Reglemente för kommunstyrelsen i Ljungby kommun

(2019) Reglemente för kommunstyrelsen i Ljungby kommun Fastställt av kommunfullmäktige 2018-12-17 156

2 Reglemente för kommunstyrelsen Utöver det som står skrivet om kommunstyrelsen i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd, pensionsmyndighet. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet, i enlighet med föreskrifter i arkivreglementet. Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens uppgifter enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Kommunstyrelsens arbetsutskott är krisledningsnämnd som kan aktiveras vid fredstida kris. Nämndens verksamhet regleras i särskilt reglemente. Under höjd beredskap ansvarar kommunstyrelsen enligt förordningen (2015:1053) om totalförsvar och höjd beredskap för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen ska bedriva. Kommunen ska vid högsta beredskap övergå till krigsorganisation. Allmänt om kommunstyrelsens uppgifter Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över verksamhet som bedrivs i kommunala bolag, stiftelser och kommunalförbund. Styrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen. Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige. Styrelsen ansvarar för i detta reglemente angivna uppgifter jämte sådana uppgifter som inte lagts på annan nämnd. Härutöver ansvarar styrelsen för de uppgifter som framgår av kommunallagen (2017:725) och annan lagstiftning. Kommunstyrelsen bereder, verkställer och följer upp fullmäktiges beslut. Kommunstyrelsens verksamhet Styrfunktion 1 I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att: göra framställningar i övergripande frågor som inte annan nämnd ansvarar för enligt lag, styra och samordna den översiktliga planeringen av användningen av mark och vatten i samarbete med berörda nämnder, styra och samordna den strategiska boendeplaneringen i samarbete med

3 bolagsstyrelser och nämnder, styra och samordna energiplanering i samarbete med bolagsstyrelser och nämnder, göra intern kontroll av kommunstyrelsens verksamhet och se till att det finns en god intern kontroll hos övriga nämnder och förvaltningar, se till att uppföljning sker till fullmäktige om hur verksamheten utvecklas i samtliga nämnder och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret, ansvara för samordningsträffar med nämndpresidierna och förvaltningscheferna, ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen, löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 3 kap. 17-18 KL är uppfyllda beträffande de aktiebolag kommunen har aktier i, årligen, senast den 30 april, i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i enligt 3 kap. 17-18 KL under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner styrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder, tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Styrelsens verksamhet 2 Kommunstyrelsen ansvarar för IT-, ekonomi, arbetsgivar-, och näringslivsfrågor, strategiska utvecklingsfrågor, målstyrning och verksamhetsutveckling samt ägarfrågor som berör de kommunala bolagen. Inom kommunstyrelsens ansvarsområden ingår att ansvara för bland annat: övergripande infrastruktur- och kollektivtrafikfrågor personal- och arbetsgivarfrågor kommunikation upphandling professionella gode män kommunens statistik konsumentfrågor samt budget- och skuldrådgivning arkivfrågor juridik näringslivsutveckling övergripande utvecklingsfrågor för kommunens tillväxt samt interna utredningar hållbar utveckling ekologisk, ekonomisk och social, jämställdhet, integration och internationellt arbete, demokrati IT, telefoni, kontorsservice och växel för samtliga förvaltningar övergripande ansvar för nämndadministration inklusive styrdokument

4 uppdatering av den kommunala författningssamlingen och se till att den hålls tillgänglig i lagstadgad form, kommunens anslagstavla samt samordna innehållet i och ansvara för kommunens externa och interna webbplatser. ansvar för tillsyn enligt General Data Protection Regulation GDPR folkhälsa och brottsförebyggande arbete säkerhetsfrågor Kommunstyrelsen har även hand om de förvaltnings- och verksamhetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd. Styrelsen ska följa utvecklingen inom verksamhetsområdet och ta nödvändiga initiativ till utveckling och förbättring av verksamheten. Styrelsen ansvarar för att det finns en ändamålsenlig organisation inom verksamheten enligt tilldelade resurser. Styrelsen anställer den personal vid förvaltningen som krävs för att bereda, handlägga och utföra de arbetsuppgifter som nämnden ålagts i detta reglemente. Styrelsen ansvarar för kommunikation till allmänheten om den egna verksamheten samt för verkställandet av kommunens kommunikationsinsatser i övrigt. Styrelsen är personuppgiftsansvarig enligt EU:s förordning 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som sker i kommunstyrelsens verksamhet, kommunfullmäktige och fullmäktigeberedningar samt för de typer av behandlingar som är gemensamma för hela kommunen. Det innebär att styrelsen ska fullgöra de skyldigheter som åligger den personuppgiftsansvarige samt tillgodose de registrerades rättigheter enligt samma lag. Styrelsen ska utse dataskyddsombud. Styrelsen ansvarar för att all verksamhet bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning och styrdokument. Ekonomisk förvaltning 3 Kommunstyrelsen har hand om kommunens och stiftelsernas medelsförvaltning och följa de föreskrifter som kommunfullmäktige beslutar om. Styrelsen ansvarar för överförandet av kommunens förvaltningars under- och överskott mellan verksamhetsåren. Styrelsen ansvarar för riskbedömning och analys av säkerhet inför fullmäktiges beslut om borgen. Styrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning.

5 Personalpolitiken 4 Kommunstyrelsen ansvarar för frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, såsom övergripande löne-, personal- och arbetsgivarpolitik samt pensionsförmåner kollektivavtal tolkning av lagar och avtal övergripande organisationsfrågor personalförsörjning. Delegering från kommunfullmäktige 5 Kommunfullmäktige delegerar till kommunstyrelsen att besluta i följande grupper av ärenden: vid behov ta upp lån inom den beloppsram och de riktlinjer som fullmäktige fastställt med särskilt beaktande av de närmare föreskrifter om säkerheten som fullmäktige angivit, styrelsens förvaltningsorganisation inom de riktlinjer som fullmäktige fastställt, omdisponering av investeringsmedel mellan olika projekt upp till 5 miljoner kronor samt omdisponering från driftanslag till investeringsanslag. yttranden enligt lagen om allmän kameraövervakning, besluta om till- eller avstyrkande till länsstyrelsen vad gäller ansökan om uppförande av vindkraftsanläggning i kommunen, i sådana mål och ärenden, där det är kommunstyrelsens uppgift att föra kommunens talan och träffa överenskommelser om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal, avge övriga yttranden som ankommer på kommunfullmäktige om inte yttrandena är av principiell betydelse för den kommunala självstyrelsen. Kommunstyrelsen får också besluta i sistnämnda slag av yttranden om remisstiden inte medger att yttrandet behandlas på ordinarie sammanträde med fullmäktige. Ansvar och rapporteringsskyldighet 6 Kommunstyrelsen ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Kommunstyrelsen ska regelmässigt rapportera till fullmäktige hur verksamheten i kommunen och de bolag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i utvecklas och hur den totala ekonomiska ställningen är under budgetåret. Kommunstyrelsens sammansättning och arbetsformer Sammansättning 7 Kommunstyrelsen består av 15 ledamöter och 15 ersättare som utses av kommunfullmäktige för en mandatperiod. Om ledamot eller ersättare i nämnden

6 Kommunalråd avsäger sig uppdraget under mandatperioden ska kommunfullmäktige snarast utse ny ledamot eller ersättare. Styrelsen får bara handlägga ärenden när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Ett ärende ska bordläggas eller återremitteras, om det begärs av minst hälften av de närvarande ledamöterna. 8 I Ljungby kommun ska det finnas tre kommunalråd. Till kommunalråd ska utses kommunstyrelsens ordförande, kommunstyrelsens vice ordförande och andre vice ordförande. Kommunalråden utses av kommunfullmäktige vid samma tillfälle och för samma tid som ledamöterna i kommunstyrelsen. Regler och tjänstgöringsgrad för kommunalrådens verksamhet fastställs av kommunfullmäktige i Instruktion för kommunalråd m.m. i Ljungby kommun. Ordföranden 9 Kommunstyrelsens ordförande ansvarar för att Ersättare Tjänstgöring ha uppsikt över kommunens hela nämndförvaltning, följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor, följa frågor av betydelse för verksamhetens utveckling, riktlinjer och visionsarbete, främja samverkan mellan kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder, andra kommuner, landsting, myndigheter, med flera, representera kommunstyrelsen vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte kommunstyrelsen bestämt annat. 10 Ledamot som inte kan närvara vid ett sammanträde eller i en del av det ska anmäla detta till kommunstyrelsens kansli så att en ersättare kan kallas in. Inkallande av ersättare sker i den ordning som fullmäktige fastställer efter förslag från respektive parti, om inte valet har skett proportionellt. Ledamot som kommer till ett pågående sammanträde för att påbörja sin tjänstgöring får börja sin tjänstgöring när nästa ärende påbörjas. Ledamotens ersättare avslutar då sin tjänstgöring. Ledamot som lämnar sammanträdet på grund av annat skäl än jäv, får inte fortsätta sin tjänstgöring om en ersättare har börjat tjänstgöra.

7 Ledamot som är jävig i ett ärende får kalla in en ersättare som tjänstgör enbart under detta ärende. Därefter får ledamoten fortsätta sin tjänstgöring som vanligt. Finns ersättare närvarande får ordförande inte låta nämnden sammanträda med luckor. Ordförande måste se till att nämnden om möjligt är fulltalig även om det skulle innebära att en ersättare måste kallas in från ett annat parti. Om styrkebalansen mellan partierna påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Ej tjänstgörande ersättare 11 Ersättare som är närvarande under sammanträdet utan att vara kallade för tjänstgöring har rätt att yttra sig men inte att yrka eller delta i beslutsfattandet. Ersättare för ordföranden 12 Om varken ordföranden, förste vice ordföranden eller andre vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den ledamot som varit ledamot i kommunstyrelsen längst tid ordförandens uppgifter. Sammanträdena Tidpunkt Om ordföranden, vice ordföranden eller andre vice ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid än tre månader kan styrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 13 Kommunstyrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen bestämmer. Utöver det ska sammanträden hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst en tredjedel av ledamöterna begär det. Offentliga sammanträden 14 Kommunstyrelsens sammanträden är delvis öppna för allmänheten (offentliga). Kallelse Kommunstyrelsens dagordning delas in i ärenden som behandlas under den del av sammanträdet som är offentligt och ärenden som behandlas utan allmänhetens närvaro. Ordföranden beslutar om indelningen av dagordningen. 15 Ordföranden beslutar vilka ärenden som ska behandlas av nämnden och ansvarar för att en dagordning upprättas. Ordföranden ansvarar för att en skriftlig kallelse skickas på ett lämpligt sätt till samtliga ledamöter och att ersättare underrättas om sammanträdet, senast fyra dagar före sammanträdesdagen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.

8 Kallelsen ska innehålla information om var och när sammanträdet äger rum. Till kallelsen bifogas dagordning och beslutsunderlag. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende ska skickas med i kallelsen. När varken ordförande, förste vice ordförande eller andre vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den ledamot som varit ledamot i kommunstyrelsen längst tid göra detta. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot ska den äldsta av dem göra detta. Justering av protokoll 16 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Reservation Kommunstyrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan styrelsen justerar den. 17 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen skriftligt ska motiveringen lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. Delgivning 18 Delgivning till kommunstyrelsen sker genom ordföranden, kommunchef eller annan anställd som styrelsen bestämmer. Undertecknande av handlingar 19 Avtal och handlingar i ärenden som har beslutats av kommunstyrelsen eller som är av större vikt eller principiell betydelse ska undertecknas av ordföranden. Om ordföranden inte har möjlighet att skriva under avtal får vice ordföranden eller andre vice ordföranden göra det istället. Utskott Avtal och handlingar i ärenden som har beslutats av arbetsutskottet och personalutskottet får skrivas under av ordföranden i respektive utskott i första hand och av kommunstyrelsens ordförande i andra hand. Avtal och handlingar av större vikt eller principiell betydelse ska kontrasigneras av kommunchefen eller ekonomichefen. Övriga avtal och handlingar undertecknas av förvaltningschef eller avdelningschef i enlighet med kommunstyrelsens delegeringsordning. 20 Inom kommunstyrelsen ska det finnas ett arbetsutskott, som också utgör budgetberedningen, och ett personalutskott. Ansvarig tjänsteman för personalutskottet är personalchefen.

9 Arbetsutskottet ansvarar för: samordning av den kommunala verksamheten, utformning av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av verksamheten, sysselsättnings- och näringslivsfrågor, ekonomisk förvaltning, administration och IT, central kommunikationsverksamhet, samt övriga frågor inom kommunstyrelsens ansvarsområde som inte ligger inom personal- och arbetsmarknadsutskottets ansvarsområde. Personalutskottet ansvarar för: att utforma och följa arbetet med en aktiv löne-, personal- och arbetsgivarpolitik samt pensionsförmåner att vara kommunens förhandlingsombud i personalfrågor, sluta kollektivavtal och besluta om övergripande policy för anställningsvillkor, samt tolka och tillämpa villkor och reglementen att vid rekrytering av kommundirektör och förvaltningschefer föreslå kommunstyrelsen en kandidat samt ge förslag till löne- och anställningsvillkor rådgivning i personalfrågor åt kommunens styrelser och nämnder. övergripande chefs- och organisationsutveckling samt personalförsörjning att se till att nödvändiga policydokument utarbetas att följa övergripande arbetsmiljöverksamhet liksom jämställdhetsarbetet 21 Utskotten består av fem ledamöter och fem ersättare vardera. Ledamöterna och ersättarna utses av kommunstyrelsen för en mandatperiod. 22 En ordförande och en vice ordförande utses för varje utskott bland utskottens ledamöter utav kommunstyrelsen för en mandatperiod. Om utskottets ordförande eller vice ordförande på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid än tre månader kan kommunstyrelsen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter och kompenseras för detta enligt det arvodesreglemente som kommunfullmäktige har fastställt. 23 Ersättare får endast närvara vid utskottens sammanträden om de har kallats in att tjänstgöra då ordinarie ledamot har fått förhinder. Inkallande av ersättare sker i den ordning som fullmäktige fastställer efter förslag från respektive parti. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska kommunstyrelsen så snart som möjligt utse ny ledamot eller ersättare i utskottet. 24 Utskotten sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskotten får bara handlägga ärenden när mer än hälften är närvarande.

10 25 De ärenden som ska avgöras av kommunstyrelsen ska beredas av utskotten om beredning behövs. De ärenden som utskotten har rätt att besluta om på kommunstyrelsens vägnar finns angivna i kommunstyrelsens delegationsordning.