Plan 2018-12-17 Verksamhetsplan för personalavdelningen 2019 KS 2018/1495 012 Fastställd av personaldirektören den 17 december 2018 Verksamhetsplanen anger riktningen för personalavdelningens arbete och visar på vad som är prioriterade områden och mål under 2019. PERSONALAVDELNINGEN
2 (6) Ökade krav på kommunen när invånarna blir fler Många människor vill flytta till Norrköping och det är mycket positivt för oss alla. Kraven på den kommunala organisationen att kunna möta dessa människors behov kommer självklart att öka i takt med det. Rekryteringsbehovet de kommande åren är stort och det ställer krav på oss att bidra med goda organisatoriska förutsättningar för att kommunen ska kunna rekrytera kompetenta och engagerade medarbetare. Kommunen ska därför vara en attraktiv arbetsgivare där medarbetare både vill och kan göra skillnad för Norrköpingsborna. Vi ska dra vårt strå till stacken för att bidra till stadens utveckling så att alla, både nya och gamla men även kommande Norrköpingsbor, får bra livskvalitet. Vi gör det genom bra service till kommunens chefer i deras roll som arbetsgivarföreträdare. Vi ska utveckla smarta, enkla verktyg och metoder som underlättar och förenklar chefernas vardag, varje dag. Alla medarbetare på personalavdelningen arbetar därför, utifrån sina yrkesroller, med verksamhetsanpassad och verksamhetsnära HR. Vi har en bred kunskap om och ett genuint intresse för kommunens verksamheter, deras specifika förutsättningar, utmaningar och utveckling. Vi finns på chefernas arena som professionella och efterfrågade aktörer som aktivt bidrar till långsiktig utveckling. Vi är nyfikna, personliga och professionella Vi tar vårt jobb på stort allvar, utan att vi för den skull är allvarliga i sinnet. Människor är olika och vill inte bli bemötta på samma sätt. Vårt bemötande är därför alltid personligt och professionellt, men också lekfullt och lättsamt när det passar. Vi bemöter alla vänligt och med respekt för deras person, de åsikter, vanor och erfarenheter som de bär med sig. Vi föregår alltid med gott exempel i ord och handling. Vi anstränger oss för att ta reda på vilka behov verksamheterna har och på vilket sätt våra tjänster ska utformas för dem. Vi gör det genom att noga lyssna på vad verksamheterna behöver, vara nyfikna och vilja lära nytt. Vi är öppna för idéer och genom att vara kreativa anpassar vi vårt sätt att arbeta så att vi tillmötesgår olika önskemål så långt det är möjligt. Vi har goda kunskaper och färdigheter som bidrar till hög kvalitet i våra tjänster. Vårt förhållningssätt utgår från kommunens värdegrund men också från några viktiga ledord förenkla, förtydliga och förgylla. Med förhållningssättet som stöd och genom att ledorden genomsyrar vårt arbetssätt utmanar vi oss själva att göra varje möte med en annan människa till det bästa möjliga.
3 (6) Kreativa och modiga medarbetare skapar nya och bättre lösningar Verksamheten på personalavdelningen präglas av mod, handlingskraft, kreativitet, lekfullhet och känsla för det väsentliga, även om det innebär att vi kommer att göra fel och misstag under resans gång. Vår drivkraft är att åstadkomma resultat, inte att undvika fel. Vi som jobbar på personalavdelningen tränar därför dagligen på att fatta modiga beslut och ta ansvar för dem samtidigt som vi har roligt på jobbet. Vår ambition är att gå från att vara bra till att bli bäst. Den som inte vill bli bättre slutar så småningom faktiskt också att vara bra. Vi letar därför ständigt efter nya sätt att ge bästa möjliga service till cheferna i organisationen. Vi har modet att testa och experimentera. Vi utmanar oss att pröva något nytt, kläcka djärva idéer och hitta nya arbetsmetoder. Vi drar lärdomar, korrigerar och gör små förbättringar hela tiden. På så sätt kan vi bli ännu bättre på att agera snabbt och effektivt samtidigt som vi höjer vår beredskap och förmåga att hantera det oväntade. Vi tränar det personliga ledarskapet Vi behöver alla vara ledare oberoende av vår formella roll. Personligt ledarskap handlar om att ständigt vara nyfiken på och vilja utveckla medvetenheten om sina egna tankar, känslor, motiv och drivkrafter och hur man påverkar andra men också att ifrågasätta sitt eget agerande. Genom att utmana sina rädslor och utsätta sig för utmaningar kommer man att succesivt att bredda sin komfortzon och med det kommer trygghet och självsäkerhet. När vi tror att vi kan ger det oss bättre möjligheter att faktiskt lyckas. Slutligen......gäller det att inte endast söka efter sådant som bekräftar ens världsbild. Våga vara fri i tanken. Lyssna och lär fördomsfritt. Lyssna även på de människor du inte tror att du har något att lära ifrån. Let s create Norrköping! Per-Olov Strandberg personaldirektör
4 (6) Prioriterade områden under 2019 Kommunfullmäktige beslutade sommaren 2018 om ett inriktningsdokument för personalpolitiken. Där beskrivs de grundläggande förutsättningarna i form av bland annat kompetensförsörjning, chefs- och medarbetarskap och en god arbetsmiljö. För att underlätta för cheferna att förverkliga kommunfullmäktiges ambition har personalavdelningen satt upp prioriterade områden för verksamhetsåret 2019. De ekonomiska förutsättningarna de kommande åren innebär att vi också måste rusta oss för att hjälpa verksamheterna att hantera denna omställning. Utifrån de prioriterade områdena och målen tar varje enhet på personalavdelningen fram aktiviteter för att uppnå måluppfyllelse. Aktiviteterna är avgränsade och tydliga handlingar som vi planerar och genomför löpande under året. De har fokus på vad vi ska förbättra och utveckla i verksamheten och har en tydlig koppling till målen. Att vara en attraktiv arbetsgivare idag gör det möjligt att attrahera medarbetare även i framtiden. För att lyckas krävs att kommunen har intressanta arbetsuppgifter, goda förutsättningar för delaktighet och inflytande över sitt arbete samt möjligheter för medarbetare att utvecklas och en bra arbetsmiljö. Personalavdelningens möjlighet att påverka detta består dels i att ta fram lämpliga och framåtsyftande styrdokument, dels att ge kommunens chefer bra service och vägledning i personalpolitiska frågor. Stödet till kommunens chefer i HR-frågor ska vara relevant, tydligt och lättillgängligt Cheferna har en nyckelroll när det gäller att verkställa arbetsgivaruppdraget. De möter sina medarbetare på daglig basis och måste vara bärare av kommunens personal- och lönepolitik. En viktig uppgift för personalavdelningen är därför att skapa förutsättningar för ett hållbart ledarskap genom att möta cheferna i dialog och ge dem aktuell, tydlig och enkel arbetsgivarinformation. Det ska vara lätt att nå oss för att få stöd, hjälp och information i olika typer av arbetsgivarfrågor. Vi ska effektivisera anställningsprocessen Ett sätt att underlätta chefernas vardag är att göra anställningsprocessen effektivare och enklare. I dagsläget är det i många fall ett tidskrävande manuellt arbete. Det handlar exempelvis om hur nyanställda automatiskt får tillgång till nödvändig utrustning och behörigheter i system men också om hur enkelt de får nycklar och passerkort. Vi ska göra personalstatistiken mer lättillgängligt Bra underlag i form av statistik är i många fall avgörande för att fatta genomtänkta och bra beslut. Vi ska därför påbörja arbetet med att lyfta fram och visualisera den viktigaste statistiken så att den blir tillgänglig för många utan att de behöver gå igenom mängder siffror och tabeller.
5 (6) Vi ska ta fram relevanta nyckeltal som bidrar till måluppfyllelse I det strategiska HR-arbetet nyckeltalen och dess jämförelser till stor hjälp. De kan bidra med kunskap över hur olika parametrar ser ut i organisationen och i jämförelse med andra. De kan också ge oss värdefull information inför beslut om olika insatser och aktiviteter. Vi behöver därför utreda vilka HR-nyckeltal som är kritiska för kommunens HR-arbete. Kommunen ska vara en intressant arbetsgivare som attraherar nya medarbetare och som låter sina medarbetare växa och utvecklas Den ökande efterfrågan på välfärdstjänster gör att kommunen behöver attrahera och rekrytera många nya medarbetare de kommande åren. I takt med att konkurrensen om arbetskraften hårdnar kommer det dessvärre inte att räcka med enbart nyrekryteringar. Det kommer att bli nödvändigt att hitta flera olika lösningar för att möta de ökade och förändrade behoven av välfärdstjänster, bland annat genom att vidga kompetensbegreppet till att innefatta såväl formell utbildning som annan kunskap och andra erfarenheter. Det är dessutom en utmaning att utveckla våra medarbetares kompetens och få dem att känna stort engagemang för sitt jobb. För att klara den utmaningen behöver vi fundera på hur vi skapar utvecklingsvägar som syftar till att stödja medarbetare i sin karriärutveckling. Vi ska ta fram en tydlig strategi för vår kompetensförsörjning Med en tydlig strategi för kompetensförsörjning är det möjligt att ligga steget före. Det handlar bland annat om förändringar i arbetssätt, organisation och bemanning parallellt med att behålla, utveckla och rekrytera kompetenta medarbetare. Vi ska höja kandidatupplevelsen vid rekryteringar I en normal rekryteringsprocess kommer de flesta kandidater inte till intervju men de kommer ändå att tycka något om oss och vårt arbetsgivarvarumärke. Hos oss är det är viktigt att de får en professionell hantering och en positiv bild av kommunen så att vi maximerar möjligheterna att de rekommenderar oss som framtida arbetsgivare. Vi ska ge cheferna ännu bättre förutsättningar att jobba med lön som ett effektivt instrument Vi har mycket att vinna på att fullt ut utnyttja potentialen i den lokala lönebildningen genom att det finns en tydlig koppling mellan lön och arbetsresultat. Medarbetarnas löner är en av kommunens största utgiftsposter och därför behöver lönen användas på det sätt som bäst gagnar verksamheten. Det är många förutsättningar som ska falla på plats för att resultatet av lönesättningen ska bli bra. Vid lönesättning av nyanställda medarbetare ska dialogen, med anställande chef, kring lön och de faktorer som påverkar den fördjupas ännu mer.
6 (6) Medarbetarnas sjukfrånvaro ska minska Sjukfrånvarotalen i kommunen har succesivt ökat de senaste åtta åren. Det är därför angeläget att bryta trenden. En bra arbetsmiljö och ett gott arbetsklimat bidrar till en lägre sjukfrånvaro. Kostnaderna för en medarbetares sjukfrånvaro är ofta mycket högre än själva sjuklönen. Genom att agera tidigt kan man förebygga sjukskrivningar och behovet av rehabilitering. Det är bra både för medarbetarna och för oss som arbetsgivare. Åtgärder som vidtas på arbetsplatsen har stor betydelse för sjukskrivna medarbetares återgång i arbete. Det kan i många fall göras mer på arbetsplatserna för att förhindra att medarbetare blir sjuka och förkorta sjukperioder som ändå uppstår. Vi ska stärka chefers förutsättningar att vara aktiva i arbetsmiljöarbetet Cheferna har det operativa ansvaret för det löpande systematiska arbetsmiljöarbetet. Deras kunskaper om systematisk arbetsmiljö, organisatorisk och social arbetsmiljö samt om vad som skapar friska arbetsplatser med hållbar hälsa är av yttersta vikt i detta arbete. Vi ska skapa goda förutsättningar för rehabiliteringsarbetet Genom att digitalisera rehabiliteringsprocessen underlättas rehabiliteringsarbetet på arbetsplatsen och förhoppningsvis förkortas frånvaroperioden. Cheferna behöver, bland annat på ett enkelt sätt, få en överblick av rehabiliteringskedjan och dessutom få en samlad dokumentation i rehabiliteringsprocessen från första sjukdagen.