Revisionsrapport Delårsrapport 2009 Smedjebackens kommun Oktober 2009 Robert Heed
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...2 2 Inledning...3 2.1 Bakgrund...3 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning...3 2.3 Revisionskriterier...4 2.4 Metod...4 3 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed...5 3.1 Bedömning och åtgärdsförslag...6 4 Måluppfyllelse...7 4.1 Finansiella mål...7 4.2 Mål för verksamheten...7 4.3 Bedömning av måluppfyllelse...8 5 Övriga iakttagelser...8 5.1.1 Övriga iakttagelser...8 5.1.2 Nämndernas verksamhetsberättelser...8 5.1.3 Budgetuppföljning och prognos...9 1
1 Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens delårsrapport för perioden januari augusti 2009. Syftet med granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål som kommunfullmäktige beslutat. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Resultatet för perioden är positivt med 0,3 Mkr (2,5 Mkr), vilket är 2,2 Mkr sämre än motsvarande period föregående år. Utifrån genomförd granskning gör vi följande bedömningar av kommunens delårsrapport: - Att delårsrapport till delar är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Detta innebär bland annat att delårsrapporten omfattar förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning samt en prognos över förväntat utfall för helårsresultatet. Däremot är det avvikelse mot god sed att delårsrapporten inte innehåller en kassaflödesanalys, samlad drift- och investeringsredovisning, sammanställd redovisning samt redovisning av noter till resultat- samt balansräkning. - I delårsrapporten görs en avstämning av det finansiella målet. Sammanfattningsvis är bedömningen att kommunen, enligt det prognostiserade resultatet, beräknar att nå ett överskott för 2009, men inte i nivå med resultatmålet för 2009. - När det gäller det gemensamma verksamhetsmålet, kring sjukfrånvaron, kan konstateras att det uppfylls för perioden, då sjukfrånvaron uppgår till 6,0%. För målen inom socialtjänst och skola uppfylls två av fyra mål för perioden. För att underlätta uppföljningen av målen bör uppföljningen till kommande år kompletteras med en bedömning för perioden och helåret samt en beskrivning kring vad man gör för att målen ska uppnås. - Vår samlade uppfattning är att delårsrapporten till delar uppfyller syftet att ge fullmäktige möjlighet att använda den som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av den samlade kommunala verksamheten. För att ytterligare förbättra möjligheten till analys bör delårsrapporten utvecklas till kommande år. 2
2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommuner och landsting är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. Delårsrapporten ska omfatta minst sex och högst åtta månader. I och med Kommunallagens regler om god ekonomisk hushållning så har det tillkommit en uppgift för revisorerna att bedöma hur väl delårsrapportens resultat överensstämmer med de mål med betydelse för god ekonomisk hushållning som fullmäktige fastställt: KL 9 kap 9 a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av fullmäktiges mål för ekonomi och verksamhet. 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är resultatet i delårsrapporten förenligt med de mål fullmäktige beslutat? Följande kontrollmål är aktuella: Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av fullmäktige fastställda finansiella målen? Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten? Uppfyller delårsrapporten syftet att ge fullmäktige möjlighet att använda den som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av den samlade kommunala verksamheten? 3
Granskningen inriktas mot att granska vilken information som lämnas i delårsrapporten samt rutinerna vid upprättandet. Vid granskningen av rutinerna ingår att bedöma hur periodiseringar, värderingar, prognoser m m har hanterats. Granskningen av räkenskaperna är översiktlig i syfte att ge underlag för att bedöma utfallet gentemot de finansiella mål som fullmäktige fastställt. Kommunstyrelsen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a Kommunallagen ska behandlas av kommunfullmäktige. 2.3 Revisionskriterier Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Interna regelverk och instruktioner Fullmäktigebeslut 2.4 Metod Granskningen har utförts genom: - Dokumentstudier av relevanta dokument - Analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen - Granska specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa en rättvisande redovisning - Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året - Diskussioner med ekonomichef samt för delårsbokslutet ansvarig ekonom Granskningen har utförts i enlighet med Komrevs granskningsprogram för granskning av delårsrapport. 4
3 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari augusti vilket är i överensstämmelse med Kommunala redovisningslagen där det sägs att delårsrapporten ska omfatta minst sex och högst åtta månader. Delårsrapporten består förutom förvaltningsberättelse av resultaträkning och balansräkning. Någon samlad drift- eller investeringsredovisning, kassaflödesanalys eller sammanställd redovisning upprättas inte i delårsrapporten. Prognosen för helåret pekar på ett positivt resultat om 2,5 Mkr, vilket är 4,8 Mkr sämre än budgeterat. De huvudsakliga avvikelserna orsakas av: Skatteintäkter och statsbidrag förväntas bli 9,9 Mkr lägre än budgeterat Finansnettot ligger i prognosen 3,4 Mkr bättre än budgeterat, genom att de finansiella kostnaderna förväntas bli lägre än budgeterat I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna, prognos för utfallet för året, budget 2009 samt avvikelsen mot budget. Resultaträkning och prognos 2009-08-31 Verksamhetens intäkter 38 018 Verksamhetens kostnader -343 564 Avskrivningar -9 004 Utfall delår Prognos Budget Avv mot budget Verksamhetens nettokostnader -314 550-471 800-473 456 1 700 Skatteintäkter 333 164 500 200 510 100-9 900 Generella statsbidrag -12 648-16 800-16 800 Finansiella intäkter och kostnader -5 689-9 100-12 500 3 400 Årets resultat 278 2 500 7 344-4 800 Resultatet för perioden januari-augusti uppgår till 0,3 Mkr och det prognostiserade resultatet för helåret uppgår till 2,5 Mkr. För 2008 redovisades ett underskott om -3,9 Mkr och enligt balanskravet uppgick underskottet till -4,5 Mkr. Underskott ska enligt kommunallagen återställas under de kommande tre åren. I delårsrapporten återfinns ingen avstämning av balanskravet, vare sig för perioden eller prognos för helåret. 5
Utvecklingen av verksamhetens nettokostnader mellan augusti 2008 och augusti 2009 uppgår till 1,2% vilket kan jämföras med utvecklingen av skatter och statsbidrag, som för motsvarande period i stort är oförändrade. Prognosen för helåret visar på att både nettokostnadsökning samt ökning av skatteintäkterna i stort blir oförändrade under året. Det är viktigt i ett längre perspektiv att nettokostnadsökningen inte överstiger skatteintäktsökningen. 3.1 Bedömning och åtgärdsförslag Vi bedömer att delårsrapport till delar är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Detta innebär bland annat att delårsrapporten omfattar förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning samt en prognos över förväntat utfall för helårsresultatet. Däremot är det avvikelse mot god sed att delårsrapporten inte innehåller en kassaflödesanalys, samlad drift- och investeringsredovisning, sammanställd redovisning samt redovisning av noter till resultat- samt balansräkning. Det är dock positivt att det i årets delårsrapport återfinns en sammanställning över prognosen för året för respektive verksamhet. I delårsrapporten saknas även en redogörelse för resultatet i enlighet med reglerna för balanskravet och en redogörelse för hur det negativa resultatet från 2008 ska hanteras. Rekommendationen är att delårsrapporten till kommande år kompletteras med samlad drift- och investeringsredovisning, sammanställd redovisning, kassaflödesanalys, noter till väsentliga poster samt en balanskravsutredning. Vi har översiktligt granskat de periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att det råder osäkerhet kring rutinerna för periodisering. Bland annat uppgår ankomstregistrerade leverantörsfakturor per 090831 till 3,8 Mkr. Kostnaderna hänförliga till dessa fakturor har inte fördelats ut i verksamheterna. Vilka av kostnaderna som skulle ha påverkat resultatet har inte fastställts, men kan medföra att periodens kostnader är för låga. Det är viktigt att kommunen till kommande år säkerställer rutinerna kring periodisering. Vår samlade uppfattning är att delårsrapporten till delar uppfyller syftet att ge fullmäktige möjlighet att använda den som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av den samlade kommunala verksamheten. För att ytterligare förbättra möjligheten till analys bör delårsrapporten utvecklas till kommande år. I delårsrapporten saknas en redogörelse för redovisningsprinciper som ligger till grund för rapporten. Komplettering bör ske med redovisningsprinciper, bland annat så att de avvikelser som sker i förhållande till god redovisningssed framgår. 6
4 Måluppfyllelse 4.1 Finansiella mål I delårsrapporten görs en avstämning av det finansiella målet. Något beslut kring finansiellt mål togs inte i samband med budget 2009, utan har tagits av fullmäktige tidigare år. Finansiellt mål Utfall 2009 Måluppfyllelse (bedömning) Verksamhetens nettokostnader inkl avskrivningar ska uppgå till högst 97% av skatter och statsbidrag. Resultat: Utfall 090831 98 % Prognos 091231 98% Målet uppnås inte, vare sig för perioden eller för helåret. Bedömningen i delårsrapporten är att målet inte kommer att uppnås för perioden och med lämnad prognos som grund inte heller för helåret 2009. 4.2 Mål för verksamheten I delårsrapporten görs en avstämning av verksamhetsmålen. Något beslut kring verksamhetsmål togs inte i samband med budget 2009, utan har tagits av fullmäktige tidigare år. Verksamhetsmål Utfall 2009 Måluppfyllelse (bedömning) Gemensamt Den totala sjukfrånvaron ska uppgå till högst 7,5 % av den sammanlagda ordinarie arbetstiden. Utfall 090831 6,0% Målet uppnås för perioden. Någon bedömning för helår görs inte. Socialtjänst - Förebyggande insatser ska stärka människors möjligheter att leva ett självständigt liv och därigenom minska behovet av socialbidrag. - Barn och ungdomar ska så långt möjligt erbjudas hjälp i sin hemmiljö. Skola - Andelen elever som väljer skola inom kommunen är högre än 2005. - Andel elever som är behöriga till gymnasieskolan skall öka i förhållande till 2008. Kostnaderna för ekonomiskt bistånd ökar. Ökningstakten mellan 2008 och 2009 är ca 13%. Andelen öppenvårdsinsatser under 2009 uppgår till 80% jmf med 67% 2004. Andel 2005 86% Andel 2009 86,6% Andel 2008 89,6% Andel 2009 86,7% Målet uppnås inte för perioden. Någon bedömning för helår görs inte. Målet uppnås för perioden. Någon bedömning för helår görs inte. Målet uppnås för perioden. Någon bedömning för helår görs inte. Målet uppnås inte för perioden. Någon bedömning för helår görs inte. 7
4.3 Bedömning av måluppfyllelse Sammanfattningsvis är bedömningen att kommunen, enligt det prognostiserade resultatet, kommer att nå ett överskott för 2009, men inte i nivå med resultatmålet för 2009. Vi bedömer utifrån den information som finns i delårsrapporten och underlagen till denna, att det blir svårt att uppnå det finansiella målet för 2009. När det gäller det gemensamma verksamhetsmålet, kring sjukfrånvaron, kan konstateras att det uppfylls för perioden, då sjukfrånvaron uppgår till 6,0%. För målen för socialtjänsten är tendensen kring kostnaderna för försörjningsstödet stigande, vilket gör att målet inte uppnås för perioden och troligt inte för helåret. När det gäller att barn- och ungdomar ska få hjälp i sin hemmiljö kan målet komma att uppnås för året. För målen inom skola kan målet att välja skola inom kommunen uppnås medan behörigheten till gymnasieskolan kommer att vara svårt att uppnå. För att underlätta uppföljningen av målen bör uppföljningen till kommande år kompletteras med en bedömning för perioden och helåret samt en beskrivning kring vad man gör för att målen ska uppnås. För att på ett bättre sätt följa intentionerna i kommunallagen bör man förnya och ompröva de finansiella målen och verksamhetsmålen varje år i samband med budgeten. 5 Övriga iakttagelser 5.1.1 Övriga iakttagelser För att ytterligare utveckla delårsrapporten kan den kompletteras med nyckeltal och jämförelser över åren. 5.1.2 Nämndernas verksamhetsberättelser I verksamhetsberättelserna återfinns en kort beskrivning kring ekonomi och verksamhet för respektive verksamhet. Fullmäktige fastställde i samband med budget för 2009 ett relativt stort antal mål för kommunstyrelsen samt nämnderna. I verksamhetsberättelserna redovisas måluppfyllelse för väldigt få av dessa. I likhet med tidigare år bör mer fokus läggas på verksamhetens mål och måluppfyllelse i kommande delårsrapporter, till exempel med angivande av väsentliga nyckeltal eller dylikt. 8
5.1.3 Budgetuppföljning och prognos I nedanstående tabell redovisas budget för 2009, utfallet för de första åtta månaderna samt avvikelse från helårsprognos för 2009: Driftredovisning per nämnd, Tkr Prognos Budget 2009 Utfall Aug Budget- Avvikelse Revision 650 96 0 Kommunstyrelse 53 665 1 303 200 Socialnämnd 161 393-1 125 310 Barn- och utbildningsnämnd 163 317-1 354-216 Kulturnämnden 7 700 233 0 Miljö- och byggnadsnämnd 6 480 372 100 Överförmyndarnämnd 288-59 0 VBU 55 550-155 -750 VDM 2 313-97 0 Summa nämnder 451 356-786 -356 Den totala prognosen för nämnderna visar på ett underskott för 2009 om ca -0,4 Mkr. De som har de största negativa avvikelserna är VBU och barn- och utbildningsnämnden. VBU Utfallet per 31 augusti visar på ett underskott om -0,2 Mkr och det prognostiserade underskottet för helåret uppgår till -0,8 Mkr. Avvikelsen orsakas främst av ökade personalkostnader samt interkommunala kostnader. Barn- och utbildningsnämnd Utfallet per sista augusti visar på ett underskott om -1,4 Mkr. Underskottet är bland annat orsakat av minskade intäkter för barnomsorg, minskade projektintäkter samt ökade interkommunala kostnader. Enligt uppgift i delårsrapporten kommer bland annat minskade personalkostnader, inköpsstopp och vikariestopp ge effekter under resterande delen av året. På helårsbasis prognostiseras att underskottet uppgår till -0,2 Mkr. 9