Verksamhetsberättelse 2018 Bokslut 2018
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Organisation... 4 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål... 5 3.1 Mod och nytänkande... 5 3.2 Utbildning, näringsliv och arbete... 6 3.3 Ekologiskt hållbar utveckling... 7 3.4 Riktningar... 9 4 Prioriteringar... 11 4.1 Tillskottsvatten till spillvattennätet... 11 4.2 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 11 4.3 Jämställdhet och mångfald... 11 4.4 Organisationskultur och värderingar... 12 5 Personalredovisning... 13 5.1 Kompetensförsörjning... 14 5.2 Sjukfrånvaro... 16 5.3 Hälsofrämjande och förebyggande insatser... 16 5.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö... 17 5.5 Arbetsskador... 17 5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet... 18 5.7 Sammanfattande analys... 18 6 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall)... 19 7 Väsentliga händelser... 20 8 Internkontroll... 22 8.1 Verksamhet... 22 8.2 Styrning... 22 8.3 Ekonomi... 22 8.4 Lagar, riktlinjer och planer... 23 8.5 HR/medarbetare... 23 8.6 Kund och medborgare... 23 Verksamhetsberättelse 2018 2
1 Inledning Året 2018 präglades av en sommar som är den hittills varmaste och torraste som uppmätts i stora delar av Sverige. Värmeböljan präglade också stora delar av Europa och världen. Värmen inleddes redan under våren och antalet högsommardagar och tropiska nätter slog rekord på flera platser. Under augusti månad kom efterlängtad nederbörd, men året totalt sett är ett väldigt torrt år för både Halmstad och Laholm. Detta har givetvis präglat årets verksamhet till stor del, och det finns en bredare beskrivning under avsnittet "Väsentliga händelser". Arbetet avseende utredningsuppdrag "Framtida styrform för LBVA" har varit intensivt med framtagande av underlag för inriktningsbeslut. Flera extra ägardialoger har skett under året och underlaget levererades till kommunstyrelserna i december för fortsatt politisk hantering. Under året har utbyggnad av Ängstorps avloppsreningsverk och överföringsledningar mellan Hedhuset och Ängstorp samt Veinge och Lilla Tjärby pågått. Investeringsvolymen 2018 för Laholm är större än någonsin. Detta arbete skapar förutsättningar för fortsatt tillväxt i Laholms och Båstads kommuner och är resultat av en långvarig och omfattande insats i förvaltningen. Dialogen kring hur vi ser vatten som en resurs i stadsplaneringen och vårt sätt att använda olika typer av vattenkvalitet till olika ändamål i både hushåll och verksamheter har fortsatt. LBVA kan inte ensamt ansvara för att samhället ska nå en hållbar vattenanvändning, men vi måste givetvis fortsätta spela en betydande roll i sammanhanget och bidra till att vattenfrågorna är högt upp på allas agenda. Verksamhetsberättelse 2018 3
2 Organisation Förvaltningen har i större utsträckning arbetat för delaktighet i verksamhetens mål, åtgärder och genomförande, helt enkelt att öka tydligheten av "den röda tråden". Grunden är önskemål som personalen lämnat bland annat i samband med medarbetarundersökningen. Sedan maj sammanställs förvaltningens månadsrapporter och publiceras på intranätet. Flera medarbetare har i och med detta fått tydligare ansvarsområden i den löpande verksamhetsuppföljningen. Resultatet har hittills blivit bland annat tydlig och positiv respons från medarbetare samt förslag på ytterligare förbättringar. Medledarutbildning för hela förvaltningen har fortsatt. Arbete med normer och värderingar är en ständig process för god utveckling. Att vi tycker och uppfattar olika är helt okej och naturligt, men då måste vi också prata om det för att skapa gemensamma utgångspunkter som leder oss vidare och ger ökad förståelse och respekt för varandra. Under 2018 har sjukfrånvaron varit väldigt låg vilket vi ser som mycket positivt. Vi ser det som ett tecken på att det finns arbetsglädje och trivsel. Verksamhetsberättelse 2018 4
3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 3.1 Mod och nytänkande 3.1.1 Konkretiserat mål 1: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare. 3.1.1.1 Verksamhetsmål: Inom Laholmsbuktens VA ska vi ha ett förhållningssätt som präglas av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för invånare, besökare och företagare Laholmsbuktens VA har infört Ledningskollen under året, som är en webbtjänst för att underlätta kommunikationen mellan ledningsägare och de som vill veta var ledningarna finns. Dessutom har en e- tjänst för beräkning av anläggningsavgifter skapats under hösten. Denna underlättar för fastighetsägare att själv kunna beräkna ungefärlig anläggningsavgift för ny bebyggelse och innebär avlastning för berörd personal inom förvaltningen. Driftstörningsinformation till kunder har förbättrats genom att flödet från Laholmsbuktens VAs webbrapportering också publiceras automatiskt på respektive kommuns webbplats. Ovanstående är exempel på konkreta insatser som genomförts. Målet är utformat utifrån ett projektperspektiv, men detta arbete behöver ses som en del av vardagen i verksamheten som innebär kontinuerlig utveckling. Upplevelsen av Laholmsbuktens VA präglas sannolikt av vårt förändrade sätt att arbeta med informationssäkerhet, till exempel tillgång till va-karta eller krav som ställs på entreprenörer vid deras arbeten på kommunala va-anläggningar. Dessutom påverkas den av tydligare kvalitetskrav på hur kunder måste och kan hantera såväl dricksvatten, spillvatten som dagvatten. Vi kommer att arbeta med att förbättra den strategiska kommunikationen samt föra dialog med olika intresseorganisationer för att bidra till en allmän kunskapshöjning om hur vattentjänsterna fungerar i gränsdragningen mellan kunden och LBVA och hur detta regleras i till exempel lagstiftning. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Andel ärenden som hanteras genom digital självservice Andel medarbetare som upplever att vi arbetar tillsammans 63% 75% Verksamhetsberättelse 2018 5
3.2 Utbildning, näringsliv och arbete 3.2.1 Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en självklar, aktiv, regional aktör och samarbetspartner som tar ansvar för utvecklingsfrågor i Halland och de omgivande regionerna 3.2.1.1 Verksamhetsmål: Vatten ska tidigt ha en central placering i samhällsbyggnadsprocessen Under året har arbete med va-plan Laholm fortsatt. Diskussioner har skett både i nämnden och mellan nämnder och kommunstyrelse. En workshop genomfördes i september tillsammans med såväl politiker som tjänstemän från Laholm och Halmstad för att skapa grund för beslut om va-policy. Under slutet av året inleddes arbetet med va-plan för Halmstad. Va-planerna är en del av arbetet med översiktsplanering, därav bidrar detta till att ge vatten en central placering i samhällsbyggnadsprocessen. Arbetet med riktlinjer för dagvattenhantering har återstartats i en arbetsgrupp gemensam för kommunerna, med deltagare från berörda förvaltningar tillsammans med konsultmedverkan. Syftet är att göra riktlinjerna mer lättillgängliga och enklare att omsätta i såväl planarbete som driftskede med fokus på att dagvatten är en resurs som möjliggör minskad dricksvattenanvändning och bidrar till ett mer hållbart samhälle. Aktiviteter Nämnden ska aktivt arbeta för gemensam prioritering av va-utbyggnad på landsbygd Utbyggnad av allmänt dricks- och spillvattensystem till ytterligare område i Marbäck är i förberedande fas. Dialog har förts med berörda fastighetsägare. En workshop om va-policy inom ramen för va-plansarbetet har genomförts i Laholm. Där deltog bland annat politiker från nämnder och kommunstyrelserna i Laholm, Halmstad och Båstad. Presidiemöte har skett med kommunstyrelsen och miljöoch byggnadsnämnden i Laholm gällande gemensamt ställningstaganade för området Mellby by. Området är aktuellt för utbyggnad av allmänt spillvattensystem. Verksamhetsberättelse 2018 6
Aktiviteter Nämnden ska aktivt samverka med berörda parter i kommunerna avseende dagvattenhantering och klimatanpassning Studieresa till Holland för nämnd och tjänstemän i kommunerna gjordes i april. Fokus var på dagvattenhantering, klimatanpassning och vattenförvaltning. I juni hölls en workshop för hela förvaltningen tillsammans med nämnden. Inledningen utgjordes av information och reflektioner kring besöket i Holland. Själva workshopen hade fokus på vad Laholmsbuktens VA kan göra för att dels öka vattenproduktionen och dels vidta vattenbesparande åtgärder. Förslagen som kom fram hanteras tillsammans med övrig prioritering av åtgärder. 3.3 Ekologiskt hållbar utveckling 3.3.1 Konkretiserat mål 13: I Halmstad ska alla ha en långsiktig tillgång till vatten av god kvalitet 3.3.1.1 Verksamhetsmål: Öka produktionskapaciteten, vidmakthålla uttagsmöjligheterna i vattentäkterna samt minska vattenförluster Aktiviteter pågår för att stärka och trygga produktionskapaciteten. Pilotförsöket med infiltration i Prästjorden har varit framgångsrikt och kommer därför arbetas vidare med i syfte att etableras som permanent del i vattentäkten. Projektering för utbyggnad av dricks- och spillvattenledningar mellan Marbäck och Simlångsdalen har påbörjats bland annat med syfte att kunna föra dricksvatten i båda riktningarna mellan Simlångsdalen och centralorten. Detta ökar leveranssäkerheten i Simlångsdalen samtidigt stärks leveranskapaciteten till centralorten. Pågående arbete med att införa behandling av råvattnet från Dömestorps och Skottorps vattentäkter vid Skottorps vattenverk syftar till att säkra produktionskapaciteten av dricksvatten med god kvalitet trots en över tid försämrad råvattenkvalitet och ökande behov av dricksvatten. Installation av fjärravläsningsbara flödesmätare på vattenledningsnäten fortsätter för att i kombination med förbrukningsstatistik få bättre kontroll på vattenbalanser i och mellan olika delar av distributionssystemet i syfte att kartlägga läckage och svinn samt göra förnyelseåtgärder på rätt delar. För närvarande pågår arbete med att uppdatera vattenskyddsområde för fyra vattentäkter, där flest konkurrerande intressen finns inom Prästjordens/Fotstads vattenskyddsområden och som därmed skapar en kritisk debatt om vilket intresse som ska få väga tyngst.om det tidigare gjordes revideringar periodvis handlar det nu snarare om ett kontinuerligt arbete om att säkra ändamålsenligt, modernt och rimligt avvägt skydd för de vattenresurser som används eller kan komma att användas för allmän va- Verksamhetsberättelse 2018 7
försörjning. Pågående aktiviteter tillsammans med det omfattande arbetet inom ramen för framtida vattenförsörjning ger den samlade analysen att vi säkrar förmågan att fortsätta leverera dricksvatten av god kvalitet och tillräcklig mängd för våra växande kommuner. 3.3.1.2 Verksamhetsmål: Minska dricksvattenförbrukningen Ytterligare en vattentankstation som tar vatten från Nissan har etablerats under året, i Oskarström. Det finns numera totalt tre vattentankstationer som inte tar vatten från de kommunala dricksvattentäkterna. Samtliga registrerade vattentankstationskunder, där framför allt spolbilsföretagen är väsentliga, har fått information om uttag av vatten från dessa. Förvaltningen har fortsatt att arbeta med kommunikation och dialog för att åstadkomma en generellt ökad medvetenhet och kunskap kring hur man på olika sätt kan bidra till minskad dricksvattenförbrukning genom smartare vattenanvändning. Det finns goda exempel från andra verksamheter där man vidtagit åtgärder för att minska dricksvattenförbrukningen, men det är angeläget att hela kommunkoncernerna agerar föredöme i syfte att få till en hållbar och smart vattenanvändning. Det är inte längre tillräckligt med redan genomförda förändringar utan det krävs att nya tekniska lösningar och synsätt implementeras inom samhällsplaneringen och genomförs i såväl befintlig som ny bebyggelse. Förändrad prissättning av dricksvatten för olika användningsområden, och eventuellt relaterat till tillgång, kan också bidra till en mer hållbar användning av de gemensamma vattenresurserna. Den politiska diskussionen om detta måste fortsätta samt mynna ut i ett utredningsuppdrag med tydliga förväntningar och ramar för hur en sådan förändring kan se ut. 3.3.2 Konkretiserat mål 15: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska 3.3.2.1 Verksamhetsmål: Klimatpåverkan i Laholmsbuktens VAs verksamheter ska minska Verksamhetsberättelse 2018 8
Analysen har visat att tjänsteresor utgör en stor andel av verksamhetens klimatavtryck. Därför har konkreta åtgärder vidtagits för att underlätta klimatssmarta val av tjänsteresor samt successivt skapa förutsättningar för resfria möten. Internt informationsmaterial om klimatsmarta tjänsteresor har publicerats på intranätet. I samarbete med Hallandstrafiken har möjligheten att använda en app för biljettköp införts så att det blir lättare att köpa biljetter även med kort framförhållning. Aktiviteter Beräkning av va-verksamhetens klimatavtryck Beräkning av verksamhetens klimatavtryck görs i samband med klimatbokslutsarbetet. Detta kan färdigställas först när samtliga miljörapporter är färdiga, vilket sker vid utgången av mars månad årligen. Således beräknas det samlade resultatet för 2018 under våren 2019. 3.4 Riktningar 3.4.1 Riktning 6: All kompetens behövs 3.4.1.1 Verksamhetsmål: Laholmsbuktens VA ska upplevas som en attraktiv arbetsplats Laholmsbuktens VA har i större utsträckning arbetat för en delaktighet i verksamhetens mål, åtgärder och genomförande. Grunden är önskemål som personalen lämnat bland annat i samband med medarbetarundersökningen. Sedan maj sammanställs förvaltningens månadsrapporter och publiceras på intranätet. Flera medarbetare har i och med detta fått tydligare ansvarsområden i den löpande verksamhetsuppföljningen. Resultatet har hittills blivit bland annat tydlig och positiv respons från medarbetare samt förslag på ytterligare förbättringar. Medledarutbildning för hela förvaltningen har pågått som en medveten satsning som kräver tålamod och uthållighet. Arbete med normer och värderingar är en ständig process för god utveckling. Att vi tycker och uppfattar olika är helt okej, men då måste vi också prata om det för att skapa gemensamma utgångspunkter som leder oss vidare och ger ökad arbetsglädje. Laholmsbuktens VA har del i olika utbildningar som riktar sig till va-branschen för att det är ett sätt att säkra att branschen får tillgång till personer med rätt kompetens och också för att marknadsföra branschen som en attraktiv arbetsgivare. Verksamhetsberättelse 2018 9
Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Nöjd medarbetarindex 73% 80% Aktiviteter Strategisk kompetensförsörjning Mångfald, jämställdhet och jämlikhet Kartläggning av behov görs innan nyrekrytering eller återbesättning och har också påverkat prioriteringar i genomförda och pågående anställningsprocesser. Laholmsbuktens VA har haft framgång i de hittills genomförda rekryteringarna. Det finns fortfarande vakanser gällande rörläggare. Laholmsbuktens VA har medverkat vid årets kurs i biogas och vattenrening på Campus Varberg där tretton drifttekniker har utexaminerats. Verksamhetsberättelse 2018 10
4 Prioriteringar 4.1 Tillskottsvatten till spillvattennätet Trönninge är ett prioriterat område i den prioriteringsordning som Laholmsbuktens VA jobbar efter. Där har det genomförts både utredningsåtgärder och fysiska förbättringsåtgärder, bland annat har spillvattenledningar relinats. I samarbete med Halmstad stadsnät deltar Laholmsbuktens VA i ett VINNOVA-projekt där man med mätare med Internet of Things (IoT) ska kunna registrera nivåer i brunnar och vattendrag. Värdena som kommer att samlas in ska användas till att få en bild av hur nivåerna i avloppssystemen är, som då ger en bättre grund för hur vi genomför förnyelseinsatser. Därutöver installeras flödesmätare på spillvattenpumpstationer som också ger värdefull information om status. Utredning gällande bräddproblematiken i Skintans avrinningsområde har slutförts under året. Lovabidrag har erhållits för del av projektet. De preliminära resultaten bekräftar att bräddning från spillvattensystemet är av mindre betydelse för miljöpåverkan i recipienten. 4.2 Systematiskt arbetsmiljöarbete Ett antal tillbud och ett fåtal olyckor har inträffat under året. Dessa hanteras avhjälpande och förebyggande arbete görs tillsammans med skyddsombuden. Planerade skyddsronder har genomförts och åtgärdsarbete pågår. Det har funnits en känsla av pinsamhet att rapportera tillbud och olycksfall, men den kontinuerliga uppföljningen i förvaltningens månadsrapporter visar att fler händelser än tidigare nu anmäls vilket är väldigt positivt. Medarbetare har deltagit i ett antal arbetsmiljöutbildningar. Samlad uppföljning av årets systematiska arbetsmiljöarbetet och genomgång av handlingsplanen för 2019 har i november skett med kvalitetssamordnaren. Antalet kemiska produkter som används i verksamheten har fortsatt att minska 2018. 4.3 Jämställdhet och mångfald Laholmsbuktens VA deltar aktivt i kommunens gemensamma inkluderingsnätverk (tidigare jämställdhetsnätverket). Nätverket samlar frågor om bland annat jämställdhet, delaktighet, demokrati, mänskliga rättigheter, HBTQ och anti-diskriminering som ryms under det sociala hållbarhetsparaplyet. Nätverket är ett forum för erfarenhetsutbyte, kompetenshöjning, stöd för implementering av handlingsplaner, inspiration och utveckling. Inför varje års löneöversyn sker kartläggning ur jämställdhetsperspektiv och senaste analysen visade inga tecken på strukturella problem. Verksamhetsberättelse 2018 11
4.4 Organisationskultur och värderingar Laholmsbuktens VA har i större utsträckning arbetat för en delaktighet i verksamhetens mål, åtgärder och genomförande. Grunden är önskemål som personalen lämnat bland annat i samband med medarbetarundersökningen. Sedan maj sammanställs förvaltningens månadsrapporter och publiceras på intranätet. Flera medarbetare har i och med detta fått tydligare ansvarsområden i den löpande verksamhetsuppföljningen. Resultatet har hittills blivit bland annat tydlig och positiv respons från medarbetare samt förslag på ytterligare förbättringar. Medledarutbildning för hela förvaltningen har pågått som en medveten satsning som kräver tålamod och uthållighet. Arbete med normer och värderingar är en ständig process för god utveckling. Att vi tycker och uppfattar olika är helt okej, men då måste vi också prata om det för att skapa gemensamma utgångspunkter som leder oss vidare och ger ökad arbetsglädje. I Verksamhetsplan 2019-2021 har detta prioriterade område flyttats för att arbetas med och omfattas av verksamhetsmål om attraktiv arbetsplats. Verksamhetsberättelse 2018 12
5 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid December 2017 visstid (%) December 2018 visstid (%) Totalt 88 88 2 2,2 2,3 Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Totalt 19 69 88 19,1 21,6 Förvaltningen ser positivt på att andelen kvinnor ökar. Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Totalt 0 2 2 50 0 Timavlönad personal Januari-December 2017 Januari-December 2018 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt 2 744 1,4 1 711 0,9 Timavlönad personal i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång är under tre (3) månader. Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) December 2017 December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 100 100 100 100 100 100 Medelålder - tillsvidareanställda Enhet 2017 2018 Totalt 46 45 Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet -25 26-35 36-45 46-55 56-60 61 62 63 64 65 65+ Summa Totalt 4 21 15 32 9 2 1 4 0 0 0 88 Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Januari-December 2017 (totalt, i %) Januari-Decemberi 2018 (totalt, i %) 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 2,9 2,1 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 33,1 11,5 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 5,6 2,0 Verksamhetsberättelse 2018 13
Januari-December 2017 (totalt, i %) Januari-Decemberi 2018 (totalt, i %) 4. Summa sjukfrånvarotid för män 2,2 2,2 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 2,2 2,2 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 3,4 2,0 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 2,6 2,3 Sammanfattande analys Förvaltningen har en låg sjukfrånvaro vilket vi ser som mycket positivt. Vi ser det som ett tecken på att det finns arbetsglädje och trivsel. Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2017 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 0 4 4 0 4 4 Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2017 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 0 0 0 0 0 0 5.1 Kompetensförsörjning 5.1.1 Pensionsavgångar Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning 2018 2019 2020 2021 2022 Summa Andel Teknikarbete 3 1 1 5 Hantverkare med mera 1 1 2 Totalt 0 0 4 1 2 7 De stora pensionsavgångarna inom förvaltningen skedde för några år sedan och de som ligger inom en 5-årsperiod är i mindre omfattning. 5.1.2 Bristyrken Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Totalt Antal Vi har svårigheter att rekrytera framför allt rörläggare med rätt kompetens och erfarenhet. Vi även haft svårt att rekrytera kvalificerade ingenjörer med branscherfarenhet. Se verksamhetsmål "Attraktiv arbetsplats" för mer info. Verksamhetsberättelse 2018 14
5.1.3 Kompetens Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? Förvaltningen arbetar systematiskt med kompetensutveckling inom ramen för förvaltningens omvärldsanalys. Se även verksamhetsmål "Attraktiv arbetsplats" samt under rubriken "Väsentliga händelser". Uppföljning och kort rapport kring analys digital kompetens 1-5 år Se verksamhetsmål "Mod och nytänkande". 5.1.4 Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Se prioritering "Jämställdhet och mångfald". 5.1.5 Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Förvaltningen arbetar aktivt med att säkerställa att chefer har möjlighet till rätt kompetensutveckling utifrån det egna uppdraget och att ingå i olika nätverk. För mer information se verksamhetsmål "Attraktiv arbetsplats" samt prioritering "Organisationskultur och värderingar". Chefers upplevda situation 5.1.6 Motivation, ledarskap och styrning (HME) Analys av resultat HME Vi ser en generell positiv trend. För mer information se verksamhetsmål "Attraktiv arbetsplats" samt prioritering "Organisationskultur och värderingar". enps Förvaltningens enps-resultat hamnade något under kommunens snitt. Förvaltningen har tagit fram handlingsplaner på förvaltnings- och avdelningsnivå vilka vi arbetar efter. För mer information se verksamhetsmål "Attraktiv arbetsplats" samt prioritering "Organisationskultur och värderingar". Verksamhetsberättelse 2018 15
Hur vi arbetar tillsammans Vi ser en positiv trend gällande medarbeterarnas upplevelse kring hur vi arbetar tillsammans i medarbetarundersökningen 2018 i jämförelse med 2016. För mer information se verksamhetsmål "Attraktiv arbetsplats" samt prioritering "Organisationskultur och värderingar". 5.2 Sjukfrånvaro Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp 2016 2017 2018 Hantverkare 11,6 5,5 5,3 Teknikarbetare 12,8 10,2 6,7 Endast yrken med fler än 10 anställda är med i statistiken. Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Januari-December 2017 Januari-December 2018 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 18,5 6,4 8,7 5,2 6,2 6,1 Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Andel sjukdagar (%) Januari-December 2017 Januari-December 2018 1 2-14 15-90 91-180 181-9999 1 2-14 15-90 91-180 Totalt 3 45 26 0 25 4 69 27 0 0 Den totala sjukfrånvaron har minskat och under 2018 har förvaltningen inte haft någon långtidssjukskrivning. Förvaltningen kan inte med klar säkerhet konstatera om orsakerna i vissa sjukfall är arbetsrelaterade, men är uppmärksam, bevakar och följer upp sjukfall. Vi ser mycket positivt på den låga sjukfrånvaron och ser det som ett tecken på arbetsglädje och trivsel. 181-9999 5.3 Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Förvaltninen har under 2018 arbetat med hälsofrämjande och förebyggande insatser för att främja en god arbetsmiljö. Nyanställda chefer har genomgått utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete. Förvaltningens kvalitetssamordnare har stöttat cheferna i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det hälsofrämjande arbetet i förvaltningen syftar både till ett gott arbetsklimat men också till att främja hälsan ur den enskilde medarbetarens perspektiv. Arbetet med ett gott arbetsklimat har bland annat skett på gemensamma stormöten under året där alla samlats till temadagar. Vidare har samtliga medarbetare haft möjlighet att ta del av Halmstads kommuns ramavtal gällande Verksamhetsberättelse 2018 16
massage. Många trivselaktiviteter har dessutom genomförts inom varje arbetsgrupp i syfte att främja gemenskapen. Med centrala medel Förvaltningen har nyttjat centrala medel i samband med en personalaktivitet som hade till syfte att vidareutveckla den interna gemenskapen. Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Samarbetet med Pe3 har lagts upp i en årsplan som under 2018 bestod av: Stöd i arbetet med checklistor och aktuella AFS:ar på olika arbetsplatser, utbildning i HLR samt första hjälpen, hälsoundersökningar samt ergonomigenomgångar. Dessutom har samarbete skett med Pe3 i det löpande arbetet. 5.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Hur har förvaltningen/bolaget arbetat med att implementera föreskriften i verksamheterna? Det har under 2018 pågått ett arbete att belysa den information som finns gällande organisatorisk och social arbetsmiljö, bland annat att marknadsföra den film med tillhörande material, som finns på intranätet. Under året har samverkansgruppen genomfört ett utvecklingsarbete i syfte att skapa en bättre struktur och delaktighet. För mer info se prioriteringarna "Systematiskt arbetsmiljöarbete" och "Organisationskultur och värderingar" samt verksamhetsmål "Attraktiv arbetsplats". 5.5 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2016 Antal 2017 Antal 2018 Olycksfall 2 2 6 Färdolycksfall 1 Sjukdom Totalt 2 2 7 Arbetet med att medvetandegöra vikten av att anmäla arbetsskador och tillbud har fortsatt under 2018. Tillsammans med samverkansgrupp och skyddsombud har vi fortsatt dialogen med medarbetarna om vikten av att rapportera skador och tillbud. Detta är nödvändigt för att arbeta förebyggande med att minska olycksriskerna i vår verksamhet. För ytterligare information se prioritering "Systematiskt arbetsmiljöarbete". Verksamhetsberättelse 2018 17
5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) Uppföljningen visar att det sammantagna resultatet är tillfredsställande, även om det finns förbättringsområden. Uppföljning sker i grupper med ansvarig chef, HR, skyddsombud samt kvalitetsamordnare. Utfallet från genomgången har resulterat i en årsbaserad arbetsmiljöhandlingsplan för respektive avdelning. För ytterligare information se prioriteringar "Systematiskt arbetsmiljöarbete" samt "Jämställdhet och mångfald". 5.7 Sammanfattande analys Laholmsbuktens VA har i större utsträckning arbetat för en delaktighet i verksamhetens mål, åtgärder och genomförande. Grunden är önskemål som personalen lämnat bland annat i samband med medarbetarundersökningen. Sedan maj sammanställs förvaltningens månadsrapporter och publiceras på intranätet. Flera medarbetare har i och med detta fått tydligare ansvarsområden i den löpande verksamhetsuppföljningen. Resultatet har hittills blivit bland annat tydlig och positiv respons från medarbetare samt förslag på ytterligare förbättringar. Medledarutbildning för hela förvaltningen har pågått som en medveten satsning som kräver tålamod och uthållighet. Arbete med normer och värderingar är en ständig process för god utveckling. Att vi tycker och uppfattar olika är helt okej, men då måste vi också prata om det för att skapa gemensamma utgångspunkter som leder oss vidare och ger ökad arbetsglädje. Laholmsbuktens VA har under 2018 haft en låg sjukfrånvaro vilket vi ser som mycket positivt. Vi ser det som ett tecken på att det finns arbetsglädje och trivsel. Verksamhetsberättelse 2018 18
6 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Brukningsavgift typhus A, Laholm (kr, inkl. moms) 6 525 6 525 6 225 Brukningsavgift typhus B, Laholm (kr, inkl. moms) 69 860 69 860 66 015 Brukningsavgift typhus A, Halmstad (kr, inkl. moms) 4 680 4 680 4 540 Brukningsavgift typhus B, Halmstad (kr, inkl. moms) 38 430 38 430 37 240 Producerad mängd vatten, Laholm (m3) 1 862 000 2 026 000 2 128 000 Producerad mängd vatten, Halmstad (m3) 9 462 000 9 068 000 10 201 000 Behandlad mängd avlopp, Laholm (m3) 3 599 000 4 217 000 3 300 000 Behandlad mängd avlopp, Halmstad (m3) 13 526 000 15 510 000 12 600 000 Total energiförbrukning, Laholm (kwh) 4 653 000 5 398 000 5 414 896 Total energiförbrukning, Halmstad (kwh) 12 773 000 12 373 000 12 965 000 Nederbörd, Laholm (mm) 377 1 025 564 Nederbörd, Halmstad (mm) 558 1 074 748 Verksamhetsberättelse 2018 19
7 Väsentliga händelser Dricksvattensituationen 2018 Maj var ovanligt varm och torr, enligt SMHIs statistik klassas så många som 15 dagar som dagar med högsommarvärme. Detta medförde att vattenproduktionen steg onormalt mycket och närmade sig maxkapacitet. Ett hundratal kommuner i Sverige hade liknande utmaningar. Trots uppmaning om minskad dricksvattenanvändning steg vattenproduktionen till nivåer som gjorde att det blev nödvändigt att införa bevattningsförbud 5 juni. Det varma vädret fortsatte och utvecklades till en historiskt lång värmebölja i stort sett utan nederbörd i stora delar av Europa. Många dagar var temperaturen över 30 grader. Värmeböljan var den längsta och varmaste som hittills uppmätts i Sverige. Under augusti minskade efterfrågan på dricksvatten, bland annat på grund av att högsäsongen var över samt väderomslag med nederbörd och svalare temperaturer. Bevattningsförbudet hävdes 20 augusti. Grundvattennivåerna i de större kommunala vattentäkterna hade god fyllnadsgrad under våren och har därefter utvecklats till att hamna strax under normala nivåer vid årets slut, med sjunkande trend. Några av de mindre vattentäkterna låg under normala nivåer hela året, men inte alla. Vid årets slut var den generella bilden för de mindre vattentäkterna den samma som för de stora, att nivåerna är under de normala med sjunkande trend. Årsnederbörden i såväl Laholm som Halmstad var historiskt låg. På grund av torkan var nivån i Smedjeån under juli och augusti så låg vid intagspunkten att infiltration inte kunde ske. Diagrammet uppdateras regelbundet och publiceras på Laholmsbuktens VAs webbsida. Trots de kommunikationsinsatser som gjordes i maj om att spara vatten, fick det inte önskad effekt. Införandet av bevattningsförbudet medförde ytterligare kommunikation, såsom information via webbsidorna, via Facebook, utplacering av informationsskyltar på strategiska platser, intern information Verksamhetsberättelse 2018 20
på respektive kommuns intranät, magnetskyltar på LBVAs bilar. Ytterligare kommunikationsinsatser riktatades till turister och sommarboende, till exempel genom information på tv-skärmar i livsmedelsbutiker. I samband med hävandet av bevattningsförbudet handlade frågor från medborgare i stor utsträckning om vad Laholmsbuktens VA gör långsiktigt för att säkra framtida vattenförsörjning. Några frågor har inkommit som handlar om förväntad sänkt va-avgift till följd av restriktioner i vattenanvändningen. Företagare ges möjlighet att hämta vatten från de vattentankstationer som inte tar vatten från de kommunala dricksvattentäkterna. Flera efterfrågar och använder detta alternativ till kommunalt dricksvatten för sina verksamheter även när det inte råder bevattningsförbud. Via kontaktcenter Halmstad direkt inkom under sommaren dagligen flera ärenden som avsåg bevattningsförbudet. Under juli inkom nära dubbelt så många ärenden jämfört med 2017. Ärendena gällde både funderingar om vad man får göra eller inte och synpunkter på vad man sett andra göra. Det var generellt ett mycket positivt gensvar på införandet av bevattningsförbud och i och med att det var så påtagligt varmt och torrt så var också förståelsen stor. Regelbundna möten hölls mellan länets kommuners va-verksamheter och länsstyrelsen under sommaren. Syftet var att delge varandra läget i respektive kommun och främja samverkan kring åtgärder i kommunikation såväl som praktisk hjälp. Övriga väsentliga händelser Stor vikt har lagts för förberedelse för GDPR. Strömavbrott vid en pumpstation i Mellbystrand ledde till att bräddning av orenat avloppsvatten skedde. Laholms kommun avrådde från bad i det berörda området i avvaktan på provresultat. Avrådan från bad togs tillbaka när provsvaren visade att vattnet var tjänligt. Via ordinarie provtagning konstaterades en påvisning av E.coli hos enstaka kunder i Simlångsdalen i slutet av augusti. Kokningsrekommendation var utfärdad onsdag-fredag för samhället. Omprov visade ingen påverkan och någon potientiell smittkälla kunde inte identifieras. Medarbetare från LBVA, samhällsbyggnadskontoren samt planeringskontoret var på studiebeök på FNhuset i Köpenhamn. LBVA försöker genom detta bidra till att etablera en gemensam plattform för kommunernas arbete med hållbarhet. E-tjänst för beräkning av anläggningsavgift har lanserats på webben. Ett bra exempel där syftet är att förenkla för våra kunder. Fastighetsägare och de som är på väg att etablera sig i våra kommuner kan själva skapa sig en bild av vad anslutning till kommunal va-försörjning innebär kostnadsmässigt. Arbete med upphandling av nytt styr- och övervakningssystem har inletts under året. En läcka på huvudvattenledning mellan Veinge och Laholm medförde störning i dricksvattendistributionen i stort område. Skador i betong upptäcktes på Söndrums vattentorn genom att mindre betongbitar föll ner på marken. Åtgärdsarbete har påbörjats med hjälp av entreprenör. Verksamhetsberättelse 2018 21
8 Internkontroll 8.1 Verksamhet 8.1.1 Vattenburen smitta i dricksvatten Kontrollmoment Vattenkvalitet Via ordinarie provtagning konstaterades en påvisning av E.coli hos enstaka kunder i Simlångsdalen i slutet av augusti. Kokningsrekommendation var utfärdad onsdagfredag för samhället. Omprov visade ingen påverkan och någon potentiell smittkälla kunde inte identifieras. I övrigt inga avvikelser. 8.1.2 Läckor på huvudvattenledning Kontrollmoment Förnyelsestrategi Granskningsarbetet under året har lett fram till att vi kommer förändra metodiken kring förnyelseplanering. Framledes kommer underlaget omfatta fler varibler och dessutom sambandsanalyser mer än tidigare som utgångspunkt för hur förnyelsen planeras och genomförs. Arbetet påbörjas i inledningen av 2019. 8.1.3 Förändrat säkerhetspolitiskt läge Kontrollmoment Säkerhetskontroll vid nyanställning Granskningen visar att kontroll utförs enligt rutin. Under 2018 har samtliga nyanställda (11 personer) säkerhetskontrollerats på registerkontrollnivå 3 enligt Säkerhetsskyddslagen. 8.2 Styrning 8.2.1 Dokumentation av genomförda direktupphandlingar saknas (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Kontroll av verksamhetens rutin för uppföljning av genomförda direktupphandlingar Granskningen visar att samtliga direktupphandligar är genomförda i enlighet med LOU. Däremot behöver direktupphandlingana dokumenteras i Visma i större utsträckning, vilket numera sker. 8.3 Ekonomi 8.3.1 Otillåten direktupphandling Kontrollmoment Ramavtalstrohet Granskningen visar att samtliga direktupphandligar är genomförda i enlighet med LOU. Däremot behöver direktupphandlingana dokumenteras i Visma i större utsträckning, vilket numera sker. Verksamhetsberättelse 2018 22
8.4 Lagar, riktlinjer och planer 8.4.1 Föreslagna åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor genomförs inte (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Kontroll av genomförda/planerade åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor Ytterligare nödvattenförsörjningsmaterial har köpts in under året. Utbildning i hantering av materialet har också skett i båda kommunerna. 8.5 HR/medarbetare 8.5.1 Att förvaltningen inte har rätt kompetenser Kontrollmoment Rekryteringsbehov Kartläggning av behov görs innan nyrekrytering. Under året har kartläggning skett av behov innan rekrytering påbörjats. Avslutningssamtal har genomförs enligt rutin, däremot har skriftlig dokumentation varit bristfällig. 8.6 Kund och medborgare 8.6.1 Sen eller utebliven återkoppling till kund eller medborgare Kontrollmoment Svarstid i Artvise Under året har 60 ärendenden granskats gällande svarstid till kund. 46 ärenden hade svarstid inom två arbetsdagar. Fem ärenden har dröjt upp till fem arbetsdagar innan kund kontaktats. I tre fall har kund inte fått återkoppling. I två fall har kund inte kunnat nås och i ett fall har vi brustit i hanteringen. I ett ärende har återkoppling skett efter 3 dagar. Ett ärende har dröjt längre än tre dagar med anledning av helger. Under slutet av året inleddes ett förbättringsarbete tillsammans med Halmstads Direkt gällande vår ärendehantering. Verksamhetsberättelse 2018 23