Delårsrapport

Revisionsrapport Delårsrapport 2009-08-31 Härryda kommun 2009-10-21 Fredrik Carlsson, certifierad kommunal revisor Vilma Lisboa

Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Inledning...2 2.1 bakgrund...2 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning...2 2.3 Revisionskriterier...3 2.4 Metod...3 3 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed...4 3.1 Bedömning och åtgärdsförslag...6 4 Måluppfyllelse...8 4.1 Finansiella mål...8 4.2 Mål för verksamheten...8 4.3 Bedömning av måluppfyllelse...9

1 Sammanfattande bedömning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens delårsrapport för perioden 2009-01-01 2009-08- 31. Syftet med granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål som kommunfullmäktige beslutat. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Utifrån genomförd granskning gör vi följande bedömning av kommunens delårsrapport: - Resultatet i delårsrapporten är i allt väsentligt förenligt med de mål av betydelse för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat. Majoriteten av kommunstyrelsens prioriterade verksamhetsmål bedöms också uppnås. Måluppfyllelsen avseende verksamhetsmålen är god men vi saknar en tydlig analys av hur dessa bidragit till Härryda kommuns utveckling både innevarande år samt över tid. Enligt vår uppfattning måste resultatmålen förtydligas och ges en tydligare koppling till kommunens långsiktiga planering även om goda exempel på uppföljningsbara och analyserbara mål finns redan idag. - Härryda kommuns finansiella mål bedöms inte uppnås för år 2009. Balanskravet uppfylls dock vid en avstämning i enligt med KRL. - Delårsrapporten är i allt väsentligt upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Den avvikelse som sker från god sed avser användande av fullfonderingsmodell för pensionsredovisning. 1

2 Inledning 2.1 bakgrund Kommuner och landsting är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. Delårsrapporten ska omfatta minst sex och högst åtta månader. I och med Kommunallagens regler om god ekonomisk hushållning så har det tillkommit en uppgift för revisorerna att bedöma hur väl delårsrapportens resultat överensstämmer med de mål med betydelse för god ekonomisk hushållning som fullmäktige fastställt: KL 9 kap 9 a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av fullmäktiges mål för ekonomi och verksamhet. 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är resultatet i delårsrapporten förenligt med de mål fullmäktige beslutat? Följande kontrollmål är aktuella: Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av fullmäktige fastställda finansiella målen? Uppfyller resultatet i delårsrapporten de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten? Uppfyller delårsrapporten syftet att ge fullmäktige möjlighet att använda den som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av den samlade kommunala verksamheten? Granskningen inriktas mot att granska vilken information som lämnas i delårsrapporten samt rutinerna vid upprättandet. Vid granskningen av rutinerna ingår att bedöma hur periodiseringar, värderingar, prognoser m m har hanterats. Granskningen av räkenskaperna är 2

översiktlig i syfte att ge underlag för att bedöma utfallet gentemot de finansiella och verksamhetsmässiga mål som fullmäktige fastställt. Kommunstyrelsen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. 2.3 Revisionskriterier Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Interna regelverk och instruktioner Fullmäktigebeslut 2.4 Metod Granskningen har utförts genom: - Dokumentstudier av relevanta dokument - Analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen - Granska specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa en rättvisande redovisning - Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året - Intervjuer med berörda tjänstemän Granskningen har utförts i enlighet med Komrevs granskningsprogram för granskning av delårsrapport av Fredrik Carlsson, certifierad kommunal revisor, samt av Vilma Lisboa vid Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers. Rapportens innehåll har sakgranskats av ekonomikontoret i Härryda kommun. 3

3 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari augusti vilket är i överensstämmelse med KRL där det sägs att delårsrapporten ska omfatta minst sex och högst åtta månader. Vad gäller anvisningar och interna föreskrifter så går sådana ut till förvaltningarna. Sammanställd redovisning i likhet med i årsredovisningen upprättas i delårsrapporten om än i något förenklad form. Verksamhetsmål inom ramen för god ekonomisk hushållning för de kommunala bolagen redovisas däremot inte. Kommunens delårsrapport består förutom förvaltningsberättelse av resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys. I delårsrapporten finns utfall för Förbo AB och Härryda Energi AB med tillsammans med kortfattad information kring verksamheten de första åtta månaderna. Prognos för helåret saknas för bolagen. Prognosen för helåret pekar på ett negativt resultat om -1,9 mnkr, vilket är 21,1 mnkr sämre än budgeterat av KF i nov 2008. Avvikelsen från budget beror främst på: Skatteintäkterna prognostiseras avvika med hela -33 mnkr jämfört med budget. Sektorernas budgetavvikelse är positiv om netto 0,5 mnkr. Sektorn för socialtjänst prognostiseras dock avvika 10,3 mnkr jämfört med budget. Underskottet balanseras dock av prognostiserade överskott för de andra sektorerna och då särskilt sektorn för utbildning och kultur som beräknar ett överskott om 5,5 mnkr. Noteras bör dock att den sistnämnda avvikelsen främst beror på förseningar i planerad utökning av förskolan. Sektorn för samhällsbyggnad prognostiserar ett överskott om 4,7 mnkr vilket främst är hänförligt till exploateringsverksamheten (1 mnkr) och lägre kostnader för kollektivtrafiken. Dessa överskott är normalt av engångskaraktär. Tidigare års balanserade ränteutgifter inom exploateringsverksamheten har dessutom numera förts som intäkt till finansförvaltningen vilket påverkar resultatet positivt om 3,5 mnkr ytterligare. Framöver sker realisering av denna ränta årligen. Kommunstyrelsens budgetreserv om ca 5 mnkr bedöms inte behöva utnyttjas. Lägre premier för avtalsgruppsjukförsäkring än budgeterat påverkar resultat positivt med 6 mnkr. Posten redovisas inom finansförvaltningen. Sänkningen av ar- 4

betsgivaravgifterna för anställda yngre än 27 år beräknas påverka resultatet med ca 6 mnkr. Engångsersättning från SKL om 1,9 mnkr påverkar årets prognostiserade resultat i positiv riktning. Ökade kostnader för pensionerna påverkar det prognostiserade resultatet 6,4 mnkr. Ökningen av semsesterlöneskulden bedöms öka kostnader med ca 4 mnkr jämfört med budget. Sektorernas budget (enligt KF nov 2008) samt prognoser för helåret 2009 redovisas i tabellen nedan. Driftsredovisning per sektor, mnkr Prognos Rev budget 2009 Utfall aug Utfall helår Budgetavvikelse Utbildning och Kultur 881,3 567,9 875,8 5,5 Socialtjänst 427,3 294,0 437,6-10,3 Samhällsbyggnad 103,7 61,5 99,0 4,7 Teknik- och försörjning 8,3 9,0 9,4-1,1 Administrativt stöd 47,3 30,1 45,7 1,6 Politisk organisation 8,8 5,7 8,7 0,1 Summa sektorer 1 476,7 968,2 1 476,2 0,5 Sammantaget uppvisar sektorerna god budgetföljsamhet men som framgår av verksamhetsberättelserna finns stora rörelser av engångskaraktär bakom de redovisade resultaten och prognoserna. Från sektorn för utbildning och kultur noteras väsentlig budgetavvikelse vad gäller förskoleverksamheten (+6,2 mnkr) medan gymnasieskolan prognostiserar ett underskott om ca 4,9 mnkr. Den positiva avvikelsen inom förskoleverksamheten är av engångskaraktär då den till största delen beror på förseningar/förskjutningar i verksamhetsstart. Sektorn för socialtjänst prognostiserar ett väsentligt underskott (-10,3 mnkr). Orsaken är främst ökade kostnader för ekonomiskt bistånd samt ökade kostnader för placeringar av barn och ungdomar. Vård och omsorg beräknar också ett underskott om -2,8 mnkr till följd av fler ärenden och ökad vårdtyngd. Det prognostiserade resultatet för sektorn för samhällsbyggnad uppgår till +4,7 mnkr varav den skattefinansierade verksamheten står för +4,3 mnkr. Kollektivtrafiken och exploateringsverksamheten svarar för de största överskotten. För både renhållning och VA- 5

verksamheten prognostiseras målsättningen om 100 % kostnadstäckning att uppnås (överskott för renhållningen om 0,4 mnkr). Ökade kostnader för el och externa hyror vilket inte kan vidaredebiteras till övriga sektorer förklarar en stor del av den negativa prognosen (-1,1 mnkr) för sektorn för teknik och försörjningsstöd. Livsmedelskostnaderna uppges också ha ökat. I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna, budget 2009, prognos för utfallet för året samt avvikelsen mot budget. Skillnaden mellan utfallet per sista augusti och helårsprognosen är i likhet med föregående år stor. Resultaträkning och prognos 2009-08-31, mnkr Avv Utfall delår Prognos Budget mot budget Verksamhetens nettokostnader exkl avskr. -845,3-1 348,9-1 356,9 8,0 Avskrivningar -46,0-69,1-72,1 3,0 Verksamhetens nettokostnader -891,3-1 418,0-1 429,0 11,0 Skatteintäkter och statsbidrag 966,2 1 457,2 1 489,7-32,5 Finansiella intäkter 8,0 8,5 1,5 7,0 Finansiella kostnader -32,6-49,6-43,0-6,6 Årets resultat 50,3-1,9 19,2-21,1 Som framgår ovan är den prognostiserade avvikelsen av verksamheternas nettokostnader positiv jämfört med budget. Avvikelsen beror främst på att ett antal poster inom finansförvaltningen (tex PO-pålägg m m) som inte har fördelats ut till sektorerna i driftsredovisningen. 3.1 Bedömning och åtgärdsförslag Vi bedömer att kommunens delårsrapport huvudsakligen är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Den avvikelse som sker från god sed avser användande av fullfonderingsmodell för pensionsredovisning. Av investeringsredovisningen framgår ett utfall om ca 51,9 mnkr och en helårsprognos om 133 mnkr vilket kan jämföras med den reviderade budgetramen om ca 280 mnkr. Specificering av investeringarna inte i delårsrapporten men större objekt kommenteras i verksamhetsberättelserna. 6

Av diagrammet nedan framgår investeringsnivåerna sedan år 2000 jämfört med avskrivningarna. Investeringar och avskrivningar år 2000-2009(p) mnkr 180,0 160,0 140,0 120,0 100,0 80,0 60,0 40,0 20,0 0,0 c 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09(p) Investeringsvolym År Avskrivningar Vi har översiktligt granskat de periodiseringar som är gjorda i samband med delårsrapporten och konstaterar att väsentliga poster så vitt vi kan bedöma har periodiserats. Vår bedömning är vidare att de föreskrifter och anvisningar som finns ger förutsättningar för att delårsrapporten ska uppfylla de krav som KRL ställer. Notapparat till resultat- och balansräkningen finns liksom finansiella nyckeltal och vissa verksamhetsmått. Vald modell för upprättande av delårsrapport medför vissa förenklingar jämfört med god redovisningssed men enligt uppgift upplevs nuvarande omfattning och innehåll i delårsrapporten som tillfredsställande av KS. Vår samlade uppfattning är att delårsrapporten uppfyller syftet att ge KF möjlighet att använda den som ett underlag för styrning, ledning och kontroll av den samlade kommunala verksamheten. I den delårsrapport som presenteras finns en redogörelse för redovisningsprinciper som ligger till grund för rapporten. En kortfattad beskrivning av redovisningsprinciperna är ett bra stöd för den som ska ta del av rapporten. Avslutningsvis förordar vi att syftet med delårsrapporten förtydligas. I dagsläget behandlas delårsrapporten av fullmäktige i november månad vilket ger fullmäktige ytterst begränsade möjligheter att påverka verksamheten såväl innevarande år som kommande budget (av tidsmässiga skäl). Enligt vår uppfattning bör fullmäktige pröva huruvida en tidigare- 7

läggning av delårsrapporten (till en omfattning av sex eller sju månader av verksamhetsåret) skulle kunna föranleda att fullmäktige ges större påverkansmöjlighet. Vi noterar emellertid att fullmäktige erhåller information avseende delårsrapporten redan på oktobermötet. 4 Måluppfyllelse 4.1 Finansiella mål I delårsrapporten görs en överskådlig avstämning mot kommunens finansiella mål som fastställts i budget 2009: Finansiellt mål, fastställt av fullmäktige i budget 2009 Kommunen redovisar för varje rullande 4-årsperiod en ekonomisk ställning som är minst lika god som den som gällde vid periodens början. Resultatnivån skall för varje period värdesäkra det egna kapitalet. Pensionskostnaden redovisas som en avsättning (fullfondering). Soliditetsnivån i slutet på varje period är lägst på den nivå som gällde vid periodens början med oförändrad redovisningsprincip. Utfall i prognos 2009 Det egna kapitalet uppgår till 234,5 mnkr i delårsbokslut 2009 (224,8 mnkr vid motsvarande tillfälle år 2008). Prognosen för helåret 2009 indikerar ett eget kapital om 182,3 mnkr vilket är 1,9 mnkr lägre än bokslut 2008. För år 2009 prognostiseras ett resultat om -1,9 mnkr. Det ansamlade resultatet för den senaste 4-årsperioden beräknas uppgå till +10,7 mnkr. Soliditeten räknas uppgå till 12 % i bokslut 2009 jämfört med 16 % i bokslut 2006. Måluppfyllelse Prognosen pekar på att målet inte kommer att nås då det egna kapitalet uppgick till 191,1 mnkr i bokslut 2006. Vi har räknat inklusive fullfondering avseende pensionsredovisningen. Målet uppnås inte år 2009. Målet uppnås dock för år 2006 och 2008. Målsättningen bedöms inte kunna uppnås. Soliditeten uppgick till 13 % i bokslut 2007 respektive bokslut 2008. 4.2 Mål för verksamheten Kommunfullmäktige har fastställt fyra verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning i budget 2009. Dessa mål kompletteras med prioriterade verksamhetsmål (fastställda av Kommunstyrelsen, KS 291 2008) för respektive sektor. Dessa mål är indelade i katego- 8

rierna medborgare/brukare, ekonomi, verksamhet samt medarbetare. Respektive sektor har därefter utarbetat planer för genomförande av målen vilka beskrivs i dokumentet Verksamhetsplan 2009-2011. Detta dokument har inte antagits av Kommunstyrelsen. Enligt uppgift kommer dock detta att förändras inför budget 2010. Målen är inriktade mot verksamheten år 2009 men skall också stödja Härryda kommuns utveckling i ett flerårsperspektiv. Uppföljning av de prioriterade verksamhetsmålen framgår av sektorernas verksamhetsberättelser vilka formellt sett inte utgör en del av delårsrapporten. I vår granskning har vi dock utgått från och tagit del av även dessa dokument. 4.3 Bedömning av måluppfyllelse Vi bedömer att de finansiella målen som redovisas i delårsrapporten ger en rättvisande bild. Med den information som finns i delårsrapporten och underlagen för denna bedömer vi det som troligt att de finansiella målen inte kommer att uppnås. Hänsyn bör då tas till att kommunen redovisar sina pensionskostnader enligt sk fullfonderingsmodell vilket är ett avsteg från KRL. Detta medför en prognostiserat negativ resultatpåverkan år 2009 om 19 mnkr. Denna post skall avräknas vid en avstämning gentemot balanskravet. Noteras bör att fullfonderingsmodellen kommer att få positiv resultateffekt år 2010 till följd av svaga inflationen. Prognoser lämnade under året framgår av diagrammet nedan. Under hösten har indikatorer framkommit på extra medel till kommunerna. Dessa kommer dock att resultatredovisas först år 2010. Skatteunderlagsprognoserna har förbättrats under hösten 2009 medan framförallt prognosen för sektorn för socialtjänst har försämrats sedan juni prognosen (-3,3 mnkr). 9

Prognoser under år 2009 samt budget 2009 20,0 10,0 0,0-10,0-20,0 feb mars juni aug Budget 09 mnkr 5,0-14,8 0,3-1,9 19,2 Verksamhetsmålen för god ekonomisk hushållning återges och följs upp i delårsrapporten. Måluppfyllelsen avseende verksamhetsmålen för god ekonomisk hushållning är överlag god. Samtliga mål uppfylls med undantag för tillgången på platser inom vård- och omsorg. Här finns planering för framtida byggnation för att målet skall kunna uppnås. Vi noterar även en mindre avvikelse vad gäller prognostiserad andel behöriga elever till gymnasieskolan. Här förutspås en minskning med 0,2 procentenheter. De prioriterade verksamhetsmålen återges inte i delårsrapporten utan hänvisning sker i flera fall till Verksamhetsplan 2009-2011. Vi noterar att uppföljning av samtliga mål inte sker på tillräckligt tydligt sätt i verksamhetsberättelserna. Samtliga mål och dess prognostiserade måluppfyllelse kommenteras inte trots att planer för genomförande finns. De nyckeltal som finns för mätning av måluppfyllelse i verksamhetsplanen återges dock i verksamhetsberättelserna. Utformningen av verksamhetsmässiga mål med betydelse för en god ekonomisk hushållning samt de prioriterade verksamhetsmålen behöver enligt vår bedömning utvecklas i såväl planerings- som uppföljningsarbetet. Vi anser att målen i flera fall måste konkretiseras för att uppföljning och analys över tid skall möjliggöras. Enligt vår bedömning behöver målstyrningsmodellen och mål förtydligas för att man ska förstå och kunna bedöma måluppfyllelsen och den styrmodell som utvecklats och då särskilt med utvärdering och analys kring hur de bidragit till att utveckla Härryda kommun och verksamheten i önskvärd riktning (flerårsperspektivet). 10

Ett urval av iakttagelser kring verksamhetsmålen framgår i avsnitten nedan. Exempelvis saknar vi i sektorn för utbildning och kultur kommentarer kring hur elever inom förskolan erbjuds stöd i modersmålsundervisning i enlighet med det prioriterade verksamhetsmålet. En målsättning för gymnasieskolan är bland annat att ha en budget i balans. För vuxenutbildningen finns en målsättning om att sjukfrånvaron inte ska överstiga 10 %. Sjukfrånvaron låg på 8 % i bokslut 2007 och på 3,5 % i bokslut 2008. Inom kulturverksamheten är barn- och ungdomar en prioriterad målgrupp enligt budget 2009. En målsättning är att varje elev minst en gång per läsår skall kunna ta del av en professionell kulturupplevelse. Sannolikt kommer denna målsättning inte att uppnås även i år även om de budgeterade prestationsmåtten enligt budget uppnås. Måluppfyllelsen för sektorn för socialtjänst prognostiseras att bli god med undantag för att tillgodose behovet av platser i vård- och omsorgsboende för äldre. Vi förordar dock att uppföljning av det av fullmäktige antagna målet om utbildning i etikfrågor kommenterar tydligare. Sektorn för samhällsbyggnad lyfter fram den ökade underhållsskulden inom gatu- och parkverksamheten som oroande (ökat till ca 68 mnkr). I perspektivet verksamhet bedöms måluppfyllelsen som god. I planen för måluppfyllelse finns flera exempel på konkreta och uppföljningsbara indikatorer för uppnå verksamhetsmålet. Skrivelsen i delårbokslutet får tolkas såsom dessa mål uppnås. Bland kommunstyrelsens prioriterade mål för sektorn för teknik och försörjning kan målsättning att upprätta en förteckning över fastigheter som kommunen av ekonomiska skäl bör kunna förvärva alternativt avyttra. Lägesrapport avseende detta mål saknas i delårrapporten. Målsättningen att successivt öka andelen ekologiska livsmedel bedöms inte kunna uppnås efter beslut i KS under våren 2009. Av verksamhetsberättelsen för sektorn för administrativt stöd saknas fullständig information avseende näringslivsfunktionen. Detta uppges bero på vakans under året. Funktionen för miljö- och hälsoskydd skall bland annat betona målet för år 2009 god djurhållning i sina tillsynsplaner. Redogörelse för måluppfyllelsen i detta avseende saknas. 11