VF ROSOG Stadgar 1(10) Vänföreningen till Royal Order of Scotland Provincial Grand Lodge of Ostrogothia

VF ROSOG Stadgar 1(10) Vänföreningen till Royal Order of Scotland Provincial Grand Lodge of Ostrogothia Stadgar för Vänföreningen till ROS PGL of Ostrogothia Fastställda 2012-07-23. Först antagen 2012-07-23. INLEDNING, FÖRKORTNINGAR & DEFINITIONER Inledning... 2 Förkortningar... 2 Definitioner... 2 KAPITEL 1 ÄNDAMÅL & NAMN 1.1 Föreningens ändamål... 2 1.2 Föreningens namn... 3 KAPITEL 2 MEDLEMMAR 2.1 Medlemmar... 3 2.2 Erhållande av medlemskap... 3 2.3 Medlems rättigheter... 3 2.4 Förlust av medlemskap... 3 KAPITEL 3 STÄMMAN 3.1 Befogenheter... 4 3.2 Ordinarie stämma... 4 3.3 Extra stämma... 4 3.4 Öppnande och ledning... 4 3.5 Protokoll... 4 3.6 Kallelse... 5 3.7 Beslutförhet... 5 3.8 Rösträtt... 5 3.9 Sammanträdesrättigheter... 5 3.10 Arvoden... 5 KAPITEL 4 STYRELSE 4.1 Befogenheter... 6 4.2 Arbetsuppgifter... 6 4.3 Sammansättning... 6 4.4 Mandatperiod... 6 4.5 Tillsättning... 6 4.6 Ledning... 6 4.7 Möten... 7 4.8 Mötesledning... 7 2 2 3 4 6 4.9 Adjungeringar... 7 4.10 Mötesrättigheter... 7 4.11 Beslutförhet... 7 4.12 Kallelse... 7 4.13 Protokoll... 8 4.14 Entledigande... 8 KAPITEL 5 PRESIDIUM 5.1 Ledamöter... 8 5.2 Befogenheter... 8 5.3 Begränsningar... 8 5.4 Protokoll... 8 KAPITEL 6 EKONOMI & FÖRVALTNING 6.1 Verksamhets... 9 6.2 Firmateckning... 9 6.3 Ekonomiska beslut... 9 6.4 Givande av bidrag... 9 KAPITEL 7 REVISION 7.1 Revisorer... 9 7.2 Ekonomisk revisorer... 9 7.3 Sakrevisor... 9 7.4 Revisionsberättelse... 9 KAPITEL 8 STADGEÄNDRING 8 9 9 10 8.1 Förslag på stadgeändring... 10 8.2 Särskild stadgeändring... 10 8.3 Ordinarie stadgeändring... 10 KAPITEL 9 UPPLÖSNING 10 9.1 Beslut om upplösning... 10 9.2 Föreningens tillgångar... 10 KAPITEL 10 TOLKNING 10 10.1 Tolkare av stadga & instruktioner... 10

VF ROSOG Stadgar 2 (10) Inledning, förkortningar & definitioner Inledning Detta är stadgarna till vänföreningen för bildandet och förvaltandet av en i Linköping verkande provinsialloge till den internationella organisationen Royal Order of Scotland. Initialt verkar kamratföreningen till att ekonomiskt och praktiskt stödja bildandet en ny provinsialloge med ett geografiskt upptagnings område täcker södra Södermanland, Östergötland, Småland samt östra Västergötland. Inga fasta gränser finns varför tänkta avgränsningar sker från fall till fall i samverkan med ROS PGL of Sweden och ROS PGL of Scania. Förkortningar ROS Royal Order of Scotland Orden har sitt huvudsäte i Edinburgh, Skottland ROS PGL Royal Order of Scotland Provincial Grand Lodge ROS PGL OG Royal Order of Scotland Provincial Grand Lodge of Ostrogothia Royal Order of Scotlands Provinsialloge i Östra Götaland Definitioner Enkel majoritet När fler än hälften av de tillfrågade är eniga i en åsikt eller omröstning. Kvalificerad majoritet När fler än 2/3 av de tillfrågade är eniga i en åsikt eller omröstning. Stämman Namnet/definitionen på föreningens föreningsstämma. Kapitel 1 Ändamål & Namn 1.1 Föreningens ändamål Föreningen ska: vara politisk och religiöst obunden kamratförening som ej är underställd någon annan organisation. aktivt verka för skapandet av en ny Royal Order of Scotland Provincial Grand Lodge i Sverige med upptagningsområde som i huvudsak täcker södra Södermanland, Östergötland och Småland. aktivt verka för att skapa ett ekonomiskt underlag för skapandet och drivandet av sådan loge. aktivt verka för att skapa ett medlemsunderlag för skapandet och drivandet av sådan loge. när sådan loge är skapad skall föreningen arbeta för att ekonomiskt och praktiskt stödja denna loge och dess verksamhet.

VF ROSOG Stadgar 3 (10) 1.2 Föreningens namn Föreningens namn är: Vänföreningen till Royal Order of Scotland Provincial Grand Lodge of Ostrogothia. Förkortningen på namnet är: VF ROSOG Kapitel 2 Medlemmar 2.1 Medlemmar Föreningen kan ha fysiska och juridiska personer som medlemmar. Medlemmarna är indelas i tre kategorier: 1. Medlem med fullt medlemskap 2. Medlem med begränsat medlemskap 3. Medlem med interimistiskt medlemskap. Fullt medlemskap har medlemmar som är fysiska personer och upptagna i ROS. Begränsat medlemskap har medlemmar som är fysiska personer och ej upptagna i ROS eller medlemmar som är juridiska personer. Medlem som under medlemskapet blir upptagen i ROS övergår automatiskt till att bli medlem med fullt medlemskap. Medlem som avsäger sig sitt medlemskap i ROS förlorar automatiskt sitt fulla medlemskap, som då övergår i begränsat medlemskap. Interimistiskt medlemskap innebär att styrelsen genom beslut gjort fysisk eller juridisk person som medlem under begränsad tid, för att Stämman därefter ska avgöra om medlemskapet ska upphöra eller omvandlas till antingen fullt medlemskap eller begränsat medlemskap. 2.2 Erhållande av medlemskap Medlemskap erhålls efter ansökan hos styrelsen. Styrelsen tar beslut om interimistiskt medlemskap att gälla under en begränsad tid. Stämman tar beslut om medlemskapet ska upphöra eller omvandlas till antingen fullt medlemskap eller begränsat medlemskap. 2.3 Medlems rättigheter Medlemmar har rättigheter och ålägganden enligt dessa stadgar. Medlemmar med fullt medlemskap äger rätten och skyldigheten att via Stämman tillsätta ledamöter till styrelsen enligt kapitel 4, samt tillse att föreningens ändamålsparagraf efterlevs. 2.4 Förlust av medlemskap Medlemmar som ej betalar medlemsavgift eller uppenbart genom tal och/eller handling motarbetar föreningen syfte och/eller arbete kan mista sitt medlemskap. Styrelsen kan om ovan inträffar besluta om att nuvarande medlemskap övergår i interimistiskt medlemskap Slutligt beslut om förlust av medlemskap tas av Stämman.

VF ROSOG Stadgar 4 (10) Kapitel 3 Stämman 3.1 Befogenheter Stämman har befogenheter enligt vad som framgår av dessa stadgar. Stämman ska besluta om: medlemskap, val av styrelsens ledamöter, revisorer och valberedning, ansvarsfrihet för styrelsen, stadgeändringar. 3.2 Ordinarie stämma Stämman sammanträder på kallelse av styrelsen. Stämman ska avhålla två ordinarie stämmor per år: Vårstämman under tidsperioden 15 mars 31 maj Höststämman under tidsperioden 1 oktober - 15 december. Vårstämman ska: Besluta om fastställande av resultat- och balansräkning. Pröva frågan om ansvarsfrihet för styrelsen. Tillsätta valberedning för kommande verksamhetsår. Besluta om medlemskap och vid vakanser förrätta erforderliga val. Höststämman ska: Fastställa antalet ledamöter i styrelsen för kommande år. Förrätta val av styrelsens ledamöter. Förrätta val av ekonomisk revisor och sakrevisor. Besluta om medlemskap och vid vakanser förrätta erforderliga val. 3.3 Extra stämma Styrelse, Stämma och revisorerna kan var för sig utlysa extra Stämma. Om 50 procent av medlemmarna med fullt medlemskap skriftligen begär utlysande av extra stämma, ska detta ske. Extra stämma ska hållas senast fyra veckor efter att begäran inkommit till ordförande eller vice ordförande. Vid extra stämma behandlas endast de ärenden för vilka utlysningen av stämman begärts. 3.4 Öppnande och ledning Stämman öppnas av föreningens ordförande. Om ordföranden ej kan närvara, kan stämman öppnas av vice ordförande, sakrevisor eller om ingen av dessa närvarar; av person som stämman väljer med kvalificerad majoritet. Som första punkt efter Stämmans öppnande ska Mötesordförande väljas som sedan leder mötet. 3.5 Protokoll Vid Stämman ska beslutsprotokoll föras av därtill särskilt vald person. I protokollet ska redovisas eventuellt avgivna protokollsanteckningar och reservationer. Protokoll justeras av Mötesordförande jämte en av Stämman utsedd justeringsperson, senast 14 dagar efter Stämman.

VF ROSOG Stadgar 5 (10) Kopia på justerat protokoll ska senast 14 dagar efter justering utsändas till föreningens medlemmar samt sakrevisorn. Kopian räknas som utsänd även om den skickas med e-post, så länge originalet finns färdigjusterat och undertecknat hos styrelsen. 3.6 Kallelse Kallelse och alla till sammanträdet hörande handlingar ska sändas till samtliga medlemmar. De räknas som sända om de eller meddelande om var de kan laddas ner via Internet skickats via e-post. Kallelse till stämma ska utsändas senast 4 veckor före Ordinarie stämma och senast 2 vecka före Extra stämma Till stämma hörande handlingar ska utsändas senast 14 dagar före Ordinarie stämma och senast 7 dagar före Extra stämma. 3.7 Beslutsförhet Stämman äger, om ej annat stadgas, rätt att fatta beslut då minst 10 procent av medlemmarna är närvarande vid voteringen. Som Stämmans beslut gäller, om ej annat stadgats, den mening som erhåller majoriteten av antalet röster. Röstning vid Stämman sker med öppen votering. Dock tillämpas sluten votering om så begärs. 3.8 Rösträtt Varje medlem med fullt medlemskap har rösträtt i Stämman. Röstning får dock ej ske genom fullmakt och/eller ombud. 3.9 Sammanträdesrättigheter Medlem med fullt medlemskap: Närvarorätt, Yttranderätt, Yrkanderätt, Rösträtt Medlem med begränsat medlemskap: Närvarorätt, Yttranderätt, Yrkanderätt Medlem med interimistiskt medlemskap: Närvarorätt, Yttranderätt Mötesordförande & revisorerna: Närvarorätt, Yttranderätt, Yrkanderätt Stämman äger även rätt att adjungera personer. Dessa personers sammanträdesrättigheter fastställs av Stämman, allt efter det vid mötet varande behovet. Rösträtt kan dock ej tilldelas adjungerad. 3.10 Arvoden Arvoden får ej utgå till Stämmans ledamöter för deras uppdrag.

VF ROSOG Stadgar 6 (10) Kapitel 4 Styrelse 4.1 Befogenheter Styrelsen fattar beslut i överensstämmelse med denna stadga och eventuella styrdokument som antagits av styrelsen eller av Stämman. Styrelsen äger att företräda föreningen och har därför rätt att ta beslut i alla frågor som rör föreningen, som ej regleras av stadgan. Styrelsen kan delegera beslutsrätt till en eller flera fysiska personer. 4.2 Arbetsuppgifter Det åligger styrelsen: att fastställa övergripande riktlinjer för föreningens verksamhet, att fastställa de ekonomiska ramarna för föreningens verksamhet, att fastställa ev. övriga dokument som styr föreningens verksamhet, att inför Stämman bära ansvaret för föreningens ekonomi. att upprätta föredragningslista till Stämman. att bereda ärenden som ska behandlas av Stämman. att ansvara för att av Stämman fattade beslut verkställs. att inför Vårstämman upprätta årsbokslut. 4.3 Sammansättning Styrelsen ska ha 3-5 ledamöter. Styrelsen utser inom sig ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare samt arkivansvarig. Ordföranden & vice ordförande utgör styrelsens presidium. Samma person kan ha flera av ovanstående uppdrag med följande undantag: Ordföranden kan ej samtidigt vara vice ordförande eller kassör. Vice ordförande kan ej samtidigt vara kassör. 4.4 Mandatperiod Mandatperioden följer föreningens räkenskapsår. Ledamot väljs normalt för två mandatperioder, samt på sådant sätt att hälften av ledamöterna tillsätts vart annat år. Vid fyllnadsval väljs ny ledamot för resterande tid som är kvar för den ledamot som ersätts. 4.5 Tillsättning Styrelsens ordinarie ledamöter väljs av Stämman enligt 3.1 & 3.2. Ledamot kan omväljas såvida valet inte strider mot dessa stadgar. Den som är i konkurs, är underkastad näringsförbud eller har förvaltare enligt 11 kap 7 föräldrabalken är ej valbar till styrelsen. Om beslutför styrelse ej finns ska snarast extra stämma utlysas. 4.6 Ledning Styrelsen företräds av dess ordföranden, som leder styrelsens arbete. Vice ordförande träder i ordförandens ställe om denne ej kan verkställa sina åtaganden eller avgår i förtid. Om detta inträffar gäller för vice ordföranden allt som i denna stadga gäller för ordföranden.

VF ROSOG Stadgar 7 (10) 4.7 Möten Styrelsen har möten på kallelse av ordföranden. Styrelsemöte kan även utlysas av revisorerna eller minst hälften av styrelsens ledamöter. 4.8 Mötesledning Styrelsemötet ska ledas av en mötesordförande som skall vara antingen föreningens ordföranden eller vice ordföranden. Om styrelsen ej har utsett varken ordförande eller vice ordförande; leds mötet av den äldste av styrelsens närvarande ledamöter. Denne leder mötet fram till dess ordförande och/eller vice ordförande är vald och beslutet är justerat. 4.9 Adjungeringar Styrelsen har rätt att adjungera person(er) till: 1) enskilt styrelsemöte dessa kallas Särskilt adjungerade 2) verksamhetsårets samtliga kvarvarande styrelsemöten dessa kallas Ständigt adjungerade. 4.10 Mötesrättigheter Ordinarie styrelseledamot: Närvarorätt, Yttranderätt, Yrkanderätt, Rösträtt Revisorerna: Närvarorätt, Yttranderätt, Yrkanderätt Ständigt eller särskilt adjungerade: Närvarorätt, Yttranderätt, Enligt särskilt beslut: Yrkanderätt 4.11 Beslutförhet Styrelsen är beslutför då minst hälften av styrelsens ledamöter är närvarande och ordförande eller vice ordförande ingår bland dessa. Som närvarande räknas även ledamot som medverkar genom telefonoch/eller videokonferens. Undantag gäller om varken ordförande eller vice ordförande är vald samt valet ej justerat. Då får styrelsen ta beslut om minst tre fjärdedelar av styrelsens ledamöter är närvarande. Mötesordföranden har rätt att ta beslut om ajournering om mötet inte är beslutsmässigt, samt besluta dag och tid för fortsatt möte. Beslut i enskilda frågor får även tas per capsulam. Sådant beslut ska läggas till handlingarna i kommande styrelseprotokoll. 4.12 Kallelse Till styrelsens möten ska skriftlig kallelse utsändas minst 3 veckor före sammanträdet till styrelsens ledamöter. Föredragningslista och samtliga till mötet hörande handlingar ska utsändas minst 7 dagar före sammanträdet till styrelsens ledamöter.

VF ROSOG Stadgar 8 (10) Kallelsen och till mötet hörande handlingar räknas som utsända även om de eller meddelande om var de kan laddas ner via Internet skickats via e-post. Sakrevisorn ska delges kallelsen och därtill hörande handlingar, för kännedom, vid dess utskickande. 4.13 Protokoll Vid styrelsens möten ska beslutsprotokoll föras av styrelsens sekreterare. I detta ska redovisas eventuellt avgivna protokollsanteckningar och reservationer. Protokoll justeras av mötesordförande jämte en av styrelsen utsedd justeringsperson. Justering ska ske senast 14 dagar efter mötet. Kopia på justerat protokoll ska senast 14 dagar efter justeringen utsändas till styrelsens ledamöter. Kopian räknas som utsänd om den skickas med e-post, så länge originalet finns färdigjusterat och undertecknat hos styrelsen. Sakrevisorn ska delges protokollen för kännedom. 4.14 Entledigande På skriftlig begäran av ledamot i styrelsen kan övriga ledamöter besluta om att personen är entledigad från sitt uppdrag. Beslutet måste vara enhälligt för att träda i kraft. Kapitel 5 Presidium 5.1 Ledamöter Föreningens presidium består av föreningens ordförande och vice ordförande. 5.2 Befogenheter Föreningens presidium har rätt att ta beslut i styrelsens ställe: I frågor som styrelsen delegerat åt presidiet. Då beslutsmässig styrelse ej kan sammanträda. Då presidiet bedömer att snabbt beslut måste tas. Beslut får tas per capsulam. 5.3 Begränsningar Föreningens presidium måste ta beslut i konsensus. 5.4 Protokoll Föreningens presidium ska föra protokoll över sina beslut. Det ska vara undertecknat av samtliga i presidiet. Det ska snarast delges styrelsens medlemmar. Presidiets beslut ska vid kommande styrelsemöte tas upp genom att där frågan om att lägga beslutet till handlingarna behandlas.

VF ROSOG Stadgar 9 (10) Kapitel 6 Ekonomi & förvaltning 6.1 Verksamhets Föreningens verksamhets- & räkenskapsår infaller mellan 1 januari 31 december. 6.2 Firmateckning Föreningens firma tecknas förutom av styrelsens ledamöter gemensamt av föreningens ordförande enskilt samt om sådan är utsedd av styrelsen föreningens kassör. 6.3 Ekonomiska beslut Stämman beslutar om obligatoriska medlemsavgifter. Styrelsen beslutar i övriga ekonomiska frågor. 6.4 Givande av bidrag Föreningens styrelse eller Stämman har ej rätt att ta beslut om att medel tillhörande föreningen ska utbetalas till medlemmarna eller externa fysiska eller juridiska personer, om detta kan äventyra föreningens ekonomi eller kan verka menligt för föreningens verksamhet. Kapitel 7 Revision 7.1 Revisorer Stämman väljer varje år en ekonomisk revisor och en sakrevisor. Båda uppdragen får innehas av samma person. Till båda uppdragen skall även personlig suppleant för denne väljas. Båda uppdragen får innehas av samma person. Ingen av revisorerna eller deras suppleanter får sitta i styrelsen och ej vara underåriga, i konkurs eller ha förvaltare enligt 11 kap 7 föräldrabalken eller vara underkastade näringsförbud. Revisor får ej vara styrelseledamot. 7.2 Ekonomisk revisorer Det åligger ekonomisk revisor att för den tid hans mandatperiod avser granska styrelsens redovisning av den ekonomiska förvaltningen. 7.3 Sakrevisor Det åligger sakrevisorn att för den tid hans mandatperiod avser granska föreningens verksamhet i förhållande till denna stadga samt i förhållande till Stämmans beslut. 7.4 Revisionsberättelse Över de företagna revisionerna ska avgivas berättelse i sådan tid att den kan utsändas till Vårstämman. Den ska innefatta yttrande om ansvarsfrihet beträffande styrelsens förvaltning.

VF ROSOG Stadgar 10 (10) Kapitel 8 Stadgeändring 8.1 Förslag på stadgeändring Förslag till ändring av dessa stadgar får väckas genom: a) styrelsen genom styrelsebeslut. b) motion till Stämman undertecknad av en kvalificerad majoritet av medlemmarna med fullt medlemskap. 8.2 Särskild stadgeändring Beslut om ändringen av stadgarnas kapitel 1, 2, 8, 9 & 10 måste fattas av Stämman med kvalificerad majoritet räknat på samtliga ordinarie ledamöter, på två på varandra följande Stämmor med byte av verksamhetsår däremellan, för att vara giltigt. 8.3 Ordinarie stadgeändring Beslut om ändring av övriga stadgar fattas av Stämman på ett stämmomöte med enkel majoritet. Kapitel 9 Upplösning 9.1 Beslut om upplösning Beslut om upplösning av föreningen måste fattas av Stämman med kvalificerad majoritet. Frågan får bara tas upp om den finns med som beslutspunkt i kallelsen till Stämman. 9.2 Föreningens tillgångar Tas beslut om upplösning ska tillgångarna efter samtliga skulders gäldande användas till verksamhet som är till nytta för ROS i Sverige. Hur tillgångarna ska förvaltas samt vilka som har beslutsrätt om nyttjandet, beslutas av en majoritet inom Stämma vid dess sista möte. Tillgångarna får dock ej varken helt, delvis, direkt eller indirekt tilldelas medlemmarna eller enskilda individer. Kapitel 10 Tolkning 10.1 Tolkare av stadga & instruktioner Sakrevisorn är tolkare inom föreningen. Tolkaren har till uppgift att, vid tvist eller annan oklarhet gällande föreningens stadgar och/eller beslut tagna inom organisationen, ta beslut om den slutliga tolkningen. Tolkarens beslut kan ej överklagas.