Revisionsrapport Granskning av kommunens kris- och säkerhetsarbete Trelleborgs kommun Sandra Danielsson Lotten Lasson November 2013
Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Uppdrag 1 1.3 Avgränsningar1 1.4 Revisionsmetod 2 2 Styrdokument/styrning 2 2.1 Policy för kommunens säkerhetsarbete 2 2.2 Riktlinjer för säkerhetsarbetet 3 2.3 Säkerhetsrevision/uppföljning trygghet 3 2.4 Kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalys 3 2.5 Övriga risk- och sårbarhetsanalyser 4 2.6 Plan för extraordinära händelser 5 2.7 Lokalt krishanteringsråd 5 2.8 Länsstyrelsen 5 2.9 Kommunstyrelsebeslut systematiskt brandskyddsarbete 6 2.10 Handlingsprogram enligt LSO 6 2.11 Tilldelning av brandskyddsansvar 6 2.12 Brandskyddspärm/digitalt system 7 3 Iakttagelser risk- och sårbarhetsanalyser 8 3.1 Roller, arbetssätt och innehåll 8 3.2 Samordning inom kommunen 9 3.3 Det geografiska områdesansvaret 9 3.4 Uppföljning 10 4 Iakttagelser brandskydd 10 4.1 Roller, arbetssätt och innehåll 10 4.2 Samordning inom kommunen 11 4.3 Uppföljning 11 4.3.1 Bildningsnämnden 11 4.3.2 Socialnämnden 11 5 Bedömningar 12 5.1 Kontrollfrågor risk- och sårbarhetsanalyser 12 5.2 Kontrollfrågor brandskydd 14 5.3 Revisionsfråga 15 6 Bilaga översikt politiska beslut 1 7 Bilaga - bakgrund kris 1 November 2013
7.1 Lag om extraordinära händelser 1 7.2 Föreskrifter om risk- och sårbarhetsanalyser 1 7.3 Vägledning 1 7.4 Överenskommelse 1 8 Bilaga - bakgrund brand 2 November 2013
1 Inledning 1.1 Bakgrund Kommunen har ansvar för att bedriva sin verksamhet även under kriser. Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap LEH (SFS 2006:544) styr krisberedskapen. Bl a ska kommunen genomföra en risk- och sårbarhetsanalys, som ska ligga till grund för en plan för hur hanteringen av extraordinära händelser ska hanteras. Rollerna inom kommunen bör vara tydliga och dokumenterade. Arbetet bör ske dels på en övergripande nivå, dels inom respektive nämnd, såväl anpassat till aktuellt uppdrag som verksamheten. Lagen om skydd mot olyckor LSO (SFS 2003:778) ställer bl a krav på att nyttjanderättshavare och ägare ska ha ett skäligt brandskydd. Kommunen agerar ofta i båda dessa roller via sina olika nämnder, te x som verksamhetsutövare på ett äldreboende eller i egenskap av fastighetsägare. För mer information om lagstiftningarna, se bilagorna. 1.2 Uppdrag Revisionsfråga: Hanterar kommunstyrelsen kris- och säkerhetsfrågor ändamålsenligt med avseende på ett relevant arbete med risk- och sårbarhetsanalys och ett skäligt systematiskt brandskyddsarbete? Kontrollfrågor: o Bedrivs arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser på ett tillfredsställande och ändamålsenligt sätt? o Finns rutiner för uppföljning och åtgärdande av brister, som identifieras i samband med ovanstående analys? o Hur säkerställs att resultaten från risk- och sårbarhetsanalysen används? o Finns en samordning och dokumentation inom kommunen av arbetet med risk- och sårbarhetsanalysen? o Finns det kommunövergripande, relevanta styrdokument för det systematiska brandskyddsarbetet? o Bedriver nämnderna ett systematiskt brandskyddsarbete? o Finns rutiner i kommunen som säkerställer att personalen har tillräcklig kompetens och övning inom brandskydd och utrymning? 1.3 Avgränsningar Inom krisberedskap fokuserades granskningen på kommunens skyldigheter enligt 2 kap 1 i LEH angående risk- och sårbarhetsanalyser, dvs inte de övriga skyldigheterna som styrs av LEH. November 2013 1 av 15
Kontrollfrågorna angående brandskydd gäller kommunens roll som nyttjanderättshavare, med fokus på högrisklokaler för den enskilde som äldreboenden, gruppboenden och skolor. Det byggnadstekniska brandskyddet granskades således inte. Vi har inte heller granskat kommunens skyldigheter enligt LSO vad det gäller brandskydd i plan- och byggprocessen, fastighetsägarens ansvar eller hur räddningstjänsten fullgör sina uppgifter. Granskningen omfattar inte de kommunala bolagen, men samtliga nämnder med särskild inriktning på högrisklokaler och kommunstyrelsens övergripande arbete. 1.4 Revisionsmetod Kommunens senaste risk- och sårbarhetsanalys och arbetet med denna granskades, inklusive den rapportering till länsstyrelsen som lämnades 2012. Som stöd användes aktuell föreskrift samt vägledning för risk- och sårbarhetsanalyser. Handlingar från länsstyrelsens tillsynsbesök i frågan beaktades. Granskningen skedde genom intervjuer med räddningschef, säkerhetshandläggarna samt personal inom servicenämnden (fastighetschef, brandskyddsansvarig), bildningsnämnden (systemchef, vikarierande administrativ chef, en av rektorerna) och socialnämnden (tf förvaltningschef, vaktmästare/säkerhetsansvarig, en av de verksamhetsansvariga ute på ett äldreboende). Flera av de intervjuade deltar i kommunens säkerhetsgrupp. Intervjuer med bildnings-nämnden och socialnämnden gjordes som stickprov för att få ytterligare information om hur arbetet fungerade. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. Sökning har skett i diarierna för kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, bildningsnämnden och socialnämnden efter ärenden inom aktuella områden från år 2006 och framåt (bildningsnämnden dock från 2009), och i vissa fall har även äldre (fortfarande gällande) ärenden noterats. Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll från 2012 och framåt (tom 2013-09-19) har granskats. Servicenämndens protokoll är granskade från 2011 och framåt (tom 2013-09-24). Se bilaga. 2 Styrdokument/styrning 2.1 Policy för kommunens säkerhetsarbete Kommunen har upprättat en säkerhetspolicy som fastställdes av kommunfullmäktige 2005-12-19. Policyn anger kommunens ansvarsfördelning och övergripande mål för säkerhetsarbete. Här anges att kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för all verksamhet avseende säkerhet och trygghet i kommunen. Nämnder är ansvariga för säkerhetsarbete inom egen organisation och förvaltningschef är operativt ansvarig. Förvaltningschefen är operativt ansvarig för säkerhetsarbetet inom egna organisationen. Denne ska även utse representant och ersättare i en kommunal säkerhetsgrupp. Säkerhetsgruppen ska enligt policyn fungera som katalysator och samordningsorgan för kommunens nätverk för säkerhetsarbetet. Förvaltningschef/VD ska utse representant och ersättare i säkerhetsgruppen. November 2013 2 av 15
Gällande uppföljning beskriver säkerhetspolicyn att en säkerhetsrevision ska genomföras årligen i form av intern kontroll. Resultatet av säkerhetsrevisionen ska redovisas för respektive nämnd/styrelse. 2.2 Riktlinjer för säkerhetsarbetet Riktlinjerna är fastställda av Kommunstyrelsen 2005-12-01, och är framtagna utifrån säkerhetspolicyn. Förvaltningar och bolag ska minst en gång varje år genomföra en riskanalys för sina respektive verksamhetsområden med hjälp från bl a räddningstjänsten, säkerhets- och beredskapsavdelningen samt fastighetsförvaltningen. Det anges även att det ska finnas en ansvarig för brandskydd vid varje verksamhet. Utrymning ska övas minst en gång varje år. I byggnad där barn och ungdomar stadigvarande vistas ska utrymning övas två gånger varje år. Personal inom äldre- och barnomsorg ska utbildas i brandskunskap samt informeras om brandskyddet på sin arbetsplats vart tredje år. För övrig personal gäller ett intervall om fem år. Samtliga elever i årskurs 2, 5 och 8 utbildas i brandkunskap. 2.3 Säkerhetsrevision/uppföljning trygghet Den senaste säkerhetsrevisionen är utförd för 2011. Dokumentet kallas Uppföljning, trygghet i Trelleborgs kommun och är daterat 2012-07-12 av dåvarande säkerhetschef. Ärendet har inte funnits med bland granskade protokoll, men enligt intervjuerna ska den ha behandlats i Kommunsstyrelsens arbetsutskott. Fyra olika typer av risk och sårbarhetsanalyser uppges i säkerhetsrevisionen ha genomförts under innevarande år: kommunövergripande, STYREL (prioritering av el vid elbrist), för den regionala pandemiplanen samt riskanalyser vid förvaltningar och bolag. Vi har noterat en säkerhetsrevision i protokollet för skolnämndens möte 2010-03- 23. Den gällde år 2009 års säkerhetsrevision/internkontroll inom skolförvaltningen. Bildningsnämnden har noterat kommunens säkerhetsrevision för 2011 vid mötet 2012-02-29, samt för 2010 vid mötet 2011-02-23. I säkerhetsrevisionen från 2011 anges även bl a att det fortfarande finns brister i dokumentationen av brandskyddet vid kommunens verksamheter. 2.4 Kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalys I den kommunövergripande analysen listas samhällsviktiga verksamheter inom kommunens geografiska område. Utifrån klassificering av viktiga respektive icke samhällsviktiga kommunala verksamheter, definieras sedan tänkbara risker, sårbarheter och kritiska beroenden. För samhällsviktig, kommunal verksamhet har förmågan bedömts att motstå samt hantera identifierade scenarier, som kan leda till extraordinära händelser. MSB:s indikatorer i föreskriften om risk- och sårbarhetsanalyser har använts. En sammanställning av förmågebedömningen för de olika scenarierna följer. Bedömningarna är inte fullständiga. November 2013 3 av 15
I analysen finns även bedömningsformulär för förmågan att motstå respektive hantera allvarliga störningar hos icke-kommunala verksamheter och för kommunen som helhet, för beroendesamband mellan verksamheter samt ett formulär för behövda åtgärder. Formulären är inte ifyllda. Enligt kommunstyrelsen beslut 2004-04-01 utsågs säkerhetsgruppen till referensgrupp för kommunövergripande arbete med riskanalyser enligt lag om skydd mot olyckor och enligt lag om extraordinära händelser. I beslutet framkom att räddningsnämnden fick i uppgift att utse sakkunnig för arbetet med riskanalyser. Kommunens säkerhetschef fick i uppdrag att i samverkan med säkerhetsgruppen analysera kommunens sårbarhet. Enligt beslut vid kommunstyrelsens möte 2007-04-04 utsågs säkerhetschefen som processledare för arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser. Säkerhetsgruppen valdes som referensgrupp. Arbetet punktades upp i underlaget till beslutet, och innehöll bl a framtagande av en kommunövergripande riskanalys. Enligt protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2013-02-22 informerar räddningschefen att räddningstjänsten arbetar med att sammanställa en risk och sårbarhetsanalys. Den förväntas vara färdig 2013-03 enligt protokollet. Erhållen version av den kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalysen är daterad 2013-08-19 och inte färdigställd. 2.5 Övriga risk- och sårbarhetsanalyser I kommunens digitala system Flexite finns uppgifter som ligger till grund för den kommungemensamma versionen av säkerhetsrevisionen (se kapitel 2.3). De uppgifter som vi har tagit del av visar att det finns en del planer för oönskade händelser inom nämnderna. T ex uppger socialnämnden, miljönämnden och kulturnämnden att det finns planer för långvarigt elavbrott, dricksvattenavbrott, IToch telekommunikationsavbrott, svår orkan, långvarigt snöoväder mm. Någon nämnd har inte besvarat frågorna och vid ett par finns inga planer. På politisk nivå har vi funnit nedanstående: En klimatanpassningsplan antogs i kommunstyrelsen 2013-01-09 och visar enligt protokollet på risker, sårbarheter och förslag på behövda åtgärder med hänsyn till förändringar i klimatet. En risk- och sårbarhetsanalys är noterad i Tekniska nämnden 2011-04-27 angående 50 och 10 kv-nätet, med tillhörande plan för åtgärder. Arbetet med att bygga bort sårbarheter rapporterades fortlöpa. En risk- och sårbarhetsanalys av elnätets leveranssäkerhet antogs av Tekniska nämnden 2011-06-22 och en uppföljning av analysen i nämnden 2011-12-14. Vi har noterat ett ärende i kommunstyrelsen 2011-03-21 angående att föreslå kommunfullmäktige att initiera framtagandet av en kommunal handlingsplan mot översvämningar. Något sådant ärende har vi dock inte funnit. November 2013 4 av 15
Socialförvaltningen upprättade två analyser år 2009 angående pandemi och väderstörning, och skolförvaltningen upprättade 2010 en analys angående en stor skolbrand. I samband med sakgranskningen framkom att flera ytterligare analyser har gjorts inom VA-området. 2.6 Plan för extraordinära händelser Vid varje ny mandatperiod ska kommunen utifrån upprättad risk- och sårbarhetsanalys fastställa en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. Senaste planen är antagen i kommunstyrelsen 2012-12-05. Planen är utarbetad av kommunens säkerhetsenhet. Planen beskriver bl a kommunens ansvarsfördelning vid kriser. Den beskriver även förberedelser och åtgärder som ska genomföras inför och vid inträffande av extraordinära händelser. Bl a ska förvaltningarna ha en god förmåga att hantera extraordinära händelser. Chefer på alla nivåer ska därför kontinuerligt analysera riskerna inom den egna verksamheten. Analyserna ska utmynna i planer, utbildning och övning. Enligt protokoll från socialnämnden daterat 2012-03-14 beslutades att socialnämnden ställer sig bakom kommunstyrelsens förslag angående remiss om plan för extraordinär händelse. 2.7 Lokalt krishanteringsråd Vi har tagit del av ett dokument som anger samverkansområden för ett lokalt krishanteringsråd. På dokumentet anges att det är fastställt 2008-11-26, men det är oklart var, men eventuellt i kommunstyrelsens arbetsutskott. Ordförande anges vara kommundirektören, och ordinarie ledamöter är säkerhetschef och informationschef. Adjungerande uppges vara internt och externt samverkande. Samverkansområdena är bl a teknisk försörjning och transporter samt ledning, samordning och information. De stämmer delvis med statens indelning av samverkansområdena som gäller på nationell nivå. 2.8 Länsstyrelsen Trelleborgs kommun rapporterar årligen till länsstyrelsen angående arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser. 2010 rapporterades analysen i sin helhet (såsom sig bör). Senaste rapporteringen skedde 2013-09-10 och gällde uppdatering av status för arbetet. Där framkom att en omorganisation har skett i kommunen av arbetet med krisberedskap. Revideringen av kommunens analys uppgavs vara i sitt slutskede och beräknades vara klar i slutet av året. Länsstyrelsen i Skåne genomförde i november 2011 ett tillsynsbesök enligt lag om skydd mot olyckor (2003:778). I minnesanteckningarna från tillsynsbesöket framgår att kommunens risk- och sårbarhetsanalys inte är integrerad med riskanalysen som görs enligt lagen om skydd mot olyckor. November 2013 5 av 15
2.9 Kommunstyrelsebeslut systematiskt brandskyddsarbete Kommunstyrelsen gav enligt protokoll 2007-11-01 berörda nämnder i uppdrag att i samråd med räddningstjänsten vidta de åtgärder som krävs inom ramen för det systematiska brandskyddsarbetet (SBA), bl a vad gäller delegering av brandskyddsansvaret. Nämnderna skulle efter utgången av tertial 1 år 2008 rapportera till kommunstyrelsen vilka åtgärder som vidtagits med anledning av beslutet. Med anledning av ovanstående beslut har individ- och familjeomsorgsnämnden rapporterat behandlat en rapport från socialförvaltningen vid sitt möte 2008-06- 09. Rapporten anger att riskbedömningar har utförts på i stort sett alla enheter. Bedömningarna har resulterat i konkreta handlingsplaner med ansvariga för föreslagna åtgärder anges samt datum för genomförande och uppföljning av åtgärderna. Enhetscheferna uppges ha fått brandskyddsansvaret skriftligt delegerat via en uppdragsbeskrivning. Nämnden har enligt protokollet godkänt redovisningen och beslutat att översända den till kommunstyrelsen. Vi har inte hittat något ärende i kommunstyrelsen, som gäller återrapportering av uppdraget. 2.10Handlingsprogram enligt LSO Kommunfullmäktige fastställde handlingsprogrammet vid sitt möte 2012-12-17. Kommunstyrelsen gavs det övergripande ansvaret för policys och målen för säkerhetsfrågorna. Nämnderna har ansvar för arbetet inom respektive område. Cheferna ansvarar för att säkerhetsarbetet bedrivs enligt handlingsprogrammet. Ett systematiskt brandskyddsarbete SBA ska bedrivas av alla verksamhetsutövare och fastighetsägare i kommunen. Räddningstjänsten ska informera och ge råd till bl a andra kommunala förvaltningar inom skydd mot olyckor. I handlingsprogrammet från 2012 finns en utbildningslista. Exempel på utbildningar är Brandskyddsansvarig, Allmän brand och Allmän säkerhetsutbildning. Vid mötet 2012-12-17 där handlingsprogrammet fastställs, noteras även i protokollet att kommundirektören har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att ta fram en redovisning kring utbildningarna. Redovisning ska ske senast vid kommunstyrelsens möte i juni 2013. Det ska enligt uppgift ha skett men finns inte med i protokollet. 2.11 Tilldelning av brandskyddsansvar Bildningsnämnden beslutade 2011-11-16 att tilldela förvaltningschefen brandskyddsansvaret inom sitt ansvarsområde, med uppdraget att vidaredelegera brandskyddsansvaret till verksamhetsansvariga rektorer och förskolechefer. Verksamhetsansvariga uppgavs i sin tur ha rätt att tilldela personal brandskyddsuppgifter till brandskyddsombud eller kontrollanter. I en mall för denna vidaredelegation anges att det finns kommunala riktlinjer för brandskyddsarbetet från räddningstjänsten eller andra kommunala organ. Det finns en mall för tilldelning mellan förvaltningschef och personal i verksamheterna och November 2013 6 av 15
en för tilldelning till lärare i ämnen med särskilda risker. Vi har tagit del av ett exempel på en sådan tilldelning mellan förvaltningschef och en av rektorerna. En sammanställning daterad 2012-11-29 finns över bildningsförvaltningens brandskyddsorganisation för verksamheter inom förskola, förskoleklass, fritidshem mm. Där anges även vem som har fått utbildning i brandskydd av räddningstjänsten och i det digitala system som används. 2.12 Brandskyddspärm/digitalt system Serviceförvaltningen har ansvar för flertalet av kommunens fastigheter och innehar fastighetsägarrollen även angående brandskydd. Det finns inte några särskilda delegationer eller formella beslut om innehållet i brandskyddspärmen. Inom serviceförvaltningen finns en enhet vid namn Brandsäkerhet och renhållning. Serviceförvaltningen förser sina fastigheter med en brandskyddspärm, som är gemensam för nyttjanderättshavaren och serviceförvaltningen (fastighetsägaren). I pärmen finns exempelvis följande rubriker: Brandskyddsansvarig verksamhet, brandskyddskontrollant, brandskyddsredogörelse, regler, policy och kontrollistor. I pärmen finns även utbildningslistor där nyttjanderättshavaren registrerar vem som har fått vilken utbildning när. Det finns en lista på tillgängliga utbildningar på intranätet. Serviceförvaltningen administrerar även ett digitalt system för redovisning och hantering av brandskydd. Det finns en del för ägaren och en del för nyttjanderättshavaren. Respektive part utför och registrerar kontroller. Felrapportering inom brandskydd kan ske i det digitala systemet, alternativt i det vanliga systemet för felrapportering. Båda hamnar hos personal på serviceförvaltningen. I övrigt följer serviceförvaltningen inte upp eller uppdaterar nyttjanderättshavarnas uppgifter. Information om det digitala systemet och om utbildning i detsamma har noterats vid bildningsnämndens möte 2011-02-23. I de fall där annan fastighetsägare hyr ut till kommunens förvaltningar är serviceförvaltningen mellanhand mellan den kommunala nyttjanderättshavaren och fastighetsägaren. Det finns dock ett antal fastigheter där specialfastigheter inom Tekniska förvaltningen är fastighetsägare, där serviceförvaltningen inte är inblandad (reningsverket, vattenverket och elverket). De innehar således inte en brandskyddspärm från serviceförvaltningen. Det finns en gränsdragningslista i pärmen för brandskyddet där nyttjarens och ägarens ansvar fördelas. Denna lista används också av serviceförvaltningen gentemot den externa ägaren (ofta AB Trelleborgshem). November 2013 7 av 15
3 Iakttagelser risk- och sårbarhetsanalyser 3.1 Roller, arbetssätt och innehåll Säkerhetschefen har ansvar för kommunens övergripande analys. Dock finns formellt sett inte någon säkerhetschef i kommunen sedan sommaren 2012, men arbetsuppgifterna finns kvar på räddningstjänsten med räddningschefen som förvaltningschef och därmed ansvarig. Denne har muntligen delegerat därtill knutna arbetsuppgifter till en av säkerhetshandläggarna. Arbetet med analysen sker genom att säkerhetshandläggaren har möte tillsammans med representanter från respektive förvaltning, varvid olika scenarier gås igenom. Aktuell förvaltnings förmåga att motstå och hantera aktuell händelse värderas och förs in i den gemensamma analysrapporten. Vissa upplever det som svårt att bidra på ett bra sätt från förvaltningarna vid värderingen av förmågan i den kommungemensamma analysen, och vid större förvaltningar kan det vara svårt att representera sin förvaltning på ett bra sätt. Värderingen för att kunna hantera händelserna är ännu inte färdig, men förmågan hos de flesta av kommunens förvaltningar att motstå händelserna finns i rapporten. De tre analyserna som gjordes inom skolförvaltningen och socialförvaltningen år 2009 och 2010 (se kapitel 2.5) uppgavs vid intervjuerna ha legat som grund till den kommunövergripande analys som finns idag. Enligt andra intervjuer har inte analyserna resulterat i något. Inom en av förvaltningarna uppgavs att delar av materielet (arbetssätt mm) har använts för att hantera andra typer av händelser i verkligheten. Enligt planen för extraordinära händelser ska chefer på alla nivåer göra analyser av riskerna inom sin verksamhet, vilket ska mynna ut i planer, utbildning och övning inom området. Vi har inte sett att så är fallet men har fått uppgifter om att t ex VAverksamheten har utfört analyser underåret. Vi har inte tagit del av (eller i protokoll funnit några beslut om) planer inom socialförvaltningen, bildningsförvaltningen eller kommunstyrelsen. Socialnämnden har behandlat remissen av planen för extraordinära händelser, men inte haft några andra ärenden i frågan. Dock anges i underlaget till säkerhetsrevisionen att flera sådana planer finns. Vid intervjuerna framkom att 2011 års budget reducerades för räddningstjänsten med ca 892 tkr för krishanteringsarbetet, då förvaltningarna själva skulle börja utföra uppgifter inom området. En av de personer som fanns anställda vid säkerhetsenheten, och som arbetade med risk- och sårbarhetsanalyser, avslutade sin anställning i början av 2012. Arbetet har sedan legat på en av de andra säkerhetshandläggarna. Det framkom uppgifter om att det finns önskemål om att räddningstjänsten ska få en större, aktivare roll i arbetet med att hjälpa förvaltningarna i arbetet. Idag får räddningstjänsten statsbidraget som utfärdas för uppgifter enligt LEH. Vi har granskat kommunens risk- och sårbarhetsanalys. Det finns i samband med en utvärdering av föreskrifterna för kommunala risk- och sårbarhetsanalyser en November 2013 8 av 15
idealtypsmall. Denna har vi låtit ligga som norm vid bedömningen, samt innehållet i vägledningen för risk- och sårbarhetsanalyser. Analysen avviker från idealmallen på flertalet punkter. Det gäller flera punkter som enligt mallen ska finnas med i analysen. Det finns brister inom t ex beskrivning av metod, potentiella fysiska riskkällor, sannolikhetsbedömning, konsekvensanalyser, åtgärder mm. Det finns ett antal åtgärder som hittills listats i en av analysens tabeller under behov av åtgärder. Den är inte färdigställd. Analysen uppgavs till viss del ligga som underlag för diskussioner kring förslag på förbättringsåtgärder som redan nu har identifierats. 3.2 Samordning inom kommunen Enligt uppgift vid intervjuerna kan förvaltningarna ha utfört risk- och sårbarhetsanalyser, men inte delgett säkerhetsenheten dem. Vi har inte genom sökningar i protokoll och diarier kunnat hitta några analyser, som har varit uppe i nämnderna, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige sedan 2006, förutom de som nämns i kapitel 2.5. Vi har inte heller lyckats bringa klarhet i om vi har fått reda på vilka risk- och sårbarhetsanalyser, som åsyftas i säkerhetsrevisionen daterad 2012-07-12 (se kapitel 2.3). Det finns en säkerhetsgrupp i kommunen (se kapitel 2.1), där representanter finns med från de kommunala förvaltningarna. Om den ordinarie ledamoten inte har kunnat delta uppgavs att en ersättare oftast har kommit. Om inte har en avstämning skett med förvaltningen i efterhand, och anteckningar från mötena delgivits. Dock ser vi vid stickprov att någon av förvaltningarna inte har en utsedd ersättare, såsom föreskrivits i säkerhetspolicyn. I denna hanteras frågor såsom kameraövervakning, risk- och sårbarhetsanalyser, försäkringsfrågor mm. Säkerhetsgruppen uppfattades av vissa ledamöter som vilande men under granskningens gång togs arbetet upp genom kallelse till nytt möte. I säkerhetsgruppen finns förvaltningarna representerade inklusive AB Trelleborgshem, Trelleborgs hamn AB och Fjärrvärme AB. Vid intervjuerna framkom att arbetet med krishantering ofta upplevs som en pålaga, och att förvaltningarna inte egentligen kan eller vill arbeta t ex med analyserna. De förvaltningsvisa analyserna uppfattades av en del som ännu en sak de måste göra och uppgavs inte ha lett till något. Personalen uttrycker en önskan att få mer hjälp i arbetet, och uppger att de snarare skulle vilja se säkerhetsenheten som en tillgång. 3.3 Det geografiska områdesansvaret Det lokala krishanteringsrådet är inte upprättat enligt det beslut som togs. Det fanns enligt uppgift en grupp med kommundirektören, säkerhetschefen och informationsansvarige i kommunen, men de mötena utföll inte som avsetts. Det finns inte något forum eller kommunikationskanal där kommunen kan träffa de aktörer och diskutera frågor knutna till kommunens sk geografiska områdesansvar. Kommunen har uppdraget att hålla ihop krishanteringsarbetet inom kommunen som geografiskt område, så även inom risk- och sårbarhetsanalysarbetet. November 2013 9 av 15
3.4 Uppföljning Enligt säkerhetspolicy och riktlinjer ska en säkerhetsrevision redovisas årligen för varje nämnd/styrelsen. Vi har tagit del av den från 2011, då det saknas en för 2012. Vi har i samband med brandskyddsdelen i denna granskning granskat protokoll från bildningsnämnden, socialnämnden och servicenämnden. Då har vi hittat ärenden om säkerhetsrevisionen i bildningsnämndens protokoll (2009, 2010, 2011) men inte hos servicenämnden eller socialnämnden. Ingen uppföljning i övrigt har noterats i kommunstyrelsen angående uppdraget om risk- och sårbarhetsanalyserna. Vi har inte tagit del av rutiner eller arbetssätt för att följa upp eller på annat sätt ha kontroll på kommunens arbete med frågorna. 4 Iakttagelser brandskydd 4.1 Roller, arbetssätt och innehåll Genom serviceförvaltningens försorg finns brandskyddspärmar framtagna. Kvaliteten och användandet av pärmarna varierar i verksamheterna. Vi har fått ta del av exempel på en sådan pärm och utifrån det upplevs innehållet relevant. Beslutet i kommunstyrelsen angående att alla nämnder ska bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete är grunden för arbetet. I kommunstyrelsens beslut 2007-11-01 angavs att åtgärder inom brandskyddsarbetet skulle tas fram av nämnderna i samråd med räddningstjänsten. Vi upplever snarare att det är serviceförvaltningen som har stått för stödet. Det framkommer delade meningar om det digitala systemet. Det uppfattas till vissa delar som trubbigt och svårt att arbeta i. Däremot har det fyllt en funktion på det sättet att det är klargjort vem som har vilket ansvar och vilka kontroller av brandskyddet som ska göras. Vid besök på en verksamhet som utgjorde stickprov uppgavs att övning och utbildning fungerade bra. De båda utsedda brandskyddskontrollanterna gjorde kontroller enligt listor som togs från det digitala systemet. Gränsdragningen gentemot fastighetsägaren uppfattades som tydlig. Det framkom att det sannolikt inte är någon som följer upp de uppgifter som läggs in i det digitala systemet, såvida det inte handlar om brister som ska åtgärdas. Bristerna upplevdes tas på allvar och bli skyndsamt åtgärdade. Den uppföljning av verksamhetens brandskydd som upplevdes ske var förutom det interna arbetet på boendet (diskussioner mellan kontrollanter och enhetschef vid behov) var att de fick feedback via räddningstjänstens årliga tillsyn. Det görs regelbundna riskinventeringar av personal på räddningstjänsten på kommunens anläggningar. De innehåller t ex risker inom brand, el, vattenskador, hot och våld mm. Riskinventeringarna blandas av en del av de intervjuade till viss November 2013 10 av 15
del ihop med räddningstjänstens tillsynsverksamhet, som har en annan, kontrollerande funktion och som utgör myndighetsutövning. 4.2 Samordning inom kommunen Serviceförvaltning kan i viss mån anses samordna arbetet inom kommun, genom sitt hanterande av innehållet i brandskyddspärmarna. De riskinventeringar som genomförs av räddningstjänstens personal fungerar till viss del också som samordnande, på det sättet att de utförs likadant av samma person inom hela kommunen. I övrigt förekommer inte någon samordning i kommunen, varken inom nämnderna eller mellan nämnderna. Vid en av intervjuerna framkom önskemål om att brandskydd bör hanteras i säkerhetsgruppen, vilket inte fallet idag. 4.3 Uppföljning Berörda nämnder uppdrogs av kommunstyrelsen 2007 att ta fram åtgärder inom brandskyddsarbetet (se kapitel 2.9). Det finns inte någon särskild tillbakarapportering angående detta ärende. Socialnämnden har behandlat uppdraget och skickat ett svar till kommunstyrelsen, men det har inte behandlats i kommunstyrelsen. Vi har inte sett att uppdraget om en redovisning i kommunstyrelsen om brandutbildningarna (se kapitel 2.10) har återrapporterats. I kommunens säkerhetsrevision (senast utförd för år 2011) finns ett kort stycke om brandskyddsarbete. Det är inte uppdelat per nämnd utan utgör en generell beskrivning av statusen i form av tre meningar. 4.3.1 Bildningsnämnden Inom bildningsnämnden har delegation av brandskyddsansvaret gjorts. Vi har inte hittat några ärenden angående tillbakarapportering/redovisning av dessa delegationer. Det uppgavs vara verksamhetsansvarigas ansvar att personalen får utbildning och övning enligt kraven i brandskyddspärmen. Det är inte någon på övergripande nivå, som aktivt eller regelbundet följer upp detta. Vid förfrågan uppgavs att kompetensen inte följs upp på ledningsnivå, att det inte sker någon rapportering och att det inte finns någon mottagare för ev rapportering. Dock får vi vid intervjuerna uppfattningen att utbildningarna genomförs och att det dokumenteras, även om det inte når ledningsnivån. 4.3.2 Socialnämnden Inom socialnämnden uppgavs att det förut har gjorts en central uppföljning inom förvaltningen av utbildningsstatusen, men att det numera är varje enhetschefs ansvar att följa upp. Däremot tas brandskydd upp emellanåt på ledningsgruppsmöten. Enhetscheferna kan inkludera genomförande av brandskyddsutbildning i sin verksamhetsberättelse. Vi har sett exempel på sådana verksamhetsberättelser. Vid samverkansmöten mellan arbetsgivare och fackförbund kan brandskydd finnas på dagordningen. Inom socialtjänsten kontrollerar representanten i säkerhetsgruppen att den årliga tillsynen är gjord på November 2013 11 av 15
de ställen som ska ske. I övrigt uppgavs kontrollanterna sköta det vardagliga brandskyddet. Inom socialnämnden kan vi inte se att de delegationer som nämns i beslutet från socialnämnden 2008-06-09 (se kapitel 2.9) finns kvar i motsvarande form idag. Idag finns sk ledarkontrakt, vari det refereras i allmänna ordalag till riktlinjer, lagar etc. En tydlig delegation angående brandskyddsarbetet saknas. Vi hittar inte bevis för styrning eller uppföljning från nämndens sida sedan 2008 angående delarna i verksamheterna som handlar om brandskydd. 5 Bedömningar 5.1 Kontrollfrågor risk- och sårbarhetsanalyser Fråga 1: Bedrivs arbetet med risk- och sårbarhetsanalysen på ett tillfredsställande och ändamålsenligt sätt? Nej, vår uppfattning är att arbetet inte bedrivs tillfredsställande eller helt ändamålsenligt inom kommunen. Den kommunövergripande analysen är en sammanställning av värderingar av förmåga hos i huvudsak kommunens organisation att hantera ett antal scenarier, och inte en analys av förmågan att hantera en kris inom Trelleborgs kommuns geografiska område. Det arbete som nu bedrivs skulle möjligen kunna ligga till grund för en sådan analys. Det finns flertalet brister i innehållet i analysen vid jämförelse med idealtypsmallen från MSB. Vi saknar underbyggnad av den kommungemensamma analysen inom de olika nämnderna i form av egna analyser och eget engagemang. En värdering i form av en siffra 1-4 i ett antal scenarier kan inte anses ge en god krishanteringsförmåga för de olika nämnderna och kommunen som helhet. Det finns krav i riktlinjerna för säkerhetsarbetet att förvaltningarna minst en gång varje år ska göra riskanalyser. Även enligt planen för extraordinära händelser ska chefer på alla nivåer göra riskanalyser inom sin verksamhet. Vi kan inte se att detta sker systematiskt och i tillräcklig omfattning. Tekniska nämnden verkar dock vara en nämnd som arbetar aktivt med risk- och sårbarhetsanalyser, då vi har hittat redovisningar av dessa i nämndens protokoll och tagit del av en lista på analyser som uppges finnas inom förvaltningen. Kravet på kommunen att utföra risk- och sårbarhetsanalyser har funnits sedan 2002 (SFS 2002:472). Gällande regler infördes 2006. Vi tycker att det är en brist att det inte finns en färdigställd risk- och sårbarhetsanalys för kommunen. Vi upplever att vissa delar som behandlas mot slutet av rapporten om sammantagen förmåga, beroenden och samspelet med icke-kommunala aktörer är av vikt. Ickekommunala aktörers inblandning i kommunens övergripande risk- och sårbarhetsanalys är i stort sett obefintlig. Kommunen har inget forum för att samverka med dessa externa aktörer angående risk- och sårbarhetsanalyser. Beslutet om ett lokalt krishanteringsråd efterlevs inte. Vi bedömer att kommunen November 2013 12 av 15
inte har tagits sitt geografiska områdesansvar inom risk- och sårbarhetsanalysarbetet. Fråga 2: Finns rutiner för uppföljning och åtgärdande av brister, som identifierats i samband med ovanstående analys? Nej. Vi kan inte se att arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser följs upp på kommunövergripande nivå. Kommunen arbetar med att fullfölja värderingen av förmåga för de olika scenarierna i sin kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalys. Identifieringen av åtgärdsbehovet är inte klart. Vi kan inte se att brister åtgärdas. Däremot har vi i arbetet stött på andra risk- och sårbarhetsanalyser som troligen har lett till åtgärder inom nämnderna, men som vi inte har granskat inom ramen för detta uppdrag (t ex angående elnätet). Fråga 3: Hur säkerställs att resultaten från risk- och sårbarhetsanalysen används? Det görs enbart delvis. De punkter som finns med i analysen är inte åtgärdade och är ett fåtal. Vi kan inte se att analysen har resulterat i något vidare, systematiserat arbete, såsom handlingsplaner, justerade rutiner eller övriga åtgärder. Den är inte färdigställd. Övning och utbildning uppgavs vid intervjuerna inte bygga på information från analysen. Vi ser inte någon specifik koppling mellan analysen och planen för extraordinära händelser. Planen är allmänt hållen och saknar uppgifter specifika för Trelleborgs kommuns riskbild. Analysen är inte rapporterad politisk eller protokollförd i något formellt sammanhand eller forum. Vi anser att det är en brist att den inte behandlades i lämplig instans före den rapporterades till länsstyrelsen. Fråga 4: Finns en samordning och dokumentation inom kommunen av arbetet med risk- och sårbarhetsanalysen? Enbart i liten utsträckning. Det finns inte någon funktion som har en övergripande bild av vilka analyser som har gjorts, eller statusen på arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser. Ja/nej-frågor angående vilka planer som finns (i samband med den årliga sammanställningen av säkerhetsrevisionen) kan inte anses tillräckligt. Ingen länkar samman de enstaka nämndsvisa analyserna med den kommunövergripande analysen. Det förekom skilda uppgifter och uppfattningar om det fanns analyser gjorda och vilka de i så fall var. Kunskapen från utförda analyser verkar inte komma den övergripande analysen och det övergripande arbetet till godo. Vi upplever att uppgifter har hamnat mellan stolarna åtminstone senaste året internt på säkerhetsenheten. Det fanns inte någon kommunal, samordnande funktion, som kan styra, följa upp och stötta respektive nämnd i risk- och sårbarhetsanalysarbetet. Förvaltningarna/nämnderna har inte tillräckligt med stöd, styrning eller uppföljning inom risk- och sårbarhetsanalysarbetet. Vi kan inte se att November 2013 13 av 15
det pågår ett aktivt arbete med risk- och sårbarhetsanalyserna i nämnderna, förutom i enstaka fall. Vi noterar även att det formellt sett saknas en säkerhetschef, vilket kanske bidrar till otydligheten om vem som avses i de formella styrdokumenten där säkerhetschef förekommer. 5.2 Kontrollfrågor brandskydd Fråga 5: Finns det kommunövergripande, relevanta styrdokument för det systematiska brandskyddsarbetet? Ja, i relativt stor utsträckning. Det är serviceförvaltningens brandskyddspärmar som utgör grunden, tillsammans med det utbildningsutbud som finns via räddningstjänsten. Innehållet i pärmarna anses relevant och gränsdragningen gentemot fastighetsägaren verkar fungera bra. Dock saknar vi uppföljningsrutiner. Istället för räddningstjänsten (som lyftes fram som samverkanspart för nämnderna enligt beslut i kommunstyrelsen 2007-11-01) har servicenämnden det samordnande ansvaret, genom tillhandahållandet av pärmarna med styrdokumenten. Nu verkar detta fungera i praktiken, men vi noterar att utförandet skiljer sig från vad kommunstyrelsen beslutade. Fråga 6: Bedriver nämnderna ett systematiskt brandskyddsarbete? Till viss del. Brandskyddsarbetet hanteras på verksamhetsnivå och fungerar i olika utsträckning på olika anläggningar. Åtgärdande av brister verkar fungera bra, och personalen som vi har pratat med uppfattar att de har tillräckligt stöd. Däremot upplever vi att det inte finns någon inom respektive förvaltning som har den övergripande kontrollen på brandskyddet hos de granskade nämnderna (bildningsförvaltningen och socialförvaltningen). Det saknas en aktiv, samordnad styrning och uppföljning av brandskyddsarbetet inom de granskade nämnderna. Vi har hittat få ärenden på politisk nivå, som handlar om systematiskt brandskyddsarbete. Kommunstyrelsens beslut om brandskyddsarbete inom berörda nämnder från 2007 har inte följts upp. Däremot har utbudet av brandutbildning hanterats vid ett par tillfällen. Inom bildningsnämnden och socialnämnden har delegering av brandskyddsansvaret skett (2008 respektive 2011). Ingen rapportering om statusen på brandskyddet eller kompetensen har noterats i de granskade protokollen för kommunstyrelsen, socialnämnden, bildningsnämnden eller servicenämnden. Ingen tillbakarapportering i samband med delegationerna har dokumenterats. Fråga 7: Finns rutiner i kommunen som säkerställer att personalen har tillräcklig kompetens och övning inom brandskydd och utrymning? Nej, inte tillräckliga. Vår uppfattning är att inom de nämnder som har fungerat som stickprov fungerar utbildningsplaneringen bra ute i verksamheterna. Däremot kan vi inte se att nämnderna/kommunstyrelsen säkerställer att kompetensnivån är tillräcklig. Vi anser att uppföljningen har brister, både inom de förvaltningar vi har gjort stickprov inom och från kommunstyrelsens sida. November 2013 14 av 15
5.3 Revisionsfråga Mot bakgrund av föregående delkapitel svarar vi på revisionsfrågan som följer. Revisionsfråga: Hanterar kommunstyrelsen kris- och säkerhetsfrågor ändamålsenligt med avseende på ett relevant arbete med risk- och sårbarhetsanalys och ett skäligt systematiskt brandskyddsarbete? Nej, kommunstyrelsen hanterar inte kris- och säkerhetsfrågor helt ändamålsenligt med avseende på arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser samt det systematiska brandskyddsarbetet. Det finns brister i styrning och uppföljning inom båda områdena. 2013-11-07 Sandra Danielsson Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare November 2013 15 av 15
6 Bilaga översikt politiska beslut BRAND Datum Nämnd Ärende 2012-12-17 Fullmäktige Beslut att anta handlingsprogrammet enligt LSO 2012-12-05 Kommunstyrelsen Föreslå KF att anta handlingsprogrammet enligt LSO. Uppdrag till kommundirektören att redovisa utbildningar juni 2013. 2012-11-26 KsAu Föreslår KS att föreslå KF att anta handlingsprogrammet enligt LSO 2012-09-24 KsAu Information om plan för extraordinära händelser och handlingsprogrammet enligt LSO 2012-03-28 Bildningsnämnden Bifaller förslag på remiss av handlingsprogram enligt LSO 2012-03-14 Socialnämnden Synpunkter på säkerhetsmål i handlingsprogrammet enligt LSO 2012-01-30 KsAu Beslut att remittera förslag på handlingsprogram enligt LSO till samtliga nämnder och bolag. 2011-11-16 Bildningsnämnden Förvaltningschef tilldelas brandskyddsansvar. Förvaltningschef ska vidare reglera brandskyddsansvaret till verksamhetsansvariga, som i sin tur kan vidaredelegera uppgifter. 2011-08-23 Servicenämnden Mål fastställs till handlingsprogrammet enligt LSO 2009-11-26 Kommunstyrelsen Redovisade utbildningar beslutades rendera i en utbildningsplan samt arbetas in i handlingsprogrammet enligt LSO 2009-05-28 Kommunstyrelsen Uppdrag att ta fram en utbildningsplan i brandskydd för kommunen 2008-05-21 Socialnämnden Riskinventeringar har gjorts, brandskyddsansvar har delegerats via en uppdragsbeskrivning. 2007-11-01 Kommunstyrelsen Vidta åtgärder som krävs inom ramen för SBA, bl a vad gäller delegering av ansvaret. Krav på återrapportering tertial 1 år 2008. November 2013 1 av 2
BRAND OCH KRIS Datum Nämnd Ärende 2012-10-29 KsAu Handlingsprogram enligt LSO och plan för extraordinära händelser är redo att tas upp för beslut i KS 2012-02-29 Bildningsnämnden Information om rapport om genomförd säkerhetsrevision 2011. 2011-02-23 Bildningsnämnden Information om rapport om genomförd säkerhetsrevision 2010. Information om digitalt brandskyddsregister och utbildning för det. 2010-03-01 Skolnämnden Information om rapport om genomförd säkerhetsrevision 2009 KRIS Datum Nämnd Ärende 2013-02-22 KsAu Information om att räddningstjänsten arbetar med en risk- och sårbarhetsanalys, beräknad klar i mars 2013. 2012-12-05 Kommunstyrelsen Beslut att anta planen för extraordinära händelser 2012-03-28 Bildningsnämnden Synpunkter på remissen av planen för extraordinära händelser 2012-03-14 Socialnämnden Bifaller förslag på remiss av plan för extraordinära händelser 2012-01-30 KsAu Beslut att remittera förslag på plan för extraordinära händelser till samtliga nämnder och bolag. 2011-04-27 Tekniska nämnden Info om genomförd risk- och sårbarhetsanalys och handlingsplan för delar av elnätet 2011-03-21 Fullmäktige Berörda nämnder får i uppdrag att ta fram förslag på plan mot översvämningar till kommunstyrelsen. 2011-01-18 Servicenämnden Val av ledamot och ersättare i säkerhetsgruppen 2007-04-04 Kommunstyrelsen Ge säkerhetschefen i uppdrag att skapa ett lokalt krishanteringråd 2007-04-04 Kommunstyrelsen Säkerhetschef blir processledare för arbetet med RSA och säkerhetsgruppen blir referensgrupp. 2004-04-01 Kommunstyrelsen Uppdrag risk- och sårbarhetsanalyser. Säkerhetsgruppen blir referensgrupp. Sakkunnig ska utses. Säkerhetschefen och -gruppen ska analysera sårbarheter. November 2013 2 av 2
7 Bilaga - bakgrund kris 7.1 Lag om extraordinära händelser Arbetet med samhällets krisberedskap utgår från att den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden har motsvarande ansvar under kris- och krigssituationer. En kris påverkar ofta flera samhällssektorer och verksamheter. Detta ställer krav på samverkan och samordning mellan olika aktörer före, under och efter en kris. Kommuner har behov av information från aktörer inom sitt geografiska område för risk- och sårbarhetsanalysen. Den ligger till grund för länsstyrelsens regionala riskanalys. Enligt LEH gäller att kommuner och landsting skall analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i kommunen respektive landstinget och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet skall värderas och sammanställas i en riskoch sårbarhetsanalys. Kommuner och landsting skall vidare, med beaktande av risk- och sårbarhetsanalysen, för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur de skall hantera extraordinära händelser. 7.2 Föreskrifter om risk- och sårbarhetsanalyser From 2011-01-01 gäller Myndighetens för samhällsskydd och beredskap (MSB) föreskrifter om kommuners och landstingsrisk- och sårbarhetsanalyser (MSBFS 2010:6). I föreskriften anges att kommunen ska rapportera in en sk förmågebedömning, som består av fakta om kommunen och dess hantering av riskoch sårbarhetsanalyser, samhällsviktig verksamhet, kritiska beroenden, resurser, förmåga och åtgärder som är vidtagna och som behöver vidtas. Första året under mandatperioden ska kommunen redovisa dessa punkter senast 30 september. Följande år ska uppdateringar redovisas senast 15 september och omfatta: Ändrade förutsättningar som påverkar riskbilden eller förmågebedömningarna. Genomförda och planerade åtgärder som påverkar riskbilden eller de förmågebedömningar som gjorts. Resultatet av genomförd uppföljning av risk- och sårbarhetsanalyser. 7.3 Vägledning Sedan 2011-04-01 finns en vägledning för risk- och sårbarhetsanalyser, utgiven av MSB. I vägledningen ges tydlig förklaring till vad en risk- och sårbarhetsanalys är och vad den ska innehålla. Analys ska genomföras av risker, sårbarheter, den egna förmågan och samverkansbehovet. 7.4 Överenskommelse Från år 2006 utgår en statlig ersättning årligen till landets kommuner enligt en överenskommelse mellan staten och Svenska Kommunförbundet (nuvarande SKL). November 2013 1 av 2
Ersättningen utgår för att kommunerna ska kunna fullfölja de uppgifter som nämndes ovan samt för de uppgifter som ska hanteras vid höjd beredskap. I överenskommelsen finns en målbild som består av fyra delmål angående kunskap, planering, förmåga och geografiskt områdesansvar. Ersättningen är baserad på dels på fasta belopp, dels på kommunens storlek. För Trelleborgs kommun har den 30 juni i år utbetalats 1 345 139 kr enligt uppgift från MSB. Ersättningen ska användas till förberedande åtgärder för extraordinära händelser och inte kostnader vid en sådan händelse. Ersättningen ska komplettera de egna kommunala medlen. 8 Bilaga - bakgrund brand Enligt 2 kap 2 lagen (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor (LSO) skall ägare eller nyttjanderättshavare till byggnader eller andra anläggningar vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. Åtgärder av teknisk karaktär kan vara anskaffande av utrustning för brandsläckning medan åtgärder av organisatorisk karaktär kan vara utbildning och information. För att uppfylla dessa krav bör ett systematiskt och kontinuerligt brandskyddsarbete bedrivas under byggnadens eller anläggningens hela användnings-tid. I detta ingår att brandskyddet bör dokumenteras. Det finns ett allmänt råd (SVRFS 2004:3) med kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete. I rådet står att det är skäligt att det för varje verksamhet bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete och att detta dokumenteras. Dokumentationen av brandskyddet bör vara tillräcklig för att säkerställa underhåll och skäliga brandskyddsåtgärder, både tekniska och organisatoriska. Enligt det allmänna rådet bör det inom verksamheten finnas en brandskyddsansvarig med särskilt ansvar för brandskydd och dokumentation. Det är också lämpligt att ägare till byggnaden och den som bedriver verksamheten där klargör vem som ansvarar för vilka delar i brandskyddet och gärna reglerar detta i någon form av avtal. Ett systematiskt brandskyddsarbete kan helt enkelt ses som ett sätt att ha ordning och reda i sitt brandskydd. Finns det redan någon annan form av lednings- eller kvalitetsledningssystem inom verksamheten kan det systematiska brandskyddsarbetet med fördel integreras i detta. Ett systematiskt brandskydd bör alltså bedrivas för alla byggnader eller anläggningar. Hemma i villan eller lägenheten kan det räcka med att ha någon form av släckutrustning, samt att ha brandvarnare uppsatta som regelbundet kontrolleras. Här behövs ingen dokumentation. Sedan växer det systematiska brandskyddsarbetet successivt beroende på en verksamhets eller en byggnads risker etc. Exempelvis behöver en förskola en enklare form av systematiskt brandskyddsarbete, med en mycket enkel form av dokumentation av relevanta delar i brandskyddet, medan en komplex industri behöver ett mer avancerat systematiskt brandskyddsarbete och med en mer omfattande dokumentation för detta. November 2013 2 av 2