REGLER FÖR MEDLEMSKAP Björkstadens miljöbilpool ekonomisk förening Senast uppdaterad 2010-04-13
innehåll Medlemskap Arbetsfördelning Styrelse mm Bokningar Användarens regler och ansvar Kostnader Betalning Övrigt
Medlemskap Medlemstyper Medlem Betalar insats och årsavgift och omfattas av samtliga bestämmelser för Björkstadens Miljöbilpool. Mednyttjare Ingår i medlemmens hushåll. Betalar en mindre insats och får använda poolbilarna. Ansökan Ansökan om medlemskap lämnas skriftligen till styrelsen som sedan behandlar denna under ett styrelsemöte. Styrelsemöten hålls normalt varje månad eller när behov föreligger. Utträde Utträde ur föreningen kan endast ske den sista juni eller sista december med en månads uppsägningstid. Uppsägningen ska ske skriftligen senast 1 månad innan varje halvårsskifte. Medlemmen har rätt att återfå inbetalda insatser enligt lagen om ekonomisk förening. Insats När medlemskapet är beviljat skall insatsen betalas. Det är först när man betalat hela insatsen som man får rätt att boka och använda poolbilarna. Insatsen återbetalas vid utträde ur föreningen (se stadgarna). Fysisk person Varje fysisk person (privatperson) betalar en insats på totalt 3000 kronor. För varje ytterligare nyttjare i familjen betalas en insats på 1000 kronor (mednyttjare). Juridisk person För juridisk person (företag etc.) betalas totalt 12000 kronor. I insatsen ingår 5 nyttjare. För varje tillkommande nyttjare tillkommer 1000 kr i insats. En huvudansvarig kontaktperson ska finnas för varje företag eller organisation.
Arbetsfördelning Arbetsplikt För att hålla kostnaderna nere utförs allt arbete ideellt av medlemmarna själva. Alla medlemmar skall därför tillhöra styrelsen och/eller någon arbetsgrupp och delta i arbetet. Samtliga medlemmar skall aktivt medverka i föreningens arbete och löpande skötsel. Medlem är skyldig att delta i arbetet i den omfattning och på det sätt som styrelsen beslutar i enlighet med av föreningsstämman angivna ramar. Tidsomfattningen för olika arbetsuppgifter beräknas till följande: Styrelsemöten - 3 personer * 4 möten * 3 timmar Årsmöten - 2 tillfällen á 1 timmar och 8 personer Kassör Hemsida, info och marknadsföring Service Städ och tvätt Summa arbetstid = 36 timmar = 16 timmar = 20 timmar = 20 timmar = 2 timmar per månad = 24 timmar. = 2 timmar per månad = 24 timmar = 140 timmar Summa arbetstid per person och år (vid 8 st) = 17,5 timmar = 2 arbetsdagar Miljöbilpoolen kommer att anlita en boknings och faktureringstjänst av Bilcoop ekonomisk förening vilket kommer att minimera vårt eget arbete för bokning och fakturering. Om en medlem vill slippa arbetsplikten finns det möjlighet att friköpa sig från ansvaret och kostnaden för en fysisk medlem är 2000 kr/år och för en juridisk person 4000 kr/år. Styrelse mm Bilpoolen leds av en styrelse som väljes av årsstämman. Revisorer En revisor och en revisorssuppleant väljes av årsstämman. Valberedning Stämman väljer också valberedning som skall bestå av en sammankallande och minst en ledamot.
Bokningar Minsta bokningsbara tid är 60 minuter, i övrigt finns inga restriktioner. Vid höstlov, jullov, sportlov och påsklov samt under sommarsemestern hyrs en extrabil in till bilpoolen om behov finns. Annars gäller först till kvarn vid bokningar. Bokning får inte göras tidigare än 90 dagar innan nyttjandetillfället. På Internet Bilen bokas av medlemmen själv via Bil.coop som kan nås via bilpoolens hemsida eller via www.bil. coop. På telefon och e-post Den som inte har tillgång till Internet kontaktar i första hand någon annan medlem med tillgång till internet. Ändring eller avbokning En bokning kan ändras eller avbokas fram till dess sluttid. Avbokning eller ändring göres utan kostnad fram till 24 timmar före bokad starttid. Ändring eller avbokning av en bokning kan endast göras av den som utfört bokningen eller av Systemadministratören. Vid sen ändring eller avbokning som innebär att timmar avbokas, betalar man timtaxa för de timmar som varit bokade inom de närmaste 24 timmarna efter tidpunkten för bokningen. Du betalar inte för tiden som bilen bokas av annan medlem. Tidig avbokning Undantag från denna regel görs om avbokning sker senast 1 timme efter bokningen. Om en medlem avbokar en bil och samtidigt bokar en annan under samma tid, debiteras medlemmen ej för avbokningen även om denna sker senare än 24 timmar innan användandet. Överskriden bokningstid Förseningsavgift Förseningsavgift på 100 kr ska betalas om medlem överskrider bokad tid. Om överskriden bokningstid inkräktar på en annan medlems bokning så debiteras den medlem som felaktigt utnyttjat bilen för de extra kostnader (utöver bilpoolens ordinarie debitering) som detta medför. Den drabbade medlemmen skall i första hand utnyttja en annan poolbil, i andra hand en hyrbil men har rätt att åka taxi om det gäller en kortare resa inom Umeå stad.
Anmälningsplikt Det åligger medlem att meddela styrelsen om man använt bilen och det finns oklarheter med bokningen, exempelvis om en bokning övertagits av annan medlem utan att detta ändrats i bokningsbasen. Om bilpoolens bilar inklusive extra hyrbilar är upptagna kan bilar bokas hos hyrbilsfirman med rabatterade priser. Bilpoolen betalar mellanskillnaden. Medlem i bilpoolen bör i första hand nyttja andra lösningar som cykel eller kollektivtrafiken. Björkstadens miljöbilpool kommer också att förhandla om rabatt hos Ecotaxi. Användarens regler och ansvar Medlemmarna förbinder sig att följa Björkstadens miljöbilpools regler enligt följande: Användaren ska ha giltigt körkort Användaren ansvarar för att tanka upp bilen med avsett tankkort så snart tanken/tankarna når halvtank eller mindre. Användaren ansvarar för att fordonet återlämnas innan bokningstiden löper ut Användaren ansvarar för att fordonet lämnas tillbaka i invändigt städat skick. Användaren ansvarar för att meddela styrelsen ev. upptäckta skador på fordonet. Användaren ansvarar för fordonets nyckel och tankkort under hyresperioden. Användaren ansvarar själv för ev P-böter. Om betalningspåminnelse ändå inkommer till föreningen så betalas böterna av denna och beloppet debiteras medlemmen via medlemskontot. Detta för att inte föreningen ska få betalningsanmärkningar. Användaren ska tillämpa Ecodrivning (dvs ett varsamt körsätt ska tillämpas). Fordonets användning Användaren förbinder sig särskilt att: inte överbelasta fordonet eller ta fler passagerare än det antal som fordonet är avsett för inte använda fordonet i något olagligt syfte inte föra fordonet utanför länder inom EU (Norge undantaget) samt de länder som inte täcks av försäkringen. inte använda fordonet till övningskörning, bilracing, fartprover eller annan tävlingskörning inte låta någon annan person köra fordonet utan att man själv finns med i bilen inte lämna bilen olåst inte framföra fordonet i påverkat tillstånd d v s påverkad av alkohol, droger eller dyl inte röka i fordonet inte medföra husdjur i fordonet
Skador Vid skada skall Användaren göra en polisanmälan om så krävs samt alltid fylla i en skadeanmälan och omgående skicka denna till styrelsen. Skadeanmälningsblankett finns i varje fordon. I de fall styrelsen ej erhåller en skadeanmälan, kommer hela reparationskostnaden att debiteras Användaren. I händelse av stopp eller skada på fordonet kontaktas alltid Emanuel Nandorf, mobil tel: 073-680 25 89. Utrustning mm Nycklar - Regler om nycklar kommer efter val av teknisk lösning. Körjournal - I respektive bil finns en bilpärm med körjournal. I körjounalen ska medlemsnummer, namn, datum, tid och mätarställning antecknas både då bilen hämtas och lämnas. Loggbok - I bilpärmen finns också en loggbok där eventuella fel på bilen ska noteras. Allvarliga fel rapporteras även via e-post eller telefon till bilansvarig. Tankkort - I respektive bil finns ett tankkort som skall användas vid inköp. Kortet ska endast användas för betalning av drivmedel, spolarvätska och biltvätt på mackar där kortet gäller (se Drivmedel nedan). Bensinkortet får inte användas för privata inköp. Kod - De koder som behövs för tankkorten får inte förvaras i bilen. Takräcke mm - För att hålla bensinförbrukningen så låg som möjligt ska lasthållare, takräcke, skidbox eller dylikt monteras av då det inte används. Parkering - Bilarna ska normalt återlämnas till respektive ordinarie parkering. Drivmedel - Medlemmen tankar själv på bensinmackar där tankkortet gäller. När bilarna återlämnas skall tanken vara minst halvfylld. Kontantbetalning - Om tankkortet inte kan användas, betalar medlemmen själv och lämnar sedan kvittot till kassören. Observera att privata inköp inte får förekomma på samma kvitto. Kostnaden regleras mot medlemskontot. Försäkring - Bilarna är helförsäkrade. Är medlemmen helt eller delvis vållande till eventuell skada betalar denne alla debiterade självrisker. Eventuella tilläggssjälvrisker kan tillkomma. Service & Reparationer - Bilarna får inte återlämnas utan att fel som indikeras av varningslampa har åtgärdats, till exempel slut på spolarvätska eller lågt oljetryck. Bilbarnstol - Får inte monteras i framsäte eftersom bilarna är utrustade med krockkudde även på passagerarplats. Den som har behov av barnstol får själv köpa in sådan. Städning Innan bilen återlämnas av medlemmen ska den vara fri från kladdiga fläckar och löst skräp eller grus invändigt. Tips: Ta ut golvmattorna och vänd på dem, sopa ur sätena och bagaget, torka av eventuellt kladd. Tvätta i automattvätt när bilen är mycket smutsig. Det ska vara trevligt för nästa användare. Biloch bokningsgruppens städning och tvättning är ett komplement till den dagliga skötseln.
Kostnader Månadsavgift Månadsavgiften är 250 kr vid 8 medlemmar och bil. 175 kr vid 10 medlemmar och bil. 150 kr vid 12 medlemmar och bil. Priser Timdebitering: 10 kronor per påbörjad timme eller 100 kronor per dygn. Ingen avgift mellan kl 23.00 och 07.00 Mildebitering: 23 kronor per mil inklusive drivmedel. Bokningsavgift: 25 kr per debiterad körning. Faktura: Brevfaktura kostar 25 kr, faktura via email är gratis. Betalning Medlemskonton Varje medlem har ett medlemskonto (Via bil.coop.). Den som önskar sprida sina betalningar över året kan sätta in pengar i förskott på ett medlemskonto som avräknas då körningarna skall betalas. Underskott på kontot faktureras månadsvis. Så länge underskott på medlemskontot inte är reglerat inom angiven tid får medlem inte använda Bilpoolens bilar. Detta innebär att eventuella tidigare gjorda bokningar stryks. Kontobesked Kontobesked skickas med brev eller e-post omkring den 15:e varje månad. Eventuellt underskott skall vara reglerat innan månadens slut Uteblivna betalningar Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta debiteras från och med förfallodagen. Dröjsmålsräntan beräknas till gällande reproränta plus 8%.
Anstånd Kassören kan ensam träffa överenskommelse om undantag från ovanstående restriktioner om skuldbeloppet inte överstiger insatsbeloppet. Om skuldbeloppet överstiger medlemmens insatsbelopp kan bara styrelsen besluta om detta. Inkasso Om skulden finns kvar efter en månad kan styrelsen besluta att lämna ärendet till inkasso eller till kronofogden. Styrelsen kan då också kräva in nyckel samt ta bort inloggningar till hemsidan och bokningstjänst. Uteslutning I detta fall kan det även bli aktuellt med uteslutning, vilket föreningsstämman fattar slutgiltigt beslut om. Övrigt Kvitto på inköp Alla inköp som göres för föreningens räkning måste av redovisningsskäl redovisas på separata specificerade kvitton. Dvs. inga privata inköp får finnas med på samma kvitto. Utlägg regleras mot medlemskonto Alla kostnader som en medlem haft för föreningens räkning, regleras i första hand mot medlemskontot. Medlem som inte har skuld till föreningen kan i stället få beloppet utbetalt till ett bankkonto. E-postbrevlåda Medlemmen har själv ansvar att information från föreningen kan tas emot. Det ska finnas tillräckligt med utrymme i den e-postbrevlåda som är kopplad till den e-postadress som angivits.
Björkstadens miljöbilpool 2009 info@miljobilpool.se www.miljobilpool.se