MTM:s referensgrupp för folkbibliotek Möte 21 november 2018 Externa deltagare: Gustaf Hallquist, Borås stadsbibliotek Josef Laeben-Rosén Stark, Kristinehamns bibliotek Anna Grönlund, Östersunds bibliotek Marie Persson, stadsbiblioteket i Gävle Deltagare från MTM: Tobias Willstedt Ingrid Källström Helena Lingmert Hayri Dündar Ida Löfman och Magnus Paulsson (under punkten MTM:s svarstjänst nu och i framtiden) Fredrik Karlsson (under punkten Marknaden och vi) David Södergren Medin (under punkten Stockholmsprojekt) Sekreterare: Helena Lingmert och Tobias Willstedt Välkommen och några ord om MTM:s nuläge Tobias berättar om MTM:s framtid och status för omlokalisering. Beslutet om omlokaliseringen kom 25 januari. Regeringen uppdrog då åt myndigheten att lokalisera myndigheten från Stockholm till Malmö. Det ska vara klart senast den 31 december 2019. Redan innan omlokaliseringsbeslutet hade MTM påbörjat ett arbeta med en ny vision och strategisk inriktning. MTM:s vision är ett samhälle där all läsning är tillgänglig. MTM ska vara ett kunskapscentrum och myndigheten ska i högre grad arbeta främjande. Framtidsstrategin har fyra olika fokusområden; Användarna i fokus, Marknaden och vi, Nå ut och nå fler, MTM kultur och struktur. Användarna i fokus: MTM ska få en större kunskap om våra användare exempelvis genom att arbeta mer med användarundersökningar Nå ut och nå fler: MTM ska nå ut till de som behöver tillgänglig läsning. 1 (9)
Marknaden och vi: presenteras av Fredrik Karlsson under sin egen punkt i dagordningen. Även om arbetet med omlokaliseringen är mycket krävande har myndigheten fortsatt arbeta med strategin. Flytten till Malmö Myndigheten är fysiskt inrättad i Malmö från 1 januari 2020. Den nya verksamheten har användaren i fokus och utgår från MTM:s nya strategiska inriktning Ökat fokus på att vara ett kunskapscentrum. Myndigheten måste ta tillvara på de digitala verktygens möjligheter. Identifierat kritisk verksamhet under omlokaliseringsfasen Legimus Produktion av talböcker, punktskrift samt e-text Taltidningstjänsten Svarstjänsten Förvaltning av tekniska plattformar Grundläggande myndighetsfunktioner Viss specialkompetens finns bara på MTM vilket innebär utmaningar med stor personalomsättning. Hänt hittills Personalomsättning på ca 25% Tillfälligt kontor i Malmö från 1 september 2018 Proaktiv kompetensförsörjning Rekryteringar pågår samt tillfälliga förstärkningar i Stockholm genom konsulter och tillfälligt anställda. MTM:s svarstjänst nu och i framtiden Ida Löfman, samordnare för svartjänst, presenterade svarstjänsten. Med henne var Magnus Paulsson som är konsult och har i uppdrag av myndigheten att dokumentera arbetet i svarstjänsten inför kommande upphandling. I och med omlokaliseringen har myndigheten beslutat att jobba mot en outsourcing av tjänsten. Nu är det 7 personer som jobbar med svarstjänsten, och gruppen kan komma att krympa ytterligare. Personalomsättningen kommer att göra det svårt för myndigheten att bemanna svarstjänsten under kommande månader. Svartjänsten är en arbetsgrupp som svarar på frågor, framför allt gällande: Allmän information om MTM 2
Support och vägledning Specifik information om myndighetens produkter och tjänster Tidigare var svarstjänsten ett stöd enbart för förmedlare, men allt fler användare kontaktar svarstjänsten direkt. 40% av alla frågor kommer från användare, resten är huvudsakligen bibliotek. Svarstjänsten har öppet för telefonsamtal varje dag kl. 8.30-12. De bemannar mejlen varje dag och alla mejl som kommer in innan kl. 15 besvaras samma dag. Andelen ärenden ökar. År 2016 inkom totalt 13 000 frågor och år 2017 var det 15 000 frågor. Även om MTM upphandlar en svarstjänst kommer myndigheten även fortsättningsvis att ha en second line support för de mer komplicerade frågorna. Ida undrade vilket stöd biblioteken behöver från svarstjänsten? Vad kan svarstjänsten göra bättre eller på ett annat sätt? En i gruppen konstaterade att de alltid fick bra hjälp av svarstjänsten. Hen poängterade att det var viktigt att få stöd och hjälp snabbt eftersom de ofta ringde i skarpt läge när de hade en låntagare framför sig. Andra menade också att de fått ett bra mottagande i svarstjänsten och att det gick att ställa dumma frågor. En gruppmedlem sa att det var viktigt med tekniksupport eftersom det är svårt för bibliotekspersonalen att hålla sig uppdaterad när det gäller tekniken, samtidigt som tanken är att biblioteken ska ha hand om den tekniska supporten. De upplevde att checklistan Teknisk support för användare som finns på Legimus.se hade varit till stor nytta för dem. Ida undrade också om öppettiderna var bra. En i gruppen tyckte att det viktigaste var att det hade öppet varje dag. Andra ansåg att det var viktigt att det också går att ringa. Chatt skulle också kunna vara ett bra komplement, men det räcker med telefon och mejl. En i gruppen tyckte att det vore bra om det framgår på webben/i appen om någon tjänst/funktion ligger nere och om det är ett känt problem som MTM arbetar med. I dagsläget finns det olika funktioner; dels finns trafikljusen på Legimus.se och dels finns information under fliken Använda Legimus som heter Aktuella störningar och problem. Tyvärr finns inte den informationen i appen. Svarstjänsten brukar också läsa in ett meddelande i växeln om det är något större problem. En fråga från gruppen var om biblioteken numera ska hänvisa direkt till MTM om låntagaren har några frågor? Svaret är att låntagarna i första hand ska vända sig till biblioteket. Frågeställaren undrade också om tjänsten glömt lösenord finns i appen. Tyvärr inte meddelade Ida. Det är också så att avtalet inte heller kommer upp i appen, utan finns bara på webben. Men tanken är att avtalet även ska komma upp i appen så småningom. Gruppmedlemen ville veta om det fanns någon FAQ i appen, men det gör det inte nu. Det skulle vara möjligt att lägga till manualer i filer även om det inte är optimalt. 3
Gruppen var enig om att svarstjänsten fungerar bra och gärna får fortsätta arbeta ungefär som de gör nu. Föregående mötesprotokoll Läsguldet Läsguldets jury har fattat ett beslut. Det har gått ut ett pressmeddelande att det är projektet: Unga läser för gamla i Gottsunda som tilldelats MTM:s pris. Det är ett generationsövergripande projekt som också innefattar ett kulturellt utbyte. Det blir prisutdelning på Gottsunda bibliotek sista veckan i november Uppföljning på förändringar i Legimus En i gruppen framförde önskemålet att det skulle vara möjligt att lägga in en kommentar när man bevakar en bok; till exempel skulle de vilja kunna lägga in ett låntagarid för att veta vem som ska ha boken. Hayri ska undersöka om det går. Hayri meddelade att det inte går att lägga in egna PDF-dokument i appen (för att få det uppläst). App känner inte igen formatet och kan inte läsa det. Det var oklart hur många som är intresserade av att kunna göra det. Föregående möte hade en i gruppen påtalat en brist i filtreringen i Legimus. När Hayri testade försvann inte filtreringen på det sätt som hen hade varit med om. Om det händer igen så skicka information om detta till Hayri. Ett fält för telefonnummer i TBK är inte klart än, men kommer snart. Val 2018 MTM gör inte någon uppföljning hur sidorna har nyttjats då det är väldigt svårt att utvärdera det. Talboken kommer MTM fortsätter arbetet med TBK i Borås och Östergötland. Det går lite långsamt, då det är svårt att hitta användare. Dessutom är det svårt att utvidga projektet ytterligare med tanke på den situation MTM befinner sig i. Det måste finnas personer på MTM som kan förvalta pilotverksamheten. GDPR MTM har gjort ett omtag med SKL och dataskyddsombudet och man har kommit fram till att det är MTM som äger personuppgifterna och att biblioteken biträder. MTM kommer att sluta biträdesavtal med biblioteken och det kommer att ske via ansvariga nämnderna. Just nu pågår en diskussion med SKL hur det ska gå till. Det kommer bli en separat process med friskolorna, eftersom MTM måste sluta avtal med friskolornas huvudmän. Det kommer snart mer information om det. Avtal/låneregler Efter inrådan från referensgruppen valde vi att inte kalla avtalet för låneregler. 4
Legimus - nytt gränssnitt och framtiden Den nuvarande appen är föråldrad. MTM håller på att arbeta fram ett nytt gränssnitt och det finns möjligheter att lämna synpunkter till Hayri. Själva gränssnittet kommer att vara klart till årsskiftet. Därefter följer arbete med; manualer, filmer etc. Det nya gränssnittet planeras att släppas live andra kvartalet 2019. Alla deltagare har fått screenshots på det nya gränssnittet skickade till sig inför mötet. Det finns två varianter av bokhyllan, en stående och liggande. Den stående bilden ska vara default. Stående bokhyllan: en i gruppenpåpekade att vissa målgrupper ser dåligt och det är ganska liten font. Det vore därför bra om det gick att öka storleken. Det är också bra om det finns en symbol som indikerar att det är en talbok med text. Enligt Hayri ska det finnas en sådan symbol. I den liggande bokhyllan finns ingen information om boken, förutom omslaget. Frågan är om det är tillräckligt med tanke på målgrupperna? En gruppmedlem ansåg att det kunde vara riskfyllt att plocka bort titeltexten. Marknaden och vi Fredrik Karlsson är konsult på MTM och arbetar med delmålet Marknaden och vi inom framtidsstrategin. Han har kartlagt vilka aktörer som finns på marknaden och utreder MTM:s främjandesatsning. Tanken är att han ska ta fram en strategi för hur MTM ska jobba med främjandet. Målet för år 2020 är att delar av marknaden ska vara tillgänglig från början. Det ska alltså finnas tillgängliga produkter från början som MTM inte behöver producera. Redan nästa år kommer MTM jobba mer med främjande. Under hösten pågår olika pilotprojekt. MTM samarbetar med Norstedt och Bonnier och gör GAP analyser av deras filer för att se hur tillgängliga de är nu. Axiell ska under en provperiod testa tillgängligheten i alla böcker från Bonnier och Norstedts. Eftersom alla böcker som produceras i Sverige passerar Axiell är de en viktig samarbetspartner. Det här innebär ingen större kostnad för förlagen. Genom att göra böckerna tillgängliga från början kommer ca 85% av de behov som finns att täckas. Men det kommer fortfarande att finnas vissa som har specialbehov och där MTM måste anpassa titeln. Hur ser tillgängligheten ut hos abonnemangstjänsterna? MTM kommer att köra tillgänglighetstester på Bookbeat, Nextory, Storytel och Biblio. Alla aktörer är intresserade av att få feedback. Gruppen ställde frågan hur biblioteken får tillgång till dessa filer. Fredrik menade att det var en knäckfråga. De tillgängliga böckerna/filerna måste minst nå samma 5
tillgänglighetsgrad som för pappersböcker och e-böcker. I Italien har man valt att göra en inclusive publishing plattform där man samlar allt tillgängligt material. När det gäller Talboken kommer måste vi kunna integrera andra tjänster (om de har samma tillgänglighetsgrad osv) för att kunna fortsätta serva dem. Eftersom tjänsten Talboken kommer omfattar en liten marknadsandel kommer det troligen inte vara något problem. Gruppen undrade över de tillgängliga e-böckerna. Är produktionen fullgod i sig? Kommer den att fungera för exempelvis studentlitteratur? Fredrik svarade att det pågår mycket arbete när det gäller tillgänglighet - DN och Bookbeat har till exempel gått samman för att kunna förmedla sina nyheter. En i gruppen berättade att många lånar böcker som går att förstora upp, vilket man kan göra i e-böcker. Men det är inte lika tillgängligt att läsa/komma in i en e-bok. Fredrik svarade att de tittar på alla led i upplevelsen, inte bara själva läsupplevelsen. Fredrik kommer att skicka ut presentationen till alla efter mötet. Om någon i gruppen är intresserad kan de också få statusrapporten. Stockholmsprojekt David Södergren-Medin är utlånad på halvtid till Regionbibliotek Stockholm för att jobba med projektet Utmaning storstad. Syftet att öka kunskapen om läsombudsverksamheten på bibliotek och inom LSS- och äldreomsorg i Stockholmsregionen. Man har konstaterat att läsombudsverksamheten fungerar sämre i storstäder. Anledningen är att man byter personal oftare inom både äldreomsorg och bibliotek. Den metod som MTM arbetat fram fungerar inte för dem. Frågan är vad storstadsregionerna behöver för stöd från MTM. David håller nu på och kartlägger hur det ser ut i dagsläget. Han försöker hitta sådana som jobbar med läsombudsverksamhet. Inom projektet planerar man också att ha en studiedag för alla regionens bibliotek i januari. Projektet ska vara klart i slutet av februari och resultera i en rapport. Jämställdhetsintegrering och användning av Legimus I MTM:s förordning står uttryckligen att vi ska integrera ett jämställdhets, mångfaldsoch barnperspektiv. Perspektiven mångfald och barn har MTM redan en struktur kring, men inte jämställdhetsperspektivet. Jämställdhetsintegreringen är ett strategiskt arbete för att nå de jämställdhetspolitiska målen. Jämställdhetsintegreringen ska leda till förbättringar i samhället för medborgarna. Det handlar alltså inte om myndighetens interna arbete. I år har MTM inlett ett arbete med jämställdhetsintegrering. Arbetsgruppen har tittat på statistik. Närmare bestämt de användare som är under 18 år. 6
Fler pojkar än flickor under 18 år blir registrerade ca 60%. Det är ingen större skillnad mellan folk- och skolbibliotek. Av flickorna som blir registrerade blir sedan en större andel aktiva låntagare. Av de låntagare som är aktiva så var det fler som blivit registrerade på folkbibliotek än på skolbibliotek. Det är dock inte stora. Gruppen får fundera över följande frågor: Hur kan problemet förtydligas? Vilka processer i kärnverksamheten knyter an till problemet? Vad eller vilka upprätthåller problemet? Vem drabbas? Vad orsakar det? Finns det system som styr? En i gruppen menar att det speglar tillståndet i stort. Dvs att det statistiskt sett är fler flickor än pojkar som lånar böcker och läser. En annan lyfte fram att man upplever att det är vanligare med dyslexi bland pojkar, vilket kan vara orsaken till att fler pojkar blir låntagare. Ytterligare en föreslog att det kanske är fler pojkar som har koncentrationssvårigheter? Det finns ingen statistik på hur många som har olika diagnoser,. Det har också visat sig att kvinnor över 18 år är överrepresenterade bland låntagare, medan flickur under 18 år är underrepresenterade bland låntagarna. Kan det vara så att kvinnor över 18 år borde ha fått ett Legimuskonto tidigare? En i gruppen påpekade att det är viktigt att man blir visad hur man använder kontot. Det verkar låntagarna inte bli i samma utsträckning via skolbiblioteken. I skolan får man ofta bara kontot, inte själva introduktionssamtalet. Vissa föräldrar verkar också tycka att det räcker för eleven att ha tillgång till Inläsningstjänst och inte behöver något mer konto. De behöver få reda på vad nyttan med Legimus är. I Borås hade man kommit på att det är viktigt att man ser till att ladda ner en bok som de vill läsa så att de kommer igång i samband med registreringen. De har börjat boka in en tid för att visa Legimuskontot så att man ordentligt kan gå igenom det hela. Det brukar ta ca 30 minuter att visa allt. Så gjorde även flera av de andra i gruppen. I Östersund kunde låntagarna dessutom boka in en sådan visning via webben. Tobias undrade hur MTM kan påverka. En i gruppen menade att det ibland kan vara svårt att hjälpa eleverna för att de inte vill ta emot hjälp, utan vill göra det själv. En annan lyfte också fram att man under ett introduktionssamtal har möjlighet att visa Legimus på webben och de funktioner och den information som finns där. I annat fall blir det ofta så att låntagarna bara använder sig av appen. MTM:s arbete mot nyanlända MTM har tagit fram material till nyanlända inom lättlästsfären. År 2016 tog MTM fram informationsmaterial på flera olika språk som riktade sig enbart till nyanlända. Folkbiblioteken var då väldigt intresserade och beställde mycket. Vad behöver folkbiblioteken till dessa grupper? Vad ska MTM tänka på när vi arbetar mot dessa grupper? 7
Östersund har jobbat med visningar riktade mot nyanlända. De har använt MTM:s broschyrer vilket varit bra. De har också personer som talar språket som presenterar biblioteket. Hittills har de bara träffat en person som haft behov av tillgänglig läsning. Det finns översiktlig information på MTM.se, men det finns inte så mycket material om MTM:s tjänster på andra språk. Problemet är att det görs småändringar i materialet och då måste även översättningarna göras om. MTM måste utveckla sina rutiner kring detta. Enligt en i gruppen är nyanlända en stor målgrupp. De har använt böcker från Vilja förlag som arbetar mycket mot nyanlända. De efterfrågade inspirationstips, för att kunna tänka nytt. Det finns en del inspiration på MTM.se.: https://www.mtm.se/bibliotek/goda-exempel-och-reportage/ En i gruppen tipsade om Viljas lättlästdag som varit väldigt bra. Konferensen har även filmats för de som är intresserade. De har flyttat om i biblioteket och vill gärna få tips på hur man kan skylta. Om någon har några tips får de gärna mejla! En gruppmedlem sa att målgruppen vuxna som vill ha Legimus har blivit bredare. T.ex. de som har opererat in implantat, eller personer med förvärvade hjärnskador. En annan menade att MTM:s kampanjer har gett resultat och Tobias bekräftade att antalet nya låntagare i Legimus har ökat i år. Ingrid berättade att i Linköping har de filmer om talböcker på loop på vårdcentraler. Helena uppmanade alla bibliotek att skicka in förslag på böcker på andra språk. Enligt det nya avtalet med WIPO får MTM bara hämta titlar från ABC-katalogen om det finns ett förslag från en låntagare. Övrigt: Talboken kommer Hela gruppen konstaterade att Talboken kommer är en jättebra tjänst och uppskattar den mycket. Många av dem som börjar använda tjänsten är nya läsare som inte har läst på länge. En gruppmedlem inflikade också att de rent generellt får mycket uppskattning för MTM:s tjänster och produkter. En annan berättade att de just nu är ute på äldreomsorgen och berättar om taltidningar och talböcker och att det är väldigt lätt att prata gott om tjänsterna. Ett önskemål är att det fanns möjlighet att filtrera bort de titlar som låntagaren tidigare lånat. Tobias berättade att det finns en workaround. Om man lägger alla böcker i lådan så säger den till om man lånat den tidigare. Sökfunktionalitet i Legimus En gruppmedlem påpekade att låntagarna har svårt att hitta böckerna. I Storytel finns exempelvis kategorier som är en stor hjälp för användaren. Mötet konstaterade att det eventuellt skulle gå att använda sig att hyllsignum för att dela in titlarna i olika kategorier. 8
Vidare menade gruppmedlemen att det vore bra att skilja mer på barn- och ungdomsböcker i Legimus katalog. Ett förslag var att man skulle kunna skilja böckerna åt via åldersindelningar. Ingrid berättade att tanken är att instagramkontot ska vända sig mer till ungdomar och boktipsen på Legimus till yngre barn. En i gruppen tyckte att det var bra att det i Legimus finns en separat ingång till barnoch ungdomsböcker, eftersom vissa böcker inte är så lämpliga för yngre barn. Nästa möte 10 april 2019 9