Revisionsrapport/Uppföljning Delegation Ängelholms kommun 2010-03-11 Kerstin Larsson, certifierad kommunal revisor
Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 1 1.1 Uppdraget... 1 1.2 Metod... 1 2 Iakttagelser... 1 2.1 Redovisning av analys... 1 2.2 Rapportens sammanfattning... 1 3 Bedömning... 4 3.1 Bedömning utifrån gjorda iakttagelser... 4
1 1 Bakgrund 1.1 Uppdraget Revisorerna har gett PricewaterhouseCoopers i uppdrag att göra en uppföljning på tidigare granskning avseende nämndernas delegering daterad 2008-06-11. Enligt kommunallagen har de förtroendevalda i kommunen det politiska ansvaret för verksamheten i sin helhet dvs. beredning, beslut och genomförande. Beslut enligt kommunallagens mening kan endast fattas av kommunfullmäktige, nämnd, partsammansatt organ eller delegat. Den senare med stöd av delegationsregler enligt 6 Kap 33-38 i kommunallagen eller i speciallagstiftning. 1.2 Metod Precis som i ursprungsgranskningen har nämndernas sekreterare tillskrivits för att få in material till granskning; delegationsförteckning, regelverk och anmälan av delegationsbeslut, samt att informera förvaltningschef och ordförande om att denna uppföljning skulle ske. Undertecknad har sedan analyserat inkommen dokumentation och haft en del telefonkontakter för kompletterande information med nämndssekreterare och förvaltningschefer. 2 Iakttagelser 2.1 Redovisning av analys Till grund för denna uppföljning ligger den sammanfattning som återfinns i rapporten efter granskningen. Denna sammanfattning redovisas nedan i kursiv stil och därefter sker kommentar till hur delegationerna och anmälningarna ser ut idag. 2.2 Rapportens sammanfattning 1. Nämnderna uppmärksammas på att kommunallagen numera innehåller fem punkter som inte får delegeras. De nämnder som har tagit upp vilka ärenden som inte får delegeras har även tagit upp den punkt som tidigare fattades och var ny i lagen sedan 2007. Alla nämnder bör i sin inledning tydliggöra vilka ärenden som inte får delegeras. 2. Nämnderna måste tillse att delegationsordningarna är aktuella och beslutade under innevarande mandatperiod.
2 Räddningsnämndens delegation är ursprungligen från oktober 1992 men reviderades i juni 2004, varför den bör aktualiseras. Tekniska nämndens delegation är från april 2007 och bör också aktualiseras. De andra nämndernas delegationer är senast reviderade under 2009 eller 2010. 3. Nämnderna har inga eller korta inledningar till sina delegationsordningar. Det är väsentligt att inledningarna bland annat klargör vad delegation innebär och hur och när anmälan av delegationsbeslut skall ske till nämnden. Vad de i övrigt bör innehålla framgår längre fram i rapporten. Alla nämnder rekommenderas att ha inledningar till sina delegationsordningar. Nämnderna utom räddningsnämnden har någon form av inledning till sin delegationsordning. Byggnadsnämnden har några rader. Flera nämnder använder samma modell till inledningen. Miljönämnden har kopierat kommunstyrelsen inledning men inte anpassat den till sin nämnd så där anges att anmälan av fattade delegationsbeslut skall ske till kommunstyrelsen. 4. Anmälan av delegationsbeslut måste enligt kommunallagen alltid ske. Det måste finnas klara rutiner för hur och när anmälan skall ske till nämnden, vilket inte alltid finns. Detta kan lämpligen skrivas in i delegationsordningens inledning. Nämnderna anger på olika sätt att anmälan skall ske och oftast vid nästkommande sammanträde. En del anger också på vilket sätt anmälan skall ske. 5. Anmälningarna av delegationsbesluten i nämndernas protokoll skall vara så tydliga att de ger nämnden tillräcklig information men att de även ger allmänheten möjlighet att identifiera besluten. Anmälan skall för tydlighetens skull ske i särskild paragraf. Flertalet nämnder anger inte vilken period delegationsbesluten avser, vilket gör det svårt för allmänheten att identifiera besluten. Anmälan sker av alla nämnder i särskild paragraf. 6. Nämnderna har i varierande omfattning tagit upp vad som kan betraktas som allmänna ärenden. Nämnderna bör se över sina delegationsordningar vad avser dessa punkter och göra kompletteringar där så behövs. Situationen är densamma nu som tidigare dvs. att nämnderna i varierande omfattning tagit upp vad som betraktas som allmänna ärenden, men flertalet nämnder har med utlämnande av allmän handling i sin delegationsordning, vilket är bra. 7. Ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas får delegeras till ordförande eller annan ledamot. De nämnder som inte gjort detta bör överväga att göra detta.
3 Kommunstyrelsen har delegerat ärenden som är så brådskande att kommunstyrelsens avgörande inte kan avvaktas till kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunallagens kap 6 36 anger att brådskande ärenden får uppdras åt ordföranden eller annan ledamot som nämnden har utsett att besluta på nämndens vägnar. Denna delegation är således inte enligt kommunallagen. Byggnadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, räddningsnämnden och tekniska nämnden har inte delegerat brådskande beslut. 8. Personalärenden är delegerade från kommunstyrelsen till personalutskott/personalchef/förvaltningschef. Kommunstyrelsen bör se över vad som delegeras och eventuellt göra en del av delegationsbesluten till verkställighetsärenden bland annat för att minska administrationen i samband med anmälan. Nämnderna bör se över sina beslut i personalärenden och överväga fler verkställighetsbeslut, men även uppta till exempel disciplinärenden i sina delegationer. Personalärenden är även nu delegerade från kommunstyrelsen till personalutskottet, kommunstyrelsens ordförande, personalchef eller förvaltningschef. En del ärenden har sedan granskningen övergått till att bli verkställighetsärenden. Delegation i personalärenden enligt kommunstyrelsens delegationsordning skall anmälas till kommunstyrelsen eftersom det är kommunstyrelsen som lämnat delegationen. Kommunstyrelsens förvaltningar/avdelningar anmäler sina delegationsbeslut i personalärenden till kommunstyrelsen men inte övriga nämnder. Socialnämnden har delegerat beslut om övertidsarbete utöver flextid för underställd personal och beviljande av kompensationsledighet. Detta borde vara verkställighetsärenden. Eftersom det nu är delegerat skall besluten anmälas till socialnämnden. 9. Ekonomiska begränsningar sker till delegat i ekonomiärenden, vilket vi ser som positivt. Socialnämnden och ungdomsnämnden behöver dock se över sina delegationsordningar avseende ekonomi på ett par punkter. Alla delegationer har ekonomiska begränsningar på ett eller annat sätt. En del anger det i inledningen genom att ange att delegationen ges inom budgeterade medel eller liknande andra anger beloppsgränser med angivande av basbeloppsbegränsningar. 10. De nämnder som inte utsett ersättare för delegater bör göra detta. Räddningsnämnden och socialnämnden anger inte ersättare för delegat i sin delegationsordning. Socialnämnden har socialchefen som delegat tillsammans med andra delegater på respektive delegationspunkt och menar att de på detta sätt har angett ersättare dvs. överordnad. Enligt särskild blankett sker vid förordnande även befogenhet enligt delegationen.
4 11. Det är väsentligt att nämnderna tydligt klargör om de tillåter vidaredelegering från förvaltningschefen eller ej. Vidare bör beslut fattat på vidaredelegation anmälas till nämnden. Kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, räddningsnämnden och tekniska nämnden anger på aktuella punkter att vidaredelegering är tillåten. Barn- och utbildningsnämnden anger i sin inledning att vidaredelegering är tillåten. Socialnämnden har denna punkt under Personalavsnittet. Kultur- och fritidsnämnden och miljönämnden anger detta i sin inledning generellt utan att ha fattat beslut om det. 3 Bedömning 3.1 Bedömning utifrån gjorda iakttagelser Utifrån gjorda iakttagelser lämnas följande bedömning: 1. Alla nämnder bör i inledningen till sin delegationsordning ange vad som inte får delegeras. 2. Nämnderna måste tillse att delegationsordningarna är aktuella. Detta gäller främst räddningsnämnden och tekniska nämnden. 3. Alla nämnder måste tillse att de har en för sin nämnd relevant inledning. 4. Det är bra om det i inledningen anges hur anmälan skall ske och när, vilket också flera av nämnderna anger. 5. Det är bra att det anges när anmälan skall ske av fattade delegationsbeslut och att det sker i separat paragraf. Dock måste tiden besluten avser anges. 6. Nämnderna bör även nu se över om de har angivit vad som kan betraktas som allmänna ärenden. 7. Kommunstyrelsen måste ändra sin delegation vad avser brådskande ärenden. De nämnder som inte delegerat brådskande ärenden bör göra detta. 8. Personaldelegationsbeslut fattade på delegation från kommunstyrelsen skall också anmälas till kommunstyrelsen. Socialnämnden bör överväga att inte delegera beslut om övertidsarbete och kompensationsledighet utan låta det vara verkställighetsbeslut. Detta skall annars anmälas till socialnämnden, vilket inte sker idag. 9. Det är bra att det inom delegationerna avseende ekonomiska ärenden anges beloppsgränser eller inom budgeterade medel.
5 10. Vem som är ersättare för delegat bör framgå av delegationsförteckningen och inte finnas i särskilt dokument. 11. Det måste tydligt framgå om vidaredelegering är tillåten eller ej. Det framgår inte tydligt hos kultur- och fritidsnämnden och miljönämnden eftersom de endast har en allmän skrivning om det i inledningen, och där det framgår att det är tillåtet enligt kommunallagen. Övrigt Socialnämnden namnger delegater inom ramen för delegation inom lagen om offentlig upphandling. Det är inte lämpligt att namnge delegater utan istället ska befattningen anges inte minst för att undvika att delegationen behöver ändras så snart en person slutar sin anställning. Socialnämnden har vidare delegerat administration av intyg till Regionen, som ska lämnas till Regionen, till namngivna personer. Enligt socialchefen kräver Regionen att personerna ska namnges.
6 2010-03-11 Kerstin Larsson Namnförtydligande Karin Andersson Namnförtydligande