2.1.2014 Informationspaket om reformen av högskolornas studerandeantagning 2014 2016 Version 2
Informationspaket om reformen av högskolornas studerandeantagning 2014 2016 Informationspaketet om reformen av högskolornas studerandeantagning är en helhet som har utarbetats av undervisnings- och kulturministeriet och enheten för studerandeantagning vid Utbildningsstyrelsen. Dess syfte är att förmedla information om de förändringar som kommer att ske i ansökan till högskolorna 2014-2016. Målgruppen för paketet är särskilt högskolornas personal. Informationspaketet har inte som mål att presentera alla detaljer i anslutning till reformen, utan syftet är att komprimerat berätta det väsentliga som högskolorna måste veta. Paketets första version publicerades i maj 2014. Den uppdaterade andra versionen publicerades i april 2015. I uppdateringen genomgicks innehållets tidsenlighet samt infogades info om reformens andra skede. I slutet av paketet, under rubriken Ytterligare information, finns länkar till webbplatser där man kan få ytterligare information om reformen. Frågor och respons på informationspaketet kan skickas till adressen korkeakoulutiimi[ä]opintopolku.fi. Innehållsförteckning 1. Förord: varför reformeras antagningen av studerande?... 2 2. Det första skedets lagändringar... 2 3. Det andra skedets lagändringar... 4 4. Vad har förändrats och vad inte?... 5 5. Tidtabellerna för ansökan till högskolorna 2015 2016... 7 6. Hur gör man i gemensam ansökan? En processbeskrivning ur den sökandes synvinkel.... 8 7. Studieinfo.fi som tjänsteportal och instrument för informationssökning... 10 8. De viktigaste tjänsterna i Studieinfo... 11 9. Kundtjänstlösning... 17 10. Frågor och svar... 18 11. Ytterligare information... 21 Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 1
1. Förord: varför reformeras antagningen av studerande? Genom reformen strävar man efter att sänka åldern för inledandet av högskolestudierna, få in fler autentiskt nya studerande till högskolorna och rikta in studieplatserna bättre än hittills. Målet är att kunna erbjuda så många som möjligt en studieplats vid en högskola, att göra övergången från högskolestudier till arbetsmarknad snabbare och att förbättra sysselsättningsgraden. I och med reformen av datasystemen för högskolornas studerandeansökan har ansökningssystemen och uppgifterna om studier och utbildningsutbud förenats till en ur den studerandes och studiehandledarens synvinkel tydlig helhet. Genom reformen av datasystemen ha även produktivitetsfördelar eftersträvats. 2. Det första skedets lagändringar Republikens president fastställde 28.6.2013 de lagar genom vilka reformens första skede genomförs; lagen om ändring av 36 och 38 i universitetslagen (482/2013) 1, lagen om ändring av yrkeshögskolelagen (483/2013) 2 samt lagen om ändring av antagningsregistret och studentexamensregistret (484/2013) 3. Enligt de nya författningarna har det fr.o.m. hösten 2014 varit möjligt att söka till yrkeshögskolor och universitet samtidigt och med en enda blankett. Gemensam ansökan till yrkeshögskolor och universitet infördes hösten 2014 vid antagningen av studerande till utbildning som inleds våren 2015. Enligt författningarna kan högskolorna fr.o.m. den gemensamma ansökan hösten 2014 reservera platser för personer som ansöker om sin första studieplats vid en högskola (s.k. förstagångssökande). I reformens andra skede blir det obligatoriskt att reservera studieplatser för förstagångssökande. Som förstagångssökande betraktas inte en person som har avlagt högskoleexamen vid en finländsk högskola. Enligt ikraftträdelsebestämmelsen betraktas inte heller en person som har tagit emot en studieplats i en utbildning som leder till högskolexamen och som börjar hösten 2014 eller senare som förstagångssökande. Först en plats som mottagits i en utbildning som börjar hösten 2014 eller senare inverkar m.a.o. så att sökanden inte längre är en förstagångssökande. Till exempel en person som i den gemensamma ansökan hösten 2013 har fått och tagit emot en studieplats betraktas som förstagångssökande i den gemensamma ansökan hösten 2014. En sökande som har avlagt högskoleexamen 1 www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2013/20130482 2 www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2013/20130483 3 www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2013/20130484 Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 2
inom det finländska utbildningssystemet är inte en förstagångssökande, oberoende av när examen har avlagts. Lagen om antagningsregistret och studentexamensregistret utökades med bestämmelser om högskolornas riksomfattande datalager, som det nya systemet för gemensam ansökan och antagning förutsätter. Om genomförandet av den gemensamma ansökan och om förfarandena i anslutning till det föreskrivs närmare genom Statsrådets förordning om gemensam ansökan till högskolorna 4 (293/2014) som utfärdades den 10 april 2014 och som trädde ikraft den 1 augusti 2014. Förslaget av arbetsgruppen för utveckling av studerandeantagningen Den av undervisnings- och kulturministeriet tillsatta arbetsgruppen för utveckling yrkeshögskolornas och universitetens studerandeantagning, elektroniska ansökningssystem och riksomfattande gemensamma ansökningar har till uppgift att 1) koordinera och stödja utvecklingen av yrkeshögskolornas och universitetens studerandeantagning, 2) fastslå utvecklingslinjer för yrkeshögskolornas och universitetens elektroniska ansökningssystem och riksomfattande gemensamma ansökningar, 3) fungera som ledningsgrupp för projektet högskolornas elektroniska ansökningssystem I gruppens finns representanter för undervisnings- och kulturministeriet, Utbildningsstyrelsen, yrkeshögskolorna, universiteten, studentorganisationerna samt studiehandledarna. Utvecklingsgruppen beredde 2012 2013 rekommendationer för utvecklande av studerandeantagningen. Rekommendationerna gäller å ena sidan den nya studerandeantagningens smidighet och genomförande, å andra sidan de ansökningar som genomförs utanför den gemensamma ansökan, övergångsförfarandena och antagningen till utbildningen för högre högskoleexamina. De sistnämnda finns i ett separat dokument. Rekommendationerna har beretts i samband med utvecklingsarbetsgruppens möten och särskilda verkstäder i anslutning till rekommendationerna i mars och september 2013. Utkasten presenterades för högskolesamfundet och intressegrupperna på ett seminarium ordnat av undervisnings- och kulturministeriet och utvecklingsuppen för studerandeantagningen 28.10.2013. Rekommendationerna har samlats i två dokument som finns på UKMs webbplats 5. 4 http://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2014/20140293 5 se.http://www.minedu.fi/export/sites/default/opm/koulutus/koulutuspolitiikka/vireilla_koulutus/opiskelijavalinnat/liit teet/20131202_opiskelijavalintojen_kehittxmisryhmx-opiskelijavalintasuositukset-i.pdf och http://www.minedu.fi/export/sites/default/opm/koulutus/koulutuspolitiikka/vireilla_koulutus/opiskelijavalinnat/liitteet /20131202_Opiskelijavalintojen_kehittxmisryhmx-Opiskelijavalintasuositukset-II.pdf Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 3
3. Det andra skedets lagändringar Riksdagen antog den 27 februari 2015 regeringens propositioner RP 244/2014 6 och RP 308/2014 7, i vilka det stadgas om det andra skedet av högskolornas antagningsreform. Avsikten i reformens andra skede är att ytterligare underlätta förstagångssökandenas möjlighet att få en studieplats samt att erbjuda en högskoleplats till möjligast många. Lagändringarna utgör en del av regeringens åtgärdshelhet för förlängning av arbetskarriärerna. Universitetslagen och yrkeshögskolelagen ändrades så att högskolorna skall i den gemensamma ansökan reservera en del av studieplatserna för förstagångssökande. Studieplatser bör reserveras fr.o.m. vårens 2016 gemensamma ansökan, då man antar studerande till utbildning som inleds på hösten 2016. Den sökande kan hädanefter under en termin ta emot endast en studieplats som leder till högskoleexamen. För att täcka utgifterna som förorsakas av granskning av högskolebehörigheten tas i bruk en handläggningsavgift av ansökan vars storlek är 100. Utbildningsstyrelsen uppbär i fortsättningen avgiften av alla sökande vars utbildning som ger högskolebehörighet inte har avlagts på EU- och ETA-området eller i Schweiz. Även denna förnyelse tas i bruk då studerande väljs till utbildning som inleds på hösten 2016. Avgiften är terminsvis, och den sökande kan med avgiften söka till all högskoleutbildning under betalningsterminen, såväl i den gemensamma ansökan som i separata antagningar. Avgiften är en förutsättning för att ansökningarna skulle behandlas. Yrkeshögskolelagen ändrades så att den sökande kan yrka rättelse av antagningsbeslutet inom 14 dagar efter att antagningsresultatet har publicerats. Bestämmelsen är nu enhetlig med den motsvarande paragrafen i universitetslagen. I reformens andra skede ingår en skyldighet för högskolor att anta överflyttande studerande. När studeranden får en ny studierätt förlorar denne sin ursprungliga studierätt. Antagningsprocesserna påverkas även av regeringens proposition RP 243/2014 8, som antogs av riksdagen den 3 mars 2015. Enligt propositionen kan studeranden hädanefter anmäla sig frånvarande för det första studieåret ifall hon fullgör tjänstgöring enligt värnpliktslagen, civiltjänstlagen eller lagen om frivillig militärtjänst för kvinnor, är på moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet, eller är oförmögen att inleda sina studier på grund av egen sjukdom eller skada. 6 http://www.riksdagen.fi/riksdagsarenden/rp+244/2014 7 http://www.riksdagen.fi/riksdagsarenden/rp+308/2014 8 http://www.riksdagen.fi/riksdagsarenden/rp+243/2014 Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 4
4. Vad har förändrats och vad inte? Förändringar: Studieinfo.fi är den enda riksomfattande kanalen för utbildningsinformation samt det enda ansöknings- och antagningssystemet. De tidigare systemen är inte längre i bruk De tidigare gemensamma ansökningarna (universitetsansökan, YH-ansökan för unga, YH-ansökan för vuxna, YH-ansökan på främmande språk, ansökan till högre YH-examen) är inte längre i bruk Studieinfo erbjuder utbildningsinformation året om, inte endast under ansökningstiderna eller före dem Universitetens och yrkeshögskolornas ansökningsmål hör till samma gemensamma ansökan och söks med samma ansökningsblankett I en gemensam ansökan kan sökas till högst sex ansökningsmål I vårens gemensamma ansökan finns två tydligt åtskilda ansökningstider, som ändå hör till samma gemensamma ansökan Den sökande skall lägga sina ansökningsönskemål i prioriteringsordning före ansökningstidens slut. Förutom antagningsgrunderna påverkar även prioritetsordningen det slutliga antagningsbeslutet. Alla ansökningsönskemål i den gemensamma ansökan är med i den gemensamma placeringen, på basis av vilken det slutliga antagningsförslaget för sökanden bildas Det sista möjliga datumet för meddelande om antagningsresultaten och mottagande av studieplats infaller lite tidigare än förr i vårens gemensamma ansökan En ny tilläggsansökan har ersatt den kompletterande ansökan och den gamla tilläggsansökan Reservplatser besätts i placeringen och besättandet upphör när placeringen upphör I det första skedet kan högskolorna reservera en del av nybörjarplatserna för förstagångssökande. I det andra skedet blir det obligatoriskt att reservera studieplatser för förstagångssökande. Den allmänna högskolebehörigheten i ansökningsmålen inom YH-sektorn motsvarar i huvudsak behörighetsvillkoren på universitetssektorn. Under 3 år långa yrkesinriktade grundexamen som har avlagts före år 1999 ger en ansökningsmålsbunden behörighet i yrkeshögskolorna. Besluten om utbildningsprogrammen för yrkeshögskolorna har frångåtts Utbildningsstyrelsens rådgivning för universitetssökande har upphört, all kundtjänst för sökande sköts i fortsättningen av högskolorna Ändring av ansökningsönskemålen under ansökningstiden görs i huvudsak i Min Studieinfo tjänsten Den sökande kan villkorligt ta emot en studieplats, och i sådana fall bli antagen till alla högre prioriterade ansökningsmål där den sökande är på reservplats. Mer info om detta finns i Studieinfo: https://opintopolku.fi/wp/sv/stod-for-studievalet/hur-sokerjag/hogskolornas-utbildningar-finns-nu-i-studieinfo/sa-har-tar-du-emot-studieplatsen/ Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 5
Vad förändras inte: Högskolorna fattar besluten om urvalsgrunderna och antagningen av studerande Olika former av urvalsprovssamarbete eller gemensam antagning är möjliga Högskolorna kan lägga till ansökningsspecifika frågor och bilagor till ansökningsblanketten samt olika målspecifika regler som styr ansökan Högskolorna ansvarar för behandlingen av bilagorna och för bedömningen av den sökandes behörighet Separata antagningar kan ordnas vid sidan av den gemensamma ansökan Den sökande skall ta emot studieplatsen och anmäla sig som när- eller frånvarande Modellen för kundtjänsten är för yrkeshögskolornas del i huvudsak likadan som förr, d.v.s. det högsta YH-ansökningsmålet sköter kundtjänsten för alla YH-ansökningsmål. Varje universitet sköter separat kundtjänsten för de egna ansökningsmålen. Undervisnings- och kulturministeriet beslutar om tidtabellen för den gemensamma ansökan Gemensam ansökan ordnas både på våren och på hösten Högskolorna ansvarar för att deras uppgifter uppdateras i Studieinfo I reformens första skede kan den sökande endast ta emot en studierätt per termin i en utbildning som hör till den gemensamma ansökan. I det andra skedet utvidgas begränsningen så att den omfattar även de separata antagningarna. Den sökandes möjlighet att söka i gemensam ansökan är inte beroende av om han eller hon är en förstagångssökande En sökande kan ha flera giltiga studierätter samtidigt Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 6
5. Tidtabellerna för ansökan till högskolorna 2015 2016 I tabellen nedan anges de av Undervisnings- och kulturministeriet fastställda tidtabellerna för ansökan till högskolor för ansökningsomgångarna 2015-2016. Utbildning som börjar på hösten 2015 7.1.-27.1.2015 Vårens 1:a ansökningstid 1) (teaterutbildningen i Tammerfors: ingen ansökan) Ansökan skall på vårens 1:a 27.1.2015 ansökningstid vara framme eller lagrad senast 1) Utbildning som börjar på våren 2016 Utbildning som börjar på hösten 2016 (ingen ansökan) 8.1.-27.1.2016 (ingen ansökan) 27.1.2016 Vårens 2:a ansökningstid 2) Höstens ansökningstid 17.3.-9.4.2015. 8.-22.9.2015 16.3.-6.4.2016 Ansökan ska vara framme eller 9.4.2015 lagrad senast 2) 22.9.2015 6.4.2016 Förslagen om antagning skall vara lagrade senast 30.6.2015 25.11.2015 28.6.2016 Antagningsresultaten skall delges de sökande senast 1.7.2015 26.11.2015 1.7.2016 Den sökande ska meddela om han eller hon tar emot studieplatsen senast 15.7.2015 9.12.2015 15.7.2016 Antagningen från reservplatser upphör 12.8.2015 17.12.2015 15.8.2016 Eventuella tilläggsansökningar kan ordnas 13.8.-27.8.2015 26.11.-14.12.2015 4.7.2016-31.8.2016 1) Gäller utbildningar på främmande språk, utbildningen i teaterarbete vid Tammerfors universitet samt vissa utbildningar vid Konstuniversitetet. 2) Gäller alla yrkeshögskole- och universitetsutbildningar som hör till gemensam ansökan. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 7
6. Hur gör man i gemensam ansökan? En processbeskrivning ur den sökandes synvinkel. Tidtabellen för förverkligandet av somliga nedan nämnda funktioner är oviss. Förberedelser för ansökan: att bekanta sig med utbildningsutbudet Ansökan Erik Exempel, Maja Modellsökande och Annika Aspirant drömmer om högskolestudier. De bekantar sig med olika alternativ på Studieinfo.fi -portalen, som innehåller information om examina, yrken och studier vid olika läroanstalter. Annika bekantar sig med utbudet och söker läroanstalter som är på lämpligt avstånd och info om den utbildning som de erbjuder. Erik söker utbildning via yrkesbenämningar. Båda lagrar de intressantaste alternativen på sina egna sidor så att de senare kan flytta över utbildningarna direkt till ansökningsblanketten. Maja har redan sina framtidsplaner ganska klara, så hon söker fördjupad information om innehållet i den utbildning hon är intresserad av och om förutsättningarna för att söka till utbildningen. Den första ansökningstiden i högskolornas gemensamma ansökan börjar i januari. Då kan man ansöka till utbildningar på främmande språk samt till en del av konstbranschens utbildningar. Erik söker till utbildningsprogrammet International Business vid två yrkeshögskolor. När vårens andra ansökningstid har börjat, loggar Erik med sina nätbankskoder in i Min Studieinfo -tjänsten och lägger ytterligare ansökningsmål på sin ansökningsblankett. Annika antecknar högsta möjliga antal, d.v.s. sex, ansökningsönskemål på blanketten och placerar dem i prioriteringsordning. Erik har redan i januari använt två av sina ansökningsönskemål, som han har placerat i prioriteringsordning. Han kan inte längre ändra på den inbördes ordningen för dessa två ansökningsönskemål, men han kan lägga till ansökningsmål från den andra ansökningstiden på det sätt han vill i förhållande till varandra och i förhållande till ansökningsönskemålen under den tidigare ansökningstiden. Erik antecknar två nya ansökningsönskemål på blanketten. Annika söker till ett ansökningsmål för vilket det krävs en förhandsuppgift. På ansökningsblanketten syns vart och när Annika skall skicka förhandsuppgiften. Den sista ansökningsdagen beslutar Erik att lägga till ytterligare ett ansökningsmål på blanketten och loggar in med sina nätbankkoder i Min Studieinfo för att ändra sin ansökan. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 8
Antagning och placering Mottagande av studieplats Erik Exempel och Annika Aspirant får kallelser till urvalsprov. Maja Modellsökande behöver inte delta i urvalsprov, eftersom hon blir antagen direkt till sitt första ansökningsönskemål på basis av laudatur i matematik i studentexamen efter att studentexamensresultaten har publicerats. Som en följd av antagningen annulleras Majas lägre ansökningsönskemål automatiskt. Erik får i början av juni veta att han blir antagen till sitt femte ansökningsönskemål. Han kan emellertid inte ännu ta emot studieplatsen, eftersom situationen i fråga om de högre ansökningsönskemålen inte ännu har klarnat. En vecka senare blir också antagningsresultaten för de övriga ansökningsönskemålen klara och Erik blir antagen till sitt tredje ansökningsönskemål. Han får en reservplats i sitt första och andra ansökningsönskemål. Annika får besked om antagningsresultaten först den sista publiceringsdagen för antagningsresultat. Tyvärr stannar hon på reservplats för alla sina ansökningsönskemål. Maja har skaffat sig nätbankskoder och loggar in med dem på Studieinfo för att elektroniskt ta emot studieplatsen genast efter att hon fått besked om att hon blivit godkänd. Samtidigt anmäler hon sig som närvarande. Erik vill ännu vänta och se om han antas från reservplats till sitt första eller sitt andra ansökningsönskemål. För att försäkra sig om en studieplats vid en högskola tar han villkorligt emot en plats från sitt tredje ansökningsönskemål. Om han senare antas till någotdera av de högre ansökningsönskemålen, annulleras studieplatsen vid det tredje ansökningsönskemålet. Erik måste ännu skilt ta emot den högre prioriterade studieplatsen om han får en sådan, annars går han miste om den. Annika följer med sin situation i reservplatskön i på Studieinfo, och får till sist i den sista placeringen 13.8.2014 en reservplats från sitt sjätte ansökningsönskemål. Vilket är tur, eftersom också besättningen av reservplatser upphör då placeringen upphör. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 9
7. Studieinfo.fi som tjänsteportal och instrument för informationssökning Studieinfo erbjuder lättanvända och pålitliga tjänster till stöd för studier och ansökan till utbildning samt karriärplanering. För första gången erbjuds både utbildningsinformation och digital ansökan i samma tjänst. En medborgare eller en handledare som använder tjänsten kan söka lämplig utbildning och jämföra utbildningar. Målet är att utbildningsinformationen är lätt att läsa och att bläddra i. Om alternativ och möjligheter berättas tydligt, konkret och kortfattat. Först i det skede när en utbildning som intresserar börjar hittas, erbjuds närmare information om innehållet i examina och antagningsgrunder. Studiealternativen presenteras också med videoinspelningar, bildberättelser och intervjuer. Utbildning kan sökas med ordsökning. Som sökord kan användas uppgiftsbenämningar, examensbenämningar, orter, läroanstalter eller ämne. Sökfunktionerna har planerats så att de handleder sökanden. Man kommer till utbildningarna antingen direkt genom ordsökning eller via söklänkar i innehållet. Studieinfo finns i tre språkversioner: Opintopolku.fi, Studieinfo.fi samt Studyinfo.fi. De finsk- och svenskspråkiga är identiska, och för varje finskspråkig sida finns en motsvarande svenskspråkig sida. Innehållet i den engelskspråkiga versionen Studyinfo.fi är mer kortfattat och begränsar sig till den utbildning som erbjuds på engelska. Enligt grundinställningen i de olika språkversionerna söker ordsökningen utbildningar vars språk är detsamma som tjänstens. Högskolorna kan skriva sina utbildningsbeskrivningar på många olika språk. Utbildningsstyrelsens webbredaktion ansvarar för de innehållsområden i Studieinfo som finns i huvudnavigationen. Högskolorna ansvarar för innehållet i de utbildningsbeskrivningar och urvalsgrunder som de har lagrat. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 10
8. De viktigaste tjänsterna i Studieinfo Webbtjänster för lärande -helheten består av ett antal tjänster eller funktioner, av vilka en del är öppna för högskolornas personal. I detta kapitel presenteras de viktigaste tjänsterna i huvuddrag. Administratörens arbetsbord Organisationstjänsten Karta över tjänster inom webbtjänsten för lärande. Helheten utgörs av fristående tjänster. Organisationstjänsten i Studieinfo innehåller utbildningsaktörer, läroanstalter, verksamhetsställen och läroavtalsverksamhetsställen inom det finländska utbildningssystemet, vilka verkar i Finland och utomlands inklusive kontaktuppgifter och beskrivande uppgifter. Organisationstjänstens uppgifter utnyttjas förutom av de olika tjänsterna i Studieinfo också i andra myndigheters digitala tjänster. I organisationstjänsten lagras basuppgifter om utbildningsaktörerna (bl.a. hemort, FOnummer, namn, språk). I kontaktuppgifterna omfattar också e-postadresser, vilka används i utbildningsrådgivningen och myndighetsinformation. I systemet ingår också uppgifter om andra organisationer än utbildningsorganisationer. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 11
Kodförteckningar Utbildningsaktörernas administratörer upprätthåller kontaktuppgifterna till sina egna organisationer. Organisationstjänstens uppgifter används i kontakten mellan Utbildningsstyrelsen och utbildningsaktörerna. I kodtjänsten lagras och administreras olika kodförteckningar. Kodförteckningarna och klassificeringarna används som bas för upprätthållandet av andra uppgifter i webbtjänsterna för lärande (organisationsuppgifter, utbudsuppgifter osv.) och vid informationssökning och vid klassificering av rapport- och statistikuppgifter. Alla uppgifter som kan visas som ett alternativ i en meny, kan bilda en kodförteckning. Kodtjänsten har förverkligats som en del av Webbtjänster för lärande för både internt och externt bruk. Tjänstehelheten är beroende av olika dataöverföringar, vilka bör vara tillförlitliga och allmänt fungera. Därför är det nödvändigt att samma kodförteckningar används i tjänsterna och i kundorganisationerna. Det går att bläddra i och upprätthålla kodtjänsten och de enskilda koderna. Med tjänsten kan man administrera hierarkiska kodförteckningar och sammanlänka koder som är semantiskt identiska (parallella). Kodförteckningar kan laddas ner eller kopieras via ett användargränssnitt. Kodförteckningen kan hämtas från en extern källa via webbläsaren eller via ett användargränssnitt. Informations- och kommunikationstjänsten Informations- och kommunikationstjänsten i Studieinfo består av olika informations- och kommunikationsfunktioner. Funktionerna anknyter till de skeden i en process, till vilka de naturligt hör. Till exempel bildas kallelsebreven till urvalsprov i Antagningstjänsten. Avsikten med Informations- och kommunikationstjänsten är att möjliggöra information och kommunikation mellan tjänstens upprätthållare och användare så att användarna (t.ex. sökande) får aktuell information om ansöknings- och antagningsprocessens framskridande. Målsättningen är också att så långt som möjligt automatisera informations- och kommunikationsprocessen så att exempelvis påminnelser om olika åtgärder kan skickas utan manuellt arbete. De olika funktionerna gör det möjligt för administratörerna att bilda adresslappar, brev och e-postmeddelanden. Breven kan skrivas ut i pappersform och också skickas digitalt till dem som givit tillstånd att använda e-postadressen. På adresslapparna kan man skriva ut kontaktuppgifter för dem som ska kallas till prov och för dem som godkänns som studerande. Adressuppgifterna skrivs också ut på brevmallen, vilket möjliggör användningen av fönsterkuvert. Över meddelande bildas en rapport, med vilken man kan se hurudana brev som har skickats. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 12
Lärandenummer (OID-tjänsten) I Studieinfo krävs för varje lärande en identifiering som individualiserar personen. För individualiseringen används en OID-kod och ett lärandenummer som anknyter till koden. Lärandenumret är personligt och den ges till varje sökande eller administratör i Studieinfo. Numret används för att individualisera personer vid behandling av personer inom undervisningsförvaltningen. I Studieinfo är lärandenumret ett elvasiffrigt slumpartat valt nummer med en fast första del. En persons OID-kod anges i formen 1.2.246.562.24.XXXXXXXXXXX, där den första delen är gemensam för alla och den sista delen är ett personligt lärandenummer. Den sista siffran är ett kontrolltecken, med vilken det ska gå att upptäcka eventuella slagfel. Numret innehåller inte information om lärande, det är endast en individualiserande kod. Lärandenumren ges inte i löpande ordning, utan systemet ger slumpmässiga nummer. OID-numreringen bygger på en internationell standard och kan i princip också tydas av utländska system. Hantering av uppgifterna om utbildningsutbud I hanteringen av uppgifterna om utbildningsutbudet uppdaterar administratören utbildningar, ansökningsmål och ansökningsomgångar. Uppgifterna används för riksomfattande utbildningsinformation och genomförande av ansökningar och antagningar. Uppgifterna i tjänsten förmedlas även till tredje part (t.ex. FPA). Uppgifterna om utbildningsutbudet uppdateras i användargränssnittets datafält. De utbildningar som hör till en gemensam ansökan ska uppdateras senast ett bestämt datum. Utbildningsstyrelsen uppdaterar de gemensamma ansökningarna och deras ansökningstider i systemet och högskolans administratörer uppdaterar de separata ansökningarna och deras ansökningstider. Efter detta ansluter användaren ansökningsmålen till den ansökan, till vilken de hör. Utbildningsbeskrivningarna kan förutom på undervisningsspråket också lagras på andra språk. Med förhandsgranskningen kan man se hur de lagrade utbildningarna och ansökningsmålen ser ut i Studieinfo. Utbildningsstyrelsen publicerar på en gång alla uppgifter om utbildningar och ansökningsmål som ingår i gemensam ansökan. Högskolan kan dock redan innan detta publicera uppgifter om enskilda utbildningar och ansökningsmål. Utbildningar och ansökningsmål som ingår i separata ansökningar publiceras alltid av högskolan. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 13
Hantering av ansökningsblanketter Högskolans administratörer kan upprätthålla och till vissa delar också bearbeta ansökningsblanketterna. I ansökningsblankettunderlaget kan administratören lägga till tilläggsfrågor och bilagor enligt ansökningsmål eller grupp och bilda begränsningar och regler för olika grupper. I fortsättningen blir upprätthållande, bearbetande och kopierande av blankettunderlagen smidigare och användarvänligare i och med en blankett-editor. Då kommer en administratör till exempel att lättare kunna bearbeta olika skeden i ansökningsblanketten för separata ansökningar. Huvudansvaret för uppgörandet av ansökningsblanketterna är hos Utbildningsstyrelsen, medan ansvaret för upprätthållande av uppgifter om ansökningsmål och grupper är hos högskolorna. Ansökningsblanketter för utbildningar som är utanför den gemensamma ansökan kan högskolorna skapa enligt eget gottfinnande i administreringen av ansökningsblanketten. För ansöknings- och anmälningsblanketterna för separata ansökningar finns samma tjänster att tillgå som för blanketterna i gemensam ansökan. Sändning, behandling och uppföljning av ansökan I tjänsten lagrar, skickar, ändrar och kompletterar de sökande och administratörerna ansökningarna. Behandlingen innefattar bland annat jämförelse och individualisering av sökande utan personbeteckning, granskning av ansökningsbehörigheten och bilagorna, lagring av ansökningar i pappersformat och komplettering av bristfälliga ansökningar med uppgifter från prestationsregistret eller från bilagorna. Ansökan till alla utbildningar som ingår i gemensam ansökan sker med ansökningsblanketten i Studieinfo. Blanketten innehåller alla de frågor som behövs för antagning. Ansökan kompletteras med registeruppgifter (t.ex. uppgifter om studentexamen) och uppgifter som administratören matar in. De separata antagningarna kan använda ansökningsblanketten i Studieinfo eller någon annan ansökningsblankett eller något annat ansökningssätt. Det språk som sökande har valt i användargränssnittet avgör på vilket språk ansökningsblanketten visas. Sökanden kan med samma blankett söka till flera ansökningsmål, vilkas språk kan vara finska, svenska och/eller engelska. Sökanden kan logga in i Min Studieinfo-tjänsten med nätbankskoder eller mobilcertifikat. I tjänsten kan den sökande ändra ansökan under ansökningstiden (bl.a. ansökningsönskemålen). Efter ansökningstiden kan sökande ännu ändra sina kontaktuppgifter. I Min Studieinfo kan sökande se alla sina ansökningar som han eller hon skickat via Studieinfo och sina antagningsresultat. Sökanden kan dessutom ta emot studieplatsen digitalt och anmäla sig som studerande via Oili-tjänsten. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 14
Om en sökande vill annullera sin ansökan ska han be att högskolans tjänsteman passiverar ansökan. I Min Studieinfo-tjänsten kan en sökande inte passivera sin ansökan. En tjänsteman kan göra ändringarna för sökandens räkning på skriftlig begäran. Man kan också ansöka med en blankett i pappersformat. Då skickar sökanden den ifyllda ansökningsblanketten till högskolans tjänsteman som lagrar den i systemet. Antagningstjänsten Antagningstjänsten i Studieinfo består av avbildning av antagningsgrunder, antagningsräkning och placering. Antagningarna kan genomföras antingen helt eller delvis med hjälp av antagningstjänsten. Att avbilda antagningsgrunder innebär att de parametrar som behövs för antagningsräkningen och placeringen avbildas i en tekniskt genomförbar form. Högskolorna uppdaterar antagningsgrunder och uträkningsscheman för sina ansökningsomgångar. Av antagningsgrunderna avbildas antagningsgrupper och sökandegrupper antagningsskeden antagningsköer för antagningssätt och eventuella noggrannare regler för dem (t.ex. användning av reservplatser) räkningsscheman och deras parametrar och funktioner kriterier för köbildning och deras inbördes ordning. I antagningsräkningen utför tjänsten en uträkning för varje ansökningsmål i enlighet med antagningsgrunderna. Utgående för sökandens uppgifter uppstår i antagningsräkningen ett antagningsförslag, där sökande placeras i olika köer enligt antagningssätt och i inbördes ordning. Sökande får som status antingen kan godkännas eller underkänd. Förutom den egentliga antagningsräkningen kan man i tjänsten utföra en s.k. körning för provkallelse, som ger som resultat en lista över sökande som ska delta i urvalsprov för ett visst ansökningsmål. Då antagningsräkningen är färdig, överförs antagningskön för antagningssätt till placeringen. I placeringen jämförs sökandes framgång i antagningen enligt ansökningsmål med hans eller hennes prioritering av ansökningsönskemålen. Utgående från detta söker systemet fram det högsta ansökningsmålet för sökande, som han eller hon kan godkännas till och erbjuder platsen till sökanden. Placeringen ger som slutresultat ett antagningsförslag. För läroanstalten betyder detta en förteckning över sökande som kan antas som studerande. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 15
Mottagande av studieplats Placeringen körs två gånger per dygn. På grund av detta behövs ingen separat antagning från reservplats, utan placeringen görs kontinuerligt och hämtar istället för en sökande som annullerat sin plats, eller om högskolan så vill, istället för en sökande som anmält sig frånvarande, en ny sökande ända till dess att ansökningsmålets nybörjarplatser är fyllda eller placeringen avbryts. I gemensam ansökan används alltid placeringsfunktionen. En läroanstalt kan dessutom använda placeringsfunktionen i sina egna separata ansökningar. I gemensam ansökan till högskolor startar placeringen i och med att antagningskön för antagningssättet för det första ansökningsmålet överförs till placeringen. För varje gång placeringen genomförs behandlas allt material som hittills överförts till placeringen. För närvarande kan endast Utbildningsstyrelsen starta placeringsfunktionen. I tjänsten för anmälan och mottagande av studieplats kan en godkänd och identifierad sökande ta emot en studieplats eller annullera den. En del av högskolorna erbjuder dessutom en digital anmälning (Oili-tjänsten), då en sökande i samband med mottagande av studieplatsen kan anmäla sig som närvarande eller frånvarande. I gemensam ansökan eller i de separata ansökningar där placeringsfunktionen används, frigörs en studieplats för placering, om sökanden inte tar emot den. Strävan är då att anta en ny sökande i stället. Om en studieplats mottas villkorligt, reserveras platsen för den sökande. En villkorligt mottagen plats frigörs automatiskt om den sökande antas till ett ansökningsönskemål som han eller hon har prioriterat högre. Om sökanden inte antas till ett mer attraktivt ansökningsmål, omvandlas det villkorliga mottagandet automatiskt till bindande mottagande. Tjänsten möjliggör också inmatning av mottagnings- och anmälningsinformationen för hand. I dylika fall anmäler sig den sökande direkt till läroanstalten. Läroanstalten ska meddela om den i antagningen av studerande vill fylla en plats som blir ledig på grund av att en studerande är anmäld som frånvarande. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 16
9. Kundtjänstlösning Utbildningsstyrelsen ansvarade tidigare för rådgivning som riktade sig till universitetssökande, medan yrkeshögskolorna ansvarade för rådgivning till sina sökande. Utbildningsstyrelsens rådgivningstjänst för högskoleansökan användes sista gången i vårens 2014 gemensamma ansökan, och UBS erbjuder inte längre kundtjänst som riktar sig till högskolesökande. Utbildningsstyrelsen ansvarar för ansökningssystemets tekniska funktion och utbildar högskolornas huvudanvändare. Utbildningsstyrelsen erbjuder fortsättningsvis rådgivning för högskolornas personal. Högskolorna genomför kundtjänsten för sökande i enlighet med kundtjänstlösningen, som har utarbetats av kundtjänstgruppen som bestod av högskolornas och Utbildningsstyrelsens representanter. Grundlinjen i högskolornas kundtjänstlösning för gemensam ansökan är att den sökande separat står i kontakt med varje universitet till vilket han eller hon söker. För yrkeshögskolornas del sköts kundtjänsten av den yrkeshögskola som är första ansökningsmål för sökanden. Kundtjänstgruppens slutrapport om högskolornas kundtjänstlösning finns att läsa på KSHJ-wikisidorna (på finska) på adressen https://confluence.csc.fi/x/3bct. Leveransadressen för bilagor till ansökningsblanketten anges på blankettens färdig-sida. Bilagorna ska enligt huvudregeln lämnas in inom 14 dygn efter ansökningstidens slut. Bilagor som inverkar på högskolebehörigheten behandlas i allmänhet på universiteten före genomförandet av urvalen och i yrkeshögskolorna efter antagningen. Högskolorna ansvarar för individualiseringen av de egna sökande. Detta sker med ett individuellt studerandenummer. För personer med en finländsk personbeteckning sker individualiseringen automatiskt, men för övriga sökande görs individualiseringen av högskolan 9. En person som sökt till flera högskolor kan individualiseras av vilken som helst av dessa högskolor. Från och med hösten 2014 har den sökande kunnat sköta ärenden som är förknippade med antagningsproceduren via en elektronisk tjänst för ärendehantering (Min Studieinfo). Om den sökande loggar in med nätbankkoder eller mobilcertifikat, kan han eller hon ändra sina ansökningsönskemål och ta emot studieplatsen i nätet. Högskolan informeras om de åtgärder som den sökande gör via Studieinfos administratortjänster. 9 Se anvsiningarna på sidan https://confluence.csc.fi/x/eop-aq. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 17
10. Frågor och svar Hur går det till när reformen genomförs stegvis? I reformens första skede kan högskolorna bestämma att reservera studieplatser för dem som söker sin första studieplats vid en högskola. Dessutom tar universiteten och yrkeshögskolorna i bruk en gemensam riksomfattande ansökan. Det nya ansökningsförfarandet togs i bruk i höstens 2014 gemensamma ansökan. Reformens andra skede stärker ytterligare ställningen för dem som ansöker om sin första studieplats genom att högskolorna blir skyldiga att reservera tillräckligt många studieplatser för dem som ansöker om en nybörjarplats. De enda undantagen är studieinriktningar som endast tar in ett fåtal studerande och utbildningar på främmande språk. Ansökningsförfarandet enligt reformens andra skede tas i bruk våren 2016 för ansökan till utbildningar som inleds hösten 2016. Varför reserveras en del av studieplatserna för dem som inte ännu har en studieplats vid eller examen från en högskola? Genom att reservera allt fler studieplatser för dem som ansöker om sin första studieplats vid en högskola, eftersträvar man en större andel helt nya studerande som inte redan har studieplats vid någon högskola. Avsikten med att reservera studieplatserna på det här viset är att trygga de kulturella rättigheterna enligt grundlagens 16 genom att tillförsäkra så många som möjligt en studieplats. Ett annat mål är att sänka åldern för inledandet av studierna och möjliggöra en snabbare övergång till arbetsmarknaden. Om allt fler som påbörjar studierna är helt nya studerande, kan man förvänta sig att medelåldern för samtliga studerande som inleder sina högskolestudier sjunker. Dessutom vill man förbättra genomströmningen vid högskolorna. Man kan också förvänta sig allt fler som faktiskt slutför sina studier, om allt fler av dem som tagit emot en studieplats inom en utbildning är motiverade för den. Hotar reformen en jämlik behandling av unga? Man kan inte bedöma likvärdigheten i fråga om hur studieplatserna fördelas enbart genom att se till den gemensamma ansökan. Den gemensamma ansökan, separata ansökningar och förfaranden vid byte från ett studieområde till ett annat under studiernas gång bör ses som en helhet. Högskolorna bör underlätta möjligheterna att börja studera utgående från tidigare studier eller examensdelar och skapa möjligheter till smidiga byten såväl inom högskolan som mellan högskolorna för dem som vill byta inriktning. UKM bereder i samråd med högskolorna rekommendationer och riktlinjer för att utveckla möjligheterna att ansöka om studierätt utanför den gemensamma ansökan, samt Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 18
för att till exempel förenhetliga praxis vid byte av studieinriktning och för att utnyttja existerande riksomfattade elektroniska system även för ansökan om överflyttande av studierätt. Antagningen av överflyttande studerande bör basera sig på tidigare studierätt och utgå från tidigare studier inom samma eller ett närbesläktat studieområde och på studieframgången i detta hänseende. Vilka räknas som personer som ansöker om nybörjarplatser i ansökan hösten 2014 (och därefter)? Förstagångssökande är alla som inte har tagit emot någon studieplats som leder till examen och som inte avlagt examen vid en finländsk högskola. För att reformen inte ska på verka de sökande retroaktivt, anses också personer som tagit emot en studieplats som leder till examen och som inlett studierna våren 2014 eller tidigare som personer som ansöker om sin första studieplats, förutsatt att de inte redan har en högskoleexamen. Vore det inte bättre att de som inte kommer in på den utbildning dit de allra helst vill, ändå skulle ta emot en studieplats - även om de inte tänker avlägga just den examen? Med tanke på vikten av ett välfungerande utbildningssystem och hela samhällets bästa, är det bättre om enbart de som verkligen har för avsikt att studera ett ämne tar emot nybörjarplatserna inom det studieområdet. Om du tar emot en plats, blir någon annan utan. Kan man få tillbaka sin status som förstagångssökande, ifall man avstår från en studieplats som man redan har tagit emot vid en högskola hösten 2014 eller därefter? Nej, den som har tagit emot en studieplats till en utbildning som inleds 2014 eller därefter räknas inte som förstagångssökande. Ändrar reformen också på antagningskriterierna eller inträdesproven? Yrkeshögskolorna och universiteten bestämmer också framöver hurdana antagningskriterier de har och hurdana inträdesprov de ordnar. Ingår alla yrkeshögskolor och universitet i Finland i den riksomfattande gemensamma ansökan? Högskolan på Åland och Polisyrkeshögskolan ingår inte i den gemensamma ansökan. Alla andra, dvs. yrkeshögskolorna och universiteten inom undervisnings- och kulturministeriets förvaltningsområde samt Försvarshögskolan ingår i den gemensamma ansökan. Utbildningsstyrelsen, Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors 19