TN XXX/16 Tjänsteutlåtande Trafiknämnden 2016-11-24 Utfärdat 2016-11-18 Diarienummer N444-0213/16 Färdtjänstförvaltningen/Administrativt stöd Tommy Ståhl, Susanne Privileggio Telefon 031-41 95 39 E-post: tommy.stahl@fardtjansten.goteborg.se susanne.privileggio@fardtjansten.goteborg.se Färdtjänstförvaltningens internkontrollplan 2017 Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att färdtjänstförvaltningens internkontrollplan 2017 godkänns. Ärendet Intern kontroll regleras i kommunallagen, där det i 6 kap 7 tydliggörs att det är nämnden som har ansvar för den interna kontrollen inom den egna verksamheten samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Intern kontroll syftar till att försäkra sig om att verksamhetens mål uppnås genom kontroll över rutiner för styrning, säkerställande av en korrekt redovisning samt att lagar och reglementen tillämpas. Kontrollen ska eliminera eller upptäcka allvarliga fel och brister. För en god intern kontroll behöver följande fem beståndsdelar beaktas: kontrollmiljö, riskanalys, kontrollaktiviteter, information/kommunikation och uppföljning. Syftet är att uppfylla kommunfullmäktiges och nämndens mål. Detta är delar av COSOmodellen som man i Göteborgs stad valt som modell vid arbetet med intern kontroll. De punkter som valts ut i förvaltningens riskanalys 2017 är: Kvalitetsbrister i trafiken Organisationsrelaterade risker Utifrån fastställd kontrollplan utformas en åtgärdsplan. Kontroller och åtgärder genomförs och resultaten sammanställs i en kontrollrapport till förvaltningens ledningsgrupp. Under månaderna som följer genomförs ytterligare åtgärder och nya kontroller. I årsrapporten sker avrapportering av internkontrollplanen. 1(11)
Ekonomiska konsekvenser Beslutet i sig självt har inga direkta ekonomiska konsekvenser. Däremot ska den interna kontrollen bidra till att färdtjänstförvaltningen får bättre förutsättningar för en effektiv verksamhet. Barnspektivet Beslutet har inga direkta konsekvenser ur ett barnspektiv. Däremot gynnar en mer effektiv och ändamålsenlig verksamhet även barn. Jämställdhetsspektivet Beslutet har inga direkta konsekvenser ur ett jämställdhetsspektiv. Däremot gynnar en mer effektiv och ändamålsenlig verksamhet även jämställdheten. Mångfaldsspektivet Beslutet har inga direkta konsekvenser ur ett mångfaldsspektiv. Däremot gynnar en mer effektiv och ändamålsenlig verksamhet även mångfalden. Miljöspektivet Beslutet har inga direkta konsekvenser ur ett miljöspektiv. Däremot gynnar en mer effektiv och ändamålsenlig verksamhet även miljön. Omvärldsspektivet Genom att ha en god intern kontroll och genom att utifrån risk och väsentlighet åtgärda eller kontrollera de eventuella brister och/eller risker som finns i verksamheten stärker färdtjänstförvaltningen legitimiteten och förtroendet hos våra resenärer och andra intressenter. Peter Norling Tf färdtjänstdirektör Tommy Ståhl Avdelningschef Bilagor Färdtjänstförvaltningens internkontrollplan 2017 Göteborgs Stad Färdtjänsten, tjänsteutlåtande 2(11)
Färdtjänstförvaltningens internkontrollplan 2017 Göteborgs Stad Färdtjänsten, tjänsteutlåtande 3(11)
1. Bakgrund och syfte Intern kontroll består av ett antal aktiviteter för att identifiera och hantera verksamhetsrisker och att styra verksamheten enligt ledningens intentioner. Detta sammanfattas i en riskanalys. Syftet med riskanalysen är bland annat att hitta risker i verksamheten, förebygga och förhindra bedrägerier och att förhindra felaktig finansiell information. Intern kontroll handlar i hög grad om styrning men också om kontrollaktiviteter. Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att kommunfullmäktiges och nämndens mål uppfylls. Intern styrning och kontroll ska ses som en process utförd av organisationens styrelse, ledning och annan sonal, utformad för att ge en rimlig försäkran om att följande uppnås: Effektivitet och produktivitet i verksamheten Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av lagar och regler. Göteborgs Stad Färdtjänsten, tjänsteutlåtande 4(11)
2. Ansvarsfördelning Intern kontroll regleras i kommunallagen. Nämndernas ansvar för verksamheten beskrivs i kommunallagen, 6 kap 7 : "Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt (KL 6 kap 7 )." Kommunstyrelsen, KS har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll i staden. Enligt KS riktlinjer ska samtliga nämnder upprätta regler och anvisningar för den interna kontrollen. De ska även sammanställa en intern kontrollplan för kommande verksamhetsår. Dessa regler, anvisningar och kontrollplan ska uppdateras årligen och antas av respektive nämnd senast i december varje år. Trafiknämnden har ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Nämnden ska upprätta en organisation för den interna kontrollen samt se till att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Detta gör man genom att fastställa den interna kontrollplanen. Nämnden ska övervaka och begära besked angående arbetet med intern kontroll. Under hösten har nämnden involverats i arbetet med att ta fram en riskanalys och få möjlighet att påverka vilka punkter som ska vara med i internkontrollplanen för 2015. Förvaltningschef ansvarar för att leda arbetet med intern kontroll och se till att konkreta regler och anvisningar är utformade så att god intern kontroll kan upprätthållas. Förvaltningschef ska löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Denna rapportering ska ske inom ramen för förvaltningens samlade uppföljning i augustirapporten. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen ska se till att de antagna regler och anvisningar följs samt informera övriga anställda om dess innebörd. Vidare ska de verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. Övriga anställda ska bli informerade om, delta i och uttala sig om arbetet med intern kontroll. De är skyldiga att följa de antagna reglerna och anvisningarna i sitt arbete. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. Revisorernas ansvar är att pröva om nämndens interna kontroll är tillräcklig. De har inget ansvar för utformningen av den interna kontrollen. Information och kommunikation. Det är viktigt att arbetet med intern kontroll kommuniceras på ett bra sätt till de anställda. Förutsättningen för en god intern kontroll är en organisation som präglas av öppenhet, samverkan och professionalism och då är information en förutsättning. Administrativt stöd på färdtjänstförvaltningen har ett ansvar för samordningen av arbetet med intern kontrollplan. Göteborgs Stad Färdtjänsten, tjänsteutlåtande 5(11)
3. Coso-modellen Den modell för arbetet med intern kontroll som ska användas av förvaltningar och bolag i Göteborgs stad utgår ifrån den redan vedertagna och etablerade COSOmodellen. Den innebär i korthet att man arbetar utifrån huvudområden som innefattar riskanalys, kontrollmiljö, kontrollaktiviteter/åtgärder, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering. Modellen har anpassats för att kunna användas av stadens samtliga verksamheter. Vi har följt COSO-modellen och avdelningarna/staberna har arbetat stegvis enligt följande metod: Mål/grunduppdrag. Utgå från det viktigaste grunduppdraget. Riskanalys Identifiera de väsentligaste riskerna som kan påverka möjligheten att nå grunduppdraget. En god intern kontroll grundar sig på en kartläggning och analys av de risker som finns i organisationen samt att vidta åtgärder för att minimera dessa. Riskanalys handlar om att identifiera förvaltningens viktigaste processer och rutiner för att finna potentiella risker eller felkällor. Kontrollmiljön Finns förutsättningarna med bland annat god ledning, välinformerad och kompetent sonal och god organisation? Kontrollmiljön skapas av människorna och av hur de samverkar i organisationen. Den formas av den kultur, kompetens och social samverkan som finns i förvaltningen men även av regler, riktlinjer och målsättningar. Kontrollmiljön kan sägas utgöra grunden för de övriga komponenterna. Kontrollaktiviteter och eller åtgärder Är de nuvarande kontrollerna effektiva? Saknas kontroller? Är kontrollerna relevanta? Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, reducera eller eliminera risker. De kan vara direkta och rikta sig mot en bestämd rutin eller mer indirekta med syfte att motverka risker genom till exempel information och kompetensutveckling. Information och kommunikation Finns information om våra riktlinjer? Når den rätt soner? Finns återkoppling? En viktig faktor för en effektiv intern kontroll är en väl fungerande information och kommunikation mellan olika nivåer i organisationen. Uppföljning och utvärdering Uppföljning och ibland korrigering för att det ska fungera på det sätt man önskar. Syftet med uppföljningen är att kontinuerligt utvärdera kontrollsystemet. Detta leder till en löpande kvalitetssäkring av verksamhetens väsentliga rutiner och processer. Göteborgs Stad Färdtjänsten, tjänsteutlåtande 6(11)
4. Färdtjänstens arbete med intern kontroll och riskanalys Förvaltningen utgår i arbetet från grunduppdraget och nämndens inriktningsmål. Enheterna beskriver vilka processer, rutiner eller system som skulle kunna påverka måluppfyllelsen. Detta ger en lista med risker i verksamheten. Bland de risker som enheterna identifierat, har de väsentligaste tagits upp i internkontrollplanen och beskrivs i kapitel 5. Tidplan för intern kontroll och styrning I nedanstående årshjul vill vi beskriva hur arbetet med intern kontroll planeras och hur det samverkar med förvaltningens budget- och verksamhetsplanering och uppföljning av verksamheten. Budget- och verksamhetsplanering, den inre blå ringen, startar med en nuläge- och SWOT-analys. Kommunfullmäktige presenterar förslag till mål och inriktningar i maj. Trafiknämnden arbetar med dessa och bryter ner dem för det egna ansvarsområdet. Nämnden presenterar inriktningsmål i september. Förvaltningsledningen kan utifrån detta utarbeta en budget och verksamhetsplan för nästa år som nämnden tar ställning till i oktober. Enheterna på förvaltningen kan därefter arbeta med verksamhetsplanering. Verksamhetsuppföljning, gröna punkter kretsar runt uppföljningsrapporter och årsrapport. Inför dessa rapporter sker uppföljningsmöten där förvaltningschef, verksamhetschefer, administrativ chef och controller deltar. På dagordningen finns uppföljning av väsentliga händelser, prognos, intern kontroll, genomgång av verksamhetsplan enhet samt nyckeltal. Intern kontroll, styrning och riskhantering är den yttre gula ringen i årshjulet. Utifrån fastställd kontrollplan utformas en åtgärdsplan. Kontroller och åtgärder genomförs och resultaten sammanställs i en kontrollrapport till förvaltningens ledningsgrupp. Löpande under året finns intern kontroll som en punkt vid verksamhetsuppföljningsmötena. Resultat av kontrollerna presenteras i årsrapporten. Under året genomförs ytterligare åtgärder och nya kontroller. En intern kontrollplan för nästkommande år fastställs av nämnden senast i december. Göteborgs Stad Färdtjänsten, tjänsteutlåtande 7(11)
5. Riskanalys Bland de risker som identifierats, har de väsentligaste tagits upp i internkontrollplanen. Utöver de risker som tagits upp här finns en rad risker som förvaltningen arbetar med löpande och som det finns goda rutiner för att motverka. Det kan röra risker inom myndighetsutövning, behörigheter till IT-system, lönehantering, attester för utbetalningar med mera. De risker som nu tas med i planen har samlats under två rubriker. Riskerna handlar om kvalitetsbrister i trafiken samt om organisationsrelaterade risker. 5.1 Kvalitetsbrister i trafiken Kvalitetsbrister i trafiken anknyter direkt några av de uppdrag som finns i inriktningsdokumentet och budget 2017. Det gäller till exempel uppdraget resorna ska i högre utsträckning påbörjas i tid och den upplevda tryggheten ska öka för samtliga resenärsgrup. Förvaltningen har identifierat två risker som i särskilt hög grad kan komma att påverka möjligheten att utföra färdtjänstresor, skolresor och andra serviceresor med hög kvalitet: Risk finns att trafikföretagen inte tillhandahåller det antal fordon de enligt avtal åtagit sig att göra. Risk finns att stadens pågående och planerade stadsutvecklingsprojekt påverkar trafiken med förseningar och längre körtider. Förvaltningen arbetar intensivt med avtalsuppföljning i nära samverkan med de olika trafikföretagen för att motverka dessa risker. Tidiga åtgärder är viktiga. Samverkan med trafikkontoret och andra aktörer som påverkar trafikflödena i staden är väsentligt. Genom framförhållning kan förvaltningen förbereda för förändrade körtider i trafikplaneringssystemet. Därigenom kan fordon ledas om till en annan väg med mindre trafikstörningar. Det är viktigt att berörd sonal är informerad om hur olika projekt i staden påverkar färdtjänstens verksamhet. Genom information till resenärerna om hur deras resor kommer att påverkas kan också en högre grad av trygghet upprätthållas. Förvaltningen har budgeterat för högre kostnader under de närmast åren. 5.2 Organisationsrelaterade risker Sedan mitten av 2015 befinner färdtjänstförvaltningen sig i en situation där en förestående organisationsförändring förhindrar eller försvarar för verksamheten att fatta strategiskt och långsiktigt viktiga beslut om verksamhetens utveckling. Situationen är mycket pressad för förvaltningen och flera risker förknippade med organisationens situation växer sig allt tydligare: Risk finns för kortsiktighet förvaltningens beslutsfattande på grund av att flera strategiska tjänster är tillfälligt tillsatta eller är vakanta. Risk finns att osäkerheten om organisationens framtid medför att fler medarbetare i nyckelpositioner överväger att sluta eftersom andra förvaltningar eller organisationer kan erbjuda tryggare jobb och tydlighet i vilka uppgifter de ska arbeta med. Viktig kompetens riskerar att lämna förvaltningen. Göteborgs Stad Färdtjänsten, tjänsteutlåtande 8(11)
Risk finns att förvaltningens attraktivitet vid rekrytering minskar. Färre vill acceptera ett jobb där arbetsuppgifter, intern organisation och förvaltningstillhörighet kanske ser helt annorlunda ut om något år. Risk finns att den organisatoriska osäkerheten gör att det interna samarbetet blir lidande. Utveckling av viktiga interna processer stannar upp och etablerade rutiner riskerar att eroderas. Förvaltningen får då svårare att säkerställa att redovisningen är korrekt och komplett. I avvaktan på att kommunfullmäktige och trafiknämnden fattar beslut som klargör färdtjänstens framtida tillhörighet kan förvaltningen inte göra mycket för att reducera de nämnda riskerna. Medvetenheten om dem är i sig dock viktigt. Avgörande nu är att det mycket snart klargörs vilken inriktning som gäller och att genomförandet i den riktningen snarast inleds. Även sedan beslut tagit som tydliggör framtiden kommer flera av riskerna att kvarstå under lång tid. Andra kan också tillkomma. Det viktiga i det skedet är ändå att ett aktivt arbete kan inledas för att säkerställa nya och fungerande rutiner och processer och att avgörande strategiska beslut kan fattas. Göteborgs Stad Färdtjänsten, tjänsteutlåtande 9(11)
Plan för intern kontroll 2017 Kvalitetsbrister i trafiken Risk Åtgärder Ansvarig Avstämning internt 1. Risk finns att Regelbundna Avdelningschef I årets trafikföretagen inte uppföljningsmöten trafikavdelningen uppföljningsdialoger tillhandahåller det antal med trafikföretagen. fordon de enligt avtal åtagit sig att göra. 2. Risk finns att stadens pågående och planerade stadsutvecklingsprojekt påverkar trafiken med förseningar och längre körtider. - Samverkan med trafikkontoret och andra aktörer som påverkar trafikflödena i staden är väsentligt. - Information till resenärer och berörd sonal Avdelningschef trafikavdelningen I årets uppföljningsdialoger Rapportering nämnd Göteborgs Stad Färdtjänsten, tjänsteutlåtande 10(11)
Organisationsrelaterade risker Risk Åtgärder Ansvarig Avstämning internt 1. Risk finns för kortsiktighet Intern dialog Förvaltningschef I årets förvaltningens beslutsfattande på för ökad uppföljningsdialoger grund av att flera strategiska medvetenhet tjänster är tillfälligt tillsatta eller om risken. är vakanta. 2. Risk finns att osäkerheten om organisationens framtid medför att fler medarbetare i nyckelpositioner överväger att sluta eftersom andra förvaltningar eller organisationer kan erbjuda tryggare jobb och tydlighet i vilka uppgifter de ska arbeta med. Viktig kompetens riskerar att lämna förvaltningen. 3. Risk finns att förvaltningens attraktivitet vid rekrytering minskar. Färre vill acceptera ett jobb där arbetsuppgifter, intern organisation och förvaltningstillhörighet kanske ser helt annorlunda ut om något år. 4. Risk finns att den organisatoriska osäkerheten gör att det interna samarbetet blir lidande. Utveckling av viktiga interna processer stannar upp och etablerade rutiner riskerar att eroderas. Förvaltningen får då svårare att säkerställa att redovisningen är korrekt och komplett. Intern dialog för ökad medvetenhet om risken. HR- och kommunikationschef HR- och kommunikationschef Avdelningschef administrativt stöd I årets uppföljningsdialoger I årets uppföljningsdialoger I årets uppföljningsdialoger Rapportering nämnd Göteborgs Stad Färdtjänsten, tjänsteutlåtande 11(11)