Hedemora kommuns lokalpolicy

LOKALPOLICY SAMMANFATTNING En samlad fastighets- och lokalpolicy innehåller mål och riktlinjer och syftar till att redogöra för hur kommunen i egenskap av fastighetsägare, ser på sitt bestånd, hur kommunen uppnår ett effektivt lokalutnyttjande. Policyn beskriver processerna för kommunens långsiktiga lokalresursplanering. Hedemora Kommun Revidering av Lokalpolicy antagen av kommunfullmäktige den 13 mars 2018 25

Hedemora kommuns lokalpolicy Inledning En av miljö- och samhällsbyggnadsnämndens viktiga roller är att handha ägarfrågor rörande kommunens fasta egendom och att svara för fastighetsstyrningen, vilket inbegriper ansvaret att leda och samordna den övergripande lokalförsörjningen. En förutsättning för att denna uppgift ska kunna fullgöras på ett verkningsfullt sätt är att det finns en tydlig policy med mål och riktlinjer för sakområdet fastigheter och lokaler så att styrningen avseende kommunens fastighetsbestånd och lokalanvändning kan utövas. Det innebär också att policyn ska följas av samtliga kommunens förvaltningar och bolag. Den av kommunen utsedde lokalstrategen ska se till att policyn efterlevs. En samlad fastighets- och lokalpolicy innehåller mål och riktlinjer och syftar till att redogöra för hur kommunen i egenskap av fastighetsägare, ser på sitt bestånd, hur kommunen uppnår ett effektivt lokalutnyttjande, vem eller vilka som är ansvariga och har beslutsbefogenheter, roller, rutiner och vilka styrmedel som ska utnyttjas och i vilken prioritetsordning. Samtidigt ska policyn beskriva processerna för kommunens långsiktiga lokalresursplanering. Lokalpolicyn som är framtidsorienterad: ska kunna användas under en längre tid är ett bland andra strategiska lednings- och beslutsdokument behandlar lokaler, hyrda eller ägda behandlar styrning och ledning av kommunens lokalförsör jning ska leda till effektivare lokalnyttjande I kommunens övergripande lokalpolicy ingår även en gränsdragningslista mellan fastighet och verksamhet. Gränsdragningen syftar till att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan hyresvärd och hyresgäst såväl tekniskt som ekonomiskt när det gäller drift och skötsel. Gränsdragningslista ska alltid finnas som bilaga till tecknade hyresavtal. Fastighetsstrategiska mål Genom ett effektivare lokalutnyttjande skapar kommunen förutsättningar för att bibehålla eller alternativt utveckla nya verksamheter. Kommunen disponerar en lokalyta på ca 140 000 m 2. Kommunens lokaler ska vara energi- och miljöeffektiva, dimensionerade och utformade efter verksamheternas behov, effektivt använda och välskötta. Kommunen ska ständigt söka lösningar som sänker lokalkostnaderna och optimerar nyttjandegraden. 1

Fastigheter, lokaler och byggnader som på lång sikt inte behövs eller bedöms inte vara av strategisk betydelse ska avvecklas, genom försäljning eller rivning. Fastighetsstrategiska riktlinjer Riktlinjerna ger lokalstrategen och verksamheterna anvisningar för det praktiska arbetet med lokalförsörjning. Kommunen ska själv eller genom ägt bolag koncentrera sitt ägande och förvaltande till lokaler och byggnader som nyttjas för långsiktig kommunal verksamhet. Ägandet kan även omfatta fastigheter av för kommunen strategisk karaktär. Äga Kommunen eller ägt kommunalt bolag kan av verksamhetsmässiga och ekonomiska skäl äga följande fastigheter/typer av lokaler: Förskole- och skolanläggningar samt andra utbildningslokaler Sport- och fritidsanläggningar Kulturbyggnader Lokaler och särskilda boendeformer för vård och omsorg Bibliotek Administrativa lokaler Hyresrätter Bostadsrätter Verksamhetslokaler för energi, kommunikation, vatten och avlopp samt andra kommunala infrastrukturer. Förutsatt att ändamålsenliga lokaler finns tillgängliga ska kommunal verksamhet i första hand hyra kommunkoncernens lokaler. Extern inhyrning Följande lokaler ska kommunen vid behov hyra då de inte är av ägarintresse: Verksamhetslokaler för tillfälligt behov. Föreningslokaler Hyresrätter 2

Hyresavtal Kommunen och helägt kommunalt bolag ska vid uthyrning av mark och lokaler till kommunala verksamheter tillämpa en hyra enligt självkostnadsprincipen. För uthyrning till andra externa juridiska personer ska marknadshyra gälla. För uthyrning till bostadsändamål ska bruksvärdesprincipen gälla. Hyresavtal med kommunens verksamheter ska kompletteras med en gränsdragningslista mellan hyresvärd (fastighet)och hyresgäst (kommunen, verksamheten). I normalfallet ska kommunens verksamheters hyra inkludera alla löpande lokalkostnader för att minimera administration och ge en god överskådlighet. Ändamålsenliga och kvalitetsmässigt godtagbara lokaler Kommunen ska tillgodose verksamheternas behov av ändamålsenliga och kvalitetsmässigt godtagbara lokaler till långsiktigt lägsta möjliga kostnader, investeringar i lokaler binder kapital och påverkar det ekonomiska utrymmet under lång tid för kommunens verksamheter. Vid förändrat lokalbehov ska verksamheterna i första hand effektivisera befintliga lokaler. Nybyggnader ska endast ske när det finns ett stadigvarande och långsiktigt behov av nya lokaler och där andra alternativ kan uteslutas. Lokalerna ska vara ändamålsenliga och hålla god kvalitet. Lokalförsörjningsplan En kommunövergripande lokalförsörjningsplan ska finnas på både kort och lång sikt. Den ska utgå från verksamheternas planer för sitt lokalbehov och ge en bild över utvecklingen på kort och lång sikt. Lokalförsörjningsplanen ska fastställas av kommunfullmäktige i samband med budget. Lokalförsörjningen ska planeras i samverkan mellan kommunens lokalstrateg och förvaltningarnas representanter i en lokalgrupp. Fastighetsinvesteringar Kommunens fastighetsinvesteringar ska tydligt kopplas till, och motiveras av verksamhetsbehov. Fastighetsinvesteringar innebär avvägning mellan att ta kostnad initialt, på kort eller lång sikt. Ofta är brukarnas perspektiv kortare än belastningen av investeringens livslängd. Varje investeringsprojekt ska tas på väl underbyggda beslutsunderlag som visar att den kommunala verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov, klarar av att bära de framtida drift-, underhålls- och kapitalkostnaderna, inklusive eventuell restvärdeshantering. 3

Beslut om fastighetsinvesteringar ska baseras på kommunens totala lokalbehov inte fattas utifrån enskild verksamhets behov. Fastighetsinvesteringar ska endast göras i kommunägda bolags lokaler. Eventuella investeringar i hyrda fastigheter som ej ägs av part inom kommunkoncernen ska beslutas av miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Energi- och resurssnålt Kommunen/koncernen ska i samband med såväl nybyggnationer som ombyggnationer och renoveringar av det kommunägda lokalbeståndet bygga energi- och resurssnålt och med hänsyn till livscykelkostnad. Lokalförsörjning, resursplanering och ekonomiska åtaganden Framförhållning i planeringen av lokaler är angeläget och processen måste vara tydlig. Investering i nya eller befintliga lokaler förutsätter beslutsunderlag som visar att verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov och kan bära en ökad lokalkostnad Underlag måste därför tas fram tidigt i processen för att visa ekonomiska åtaganden. Vid varje investering, ny-, ombyggnad eller tillbyggnad över 4 prisbasbelopp ska beslutsunderlaget visa framtida konsekvenser för verksamheten genom framtagande av en hyreskalkyl där bindningstid kopplad till investeringens avskrivningstid framgår. Investering understigande 4.0 antal prisbasbelopp betalas direkt av verksamheten. Lokalresursplanen utgör underlag för arbetet med den ekonomiska planeringen i mål- och budgetarbetet. Lokalresursplanen ska ge dels såväl kortsiktigt som långsiktigt ekonomiskt underlag för planeringen. Lokalresursplanen bygger på respektive nämnds verksamhetsplanering vad gäller lokalbehov. Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens ansvar Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har ägar- och samordningsansvar för kommunens lokalförsörjning. I samband med budgetuppföljning ska Kommunstyrelsen informeras om hur olika projekt framskrider. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden ska: Bevaka att beslutad lokalförsörjningsprocess hålls, vidta åtgärder när så inte sker och vid behov initiera alternativa lösningar när ordinarie process inte är tillämpbar Säkerställa att projekten hänger samman med helheten 4

Säkerställa att samverkan sker om lokalfrågor. Årligen följa upp intentioner och resultat av arbetet med lokalpolicyn Kontinuerligt informera kommunstyrelsen om lokalförsörjningsarbetet Nämnders ansvar Ansvaret för ett lokalprojekt ligger på respektive nämnd. Nämnderna ansvarar genom sin förvaltning för verksamhetsplaneringen inom respektive ansvarsområde på kort och längre sikt. Nämnden initierar lokalutveckling /avveckling utifrån förändrade behov och krav. Nämnderna ska: Uttala lokalbehov utifrån verksamhetens behov. Godkänna upprättat lokal- och funktionsprogram vid ny- och ombyggnationer Besluta om lokalavveckling Genomföra utredningar inför ombyggnadsprojekt och lokalanpassningar Utredningar förprojekteringar som inte leder till ett slutligt projekt bekostas direkt av nämnden. Förvaltningarnas ansvar och roller Lokalstrateg Kommunens lokalstrateg är direkt underställd förvaltningschef miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen och har ansvaret för att arbeta med den kommunövergripande lokalförsörjningen. Lokalstrategen ska ansvara för och leda samordning av lokalanvändningen för ett effektivt nyttjande. Lokalförsörjningen planeras i samverkan med kommunens förvaltningar med målet att anpassa efter ändrade förutsättningar. Uppgiften innebär att fungera som ''spindeln i nätet" och i samband med nya lokalbehov stå för avvägningen mellan att återanvända lokaler i befintligt skick, anpassa lokaler eller hitta annan lösning. Lokalstrategen ska: ansvara för den kommunövergripande lokalförsörjningen och samordna arbetet över förvaltningsgränserna med stöd av en centralt tillsatt lokalstyrningsgrupp vara ordförande/sammankallande i lokalstyrningsgruppen i samverkan med lokalstyrningsgruppen ge förslag på prioriteringar vad gäller lokaler och underlag till mål- och budgetprocessen, dvs ta fram en kommunövergripande lokalförsörjningsplan 5

utöva äganderollen/ägarföreträdare vad gäller kommunens lokaler och byggnader analysera befintliga strukturer, tydliggöra regler och rutiner för lokalhantering samt föreslå lösningar som säkerställer effektiv lokalhantering (fastighetspolicyfrågor), nyckeltal, regelstyrning, gränsdragningar, rutiner inom sakområdet vara kommunens företrädare gentemot Hedemora Kommunfastigheter AB /AB Hedemorabostäder och andra externa fastighetsägare vid inhyrningar av lokaler ha en samlad överblick i kommunens lokalbestånd och lediga lokaler Lokalsamordnare på förvaltningarna På varje förvaltning ska finnas en tjänsteman med uppdrag att vara lokalsamordnare med uppgift att: Identifiera/ beskriva behovsförändringar i verksamheten. Svara för lokalförsörjningsplanen inom det egna verksamhetsområdet I enlighet med kommunfullmäktiges beslut i mål- och budget medverka i och att följa upp lokalprojekt Medverka i den kommunövergripande lokalförsörjningsplaneringen genom deltagande i lokalstyrningsgruppen Beställa lokalförhyrning Lokalstyrningsgruppen Lokalstrategen organiserar samplanering av lokalförsörjningsarbetet på kommunövergripande nivå genom lokalstyrningsgruppen. Gruppen består förutom lokalstrateg och representant från fastighetsbolaget av förvaltningarnas lokalsamordnare. Brukarrepresentanter adjungeras vid behov. Lokalstyrningsgruppen har till uppgift att: Se koncernens lokalfrågor som helhet och dess ekonomi på kort och lång sikt Bereda och pröva alla lokalbehov och löpande investeringsärenden Upprätta beslutsunderlag Säkerställa tillgången till lokaler för kommunal verksamhet och se till att dessa nyttjas effektivt Analysera den troliga lokalutvecklingen inom respektive område Bevaka planärenden och påtala lokalbehov som ev. kan lösas inom aktuell detaljplan. Diskutera frågor, regelverk, rutiner mm av principiell betydelse i syfte att åstadkomma och säkerställa en effektiv lokalhantering 6

Ansvar och beslutsbefogenheter vid inhyrning av lokaler Enligt gällande delegationsordning. Ansvar och beslutsbefogenheter vid uthyrning av kommunägda fastigheter, lokaler och bostäder Enligt gällande delegationsordning. 7