Interchange of Data between Administrations EUROPEISKA KOMMISSIONEN GENERALDIREKTORATET FÖR NÄRINGSLIV INTERCHANGE OF DATA BETWEEN ADMINISTRATIONS PROGRAMME IDA:s katalog över GEMENSAMMA VERKTYG och TEKNIKER
Interchange of Data between Administrations 2 IDA:s katalog över gemensamma verktyg och tekniker I Europaparlamentets och rådets beslut nr 1720/1999/EG av den 12 juli 1999 om att anta en rad insatser och åtgärder för att säkerställa driftskompatibilitet och tillträde till transeuropeiska nät för elektroniskt datautbyte mellan förvaltningar (IDA), ägnas artikel 5 åt gemensamma verktyg och tekniker: Gemenskapen skall säkerställa att gemensamma verktyg och tekniker för sektornätstillämpningar anskaffas på marknaden eller utvecklas om marknaden inte på lämpligt sätt kan uppfylla kraven, i syfte att minska de totala kostnaderna i samband med utveckling av tillämpningar, rationalisera och förbättra tekniska lösningar, minska den tid som krävs för att genomföra driftssystem samt effektivisera systemunderhåll I detta syfte skall gemenskapen identifiera och specificera de i sektornät grundläggande och återkommande funktioner som kan utgöra bas för gemensamma verktyg och tekniker eller moduler. Gemenskapen skall också uppmuntra utveckling och användning av sådana gemensamma verktyg och tekniker och moduler i sektornät, och i synnerhet skall lämpliga lösningar som utvecklats inom ett sektornät säkerställas. Bidrag till utvecklingen av gemensamma verktyg och tekniker samlas in direkt från IDA-sektornäten samt från andra åtgärder som vidtagits inom ramen för IDA-aktioner för driftskompatibilitet (säkerhet, innehållsmässig driftskompatibilitet och kvalitetssäkring). STANDARDER för RÄTTSLIGA FÖRFARANDEN och SÄKERHETSFÖRFARANDEN SEKTORSPECIFIKA KRAV DRIFTSKOMPATIBILITET vad GÄLLER INFORMATIONSINNEHÅLL KVALITETSSÄKRING och KVALITETSSTYRNING SPRIDNING av BÄSTA PRAXIS NATIONELLA/ REGIONALA INITIATIV GEMENSAMMA VERKTYG och TEKNIKER ALLMÄNNA TJÄNSTER
3 IDA:s katalog över GEMENSAMMA VERKTYG och TEKNIKER IDA VERKTYG och TEKNIKER DATAINSAMLING DATASPRIDNING DATAUTBYTE VARNINGSSYSTEM APPLIKATIONS- TJÄNSTER CIRCA Workflowtjänster IDA-MT eprocurement Global sökning Nat Lex DRIFTSKOMPATIBILITET vad GÄLLER INFOR- MATIONS-INNEHÅLL FRONT OFFICE IPM IDA-QA Certifiering RAPEX MoReq MIReG I detta dokument ges en beskrivning av den befintliga IDA-katalogen över gemensamma verktyg och tekniker. Dokumentet innehåller dels en beskrivning av de verktyg och tekniker som används för tillfället, dels en beskrivning av de verktyg och tekniker som håller på att analyseras och/eller utvecklas. IDA tillhandahåller för tillfället följande verktyg och tekniker: Samarbetsverktyg / CIRCA Initiativ för interaktiv politik / IPM Kvalitetssäkring / IDA QA Driftskompatibilitet vad gäller informationsinnehåll / MoReq Samarbetsverktyg / Portal toolkit Verktyg för insamling av data / STATEL EU-administrationens portal Portal toolkit BACK OFFICE Inom IDA undersöks också verktyg och tekniker inom en rad andra områden (se tabellen nedan): STATEL PROGRAMVARA elink Registertjänster Baserad på öppen källkod
Interchange of Data between Administrations 4 CIRCA Vad är CIRCA? CIRCA Communication and Information Resource Centre for Administrations (Förvaltare av kommunikations- och informationscenter) är en webbaserad miljö som tillhandahåller on-linetjänster. CIRCA erbjuder en gemensam virtuell plats för arbetsgrupper och nätverk och gör det möjligt att på ett effektivt och säkert sätt dela på resurser och dokument. CIRCA är organiserat kring intressegrupper och är med andra ord en avskild arbetsplats för en grupp människor som behöver samarbeta för att utföra gemensamma arbetsuppgifter och uppnå gemensamma mål. Trots att varje grupp har tillgång till samma uppsättning funktioner är miljön fullt anpassningsbar till varje given intressegrupp och informationen är begränsad till medlemmarna i denna specifika grupp. CIRCA är ett verktyg som utvecklats av kommissionen under IDA-programmet. EU:s institutioner, organ och nationella förvaltningar kan få gratis licenser och installera dessa på sina egna servrar. Programvaran bakom CIRCA bygger på öppen källkod. Vilka tjänster kan CIRCA tillhandahålla? CIRCA tillhandahåller tjänster för såväl management som grupparbete. MANAGEMENTTJÄNSTER Interessegrupper: CIRCA är organiserat kring intressegrupper och är med andra ord en avskild arbetsplats för en grupp människor som behöver samarbeta för att utföra gemensamma arbetsuppgifter och uppnå gemensamma mål. Miljön är fullt anpassningsbar till varje given intressegrupp och informationen som finns att tillgå är begränsad till "medlemmarna" i den specifika intressegruppen. Användarrättigheter: Medlemmarna i en arbetsgrupp innehar vanligtvis olika roller, t.ex. ordförande, medverkande, sekreterare och medlem. CIRCA erbjuder möjligheten att skapa sådana roller genom att tillhandahålla olika användarrättigheter och på det viset anpassa användarens rättighet till viss information, samt till olika funktioner och arbetssätt inom intressegruppen. En särskild användarrättighet, ledaren, ges extra privilegier för att administrera, leda och anpassa intressegruppen. Administration: CIRCA tillhandahåller fullständig fjärrstyrning vad gäller tilldelning av användarrättigheter, konfiguration samt anpassning till varje intressegrupp. TJÄNSTER FÖR GRUPPARBETEN Bibliotek: Dokument förvaras i avdelningar och underavdelningar som kan skräddarsys; Systemet ger flerpråkigt stöd, versionskontroll och underrättelse via e-post om dokumentens tillgänglighet. Dokumenten kan laddas upp, läsas och laddas ner on-line eller skickas med e-post. Register: Hantering av medlems- och kontaktlistor. Kommunikationsforum: En plats för meddelanden, möten, dagordningar och deltagarlistor. Fungerar även som ett diskussionsforum. Nyhetsgrupper: Diskussionsforum för intressegruppernas medlemmar. E-post: E-postgränssnitt, med bl.a. en underrättelsefunktion via e-post. Säkerhet: Integrerade säkerhetsfunktioner i enlighet med kommissionens och rådets säkerhetsregler. Sökning : Flerspråkig sökning efter alla typer av dokument som kan passa en intressegrupp. om CIRCA kan fås på http://forum.europa.eu.int/public/irc/ida/ ircforum/home
5 IDA:s katalog över GEMENSAMMA VERKTYG och TEKNIKER IPM Vad är IPM? Initiativet för interaktiv politik (Interactive Policy Making, IPM) syftar till att förbättra styrelseformerna genom att använda Internet för att samla in och analysera marknadens reaktioner för att därefter använda dem i Europeiska unionens beslutsprocess. Detta webbbaserade verktyg gör det möjligt för EU:s institutioner och offentliga förvaltningar på lokal, regional och nationell nivå att inhämta spontana reaktioner från marknaden (återkopplingsmekanism) och genomföra öppna samråd för medborgarna och företagen (samrådsmekanismen) i syfte att snabbare och mer exakt reagera på medborgarnas, konsumenternas och företagens behov. Detta kommer att bidra till att skapa en effektivare och mer omfattande beslutsprocess med större insyn. Vilka tjänster kan IPM erbjuda? Både återkopplings- och samrådsmekanismen består av on-linefrågeformulär och databaser som i huvudsak omfattar en rad flervalsfrågor men som också ger deltagarna möjlighet att i fri text svara på mer komplexa frågor. De finns på EU:s elva officiella språk. "Öppna samrådsförfaranden " vänder sig alltid direkt till de berörda parterna. Beroende på ämnet kan de antingen rikta sig till en begränsad grupp berörda parter (med login och lösenord) eller också vara öppna för allmänheten. Formulären som används i samband med "återkopplingsmekanismen" fylls inte i av berörda parter utan av utvalda förmedlare. Förmedlarna registrerar fall som rapporterats av personer i återkopplingsdatabasen. Så snart resultaten finns tillgängliga överförs de automatiskt till en on-linedatabas. Denna databas har inbyggda statistiska funktioner och textsökningsverktyg som gör det möjligt att noga välja de fält som skall analyseras. Hur kan IPM användas i andra sammanhang? Två element från IPM kan användas i andra sammanhang: de resultat som samlas in i databasen för återkoppling och de verktyg som kan användas. Resultaten som samlats in via IPM:s återkopplingsmekanism analyseras av Europeiska kommissionen och diskuteras sedan av medlemsstaterna. Dessa resultat kan presenteras på en rad olika sätt för att visa var problemen ligger och till vilka sektorer eller politikområden de hör. Detta ger offentliga myndigheter möjlighet att lösa praktiska problem och föreslå nya politiska initiativ baserade på praktisk erfarenhet från marknaden och det ger dem också möjlighet att övervaka initiativens effekter. Återkopplingen kommer att ge konkreta exempel på problem som näringslivets representanter, konsumenter, studerande osv. har stött på när de velat hävda sina rättigheter. Prototypen för återkopplingsmekanismen används redan av lokala förmedlare (t.ex. handelskamrar) tillsammans med medlemsstaternas förvaltningar för beslutsfattning på lokal nivå. On-linesamråd kan involvera medborgare, konsumenter och företag som via Internet uppmanas uttrycka sina åsikter om nya initiativ. Medlemsstaterna och offentliga förvaltningar kan använda verktygen för att genomföra egna samråd eller för att etablera återkopplingsmekanismer på nationell eller lokal nivå. Vem kan använda IPM-specifikationen? Europeiska institutioner och offentliga förvaltningar för att framlägga nya politiska förslag baserade på praktiska erfarenheter från marknaden (att införa ny lagstiftning eller göra ändringar i den existerande lagstiftningen). Medborgare, konsumenter och företag för att mer aktivt kunna delta i beslutsprocessen, uttrycka sina åsikter när det gäller nya initiativ (genom att delta i öppna samrådsförfaranden) och ge återkoppling om den gällande lagstiftningen. finns på http://europa.eu.int/yourvoice.
Interchange of Data between Administrations 6 IDA QA Vad är IDA QA? IDA Quality Assurance (kvalitetssäkring) är ett initiativ som skall förbättra dels det sätt som projektmål och projektkrav anges på, dels kvaliteten på projektledningen och projektens delresultat. "Göra det rätta på rätt sätt IDA QA är en strategi/metod som är under utveckling och som skall kunna användas i hela IDA-programmet. Målet för detta kvalitetsprogram som rör alla sektorsspecifika IDA-projekt och övergripande åtgärder är att göra det lättare att uppfylla företagens behov genom att fastställa riktlinjer för kvalitetssäkring och allmänna verktyg för självbedömning. De IDA-projekt som önskar det kan erbjudas kvalitetssäkringstjänster. Det gäller särskilt metoder för kvalitetsmätning, kostnads- och intäktsanalys och riskbedömning. Hur kan IDA QA användas i andra sammanhang? IDA:s strategi och metod för kvalitetssäkring IDA:s strategi och metod för kvalitetssäkring är en löpande, centraliserad process som syftar till att främja gemensam förståelse och enighet när det gäller centrala frågor i ett projekt, t.ex. formulering av användarkrav, definition av projektmål, roller och ansvarsområden, faktorer som är viktiga för att projektet skall lyckas, risker, begränsningar och organisationsmässiga effekter. Detta gäller för ett IDA-projekts hela livscykel och i synnerhet under genomförbarhetsstudierna. Inom IDA:s kvalitetsprogram har man etablerat ramar för att kunna ge kvalitetsstöd till IDAprojekt på fyra olika nivåer i ledningssystemet: strategisk nivå, operativ nivå, projekt- och produktnivå.
7 IDA:s katalog över GEMENSAMMA VERKTYG och TEKNIKER RIKTLINJER GRUNDPRINCIPER AFFÄRSSYSTEM STRATEGISK NIVÅ OPERATIV NIVÅ IDA kvalitetsverktyg Gemensamma kvalitetsverktyg har utvecklats på projektnivå med hjälp av vägledningar, mallar och checklistor där man tagit hänsyn till relevanta standarder för kvalitetssäkring som finns på marknaden och metoder som redan utvecklats i medlemsstaterna. Dessa verktyg består av följande komponenter som är förbundna med ett projekts livscykel: FAS FÖR GENOMFÖRBARHETSSTUDIER: Globalt genomförande VERKTYG UTVECKLINGSoch GENOMFÖRANDEFASER PROJEKT och PRODUKTNIVÅ Projektledning och kvalitetsplan (PMQP) Konfigurationsstyrningsplan Testledningsplan Testspecifikationer Användarkrav Programvaru- och systemkrav Teknisk design Användarvägledning OPERATIV FAS / FAS EFTER GENOM- FÖRANDET: Vägledning för projektutvärdering Operativ kvalitetsplan Avtal om servicenivå finns på IDA:s webbplats (http://europa.eu.int/ispo/ida)
Interchange of Data between Administrations 8 MoReq Specifikationen är snarare tänkt som en modell än som en norm för alla möjliga ERMS-genomföranden. Olika branscher, skalor, organisationstyper eller andra faktorer kan medverka till att flera specifika krav införs. 000101110010 1111101011110 000101110010 000101110010 100101110010 Vad är MoReq? MoReq (Model Requirements for the management of electronic records) är en omfattande specifikation av funktionskrav för hantering av elektroniska register. Den beskriver en modell av hur filöversikter, filer och register är kopplade till varandra och kan tillämpas både på elektroniska filer och hybridfiler (dvs. filer som innehåller både elektroniska register och register på papper). I MoReq förutsätts att modellen och funktionskraven baseras på ett ERMS-system (Electronic Records Management System). Det anges dock inte vilket ERMS-system som skall användas, bara vad det skall göra. Varje användare ansvarar själv för hur ERMS-systemet skall genomföras. MoReq innehåller också en omfattande metadatamodell för registerhantering. MoReq är en allmän och modulär specifikation. Detta innebär att du kan lägga till ytterligare funktioner som är relevanta för din aktuella situation, men också vid behov ta bort valfria element från MoReq. Systemet omfattar också andra behov, som t.ex. elektroniska signaturer, digitalt bevarande och hybridfiler. Specifikationen kombinerar fördelarna med elektroniska arbetsmetoder med registerhanteringsteori och omfattar t.ex. klassificering, dokumenthantering, arbetsflöde, metadata och andra besläktade tekniker. Dokumentdelen uppfyller en lång rad behov för olika länder, olika industrier och olika typer av register. Specifikationen är dessutom utformad så att den kan användas av organisationer i både den offentliga och privata sektorn som vill införa ett ERMS-system eller bedöma kapaciteten hos ett ERMS-system som redan införts. Vem kan använda MoReq-specifikationen? Potentiella ERMS-användare: som grund för en anbudsinfordran. ERMS-användare: som grund för revision eller kontroll av ett existerande ERMS. Utbildningsorganisationer: som referensdokument vid förberedelser av utbildning i registerhantering och som kursmaterial. Akademiska institutioner: som en undervisningsresurs. ERMS-leverantörer och -utvecklare: som hjälp vid produktutveckling för att fastställa vilka funktioner som krävs. Leverantörer av registerhanteringstjänster: som en hjälp för att fastställa vilken typ av tjänster som skall levereras. Potentiella användare av registerhanteringstjänster på entreprenad: som hjälp till att specificera vilka tjänster som skall anskaffas. MoReq kan hämtas gratis från IDA:s webbplats (http://europa.eu.int/ispo/ida)
9 IDA:s katalog över GEMENSAMMA VERKTYG och TEKNIKER IDA Portal toolkit Vad är IDA Portal toolkit? En portal är en nätsluss som gör det möjligt att få tillgång till information på Internet och i businessto-business och företagsmiljöer. Eftersom en portal är ett gränssnitt till flera olika system, t.ex. databaser och webbtjänster kan det effektivt integrera olika komponenter. IDA Portal toolkit utvecklades från början av Europeiska miljöbyrån för att uppfylla EIONET-nätverkets behov av portaltjänster. Kommissionen har sedan vidareutvecklat systemet under IDA-programmet. IDA Portal toolkit bygger på programvara som är baserad på öppen källkod och kan användas tillsammans med CIRCA. EU:s institutioner, organ och nationella förvaltningar kan få gratis licenser och installera dessa på sina egna servrar. Vilka tjänster kan IDA Portal toolkit erbjuda? Länkdatabas Detta är en URL-databas där alla länkarna är hierarkiskt klassificerade efter kategori. Tillkännagivanden och nyheter Nyhetskanalen för tillkännagivanden är integrerad i länkdatabasen så att nyheter kan kategoriseras bland de andra länkarna Alla nyheter sprids i RSS 0.91-format. Delegering av rätten att hantera innehåll Delegering av rätten att hantera URL:er och nyheter till andra personer än administratören. Stilark Alla sidor får automatiskt samma utseende då de använder medföljande stilark. Tack vare att innehåll och form skiljs åt kan ändringarna visas omedelbart. Vanliga frågor En särskild modul har utarbetats för att hantera vanliga frågor och därmed göra det lättare att svara på frågor från användare. Svaren sänds också i RSS-format. Kunskapshantering och integrering i CIRCA CIRCA förser intressegrupperna med de flesta av de krävda basfunktionerna för kunskapshantering. Portalen tillför en företagsdimension. En "bro" gör det möjligt att hämta dokument från CIRCA:s arkiv och integrera dem i portalen. Detta är möjligt eftersom all öppen metainformation från CIRCA-instanser eller intressegrupper är i RSS-format. Detta innebär att CIRCA-intressegrupperna kan visas som kanaler i portalen. Innehållet kan visas efter kategori och intressegrupp och en nyhetstjänst kan etableras. Register över samarbetsportaler Denna funktion hänger samman med föregående och efterföljande funktion. Den går utöver traditionella register och uppfyller behovet av att fastställa förfaranden för hur partnerna skall utbyta information, vilken information som skall göras tillgänglig och hur de skall beskriva sina tjänster och företag. Målet är att skapa en arkitektur för tjänsteregistrering som utgör en standard för hur man skall upprätta ett register, rådfråga andra och göra det möjligt för de registrerade att interagera och utbyta information globalt. Sökning Portalen kan söka i de offentliga webbtjänsterna på alla webbsidor samt på CIRCA-servrarna. Individuell anpassning Alla de ovannämnda funktionerna kan inte få plats på varje användares skärm. Flera instanser i varje kanal kan komma från olika servrar. Därför kommer de framtida versionerna av portalen att kunna anpassas. En användare kan välja vilka kanaler han eller hon vill se på sin individuellt anpassade sida. finns på: www.eionet.eu.int/software/ptk www.eionet.eu.int/eionet_tech/natport11 www.zope.org/members/eionet
Interchange of Data between Administrations 10 STATEL Vad är STATEL? STATEL erbjuder applikationsutvecklare ett transparent telekommunikationsskikt för filöverföring och andra funktioner som t.ex. transparent kryptering och anpassning av filstorlek till nätverksfunktioner med hjälp av segmentering. Detta verktyg har utvecklats av Eurostat under IDA-programmet. Det fungerar på plattformar för PC eller UNIX. Vilka tjänster kan STATEL erbjuda? Systemmiljö Applikationstjänster: Tjänster för tvåvägsöverföring av filer från applikation till applikation. Ett API-bibliotek och ett kommandogränssnitt som möjliggör transparent filöverföring mellan applikationer som är installerade i olika miljöer, oberoende av den underliggande mekanismen. Filöverföringstjänster: Garanterad överföring utan att användaren behöver ingripa. Data överförd via tjänsten skall säkerhetskopieras på ett transparent sätt och sändas igen automatiskt när den externa parten meddelar att all eller delar av datan förlorats under överföringen. Transparent filuppdelning som gör det möjligt att överföra stora filer även när transportmedlet innehåller storleksbegränsningar för filer eller meddelanden (Fr. X400, SMTP). Tillhandahållande av filnamn oberoende av värdoperativsystemet. Tillhandahållande av statusinformation om mottagna och överförda filer (under överföring, mottagna, använda) via API. Möjlighet att hantera flera applikationer via samma installation, och på så sätt få separata dataflöden och ett förfarande för att undvika att sådana andra applikationer av misstag använder eller raderar filer. Överförda filer kan endast användas med hjälp av tjänsten och man garanterar på så sätt att informationen om status och användning är korrekt. finns på http://www.statel.com/ Systemmiljö Applikation API /Cmd gränssnitt Filöverföringstjänst Del som inte syns applikationerna Applikation API /Cmd gränssnitt F Y S I Lokalt nätverk S K V Ä Brandväggar /proxies G F Nätverksmiljö Ö R F I L Ö WAN Internet/TESTA V E R F Ö Brandväggar /proxies R I N G E N Lokalt nätverk Verktyg för loggning, uppföljning och support
11 IDA:s katalog över GEMENSAMMA VERKTYG och TEKNIKER Mer är på gång Workflowtjänster för kommittéer En rad workflowtjänster som hanterar typiska, administrativa uppgifter för kommittéer som t.ex. kommissionens många kommittéer. Maskinöversättning för IDA-nätverk Det maskinöversättningssystem som används inom kommissionen och andra institutioner kommer att utökas så att det kan leverera tjänster till IDA-nätverken och förvaltningar i medlemsstaterna. eprocurement Kompatibilitetsmekanismer som främjar administrativt samarbete på EU-nivå. Global sökning inom domänen eu.int Verktyg som gör det möjligt att söka på alla webbservrar i alla EU:s institutioner, byråer och organ. Nat Lex S.k. "single point of access", med ett standardsökgränssnitt, till juridiska on-lineinformationstjänster i medlemsstaterna. Certifiering och användning av elektroniska signaturer Bridge CA: ger lösningar som främjar förtroendeetablering mellan nationella certifieringsmyndigheter i de offentliga förvaltningarna i Europa. Användning av elektroniska signaturer: förbättrar tillämpningsmöjligheterna och kompatibiliteten för S/MIME tack vare användningen av digitala certifikat för signering av elektroniska dokument. RAPEX snabbt varningssystem Identifiering av gemensamma krav när det gäller infrastruktur och funktioner, upprättande av allmänna ramar inom vilka varningssystem kan byggas upp. MIReG (Managing Information Resources for egovernment) Standardisering av användningen av metadata i de europeiska regeringarna och parlamenten och utveckling av lämpliga verktyg för hantering av metadata för att främja denna aktivitet. EU-administrationens portal (mobility portal) Tillhandahållande av on-lineinformation och on-linetjänster för att främja den fria rörligheten, särskilt för EU-medborgare och företag som vill etablera sig i en annan medlemsstat. One stop-shop-applikation: elink Utveckling av egovernment-tjänster för medborgare och företag samt se till att kommunikationen mellan förvaltningarna fungerar. Registertjänster Samordnad användning av registertjänster inom IDA-nätverken, rekommendationer om samordningssystem, gränssnitt, verktyg och tjänster. Användning av programvara baserad på öppen källkod Tillhandahållande av information om användningen av programvara baserad på öppen källkod i offentliga förvaltningar och främjande av utbytet av erfarenheter och bästa praxis. om IDA och de tjänster som beskrivs i denna katalog finns på följande adress: http://europa.eu.int/ispo/ida. Ytterligare frågor kan sändas direkt till IDAenheten via e-post: entr-ida@cec.eu.int
IDA är ett strategiskt initiativ som drivs av Europeiska kommissionen. Genom att använda ny utveckling inom IT och kommunikation vill man på elektronisk väg ha snabba informationsutbyten mellan medlemsstaternas förvaltningar. Målsättningen är att förbättra beslutsfattandet inom unionen, förenkla hanteringen av den inre marknaden samt göra det möjligt att snabbare införa nya åtgärder. IDA:s katalog över GEMENSAMMA VERKTYG och TEKNIKER om IDA finns på IDA:s webbplats: http://europa.eu.int/ispo/ida Manuskriptet avslutat i juni 2002. Europeiska gemenskaperna, 2002 Även om stor möda har lagts ner vid utarbetandet av detta dokument kan Europeiska kommissionen inte garantera att uppgifterna i broschyren är korrekta och frånsäger sig allt ansvar för hur de används. Kopiering tillåten med angivande av källan.