Servicenämnden 2019-04-25 1-14 Plats och tid Folkets Hus, kl. 13.30-16.36 Beslutande Ersättare inte tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Tobias Carlsson (L) Lennart Johansson (S) Göran Dahl (M) Chenay Mutlu (M) Katarina Sundvall (C) Julia Nord Axelsson (S) Gösta Johansson (S) Olle Hällnäs (SD) Björn Dahlén (C) Samuel Lithner (L) Christina Svalander (KD) Leif Rehbinder (S) Katarina Lindh, TF förvaltningschef Lotta Marklund LIA praktikant Caroline Johansson, fordon och logistik 32 Sophia Carlstein, fordon och logistik 32 Jonas Lööf, Miljöfordon Sverige 32 Håkan Axelsson, avd. chef IT-avdelningen 33, 38 Kristian Helgesson, avd. chef kost och städ 33, 38 Martin Andersson, Näringsliv och Destinationskontor (NOD) 32 Stefan Tengberg ekonomidirektör 31 Malin Ung budgetchef 31 Katarina Sundvall (C) Justeringens plats och tid Sekreterare Jenny Lindborg Paragraf 31-40 Ordförande Tobias Carlsson (L) Justerande Katarina Sundvall (C)
Servicenämnden 2019-04-25 2 Svn 31 Dnr SVN 2019/0025 Information om Budget 2020 och långtidsplan 2021-2024 Stefan Tenberg, ekonomidirektör och Malin Ung, budgetchef presenterar budgetprocessen inom kommunen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande Datum
Servicenämnden 2019-04-25 3 Svn 32 Dnr SVN 2019/0002 Förvaltningen informerar Sophia Carlstein och Caroline Johansson informerar om serviceförvaltningens arbete med fordon och miljö. Jonas Lööf från Miljöfordon Sverige berättar om Energideklaration Halland där är med. Martin Andersson från Näringsliv och destinationskontoret informerar om deras arbete med näringslivet i.
Servicenämnden 2019-04-25 4 Svn 33 Dnr SVN 2019/0027 Motion från Linda Berggren (S) angående fria arbetsskor/skyddsskor Beslut Servicenämnden besluta 1. avstyrka motionen då serviceförvaltningen redan idag bekostar arbetsskor och skyddsskor till förvaltningens yrkesgrupper som har behov av detta. Beskrivning av ärendet Serviceförvaltningen ställer sig positiva till motionens intention. En stor majoritet av serviceförvaltningens medarbetare som behöver arbetsskor eller skyddsskor är kvinnor. Serviceförvaltningen bekostar redan idag arbetsskor och skyddsskor samt även arbetskläder till samtliga yrkesgrupper som är i behov av detta i sitt arbete. Serviceförvaltningen har cirka tre hundra medarbetare inom lokalvårdsoch måltidsverksamheten, varav de flesta är kvinnor och ett fyrtiotal medarbetare inom fastighetsdrift som är en mansdominerad verksamhet. Alla medarbetare erhåller arbetsskor samt arbetskläder där behov föreligger. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 11 april 2019 28 Förvaltningens beslutsunderlag den 3 april 2019 KS 2018/0232-5, begäran om yttrande, motion från Linda Berggren (S) om fria arbetsskor/skyddsskor. Protokollsutdrag: KS
Servicenämnden 2019-04-25 5 Svn 34 Dnr SVN 2019/0026 Delegeringsförteckning Beslut Servicenämnden besluta 1. anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens delegeringsförteckning Beskrivning av ärendet Enligt rutiner inom skall servicenämnden fatta beslut årligen om servicenämndens delegeringsförteckningen är i behov av uppdatering och vilka justeringar som bör göras. Inför 2019 års version delegeringsförteckning har följande ändringar gjorts: Ändringar i Delegeringsförteckning inför 2019: Under rubrik 1 Inledning har det gjorts ett förtydligande om att granskning av beslut som fattas genom delegering sker via stickprov. Roll Arbetsutskott har ersatts med Nämndsordförande genomgående i delegeringsförteckningen. Under punkt 2.2 Ekonomi har första ärendet Godkänna redovisning av prognos för tertialrapport, delårsrapport och årsbokslut utgått då det inte kan vidaredelegeras. Under punkt 2.2 Ekonomi har ett ärende avseende Ansökan om erhållande av bidrag inom ram för fattade beslut lagts till. Roll för detta är förvaltningschef och ersättare är avdelningschef. Under punkt 2.2 Ekonomi har i Kommentar gjorts hänvisning till informationen i servicenämndens attestreglemente. Under punkt 2.3 Upphandling har i första raden verksamhetsansvarig chef ändrats till ansvarig chef. Under punkt 2.3 har gjorts ett tillägg Inom ramen för beslutade investeringsmedel får tecknande av avtal ske upp till 5 mnkr av förvaltningschef samt 2 mnkr av avdelningschef. Under punkt 2.3.1 har Uppsägande av avtal tillagts Under punkt 2.3.1 har missvisande kommentar utgått
Servicenämnden 2019-04-25 6 Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 11 april 2019, 29 Förvaltningens beslutsunderlag den 18 mars 2019 Delegeringsförteckning servicenämnden Övervägande Inga överväganden har inkommit. Protokollsutdrag:
Servicenämnden 2019-04-25 7 Svn 35 Dnr SVN 2019/0028 Attestreglemente 2019 - förslag på justeringar Attestreglemente Beslut Servicenämnden besluta 1. anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens attestreglemente Beskrivning av ärendet Enligt rutiner inom skall servicenämnden fatta beslut årligen om servicenämndens attestreglemente är i behov av uppdatering och vilka justeringar som bör göras. Inför 2019 års version av attestreglemente har följande ändringar gjorts: Under punkt 2.1 Avrop och beställningar har tillägg avseende uppsägning av befintliga avtal, förnyad konkurrensutsättning inom avtal, tecknande av entreprenörsavtal gjorts. Under punkt 2.1 Avrop och beställningar har gjorts ett tillägg Inom ramen för beslutade investeringsmedel får tecknande av avtal ske upp till 5 mnkr av Förvaltningschef samt 2 mnkr av Avdelningschef. Under punkt 2.1 Avrop och beställningar har Maxbelopp för Avdelningschef ändrats från 750 000 kr till 1000 000 kr. Under punkt 2.1 Avrop och beställningar har Maxbelopp för Enhetschef ändrats från 250 000 kr till 500 000 kr. Under punkt 2.2 Leverantörsfakturor har Maxbelopp för Avdelningschef ändrats från 750 000 kr till 1000 000 kr. Under punkt 2.2 Leverantörsfakturor har Maxbelopp för Enhetschef ändrats från 250 000 kr till 500 000 kr. Under punkt 2.3 Krediteringar, inkl. hyror har det förtydligats att det avser extern kund.
Servicenämnden 2019-04-25 8 Punkt 2.5 Bokföringsorder utgår i sin helhet då attest sker i samband med tecknandet av interna avtal Ny punkt 2.8 Ansökan om erhållande av bidrag har lagts till. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 11 april 2019, 30 Förvaltningens beslutsunderlag den 18 mars 2019 Attestreglemente servicenämnden 2019 Övervägande Inga överväganden har inkommit. Protokollsutdrag: Click here to enter text.
Servicenämnden 2019-04-25 9 Svn 36 Dnr SVN 2019/0024 Attefallshus på Askvägens korttidsboende Beslut Servicenämnden besluta 1. anvisa 550 tkr från investeringskonto från 32220 anpassning fastighet avseende byggnation av Attefallshus på Askvägen 15, Tvååker Beskrivning av ärendet Askvägen 15 i Tvååker är en kommunägd villa där socialförvaltningen har en verksamhet med korttidsvistelse för personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Personerna är från 12 år och uppåt, dvs även vuxna. De flesta som vistas på Askvägen är dock tonåringar mellan 13 och 17 år. I huset finns det plats för fyra personer samt personal. Nattetid har personalen sovande jour. Eftersom det är svårt att tillgodose akuta behov av korttidsvistelse behöver platserna utökas. Det handlar även om möjlighet att ta hem en externt placerad ungdom till Varberg. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 11 april 2019, 31 Förvaltningens beslutsförslag den 25 mars 2019 Beslut SN 2019/0023 41 Bilaga, ritning Attefallshus Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto 32220 anpassning fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot Socialnämnden. Investeringen redovisas som komponenter med en avskrivningstid 10 år. Protokollsutdrag: SN Fastighetsavdelningen
Servicenämnden 2019-04-25 10 Svn 37 Dnr SVN 2019/0032 Begäran om yttrande - Energi- och klimatstrategi för Hallands län Beslut Servicenämnden besluta 1. ta yttrandet daterat 3 april 2019 som sin egen, svar på remiss av förslag på Energi- och klimatstrategi för Hallands län Beskrivning av ärendet Servicenämnden har fått möjlighet att yttra sig över remiss Energi- och klimatstrategi för Hallands län, Länsstyrelsen Hallands län. I yttrande daterat 3 april 2019 lämnar servicenämnden kommentarer av översiktlig karaktär på förslaget till Energi- och klimatstrategi för Hallands län Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 11 april 2019, 32 Förvaltningens beslutsförslag den 4 april 2019 KS 2019-0157 Begäran om yttrande KS 2019-0157 REMISS energi- och klimatstrategi Halland 2019 Övervägande Arbete med hållbarhetsstrategier är en fråga som är högst aktuell för servicenämnden. Under många år har nämnden arbetat med att minska utsläppet av klimatgaser inom flera områden. var tidigt ute med att påbörja konverteringen av fordonsflottan till fossilfri och har idag en fordonspark som till 79% består av fossilfria fordon. Maten som serveras till elever och särskilda boenden består idag av 35 % ekologiska livsmedel och man har sedan två år tillbaka minskat på köttkonsumtionen genom att ha två helvegetariska dagar i skolor och förskolor. Många utmaningar inom området är gemensamma för alla Hallands kommuner och inom flera områden skulle arbetet kunna göras i samverkan, framförallt vad gäller åtgärder med fokus på att öka kunskapen och sprida
Servicenämnden 2019-04-25 11 information, såsom kampanjer och kunskapsinsatser riktade mot barn och unga. Protokollsutdrag: KS
Servicenämnden 2019-04-25 12 Svn 38 Dnr SVN 2019/0003 Månadsrapport mars 2019 Beslut Servicenämnden besluta 1. godkänna månadsrapporten mars 2019 2. inte genomföra de föreslagna besparingsförslagen då prognosen för 2019 ser ut att ge ett positivt resultat för nämnden i sin helhet. Beskrivning av ärendet Servicenämnden redovisar ett resultat för februari på 1,6 mnkr positivt mot periodiserad budget vilket främst beror på vakanta tjänster hos IT- och fastighetsavdelningen. Verksamhetskostnaderna avviker negativt på grund av höga mediakostnader årets första tre månader (0,7 mnkr). Då avstämning görs vid årets slut mot köpande förvaltningar kommer denna avvikelse inte vara resultatpåverkande för servicenämnden. Konsult och entreprenörs kostnaderna är högre än budgeterat p.g.a. de vakanta tjänsterna. Avskrivningar och ränta är högre än budgeterat då IT-avdelningens investeringsavslut för 2018 ej är medräknade i budget. Totalt kommer detta innebära en negativ avvikelse om 1,6 mnkr för 2019. Åtgärder: Genomförda Minskar en budgeterad AC under sju månader, Kundservice, 500 tkr Ny transportör Limagården start 190801, Kost o städ, 200 tkr Städmaskiner löstes ur sina leasingskontrakt, Kost o städ, 350 tkr Prioriterat E-tjänsteutveckling framför kundmöten under första kvartalet, IT, 100 tkr Möjliga Minska ekologisk andel livsmedel till 30% 2019, Kost o städ, 200 tkr Fortsatt prioritering av E-tjänster framför kundmöten resterande del av året, IT, 300 tkr. Prot. utdrag:
Servicenämnden 2019-04-25 13 Svn 39 Dnr Rapport från kurser och konferenser Facility Nordic dagen i Malmö 4 april 2019. Flera från nämnden besökta mässan och konferensen. Omdömet var att det var en bra konferens med bra och inspirerande föreläsningar. Besök på IT avdelningen 25 april 2019. Bra föredrag som gav mycket information om IT avdelningens arbete.
Servicenämnden 2019-04-25 14 Svn 40 Dnr Meddelanden Svar på motion om fler parkeringsplatser på Östergården, prot. utdr kf 46 SVN 2018/0052-5 Hållbart byggande, prot. utdr ks 38 SVN 2019/0019-1 Överflytt av hyresavtal till servicenämnden, prot. utdr kfn 31 SVN 2019/0020-1