Det framgångsrika styrelsearbetet i ideella organisationer - Vilka är de grundläggande förutsättningarna för styrelsearbete i en ideell föreningen? 2013-09-17
Föreläsare Ove Liljedahl Styrelesinstitutet Satish Sen Kaleidoscope Maria Albanson KLA Roland Dansell Grant Thornton 2
Bilderna hämtas på nätet www.grantthornton.se/styrelsekurs 3
Varför just ideella föreningar? Det finns fler än 200 000 ideella föreningar i Sverige För att en förening ska vara ideell krävs att den har ett ideellt ändamål Som ideellt får man i regel räkna varje syfte som inte är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen Många olika typer av verksamheter drivs som ideella föreningar; Den lilla föreningen styrelsen gör allt Den medelstora anställda Den större kansli och verksamhetschef Både ideell förening och näringsdrivande verksamhet 4
Ideellt arbete ökar i Sverige men ändrar karaktär Varannan vuxen svensk arbetar årligen ideellt i en förening Fler näringsdrivande; Nya krav mera pengar nya och högra risker = nya dimensioner! Idag finns många föreningar som har omfattande verksamhet och drivs med "affärsmässiga" risker De flesta kanske fortfarande är "ideella" till syftet, men omfattning och inriktning gör dem affärsdrivande Utökade legala krav på bokföring och Årsredovisning Leder till ökade krav på styrelse och verksamhetschef 5
Typiska förutsättningar för styrelsearbetet i ideella organisationer Bygger på en idé ett definierat ändamål Strävar inte efter vinst Medlemmarna känner starkt för ändamålet - verksamhetsidén Ideellt arbete gör det svårare att ställa krav Många eldsjälar lägger ner mycket tid Många särintressen Stor andel passiva medlemmar Svårare att få styrelseledamöter än funktionärer Otydligt och komplicerat beslutsfattande Svårt att genomföra beslut Otydliga framgångsmått Arbetsformer inte anpassade till nya och tuffare krav Stor skillnad i förutsättningarna för små respektive stora föreningar 6
Seminarieserie med en röd tråd.. Vilken är de grundläggande förutsättningarna för styrelsearbete i en ideell föreningen? Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer? (14 oktober) Vilket ansvar har styrelsen? (23 oktober) Gå samtliga och få ett intyg! 7
Disposition Vad är styrelsens roll? Vad kan styrelsearbetet tillföra organisationen? Vilka krav ställs på styrelsen och på ledamöterna? Hur utses en styrelse, och vilka ska arbeta där? 8
Lagar reglerar styrelsens roll och uppgift Aktiebolagslagen Lag om ekonomiska föreningar Stiftelselagen Bostadsrättslagen Samfällighetslagen Ideella föreningar saknar särskild lagstiftning Bokföringslagen viktig att följa Dessutom regleras ansvarsfrågor i en mängd andra lagar som vi återkommer till den 23 oktober 9
Vad gäller då i praktiken? Stadgar krävs och är viktig vägledning för styrelsens arbete och ansvar inte alltid anpassade till dagens verklighet Huvudmän medlemmar som utser styrelsen Styrelsen utser verksamhetschef om inte stadgarna säger annat Bokföringsskyldighet föreligger vid näringsverksamhet eller enligt gränsvärden enligt Bokföringslagen När osäkerhet föreligger vägledning utifrån lagar för andra företagsformer samt god sed 10
Föreningsstämman är högsta beslutande organ Utser styrelse, (ordförande) och revisor (ev. valberedning) Beslutar om stadgar och beslutsordning Beslutar om föreningens namn och syfte Fastställer årsredovisning, disposition av resultat Beslutar om ansvarsfrihet för styrelse och verksamhetschef Formulerar riktlinjer till styrelsen avseende förvaltningen av verksamheten utöver stadgarna 11
Styrelsens huvuduppgifter i en ideell förening är ganska tydliga i verkligheten (bla med stöd från ABL) Organiserar, förvaltar, följer upp och kontrollerar Har ett kollektivt ansvar för sina beslut Säkerställer instruktioner och attestrutiner Fortlöpande följer upp den ekonomiska situationen Delegerar med omsorg och följer upp resultatet ansvaret kan inte delegeras Kallar till styrelsemöten och stämmor Tillsätta och avsätta verksamhetschef Ansvara för att bokföring sköts och att Årsredovisning upprättas Ansvarar för att lagar och regler följs samt att skatter och avgifter inbetalas Följa riktlinjer enligt stadgarna och från föreningsstämman om de inte strider mot lagar och regler 12
Styrelsens uppgift i praktiken Tolkar medlemmarnas vilja och förväntningar beslutar om inriktning och strategier Följer upp att verksamheten drivs enligt medlemmarnas vilja och förväntningar Fattar framtidsinriktade beslut Ansvar gentemot föreningens medlemmar och gentemot tredje man Mer om detta i seminarium 2 och 3 13
Vad är god sed? God sed är vägledande praxis, men ej lagstiftade krav FRII har infört kvalitetskod med krav på arbetsordning för styrelsens arbete Riktlinjer Svensk Insamlingskontroll Finna vägledning från näringslivet, tex. StyrelseAkademien Vägledning till god styrelsesed eller Svensk kod för bolagsstyrning Medlemmarnas bästa beaktas genom att uppfylla syfte och ändamål enligt stadgarna 14
Vad kan då anses vara god sed för styrelsearbete i en ideell förening? Oberoende och jävsfrågor styrelsen ska kunna agera oberoende från medlemmar och föreningens ledning Tydlig ansvarsfördelning mellan medlemmar, styrelse och verksamhetschef Kunskapskrav på styrelsens ledamöter vid behov utbildning Processer för ersättningsfrågor och utvärdering av styrelsens arbete Systematisk uppföljning av verksamhetens utveckling samt av fattade styrelsebeslut 15
Disposition Vad är styrelsens roll? Vad kan styrelsearbetet tillföra organisationen? Vilka krav ställs på styrelsen och på ledamöterna? Hur utses en styrelse, och vilka ska arbeta där? 16
Styrelsearbetet kan lyfta verksamheten Skapar förutsättningar för förbättrad samverkan mellan de olika rollerna medlemmar, styrelse och verksamhetschef Säkerställer att rätt roll utövas i rätt forum Leder till ökad fokus på verksamhetens utveckling Ökad medlemsnytta och ofta samhällsnytta Tillför kompetens och erfarenhet utifrån de utmaningar verksamheten står inför Ökar möjligheten till positiv utveckling/överlevnad 17
Förnyelse viktig för långsiktig överlevnad Stadgarnas utveckling viktig Stödjer långsiktig positiv utveckling av verksamheten Vision vs stagnation Viktigt gemensamt ansvar för medlemmar och styrelsen att förnyelse sker 18
Den konkreta nyttan Formulerar mål efter medlemmarnas vilja Strategisk resurs för ekonomisk stabilitet Fokus på frågor som utvecklar föreningens verksamhet Identifierar kärnfrågor, utformar och tar beslut samt följer upp genomförande Ser till att formalia enligt stadgar och lagar efterlevs Fungerar som bollplank åt verksamhetschef Tillför kontaktnät utanför föreningen 19
Viktig nytta för större organisationer Ser till att verksamhetsplan utarbetas och implementeras Aktiv hjälp vid investerings-, personal- och marknadsfrågor och andra utmaningar Identifierar och hanterar de kritiska risker som en förening kan utsättas för 20
Styrelsearbetet måste anpassas till verksamhetens behov om styrelsen ska tillföra nytta Antal möten när det behövs Kompetenser sök de kompetenser styrelsen saknar och behöver för framtida utmaningar Tydliga mål som förankras hos medlemmarna Krissituationer agera omedelbart! Snabb utveckling eller stora satsningar kräver mycket tid av styrelsen Fokus på verksamheten och föreningens bästa när medlemsviljorna är splittrade 21
Disposition Vad är styrelsens roll? Vad kan styrelsearbetet tillföra organisationen? Vilka krav ställs på styrelsen och på ledamöterna? Hur utses en styrelse, och vilka ska arbeta där? 22
Vem företräder jag som styrelseledamot? Strikt lojalitetskrav mot verksamheten föreligger! Företräder helheten och kollektivet verksamhetens bästa Styrelseuppdrag är ett förtroendeuppdrag viktigt att verka för att uppfylla stadgarnas och stämmans målsättningar Jävsfrågor viktiga att hantera, t ex avtal mellan föreningen och ledamot eller närstående Sekretessfrågor viktiga för att inte skada föreningen Lojalitet, respekt och integritet är viktiga grundläggande förutsättningar i styrelsearbetet 23
Lojalitetskravets efterlevnad sätts ofta på prov Politiskt tillsatta styrelser Särintressen hos styrelseledamöter vanligt inom förbundsstrukturer och branschorganisationer Ledamot verkar på mandat av en falang Problem när verksamheten drivs inom flera olika juridiska personer aktiebolag, stiftelse och ideell förening 24
Ansvarsfördelningen viktig att hantera En medlem kan ha många roller medlem, styrelse, verksamhetschef och funktionär Viktigt att renodla rollerna för att styrelsearbetet ska kunna fungera rätt roll ska utövas i rätt forum Bra vattendelare Handlar om medlemmarnas bästa föreningsstämma Handlar om vad föreningen ska göra styrelsemöte Handlar om hur föreningen ska göra det verksamhetschef Utvärdering av styrelsens arbete görs av valberedningen när sådan finns 25
Disposition Vad är styrelsens roll? Vad kan styrelsearbetet tillföra organisationen? Vilka krav ställs på styrelsen och på ledamöterna? Hur utses en styrelse, och vilka ska arbeta där? 26
Vanligt med valberedning i ideella föreningar Arbetar på uppdrag av föreningsstämman Utses normalt av medlemmarna instruktion i stadgarna Ofta tre personer, varav en sammankallande Olämpligt att aktiva styrelseledamöter ingår Föreslår personer som är lämpliga styrelseledamöter Kan också ge förslag på andra funktionärer och ge förslag på arvoden Valberedningens förslag bifogas kallelsen till stämman 27
Om valberedningens arbete Valberedningens ledamöter måste vara väl insatta i verksamheten och dess utmaningar Därför viktigt att vara aktiva och göra "hemläxan" ordentligt hur ser verksamhetens behov ut de närmaste åren? Viktigt att kommunicera sammansättning i god tid före årsstämman Konkurrerande valberedningar eller förslag från medlemmar direkt på mötet kan förekomma Undviks normalt när befintlig valberedning är aktiva och gör ett bra arbete Olämpligt att välja avgående styrelseledamot till revisor
Några kunskapskrav finns inte Vem som helst kan arbeta i en styrelse I vissa fall strikt formella begränsningar myndig, inte i konkurs, inte näringsförbud Stadgarna kan kräva viss kompetens (medlemskap) Krav på deltagande i styrelsearbetet tillräckligt med tid för aktivt deltagande Förväntas kunna ta del av och bedöma ärenden självständigt utbildning vid behov När styrelsens samlade kompetens inte täcker behovet adjungera specialist inför beslut 29
Många föreningar bedriver även näringsverksamhet Inte ovanligt att del av verksamheten drivs i aktiebolagsform t ex marknadsbolag eller verksamhet inom förlag och utbildning Att stiftelser finns kopplade till föreningen Denna situation ställer krav på styrelsearbetet i de olika juridiska personerna rätt beslut i rätt styrelse! Leder också till ökat kompetensbehov på styrelseledamöterna 30
Innan en styrelse utses. Vart vill vi? medlemmarnas framtida önskemål måste vara kända Var befinner sig verksamheten? Innan man kan ta ut riktningen framåt måste man också veta platsen som man utgår från! Vilka är de viktigaste utmaningarna och målen på tre till fem års sikt? styrelsens sammansättning ska spegla föreningens målbild! Vad behöver vi tillföra styrelsen för olika kompetenser? vilka områden saknas det kompetens inom? 31
Vilka ska arbeta i en styrelse? Bevisad erfarenhet, kunskap och kompetens Matcha mot behov - inte på tillgänglighet Säkerställ motiv hos den som ska sitta i styrelsen Genuint intresserad av föreningens verksamhet och utmaningar Energi och hunger framtidsinriktning Från position till prestation Verkar för helhetens bästa Gläds åt att se andra växa Kan skilja på att leda från styrelserummet vs att leda från operativt 32
Vilka egenskaper har en bra ordföranden? En ordföranden bör ha en god dokumenterad förmåga att: - Leda styrelsemöten - Vara länken mellan medlemmar, verksamhetschef och styrelsen - Fungera som stöd och bollplank åt verksamhetschef och övriga funktionärer Har mött och tacklat föreningsrelaterade utmaningar ett antal gånger tidigare generalisterfarenhet Helikopter inte cykelställsperspektiv Duktig och villig att dokumentera Förståelse för den ideella föreningens situation Har tid för att utföra sitt uppdrag 33
Hur bedrivs ett framgångsrikt styrelsearbete i ideella organisationer? Disposition 14 oktober Vilka är de viktigaste förutsättningarna för styrelsearbete i ideella föreningar? Hur organiseras styrelsearbetet? Vilka frågeställningar har styrelsen på sitt bord? Hur fördelas ansvaret mellan medlemmar, styrelse och verksamhetschef? Hur hanteras medlemsfrågorna? Hur arbetar styrelsen med den långsiktiga strategiska utvecklingen av verksamheten? 34
Styrelseuppdrag i ideella föreningar är inte en andra värnplikt! Många ideella föreningar förväxlar idealitet med att alla ska sitta sin tid i styrelsen oavsett föreningens behov och medlemmens kompetens! 35
Sanning och konsekvens I föreningar med många falanger obstruerar många styrelsens arbete för sitt särintresse. Visa alla medlemmar på konsekvenserna av detta. Vid behov kalla på extra föreningsstämma.
Man får det man betalar för! Många ideella föreningar förväntar sig att även specialister ska ställa upp gratis utan att resten av föreningen agerar professionellt. 37
Tillfälligt behov av kompetens behöver inte sitta i styrelsen Adjungera, advisory board, anlita en expert. 38