Föreskrifter med arbetsordning för Inspektionen för socialförsäkringen (ISF) Föreskrift F1

Föreskrifter med arbetsordning för Inspektionen för socialförsäkringen (ISF) Föreskrift F1

Innehåll 1 Inledning... 3 Ändringshistorik... 3 2 Inledande bestämmelser... 5 3 Organisation... 6 3.1 Myndighetens ledning... 6 3.2 Insynsråd... 6 3.3 Enheter... 6 3.4 Chefsjurist... 7 3.5 Medarbetare... 7 3.6 Projekt... 7 4 Ansvarsområden och verksamhet... 8 4.1 Alla medarbetare... 8 4.2 Cheferna... 8 4.3 Sakenheterna... 8 4.4 Administrativa enheten... 9 4.5 Chefsjuristen... 10 5 Interna funktioner... 11 5.1 Personalansvarsnämnd... 11 5.2 Dataskyddsombud... 11 5.3 Säkerhetschef och informationssäkerhetsansvarig... 12 5.4 Arkivansvarig... 12 5.5 Ansvarig för myndighetetens systematiska brandskyddsarbete... 12 6 Beslutanderätt och delegering... 13 6.1 Beslutanderätt... 13 6.2 Delegering av ansvar... 14 6.3 Delegering av ekonomiska beslut m.m.... 15 6.4 Arbetsmiljö... 15 7 Interna styrdokument... 16 7.1 Strategi... 16 7.2 Policy... 16 7.3 Föreskrifter... 16 7.4 Vägledning... 16 2

1 Inledning Dessa föreskrifter med arbetsordning för Inspektionen för socialförsäkringen (ISF), version 2.3, har beslutats av generaldirektören för myndigheten den 10 oktober 2018 med stöd av 4 myndighetsförordningen (2007:515) och 5 förordningen (2009:602) med instruktion för Inspektionen för socialförsäkringen. Föreskrifterna gäller från den 15 oktober 2018. Ändringshistorik Beslutsdatum för ändring Dnr Ändringen avser bestämmelse Ändringen gäller fr.o.m. Version 2009-07-01 2009-6 Ursprungliga föreskrifter 2016-12-21 2016-0222 Föreskrifterna har arbetats om med anledning av en organisationsförändring som innebär att kompetensområdena och kompetensområdescheferna har tagits bort. 2018-02-23 2018-0032 Föreskrifterna har arbetats om med anledning av organisationsförändringar som innebär att antalet sakenheter har ändrats från tre till fyra enheter, att en myndighetsjurist har placerats under chefsjuristen och att det medicinska rådet har tagits bort. 2018-05-23 2018-0085 Avsnitt 5.2 har ändrats med anledning av att personuppgiftsombud ska ersättas med ett dataskyddsombud med anledning av kraven i EU:s dataskyddsförordning. 2009-07-01 1.0 2017-01-01 2.0 2017-11-06 2.1 2018-05-25 2.2 3

2018-10-10 2018-0159 Föreskrifterna har arbetats om med anledning av organisationsförändringar som innebär att antalet sakenheter har ändrats från fyra till tre enheter och att myndighetsjuridik har lagts under den administrativa enheten. 2018-10-15 2.3 4

2 Inledande bestämmelser Myndighetens uppgifter framgår av förordningen (2009:602) med instruktion för Inspektionen för socialförsäkringen, nedan kallad myndighetens instruktion, och de årliga regleringsbreven. Arbetsordningen innehåller närmare bestämmelser om myndighetens organisation, former för myndighetens verksamhet, delegering av verksamhetsansvar och beslutanderätt och formerna i övrigt för verksamheten. Verksamheten styrs också genom interna styrdokument och gällande verksamhetsplan. 5

3 Organisation 3.1 Myndighetens ledning En organisationskarta finns i bilaga 1. Generaldirektören Myndigheten leds av generaldirektören, som i enlighet med 3 myndighetsförordningen är ansvarig för verksamheten. Generaldirektören utser en ställföreträdande generaldirektör som tjänstgör i generaldirektörens ställe när hen inte är i tjänst. Ledningsgrupp Vid myndigheten finns en ledningsgrupp. Ledningsgruppen är ett rådgivande organ till generaldirektören. Generaldirektören är ordförande i ledningsgruppen. Ledningsgruppen består i övrigt av cheferna för sakenheterna, den administrativa chefen och chefsjuristen (cheferna). I ledningsgruppen ingår också den HR-ansvariga. 3.2 Insynsråd Av 6 myndighetens instruktion framgår att det ska finnas ett insynsråd vid myndigheten. Närmare bestämmelser om insynsrådet finns i myndighetsförordningen. 3.3 Enheter Verksamheten vid myndigheten är organiserad i fyra sakenheter och en administrativ enhet. Sakenheter Vid myndigheten finns tre sakenheter med ansvar för myndighetens tillsyns- och granskningsverksamhet: Enheten för barn och familj, tandvårdsstöd och pensioner Enheten för sjukfrånvaro och funktionsvariation Enheten för övergripande studier och internationella frågor. Varje sakenhet leds av en enhetschef. 6

Administrativ enhet Vid myndigheten finns en administrativ enhet med ansvar för myndighetens stödfunktioner. Enheten leds av den administrativa chefen. 3.4 Chefsjurist Vid myndigheten finns en chefsjurist som är placerad under generaldirektören. 3.5 Medarbetare Alla medarbetare har en grundanställning vid myndigheten. Sakehetscheferna, den administrativa chefen och chefsjuristen utses genom tidsbegränsade förordnanden. Övriga medarbetare är placerade vid en enhet. Medarbetare kan arbeta både i projekt som faller under den egna enhetens och andra enheters ansvarsområden. 3.6 Projekt Myndighetens tillsyns- och granskningsverksamhet bedrivs i huvudsak i projektform. Generaldirektören beslutar årligen i verksamhetsplanen vilka projekt som myndigheten avser att genomföra under det kommande året. I enlighet med 12 myndighetens instruktion ska myndigheten i en särskild tillsynsoch granskningsplan ange vilken huvudsaklig inriktning tillsynen och granskningen ska ha under året. Varje projekt leds av en projektledare. Ytterligare bestämmelser om ledning och genomförande av projekt finns i en projektvägledning. 7

4 Ansvarsområden och verksamhet 4.1 Alla medarbetare Chefer och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att arbetet i myndigheten inriktas mot myndighetens övergripande uppgift att verka för en rättssäker och effektiv socialförsäkring. 4.2 Cheferna Sakenhetscheferna, den administrativa chefen och chefsjuristen ansvarar under generaldirektören för verksamheten inom sin enhet respektive sitt område. Det innebär bland annat att cheferna ska leda, planera, utveckla och följa upp verksamheten. Cheferna har personalansvar för de medarbetare som är placerade vid respektive enhet. Chefsjuristen har personalansvar för myndighetsjuristen. Generaldirektören har personalansvar för cheferna. 4.3 Sakenheterna Sakenheternas ansvarsområden ska tillsammans täcka myndighetens ansvarsområde enligt 1 3 myndighetens instruktion, dvs. socialförsäkringsområdet jämte verksamheter som gränsar till socialförsäkringsområdet och samverkansinsatser med anknytning till socialförsäkringsområdet. Varje sakenhet ansvarar för att bevaka den nationella och, i den mån det är relevant, den internationella utvecklingen inom enhetens ansvarsområde, följa nationell och, i den mån det är relevant, internationell forskning som är av betydelse för utvecklingen inom enhetens ansvarsområde, och identifiera behov av granskning och tillsyn inom områden som berör mer än en enhets ansvarsområde eller inte handlar om något specifikt förmånsområde, och att samverka med andra enheter i sådana frågor belysa hur socialförsäkringen fungerar för kvinnor och män samt för flickor och pojkar. 8

Enheten för barn och familj, tandvårdsstöd och pensioner Enheten ansvarar för tillsyn och granskning som rör stöd till familjer och bar, samt tandvårdsstöd och pensioner. Enheten för sjukfrånvaro och funktionsvariation Enheten ansvarar för tillsyn och granskning som rör stöd vid sjukfrånvaro och rehabilitering samt stöd till personer med funktionsvariation. Enheten för övergripande studier och internationella frågor Enheten ansvarar för tillsyn och granskning tillsyn och granskning som rör flera förmånsområden eller som inte handlar om något specifikt förmånsområde. Enheten ansvarar också för internationella frågor som rör samordningen av socialförsäkringen i relation till andra länder. 4.4 Administrativa enheten Den administrativa enheten ansvar för att samordna och utveckla den interna styrningen och stödet avseende ekonomi, it, kommunikation, lokalförsörjning och kontorsservice, myndighetsjuridik, personal, upphandling, dokumentförvaltning, och övrigt stöd. Enheten ska vad gäller ekonomi särskilt ansvara för att gällande regelverk efterlevs och bland annat ansvara för budgetunderlag, verksamhetsplan och årsredovisning. Enheten ska vad gäller personal särskilt ansvara för information och förhandling enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (MBL) och lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS), kollektivavtal för myndigheten, jämställdhets- och mångfaldsarbete, råd om vilka bisysslor som är förenliga med anställning vid myndigheten och arbetsmiljöarbete. Enheten ska vad gäller dokumentförvaltning ansvara för den centrala postöppningen, registrering av inkommande och upprättade handlingar, myndighetens diarium samt arkivläggning. Enheten ansvarar också för struktur och aktualitet i de interna styrdokumenten. I enhetens övriga stöd ingår att ansvara för bland annat myndighetens riskanalyser och miljöledning. 9

4.5 Chefsjuristen Chefsjuristen ansvarar för att stödja generaldirektören, sakenheterna och den administrativa enheten i juridiska frågor. 10

5 Interna funktioner 5.1 Personalansvarsnämnd Myndighetens personalansvarsnämnd ska enligt 25 myndighetsförordningen pröva frågor om skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden, när anställningen inte är en provanställning, disciplinansvar, åtalsanmälan, avstängning. Personalansvarsnämnden består av generaldirektören, som är ordförande i nämnden, samt personalföreträdarna, chefsjuristen, den administrativa chefen och ytterligare chefer som generaldirektören utser. Den HRansvariga är föredragande inför nämnden om inte generaldirektören i det enskilda fallet förordnar något annat. Vid sammanträdena ska det föras protokoll, som undertecknas av ordföranden och protokollföraren och justeras av en av ledamöterna. Den administrativa enheten ansvarar för kallelser, protokollföring och expediering av beslut. 5.2 Dataskyddsombud Vid myndigheten ska det finnas ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet ska utföra de arbetsuppgifter som framgår av artikel 39 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning). Det innebär att dataskyddsombudet bland annat ska - informera och ge råd till medarbetare och personuppgiftsbiträden som ISF anlitar om deras skyldigheter enligt dataskyddsförordningen - övervaka att ISF följer dataskyddsförordningen - ge råd om konsekvensbedömningar avseende dataskydd - samarbeta med Datainspektionen och fungera som kontaktpunkt i frågor som rör personuppgiftsbehandling, bland annat vid förhandssamråd, och vid behov samråda med Datainspektionen i andra frågor. 11

Dataskyddsombudet ska delta i alla frågor vid myndigheten som rör skyddet av personuppgifter och rapportera till ledningsgruppen. 5.3 Säkerhetschef och informationssäkerhetsansvarig Den administrativa chefen är myndighetens säkerhetschef och har under generaldirektören ansvar för myndighetsövergripande säkerhetsskyddsfrågor och kontroll av att säkerhetsverksamheten fungerar. Den it-ansvariga vid administrativa enheten har under den administrativa chefen ansvar för myndighetens informationssäkerhetsfrågor. 5.4 Arkivansvarig Den administrativa chefen ansvarar för myndighetens arkiv- och informationshantering. 5.5 Ansvarig för myndighetetens systematiska brandskyddsarbete Den administrativa chefen ansvarar för myndighetens systematiska brandskyddsarbete. 12

6 Beslutanderätt och delegering 6.1 Beslutanderätt Generaldirektören Generaldirektören fattar beslut om verksamhetens organisation, styrdokument, verksamhetsplan, myndighetens budget och investeringsplan, fördelning av resurser inom myndigheten, anställningar och uppsägningar, lönesättning, fullmakt att företräda myndigheten, vikarier som inträder i en chefs ställe, mångfalds- och jämställdhetsplaner, handlingsplan för arbetsmiljöarbetet, framställningar och yttranden till regeringen, ärenden där beslutet väsentligt avviker från tidigare praxis eller annars är av större principiell betydelse, och frågor som inte hör till någon annans ansvarsområde. Beslutanderätt som inte är uttryckligen delegerad till underställd chef kvarstår hos generaldirektören. Delegering ska ske skriftligen. Ställföreträdande generaldirektören Den ställföreträdande generaldirektören leder myndigheten och fattar beslut i generaldirektörens ställe när generaldirektören inte är i tjänst eller är på tjänsteresa. 13

Chefsjuristen Chefsjuristen beslutar i frågor om utlämnande av allmänna handlingar och uppgifter när frågan ska prövas av myndighet enligt 6 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Sakenhetschefer och den administrativa chefen Sakenhetschefer och den administrativa chefen fattar beslut om semester och kortare ledigheter, tjänsteresor för medarbetare, och övertidsarbete. Sakenhetschefer och den administrativa chefen får delegera sin beslutanderätt till en medarbetare på enheten under tid när chefen inte är i tjänst eller är på tjänsteresa. Rätt att företräda myndigheten Fullmakt att företräda myndigheten och underteckna handlingar på myndighetens vägnar utfärdas av generaldirektören. 6.2 Delegering av ansvar Chefer Cheferna ansvarar för att samråda med andra chefer inom myndigheten, att myndighetens resultat från granskningar och utvärderingar sprids internt och externt, budgetering, uppföljning och prognostisering av verksamheter inom respektive chefs ansvarsområde, att bevaka att interna och externa regler följs av enhetens medarbetare, att verksamheten drivs i överensstämmelse med myndighetens uppdrag, inriktning och verksamhetsplan, att rutiner för omvärldsbevakning etableras och underhålls, att medarbetarna får den information som behövs för verksamheten, arbetsmiljöarbetet vid enheten, kompetensutveckling för medarbetarna, att utfärda intyg och betyg efter samråd med den HR-ansvariga, semesterplanering, medarbetarsamtal och lönesättande samtal underlag för lönerevision. 14

Cheferna ansvarar också för att utan dröjsmål informera generaldirektören om ärenden och händelser av större vikt eller principiell betydelse inom sina respektive enheters ansvarsområden. 6.3 Delegering av ekonomiska beslut m.m. Ekonomiskt ansvar och delegering av beslutanderätt i ekonomiska frågor såsom attesträtt, upphandling, anskaffning av anläggningstillgångar, upptagande av lån samt redovisningsprinciper regleras i särskilda föreskrifter om ekonomiska beslut. 6.4 Arbetsmiljö Varje chef ska inom sitt ansvarsområde planera, leda och följa upp verksamheten i enlighet med arbetsmiljölagen (1977:1146) och aktuella föreskrifter på arbetsmiljöområdet. Arbetsgivaren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljön ska regelbundet undersökas och dokumenteras. Den administrativa chefen ska i erforderlig utsträckning låta utarbeta förslag till mål för och samordna arbetsmiljöarbetet inom myndigheten. Berörda arbetsmiljöombud ska ges tillfälle att medverka i arbetsmiljöarbetet genom den arbetsmiljögrupp som finns vid myndigheten. Arbetsmiljögruppen består av den administrativa chefen, den HR-ansvariga och arbetsmiljöombuden. 15

7 Interna styrdokument Utöver beslut i särskilda frågor ska följande kategorier av styrdokument användas för styrning av myndighetens verksamhet. Styrdokument ska publiceras löpande i särskilda, numrerade serier. 7.1 Strategi En strategi beskriver vägval och övergripande tillvägagångssätt för hur ISF:s vision och verksamhetsidé ska uppnås. 7.2 Policy En policy uttrycker ledningens viljeinriktning och ställer krav på ett enhetligt förhållningssätt eller agerande på en övergripande nivå. En policy kan beskriva vad myndigheten ska göra på ett visst område och vilken ambitionsnivån bör vara. 7.3 Föreskrifter Föreskrifter innehåller bindande regler som ska följas av medarbetarna. 7.4 Vägledning En vägledning innehåller en samlad information om vad som gäller inom en viss verksamhet eller process. En vägledning bör ge konkreta råd och rekommendationer för hur ärenden ska handläggas och frågor ska hanteras. En vägledning kan också innehålla mallar, exempelsamlingar och liknande. 16