4.12.2018 1 TIDPUNKT MÖTESPLATS 4.12.2018 kl. 16.40 18.20 Edupoli, Yrkesvägen 1, Borgå (Rektorns arbetsrum, 2. vån.) ÄRENDEN Ärende nr Bilaga nr ST 139 : Inledning av mötet... 3 ST 140 : Mötets laglighet och beslutförhet... 3 ST 141 : Protokolljusterare... 3 ST 142 : Dagordning... 4 ST 143 : * Rapportering... 5 ST 144 : * Nominerande av styrelsemedlemmar till Stiftelsen Helia... 6 ST 145 : Samkommunens lånearrangemang... 7 ST 146 : * Överföring av samkommunens egendom, personal och verksamhet till EdupoliPointCollege Oy... 9 ST 147 : Samkommunens tjänsteinnehavare tills samkommunen avvecklats... 10 ST 148 : Samkommunens beslutslängder... 11 ST 149 : Meddelanden... 12 ST 150 : Samkommunstyrelsens mötestidpunkt och mötesplats... 13 ST 151 : Bilaga 1 Besvärsanvisning... 14 *) Med möteskallelsen utdelas skilt grundinformationsmaterial som inte arkiveras. Materialet sparas mötesvis samlat i minst två års tid, beroende på innehållet. ORDFÖRANDE Protokollet finns till allmänt påseende Roope Lenkkeri Fr.o.m. 11.12.2018 i det allmänna datanätet www.iukky.fi.
4.12.2018 2 TIDPUNKT MÖTESPLATS 4.12.2018 kl. 16.40 18.20 Edupoli, Yrkesvägen 1, Borgå (Rektorns arbetsrum, 2. vån.) MEDLEMMAR ANDRA NÄRVARANDE Maria Grundström (Lovisa), viceordförande Katri Haverinen Virpi Karjalainen (Sibbo) Jari Kettunen (Borgå) Roope Lenkkeri (Borgå), ordförande Heidi Norra (Lappträsk), avlägsnade sig från mötet kl. 18.10 då 147 behandlades Kaija-Leena Tuomisto (Askola), avlägsnade sig för tiden för behandling av 145, avlägsnade sig från mötet kl. 18.00 då 146 behandlades Raija Vaniala (Borgå) Maija Penttilä, förvaltningsdirektör Pentti Suursalmi, samkommunens direktör Kimmo Orava, direktör, avlägsnade sig för tiden för behandling av 147 Anja Leino, biträdande rektor ÄRENDEN 139-151 UNDERSKRIFTER PROTOKOLLJUSTE- RING Underskrifter Roope Lenkkeri ordförande Raija Vaniala protokolljusterare Maija Penttilä protokollförare Virpi Karjalainen protokolljusterare Protokollet finns till allmänt påseende Fr.o.m. 11.12.2018 i det allmänna datanätet www.iukky.fi.
4.12.2018 3 ST 139 : Inledning av mötet Samkommunens styrelseordförande Roope Lenkkeri öppnade mötet kl. 16.40. ST 140 : Mötets laglighet och beslutförhet Förslag (RL): Mötet konstateras lagenligt sammankallat och beslutfört. Konstaterades. ST 141 : Protokolljusterare Förslag (RL): Två protokolljusterare väljs för justering av detta protokoll. Till protokolljusterare valdes Raija Vaniala och Virpi Karjalainen.
4.12.2018 4 ST 142 : Dagordning Förslag (RL): Föredragningslistan godkänns som mötets dagordning. Godkändes.
4.12.2018 5 ST 143 : * Rapportering - Samkommunens ekonomi 01-10/2018 Förslag (KO): Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom.
4.12.2018 6 ST 144 : * Nominerande av styrelsemedlemmar till Stiftelsen Helia Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä är medlem i Stiftelsen Helia och samkommunen är berättigad att utse en ledamot och dennes personliga suppleant till stiftelsens styrelse. Enligt reglerna ska ledamoten och suppleanten meddelas senast den 20.12. Denna gång ska ledamoten vara en man och suppleanten en kvinna. Förslag (KO): Samkommunstyrelsen utser en ledamot och till denne en suppleant till Stiftelsen Helia. Samkommunstyrelsen beslutade att utnämna Pasi Kankare till ledamot och Riitta Laukkanen till hans suppleant till Stiftelsen Helias styrelse.
4.12.2018 7 ST 120 : (4.10.2018) Samkommunens lånearrangemang Samkommunstyrelsen har den 12.8.2010 95 fattat beslut om ibruktagande av Kommunfinans Abp:s Kuntatodistusohjelma. Dessutom har samkommunen, å sina medlemskommuners vägnar, tagit långfristigt lån från Kommunfinans Abp för finansiering av grundrenoveringsarbeten vid Styrmansvägen 6 under åren 2009 och 2010 samt samkommunens eget lån för finansiering av grundrenoveringsarbeten vid Askola-fastigheten under åren 2013 och 2014. När samkommunens funktioner den 1.1.2019 övergår till EdupoliPointCollege Oy, kommer Kommunfinans att kräva 100 % garanti av medlemskommunerna för lånen. Enligt EdupoliPointCollege Oy:s utkast till aktieägaravtal har aktieägarna ingen skyldighet att ge ut lån åt bolaget eller gå i borgen för, eller garantera bolagets förpliktelser. Förutom från Kommunfinans har samkommunen långfristigt lån från Östnylands Andelsbank. Lånet är taget för grundrenovering av Askola-fastigheten år 2012. Andelsbanken har meddelat att de godkänner samkommunens fastigheter som säkerhet för lånen. Med Andelsbanken har man förhandlat om att sammanslå de förutnämnda lånen till ett lån. De erbjudna lånealternativen presenteras på mötet. Förslag (PS): Samkommunstyrelsen besluter att godkänna att lånen från Kommunfinans Abp överförs till Östnylands Andelsbank och befullmäktigar förvaltningsdirektören att förhandla om tidpunkten för lyftande av lånet och andra detaljer med Andelsbanken, samt att underteckna lånedokumenten. Beslut om eventuellt ränteskydd för lånekapitalet lämnas till EdupoliPointCollege Oy att fatta. Godkändes. ST 145 : Samkommunens lånearrangemang Samkommunens lån lyfts den 5.12.2018. Samkommunens lån övergår till EdupoliPointCollege Oy via apportöverlåtelse fr.o.m. den 1.1.2019. Östnylands Andelsbank förutsätter inteckning i fastighet som garanti för lånet och bankkontots limit. För att garantierna ska träda i kraft innan årsskiftet, bör ansökning om fastighetsinteckningar och pantbrev inledas omgående. Förslag (KO): Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä besluter att pantsätta fastigheten i Askola, adress Helkamäentie 32 (18-405-3-139), som garanti för EdupoliPointCollege Oy:s kontolimit på 1 000 000 euro.
4.12.2018 8 Styrelsen befullmäktigar samkommunens förvaltningsdirektör att underteckna och komma överens om ansökan om inteckningar i fastigheterna 18-405-3-139 (Askola Helkamäentie 32), 92-61-138-2 (Vanda Vickervägen 5), 638-2-37-7 (Borgå Alexandersgatan 20), 638-414- 0001-0320-W (Borgå Yrkesvägen 1), 612-023-0422-0004-L1 (Borgå Styrmansvägen 6) och 434-8-804-4 (Lovisa Direktörsvägen 12). Ytterligare beslutades att överlåta de inteckningar, som gäller de i bolagets ägo varande KOY Loviisan Amisto och KOY Edupolis, till bankens förvaring tills banken har erhållit betalning för de ansvar för vilka Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä har pantsatt aktierna till banken. Kaija-Leena Tuomisto anmälde jäv vid denna paragraf och avlägsnade sig från möteslokalen för tiden då ärendet behandlades. Samkommunstyrelsen befullmäktigar samkommunens direktör att underteckna nya överlåtbara arrendeavtal med Borgå stad för Styrmansvägen och Yrkesvägen, så att fastighetsinteckning kan sökas för dessa fastigheter. I övrigt godkändes förslaget.
4.12.2018 9 ST 146 : * Överföring av samkommunens egendom, personal och verksamhet till EdupoliPointCollege Oy Samkommunens medlemskommuners fullmäktige i Borgå, Lovisa, Sibbo, Askola och Lappträsk har på våren 2018 beslutat om en sammanslagning av Itä-uudenmaan koulutuskuntayhtymä och Oy Porvoo International College Ab så, att EdupoliPointCollege Oy har grundats för att fortsätta med verksamheten. Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymäs tillstånd att ordna yrkesutbildning har dragits in för att upphöra den 31.12.2018 och EdupoliPointCollege Oy har beviljats tillstånd att ordna yrkesutbildning fr.o.m. den 1.1.2019. Samkommunens hela egendom, personal och verksamhet överförs som överlåtelse av rörelse till EdupoliPointCollege Oy den 1.1.2019 kl. 00.00. Samkommunens egendom överlåts via apportöverföring till EdupoliPointCollege Oy och samkommunen erhåller i gengäld 750.000 st. aktier i Edupoli- PointCollege Oy. Tidtabellen för bolagiseringsprocessen samt en handlingsplan presenteras för samkommunstyrelsen. För samkommunstyrelsen presenteras de av PwC utarbetade dokumenten och handlingarna som gäller överlåtelse av apportegendom, överföring av personal, överlåtelse av fastigheter samt överlåtelse av hyresrättigheter. Dokumenten kommer att kompletteras när samkommunens bokslut blivit klart. Förslag (KO): 1. Samkommunstyrelsen godkänner bolagiseringen och överförandet av verksamheten till EdupoliPointCollege Oy. 2. Samkommunstyrelsen godkänner överlåtelse av apportegendomen enligt den utarbetade överlåtelsehandlingen, godkänner överlåtelse av fastigheter enligt överlåtelsehandlingen, överföringsavtalet angående hyresrättigheter samt godkänner avtalet för överföring av personal. 3. Samkommunstyrelsen befullmäktigar ordförande Roope Lenkkeri och direktör Kimmo Orava att underteckna överlåtelseavtalen, att teckna aktierna som samkommunen erhåller som apportöverlåtelse samt att underteckna övriga dokument med anknytning till bolagiseringen och godkänna tekniska ändringar i dokumenten. 4. Samkommunstyrelsen förutsätter, att EdupoliPointCollege Oy svarar för samkommunens ekonomiska förpliktelser fr.o.m. den 1.1.2019 ända tills samkommunen upplösts. På kommande är åtminstone Kevas pensionsutgiftsbaserade avgift. 1.-4. Godkändes.
4.12.2018 10 ST 147 : Samkommunens tjänsteinnehavare tills samkommunen avvecklats Samkommunen bör ha en tjänsteinnehavare under samkommunens avvecklingsskede från den 1.1.2019, ända tills samkommunen avvecklats. Samkommunens personal övergår via överlåtelse av rörelse den 1.1.2019 till EdupoliPointCollege Oy som gamla arbetstagare, varvid samkommunen inte längre har en enda arbetstagare eller tjänsteinnehavare, ifall inget särskilt beslut om saken fattas. Samkommunen har ändå åligganden och förpliktelser också under år 2019. Sådana åligganden är åtminstone bokslutet och andra göromål i anknytning till avvecklingen av samkommunen, vilka också kan förutsätta tjänsteinnehavarbeslut. Personalen vid samkommunens ekonomiförvaltning kommer att göra samkommunens bokslut som en del av sina arbetsuppgifter, fastän arbetsgivaren är EdupoliPointCollege Oy, alltså måste även uppgifterna med anknytning till avvecklingen av samkommunen definieras i ekonomiförvaltningspersonalens, ekonomidirektörens och servicedirektörens arbetsuppgifter. Förslag (RL): Samkommunen meddelar EdupoliPointCollege Oy, att de arbetsuppgifter som samkommunens avveckling kräver bör ingå i samkommunens ekonomiförvaltningspersonals, ekonomidirektörens och servicedirektörens arbetsuppgifter. Samkommunen besluter, att Kimmo Orava, som fungerar som samkommundirektörens ställföreträdare, fortsätter som samkommunens direktör ända tills samkommunen avvecklats. Samkommunen betalar ingen lön eller arvoden för denna uppgift, eftersom direktören lyfter lön från EdupoliPoint- College Oy. Kimmo Orava anmälde jäv vid denna paragraf och avlägsnade sig från möteslokalen för den tid ärendet behandlades. Godkändes.
4.12.2018 11 ST 148 : Samkommunens beslutslängder Samkommunstyrelsens ordförande - Edupoli 1147 26.11.2018 Leino Anja Offerten för 3D Systems MJP 2500 Plus 3D-printer och MakerBot Z18 3D-printer är godkänd. Offerten lämnades av AIP Works. Anskaffningens pris är 36500,00 euro (Moms 0 %) 1003 29.10.2018 Leino Anja Rekrytering godkänd enligt följande uppgifter om arbetsförhållande: Waltonen Peter, tillsvidareanställning, huvudsyssla på deltid, utbildare, Teollisuuden palvelut -teamet 03.12.2018 -. Huvudsaklig arbetsort: Borgå Styrmansvägen. Prövotid: 6 mån. 945 16.10.2018 Suursalmi Pentti Helena Kämäräinens avskedsanmälan är godkänd, den sista arbetsdagen är 12.11.2018. 918 9.10.2018 Suursalmi Pentti Mika Vattuniemis avskedsanmälan är godkänd, den sista arbetsdagen är 23.10.2018. Förslag (KO): Samkommunstyrelsen antecknar ärendena för kännedom och meddelar samkommunens styrelseordförande och tjänsteinnehavarna, att samkommunstyrelsen inte utövar sin övertagningsrätt i enlighet med 92 i kommunallagen.
4.12.2018 12 ST 149 : Meddelanden Förslag (KO): Samkommunstyrelsen antecknar följande meddelanden för kännedom: - Inga meddelanden.
4.12.2018 13 ST 150 : Samkommunstyrelsens mötestidpunkt och mötesplats Förslag: (PS): Samkommunstyrelsen sammankallas vid behov. Godkändes.
4.12.2018 14 ST 151 : Bilaga 1 Besvärsanvisning Ordföranden avslutade mötet kl. 18.20 och gav besvärsanvisning enligt bilaga 1.
4.12.2018 15 BESVÄRSANVISNING Bilaga 1 Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsmyndighet, adress och postadress: Helsingfors förvaltningsdomstol Banbyggarvägen 5 00520 Helsingfors Kommunalbesvär, paragrafer: 144-147 Besvärstid 30 dagar Förvaltningsbesvär, paragrafer: Besvärstid dagar Annan besvärsmyndighet, adress och postadress Paragrafer Besvärstid dagar Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet dagar dagar Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som för fattat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens ut gång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvärshandlingarna kan även lämnas till: namn, adress och postadress Paragrafer Tilläggsuppgifter Besvärshandlingarna skall lämnas till 1): namn, adress och postadress Paragrafer Enligt lagen om domstolsavgifter (1455/2015) ska en rättegångsavgift på 250 euro tas ut av ändringssökanden för behandlingen av ett mål eller ärende i förvaltningsdomstolen. Detaljerade anvisningar om hur man begär omprövning / besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget. 1) Om de skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten FOGAS TILL PROTOKOLLET