen ska överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom.

2015-07-10 4 7 Arkivförteckning (6 2p AL) Handlingar som förvaras hos myndigheten Allmänna handlingar hos en myndighet anses förtecknade då de redovisas i dokumenthanteringsplan som utformas enligt 6. Samtliga handlingstyper som förekommer hos en myndighet, oavsett medium, ska vara upptagna i planen. Redovisas under punkt 5 Redovisning av arkiv (6 2 p AL) Det finns även redovisat i Riktlinjer för arkivhantering inom Kristinehamns kommun. (se under rubrik 5. Bevarande och gallring av allmänna handlingar och 6. Överlämnande av arkiv till arkivmyndigheten ). Handlingar som överlämnats till stadsarkivet De handlingar som överlämnas till stadsarkivet ska förtecknas. Samråd ska ske med ansvarig för stadsarkivet. Varje arkiv ska förtecknas för sig och får inte sammanblandas med arkiv. Vid förteckning ska en särskild plan, det s.k. allmänna arkivschemat eller den s.k. processplanen följas. För arkiv som avslutats dvs. för upphörda myndigheter, skall förteckningen förses med en historik. Eventuella undantag från dessa regler meddelas av arkivmyndigheten. Arkivbeskrivning och arkivförteckning skall fortlöpande revideras. 8 Rensning (6 4 p AL) Handlingar som inte är allmänna eller inte skall tillhöra myndighetens arkiv ska fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning ska genomföras senast i samband med arkivläggningen. 7. Rensning (6 4 p AL) Handlingar som inte ska tillhöra myndighetens arkiv ska fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensningen ska genomföras senast i samband med arkivläggningen och den ska genomföras av personal med god kännedom om handlingarnas betydelse.

2015-07-10 5 9 Gallring (10 AL) Myndighet beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring (förstöring) av allmänna handlingar, såvida inte annat följer av lag eller förordning. Handlingar som är gallringsbara skall utan dröjsmål förstöras under kontroll. Om sådana handlingar sänds till destruktion skall destruktionsintyg begäras. 8. Bevarande och gallring (10 AL) Myndighet beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida inte annat följer av lag eller förordning. Beträffande arkiv som i sin helhet överlämnas till kommunarkivet, beslutar arkivmyndighetens företrädare i samråd med överlämnande myndighet om gallring. Handlingar som gallras ska utan dröjsmål förstöras under kontroll. Om sådana handlingar sänds till destruktion ska intyg begäras 10 Överlämnande (9, 14-15 AL) När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos myndigheten, kan de efter överenskommelse med arkivmyndigheten övertas av stadsarkivet för fortsatt vård. Om kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan myndighet inom kommunen, ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte fullmäktige har beslutat något annat. Annat överlämnande, t ex till myndighet utanför kommunen, kräver stöd av lag eller särskilt beslut av fullmäktige. Arkivhandlingar får inte överlämnas till privaträttsligt subjekt. 9. Överlämnande (9, 14-15 AL) När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet, kan de efter överenskommelse med arkivmyndigheten övertas av kommunarkivet för fortsatt vård. Handlingar till kommunarkivet som ska bevaras ska levereras i den sorteringsordning som anges i dokumenthanteringsplanen och vara befriade från gallringsrespektive rensningsbar dokumentation, gem, häftklamrar och plast (mappar och fickor). I leveransen ska även finnas uppgift om handlingsslag och innehållets tidsintervall. Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan myndighet inom kommunen, ska arkivet överlämnas till myndigheten inom tre månader, såvida inte fullmäktige beslutat annat. Annat överlämnande, t ex till myndighet utanför kommunen, kräver stöd av lag eller särskilt beslut av fullmäktige. Arkivhandlingar får inte överlämnas till privaträttsligt subjekt.

2015-07-10 6 11 Arkivbeständighet och arkivförvaring (5 2 p, 6 3 p AL) Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Vid användning av elektroniska databärare ska samråd ske med arkivmyndigheten om val av medium för att informationen ska kunna bevaras för eftervärlden. 10. Arkivbeständighet och arkivförvaring (5 2 p och 6 3 p AL) Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet och läsbarhet. Arkivhandlingar ska alltid förvaras under betryggande former. Av Riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav ska tjäna som norm för arkivbeständighet och arkivförvaring. Arkivhandlingar ska alltid förvaras under betryggande former. Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. 12 Utlåning Utlåning av allmänna handlingar ska ske under sådana former att risk för skador och förluster inte uppkommer. Arkivhandlingar får lånas ut för tjänsteändamål till annan myndighet och för vetenskapligt ändamål till institution, som beviljats inlåningsrätt av riksarkivet. Förutsättning för utlån är att utlämnandet sker enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser. 13 Samråd Utöver vad som anges i 10 och 11 ska myndigheterna samråda med arkivmyndigheten i viktigare frågor rörande arkivvården. Med viktiga frågor avses t ex omorganisationer 11. Utlåning Utlåning av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. 12. Samråd Myndigheterna ska samråda med arkivmyndigheten i viktiga frågor rörande arkivvården. Med viktiga frågor avses t ex omorganisationer. Den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna för gallring ska beaktas.

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun Dokumenttyp Reglemente Beslutsinstans Kommunfullmäktige Dokument-ID Ks/2015:108 Dokumentansvarig Kommunchef Datum för beslut Ansvarig för uppföljning Kanslichef Dokumentet gäller: Kommunövergripande, samtliga nämnder och förvaltningar Version 1.3 Reviderat Kf 26/2009 Kf 126/1992

Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde 2. Myndigheternas arkiv (3 AL) 3. Myndigheternas arkivansvar (4 AL) 4. Arkivmyndigheten (7-9 AL) 5. Redovisning av arkiv (6 2 p AL) 6. Dokumenthanteringsplan (6 1 p AL) 7. Rensning (6 4 p AL) 8. Bevarande och gallring (10 AL) 9. Överlämnande (9, 14-15 AL) 10. Arkivbeständighet och arkivförvaring (5 2 p och 6 3 p AL) 11. Utlåning 12. Samråd

ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och av arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Kristinehamns kommun följande reglemente, meddelat som stöd av 16 arkivlagen (AL). 1. Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder/förvaltningar, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. 2. Myndighetens arkiv (3 AL) Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnat och vårdas så att de tillgodoser: rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipning och förvaltning och forskningens behov 3. Myndighetens arkivansvar (4 AL) Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv samt för av myndighetens övertagna arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av punkterna 4 9 i detta reglemente. Hos arkivmyndigheten (kommunstyrelsen) ska det finnas arkivansvarig. För fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten ska det inom varje verksamhetsområde finnas en eller flera arkivredogörare beroende på verksamhetens omfattning. 4. Arkivmyndigheten (7-9 AL) Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ansvarar för tillsyn över att kommunens myndighet fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Hos arkivmyndigheten ska det finnas ett kommunarkiv. Kommunarkivet ska vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. Kommunarkivet ger myndigheterna råd i arkivfrågor 5. Redovisning av arkiv (6 2 p AL) Varje myndighet ska dels redovisa sitt arkiv genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk förteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning) så att slutförtecknande hos kommunarkivet underlättas.

6. Dokumenthanteringsplan (6 1 p AL) Varje myndighet (styrelse, nämnd, bolag etc.) ska upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Planen ska fortlöpande revideras. Dokumenthanteringsplanen ska överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom. 7. Rensning (6 4 p AL) Handlingar som inte ska tillhöra myndighetens arkivet ska fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensningen ska genomföras senast i samband med arkivläggningen och den ska genomföras av personal med god kännedom om handlingarnas betydelse. 8. Bevarande och gallring (10 AL) Myndighet beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Beträffande arkiv som i sin helhet överlämnas till kommunarkivet, beslutar arkivmyndighetens företrädare i samråd med överlämnande myndighet om gallring. Handlingar som gallras ska utan dröjsmål förstöras under kontroll. Om sådana handlingar sänds till destruktion ska intyg begäras. 9. Överlämnande (9, 14-15 AL) När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet, kan de efter överenskommelse med arkivmyndigheten övertas av kommunarkivet för fortsatt vård. Handlingar till kommunarkivet som ska bevaras ska levereras i den sorteringsordning som anges i dokumenthanteringsplanen och vara befriade från gallrings- respektive rensningsbar dokumentation, gem, häftklamrar och plast (mappar och fickor). I leveransen ska även finnas uppgift om handlingsslag och innehållets tidsintervall. Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan myndighet inom kommunen, ska arkivet överlämnas till myndigheten inom tre månader, såvida inte fullmäktige beslutat annat. Annat överlämnande, t.ex. till myndighet utanför kommunen, kräver stöd av lag eller särskilt beslut av fullmäktige. Arkivhandlingar får inte överlämnas till privaträttsligt subjekt. 10. Arkivbeständighet och arkivförvaring (5 2 p och 6 3 p AL) Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet och läsbarhet. Arkivhandlingar ska alltid förvaras under betryggande former. Av Riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav ska tjäna som norm för arkivbeständighet och arkivförvaring.

11. Utlåning Utlåning av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser. 12. Samråd Myndigheterna ska samråda med arkivmyndigheten i viktiga frågor rörande arkivvården. Med viktiga frågor avses t ex omorganisationer. Den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna för gallring ska beaktas.

RIKTLINJE Sida 1(8) Datum 2015-07-14 Kommunledningsförvaltningen Kerstin Gustafsson kerstin.gustafsson@kristinehamn.se Plan Policy Handlingsplan Rutin Instruktion Riktlinje Riktlinjer för arkivhantering inom Kristinehamns kommun Dokumenttyp Riktlinje Beslutsinstans Kommunstyrelsen Dokument-ID Ks/2015:108 Dokumentansvarig Kanslichef Dokumentet gäller Kommunövergripande, samtliga nämnder och förvaltningar Datum för beslut [Datum för beslut] Ansvarig för uppföljning Kommunarkivarie Version 1.3 Reviderad 2010-05-17 2009-10-15 c:\users\vala8605\appdata\local\temp\solarplexusit\riktlinjer för arkivhantering inom kristinehamns kommun-{2daea693-9658-4e97-8858-df81144fca69}.docx

Kristinehamns kommun Datum 2015-07-14 Sida 2(8) Innehåll 1 Tillämpning... 3 2 Arkivredogörare... 3 3 Arkivbeständighet och förvaring av arkivmaterial... 3 3.1 Mikrofilm... 4 3.2 Hantering och förvaring av handlingar... 4 4 Arkivlokaler... 4 5 Bevarande och gallring av allmänna handlingar... 5 5.1 Arkivbeskrivning... 5 5.2 Dokumenthanteringsplan... 5 6 Överlämnande av arkiv till arkivmyndigheten... 6 6.1 Arkivboxar... 7 6.2 Märkning av arkivboxar... 7 6.3 Arkivförteckning... 7 6.4 Överlämning till Kommunarkivet... 7 7 Ansvar för handlingar som ska arkiveras... 8

Kristinehamns kommun Datum 2015-07-14 Sida 3(8) 1 Tillämpning Förutom Arkivreglemente för Kristinehamns kommun gäller följande riktlinjer för arkivhanteringen i Kristinehamns kommun. Dessa riktlinjer gäller för arkiv hos myndigheter och bolag enligt 1 punkten i Arkivreglemente för Kristinehamns kommun. Arkivmyndigheten kan besluta om undantag från dessa riktlinjer. Alla arkivfrågor ska hanteras i samråd med arkivarien vid kommunarkivet. På varje förvaltning/avdelning ska det finnas person/personer, som är arkivredogörare. Information ska lämnas till kommunarkivet om vem/vilka dessa är. 2 Arkivredogörare Det ska finnas en eller flera arkivredogörare hos respektive nämnd/förvaltning. En arkivredogörare har följande ansvar: ska känna till gällande lagar och bestämmelser rörande arkivvården kunna bevaka arkivlagens och reglementets tillämpning hos myndigheten bevaka arkivfrågor vid förändring i organisation och rutiner förbereda och ordna leverans till Kommunarkivet ansvara för att dokumenthanteringsplaner, arkivförteckningar och arkivbeskrivningar upprättas verkställa beslut och föreskriven gallring hos myndigheten ska se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen informera berörd personal om bestämmelser och rutiner inom arkivområdet 3 Arkivbeständighet och förvaring av arkivmaterial Myndigheten ska välja medium med beaktande av att handlingarna ska kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfredställande sätt. I de fall myndigheterna kan styra valet av papperskvalitet i arkivbildningen, ska åldringsbeständigt eller arkivbeständigt papper användas. Detta gäller även handlingar som tas emot med fax eller liknande utrustning. Arkivbeständigt papper ska användas för handlingar som beräknas bli utsatta för stort slitage. Myndigheten ska välja papper som uppfyller de krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter och tekniska krav för handlingar på papper 1 Skrivmedel och maskinell utrustning ska uppfylla de krav som ställs i Riksarkivets tekniska krav på skrivmedel och maskinell utrustning 2. 1 www.riksarkivet.se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper/ RA-FS 2006:1 (Grundförfattning) 2 www.riksarkivet.se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering/ra-fs 2006:4 (Grundförfattning)

Kristinehamns kommun Datum 2015-07-14 Sida 4(8) 3.1 Mikrofilm Framställning, hantering, förvaring och vård av handlingar på mikrofilm ska ske i enlighet med de krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter 3. 3.2 Hantering och förvaring av handlingar Handlingarna ska under hela bevarandetiden hanteras, förvaras och skyddas så att den fysiska kvaliteten och den logiska ordningen bibehålls. Myndigheten bör fastställ rutiner för att skydda handlingar mot obehörig åtkomst, manipulation och stöld. Vid tillhandahållande av handlingar till allmänheten bör myndigheten övervaka hur handlingarna hanteras. Myndigheten ska välja förvaringsmedel med hänsyn till de krav som ställs på handlingarnas användning och skydd. När man väljer förvaringsmedel ska följande beaktas: handlingarnas bevarandetid behov av skydd mot påverkan från den omgivande miljön behov av skydd mot att handlingarna sprids eller avlägsnas samt hur handlingarna används (hanterlighet, slitage m.m.) Myndigheten ska förvara arkivet i sådan ordning att handlingarna är sökbara. 4 Arkivlokaler Handlingar som tillhör myndighetens arkiv bör förvaras i arkivlokal. Detta gäller inte handlingar i ärenden som är under handläggning. Efter egen riskbedömning av myndigheten kan handlingar undantas från bestämmelsen om förvaring i arkivlokal. De ska dock förvaras på ett betryggande sätt. Om myndigheten saknar arkivlokal eller under viss tid måste förvara handlingar utanför arkivlokalen ska handlingarna förvaras i dokument- eller säkerhetsskåp som ger motsvarande skydd. Arkivlokalen bör inte användas för förvaring av annat än arkivhandlingar. Undantag kan göras för tillfällig förvaring av materiel som inte inkräktar på handlingarnas utrymme, säkerhet eller beständighet. Arkivlokalen ska inrättas så att den ger skydd för handlingarna mot: fukt och vatten brand och skadlig upphettning stöld och olaga intrång skadlig klimat- och miljöpåverkan skadliga ljus samt skadedjur 3 www.riksarkivet.se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på mikrofilm/ra-fs 2006:2 (Grundförfattning)

Kristinehamns kommun Datum 2015-07-14 Sida 5(8) Konstruktioner, byggnadsdelar, installationer och inredning ska uppfylla de krav som ställs i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler. 4 I Kristinehamns kommun är det endast kommunarkivets lokaler som uppfyller dessa bestämmelser. Det är därför angeläget att varje myndighet gör egna riskbedömningar i frågan om säkerheten vid förvaring av handlingar. 5 Bevarande och gallring av allmänna handlingar Vid upprättande och revidering av dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut ska samråd ske med arkivarien vid kommunarkivet. Det är viktigt att arkivfrågor inte glöms bort i samband med organisationsförändringar. Gallring innebär förstöring av allmänna handlingar och/eller begränsningar eller förändring av möjligheten att använda information i allmänna handlingar. Vid fastställande av gallringsfrister ska rätten till insyn, rättsskipningens och förvaltningens behov av information samt forskning tillgodoses. Om behov finns kan särskilda beslut om gallring tas för specifika grupper av handlingar för en viss tid. I båda fallen ska samråd ske med arkivmyndigheten, innan gallringsbeslut tas i nämnd eller styrelse. Innan förslag till bevarande och gallring skickas till Kommunarkivet för samråd ska behovet ur juridisk aspekt och för ekonomisk revision ha kontrollerats. Tidsangivelsen i gallringsfristen räknas från utgången av handlingens tillkomstår, alternativt år för sista anteckning, om inte annat anges i dokumentplanen. Sekretessbelagda eller på annat sätt känsliga handlingar ska vid gallring förstöras genom bränning, malning eller annan kontrollerad metod. 5.1 Arkivbeskrivning Varje myndighet ska upprätta en arkivbeskrivning som ska innehålla uppgifter om: myndighetens organisation och uppgifter myndighetens och eventuella föregångares historik sökingångar till arkivet inskränkning i tillgängligheten genom sekretess (i förekommande fall) gallringsbeslut som tillämpas myndighetens arkivredogörare Arkivbeskrivningen ska revideras fortlöpande. 5.2 Dokumenthanteringsplan Beslut om gallring av allmänna handlingar tas genom att nämnder och bolag fastställer sina dokumenthanteringsplaner. En dokumenthanteringsplan 4 www.riksarkivet.se Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler/ra:fs 2013:4

Kristinehamns kommun Datum 2015-07-14 Sida 6(8) beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ska hanteras. Den ska innehålla: handlingens benämning handlingens medium förvaringsplats gallringsfrist (bevaras/gallras) Samtliga handlingstyper som förekommer hos en myndighet, oavsett medium, ska vara upptagna i planen. Dokumenthanteringsplanen ska revideras varje år 6 Överlämnande av arkiv till arkivmyndigheten De av kommunen allmänna handlingar, som ska bevaras för framtiden, ska överlämnas till Kommunarkivet. Innan de lämnas ska de vara ordnade och förtecknade av arkivredogörare på förvaltningen. Handlingar får aldrig överlämnas till Kommunarkivet utan samråd och godkännande av arkivarien. Ordningställande av handlingar ska göras av arkivredogörare på förvaltningen. Akten/ärendet ska rensas. Gem, häftklamrar, post-it lappar och plastfickor ska tas bort. Protokoll och minnesanteckningar m.m. ska ligga i kronologisk ordning handlingar av samma typ läggs tillsammans. T.ex. protokoll från 2009 i ett aktomslag: grå kaskad, vilket är ett grått arkivpapper i A3 format. Dessa ark kan köpas från Kommunarkivet. på aktomslagets utsida, i övre högre hörnet, skrivs med blyerts vad aktomslaget innehåller t.ex. Protokoll från X-nämnden år 2009. Diarieförda handlingar placeras: årsvis i diarie- (ta bort bindestrecket) nummerordning (fallande d.v.s. från t.ex. nr. 1 100 med nr. 1 överst). varje ärende/akt ska ha ett aktomslag, se ovan, och i övre högra hörnet skriver man diarienummerbeteckningen med blyerts. Projekt ska hanteras enligt dokumentplanen. Det är den person som är ansvarig för projektet som ansvarar för att rensa bort de handlingar som inte ska arkiveras. Handlingarna, som ska arkiveras: Placeras i lämplig ordning t.ex. diarienummerordning eller kronologisk ordning i aktomslag och sedan i arkivboxar Personal- akter (anställda) placeras: i personnummerordning med en person i varje aktomslag. personnummer skrivs med blyerts i övre högra hörnet på aktomslaget akterna läggs i personnummerordning i arkivkartonger

Kristinehamns kommun Datum 2015-07-14 Sida 7(8) Person- akter som ska bevaras ur forskningssynpunkt t.ex. de akter med personer som är födda på dag 5, 15 och 25 ska hanteras enligt följande: personakter läggs i personnummerordning med en person i varje aktomslag personnummer skrivs med blyerts i övre högra hörnet på aktomslaget akterna läggs i personnummerordning i arkivboxarna Gallring av handlingarna får endast ske när ett gallringsbeslut tagits av respektive nämnd. För att kunna gallra handlingar bakåt i tiden måste ett gallringsbeslut med retroaktiv verkan tas av nämnden. För arkiv som avslutats dvs. för upphörda myndigheter, ska förteckningen förses med en historik. Eventuella undantag meddelas av arkivmyndigheten. 6.1 Arkivboxar Handlingar läggs i arkivboxar, som kan köpas från Kommunarkivet. De finns i olika storlekar, 3 cm, 5,5 cm och 8 cm breda. Arkivboxen ska öppnas med locket uppåt, när kartongen ligger ner. Det är viktigt att fylla kartongen helt. 6.2 Märkning av arkivboxar På långsidan av arkivboxen ska innehållet antecknas med blyerts, enligt följande exempel: Kristinehamns kommun (Kommunens namn ska alltid stå överst, i versaler) Socialnämnden (Nämnden eller förvaltningens namn, i versaler) Protokoll (Innehållet t.ex. protokoll, i gemener) 2015 (Årtal) Det är mycket viktigt att arkivboxen märks med rätt innehåll. 6.3 Arkivförteckning Förteckning ska göras av handlingarna/arkivboxarna dvs. en lista ska upprättas över vilka handlingar som har arkivlagts. Varje volym/arkivbox ska förtecknas (skrivas upp på listan). Förteckningen är underlag till arkivförteckningen, som Kommunarkivet upprättar. Formulär till förteckning finns på Kommunarkivet Vid förteckning ska det allmänna arkivschemat följas 6.4 Överlämning till Kommunarkivet Överlämning till Kommunarkivet sker när arkivredogöraren på förvaltningen är färdig med iordningställandet av arkivhandlingar. Kontakt tas med arkivarien på Kommunarkivet. Innan överlämnande till Kommunarkivet kan ske kommer arkivarien att kontrollera att anvisningarna har följts. Arkivredogöraren på förvaltningen deltar vid leveransen av arkivhandlingar till Kommunarkivet. Efter överlämnande och kontroll kvitterar arkivarien leveransen som bekräftelse på övertagandet av ansvaret för handlingarna.

Kristinehamns kommun Datum 2015-07-14 Sida 8(8) 7 Ansvar för handlingar som ska arkiveras Respektive förvaltning ansvarar för iordningställande av handlingar som ska arkiveras. Om ni känner er osäkra på rutinerna vid arkivering eller om ni har andra frågor är ni välkomna att kontakta Kommunarkivet. Arkivarien kan även komma ut till förvaltningen och ge information. Kontakta Kommunarkivet på tele 0550 880 44