Sida 1 av 13 Årsredovisning för 802012-9931 Räkenskapsåret 2013-01-01 -- 2013-12-31 Innehåll Sida - verksamhetsberättelse 2 - resultaträkning 7 - balansräkning 8 - tilläggsupplysningar 10 - noter 11 - underskrifter 13
Sida 2 av 13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Styrelsen för får härmed avge årsredovisning för verksamhetsåret 2013 Allmänt om verksamheten 1. Styrelsens sammansättning Ordförande: Katarina Ekelöf PostNord AB Viceordförande: Peter Nilsson Naturvårdsverket Sekreterare: Bodil Jansson SCB Kassör: Katarina Fredlund Regeringskansliet Övriga Ledamöter Irene Appell Carollina Brandes Jennie Carlstedt Elin Christiansson Lena Elfving Nixon Lisa Hammar Joel Norén Krutrök Peter Wattman Transportstyrelsen Strålsäkerhetsmyndigheten Trafikverket Skatteverket SKL SMHI ArkivIT Revisorsnämnden 2. Övriga funktionärer Revisorer: Malena Appell Trafikverket Pernilla Rosengren Vattenfall Revisorssuppleanter Dan Ekdahl RPS Jim Löfgren TAM-arkiv Valberedning: Mattias Hammarlund Transportstyrelsen Viveka Karlsson Arbetsförmedlingen Patrik Wallin Uppsala Universitet Redaktörer: Jim Löfgren TAM-Arkiv Anna Cederlöf BRA Arkiv 3. Organisation Sammanträden Styrelsen har under året hållit sju protokollförda sammanträden. Under året har även arbetsgrupper funnits för konferensplanering och dialog med Svenska Arkivsamfundet. Året har präglats av förberedelser för arkivveckan och projektet för föreningssammanslagning. Verksamhetsåret avslutades med en gemensam julmiddag med arkivsamfundets styrelse på Gondolen den 4 december. Medlemmar Föreningen hade 527 medlemmar i december 2013, varav 3 hedersmedlemmar och 37 studentmedlemmar. Medlemsantalet har minskat med 16 personer se-dan 2012.
Sida 3 av 13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Allt fler medlemmar har hört av sig till styrelsen med frågor om att medlems-avgift som betalas av arbetsgivaren räknas som skattepliktig förmån. Det finns idag en efterfrågan på organisationsmedlemskap som komplement till det enskilda medlemskapet. Medlemsregistret är uppdaterat med uppgifter om e-post till flertalet medlemmar. Kanslifunktionen Föreningshuset har ansvarat för föreningens kanslifunktion, medlemsfrågor, medlemsregister, utskick och anmälningar till våra konferenser, avisering av medlemsavgifter m.m. Webbplatsen AAS webbplats www.arkivradet.se har under 2013 haft 3891 besök varav 2146 unika besök. Webbplatsen förvaltas av Föreningshuset och styrelsens webbgrupp. Webb-platsen innehåller funktioner för bokningssystem, medlemssidor och kopplingar till föreningens medlemsregister. 4. Verksamheten Jubileumsboken Efter jubileumsåret 2012 trycktes Jubileumsboken Trettio år i arkivbildningens tjänst och fanns klar lagom till arkivveckan och föreningens årsmöte. Den skickades senare ut i samband med utskicket till extra årsmöte till samtliga medlemmar i föreningen Arkivveckan i Västerås med årsmöte 2013 års arkivvecka 14-16 maj blev en stor framgång. Mer än 400 deltagare kunde välja bland ett stort antal föreläsningar i flera spår under tre dagar. deltog i organisationskommittén och fanns på plats med ett föreningsbord. Arkivveckan arrangerades av SASS Svenska Arkiv i Samverkan för Synlighet där är en av flera medverkande arkivföreningar tillsammans med Riksarkivet www.arkivveckan.se. Styrelsen vill framföra ett varmt tack till alla som deltog i arkivveckan I utvärderingen får arkivveckan betyget 5,1 (på en skala 1-6). En övervägande majoritet av deltagarna önskar att arkivveckan ska genomföras vart tredje år eller oftare. Nästa arkivvecka planeras år 2017 och inriktningen är att den därefter genomförs vart tredje år. Vid årsmötet den 15 maj presenterades en gemensam visions- och verksamhetsbeskrivning för en sammanslagen förening och Svenska Arkivsamfundet. Årsmötet tog ett inriktningsbeslut om samgående med Svenska Arkivsamfundet. Efter årsmötet tillsattes ett projekt för genom-förandet av föreningssammanslagningen. Höstkonferens i Stockholm med extra årsmöte Under 2013 har arrangerat en tvådagarskonferens tillsammans med Svenska Arkivsamfundet Den nya öppenheten, som hölls i Stockholm den 23-24 oktober. Det totala betyget på konferensen blev 4,5 (på en skala 1-5) och antalet deltagare var 85. Konferensen belyste flera intressanta ämnen och innehöll följande anföranden: o Drömmen om en gemensam arkivförening från idé till verklighet (Katarina Ekelöf och Lars Lundqvist) o Come in we re open Storbritanniens Records Management? (Susanna Winkler) o Vad är öppen data och öppen förvaltning (Peter Krantz) o Konflikten mellan öppen data och integritet (Lena Carlsson) o Från runa till RDF om öppna data på Riksantikvarieämbetet (Lars Lundqvist)
Sida 4 av 13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE o Öppet kulturarv eller digital samhällsglömska? (Rolf Källman) o Statens servicecenter ett år efter öppnandet? (Cia Jarehov) o Ny servicemyndighet Statens servicecenter för myndighetsgemensam administrativ verksamhet (Charlotte Johansson-Ahlström) o Offentlighetsprincipen i den digitala tidsåldern? (Madeleine Sjöstedt) o Överskottsinformation är det allmän handling? (Anna Tansjö) o Använda förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS:er), hur fungerar det? (Caspar Almalander) o Processkartläggning i praktiken med stöd av standarder (Abir Lindberg) o Policy och processer i praktiken med stöd av standarder (Anki Steen) o Registrator insynsrättens riddare (Robin Roy) o Historiker från TV-programmet Det hände här (Bo Eriksson) Vid konferensen delades även priset Årets registratur ut av Nyhetsbyrån Sirén. Vinnare var Förvaltningsrätten i Stockholm. Konferensen erbjöd även studiebesök på Kungliga Biblioteket, mingel, underhållning Varning för Jazz och middag. Moderator vid konferensen var stadsarkivarie Lennart Ploom. Styrelsen vill framföra ett varmt tack till alla deltagare och föredragshållare, samt moderator. Vid konferensen hölls även ett extra årsmöte den 23 oktober där förslag till sammanslagningen med Svenska Arkivsamfundet godkändes. Redan dagen därpå den 24 oktober konstituerades den sammanslagna föreningen under namnet Föreningen för arkiv och informationsförvaltning. En interimsstyrelse bildades med uppdrag att förbereda verksamheten i den nya gemen-samma föreningen. Projekt för Föreningssammanslagning AAS - Arkivsamfundet Efter inriktningsbeslutet tillsattes ett projekt med Sara Naeslund Lems som projektledare. Projektet har bestått av en styrgrupp, projektgrupp, referens-grupp, formaliagrupp, ekonomi och administrationsgrupp, kommunikations-formergrupp och stadgegrupp. Projektet har haft två delmål: 1. Beslutsunderlag inför konstitutionerande möte. Underlaget skulle bl a be-stå av förslag till föreningsnamn, syftesbeskrivning, stadgar och organisationsstruktur. Klart september 2013 2. Identifiera, prioritera och fördela avvecklings-/och uppstartsaktiviteter. Klart mars 2014 Forum iförvaltning medverkar i styrgruppen för Forum iförvaltning, ett samarbetsforum för standardisering inom området informationsförvaltning. Forumet har idag ca 155 deltagare i nätverket. Forumet har informationssidor hos SIS och en LinkedIn-grupp. Två nätverksträffar har arrangerats under verksamhetsåret: 11 april halvdagsseminarium Standardisering inom informationsförvaltning, hos Stockholms stadsarkiv. 5 november heldagsseminarium - Standardisering av säkerhet inom informationsförvaltningen hos Kungliga Bibliotekets lokaler i Garnisonen. Ny medlemsmodell har presenterats inför 2014 och planer finns för utbildningsaktiviteter. http://www.sis.se/tema/iforvaltning/ ICA-SPA är sedan många år medlem i International Council on Archives - Section of Professional Associations. Genom medlemskapet kan föreningen dra fördel av de produkter och tjänster som finns tillgängliga på medlemssidorna på ICA webbplats www.ica.org.
Sida 5 av 13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 5. Föreningen Svensk Arkivtidskrift Föreningen Svensk Arkivtidskrift ger ut tidskriften Arkiv. Medlemmar i föreningen är, Föreningen arkivverksamma inom landsting och kommuner (FALK), Folkrörelsernas Arkivförbund (FA), Näringslivets Arkivråd (NLA) och Näringslivens arkivförbund (NAF). representant i Föreningen Svensk Arkivtidskrifts styrelse var 2013 Peter Wattman. hade två redaktörer i tidskriften Arkiv 2013: Jim Löfgren, TAM-Arkiv och Anna Cederlöf, BRA Arkiv. Tidskriften Arkiv har under året kommit ut med fyra nummer, varvid AAS skrev ledaren i nummer 2. 6. Leif Paulsens Stipendiefond Under 2013 har inga ansökningar inkommit. Susanna Winkler presenterade sin resa i en artikel i Tidskriften Arkiv och i ett anförande vid höstkonferensen. 7. SASS har medverkat i SASS Svenska Arkiv i Samverkan för Synlighet som bland annat arrangerar Arkivens dag, Arkivpedagogiskt forum och Arkivveckan. 8. Ekonomi Styrelsen hänvisar vidare till separat ekonomisk översikt men vill här kommentera det negativa resultatet: Föreningen har haft minskade intäkter från konferensverksamhet och ökade kostnader som kan hänföras till att AAS ensamt tagit på sig vissa kostnader i de med Arkivsamfundet gemensamma arrangemangen. Utgivningen av jubileumsboken och arbetet med föreningssammanslagningen är andra anledningar. En konsoliderad budgetplan har tagits fram för den gemensamma föreningen. Verksamhetsberättelsen fastställdes vid styrelsemöte den 24 januari 2014.
Sida 6 av 13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Ekonomisk översikt 2013 2012 2011 Nettoomsättning, kkr 438 540 577 Resultat efter finansiella poster -255-120 114 Rörelsemarginal, % neg neg neg Avkastning på eget kapital -33,9% -12,5% 9,1% Balansomslutning 1 135 1 390 1 611 Soliditet, (%) 66,3% 72,5% 74,3% (Nyckeltalsdefinitioner framgår av tilläggsupplysningarna.) Förslag till vinstdisposition Styrelsen föreslår att till föreningsstämmans förfogande stående vinstmedel: Balanserat resultat 1 007 578 Årets resultat -255 370 Summa 752 208 Disponeras enligt följande: Avsättning till Leif Paulsens stipendiefond 0 Till nästa år balanseras 752 208 Summa 752 208 LEIF PAULSENS STIPENDIEFOND Avsatt vid årets ingång 349 239 Utdelade stipendier 0 Resultat av investeringar 0 Överfört från AAS 0 Utgående saldo vid årets utgång 349 239 Beträffande resultatet av föreningens verksamhet under räkenskapsåret och dess ekonomiska ställning vid årets utgång hänvisas i övrigt till nedan intagna resultat- och balansräkningar med kommentarer och noter. Om inte särskilt annat anges, redovisas alla belopp i kronor.
Sida 7 av 13 RESULTATRÄKNINGAR för räkenskapsåret 01 januari -- 31 december Not 2013 2012 Nettoomsättning 1 438 152 539 610 Rörelsens intäkter 438 152 539 610 Rörelsens kostnader Direkta kostnader -11 503-8 829 Övriga externa kostnader -684 933-664 663 Personalkostnader 0-7 885 Övriga rörelsekostnader 0 0 Summa rörelsens kostnader -696 435-681 377 Rörelseresultat -258 283-141 767 Resultat från finansiella investeringar Resultat från övriga finansiella anläggningstillgån 2 3 222 20 490 Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 576 926 Räntekostnader och liknande resultatposter -52-148 Resultat efter finansiella poster -254 537-120 500 Årets skattekostnad -833-5 630 ÅRETS RESULTAT -255 370-126 130
Sida 8 av 13 BALANSRÄKNINGAR Kr Not 2013-12-31 2012-12-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Inventarier, verktyg och installationer 3 0 0 Summa materiella anläggningstillgångar 0 0 Finansiella anläggningstillgångar Andra långfristiga värdepappersinnehav 4 914 081 914 081 Summa finansiella anläggningstillgångar 914 081 914 081 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 27 665 14 700 Summa kortfristiga fordringar 27 665 14 700 Kassa och bank 193 504 461 343 SUMMA TILLGÅNGAR 1 135 250 1 390 124
Sida 9 av 13 BALANSRÄKNINGAR Kr Not 2013-12-31 2012-12-31 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 5 Fritt eget kapital Balanserat resultat 1 007 578 1 133 707 Årets resultat -255 370-126 130 Summa fritt eget kapital 752 208 1 007 578 Summa Eget kapital 752 208 1 007 578 Avsättningar Avsatt till stipendier 349 239 349 239 Summa avsättningar 349 239 349 239 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 19 841 12 041 Aktuella skatteskulder 6 463 11 281 Övriga kortfristiga skulder 0 1 885 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 7 500 8 100 Summa kortfristiga skulder 33 804 33 307 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 1 135 250 1 390 124 Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser 2013-12-31 2012-12-31 Ställda säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga
Sida 10 av 13 TILLÄGGSUPPLYSNINGAR REDOVISNINGSPRINCIPER OCH BOKSLUTSKOMMENTARER Årsredovisningen har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen. Redovisningen har skett enligt Bokföringsnämndens Allmänna Råd och god redovisningssed i Sverige. Redovisningsprinciperna är oförändrade jämfört med föregående år, om inte annat anges nedan. INTÄKTSREDOVISNING Intäkter redovisas till det verkliga värdet av vad som erhållits eller kommer att erhållas. Bidrag redovisas normalt enligt kontantprincipen. Om ett bidrag avser bestämd tidsperiod periodiseras bidraget över denna period. VÄRDERINGSPRINCIPER Tillgångar och skulder har värderats till anskaffningsvärdet om inget annat anges nedan. Materiella och immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar upptas till nettovärdet av anskaffningskostnad och ackumulerade planenliga avskrivningar, korrigerat för eventuella upp- eller nedskrivningar. Avskrivningar enlig plan baseras på ursprungliga anskaffningsvärden minskat med beräknat restvärde och avskrivning sker över tillgångens beräknade nyttjandeperiod. Nedskrivning sker vid bestående värdenedgång. Följande avskrivningsprocent har tillämpats. Anläggningstillgångar % per år Materiella anläggningstillgångar - Inventarier 20 Fordringar Fordringar har efter individuell värdering upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. NYCKELTALSDEFINITIONER Nettoomsättning: Föreningens huvudintäkter, fakturerade kostnader, sidointäkter samt intäktskorrigeringar Resultat efter finansiella poster Resultat efter finansiella intäkter och kostnader, men före extraordinära intäkter och kostnader Rörelsemarginal Rörelseresultat i förhållande till omsättningen Avkastning på eget kapital Resultat efter finansiella poster i procent av genomsnittligt justerat eget kapital Balansomslutning: Företagets samlade tillgångar Soliditet: Justerat eget kapital i procent av balansomslutningen
Sida 11 av 13 NOTER Kr Not 1. Nettoomsättning 2013 2012 Medlemsavgifter 144 101 154 600 Arrangemang 271 361 384 360 Övriga intäkter 22 689 650 Summa 438 151 539 610 Not 2. Resultat från övriga finansiella anläggningstillgångar 2013-12-31 2012-12-31 Erhållen utdelning aktier 3 222 20 490 Realisationsresultat vid försäljningar 0 0 3 222 20 490 Not 3. Inventarier, verktyg och installationer 2013-12-31 2012-12-31 Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 71 036 71 036 Årets anskaffning 0 0 Årets försäljningar och utrangeringar 0 0 Utgående anskaffningsvärde 71 036 71 036 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början -71 036-71 036 Årets försäljningar och utrangeringar 0 0 Årets avskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar -71 036-71 036 Redovisat värde vid årets slut 0 0
Sida 12 av 13 NOTER Kr Not 4. Andra långfristiga värdepappersinnehav 2013-12-31 2012-12-31 Noterade aktier Ingående anskaffningsvärde 43 290 43 290 Inköp 0 0 Försäljningar 0 0 Summa anskaffningsvärde 43 290 43 290 Bokfört värde 43 290 43 290 Marknadsvärde 68 616 68 616 Noterade fonder Ingående anskaffningsvärde 870 791 862 198 Inköp 0 0 Reinvesterade utdelningar 0 8 593 Försäljningar 0 0 Summa anskaffningsvärde 870 791 870 791 Bokfört värde 870 791 870 791 Marknadsvärde 928 409 901 529 Totalt bokfört värde 914 081 914 081 Total marknadsvärde 997 025 970 145
Sida 13 av 13 NOTER Kr Not 5. Eget kapital 2013-12-31 2012-12-31 Vid årets början 1 007 578 1 087 707 Avsättningar 0 46 000 Årets resultat -255 370-126 129 Vid årets slut 752 208 1 007 578 Stockholm den Katarina Ekelöf Peter Nilsson Bodil Jansson Styrelseordförande Katarina Fredlund Irene Appell Carolina Brandes Jennie Carlstedt Elin Christiansson Lena Elfving Nixon Lisa Hammar Joel Norén Krutrök Peter Wattman Vår revisionsberättelse har avgivits den Malena Appell Förtroendevald revisor Pernilla Rosengren Förtroendevald revisor