2017-02-15 1(7) LED 1.4-2016/568 1(6) Internrevisionen Staffan Ivarsson BESLUT Revisionsplan för Malmö högskola 2017 Till styrelse och rektor 1. Inledning med anledning av Regeringens beslut om att ombilda Malmö högskola till Malmö universitet samt en notering om att detta påtagligt påverkar revisionsplanen Internrevisionen (IR) har upprättat revisionsplan för perioden 1 januari till 31 december 2017. Planen, som utgår från internrevisionens riskbedömning, beslutades av Malmö högskolas styrelse 2017-02-15. Med anledning av Regeringens beslut om att göra Malmö högskola till ett universitet 2018 förändras förutsättningarna för högskolan då stora krav och förväntningar tillkommer. Detta förhållande har påverkat internrevisionens riskanalys och därmed den uppsättning av granskningar som kommer att genomföras i enlighet med styrelsens beslut. 2. Internrevisionens syfte och mål Internrevisionen vid Malmö högskola bedrivs enligt Internrevisionsförordningen (2006:1228), internrevisionens instruktion, Ekonomistyrningsverkets (ESV:s) riktlinjer samt internationella riktlinjer eller standards för yrkesmässig internrevision. IR:s syfte är att vara styrelsens och ledningens stöd i utvecklingen av en ändamålsenlig intern styrning och kontroll. IR ska granska och utvärdera i vad mån den interna styrningen och kontrollen på ett tillfredsställande sätt stödjer ledningens ansvar för att en ändamålsenlig och effektiv verksamhet bedrivs, att tillämpliga lagar och förordningar efterlevs, att verksamheten redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Internrevisionen ansvar för uppsikt, riskbedömningar samt granskningar omfattar hela organisationen, något som skapar goda förutsättningar för att finna och sprida goda exempel och därigenom bidra till ökad enhetlighet och synergi i processer och rutiner mellan olika verksamhetsdelar.
2017-02-15 2(7) Internrevisionen ska sammanfattningsvis vara en objektiv, granskande, stödjande och rådgivande funktion, vilken tillför högskolans verksamhet ett mervärde och stödjer utvecklingen av en ändamålsenlig intern styrning och kontroll. 3. Organisation och resurser Högskolans internrevision är organiserad som en oberoende funktion direkt under Malmö högskolas styrelse. Administrativt är internrevisionen en del av rektorsfunktionen. Bemanningen planeras för 2017 uppgå till en heltidsanställd internrevisionschef. Internrevisionen förfogar enligt denna förutsättning ca 1350 timmar för granskningar och annat revisionsrelaterat arbete under verksamhetsåret. Utöver beskrivna revisionsinsatser enligt revisionsplanen kan tillkommande uppdrag behöva genomföras om behov uppstår. Framställan om behov av revidering av planen eller av eventuella större tilläggsuppdrag utöver planering görs till styrelsen. En separat budget om SEK 100 000 för löpande utgifter har upprättats separat. 4. Riskanalys Målsättningen är att revisionen ska inriktas mot områden där det finns risk för väsentliga brister som kan påverka högskolans möjligheter att dels leva upp till den tredje paragrafen om ledningens ansvar i Myndighetsförordning (2007:515) och dels förverkliga sina uppgifter och nå sina mål. Ur detta perspektiv definieras risk som interna och externa faktorer som påverkar myndighetens förutsättningar för, eller förmåga, att uppfylla ändamålet med verksamheten samt att nå målen. Risk kan uppstå lika mycket utifrån faran att något fördelaktigt inte sker, dvs förlorade möjligheter eller misslyckanden, som hotet av att något betydelsefullt inte uppnås. IR gör löpande riskanalyser över året och sammanfattar en gång per år, i samband med framtagandet av förslaget till revisionsplan för nästkommande år, en riskanalys som beskriver den riskmiljö högskolan lever i. Genomförandet av den större riskanalysen har innefattat intervju med ledande befattningshavare och personer på olika nivåer i organisationen, analys av omvärlden, kunskaper och erfarenheter från tidigare gransknings- och rådgivningsuppdrag samt generella risker inom andra motsvarande organisationer. Internrevisionen har tagit del av den senast framtagna högskoleövergripande riskanalys som beslutats av rektor 2016-06-09 (LED 1.3-2016/278). Sju dagar senare meddelade Regeringen myndigheten att högskolestatusen skulle bytas till universitetsstatus från och med 1 januari 2018. Den senaste riskanalysen fokuserar på riskområdena utbildning, forskning, migrationssituationen, organisationskultur, kompetensförsörjning och lokalförsörjning. Det är enligt internrevisionen tydligt att kartan ritats om, inte minst genom att högskolan får högskolestatus 2018. Regeringen presenterade 2016-11-28 en forskningspolitisk proposition med aviseringar om generella ytterligare satsningar på forskning.
2017-02-15 3(7) Propositionen innehåller en hel del skrivningar om de samhällspolitiska utmaningarna och vikten av samverkan med omvärlden. Rektor har tagit fram ett utkast till målbild fram till 2022 (LED 1.3-2016/548. I detta ges förslag på en gemensam målbild som enligt internrevisionens mening harmonierar med både den forskningspolitiska propositionen och den bild internrevisionen har som gäller utmaningar och därmed risker, se mer om detta längre ner i riskanalysen. Rektor har brutit ned målbilden i fyra målområden. Det gäller Uppnå balans mellan forskning och utbildning Säkerställa att all utbildning håller hög kvalitet och är forskningsanknuten Skapa sammanhållna och berikande akademiska miljöer som kännetecknas av en kritisk massa där det bedrivs forskning på hög internationell nivå Utveckla flervetenskapliga forskningsprogram och forskarskolor inom ett mindre antal tematiska fokusområden relaterade till samhällsutmaningar Dokumentet anger vidare att det kommer att bedrivas ett omfattande arbete under 2017 som gäller prioriteringar på olika områden och nivåer i organisationen. Mycket fokus läggs på prioriteringar inom forskning och forskarutbildning då ett skifte från högskolestatus till universitetsstatus i stora delar gäller just detta. Internrevisionen menar att riskbilden ritats om under det senaste halvåret, något som rektor på ett tydligt sätt kommunicerar i ovan nämnda dokument. Oavsett den exakta utformningen av målbilden för 2022 torde många av de utmaningar som ligger framför högskolan ha listats i dokumentet, särskilt då det som gäller forskning och forskarutbildning. Internrevisionen menar att 2017 i mångt och mycket är ett förberedelseår där det måste arbetas både kort- och långsiktigt med att växla upp verksamheten så att myndigheten står redo att de facto drifta universitetet med start 1 januari 2018. Det är om ett år, vilket är kort om tid och innebär en risk i sig. Internrevisionen menar att det finns fler risker än de som listas i ovan nämnda och refererade dokument. Malmö universitet kommer att verka i en än hårdare konkurrensutsatt miljö. Genom den nya statusen finns det externa aktörer som hävdar att tillgängliga medel för forskning nu späds ut på ytterligare en part. Det är alltid viktigt att både klara av att nå uppsatta mål vad gäller verksamhet, men även att klara av att klanderfritt i hela organisationen följa de formella regler som finns. Det finns många sådana regelverk som högskolan måste leva upp till. Internrevisionen menar att det nu riktas fler kritiska blickar mot den verksamhet som nu byggs upp. Det är inte lämpligt att i någon del riskera försumma regelefterlevnad eller arbete med måluppfyllelse. Något som är mycket skadligt och drabbar organisationer hårt är när myndighetens förtroende skadas. Tydliga och färska exempel finns att hämta i Karolinska institutet och Riksrevisionen.
2017-02-15 4(7) Internrevisionen har definierat fem väsentliga riskområden där det finns risker som i detta sammanhang lyfts fram. Det gäller styrning och kontroll, regelefterlevnad, byggande av nya strukturer, personal- och lokalförsörjning. Styrning och kontroll Styrning och kontroll innefattar många delar av en organisation. I detta sammanhang avses i första hand den ekonomistyrning som finns och tillämpas. Det gäller formulering av mål, prioriteringar, riskanalyser, uppföljningar, övervakningsprocesser m.m. Malmö högskola saknar en myndighetsövergripande verksamhetsplan, till skillnad från exempelvis Lunds universitet. Detta kan riskera försvåra den styrning och kontroll som utövas internt. Det svårt att följa verksamhetens olika delar och att foga ihop dem till en gemensam bild. Detta har framkommit under internrevisionens arbete med granskningar och riskanalyser. Det finns en betydande risk att den successiva uppväxlingen av ekonomi, personal och verksamhet kommer i otakt. Ett ambitiöst upplagt arbete med att bygga och implementera ett ramverk för kvalitetsarbetet i utbildning på grundnivå och avancerad nivå pågår. Det ligger lämpligt i tiden och är strategiskt viktigt. Arbetet syftar till att på olika sätt säkra en hög kvalitet i utbildning och forskning och är en överlevnadsfråga för högskolan på längre sikt. Det är en utmaning att styra denna typ av processer så att de leder till verkliga resultat. Risken är att arbetet inte ger önskat resultat. När det gäller styrning så innefattas även finansiering. Det innebär en risk att en verksamhet som tvingas leva på extern finansiering helt enkelt misslyckas med att generera sådan finansiering. Regelefterlevnad Lagar, förordningar och andra regelverk måste följas. Att misslyckas på detta område kan få stora negativa konsekvenser som rubbar förtroendet för högskolan. Det kan gå fort; det har vi sett under sommaren 2016 när Dagens Nyheters granskningar av Riksrevisionen ledde till att de tre riksrevisorerna avgick endast några veckor efter publiceringen. Vi lever i ett medielandskap som är snabbt och skoningslöst i positiv bemärkelse. Samtidigt finns hos många människor i samhället en slags misstänksamhet mot många institutioner. Det är mot denna bakgrund extra viktigt att säkra regelefterlevnaden. I den konkurrensutsatta högskolevärlden finns risker med skandaler. Regeringen sitter i Stockholm och dimensionerar anslagsvolymerna och tar naturligtvis intryck av vad de ser, hör och läser i exempelvis olika media. Förtroende och kvalitet i kedjans alla länkar är i sammanhanget viktigt. Oegentligheter och bedrägerier utgör stora risker i verksamheten, men även slarv och dålig ordning och reda som kanske kan leda till att dokument kommer bort eller till fel mottagare utgör väsentliga risker som kan leda till skada för enskilda och i förlängningen högskolan.
2017-02-15 5(7) Byggande av nya strukturer En myndighet som verkar i en konkurrensutsatt miljö måste hela tiden anpassa sin struktur och verksamhet på ett sätt som säkrar måluppfyllelsen. Detta gäller särskilt Malmö högskola 2017 då arbetet med att bygga forskarmiljöer på områden där det kanske tidigare endast bedrevs en mindre sådan verksamhet. Det handlar om att skapa kritisk massa i forskarmiljöerna och att etablera och säkra internationell samverkan, något som även gäller relationerna med om världen lokalt, regionalt och nationellt. Av särskild vikt är byggandet av forskarmiljöerna. Dessa och deras resultat kommer att skärskådas såväl internt som externt. Det finns en risk att arbetet med att bygga forskarmiljöer av världsklass misslyckas i enskilda delar av högskolans verksamhet, exempelvis på grund av oerfarenhet. Personalförsörjning Personalförsörjning av hög kvalitet är central i en kunskapsalstrande och spridande verksamhet som Malmö högskola. Det handlar om att rekrytera högkvalitativ personal och att sedan se till att de trivs och ges förutsättningar att bedriva sin verksamhet. Det finns risk för att lärare och forskare inte uppfattar anställningen som tillräckligt trygg i de fall tillfälliga anställningar tillämpas. Detta i kombination med svårigheter att erbjuda höga löner utgör en risk för personalomsättning, något som kan äventyra kvaliteten i verksamheten. Lokalförsörjning Malmö högskola bedriver verksamhet av skilda slag i ett antal olika fastigheter. Modellen för fastighetsförvaltning granskas för närvarande av internrevisionen. Malmö högskola står inför stora utmaningar när det gäller byggande av nya strukturer vad gäller forskarlag m.m. enligt ovan. Dessa lag ska ges förutsättningar att blomma ut med full kreativ kraft. En av flera förutsättningar för att detta ska lyckas är att de försörjs med ändamålsenliga och attraktiva lokaler för arbete i form av forskning, undervisning, administration och service. Det finns indikationer på bristande lyhördhet gällande verksamheternas önskemål vad gäller lokalernas utformning med mer. Detta framkommer bland annat i internrevisionens under året redovisade rapport om planeringsprocessen för byggandet av de nya kontoren i kvarteret Niagara. Detta är en väsentlig risk för högskolan. Det råder brist på lokalytor vilket gör att den expansion som väntar i samband med bildandet/byggandet av Malmö universitet blir central för förutsättningarna att nå framgång.
2017-02-15 6(7) 5. Granskningar 5.1 Den centrala styr- och kontrollprocessen Malmö högskola växlar under 2017 upp verksamheten både vad gäller ekonomi och personal. Verksamheten är indelad i fem fakulteter och en central administration. Det pågår ett arbete med att ta fram en ny planerings- och styrprocess. Internrevisionen har iakttagit organisationens nuvarande styr- och kontrollprocess. Mot bakgrund av det behov som finns av förnyelse i denna del finns det skäl att granska styr- och kontrollprocessen under 2017 så att eventuella förändringar kan träda i kraft till den 1 januari 2018. Rubricerat granskningsarbete sker under revisionsåret med en bedömd tidsåtgång av ca 250 timmar. 5.2 Byggandet av forskarmiljöer En central fråga för Malmö högskola de närmaste åren är att växla upp forskarmiljöerna på fakulteterna. Det handlar om att skapa såväl kritisk massa som att bygga broas till andra universitet. En granskning bör göras som tar sikte på hur detta arbete bedrivs och om det är effektivt. Målet med granskningen är att belysa förbättringsområden och att sprida goda exempel i dessa delar. Rubricerat granskningsarbete sker under revisionsåret med en bedömd tidsåtgång av ca 250 timmar. 5.3 Personalförsörjning Personalen och dess kompetens är mycket central för en högskola. Det gäller för högskolan att rekrytera rätt personer, inte minst nu när fler forskare ska anställas. Processen för personalförsörjning kan granskas där såväl rekryteringsprocessen som andra delar som gäller befintliga anställda ingår. Målet med granskningen är att identifiera eventuella brister så att dessa vid behov kan åtgärdas genom beslut från ledningen så snart som möjligt. Rekryteringarna kommer att förberedas under 2017 men processen kommer att vara ständigt aktuell framöver då personalomsättning av viss storlek är en naturlig del av en organisationsvardag. Risken är att den blir för omfattande och att fel personer rekryteras. Rubricerat granskningsarbete sker under revisionsåret med en bedömd tidsåtgång av ca 250 timmar. 5.4 Ospecificerad granskning IR-chefstid har reserverats för granskningsinsatser/utredningar på framställan av styrelsen/rektor. Rubricerat granskningsarbete sker löpande under revisionsåret med en bedömd tidsåtgång av ca 200 timmar. 5.5 Rådgivning I internrevisionens uppgifter ingår att ge råd och stöd till styrelse, ledning och verksamhet i olika frågor som berör den interna styrningen och kontrollen. Exempel på rådgivningsinsatser för verksamheten kan vara deltagande i referensgrupper vid utvecklingsarbete samt informationsinsatser. Internrevisionen ser detta som en viktig
2017-02-15 7(7) förebyggande uppgift. Redovisad tid avser IR-chefstid. Rådgivningen sker löpande med en bedömd tidsåtgång av ca 50 timmar. 5.6 Riskanalys och planering inför 2018 Arbetet med att upprätta riskanalys och planera kommande års arbete utförs delvis löpande under året och delvis genom en mer systematisk genomgång med bland annat intervjuer i oktober/november 2017. Riskanalysen bildar underlag till 2018 års revisionsplan som styrelsen tar ställning till i december 2017. Beräknad tidsåtgång för IR-chefen ca 100 timmar. 5.7 Uppföljning av tidigare års granskningar Utifrån de beslut som styrelsen fattat med anledning av internrevisionens tidigare revisionsrapporter ges en återrapportering av vilka åtgärder som har vidtagits i verksamheten. Dessa iakttagelser presenteras i internrevisionens verksamhetsrapport för 2016. Beräknad tidsåtgång för IR-chefen ca 100 tim. 5.8 Kompetensutveckling Internrevisionens arbetsområde omfatta all den verksamhet som högskolan bedriver eller ansvarar för. Det innebär att kompetensutveckling inom högskolesektorn samt inom revisionsområdet är viktiga och naturliga delar i arbetet. Planerad tidsåtgång ca 150 timmar. Staffan Ivarsson Internrevisionschef