NÖDCENTRALSVERKET POLISSTYRELSEN REGISTERBESKRIVNING PB 112 PB 302 28131 Björneborg 00101 Helsingfors Nödcentralsverkets dnr HAK/2011/64 Polisstyrelsens dnr 2020/2010/4797 1. Datasystemets namn (datasystemet och dess delregister) NÖDCENTRALSDATASYSTEMET 2. Datasystemansvarig (adress, besöksadress och telefonnummer) Huvudansvarig registerförare; NÖDCENTRALSVERKET Postadress: PB 112, 28131 BJÖRNEBORG Besöksadress: Satakunnankatu 3-5, 28100 BJÖRNEBORG Telefon: 071 4716 500 (växeln) E-post: hatakeskuslaitos@112.fi Registerförare; POLISSTYRELSEN Postadress: PB 302, 00101 HELSINGFORS Besöksadress: Berggatan 20, 00100 HELSINGFORS Telefon: 071 8780 181 (växeln) E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi
3. Placeringen av datasystemet och dess delregister (registerföring, enhet och adress) Datasystemets produktionsbaser finns i: 1) Mellersta Finlands nödcentral (Jyväskylä) Myllyjärventie 10, 40500 JYVÄSKYLÄ 2) Norra Karelens nödcentral (Joensuu) Noljakantie 4, 80140 JOENSUU 3) Egentliga Finlands nödcentral (Åbo) Allégatan 5 B, 20100 ÅBO 4) Lapplands nödcentral (Rovaniemi) Valtakatu 5 A, 96100 ROVANIEMI 5) Österbottens nödcentral (Vasa) Smedsbyvägen 14 B, 65100 VASA 6) Sydöstra Finlands nödcentral (Kouvola) Vuorikatu 8, 45100 KOUVOLA 7) Satakunta nödcentral (Björneborg) Satakunnankatu 5, 28100 BJÖRNEBORG 8) Södra Savolax nödcentral (S:t Michel) Jääkärinkatu 18, 50130 S:T MICHEL 9) Norra Savolax nödcentral (Kuopio) Volttikatu 1, 70150 KUOPIO 10) Tavastlands nödcentral (Tavastehus) Kutalantie 1A, 13210 TAVASTEHUS 11) Birkalands nödcentral (Tammerfors) Käpytie 50, 33180 TAMMERFORS 12) Östra och mellersta Nylands nödcentral (Kervo) Tapulikatu 15, 04200 KERVO 13) Västra Nylands nödcentral (Lojo) Harjuseläntie 4, 08200 LOJO 14) Norra Österbottens och Kajanalands nödcentral (Uleåborg) Pikkukankaantie 2 A, 90100 ULEÅBORG 15) Helsingfors nödcentral (Kervo) Tapulikatu 15, 04200 KERVO 16) Förvaltningens IT-central (HALTIK) Rantavitikantie 33, 96300 Rovaniemi (Polisens lokaliseringsregister)
4. Ansvarsperson (tjänsteställning och telefonnummer) Huvudansvarig registerförare: Nödcentralsverket Dataadministrationschef Jukka Aaltonen tfn 071 4716 500 Registerförare: Polisstyrelsen Chef för registerföringen Jari Råman tfn 071 8780 181
5. Person som sköter datasystemets registerärenden vid den registerförande enheten (tjänsteställning och telefonnummer) Mellersta Finlands nödcentral Direktör Jukka Jalasvuori, tfn 071 4716 500 Norra Karelens nödcentral Direktör Sauli Jalonen, tfn 071 4716 500 Egentliga Finlands nödcentral Direktör Juha-Veli Frantti, tfn 071 4716 500 Lapplands nödcentral Direktör Olavi Lampinen, tfn 071 4716 500 Österbottens nödcentral Direktör Kari Pastuhov, tfn 071 4716 500 Sydöstra Finlands nödcentral Direktör Helena Borisov, tfn 071 4716 500 Satakunta nödcentral Direktör Mauri Turula, tfn 071 4716 500 Södra Savolax nödcentral Direktör Heidi Lepistö, tfn 071 4716 500 Norra Savolax nödcentral Direktör Petteri Helisten, tfn 071 4716 500 Tavastlands nödcentral Direktör Kyösti Lehtonen, tfn 071 4716 500 Birkalands nödcentral Direktör Jouko Rytkönen, tfn 071 4716 500 Östra och mellersta Nylands nödcentral Direktör Vesa Seppä, tfn 071 4716 500 Västra Nylands nödcentral Direktör Jarmo Laurila, tfn 071 4716 500 Norra Österbottens och Kajanalands nödcentral Direktör Mika Lamu, tfn 071 4716 500 Helsingfors nödcentral Direktör Markus Grönholm, tfn 071 4716 500 Förvaltningens IT-central (HALTIK) Direktör för serviceproduktionen Anne Sandberg, tfn 071 8780 151 (Polisens lokaliseringsregister) 6. Grund på vilken datasystemet förs (Författning) Lag om nödcentralsverksamhet (692/2010) 16
7. Användningssyftet med datasystemet Nödcentralsdatasystemet är ett permanent, riksomfattande personregister som är avsett för räddnings-, polis-, samt social- och hälsovårdsmyndigheternas och Nödcentralsverkets bruk och förs med hjälp av automatisk databehandling. Datasystemet används av Nödcentralsverket för att sköta de uppgifter som anges i 4 i om nödcentralsverksamhet. Räddningsväsendet, polisen samt social- och hälsovårdsmyndigheterna använder datasystemet för att spara de uppgifter som nämns i 18 i lagen om nödcentralsverksamhet i systemet och använder därutöver systemet i den egna lednings- och fältverksamheten enligt 20 i lagen om nödcentralsverksamhet. Polisens lokaliseringsregister används av Nödcentralsverket och polisen inom ramen för deras användningsrätter för att sköta de uppgifter som anges i 4 i lagen om nödcentralsverksamhet. Polisen använder också registret för att sköta andra uppgifter som hör till polisens verksamhetsområde. 8. De källor som i regel används för datasystemet De uppgifter som i enlighet med 17 i lagen om nödcentralsverksamhet registreras i nödcentralsdataregistret erhålls i första hand från: personer som lämnar nödmeddelanden, personer som lämnar meddelanden som kräver omedelbart polisingripande, personer som lämnar meddelanden som kräver omedelbara åtgärder med tanke på människors, egendoms och miljöns säkerhet, enheter som sköter uppgifter inom sina respektive verksamhetsområden, varje myndighet i enlighet med 18 i lagen om nödcentralsverksamhet, de register som anges i 19 i lagen om nödcentralsverksamhet. I fråga om den information som erhållits från dessa register registreras i nödcentralsdatasystemet endast uppgifter som är nödvändiga med tanke på ett enskilt uppdrag, om inte annat bestäms i lag eller internationellt avtal.
9. Normal användning och normalt utlämnande av uppgifterna i datasystemet Nödcentralsdatasystemet förs och används i regel av: anställda vid Nödcentralsverket när de mottar och handlägger nödsamtal eller övervakar nödcentralsverksamheten, anställda inom räddnings-, polis- samt social- och hälsovårdsväsendet som på goda grunder behöver uppgifter som registrerats i nödcentralsdatasystemet. Personer anställda inom respektive verksamhetsområde har rätt att med hjälp av teknisk anslutning, elektronisk dataöverföring eller på något annat lämpligt sätt få tillgång till och behandla information och uppdrag inom sitt eget verksamhetsområde endast inom ramen för sina befogenheter och enligt överenskommelse med Nödcentralsverket, dock så att den information som avses i 17 1 mom. i lagen om nödcentralsverksamhet som har registrerats i nödcentralsdatasystemet eller som är tillgängliga genom detta system för användas gemensamt av alla för förfrågningar. Enligt vad som föreskrivs i 20 i lagen om nödcentralsverksamhet får uppgifter i nödcentralsdatasystemet utlämnas till: inrikesministeriet, social- och hälsovårdsministeriet samt regionförvaltningsverket, oberoende av vad som i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) föreskrivs om sekretess, polis- eller räddningsenheter eller till andra enheter eller aktörer som Nödcentralsverket har larmat eller för vilka informationen på begäran har inhämtats, trots sekretess får det i enskilda fall lämnas ut information som behövs för skyddande av liv eller hälsa eller för undvikande av omfattande miljö- eller egendomsskador. I 23 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet föreskrivs det om informationsmottagarens tystnadsplikt. Enligt 21 i lagen om nödcentralsverksamhet får information som lämnats ut ur nödcentralsdatasystemet endast användas för avsett ändamål.
10. De typer av information datasystemet och dess delregister innehåller I nödcentralsdatasystemet får samlas in och lagras information för utförande av sådana uppgifter som föreskrivs i 4 i lagen om nödcentralsverksamhet enligt följande: 1) information som gäller enheter som utför uppdrag för räddningsväsendet, polisväsendet samt social- och hälsovårdsväsendet, exempelvis om beredskap, teleförbindelser, anrop, ledningsförhållanden, utrustning, uppgiftsområden, enheternas storlek och sammansättning samt annan motsvarande information; 2) information om när och hur anmälan har gjorts och meddelandenas innehåll inklusive telefonidentifikations- och adressuppgifter samt inspelningar, audiovisuella upptagningar och motsvarande tekniska eller andra upptagningar av meddelanden; 3) namn på dem som tagit emot och registrerat meddelanden, uppdrag och åtgärder och den enhet som tagit emot meddelandena, uppdragen och åtgärderna samt när detta skett; 4) av uppgifterna om identiteten hos en person som har samband med meddelanden, uppdrag och åtgärder, namn, personbeteckning eller födelsetid samt information om kön, modersmål, medborgarskap, hemort, adress och telefonnummer och annan motsvarande information samt om samband med ärendet, identifieringsuppgifter om objektet och objektinformation om larmanordningar; 5) information om uppdrag och åtgärder, exempelvis händelse- och åtgärdsrapporter, information om tidpunkter, platser, uppdragens skyndsamhetsklass och farlighet, information om de personer som deltar och har deltagit i uppdrag samt annan nödvändig information om enskilda uppdrag; 6) information som är nödvändig för någons personliga säkerhet eller för arbetarskyddet, exempelvis om objektets eller personens farlighet eller oberäknelighet; personuppgifter som beskriver eller avser att beskriva en brottslig gärning, straff eller andra påföljder för ett brott, information om personers hälsotillstånd, sjukdom, handikapp och vård eller därmed jämförbara åtgärder som en person blivit föremål för eller information om socialvårdsåtgärder. Dessa uppgifter får dock lagras endast i den mån som det är nödvändigt för någons personliga säkerhet eller för arbetarskyddet. 11. Datasystemets art samt principerna för sekretessen ADB Datasystemet är ett permanent, riksomfattande datasystem (se punkt 7) som förs med hjälp av automatisk databehandling. Utomstående användning av systemet är förhindrad. Enligt den registeransvariges anvisningar har användaren för sin arbetsuppgift beviljats personlig användningsrätt och ett personligt lösenord eller så kan rätten att använda systemet genomföras med hjälp av ett personligt smartkort.
12. Sökvillkor Personbeteckning Annat, vad: Bl.a. namn, plats för händelsen, fritextsökning. 13. Datasystemets storlek I datasystemet lagras årligen ca 4 miljoner nödmeddelanden eller andra uppdrag. 14. Den tid registeruppgifterna bevaras En uppgift skall utplånas ur personregistret när den inte längre är nödvändig med tanke på registrets ändamål, dock senast när fem år har förflutit sedan meddelandet mottogs. Uppgifter som hänför sig till den personliga säkerheten eller arbetssäkerheten ska dock inte utplånas om fortsatt lagring av uppgifterna, med tanke på deras ändamål, har konstaterats vara nödvändig inom fem år från det att uppgifterna registrerades eller föregående gång de konstaterades vara nödvändiga. En anteckning ska göras om att uppgifterna konstaterats vara nödvändiga. 15. Uppgifternas offentlighet Delvis offentliga Sekretessbelagda Författningsgrund: Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, nedan offentlighetslagen) 24. Registeruppgifter gällande polisen och social- och hälsovårdsväsendet är i regel sekretessbelagda (bl.a. offentlighetslagen 24.1 4, 5, 25 och 26 punkten). Uppgifterna från räddningsväsendet är delvis offentliga och delvis sekretessbelagda beroende på uppgifternas art.
16. Rätt till insyn Ja/inskränkt Nej/inskränkt, hur: Författningsgrund: Personuppgiftslagen (523/1999) 26, 27, 28 och 29 Lag om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 43 45 På insynen i uppgifterna i nödcentralsdatasystemet tillämpas bestämmelserna i personuppgiftslagen, dock så att på uppgifter som hänför sig till polisens verksamhetsområde tillämpas dessutom bestämmelserna i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. Var och en har utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan han meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om honom som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om honom. (Personuppgiftslagen 26 ) Rätten till insyn gäller dock inte om 1) informationen kan skada statens säkerhet, försvaret eller den allmänna ordningen och säkerheten eller försvåra förebyggande eller utredning av brott; 2) informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa eller vård eller för någon annans rättigheter; 3) de personuppgifter som ingår i registret används uteslutande för historisk eller vetenskaplig forskning eller statistiskföring, eller om 4) de personuppgifter som ingår i registret används för tillsyns- och kontrolluppgifter och vägran att lämna information är nödvändig för att trygga ett viktigt ekonomiskt eller finansiellt intresse för Finland eller Europeiska unionen (Personuppgiftslagen 27 ). Den som önskar kontrollera uppgifter om sig själv skall begära detta i en egenhändigt undertecknad eller på ett därmed jämförbart sätt bestyrkt handling eller begära detta personligen hos den registeransvarige. (Personuppgiftslagen 28 ) En registrerad som vill utöva sin rätt till insyn i uppgifter som hänför sig till polisens verksamhetsområde skall personligen framställa en begäran om detta hos den registeransvarige eller polisinrättningen i häradet och styrka sin identitet. (Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 44 ) Den registrerade har rätt att fordra att den registeransvarige rättar, utplånar eller kompletterar en personuppgift som ingår i ett register och som med hänsyn till ändamålet är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. (Personuppgiftslagen 29 ) En felaktig uppgift som hänför sig till polisens verksamhetsområde får ändå bevaras, om det är nödvändigt för att trygga de rättigheter som den registrerade, någon annan part eller en person som hör till polispersonalen har. En sådan uppgift får användas endast i syfte att trygga dessa rättigheter. (Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet 27 ) Den registeransvarige kan uppbära en skälig ersättning för de direkta kostnaderna för utövandet av rätten till insyn om det har förflutit mindre än ett år sedan den registrerade senast utövade sin insynsrätt. (Personuppgiftslagen 26 ) 17. Hur rätten till insyn ska fullföljas Uppgifter i nödcentralsdatasystemet som hänför sig till polisens verksamhetsområde lämnas ut för insyn av den person som polisenheten har förordnat att sköta registerärenden samt av den registeransvarige (Polisstyrelsen). Andra uppgifter än sådana som hänför sig till polisens verksamhetsområde lämnas ut för insyn av den huvudansvarige registerföraren (Nödcentralsverket). Den registrerade bereds tillfälle att bekanta sig med sina uppgifter. Annat sätt, vilket: Uppgifterna ges på begäran i skriftlig eller elektronisk form enligt överlämnarens bedömning.
18. Hur beskrivningen av datasystemet och de registerbeskrivningar som gäller dess olika delregister ska hållas tillgängliga Registerbeskrivningen hålls allmänt tillgänglig på Nödcentralsverkets verksamhetsställen samt vid varje polisinrättning. Registerbeskrivningen finns också i Nödcentralsverkets och polisens riksomfattande datanät. 19. Anmälan till dataombudsmannen Personuppgiftslagen 36 (Ingen anmälningsplikt, eftersom behandlingen av personuppgifter regleras i lag). 20. De bestämmelser som gäller ibruktagandet av och innehållet i datasystemet samt de föreskrifter, anvisningar och beslut som meddelats av den registeransvarige Bestämmelse: Datasystemet har fastställts bli taget i bruk 1.4.2001 i samband med inrättandet av Nödcentralsverket. Lag om nödcentralsverksamhet 692/2010 Inrikesministeriets föreskrift Dnr SM-2003-2621/Si-2, uppförandekodex för det förfarande som ska följas vid utövande av rätten till insyn i polisens personregister, träder i kraft 1.10.2003