1(10) Kulturnämnden Plats och tid: Kulturhuset, 2018-12-14 kl. 13:15 Beslutande: Hans-Göran Åhgren (M), ordförande Bengt Jernhall (C) Gunnar Nilsson (S) Margit Hielle (V) Kjell Hansson (C) Jan Rova (L) Lars Nises (C) Mora, tjänstgörande ersättare Övriga deltagare: Utses att justera: Justeringens plats och tid: Underskrifter: Gunnel Söderberg (M), ej tjänstgörande ersättare Anette Åhlenius, tf. förvaltningschef Mikael Jäderlund, kulturskolechef Sonja Viklund, bibliotekschef Jenny Nises, sekreterare Kjell Hansson Kulturhuset, 2018-12-14 kl. 15:00 Jenny Nises, sekreterare Hans-Göran Åhgren, ordförande Kjell Hansson, justerare 65-72 ANSLAG/BEVIS Justering har tillkännagivits genom anslag Organ: Kulturnämnden Överklagningstid: 2018-12-17 2019-01-07 Anslaget sätts upp: 2018-12-17 Anslaget tas ner: 2019-01-08 Förvaringsplats för protokollet: Kulturhuset Underskrift
2(10) Innehållsförteckning Ekonomisk uppföljning januari-november 3 Internkontrollrapport 2018 4 Sammanträdesplan kultur- och fritidsnämnden 2019 5 Toalettavgifter i kulturhuset 6 Föreningslokal i kulturhuset 7 Informationsärenden 8 Delegationsbeslut 9 Delgivningar 10
3(10) 65 MK KN 2018/00098-6 Ekonomisk uppföljning januari-november Beslut Kulturnämnden godkänner den ekonomiska uppföljningen. Sammanfattning av ärendet Kulturnämndens verksamheter redovisar ett överskott på 575 000 kronor vid november månads utgång. Ekonomisk prognos för resultat på helår är 173 000 kronor i överskott. Den positiva prognosen beror till största delen på att sjukskrivningar under året inte har ersatts fullt ut och att en ordinarie tjänst har bekostats av tillfälliga externa pengar. Beslutsunderlag Ekonomisk uppföljning, MK KN 2018/00098-5 Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner den ekonomiska uppföljningen. Sändlista
4(10) 66 MK KN 2017/00150-4 Internkontrollrapport 2018 Beslut Kulturnämnden godkänner internkontrollrapport 2018. Sammanfattning av ärendet Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen och nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Syftet med internkontroll är att det med rimlig grad ska kunna säkerställas att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer och instruktioner m.m. Under 2018 har fem moment omfattats av internkontroll på kulturförvaltningen. På Rosa Huset har kontroll av tillgång på taggar och nycklar till huset gjorts. Åtgärder som kommer vidtas är att se över om lås behöver bytas till några rum inne i huset. Detta kommer att ske i samråd med kommunens säkerhetssamordnare. På kulturhuset har kvittering och handhavande av nycklar till huset kontrollerats. Resultatet av kontrollen blev att alla som nu arbetar i huset har kvitterat ut sina nycklar enligt den rutin som gäller, och hanteringen av återkvittering har stramats åt. En kontroll har genomförts på Rosa Huset gällande att upprättade avtal diarieförs enligt anvisningar i dokumenthanteringsplanen. Efter kontrollen har handhavandet för diarieföring skärpts, och avtal som missats har diarieförts i efterhand. En kontroll av rutiner för försäljning för andras räkning i kulturhuset har genomförts. Vid tillfället för stickprovskontrollen följdes rutinerna för försäljning. Kulturnämndens dataskyddskontaktperson har gjort en förenklad tillsyn av utan att hitta några brister hos personuppgiftsansvarige kulturnämndens hanteringar av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Att inte dataskyddsombudet kontaktats i projektet med att införa en bibliotekssamverkan inom länet finner samtliga dataskyddsombud i länet vara anmärkningsvärt. Dataskyddsombudet är numera informerad och del i processen. Beslutsunderlag Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner internkontrollrapport 2018. Sändlista
5(10) 67 MK KN 2018/00154-4 Sammanträdesplan kultur- och fritidsnämnden 2019 Beslut Kulturnämnden godkänner sammanträdesplanen. Sammanfattning av ärendet Förslag på sammanträdesplan för kultur- och fritidsnämnden 2019: Beredning måndagar kl. 9:00 Konferensrum, Kulturhuset Kultur- och fritidsnämnden sammanträder fredagar kl. 9:00 Konferensrum, Kulturhuset Ärenden, förutom löpande 28 januari 8 februari Årsredovisning 2018 Internkontrollplan 2019 Arrangemangsbidrag, årsbidrag 14 mars Planeringsdag Visionsarbete 1 april 12 april 29 april 13 maj obs! måndag Nämndplan 2020: mål och budget Kulturpris Kulturstipendium Drift- och investeringsbidrag VUP 1 Biblioteksplan 3 juni 14 juni 2 september 13 september VUP 2 Kommunbidrag till studieförbunden 14 oktober 25 oktober Reviderad Nämndplan 2020 25 november 6 december Sammanträdesplan 2020 Internkontrollrapport Beslutsunderlag Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner sammanträdesplanen. Sändlista Ledamöter och ersättare i kultur- och fritidsnämnden
6(10) 68 MK KN 2018/00170-1 Toalettavgifter i kulturhuset Beslut Kulturnämnden beslutar att upphöra med toalettavgifter för de publika toaletter som finns i kulturhusets entréplan, där man idag betalar med polletter. Sammanfattning av ärendet I kulturnämndens uppdrag ingår att bedriva biblioteks- och allmänkulturell verksamhet. I Mora tätort finns denna samhällsservice i det centralt belägna kulturhuset. För att bedriva en verksamhet med hög servicenivå är tillgång till avgiftsfria publika toaletter av vikt. Besökare och låntagare, gamla som unga, ska kunna trivas och vara längre stunder på bibliotek och kulturhus med en känsla av att lokalerna är allmänhetens gemensamma vardagsrum. De låsta, avgiftsbelagda toaletterna tillkom på grund av stök på toaletterna, men det var för ett tiotal år sedan och kulturförvaltningen föreslår nu att kulturnämnden omprövar beslutet. För att säkerställa att toaletterna inte missköts kan lånediskpersonal till en början ha som uppgift att se över toaletterna några gånger om dagen. Toaletterna är dessutom väl synliga från den ständigt bemannade biblioteksdisken så att lånediskpersonal kan hålla ett öga på toalettbesökare. Det finns även publika toaletter utanför utställningssalen på kulturhusets övervåning. Dessa betalas via sms, till skillnad från toaletterna på entréplan som betalas genom att köpa pollett i utlåningsdisken. Toaletterna på övervåningen med sms-avgift kan tills vidare behållas. En till vinst med att ta bort avgiften på entréplanets publika toaletter är att personalen i bibliotekets utlåningsdisk slipper det ibland tidskrävande arbetsmomentet att sälja toalett-polletter. Beslutsunderlag Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att upphöra med toalettavgifter för de publika toaletter som finns i kulturhusets entréplan, där man idag betalar med polletter. Sändlista Bibliotekschef
7(10) 69 MK KN 2018/00171-1 Föreningslokal i kulturhuset Beslut Kulturnämnden ger i uppdrag till förvaltningen att utreda en publik möteslokal i Mora kulturhus lokaler, till gagn för flera ideella föreningar i Mora. Sammanfattning av ärendet I kulturnämndens uppdrag ingår att stödja föreningslivet. Det finns efterfrågan på möteslokaler för ideella föreningar och hittills har man löst det dels genom att till vissa föreningar låna ut förvaltningens sammanträdesrum och angränsande personallunchrum, dels genom att hyra ut en större lokal (med förråd), som står i direkt anslutning till de publika ytorna, till Ovansiljans släktforskare. Med anledning av att kulturnämnden och dess förvaltningsledning ansvarar för en god arbetsmiljö bör tillgången till personalens lokaler begränsas för utomstående. En lösning som bör undersökas är om Ovansiljans släktforskare kan dela lokal med andra föreningar och att andra förrådslokaler för förenings omfattande material kan beredas. En uppdatering av möteslokaler bör göras i samband med detta. Samt att möteslokalen kan vara gratis för ideella föreningar att boka, som ett led i det föreningsstöd som kulturnämnden har i sitt uppdrag. Beslutsunderlag Samverkansavtal mellan Mora kulturförvaltning och Ovansiljans släktforskare, daterad 2011-04-19. Förslag till beslut Kulturnämnden ger i uppdrag till förvaltningen att utreda en publik möteslokal i Mora kulturhus lokaler, till gagn för flera ideella föreningar i Mora. Sändlista Ovansiljans släktforskare
8(10) 70 Informationsärenden 1. Sedan sist i verksamheterna Verksamhetsansvariga informerar om vad som hänt i verksamheterna sedan sist. Anette tar med sig frågan om cykelställ utanför kulturhuset till tekniska chefen. 2. Rapport bygdearkivet Anette informerar om vart ärendet med kompakthyllor och övriga behov på bygdearkivet ligger. 3. Ny chef för kultur- och fritidsförvaltningen och fortsatt uppdrag som tf. förvaltningschef. Ny chef för kultur- och fritidsförvaltningen tillträder 4 mars och blir Christina Holback. Anette Åhlenius fortsätter som tf. förvaltningschef tills ny chef tillträder. Anette Åhlenius har också uppdrag som tf. förvaltningschef för den nya serviceförvaltningen till och med sista mars. 4. Ny intern organisation för kultur- och fritidsförvaltningen, funktioner och personer. Tf. förvaltningschef Anette Åhlenius informerar om den nya organisationen från 1 januari 2019.
9(10) 71 Delegationsbeslut 1. Tillfälligt ändrade öppettider på biblioteket på grund av personalutflykt 2. Anställningsavtal bibliotekarie, projektanställning 1 år 3. Synpunkter på anmälan om samråd för mobilnätmast/torn Mora Kråkberg 1:58 MK KN 2018/00020-10 MK KN 2018/00156-4 MK KN 2018/00159-2
10(10) 72 Delgivningar 1. Kallelse MK Kulturnämnden 2014-2018 2018-12-14 MK KN 2015/00072-73