Vem får registrera poster i DiVA Alla forskare och anställda vid Karlstads universitet bör registrera sina vetenskapliga publikationer i DIVA. Även tidigare anställda, t.ex. professor emeritus, som arvoderas eller har formell anknytning till universitetet kan registrera poster. Studenter på Karlstad Universitet kan registrera och-publicera sina examensarbeten/studentuppsatser. Vad kan registreras i DiVA? Samtliga vetenskapliga publikationer av forskare och anställda vid Karlstads universitet ska registreras i DIVA för att få en samlad bild över utgivningen på universitetet. Alla registreringar måste kunna beläggas för att räknas som publikation, d.v.s. det måste vara möjligt för en utomstående att hitta originalpublikationen. För att forskaren ska kunna få ett fullständigt CV på sin hemsida är det möjligt att registrera vetenskapliga publikationer från tidigare anställningar. I dessa fall ska den tidigare arbetsgivaren stå som organisationstillhörighet och inte Karlstads universitet. Licentiatuppsatser, doktorsavhandlingar och rapporter som ingår i Karlstad universitetets rapportserie Karlstad University Studies ska registreras och fulltexten ska bifogas i sin helhet om inte upphovsrättsliga skäl talar emot. Studentuppsatser/Examensarbeten registreras men fulltextpublicering sker frivilligt. Utöver de vanliga publikationstyperna (t.ex. artikel, bokkapitel, avhandling) räknas som publikation även recensioner och artiklar i dagstidningar, populärvetenskapliga tidskrifter, böcker samt nya upplagor av tidigare publicerat material med vetenskapligt innehåll. Vad skall INTE registreras i DiVA? Utöver material som inte går att belägga räknas följande exempel inte som publikation: Artiklar med status manuskript, submitted och accepted om de inte ingår i en avhandling Artiklar med status in press, e-pub ahead of print om en fungerande DOI länk saknas. Material som är upphovsrättsskyddat (inklusive bilder och filmer) Presentationer där forskaren var Chair eller Moderator Undervisningsmaterial utan ISBN Icke vetenskapligt material
Kvalitetskontroll Bibliotekspersonalen granskar poster som registreras i DiVA och fyller på och ändrar uppgifter om det anses nödvändigt. Biblioteket granskar dock inte material som har publicerats när forskaren arbetade på ett annat lärosäte och material som faller under övrigt. Författaren ansvarar då själv för att uppgifterna är korrekta. Vilka fält bör fyllas i? För att upprätthålla en hög kvalitet på posterna ska så mycket information som möjligt finnas med. Vissa fält är redan märkta med en askterisk (*) och är obligatoriska men även följande information bör finnas med (om möjligt): Födelseår Alla författare som är medförfattare i samma ordning som på publikationen Användarnamn (CAS ID)! Mycket viktigt eftersom publikationen syns automatisk i forskarens referenslista på forskarsidan. Organisation Titel på publikationen Typ av innehåll (Refereegranskat/övrig vetenskaplig/övrig) Tidskriftens namn, publiceringsår, volym, nummer och sidintervall Utgivare ISBN Serie samt serienummer DOI-länk (om den finns) Nationell ämneskategori (används av söktjänsten SwePub) Abstract (posten hittas lättare av sökmotorer) Nyckelord (posten hittas lättare av sökmotorer) Konferensartiklar ska alltid innehålla information om konferensens namn, datum och plats. Proceedings ska visa Proceedingens titel, redaktörer och ISBN. Författare Samtliga författare ska namnges och författarordningen ska spegla ordningen på publikationen. Uppgifter som födelseår, användarnamn och organisation ska finnas med för alla författare som tillhör Karlstads universitet. Namn, efternamn och organisation ska finnas med för alla författare utanför KAU. Vilken organisation?
Organisationstillhörighet i DiVA ska motsvara affilieringen på publikationen och måste inte överensstämma med forskarens nuvarande organisationstillhörighet. Detta är särskilt viktigt med hänsyn till Centrumbildningar, personer som tillhör olika avdelningar och arbeten som utfördes innan personen började sitt arbete på KAU samt effekter av omorganisation. Om forskaren inte fyllt i någon affiliering och uppgifterna inte finns med i publikationen ska organisation väljas enligt uppgifterna i personalkatalogen. Det är möjligt att välja flera tillhörigheter om man är osäker (t.ex. när det gäller Centrumbildningar). Om publikationen har skrivits när forskaren var verksam vid ett annat universitet ska man välja annat lärosäte och fylla i uppgifterna i fritextfältet. Typ av innehåll Hur ska uppgiften "refereegranskad vetenskaplig artikel tolkas? Gäller artikel i tidskrift, artikel, konferensbidrag och forskningsöversikt. För att en artikel ska kunna kallas refereegranskad krävs att tidskriften eller konferensen ifråga använder sig av en peer-reviewprocess. Artikeln har då genomgått granskning av oberoende referenter, dvs experter som inte ingår i redaktionen, som bedömt att ett arbete har tillräckligt bra vetenskaplig kvalitet för att accepteras för publicering. Hur ska uppgiften övrig vetenskaplig tolkas? Publikationens innehåll är av vetenskaplig karaktär och riktar sig mot vetenskapssamhället men har inte genomgått refereegransking. Hur ska övrig tolkas? Som övrig räknas publikationer av populärvetenskaplig karaktär som riktas mot allmänheten. Även debattinlägg räknas hit. Ändringar Ändringar i redan publicerade poster I poster som innehåller en fulltext får filen varken bytas ut mot en ny eller ändras innehållsmässigt. Istället kan en Erratalista upprättas och bifogas till den felaktiga posten. I undantagsfall, dvs. om arbetet innehåller mycket grova fel som påverkar arbetes slutsatser och resultat kan en ny version publiceras tillsammans med den gamla. Det ska då tydligt framgå vilken version som är ny och vilken som är originalet. En redan publicerad post kan bara tas bort om den bryter mot upphovsrätten, är ett plagiat eller är sekretessbelagd.
Kontakta bibliotekets personal eller förlaget för tillägg av korrigerad version eller borttagande av upphovsrättsstridig publikation. I fall att en plagiering upptäcks bör dekanen på respektive fakultet kopplas in. Namnändringar Namnändringar sker i regel vid byte från ett vanligt efternamn till mer ovanligt eller vid giftemål. Vid dessa tillfällen uppkommer frågan huruvida man bör lägga till eller ändra författarens namn på tidigare publicerade publikationer så att alla publikationer blir sökbara på båda namnen. I DiVA kan man göra det på följande sätt: 1) Om man har bytt namn (t.ex. vid giftemål) kan man lägga till det nya namnet inom parentes efter det gamla. 2) Om man har gift sig och lägger till ett extra efternamn ska det nya efternamnet stå inom parentes i äldre publikationer 3) Om man på eget initiativ ändrar stavning på sitt namn, där stavningsändringen inte är bokförd på Skatteverket, ska i första hand uppgifterna i personalkatalogen gälla Publikationstyper Antologi/Samlingsverk En antologi är ett samlingsverk där flera författare har skrivit varsitt kapitel. I kategorin Samlingsverk är det redaktörerna för boken som ska registreras och då enligt författarordningen på titel- eller omslagssidan. Övriga författare väljer Kapitel i bok. Artikel i tidskrift Allmänt gäller att artikeln måste vara publicerad, dvs. det måste vara möjligt att hitta publikationen i t.ex. ISI eller motsvarande kataloger/databaser om artikeln ska registreras i DiVA. Artiklar med statusen in press kan bara registreras om artikeln har en fungerande DOI. I konferenspublikationer som publicerades i en tidskrift måste konferensnamnet, datum och plats alltid vara angivet. När det gäller e-publicerade artiklar som enbart har artikelnummer kan artikelnumret läggas i första sid-fältet och DOI ska fyllas i. I övrigt registreras de som tryckta artiklar. Doktorasavhandlingar och licentiatuppsatser Licentiatuppsatser och doktorsavhandlingar som ingår i serien Karlstad University Press ska publiceras som fulltext i DiVA enligt rektorsbeslut (110/04) såvitt inga särskilda skäl mot detta föreligger. Det är författarens ansvar att inhämta eventuella tillstånd för elektronisk publicering av bilder/diagram etc. från förlag/tidskrifter och en publiceringsöverenskommelse måste lämnas till förlaget.
Sammanläggningsavhandlingar/licentiatuppsatser kan av upphovsrättsliga skäl sällan publiceras i sin helhet. Därför ska bara kappan e-publiceras. Samtliga delarbeten (inklusive manuskript) registreras som separata poster och visas som länkar i avhandlingsposten. Delarbeten med status manuskript registreras som manuskript (preprint), delarbeten med status in press, submitted eller accepted registreras som Artikel i tidskrift och respektive status anges. Avhandlingar och licentiatuppsatser som framlagts av KAU-forskare men vid ett annat lärosäte ska registreras så att lärosätets namn samt datum då avhandlingen/uppsatsen publicerades framgår. Om arbetet är en översättning av en avhandling/licentiatuppsats ska detta noteras i anteckningsfältet. Abstract måste finnas på engelska om det rör sig om en avhandling. Bok/Bokkapitel Som bok räknas monografier, CD skivor och kompendier som har ett ISBN och är utgivna av ett förlag. Saknas ISBN registreras posten som Övrigt. Om man är osäker kan man kolla om posten finns i Libris, där många böcker finns registrerade. Varje enskild upplaga av en bok ska ha en egen post i DiVA. Ska en bok/bokkapitel registreras som refereegranskad måste det tydlig framgå att den ansvariga utgivaren tillämpa referee-granskning, annars räknas det som övrigt vetenskapligt. I posten bokkapitel ska information om boken så som titel och ISBN finnas med. - Examensarbeten och uppsatser Reglerna för avhandlingar gäller i stort sett även för examensarbeten och studentuppsatser och det rekommenderas att uppsatserna publiceras som fulltext (OBS! Fulltextpublicering krävs av vissa avdelningar på KAU). Publiceringsöverenskommelser lämnas till respektive kurssekreterare eller motsvarande på avdelningen. Information om uppsatstens nivå (master, magister ), poäng och ämne/kurs ska finnas. Om ett examensarbete som lagts fram vid ett annat lärosäte ska publiceras i DiVA ska denna information framgår. Konferensbidrag När man registrerar konferensbidrag är det viktig att skilja mellan konferensbidrag/artikel och proceedings (redaktörskap). Konferensbidrag är publikationer som abstracts eller artiklar som forskaren har presenterat på en konferens. Proceedings beskriver däremot ett samlingsverk som innehåller artiklar från en konferens och där forskaren var redaktör. För att kunna registrera ett konferensbidrag måste konferensen kunna härledas, dvs. uppgifter som tid, plats och datum måste framgå. Om det inte är möjligt att belägga uppgifterna skall bidraget inte registreras i DiVA.
Det finns flera underkategorier att välja: Posters som presenterats räknas som övrigt vetenskapligt. Abstracts: Muntliga anföranden från konferenser med inskickat abstract anges som övrigt vetenskapligt. Presentation: Muntlig presentation med inskickat artikel. Om artikeln är publicerad i en proceedings registreras den som refereegranskat annars som Övrigt vetenskapligt. Om forskaren var moderator eller chair på en konferens ska bidraget inte registreras i DiVA. Om publikationen sker i form av artikel i tidskrift, bok eller bokkapitel, ska motsvarande formulär för registrering i DiVA användas. I dessa fall läggs uppgifter om konferensen i anmärkningsfältet. Ibland har konferensbidrag med samma titel presenterats på olika konferenser, då ska det vara en post per konferens. Proceedings Proceedings är ett samlingsverk som innehåller artiklar från en konferens. Forskaren ska vara redaktör på proceedings för att kunna välja denna kategori. Rapport Rapporter som ingår i serien Karlstad University Press ska publiceras som fulltext i DiVA enligt rektorsbeslut (110/04) såvitt inga särskilda skäl mot detta föreligger. Det är författarens ansvar att inhämta eventuella tillstånd för elektronisk publicering av bilder/diagram etc. från förlag/tidskrifter och en publiceringsöverenskommelse måste lämnas till förlaget. Som Rapport räknas en publikation som ingår i en serie som tydligt anger att detta är en rapportserie eller en fristående publikation som är märkt rapport. Om inte publikationstypen rapport anges i publikationen men den ingår i en rapportserie registreras den som rapport. Om det uttryckligen står rapport i publikationen men den ingår inte i en rapportserie registreras den som rapport. Om ett ISBN finns men posten inte är märkt med rapport eller inte ingår i en rapportserie registreras posten som bok. Om inga av de ovan nämnda kriterierna passar registreras publikationen som övrigt. Rapporter registreras som Övrigt vetenskapligt.
Översättningar En översättning av en befintlig publikation registreras som en ny post. Bifogad fulltext ska dock bara publiceras om ett underskrivet publiceringsavtal finns från både översättaren och upphovsmannen av verket. Om möjligt bör översättningen och posten med originartikeln länkas till varandra.