Kommunens revisorer s redogörelse 2007 Vi har under året granskat den verksamhet som bedrivits inom Kommunstyrelsens och övriga nämnders ansvarsområden enligt särskild granskningsplan. Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har biträtt oss vid revisionen. Kommunens fullmäktige är de kommunala revisorernas uppdragsgivare. Det är därför befogat att vi skriftligt för fullmäktige redovisar vårt uppdrag och de bedömningar vi gjort. Syftet med den årliga granskningen av all verksamhet är att pröva om nämnderna fullgör sitt uppdrag från fullmäktige. Revisionen skall också vara stödjande och framåtsyftande. I uppdraget ingår bl a att pröva hur nämnderna tar till sig och tolkar uppdraget och operativt omvandlar detta så att verksamheten når de politiska målen. I nämndernas uppdrag ingår både uppbyggnad av system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning och kontroll, liksom att säkerställa att systemen och verktygen tillämpas på avsett sätt. Utgångspunkten är nämndernas och styrelsens ansvar för att skapa förutsättningar för en ändamålsenlig, ekonomiskt tillfredsställande och säker verksamhet genom aktivt beslutsfattande. En förutsättning för att kunna uttala oss i ansvarsfrågan är att ha förvissat oss om att Kommunstyrelsen och nämnderna aktivt visat att de tagit ansvar för att fullgöra fullmäktiges uppdrag. Nedan lämnas en redogörelse för de granskningar som genomförts under revisionsåret 2007. Kommunens verksamhet har dessutom följts kontinuerligt genom protokoll och andra handlingar från Kommunstyrelsen och nämnderna. Träffar har under verksamhetsåret ägt rum med representanter från Kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Väsentlighets- och riskanalys En viktig och grundläggande del i revisionsprocessen är planeringen av revisionsinsatser. En utgångspunkt för revisionsplaneringen är bedömning av väsentlighet och risk inom verksamheterna. Revisionsarbetet skall inriktas mot sådana områden där det kan finnas risk för att väsentliga fel uppstår som kan påverka verksamhetens inriktning, förvaltning och redovisning. har genomfört en väsentlighets- och riskanalys till grund för revisionsplaneringen.
2 Granskning av delårsrapport per den 2007-08-31 Vi bedömer att delårsrapporten ger en rättvisande bild av periodens resultat och den ekonomiska ställningen per den 2007-08-31. Vidare anser vi att delårsrapporten uppfyller kraven i den kommunala redovisningslagen (KRL) och att upplysningar har lämnats om händelser av väsentlig betydelse. Det saknas dock en övergripande redovisning av nämndernas verksamhetsmål och måluppfyllelsen för dessa. Mot bakgrund av den förändrade lagstiftningen anser vi att delårsrapporten framgent behöver utvecklas till att tydligt redovisa mål och måluppfyllelse kring vad som utgör god ekonomisk hushållning även utifrån ett verksamhetsmässigt perspektiv. För att möjliggöra detta krävs det att kommunen i budget för 2008 anger de finansiella och verksamhetsmässiga mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Granskning av årsredovisning år 2007 Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. God ekonomisk hushållning skall utifrån kommunallagen bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål för den ekonomiska förvaltningen som fullmäktige beslutat om i årsbudget och flerårsplan. Bedömningen skall avse både de verksamhetsmål och finansiella mål som fullmäktige fastställt och som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Kommunfullmäktiges finansiella mål är att årets resultat skall uppgå till 1,5 % av skattenetto och successivt öka till 2,0 %. Årets resultat om 19,6 mkr motsvarar 2 % av skattenettot och målet får därmed anses uppfyllt. Om det positiva resultatet i balansföretagen exkluderas är resultatet 1,3 % av skattenettot. Kommunfullmäktige har i november 2007 beslutat att det finansiella målet skall vara 1 % med en strävan att uppnå 1,5 %. I årsredovisning 2007 redovisas en sammanfattande uppföljning av inriktningsmål som fastställts av Kommunfullmäktige samt nämndernas mål i verksamhetsberättelsen. Dock framgår inte om samtliga mål har följts upp eller utvärderats under perioden. Flera av de mål som presenteras är inte mätbara, varför en bedömning av måluppfyllelsen inte är möjlig. Vi bedömer dock utifrån redovisningen att det verksamhetsmässiga resultatet i allt väsentligt är förenligt med fullmäktiges fastställda mål. vill ånyo poängtera vikten av att kommunen i budget framgent tydligt anger de finansiella och verksamhetsmässiga mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning och att en sammanhängande målstyrningskedja från fullmäktige visavi nämnderna åstadkommes.
3 Balanskravet Vi instämmer i kommunens bedömning av om balanskravet har uppfyllts och att årets resultat uppgår till 19,6 mkr. Även om resultaten i balansföretagen exkluderas är resultatet i balans (13,3 mkr). Kommunen har inga tidigare underskott att återställa. I årets resultat ingår reavinster med 7 mkr. Dessa är till viss del hänförliga till exploateringsverksamheten (och klassificeras som omsättningstillgång) och får därmed räknas in i balanskravet. Av redovisningen framgår dock inte hur stor andel av reavinsten som avser mark och hur mycket som avser exploateringsverksamhet. Med anledning av detta anser vi återigen att kommunen bör se över rutinerna för exploateringsredovisning. Kommunens ekonomiska läge Resultatet för kommunkoncernen uppgick till 19,8 mkr. Av årsredovisningen framgår att årets resultat för kommunen uppgick till 19,6 mkr vilket är 10,6 mkr bättre än budget. Den skattefinansierade verksamheten redovisar ett positivt resultat om 13,3 mkr medan den avgiftsfinansierade verksamheten redovisar ett positivt resultat uppgående till 6,2 mkr. Verksamhetens nettokostnader inklusive avskrivningar utgör 95,9 % av de totala skatteintäkterna inkl statsbidrag och utjämning vilket är en förbättring jämfört med 2006 då nyckeltalet uppgick till 96,6 %. Soliditeten inklusive avsättningar för pensioner uppgick vid utgången av 2007 till 26 % och har ökat något jämfört med föregående år. Den genomsnittliga soliditeten för kommunerna i Stockholms län uppgick 2007 till 55 %. Om justering görs för de pensionsåtaganden som redovisas som ansvarsförbindelse är soliditeten negativ, minus 20 %. Ekerö kommun har under året haft nettoinvesteringar uppgående till 43,9 mkr i inventarier och anläggningar. De långfristiga skulderna (inkl checkräkningskredit) har minskat med 44,4 mkr och uppgick vid årsskiftet till 473,5 mkr. Låneskulden är dock fortfarande relativt sett hög och kommunen har därför en extra känslighet mot ränteförändringar. Långfristiga skulder uppgick till 19 221 kronor per invånare vilket kan jämföras med genomsnittet för kommunerna i Stockholms län som uppgick till 11 291 kronor år 2007. Finansnettots andel av skatteintäkterna uppgår till 2,1 %. Av redovisningen framgår att Socialnämnden redovisar underskott mot budget med 11,0 mkr. Underskottet motsvarar 3,9 % av nämndens nettobudget för 2007. Barnoch ungdomsnämnden redovisar överskott med 4,9 mkr. Resultatenheterna under Kommunstyrelsen redovisar ett samlat underskott om 8,6 mkr (2006, -2,9 mkr). Granskningen har dokumenterats i en särskild rapport.
4 Särskilda granskningsinsatser Övergripande granskning av den interna kontrollen Inom ramen för revisionsuppdraget har revisorernas ambition varit att utgöra ett stöd för nämnderna i arbetet med att utveckla den interna kontrollen. För att möjliggöra detta krävs en nära dialog med granskad nämnd/styrelse. Under tidigare år har särskilda möten mellan revisorerna och Kommunstyrelsen och respektive nämnd ägt rum. Årets arbete har fokuserats mot nedanstående frågeställningar: Dialog med Kommunstyrelsens och nämndernas presidier kring intern kontroll, Fortsatt följa kommunledningens och nämndernas arbete med att utveckla målstyrningen i enlighet med kommunallagens intentioner kring god ekonomisk hushållning, Översiktlig bedömning av nämndernas styrning och uppföljning av verksamheten genom olika former av prestations-/volymtal, Granska och bedöma hur den interna kontrollen organiseras och genomförs inom Byggnadsnämnden, Översiktligt bedöma nämndernas interna kontroll med avseende på momshantering. Inom ramen för granskningsprojektet har även en översiktlig uppföljning skett av tidigare granskning avseende avgifter för VA-verksamheten samt en översiktlig granskning av hanteringen kring ej verkställda beslut inom Socialnämnden. Vid årets granskning har allvarliga brister i den interna kontrollen uppmärksammats inom Byggnadsnämnden och Socialnämnden. Enligt vår bedömning ligger det inom Kommunstyrelsens uppsiktsplikt att löpande följa nämndernas arbete med intern kontroll. Det är även rimligt att Kommunstyrelsen årligen förslagsvis i samband med årsredovisningen redovisar sin syn på det samlade kontrollsystemet i kommunen. Respektive nämnd bör även årligen behandla och ta ställning till om den interna kontrollen är tillräcklig inom nämndens ansvarsområde. Utvecklad målstyrning Vi anser att det skett en begränsad utveckling av kommunens övergripande målstyrning under det gångna året. Enligt vår bedömning är det svårt att skapa sig en bild av god ekonomisk hushållning eftersom nämndernas förslag är så olika strukturerade, att det är svårt att genomföra en jämförelse mellan de olika förslagen, samt att kopplingen är fortfarande otydlig mellan angivna ekonomiska ramar och angivna förväntningar på respektive verksamhet. Vi kan inte heller se någon större utveckling gällande nämndernas verksamhetsplaner. Det finns ingen enhetlighet gällande struktur och begrepp. Nämnderna har en mängd mål som försvårar en bedömning av hur målen relaterar till de av Kommunfullmäktige fastlagda inriktningsmålen samt vilka prioriteringar som nämnderna gör.
5 Vid genomförda intervjuer har dock framförts att en process med att ta fram mål och revidera de övergripande målen för Ekerö kommun har påbörjats. I samband med detta kommer de mål som finns i den politiska majoritetens överenskommelse att lyftas in i kommunens verksamhetsplanering. Detta arbete ska utföras under våren 2008 så att målen ingår i budgetdirektiven för budgetprocessen 2009. Samtidigt har Kommunstyrelsen bett nämnderna att se över och revidera sina mål. Under våren kommer Kommunstyrelsen och nämnderna träffas för att diskutera om målen är realistiska i förhållande till de ekonomiska ramar som finns. Utveckling av verksamhetsmått Vår bedömning är att nämnderna i begränsad omfattning, med några få undantag, styr och följer upp verksamheten utifrån verksamhetsmått som beskriver kvaliteten i verksamheten. Volymrelaterade nyckeltal används, men tillförlitligheten i underlaget behöver förbättras. Intern styrning och kontroll inom Byggnadsnämnden Vår sammanfattande bedömning är att det funnits brister i Byggnadsnämndens styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämndens löpande uppföljning av verksamheten framförallt med fokus på ärendebalansen har enligt vår bedömning varit otillräcklig. Den ärendebalans som finns inom nämnden är otillfredsställande och nämndens styrning, ledning och kontroll har i det avseendet varit oacceptabel. Det har bedrivits ett arbete inom nämnden i syfte att komma tillrätta med de problem som funnits. Nämnden har dock inte minskat ärendebalansen under året utan endast i stort bibehållit en oförändrad nivå. Nämndens styrning och uppföljning av det pågående förändringsarbetet är otydlig. Vi kan inte se att nämnden lämnat ett tydligt uppdrag till grund för det åtgärdsprogram som kontoret arbetat med under året. Mot bakgrund av det bekymmersamma läge som präglat och delvis fortfarande präglar nämndens verksamhet borde nämnden ha fattat beslut om en tydlig åtgärdsplan och krävt en löpande uppföljning av densamma. Nämnden har dock under året tagit ett antal andra initiativ i syfte att förbättra situationen inom sitt ansvarsområde. För att förbättra styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten behöver nämnden snarast tillse att följande åtgärder vidtas Prioritera framtagandet av en verksamhetsplan för 2008 Säkerställa att alla mål i verksamhetsplanen följs upp i verksamhetsberättelsen. Utveckla den löpande uppföljningen av verksamhetsplanen under året. Tydliggöra hur en tillfredsställande intern kontroll skall upprätthållas inom verksamheten. Ej verkställda beslut inom Socialnämnden Nämnden har inte haft uppföljningssystem som säkerställt en tillfredsställande information om statusen kring verkställighet av gynnande biståndsbeslut.
6 Rapportering har inte skett i enlighet med gällande lagstiftning och Socialstyrelsens anvisningar. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens styrning, kontroll och uppföljning av verkställigheten av gynnande beslut inom verksamheterna har varit oacceptabel. Nämnden måste snarast tillse att rutiner upprättas som säkerställer följsamhet till lagstiftningens krav och en tillräcklig intern kontroll. Bland annat behöver följande åtgärder vidtas. Det behöver tydliggöras när rapporter i tid ska lämnas till nämnden och fullmäktige. Angivande av vilket innehåll och utformning som rapporterna ska ha. Redovisa vilka alternativ åtgärder och insatser som har genomförts samt vilka erbjudanden den enskilde har fått. Formerna för anmälan av verkställighet för ett tidigare rapporterat ej verkställt beslut. Den övergripande granskningen av nämndernas interna kontroll har dokumenterats i en särskild rapport. Granskning av avtalshantering har under året genomfört en översiktlig granskning av kommunens rutiner för avtalshantering med avseende på: om avtalsförteckningar har upprättats bevakning av avtal om avtalen har undertecknats av behöriga personer förvaring av avtal utvärdering av avtal. bedömer att avtalsförteckningar finns inom de granskade områdena samt att bevakningen av de avtal som finns i e-avrop verkar fungera tillfredställande. Däremot behöver bevakningsrutinerna för tekniska kontorets avtal förbättras Utvärdering av avtalen sker främst i dialogform. Upphandlingsavdelningen medger att det inte förutom minnesanteckningar sker någon dokumentation vid utvärderingen. När det gäller de granskade städavtalen följer varje leverantör upp sin egen kvalitet i samverkan med avroparen. Vår bedömning är att makten över uppföljningsinstrumentet bör ligga hos beställaren och inte hos utförarna eftersom risken annars finns att de utformar uppföljningen så att den gynnar dem själva. Vi rekommenderar därför att kommunen initierar en betydligt mer formaliserad och strukturerad uppföljning än vad som är fallet idag. Det kan t ex ske genom att kommunen kompletterar sin avtalsstruktur med en uppföljningsbilaga. Rapporten har skickats till Kommunstyrelsen för besvarande.
7 Förstudie kring styrning av investeringsverksamheten Granskningen syftar till att i form av en förstudie översiktligt bedöma om kommunen har ändamålsenliga rutiner för styrning och uppföljning av investeringsverksamheten. Vår uppfattning är att det pågår ett arbete i kommunen med att utveckla och förbättra investeringsprocessen. Sammantaget är vår bedömning att kommunens processer avseende handläggning av investeringar inte fullt ut säkerställer ändamålsenliga beslutsunderlag och kan förbättras. En lokalförsörjningsplan behöver utarbetas. Dokumenterade regler och riktlinjer för handläggning av hela investeringsprocessen bör upprättas. Återkopplingen till Kommunfullmäktige kan förbättras inte minst mot bakgrund av att det kontinuerligt pågår ett arbete med att ompröva identifierade investeringsbehov i syfte att minska kommunens investeringsåtaganden Vår bedömning utifrån genomförd förstudie är att avseende investeringsverksamheten finns en god kunskap om LOU:s krav och kommunens riktlinjer. Vidare är vår bedömning utifrån den upphandlingsdokumentation som översiktligt granskats att genomförda upphandlingar synes ske i enlighet med LOU:s krav. Inom tekniska kontoret finns en projektstyrningsmodell framtagen. Modellen reglerar bl a att förstudie och program skall upprättas av verksamheten. Förstudier och program finns framtagna med varierande omfattning och kvalitet avseende de projekt vi granskat. Vår bedömning är att det i flera fall saknas dokumenterade underlag avseende ekonomiska konsekvenser inklusive underbyggda investeringskalkyler. Det saknas kommungemensamma styrdokument för detta ändamål. Inför varje investering bör redovisning av möjliga alternativ anges. Vi bedömer att den rapportering av pågående investeringar som sker till Kommunstyrelsen i egenskap av ansvarig nämnd skulle behöva utvecklas för att stärka den interna kontrollen. Det saknas enligt uppgift fastställda instruktioner för slutredovisning av genomförda investeringsprojekt till ansvarig nämnd eller styrelse. Rapporten har skickats till Kommunstyrelsen för besvarande. Uppföljning av tidigare granskning av VA-taxan Under året har revisorerna även informerat sig om kommunens arbete med att se över redovisningsmodell och principer för VA-verksamheten. Avsikten har varit att detta arbete skulle ha slutförts inför årsredovisningen 2007 och redovisats för Kommunstyrelsen under hösten 2007. Enligt uppgift kommer ärendet att behandlas under våren 2008. ser det som angeläget att ärendet kring nya redovisningsprinciper föreläggs Kommunstyrelsen för beslut.
8 Granskning av ändamålsenlighet och intern kontroll i AB Ekerö Bostäder Lekmannarevisorerna i AB Ekerö Bostäder har genom särskilda insatser granskat om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. En översiktlig granskning har skett med avseende på väsentliga styrdokument såsom arbetsordning för styrelsen, instruktion för verkställande direktören samt för ställföreträdande VD, attestordning, upphandlingspolicy samt arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Lekmannarevisorerna har vid granskningen noterat att upphandlingspolicyn inte har fastställts av styrelsen i övrigt har granskningen inte föranlett några särskilda iakttagelser. Lekmannarevisorerna har avgivit särskild granskningsrapport. Ekerö den 16 april 2008 Gunilla Jerlinger Ordförande Kjell O Johansson Vice ordförande Jan-Edvin Henriksson Carl Erik Johansson Lars-Olof Laurén Mats Palmborg Tom Öhrström