Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen HR och administration Lena Hendel 016-710 22 23 2018-05-08 AVN/2018:1 1 (2) Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden Rapporter och meddelanden till nämnden i maj 2018 Förslag till beslut Rapporter och meddelanden i maj 2018 läggs till handlingarna efter arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämndens godkännande. Muntliga rapporter 2018:1 1. Förvaltningschefen rapporterar och svarar på inkomna frågor 2. Rapportering om utvärderingen av organisationsförändringarna 2015 3. Lägesrapport Fler jobb fler i jobb Skriftliga rapporter 2018:1 1. Protokoll från Kommunfullmäktige daterad den 28 mars 2018. Heltidsarbete som norm inom Eskilstuna kommun Låt fler jobba mer (KSKF/2017:704) 2. Protokoll från Kommunfullmäktige daterad den 28 mars 2018. Riktlinjer för IT-verksamhet (KSKF/2017:655) 3. Protokoll från Kommunfullmäktige daterad den 28 mars 2018. Årsredovisning 2017 för Eskilstuna kommun (KSKF/2018:54) 4. Protokoll från Kommunfullmäktige daterad den 28 mars 2018. Granskningsrapport av intern styrning och kontroll 2017 (KSKF/2017:686) Eskilstuna den stolta Fristaden
Eskilstuna kommun 2018-04-20 2 (2) Eskilstuna den stolta Fristaden
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2018-03-28 Sida 1(2) 47 Heltidsarbete som norm inom Eskilstuna kommun - "Låt fler jobba mer" (KSKF/2017:704) Beslut Heltidsarbete som norm inom respektive nämnd med utgångspunkt från kommungemensam handlingsplan införs. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 19 december 2017. Av skrivelsen framgår bland annat att frågan om att få fler som jobbar heltid är aktuell bland Sveriges kommuner. Fackförbundet Kommunal har länge drivit frågan och samverkar nu med Sveriges kommuner och landsting i projektet Heltidsresan med syfte att minska deltidsarbete och stimulera det lokala förändringsarbetet. På nationell nivå finns avsiktsförklaringar som syftar till att kommunala arbetsgivare ska erbjuda sina anställda heltidsanställningar och att detta ska vara normen. I Allmänna bestämmelser, som reglerar anställningsvillkor för kommunalt anställda, framgår att arbetsgivaren ska verka för att redan anställda arbetstagare i högre utsträckning ska arbeta heltid och att anställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning. I den centrala huvudöverenskommelsen med Kommunal framgår att parterna tillsammans ska arbeta för att andelen anställda som arbetar heltid ska öka. En plan ska finnas på kommunnivå senast sista december 2017. I juni 2017 tog kommunstyrelsens personalutskott i Eskilstuna kommun beslutet att ambitionen att låta fler jobba mer inte enbart ska gälla för Kommunals medlemmar utan för alla. Syftet med planen är Eskilstuna kommun vill fortsätta uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Kompetensförsörjning underlättas om vi låter fler jobba mer i kommunen, vilket också bidrar till jämställdhet i samhället och förbättrar möjligheterna för våra medarbetare att leva på sin lön. Finansiering Engångskostnader för införandet av Låt fler jobba med kan uppstå med anledning av projektledning, utbildning, tekniskt stöd med mera. Det kan uppstå kvarstående kostnader i verksamheternas drift, men erfarenheter från andra kommuner visar att många av dessa minskar över tid och kan vägas upp av andra ekonomiska fördelar. Först några år efter förändringen kan man se de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna. Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2018-03-28 Sida 2(2) Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunstyrelsen föreslår i beslutet från den 13 mars 2018, 43, att heltidsarbete som norm inom respektive nämnd med utgångspunkt från kommungemensam handlingsplan införs. Yrkanden Maria Forsberg (V), Kim Fredriksson (SD), Mikael Edlund (S), Theresia Jansson (S), Sarita Hotti (S), Tomas Jönsson (M), Filip Ek Rundström (M) samt Magnus Arreflod (MP) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, HR Kommunstyrelsen, personalutskottet Samtliga nämnder Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunstyrelsen 2018-01-17 Kommunledningskontoret HR Mats Beskow, 016-7107279 KSKF/2017:704 1 (14) Låt fler jobba mer Handlingsplan för heltidsarbete som norm inom Eskilstuna kommun. uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 Innehåll Syfte Bakgrund Rätt till önskad sysselsättningsgrad 1. Nulägesanalys 2. Omvärldsanalys 3. Rekryteringsbehov 4. Arbetstider och arbetsmiljö 5. Delaktighet 6. Mål 7. Ekonomi 8. Förslag till genomförande och tidplan 9. Organisation och bemanning 10. Beslut och avtal 11. Slutsatser och utmaningar Bilaga 1 Medskick för det fortsatta arbetet uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 Bakgrund Frågan om att få fler som jobbar heltid är aktuell bland Sveriges kommuner. Fackförbundet Kommunal har länge drivit frågan och samverkar nu med SKL i projektet Heltidsresan med syfte att minska deltidsarbete och stimulera det lokala förändringsarbetet. På nationell nivå finns avsiktsförklaringar som syftar till att kommunala arbetsgivare ska erbjuda sina anställda heltidsanställningar och att detta ska vara normen. I Allmänna bestämmelser, som reglerar anställningsvillkor för kommunalt anställda, framgår att arbetsgivaren ska verka för att redan anställda arbetstagare i högre utsträckning ska arbeta heltid och att anställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning. I den centrala Huvudöverenskommelsen med Kommunal framgår att parterna tillsammans ska arbeta för att andelen anställda som arbetar heltid ska öka. En plan ska finnas på kommunnivå senast sista december 2017. I juni 2017 tog Personalutskottet i Eskilstuna kommun beslutet att ambitionen att låta fler jobba mer inte enbart ska gälla för Kommunals medlemmar utan för alla. Syfte I Eskilstuna kommun finns ett tydligt och gott ledarskap och ett modigt och engagerat medarbetarskap, vilket gör oss till ett attraktivt val som arbetsgivare. Men vi måste ständigt utveckla och anpassa oss till förändrade förutsättningar. Eskilstuna kommun vill fortsätta uppfattas som en mer attraktiv arbetsgivare, vår kompetensförsörjning underlättas om vi låter fler jobba mer i kommunen, vilket också bidrar till jämställdhet i samhället och förbättrar möjligheterna för våra medarbetare att leva på sin lön. Attraktiv arbetsgivare Arbetet med att stärka kommunens position som en attraktiv arbetsgivare blir allt viktigare när konkurrensen om kompetensen ökar. Kommunen arbetar strategiskt, konsekvent och långsiktigt med detta. Att erbjuda heltidsanställning är ett sätt att öka attraktiviteten som arbetsgivare. Kompetensförsörjning Kompetensförsörjning är en av kommunens största utmaningar på kort och lång sikt. För att kunna arbeta strategiskt med kompetensförsörjning krävs ett systematiskt arbete. I det arbetet ingår att arbeta kontinuerligt med kompetensanalys, planering, genomförande, uppföljning och utvärdering. Alla förvaltningar gör årligen en kompetensförsörjningsplan som ett led i att attrahera, utveckla och behålla personal. Att låta fler jobba mer bedöms påverka möjligheten att rekrytera och behålla medarbetare positivt. Vi tillvaratar den kompetens som redan finns i våra verksamheter samt bidrar till en ökad intern kompetensöverföring. uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 Jämställdhet Alla människor har lika värde och ska behandlas likvärdigt utifrån sina individuella förutsättningar. Eskilstuna kommuns interna jämställdhets- och mångfaldsarbete ska främja allas lika rätt i frågor om arbete, anställnings- och andra arbetsvillkor samt utveckling i arbetet. Heltidsfrågan är en viktig jämställdhetsfråga då deltidsarbete innebär lägre inkomst, lägre sjukpenning och lägre pension och är vanligare bland kvinnor i kvinnodominerade yrken. Rätt till önskad sysselsättningsgrad RÖS I januari 2015 infördes Rätten till önskad sysselsättningsgrad (RÖS) för anställda inom kommunals avtalsområde inom vård- och omsorg i Vård och omsorgsförvaltningen samt Torshälla stads förvaltning, vilket framgår av Delutvärdering RÖS (Eskilstuna kommun, 2016). Målet med att införa RÖS var de samma då som nu när vi tar nästa steg i heltidsresan. Se avsnitt 6 Mål. För medarbetare som önskar gå upp i arbetstid innebar RÖS en ökad rörlighet mellan olika arbetsplatser, enligt hemvistmodellen. Medarbetaren utför arbetspass på andra enheter än den egna i begränsad omfattning, men kan också innebära arbetspass utanför den egna hemvisten. Ett arbete med att optimera bemanningen har inletts parallellt med att RÖS infördes, där bemanningsbehovet ändras utifrån brukarnas behov. Det medför att verksamheten hela tiden behöver anpassa bemanningen. 1 april 2016 infördes RÖS även för Visions medlemmar inom samma verksamhetsområde, för yrkesgrupperna undersköterska, boendestödjare, beteendevetare samt kvalitetssäkerhetssamordnare Under hösten 2016 gjordes en delutvärdering av RÖS där uppdraget var att: Utvärdera projektets effekter på jämställdhet Utvärdera projektet ur ett verksamhetsperspektiv vad gäller effektivitet, vinster och kostnader. Utgångspunkten är vad som fungerar och vad som kan utvecklas utifrån strukturella, kulturella och avtalsmässiga aspekter Beskriva och analysera de enheter som lyckats och de områden där projektet inte gett avsedd effekt Vad fungerar väl och vad behöver utvecklas gällande styrning och ledning? Utvärdera utvecklingen av sjuktal relaterat till RÖS Ge förslag på hur förvaltningarna kan vidareutveckla arbetet med önskad sysselsättningsgrad för att få bättre effekt Sammanfattning av delutvärderingen blev: Att öka jämställdheten och erbjuda en utökad möjlighet att leva på sin lön uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 Reformen nått målsättningen. Den fråga som både enhetschefer och medarbetare var allra mest positiv till var just möjligheten att leva på sin lön, där hela 69 % av enhetscheferna och 41 % av medarbetarna var något eller mycket positiva. Att öka kvalitén för brukare genom ökad kontinuitet med färre medarbetare/brukare I Eskilstuna ligger kontinuiteten kvar på ungefär samma nivå idag som innan reformen, och i Torshälla ligger man långt över målnivån 14. Att minska antalet ofrivilliga deltids- och timanställningar Här kan man konstatera att reformen nått målet. Det bekräftas i båda enkätundersökningarna samt i djupintervjuerna. Att minska sjukskrivningstalen Här har reformen inte nått målet. Både medarbetare och enhetschefer upplever att RÖS påverkat sjukskrivningarna negativt. Känslan bekräftas också i statistiken, där vi ser att sjuktalen gradvis försämrats. Att klara kompetensförsörjningen på kort och lång sikt Här konstaterar undersökningen att man inte nått målen med reformen, snarare har effekten blivit det motsatta. Uppfattningen delas generellt mellan medarbetare och enhetschefer. Att få en effektivare vikariehantering I enkätundersökningen ser vi en försiktig spridning med riktning mot att reformen haft en negativ effekt på vikariehanteringen. Tittar man på antalet tillsatta pass från bemanningsenheten, så är det en tydlig bild att antalet tillsatta pass är mer eller mindre oförändrad. Denna utvärdering är viktig för Eskilstuna kommun i det framtida arbetet med Låt fler jobba mer. 1. Nulägesanalys En nulägesanalys har gjorts där sex förvaltningar inte berörs eller berörs marginellt vad gäller tillsvidareanställda, och där tre förvaltningar berörs i allra högsta grad. Socialförvaltningen 9 medarbetare med sjukersättning samt 3 medarbetare som inte har 100% men en plan för dessa finns inför 2018 Kommunledningskontoret Alla har och erbjuds heltid Miljö och räddningsförvaltningen 2 medarbetare med sjukersättning uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 Arbetsmarknads och vuxenutbildningsförvaltningen 20 medarbetare varav 4 har valt deltid och 16 medarbetare med sjukersättning Stadsbyggnadsförvaltningen Alla har heltid Konsult och Uppdrag 8 medarbetare varav 4 medarbetare med sjukersättning och 4 medarbetare som valt deltid av olika anledningar De tre förvaltningarna där en fördjupad analys och plan behöver göras är: Vård och omsorgsförvaltningen VOF Antal Tillsvidare månadsavlönade 2687 Visstid månadsavlönade 240 Visstid timavlönade 1214 VOF (tillsvidare och visstid månad) Antal Heltidsanställda 2001 Deltidsanställda 75-99 procent 741 Deltidsanställda 1-74 procent 185 Barn och utbildningsförvaltningen BoU Antal Tillsvidare månadsavlönade 3263 Visstid månadsavlönade 682 Visstid timavlönade 680 BoU (tillsvidare och visstid månad) Antal Heltidsanställda 3559 Deltidsanställda 75-99 procent 235 Deltidsanställda 1-74 procent 151 Kultur och Fritidsförvaltningen KFF Antal Tillsvidare månadsavlönade 219 Visstid månadsavlönade 39 Visstid timavlönade 21 uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 KFF (tillsvidaranställda) Antal Heltidsanställda 183 Deltidsanställda 75-99 procent 15 Deltidsanställda 1-74 procent 21 Tre av de trettiosex har två deltidsanställningar, vilket innebär det samma som heltid. Fyra av de trettiosex har lönebidrag vilket innebär att de inte kan jobba heltid. Totalt finns det tjugonio deltidsanställningar tillsvidaranställningar. En kommentar till ovanstående sammanställningar är att KFF har tagit fram tillsvidareanställda och att VOF och BOU inte har tagit fram hur många som har sjukersättning. Ytterligare analys av detta bör utredas. Samtliga förvaltningar behöver arbeta med hur man ska hantera visstidsanställda med månadslön. 2. Omvärldsanalys Hur olika kommuner har valt att se på heltidsfrågan varierar. Det finns i stort sett tre olika varianter; rätt till heltid där alla erbjuds heltidsanställning, rätt till önskad högre sysselsättningsgrad och rätt till önskad sysselsättningsgrad. Eskilstuna kommun har valt den tredje varianten på vård- och omsorgsförvaltningen. Det finns åtskilliga rapporter att ta del av från olika typer av arbetstidsprojekt som många kommuner genomfört med syfte att kunna erbjuda sina anställda önskad sysselsättningsgrad eller arbete på heltid. Dessvärre finns det få analyser som redovisar konsekvenser på längre sikt. Sammanfattningsvis kan konstateras följande gemensamma framgångsfaktorer från andra kommuner, bland annat Linköpings kommun (2017): Tydliga politiska beslut Engagemang och delaktighet från verksamheterna Att alla, inte bara de som vill utöka sin sysselsättningsgrad, berörs och påverkas Ifrågasättande av befintliga strukturer Arbete med verksamhetsutveckling parallellt med arbetstidsfrågan Organisering av bemanningspooler eller annan strukturerad administration för hantering av bemanning och scheman Delaktighet från fackliga organisationer Medvetenhet om att införande av önskad sysselsättningsgrad/heltidsanställning kan medföra kostnader Bygga en organisation som håller på sikt SKL har studerat kommunernas erfarenhet av arbete med heltidsfrågan och kompletterar sammanställningen av framgångsfaktorer med att man ska utgå från lokala förutsättningar, ha en realistisk tidplan och uppmuntra fler att arbeta mer. 3. Rekryteringsbehov uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 Enligt Kartläggning av faktorer som påverkar kompetensförsörjningen 2016-2020 (Eskilstuna kommun, 2016) har Eskilstuna kommun har utmaningar vad gäller kompetensförsörjning på både kort och lång sikt som kan kopplas till befolkningsökningen på orten, åldersstrukturen bland medarbetarna och att det saknas tillräckligt med personer med rätt kompetens i samhället. Behoven av kommunala tjänster kommer att öka och förändras över tid. Pensionsavgångar i kombination med att alltför få utbildas inom flera av de yrkeskategorier som kommunen har störst behov av, bidrar även till ett ökat behov av åtgärder. De flesta kommuner står inför liknande utmaningar och konkurrerar redan nu om samma kompetenser. Utveckling av mångfalden i organisationen och ökad jämställdhet inom olika yrkesgrupper är viktiga faktorer i arbetet med den framtida kompetensförsörjningen. Kompetensförsörjningsplaner i Eskilstuna För att nå verksamhetens mål och säkerställa organisationens behov av rätt Kompetens på kort och lång sikt är arbete med strategisk kompetensförsörjning en förutsättning. En av de viktigaste framgångsfaktorerna för en effektiv och modig organisation med bra resultat, är rätt kompetens på rätt plats i rätt tid. En kompetensförsörjningsplan tas fram årligen för respektive förvaltning. Syftet är att ge en översiktlig bild av befintlig kompetens, tydliggöra framtida kompetensbehov, vara ett underlag för analys av gapet och utmynna i en handlingsplan för att åtgärda och säkra behovet. Målet är att förvaltningen utifrån planen arbetar systematiskt för att säkra nuvarande och framtida kvalitet i verksamheten. Enligt En sammanfattning av förvaltningarnas kompetensförsörjningsplaner 2017 (Eskilstuna, 2017) finns 90 aktiviteter och åtgärder som till största delen består av: Insatser för att stödja befintliga medarbetare till kompetensutveckling för att behålla och engagera Kompetenshöjande insatser riktade till specifika arbetsgrupper prioriteras Bemanning och personalförsörjningsfrågorna är högt prioriterade Arbetet med Låt fler jobba mer integreras med förvaltningarnas kompetensförsörjningsplaner 2018 och framåt. 4. Arbetstider och arbetsmiljö I likhet med Handlingsplanen för heltidsprojektet (Linköpings kommun, 2017) är frågan om arbetstid och arbetsmiljö mycket viktig. Det finns flera delar inom det arbetsrättsliga området som påverkar handlingsplanens genomförande. Regler i Arbetstidslagen, EU-direktiv, Allmänna bestämmelser (AB) och Huvudöverenskommelser, HÖK, reglerar alla hur arbetstiden ska förläggas. I Allmänna bestämmelser finns också de olika heltidsmåtten reglerade. Många kommuner som inför rätt till heltid upplever en uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 målkonflikt mellan bemanningsbehovet, attraktiva scheman och de arbetsrättsliga reglerna. Flera av de IT-stöd för schemaläggning som finns på marknaden tar hänsyn till dessa begränsningar när de beräknar scheman. De regler som i första hand påverkar schemaläggningen är Dygnsvila Veckovila Antal fridagar Längd på arbetspass Information om färdiga scheman Arbetstidslagen är dispositiv vilket innebär att centrala och lokala kollektivavtal kan tecknas som gör avsteg från delar av arbetstidslagen. De delar som härrör från EU-direktiv kan inte göras avsteg från. Vid planering av arbetstid är det betydelsefullt att medarbetarna har möjlighet till inflytande vid schemaläggning och att de scheman som fastställs är hälsosamma scheman som är hållbara för medarbetare ur ett längre perspektiv. Det är viktigt att ta tillvara erfarenheter från de egna och andra kommuner som visar de positiva effekterna av att utöka sysselsättningsgraden. För medarbetare är det oftast viktigare att veta när man ska arbeta än var man ska arbeta. Det är också viktigt att vara uppmärksam på att själva införandet av heltidsanställningar inom vissa enheter kommer att påverka arbetsmiljön. Medarbetare kan uppleva oro och stress vid förändring av schemaplanering och arbete på andra arbetsplatser där man möter nya brukare och arbetskamrater, men andra kan se det som något positivt. Vid några arbetsplatser kan det finnas anställda som är nöjda med sin nuvarande situation och inte ser det positiva med förändringen, som kommer att beröra alla anställda på arbetsplatserna. I förändringsarbetet bör man ha stor respekt för att det inledningsvis kan upplevas negativt och skapa stress. Därför är det viktigt att ge verksamheterna möjlighet att planera hur förändringen ska genomföras och ge tid att förändra kultur och traditioner. Fackligt samarbete är en framgångsfaktor i detta förändringsarbete. 5. Delaktighet Att fler ska arbeta heltid kräver ett nytt sätt att arbeta, en annan flexibilitet. Det innebär att en sådan här förändring både är en struktur- och en kulturförändring där det krävs involvering, delaktighet och information. Chefer är nyckelpersoner men även medarbetare och deras fackliga organisationer. Eskilstuna kommun har tillsammans med de fackliga organisationerna tecknat ett samverkansavtal. Samverkansavtalet är ett lokalt kollektivavtal som reglerar hur formen för samverkan ska se ut. Det handlar om att tillsammans skapa förutsättningar för ett arbetsklimat där medarbetare får komma till tals och blir lyssnade på. Avtalet är tillämpligt för arbetet med handlingsplanen. uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 att Samverkan bygger på ett så direkt inflytande som möjligt och därmed också eget ansvar. Det innebär att du som medarbetare både har möjligheter och skyldigheter påverka och komma med tankar, erfarenheter, förslag och idéer. Forum för samverkan sker på olika nivåer i organisationen. Chefens mandat avgör i vilket forum frågan ska tas upp. Utgångspunkten är att så många frågor som möjligt behandlas med de som är direkt berörda. Då detta inte bara är en strukturfråga så är det viktigt att även diskutera kulturfrågan. 6. Mål och uppföljning Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Utöver dessa nationella mål har Eskilstuna kommun vid införande av RÖS även haft dessa mål. De gäller fortfarande när vi nu tar nästa steg i heltidsfrågan. o Att öka jämställdheten och erbjuda en utökad möjlighet att leva på sin lön o Att öka kvalitén för brukare genom ökad kontinuitet med färre medarbetare/brukare o Att minska antalet ofrivilliga deltids- och timanställningar o Att minska sjukskrivningstalen o Att klara kompetensförsörjningen på kort och lång sikt o Att få en effektivare vikariehantering Vår målsättning är att andelen medarbetare som arbetar heltid skall öka varje år. Uppföljning sker genom personalredovisningen i årsbokslutet varje år. Vi kan se att från 2015 till 2016 har andel heltid ökat från 81,7% till 83,3%. 7. Ekonomi Införandet av låt fler jobba mer kan innebära både positiva och negativa ekonomiska konsekvenser. Själva införandet och organisationen kan medföra kostnader för t ex projektledning, utbildning och teknikstöd. Några av de negativa konsekvenser som kan uppstå är svårigheten att schemaplanera och samordna verksamheter så att medarbetarnas frånvaro kan ersättas med resurstid samt att resor på arbetstid ökar när enheter och verksamheter samarbetar. De ekonomiska uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 fördelarna är en attraktivare arbetsgivare, ökad samverkan mellan enheter och verksamheter, mindre uttag av mer- och övertid för ordinarie personal samt färre timvikarier vilket medför mindre administration. Först några år efter förändringen kan man se de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna. 8. Genomförande och tidplan Principer för genomförande: - Målet är att vid nyanställning är heltid det normala. Medarbetare som önskar deltid kan utifrån gällande regelverk ges tjänstledighet för del av sin tid. - Överskjutande tid kan medarbetaren få lägga på annan arbetsplats eller med andra arbetsuppgifter. Förändringen kan påverka andra medarbetare än de som önskar öka sin sysselsättningsgrad. - Önskemål om ökning av arbetstidsmått ska tillgodoses inom en för verksamheten rimlig förberedelsetid, men normalt inte mer än sex månader. - Vid utökning av arbetstiden skall hänsyn tas till brukares och verksamhetens behov liksom medarbetarnas önskemål. Genomförandet av Låt fler jobba mer för tillsvidareanställda i Eskilstuna kommun sker i tre steg: 1. Att inom förvaltningen ta fram plan för genomförandet 2. Att börja anställa nya medarbetare på heltid 3. Att införa en årlig rutin där man frågar redan anställda om de vill gå upp till heltid Den genomförda kartläggningen och erfarenhet från andra kommuner visar att det är lämpligt med olika tidplaner för genomförandet i olika verksamheter. För följande förvaltningar: Socialförvaltningen, Konsult och Uppdrag, Kommunledningskontoret, Miljö och räddningsförvaltningen, Arbetsmarknads och vuxenutbildningsförvaltningen och Stadsbyggnadsförvaltningen, gäller följande plan: Steg 1 Plan behöver inte tas fram Steg 2 Nyanställning på heltid från 2018-06-01 Steg 3 Behöver ej utföras då heltid redan är det normala i dessa förvaltningar För följande förvaltningar: Vård-och omsorgsförvaltningen, Barn och utbildningsförvaltningen samt Kultur och fritidsförvaltningen, gäller följande plan: Steg 1 Genomförandeplan klar 2018-09-30 Steg 2 Nyanställning på heltid från 2019-06-01 Steg 3 Rutin för heltid från 2020-01-01 uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 Förvaltningens genomförandeplan förankras i respektive nämnd och återkopplas till Personalutskottet i december 2018. Genomförandet följs därefter upp varje halvår (juni 2019, dec 2019, juni 2020, dec 2020). Genomförande av Låt fler jobba mer gällande visstidsanställningar utreds närmare av respektive förvaltning som gör sin egen plan. Den planen ska vara färdigställd till 2019-12-31. 9. Organisation och bemanning För att framgångsrikt driva arbetet med Låt fler jobba mer är det nödvändigt att avsätta resurser för att planera och genomföra inom respektive förvaltning. Viktigt också att samverka mellan de tre mest berörda förvaltningarna. Kommunövergripande samordningsbehov utvärderas baserat på förvaltningarnas planer och kan komma att handla om förändringar i IT-system, löneadministration, rekryteringsprocess mm. 10. Beslut och avtal Personalutskottet ger uppdrag till de andra nämnderna att införa Låt fler jobba mer enligt denna handlingsplan, samt ger HR direktören i uppdrag att följa upp genomförandet. Varje förvaltning i Eskilstuna kommun är en anställningsmyndighet. De arbetsrättsregler, kollektivavtal mm som påverkar den här frågan behöver beaktas. Avsikten är att så långt möjligt agera inom ramen för befintliga kollektivavtal. Men det kan under arbetets gång visa sig att nya avtal behöver tecknas. Låt fler jobba mer ersätter Rätten till önskad sysselsättningsgrad vartefter heltidsarbete som norm införs i berörd förvaltning. 11. Slutsatser och utmaningar Eskilstuna kommun är och ska vara en attraktiv arbetsgivare. Att erbjuda arbete på heltid bidrar till detta. Det ökar våra förutsättningar att rekrytera och underlättar kompetensförsörjningen. Jämställdheten stärks på samhällsnivå och för våra medarbetare. Det finns dock risk att vikariehantering försvåras och att kvaliteten för brukare påverkas negativt. Inom ramen för denna handlingsplan, behöver fördjupade utredningar, analyser och pilotprojekt genomföras inom de mest berörda förvaltningarna. Det är viktigt att ta små steg i rätt riktning för att avsikten att fler jobba mer ska uppnås, medan vi samtidigt utvecklar en långsiktigt hållbar och effektiv organisation med Goda Hållbara Möten i fokus. uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 BILAGA 1 Medskick för det fortsatta arbetet Nedanstående frågor kan vara stöd i planen för genomförande av Låt fler jobba mer per förvaltning. Vad som gäller för respektive förvaltnings genomförande och tidplan se punkt 8 i ovan övergripande plan. Använd gärna ert tidigare material som grund och gör en djupare analys för att kvalitetssäkra genomförandet. 1. Nulägesanalys Börja med att kartlägga nuläget, utgår från tidigare insänt material. Ta fram nuvarande kostnad och/eller antalet timmar för följande: Fyllnadstid. Övertid. Ta fram uppgifter för frånvaro, exempelvis: Sjukfrånvaro Föräldraledighet Ledighet 2. Rekryteringsbehov Gör en prognos över ert rekryteringsbehov de kommande åren. Tänk på att eventuellt korrigera för följande faktorer: Demografiska förändringar, dvs. om det exempelvis blir fler eller färre unga/äldre i kommunen vilket påverkar behovet av kommunal verksamhet. Se över er befolkningsprognos. Personalomsättning inklusive pensionsavgångar. 3. Organisation och bemanning Hur tänker ni organisera det framtida arbetet för att åstadkomma en jämnare arbetsbelastning? Behöver arbetet med bemanning utvecklas när fler ska arbeta heltid? I så fall hur? Behöver bemanningen över verksamhets- och enhetsgränser utvecklas? Behöver bemanningen vid frånvaro organiseras och samordnas på ett annat sätt än i dag? 4. Arbetstider och arbetsmiljö Hur ska införandet av heltidsarbete som norm samordnas med det ordinarie arbetsmiljöarbetet? Scheman ska både tillgodose verksamhetens behov och vara hälsosamma för medarbetarna. Hur arbeta med frågan? Centrala parter rekommenderar en sammanhållen arbetstid. Behövs en strategi för att undvika delade turer? 5. Delaktighet Vilka är berörda av förändringen? Hur säkerställs att de får den information och utbildning de behöver? Vilka forum bör finnas för att säkerställa delaktighet? uttfcy35.qnr.docx
Eskilstuna kommun 2018-01-17 6. Beslut och avtal Vilka beslut behöver fattas för att kunna införa heltidsarbete som norm? Behöver nya kollektivavtal tecknas eller befintliga avtal förändras? 7. Mål Dra slutsatser utifrån analysen. Hur skulle er förvaltning kunna erbjuda heltidsarbete som norm enligt tidsplan? 8. Ekonomi Vad kan ni i dagsläget se att heltidsarbete som norm skulle innebära för eventuella ekonomiska konsekvenser? uttfcy35.qnr.docx
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2018-03-28 Sida 1(5) 40 Årsredovisning 2017 för Eskilstuna kommun (KSKF/2018:54) Beslut 1. Av kommunens resultat 2017 öronmärks i det egna kapitalet 6,5 miljoner kronor av nämndernas över- och underskott enligt fastställt regelverk. Som politisk prioritering öronmärks ytterligare högst 11 miljoner kronor för att nollställa underskottet i barn- och utbildningsnämnden samt motsvarande peng för friskolor om totalt 4,3 miljoner och för vård- och omsorgsnämnden om 6,7 miljoner. 2. Årsredovisningen för 2017 med gjorda dispositioner godkänns. 3. Nämndernas redovisningar godkänns. 4. Eskilstuna Kommunföretag AB:s redovisning av ägardirektiv med åtagande för 2017 godkänns. 5. Överskott på projektbudgetar för byggbonuspengarna 2017 överförs till 2018 med 7,2 miljoner kronor till stadsbyggnadsnämnden, 0,3 miljoner kronor till miljö- och räddningstjänstnämnden och 1,9 miljoner kronor till kommunstyrelsen. 6. Av 2017 års resultat föreslås 5 miljoner kronor avsättas för trygghetsfrämjande åtgärder med 4,5 miljoner kronor till kommunstyrelsen och 0,5 miljoner kronor till socialnämnden. 7. Av 2017 års resultat föreslås 33 miljoner kronor avsättas för välfärds, näringslivs, utbildnings och jobbpaket. Med 7 miljoner kronor till vård- och omsorgsnämnden, 3 miljoner kronor till arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden, 16 miljoner kronor till kommunstyrelsen, 0,5 miljoner kronor till stadsbyggnadsnämnden och 6,5 miljoner kronor till barn- och utbildningsnämnden. 8. Av 2017 års resultat avsätts 11,5 miljoner kronor till en utvecklingsreserv under kommunstyrelsen för att stärka kommunen. 9. Slutredovisade investeringar enligt bilaga tillhörande ärendet, slutredovisas. Den totala avvikelsen mot projektanslagen var plus 14,4 miljoner kronor. Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2018-03-28 Sida 2(5) Reservationer Niklas Frykman (L), Erika Rydja Sandvik (L), Helen Wretling (L), Stefan Krstic (L) samt Aza Safari (-) reserverar sig emot beslutet till förmån för bifall till Liberalernas förslag. Skriftlig reservation lämnas (bilaga A). Maria Chergui (V), Joel Hamberg (V), Maria Forsberg (V), Firat Nemrud (V), Anette Stavehaug (V) samt Alar Kuutmann (V) reserverar sig emot beslutet till förmån för bifall till Vänsterpartiets förslag. Skriftlig reservation lämnas (bilaga B). Lotta Jonsson (KD) samt Bo Hellmark (KD) reserverar sig emot beslutet till förmån för bifall till Kristdemokraternas förslag. Skriftlig reservation lämnas (bilaga C). Marielle Lahti (MP) samt Magnus Arreflod (MP) reserverar sig emot beslutet till förmån för bifall till Miljöpartiets förslag. Skriftlig reservation lämnas (bilaga D). Kim Fredriksson (SD) reserverar sig muntligt emot beslutet till förmån för Sverigedemokraternas förslag. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 8 mars 2018. Av skrivelsen framgår bland annat att kommunledningskontoret med en skrivelse den 8 mars 2018 överlämnat årsredovisning 2017 för Eskilstuna kommun. Kommunens resultat uppgick till 305 miljoner kronor för 2017. Detta ska jämföras med budgeterat resultat på 152,8 miljoner. Huvudsakliga orsaker till det stora överskottet är ökade skatteintäkter, 37 miljoner kronor över budget. Ej använda engångsersättningar för bostadsbyggande, 40 miljoner kronor. Minskade flyktingströmmar innebär lägre kostnader än budgeterat. De flesta nämnder har en budget i balans. Fortsatt höga kostnader för vård av barn, ungdomar och vuxna. Nämndernas totala budgetavvikelser uppgår till plus 1,1 procent av den totala budgeten. Nio av tio nämnder samt fem av sex bolag hade en ekonomi i balans. En avgörande faktor för kommunens ekonomi framöver är en fortsatt bra ekonomistyrning och en god budgetdisciplin. Kommunens och bolagens sammanlagda resultat blev 483 miljoner kronor. Kommunen har fortsatt hög investeringstakt. Soliditeten har förbättrats, inklusive ansvarsförbindelsen för pensioner, till 7,6 procent. Förbättrad soliditet ökar, på längre sikt, generellt kapaciteten att möta finansiella svårigheter. Soliditeten för kommunkoncernen har ökat de senaste sexton åren och uppgår till 29 procent. Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2018-03-28 Sida 3(5) Av det ekonomiska resultatet 2017 har det i tidigare beslut reserverats medel för disposition 2018 och framåt. Det avser byggbonus för främjande av bostadsbyggande med 18 miljoner kronor och 16 miljoner kronor för arbetsmarknadsinsatser. Det ekonomiska resultatet för 2017 uppgår till 305 miljoner kronor. I samband med att bokslutet och resultatet för 2017 fastställs föreslås enligt detta beslut att den del av resultatet som överstiger resultatmålet om 2,5 procent i genomsnitt för fyraårsperioden används för att, som en engångsföreteelse, stärka verksamheterna 2018 med 49,5 miljoner kronor. Sammantaget med tidigare beslut om byggbonus samt arbetsmarknadsinsatser utgör detta 83,5 miljoner kronor. Kommunledningskontoret får i uppdrag att analysera hur medlen bäst används för att ge störst effekt inom respektive område. Eskilstuna kommun uppfyller kravet om god ekonomisk hushållning genom att ha en ekonomi i balans, en effektiv organisation samt genom att ha en hög måluppfyllelse inom hållbar utveckling. Av de sju övergripande processerna inom hållbar utveckling är det fyra som är bättre än målet och två som är nära målet. Inom effektiv organisation ligger två perspektiven nära målet och ett som är bättre än målet. I 2017 års bokslut föreslås över- och underskott till nämnderna överföras till 2018. I bilaga tillhörande ärendet finns en sammanställning av investeringsprojekt som slutredovisas. Det totala utfallet för de projekt som slutredovisas är 97,3 miljoner kronor och projektanslaget var 111,7 miljoner kronor, vilket innebär ett överskott mot budget på 14,4 miljoner kronor. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunstyrelsen föreslår i beslutet från den 13 mars 2018, 35, följande: 1. Av kommunens resultat 2017 öronmärks i det egna kapitalet 6,5 miljoner kronor av nämndernas över- och underskott enligt fastställt regelverk. Som politisk prioritering öronmärks ytterligare högst 11 miljoner kronor för att nollställa underskottet i barn- och utbildningsnämnden samt motsvarande peng för friskolor om totalt 4,3 miljoner och för vård- och omsorgsnämnden om 6,7 miljoner. 2. Årsredovisningen för 2017 med gjorda dispositioner godkänns. 3. Nämndernas redovisningar godkänns. 4. Eskilstuna Kommunföretag AB:s redovisning av ägardirektiv med åtagande för 2017 godkänns. 5. Överskott på projektbudgetar för byggbonuspengarna 2017 överförs till 2018 med 7,2 miljoner kronor till stadsbyggnadsnämnden, 0,3 miljoner kronor till miljö- och räddningstjänstnämnden och 1,9 miljoner kronor till kommunstyrelsen. 6. Av 2017 års resultat föreslås 5 miljoner kronor avsättas för trygghetsfrämjande åtgärder med 4,5 miljoner kronor till kommunstyrelsen och 0,5 miljoner kronor till socialnämnden. Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2018-03-28 Sida 4(5) 7. Av 2017 års resultat föreslås 33 miljoner kronor avsättas för välfärds, näringslivs, utbildnings och jobbpaket. Med 7 miljoner kronor till vård- och omsorgsnämnden, 3 miljoner kronor till arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden, 16 miljoner kronor till kommunstyrelsen, 0,5 miljoner kronor till stadsbyggnadsnämnden och 6,5 miljoner kronor till barnoch utbildningsnämnden. 8. Av 2017 års resultat avsätts 11,5 miljoner kronor till en utvecklingsreserv under kommunstyrelsen för att stärka kommunen. 9. Slutredovisade investeringar enligt bilaga tillhörande ärendet, slutredovisas. Den totala avvikelsen mot projektanslagen var plus 14,4 miljoner kronor. Niklas Frykman (L) reserverade sig skriftligt emot beslutet till förmån för Liberalernas förslag. Maria Chergui (V) reserverade sig skriftligt emot beslutet till förmån för Vänsterpartiets förslag. Kim Fredriksson (SD) och Anton Berglund (SD) reserverade sig muntligt emot beslutet till förmån för Sverigedemokraternas förslag. Ingrid Escobar (-) deltog ej i beslutet. Yrkanden Arne Jonsson (C), Jari Puustinen (M) samt Lisa Friberg (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag, innebärande bifall till Socialdemokraternas, Moderaternas och Centerpartiets förslag. Lotta Jonsson (KD) yrkar på ändringar enligt Kristdemokraternas förslag (bilaga E). Niklas Frykman (L) yrkar på ändringar enligt Liberalernas förslag (bilaga F). Maria Chergui (V) yrkar, med instämmande från Maria Forsberg (V), avslag på kommunstyrelsens förslag, Socialdemokraternas, Moderaternas och Centerpartiets förslag till förmån för eget förslag, Vänsterpartiets förslag (bilaga G). Magnus Arreflod (MP) yrkar, med instämmande från Faisal Hassan (MP), bifall till beslutspunkterna 1, 2, 3, 4, 5 samt 9, ändringar i beslutspunkterna 6, 7 samt 8, Miljöpartiets förslag (bilaga H). Kim Fredriksson (SD) yrkar först bifall till kommunstyrelsens förslag, Socialdemokraternas, Moderaternas och Centerpartiets förslag. Därefter yrkar Kim Fredriksson (SD) bifall till Sverigedemokraternas förslag på Eskilstunas trygghetspaket i enlighet med bilaga E i kommunstyrelsens beslut den 13 mars 2018, 32. Propositionsordning Ordföranden finner att det finns följande förslag till beslut: Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2018-03-28 Sida 5(5) Arne Jonssons (C) med fleras yrkande om att bifalla kommunstyrelsens förslag, innebärande att bifalla Socialdemokraternas, Moderaternas och Centerpartiets förslag. Lotta Jonssons (KD) yrkande om att bifalla Kristdemokraternas förslag. Niklas Frykmans (L) yrkande om att bifalla Liberalernas förslag. Maria Cherguis (V) med fleras yrkande om att bifalla Vänsterpartiets förslag. Magnus Arreflods (MP) med fleras yrkande om att bifalla Miljöpartiets förslag. Kim Fredrikssons (SD) yrkande om att bifalla Sverigedemokraternas förslag. Ordföranden föreslår en propositionsordning som innebär att hon ställer samtliga förslag mot varandra. Kommunfullmäktige godkänner propositionsordningen. Ordföranden ställer proposition på förslagen och finner att kommunfullmäktige beslutat att bifalla kommunstyrelsens förslag, innebärande bifall till Socialdemokraternas, Moderaternas och Centerpartiets förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, ekonomi och planering Samtliga nämnder och bolag Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2018-03-28 Sida 1(2) 50 Riktlinjer för IT-verksamhet (KSKF/2017:655) Beslut Riktlinjer för Eskilstuna kommuns IT-verksamhet antas. Reservation Marielle Lahti (MP) samt Magnus Arreflod (MP) reserverar sig emot beslutet till förmån för bifall till Miljöpartiets tilläggsyrkande. Skriftlig reservation lämnas (bilaga). Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 25 januari 2018. Av skrivelsen framgår bland annat att dagens snabba ITutveckling, kombinerad med förändrade beteenden, ger upphov till nya produkter, tjänster och arbetssätt som tillsammans påverkar kommunens olika verksamheter i snabb takt. Syftet med riktlinjerna är främst att styra Eskilstuna kommuns IT-verksamhet så att den uppnår uppsatta verksamhetsmål och blir så effektiv som möjligt. En viktig del i riktlinjerna är att alla nämnder, vid anskaffning av ett nytt IT-system eller en ny funktionalitet, på ett tidigt stadium måste undersöka om ett IT-system med motsvarande funktionalitet redan finns. I de fall nämnderna beslutar sig för nyanskaffning, måste de säkerställa att systemet kommer att fungera i befintlig infrastruktur. Riktlinjerna innehåller även en tydlig beskrivning av ansvarsfördelningen mellan kommunledningskontoret, konsult och uppdrag och nämnderna. Finansiering Utöver intern tid för att ta fram beslutsunderlag baserat på en verksamhetsförstudie och en teknisk förstudie, sker finansieringen inom befintlig ram. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunstyrelsen föreslår i beslutet från den 13 mars 2018, 47, att riktlinjer för Eskilstuna kommuns IT-verksamhet antas. Yrkanden Marielle Lahti (MP) yrkar först bifall till kommunstyrelsens förslag. Därefter yrkar Marielle Lahti (MP) på ett tillägg enligt följande, Miljöpartiets förslag: Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunfullmäktige Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2018-03-28 Sida 2(2) Riktlinjerna behöver innehålla en möjlighet att mäta kundnöjdhet, ett slags kundindex. Mikael Edlund (S) yrkar först bifall till kommunstyrelsens förslag. Därefter yrkar Mikael Edlund (S) avslag på Marielle Lahtis (MP) tilläggsyrkande. Propositionsordning Ordföranden finner att det finns följande förslag till beslut: Marielle Lahtis (MP) med fleras yrkande om att bifalla kommunstyrelsens förslag. Marielle Lahtis (MP) tilläggsyrkande, Miljöpartiets förslag. Mikael Edlunds (S) yrkande om att avslå Marielle Lahtis (MP) tilläggsyrkande, Miljöpartiets förslag. Ordföranden finner inledningsvis att kommunfullmäktige beslutat att bifalla kommunstyrelsens förslag. Därefter föreslår ordföranden en propositionsordning som innebär att hon ställer avslag på Marielle Lahtis (MP) tilläggsyrkande mot bifall till detsamma. Kommunfullmäktige godkänner propositionsordningen. Ordföranden ställer proposition på förslagen och finner att kommunfullmäktige beslutat enligt Mikael Edlunds (S) förslag, innebärande att Marielle Lahtis (MP) tilläggsyrkande, Miljöpartiets förslag, avslås. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, ledningsstaben Samtliga nämnder Eskilstuna den stolta Fristaden Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunstyrelsen 1 (7) STYRDOKUMENT Riktlinjer för Eskilstuna kommuns ITverksamhet Beslutad när 2018-03-28, 50 Beslutad av Diarienummer Kommunfullmäktige KSKF/2017:655 Ersätter Gäller för Samtliga nämnder Gäller fr o m 2018-03-28 Gäller t o m Dokumentansvarig Tillsvidare Kommunledningskontorets IT-chef Niklas Narvell Uppföljning Program Ett program är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla vad som ska uppnås inom ett visst område. Det tar inte ställning till utförande, prioriteringar och metoder. Program ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Plan En plan är ett styrande dokument som ska visa en färdriktning genom att innehålla konkreta mål och riktlinjer. Den ska vara tidsbegränsad och beslutas av kommunfullmäktige. Policy En policy är ett styrande dokument som ska visa ett övergripande förhållningssätt och som ska tjäna som vägledning inom ett område, med angivande av övergripande mål och värden som ska eftersträvas. Policys ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige. Riktlinje En riktlinje är ett styrande dokument som ska säkerställa ett korrekt agerande och god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer ska vara långsiktiga, ej tidsbegränsade och beslutas av kommunfullmäktige.
Eskilstuna kommun 2 (7) Ämnesområde och bakgrund Dagens snabba IT utveckling, kombinerad med förändrade beteenden ger upphov till nya produkter, tjänster och arbetssätt som tillsammans påverkar kommunens olika verksamheter i snabb takt. Syftet med riktlinjerna är främst att styra kommunens IT-verksamhet så att den uppnår uppsatta verksamhetsmål och blir så effektiv som möjligt. Ambitionen är att hitta en optimal balans mellan driftsäkra lösningar och anpassning till ny utveckling och snabba förändringar. Allt inom den ekonomiska ram som finns tillgänglig. Kommunövergripande effekter ska uppnås genom Effektivt användande av ekonomiska, tekniska och personella resurser både inom IT-avdelningen och övriga verksamhetsområden Effektivt utnyttjande av kommunens IT-infrastruktur Effektiv hantering av risker och angrepp på kommunens system (IT-säkerhet) Effektiv och säker hantering av information (informationssäkerhet) Dokumentet beslutas av kommunfullmäktige och förvaltas av kommunstyrelsens två förvaltningar, kommunledningskontoret (KL) och konsult och uppdrag (KOU). Kommunledningskontoret Kommunledningskontoret har genom sin IT-chef ett övergripande ansvar för kommunens IT-verksamhet enligt följande. Ansvara för framtagning av styrdokument som ska beslutas av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Ansvara för utveckling och anpassning av kommunens IT infrastruktur. Detta utövas genom att teckna en årlig basöverenskommelse med KOU. Ansvara för att bestämma kvalitetsnivåerna på IT-tjänster i enlighet med den sk SLA modellen (Service Level Agreement). Besluta om ändringar och tillägg till BAS överenskommelsen för infrastruktur samt SLA:er. o o För att en ändring eller tillägg ska bli aktuellt ska en förstudie göras i enlighet med beskrivningen under rubriken Anskaffning av IT-system. Godkännandet ska föregås av ett samråd med styrgruppen för IT-frågor, för att tillsammans kunna
Eskilstuna kommun 3 (7) bedöma påverkan på kommunens gemensamma infrastruktur. o Godkända förändringar som uppstår under tiden för en pågående överenskommelse, ska regleras i tilläggsavtal under innevarande år, för att därefter bli standardfunktioner nästkommande år och ingå i SLA:er och BAS-överenskommelsen. Godkänna externa driftsavtal innan en verksamhet ingår avtal med en extern part, för att säkerställa krav på informationssäkerhet och integrationer, så att kommunen inte suboptimerar funktioner och kostnader. Ansvara tillsammans med kommunstrateg informationssäkerhet om övergripande krav och rutiner gällande på IT- och informationssäkerhet. Besluta om årliga prissättningsmodeller, efter förslag från KOU IT. Godkänna produktrådets föreslagna produktkatalog (se nedan under rubriken samrådsorgan). Konsult och uppdrag Konsult och uppdrags IT enhet ska genom sin områdeschef ha följande ansvar. Säkerställa att nuvarande och kommande verksamhetsbehov följer beslutade styrdokument. Ansvara för genomförande av utvecklingen i infrastrukturen. Ansvara för ägande, drift, förvaltning och support för produkter, tjänster och funktioner i IT-infrastrukturen och befintliga ITtjänster. Teckna överenskommelser om SLA:er med verksamheterna utifrån beslutad prislista. Säkerställa att gällande tekniska krav följs samt att de inte påverkar kommunens befintlig BAS-överenskommelse, SLA:er, ändrings- och tilläggsavtal och att de ligger i linje med framtida målarkitektur för IT. Säkerställa att IT- och informationssäkerheten följer de grundkrav som finns i gällande lagstiftning och att det finns beskrivet i basöverenskommelser och SLA:er, samt ansvara för hantering av brandväggar, spamfilter, lösenord och övriga säkerhetsrutiner. Allvarliga incidenter ska rapporteras löpande till IT-chefen och kommunstrateg informationssäkerhet. Ansvara för att tillsammans med upphandlingsenheten på KOU teckna samtliga IT relaterade ramavtal. Kommunen ska alltid sträva efter att producera systemstöd och infrastrukturleverans till en hög kostnadseffektivitet. Detta är beroende av volymer,
Eskilstuna kommun 4 (7) tillgänglighetskrav, investeringsmedel, kompetenskrav och samordningsmöjligheter. Löpande se över parallella funktioner i system, databaser, produkter och register samt sammanställa effektiviseringspotentialen och överlämna den till kommunens ITchef för eventuell åtgärd. Erbjuda drift och support av tjänster. Ansvara för att upprätta och vidmakthålla kontinuitetsplanering avseende IT infrastruktur. Nämnder Nämnderna är genom sina sponsorer, upphandlare, beställare och utförare av IT i kommunens förvaltningar skyldiga att Teckna årliga SLA överenskommelser om drift och förvaltning med KOU. Genomföra en förstudie i samråd med KOU IT vid anskaffning av ett nytt system eller en ny funktionalitet (se nedan). Hantera verksamhetsdriven utveckling som är beroende av IT investeringar enligt kommunens årshjul, för att säkerställa synkronisering med KOU:s planering. Upphandla IT komponenter i nära samråd med KOU IT Samrådsorgan Produktrådet består av kundserviceansvarig och kundansvarig från KOU IT samt produktspecialister. Rådet ansvarar för att utifrån verksamheternas behov ta fram en produktkatalog avseende standard och sortiment. Processledningsgruppen för IT frågor (PLG IT) består av kommunledningskontorets IT-chef, KOU IT områdeschef samt representanter från samtliga förvaltningar och berörda bolag och ansvarar för förankring, samordning och information av IT-relaterade frågor. IT-styrgruppen består av kommunledningskontorets IT-chef, kommunstrateg informationssäkerhet, KOU IT:s områdeschef samt representanter från barn- och utbildningsnämndens och vård- och omsorgsnämndens förvaltningar. Styrgruppen är ett stöd till IT-chefens beslutfattande, utifrån framlagda beslutsunderlag avseende nya behov eller avsteg från gällande BAS-överenskommelse. Anskaffning av IT-system eller ny funktionalitet Vid anskaffning av IT system eller ny funktionalitet är det viktigt att undersöka på ett tidigt stadium om ett IT-system med motsvarande funktionalitet redan finns och i de fall nyanskaffning är aktuell,