1 (8) HR-avdelningen Datum 2010-09-01 Semesterberäkning enligt ALFA och semesterlagen - gäller för Polisförbundets medlemmar fr.o.m. den 9 september 2010 Med anledning av att Polisförbundet har sagt upp det lokala kollektivavtalet om semester och dessutom tackat nej till Rikspolisstyrelsens bud till nytt avtal kommer ändrade semesterbestämmelser att gälla för Polisförbundets medlemmar fr.o.m. den 9 september 2010. På grund av Polisförbundets uppsägning kommer det lokala kollektivavtalet om semester i sin helhet att upphöra att gälla fr.o.m. den 9 september. Istället kommer ALFA (det allmänna löne- och förmånsavtalet i staten) och semesterlagen att vara de enda gällande regelverken om semester för Polisförbundets medlemmar. Poliser som inte är fackligt organiserade betraktas som medlemmar i Polisförbundet och påverkas därmed också av den förändrade semesterhanteringen. I denna promemoria ges information om de semesterregler som gäller fr.o.m. den 9 september 2010. Vidare ges information kring hur rutiner och systemstöd för semesteransökan förändras.
2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SEMESTERBERÄKNING 2. KONVERTERING FRÅN TIM- TILL DAGSEMESTER 3. SEMESTERLEDIGHET BERÄKNAS ALLTID I HELA DAGAR 4. REDAN BEVILJAD SEMESTER FÖR TIDEN 9 SEPTEMBER OCH SENARE 5. DE S.K. SEMESTERFÖRLÄNGNINGSDAGARNA FÖRSVINNER 6. FÖRHANDLINGSORDNING ENLIGT SEMESTERLAGEN 7. KORTVARIGA ANSTÄLLNINGAR 8. OFÖRÄNDRADE BESTÄMMELSER 9. FÖRÄNDRAD SEMESTERANSÖKAN
3 1. SEMESTERBERÄKNING Allmänt Semestern kommer att beräknas i dagar, inte i timmar (se avsnitt 2. Konvertering från tim- till dagsemester). Semesterledighet beräknas alltid i hela dagar (kl. 00-24) (se avsnitt 3. Semesterledighet beräknas alltid i hela dagar). Semesterledigheten består antingen av enstaka semesterdagar eller av en period av semesterdagar där arbetsfria dagar medräknas. Semesterledigheten börjar och slutar alltid med en semesterdag. Lördag och söndag räknas inte som semesterdagar annat än då skiftare tar kortare semester än fem dagar och lördagen och/eller söndagen skulle har varit en arbetsdag. Med söndag jämställs de 18 helgdagarna enligt ATA/Polis. Dagtid För de som arbetar dagtid gäller 5 kap. 10 ALFA. Varje ordinarie arbetsdag som infaller under semesterperioden räknas som en semesterdag. Det innebär inte några förändringar i sak utifrån de nu gällande bestämmelserna, bortsett från att beräkningen görs i dagar istället för timmar. Denna beräkningsregel gäller även för de som arbetar deltid, om deltiden inte är koncentrerad. För de som arbetar dagtid med koncentrerad deltid gäller bestämmelserna i 4 kap. 18 ALFA. Bestämmelserna i 4 kap. 18 ALFA innebär att det för deltidsarbetet tilllämpliga ordinarie arbetstidsmåttet i varje begränsningsperiod som helt eller delvis berörs av frånvaron divideras med det antal dagar under begränsningsperioden som är arbetsdagar för arbetstagare med heltidsarbete. Den för varje begränsningsperiod erhållna kvoten multipliceras med det antal arbetsdagar som infaller under frånvarotiden. Produkten eller, om mer än en begränsningsperiod berörs av frånvaron, summan av produkterna är normalarbetstiden. Om normalarbetstiden understiger den arbetstid som arbetstagaren skulle ha fullgjort under frånvarotiden, är arbetstagaren skyldig att fullgöra den återstående arbetstiden på sådan tid som är lämplig för verksamheten. Har arbetsgivaren inte lagt ut den återstående tiden inom fyra veckor från frånvarotiden, får den inte läggas ut senare. Om normalarbetstiden överstiger den arbetstid som arbetstagaren skulle ha fullgjort under frånvarotiden, ska han befrias från motsvarande ordinarie arbetstid inom fyra veckor från frånvarotiden. Skift I ALFA finns ingen bestämmelse om hur semesteruttag ska beräknas för de arbetstagare som arbetar skift. Därför blir semesterlagens semesterberäkningsbestämmelser tillämpliga. Beroende av semesterledighetsperiodens längd ska antingen 3 a samt 9 första och andra styckena (semesterledighet som omfattar minst fem dagar, se A) nedan) eller 3 a samt 9 tredje stycket (semesterledighet som omfattar högst fyra dagar, se B) nedan) tillämpas. A) Semesterledighet som omfattar minst fem dagar (3 a + 9 1-2 st. semesterlagen) Samtliga vardagar räknas som en semesterdag.
4 Lördag och söndag räknas inte som semesterdag (med söndag jämställs de 18 helgdagarna enligt ATA/Polis). En arbetstagare, som regelbundet arbetar lördag eller söndag eller båda dessa dagar, har vid semesterledighet som omfattar 5-18 dagar rätt till ledighet motsvarande tid av veckoslut, dels under semesterledigheten, dels antingen omedelbart före eller omedelbart efter ledigheten (s.k. kransledighet). En arbetstagare, som regelbundet arbetar lördag eller söndag eller båda dessa dagar, har vid semesterledighet som omfattar minst 19 dagar rätt till ledighet motsvarande tid av veckoslut såväl omedelbart före som omedelbart efter ledigheten (s.k. kransledighet), om inte särskilda skäl talar emot detta. Särskilda skäl kan t.ex. vara om viktiga samhällsintressen skulle äventyras. B) Semesterledighet som omfattar högst fyra dagar (3 a + 9 3 st. semesterlagen) Ledighet lördag eller söndag som annars skulle utgjort arbetsdag räknas som semesterdag. Arbetsfri dag (fridag) ska då inte anses som semesterdag. Vid semesterledighet från förlagd/fastställd arbetstid (t.ex. fast lista eller redan beslutad period- eller veckoplanering) är det enkelt att konstatera under vilka kalenderdygn den berörda ledigheten inträffar. Varje kalenderdygn som träffas av ledigheten räknas som en hel semesterdag. Detta gäller även för icke-koncentrerad deltid. Rikspolisstyrelsen återkommer med information om vad som gäller vid semesterledighet från koncentrerad deltid där arbetstiden är förlagd/fastställd. Vid semesterledighet från arbetstid som inte är förlagd/fastställd (t.ex. i inte beslutad period- eller veckoplanering) räknas varje dag som infaller under ledigheten som en semesterdag. Samtidigt ska tidssaldot i pp-/vp-saldot minskas med ett värde som motsvarar sysselsättningsgraden (t.ex. 7 timmar och 44 minuter/dag för de heltidsarbetande arbetstagare som tillhör 5 3 mom. ATA/Polis, jmf 8 6 p. ATA/Polis). Principen gäller även för deltid (såväl koncentrerad som icke-koncentrerad), tidssaldot minskar då beroende av sysselsättningsgraden. Förtroendearbetstid För de arbetstagare som har förtroendearbetstid räknas varje vardag som infaller under semesterperioden som en semesterdag. 2. KONVERTERING FRÅN TIM- TILL DAGSEMESTER Hur ska beräkning från tim- till dagsemester hanteras? Genom att dividera det för år 2010 återstående antalet semestertimmar per kl. 24.00 den 8 september 2010 med nämnaren 8, konverteras årssemestern för arbetstagaren från semestertimmar till semesterdagar. Om kvoten är ett brutet tal, avrundas talet uppåt. Talet ska efter avrundning innehålla en decimal. Motsvarande gäller konverteringen från det per kl. 24.00 den 8 september 2010 återstående antalet sparade semestertimmar till semesterdagar. Innestående semestersaldo omvandlas automatiskt till dagsemester i Palasso.
5 Exempel: Om en arbetstagare per kl. 24.00 den 8 september har 35 återstående semestertimmar för 2010 beräknas konverteringen från tim- till dagsemester genom att dividera 35 med 8. 35/8 = 4,375 dagar Efter avrundning blir talet 4,4 dagar. Hur ska brytet mellan den 8 och 9 september 2010 hanteras? Vid semester från arbetspass som löper över brytpunkten kl. 24.00 den 8 september beräknas semesterledigheten olika beroende på vilken sida om brytpunkten som ledigheten träffar. Vid ett arbetspass kl. 22-07 kommer semesterledigheten att kosta två timmar (kl. 22-24) + en semesterdag (den 9 september). För semesterledighet fr.o.m. den 9 september 2010 gäller semesterlagens bestämmelser. Enligt 9 semesterlagen beräknas semesterledigheten olika beroende av semesterledighetsperiodens längd (högst 4 dagar alt. minst 5 dagar). Vid beräkning av semesterledighetsperiodens längd i anslutning till brytet (dvs. kl. 24.00 den 8 september) ska hela den sammanhängande semesterledighetsperioden medräknas (även den tid som ev. är att hänföra till den 8 september 2010 och tidigare). Exempel: Om en arbetstagare beviljas semester hela v. 36 (6-12 september) 2010 ska måndagonsdag (6-8 september) beräknas enligt det då fortfarande gällande lokala semesteravtalet (dvs. timberäkning) medan torsdag-söndag (9-12 september) ska beräknas enligt 3 a och 9 semesterlagen. Beräkningen för torsdag-söndag ska göras enligt 3 a samt 9 första och andra styckena eftersom hela den sammanhängande semesterledighetsperioden omfattar minst fem dagar (måndag-söndag = sju dagar). Om arbetstagaren istället hade beviljats semester endast för tiden 9-12 september skulle beräkningen istället gjorts enligt 3 a samt 9 tredje stycket eftersom hela den sammanhängande semesterledighetsperioden då är kortare än fem dagar (torsdag-söndag = fyra dagar). 3. SEMESTERLEDIGHET BERÄKNAS ALLTID I HELA DAGAR Fr.o.m. den 9 september kommer semestern att beräknas i hela dagar utifrån kalenderdygnsgränserna. Det innebär att ansökan om semester ska avse hela kalenderdygn. Beviljas semester för viss tid kommer semestern att kosta en semesterdag för varje kalenderdygn (kl. 00.00-24.00) som berörs. Under semester ska man inte arbeta, vilket innebär att arbetstagaren inte ska fullgöra någon arbetstid under någon del som infaller under de berörda kalenderdygnen. Exempel: Om en arbetstagare önskar semester från ett arbetspass som är förlagt kl. 22.00-07.00 och denna semester beviljas kommer den semestern att kosta två semesterdagar (kl. 00.00-24.00 dygn 1 + kl. 00.00-24.00 dygn 2). Det innebär samtidigt att man har semester från kl. 00.00 dygn 1 till kl. 24.00 dygn 2. Inga andra arbetspass ska därför fullgöras inom detta tidsspann. Detta ska beaktas utifrån verksamhetsskäl. Om arbetsgivaren inte
6 kan avvara den berörda arbetstagaren från t.ex. ett nattpass kl. 22.00-07.00 natten innan det i exemplet angivna arbetspasset ska semestern inte beviljas. 4. REDAN BEVILJAD SEMESTER FÖR TIDEN 9 SEPTEMBER OCH SENARE Om arbetsgivaren redan har beviljat timsemester för tid som inträffar den 9 september eller senare kommer istället de nya beräkningsbestämmelserna att gälla. En beviljad timsemester om t.ex. sju timmar den 10 september kommer alltså istället att kosta en semesterdag. 5. DE S.K. SEMESTERFÖRLÄNGNINGSDAGARNA FÖRSVINNER Av nuvarande avtal framgår att semestern för året ska förlängas med åtta (8) timmar, om minst en tredjedel av årssemestern förläggs till annan tid under intjänandeåret än de sex (6) månader som verksamhetsbehovet är som störst, och med 24 timmar, om minst två tredjedelar av årssemestern förläggs till sådan annan tid. Obetald semester omfattas inte av denna semesterförlängning. Arbetsgivaren fastställer vilka sex (6) månader som verksamhetsbehovet är som störst. Bestämmelserna gäller inte en arbetstagare som är anställd enligt avtalet endast under del av kalenderåret. Denna bestämmelse upphör att gälla fr.o.m. den 9 september. De s.k. semesterförlängningsdagarna kan således inte tjänas in fr.o.m. den 9 september. De semesterförlängningsdagar som eventuellt har intjänats för perioden 1 januari 2010 8 september 2010 ska dock inte förfalla eftersom detta är en redan intjänad förmån. 6. FÖRHANDLINGSORDNING ENLIGT SEMESTERLAGEN Enligt nuvarande avtal ska semesterplan för kalenderår vara fastställd senast den 31 mars och snarast därefter anslås eller på annat sätt delges berörda arbetstagare. ska arbetsgivaren förhandla med berörd(a) arbetstagarorganisation(er) före fastställande av riktlinjer för semesterplaneringen och beslut om semesterplan ska arbetsgivaren förhandla med berörd(a) arbetstagarorganisation(er) om arbetsgivaren utan arbetstagares samtycke avser att frångå semesterplanen eller avser att avslå ansökan från arbetstagare, som begär semester under annan tid än semesterplanen anger. ska, om inte annat överenskoms, all semester som en arbetstagare ska erhålla under semesteråret upptas i semesterplan. ska huvudskyddsombuds yttrande inhämtas inför förhandling om riktlinjer för semesterplan. Denna förhandlingsordning upphör att gälla den 9 september. Istället gäller de regler om förhandling som framgår av semesterlagen. Fr.o.m. den 9 september gäller följande. Vad gäller förläggning av sådan semesterledighet som avses i 12 semesterlagen ska 11 och 13 MBL tillämpas på motsvarande sätt. (Av 12 semesterlagen framgår att, om inte annat har avtalats, semesterledigheten ska förläggas så, att arbetstagaren
7 får en ledighetsperiod av minst fyra veckor under juni-augusti. Även utan stöd av avtal får en sådan semesterperiod förläggas till annan tid, när särskilda skäl föranleder det.) Om arbetstagaren är oorganiserad eller om berörd arbetstagarorganisation inte önskar förhandla är det tillräckligt om arbetsgivaren samråder med arbetstagaren. För övrig semesterledighet (dvs. för sådan semesterledighet som inte avses i 12 semesterlagen) finns ingen förhandlingsskyldighet. Arbetsgivaren ska dock samråda med arbetstagaren innan förläggning av sådan semesterledighet. Arbetsgivaren får förhandla med berörd arbetstagarorganisation i dessa fall (men det är inget krav). Har beslut om förläggning av semesterledigheten träffats på något annat sätt än genom överenskommelse med en arbetstagare eller dennes företrädare, ska arbetsgivaren underrätta arbetstagaren om beslutet. Underrättelsen ska lämnas senast två månader före ledighetens början. Om det finns särskilda skäl, får den lämnas senare, dock om möjligt minst en månad före ledighetens början. 7. KORTVARIGA ANSTÄLLNINGAR Av semesterlagen framgår att när det gäller en anställning som avses pågå i högst tre månader och som inte varar längre tid, får det avtalas att semesterledighet inte ska läggas ut (detta kan avtalas direkt med arbetstagaren). I sådant fall har arbetstagaren rätt till semesterersättning. Om det inte finns något avtal gäller denna presumtion, dvs. att semesterledighet ska läggas ut. 8. OFÖRÄNDRADE BESTÄMMELSER I övrigt finns en del bestämmelser som inte förändras den 9 september. Detta gäller framför allt sådana bestämmelser som finns i ALFA och som det nuvarande lokala kollektivavtalet inte omhändertar. Exempel på sådana bestämmelser är att årssemestern är lika lång som tidigare (dock uttryckt i dagar istället för i timmar), att intjänandeår och semesterår sammanfaller och är detsamma som kalenderår, bestämmelserna om sparad semester (dock uttryckt i dagar istället för i timmar), samt bestämmelserna om ogulden semesterlön (dock uttryckt i dagar istället för i timmar). 9. FÖRÄNDRAD SEMESTERANSÖKAN Palassomyndigheter Blekinge, Dalarna, Gotland, Gävleborg, Halland, Jämtland, Jönköping, Kalmar, Södermanland, Uppsala, Värmland, Västmanland, Västerbotten, Västernorrland, Östergötland och Rikspolisstyrelsen Vid ovanstående myndigheter kommer semesteransökan fortsatt ske genom Palasso Egenrapportering. Berörda arbetstagare behöver dock välja en ny semestertyp i systemet.
8 Tillhör arbetstagaren Polisförbundet eller är arbetstagaren inte fackligt ansluten polis ska arbetstagaren vid semesteransökan välja semestertyp: D01=Dagsemester (Övriga anställda behåller T01=Timsemester). Ansökan om semester ska avse hela kalenderdygn. En extra granskningsrutin har införts för att kontrollera att semesterlagens bestämmelser har beaktats vid semesteransökan samt att rätt semestertyp har valts i Palasso Egenrapportering. Efter granskningen går ansökan till attest. COPS-myndigheter Kronoberg, Norrbotten, Skåne, Stockholm, Västra Götaland och Örebro Vid ovanstående myndigheter kommer semesteransökan fortsatt ske genom existerande lokala manuella ansökningsrutiner via semesterblankett. Ansökan om semester ska avse hela kalenderdygn. Semesterberäkning för berörda anställda kan inte ske i COPS efter 9 september, utan görs istället i Palasso. Det innebär att semestersaldobilden i COPS/PARIS inte längre kommer att stämma för dessa personer. Uppgifter kring uppdaterat semestersaldo återfinns efter 9 september endast i Palasso. För att attesterande chef ska kunna godkänna/attestera semesteransökan kommer det, till skillnad från idag, krävas att arbetstagarens semestersaldo först kontrolleras i Palasso. En extra granskningsrutin har därför införts i semesteransökningsprocessen där utsedda granskare ges behörighet att kontrollera semestersaldo i Palasso Egenrapportering. Vid granskning kontrolleras vidare att semesterlagens bestämmelser har beaktats vid ansökan. För arbetstagare som inte är medlemmar i Polisförbundet eller oorganiserade poliser blir inte ovanstående förändringar aktuella.