ARBETSORDNING FÖR STYRELSENS LEDAMÖTER LEDAMOT Av ledamot i styrelsen krävs stort intresse för verksamheten samt tid att arbeta ideellt. Ledamöterna är ofta sammankallande i kommittéer och sektioner eller innehar andra viktiga funktioner. Ledamot: Deltar vid styrelsemöten. Utför uppgifter som styrelsen beslutar. ORDFÖRANDE Stimulerar till arbete i enlighet med stadgar och arbetsfördelning. Leder och fördelar arbetet i styrelsen och mellan sektionerna. Beslutar om styrelsemöten. I samarbete med sekreteraren kalla till allmänna medlemsmöten och årsmöte. Justera styrelsens protokoll. Deltar i budgetarbetet. Fortlöpande hålla kontakt med styrelsefunktionärer och personal för att sätta sig in i deras arbete. Fungerar som arbetsgivarrepresentant och personalchef gentemot personal i samarbete med ridskolechefen. Tillsammans med ridskolechefen har ordföranden ansvar för lönesättning, löneförhandling och övriga arbetsgivarålägganden. Företräder föreningen utåt gentemot myndigheter, kommunen, media (presstalesman) mm. Tecknar föreningens firma i enlighet med styrelsebeslut. Attesterar fakturor, reseräkningar etc., i de fall detta inte kan göras av ridskolechefen eller kassören. Attesterar alltid fakturor som inte ryms i lagd budget eller av styrelsen i övrigt godkända utgifter. Ordföranden får i undantagsfall besluta i brådskande ärenden. Verkställa beslut som styrelsen uppdrar åt ordförande. Sidan 1 av 6
VICE ORDFÖRANDE Ersätter ordföranden vid dennes frånvaro. Om ordföranden avgår under mandatperioden tar vice ordföranden över uppdraget, till dess nyval sker. Vid tillförordnande ska aktuell period meddelas ridskolechef och sekreterare samt noteras i nästkommande protokoll. Utföra uppgifter som styrelsen beslutar. SEKRETERARE Ansvarar för kallelse och dagordning till styrelsemöten, sammanträdesprotokoll och föreningens skrivelser. Ansvarar för kallelser till årsmöten och medlemsmöten i samarbete med ordföranden. Verkställer protokollsjustering av ordföranden och justeringsmän. Översänder kopior eller utdrag ur styrelseprotokoll till föreningens revisorer och övriga som enligt styrelsens beslut ska ha kopior eller utdrag. Snarast efter årsmötet insända kopia av verksamhetsberättelsen, revisorsberättelsen, ekonomisk berättelse, uppgift om den nya styrelsens sammansättning mm till kommunen, centralorganisationer m.fl. I samråd med ordföranden ansvara för föreningens korrespondens. Kanslisten kan delegerat ta hand om vissa uppgifter. Upprättar årlig verksamhetsplan till årsmötet. Ansvarar för att verksamhetsberättelse sammanställs med hjälp från sektionerna och övriga styrelsefunktionärer. Utföra uppgifter som styrelsen beslutar. KASSÖR Ansvarar för föreningens bokföring. Kanslisten sköter med delegering löpande kontering, betalning och bokföring. Kassören är ansvarig för anvisningar och rådgivning till kanslisten i dessa frågor. Övervakar utgående fakturering och betalning. Övervakar de månadsvisa balans- och resultatrapporter som kanslisten tar fram. Dessa ska vara tillgängliga senast den 5:e månaden efter. (Undantag januari och en semestermånad) Ansvarar för del- och årsbokslut. Lämnar ekonomisk rapport vid varje styrelsemöte. Upprättar föreningens självdeklaration. Ansvarar för föreningens budget samt uppföljning. Ansvarar för ekonomisk rapportering i övrigt enligt styrelsens direktiv. Övervakar redovisning av skatter och arbetsgivaravgifter. (Sköts av kanslist) Ger ekonomiska råd och direktiv till sektionerna Sidan 2 av 6
Ansvarar för föreningens bidragsansökningar. Tecknar föreningens firma, enligt styrelsebeslut. Ansvarar för föreningens försäkringsskydd med avseende på medlemmar och anläggning. Hästförsäkringar ansvarar ridskolechefen för. Föreslå betryggande och räntebärande placering av medel som inte erfordras i den löpande verksamheten samt föreslå rätt låneupplägg för de lån föreningen tagit. Utföra uppgifter som styrelsen beslutar. SUPPLEANT Suppleant ersätter ledamot vid dennes frånvaro. Suppleant: Deltar vid styrelsemöten och har yttrande och förslagsrätt Ersätter frånvarande ledamot Utför uppgifter som styrelsen beslutar. KONTAKTPERSON MOT BUFF OCH FÖRÄLDRAR En ledamot eller suppleant i styrelsen väljs att vara kontaktperson mot BUFF och föräldrar. Om inte val kan göras inom styrelsen kan medlem åta sig uppgiften och sen adjungeras till styrelsen. Kontaktpersonens uppgifter är att: Vara i kontinuerlig kontakt med BUFF styrelse och medlemmar. Gärna genom att vara representant vid BUFF s styrelsemöten. Vara barnens och ungdomarnas vuxenstöd. Vara mobbingkontakt i föreningen. Som sådan ska man aktivt motarbeta mobbing med information mm. Om mobbing misstänks ska kontaktpersonen svara för att åtgärder vidtas och att kontakt med berörda föräldrar, NRS personal, BUFF, skolan m.fl. fungerar tillfredställande. Om problem uppstår under längre tid ska styrelsen alltid underrättas och ärendet vidarebefordras för hjälp hos kurator eller annan specialist. Sidan 3 av 6
REVISORER Inledning I 21 i stadgarna för NRS står: För granskning av föreningens räkenskaper till styrelsens förvaltning skall utses två revisorer och två suppleanter för dessa. I kommentarerna står dessutom bör en av revisorerna vara yrkesrevisor. Revisorerna väljs av NRS medlemmar på årsmötet. Revisorn ska i första hand se sitt arbete som ett uppdrag av medlemmarna, men också för de anställda, myndigheten, lånebanken och andra som föreningen engagerar. Revisorn ska bevaka att styrelsen sköter sitt uppdrag och kontrollera den ekonomiska redovisningen. Det finns ett citat man kan använda sig av Revisorn ska vara en nagel i ögat på styrelsen och därmed lite obehaglig mot den. Revisorn ska emellertid alltid se till medlemmarnas och föreningens bästa. Med det menas att revisorn inte bör yttra sig till allmänheten om sådant som kommit fram i revisorsarbetet, annat än det som skrivs i revisionsberättelsen. Naturligtvis kan och ska revisorn föra en dialog med styrelsen för föreningens bästa även om sådant som inte står i revisionsberättelsen, men i övrigt råder tystnadsplikt. Ett annat bra citat att hålla i minnet är Revisorn arbetar för medlemmarna och är deras vakande öga. Det är också bra att komma ihåg att det inte är styrelsen som är föreningens högsta beslutande organ, utan årsmötet. Den som utses till revisor ska ha stort förtroende och vara tuff nog att ifrågasätta vad styrelsen gjort och känna till föreningens stadgar, av vilka den viktigaste är ändamålet för föreningen, vilket beskrivs i Svenska Ridsportsförbundets stadgar. I stort sett går det ut på att främja ridsporten. Det är bara styrelsen som möjligtvis ska veta mer om föreningen än revisorn. Revisorns plikter är att: upprätta en revisionsberättelse inför årsmötet. Häri ska ingå om styrelsen rekommenderas ansvarsfrihet eller inte. kommentera till årsmötet om styrelsen eller någon av dem brutit mot stadgar eller lagar. yttra sig skriftligt om styrelsen vägrar ge ut uppgifter till någon medlem. (Det är styrelsen ansvar att be revisorn göra detta.) se till att upplysningar som begärs av skattemyndigheten eller annan myndighet kommer fram om de inte gör det på annat sätt. Revisorn får inte: vara styrelseledamot. ha släkt i styrelsen. vara beroende av föreningen eller någon i styrelsen. vara anställd av föreningen. stå i skuld till föreningen. ha hand om föreningens pengar. hjälpa till med redovisningen eller bokföringen annat än med goda råd. varit medlem i styrelsen samma år som han/hon blir revisor. Sidan 4 av 6
Revisorn arbetar med sitt uppdrag genom att: gärna delta på styrelsemöten, särskilt det före årsmötet. upplysa styrelsen om fel och brister. ge styrelsen alternativa råd, så att styrelsen kan besluta om något. samarbeta med styrelsen för att samla information. kontrollera att redovisningen stämmer med verkligheten. kontrollera att styrelsens tillgångar förvaltas på ett godtagbart sätt. kontrollera att ingen i styrelsen har intresse av att t.ex. någon får sälja dyrt till eller köpa billigt av föreningen. kräva de handlingar som du behöver. kräva att årsredovisningen är klar i god tid. hänvisa till styrelsen om frågor du inte är säker på vad styrelsen skulle svara. göra analyser löpande och helst skriva ned vad du upptäcker. Räkenskapsgranskning görs bl.a. genom att: förslagsvis granska alla transaktioner över 2000 kr, t.ex. ska de vara attesterade. kontrollera att alla medlemsavgifter redovisats. granska konton och budgetuppföljning. granska om kontrolluppgifter skickats in vid ersättningar över några hundra kronor per år. granska kassaredovisningen. granska inventerade tillgångar med ögonen. granska om räkenskaperna är förda enligt god redovisnings- och föreningssed. kontrollera om rutiner finns nedskrivna. Förvaltningen granskas bl.a. genom att kontroller: om styrelsen arbetar enligt stadgarna och årsmötets beslut. om nödvändiga beslut är protokollförda och om de är genomförda om besluten är formellt riktiga om alla sammanträden är protokollförda. om föreningen har tillräckliga försäkringar. att arrangemang som t.ex. större tävlingar har utvärderats. att protokoll och redovisningsmaterial arkiveras på rätt sätt. Revisionsberättelsen ska vara klar 2 veckor före årsmötet. Ett exempel på hur en revisionsberättelse kan skrivas visas nedan: Undertecknade av NRS valda revisorer har granskat årsbokslutet, räkenskaperna och styrelsens förvaltning för räkenskapsåret 20xx. Granskningen har utförts enligt god redovisningssed och god föreningssed och vi tillstyrker att resultaträkningen och balansräkningen fastställs att resultatet disponeras i enlighet med styrelsens förslag och att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret 20xx. Sidan 5 av 6
Om inte ansvarsfrihet beviljas ska det motiveras. Om föreningen brutit mot någon lag ska det kommenteras, liksom om någon styrelsemedlem gjort sig skyldig till något som kan medföra skadestånd. Kommentera även grundlösa rykten. Ta även upp revisorsanmärkningar som styrelsen ej åtgärdat på rimlig tid. Mer att läsa Förutom stadgarna kan du t.ex. läsa boken Revision, Praktisk handbok för revisorer i ideella föreningar, ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar av Björn Lundén information AB. Första utgåvan kom 1998. Det finns även ett utkast till sammanfattning av boken kopplat till NRS stadgar av Kim Kärsrud. Sidan 6 av 6