KS AU PROTOKOLL

KS AU PROTOKOLL

1(22) Plats och tid Rådhuset, rådhussalen, kl. 10.00 11.55 Beslutande Ledamöter Se närvarolista sidan 2 Tjänstgörande ersättare Se närvarolista sidan 2 Övriga närvarande Ersättare Se närvarolista sidan 2 Tjänstemän Se närvarolista sidan 2 Övriga Se närvarolista sidan 2 Justerare Lennart Mångs (M) Justeringens plats och tid Rådhuset, tisdagen den 23 oktober 2018 kl. 14.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 105-118 Jennifer Berglund Ordförande Justerare Ola Gilén Lennart Mångs (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsen Datum då anslaget sätts upp 2018-10-24 Datum då anslaget tas ned 2018-11-15 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen Underskrift Jennifer Berglund

2(22) Närvarolista Beslutande Ledamöter Ola Gilén (S), ordförande Kristina Lundgren (C) Lennart Mångs (M) Övriga närvarande Anita Hedqvist (S) Solbritt Andersson (V) Tjänstepersoner Annika Strand, kommundirektör Jennifer Berglund, kommunsekreterare Ulf Sinner, personalchef 105-107 Anna-Lotta Sjöstrand, ekonomichef 105-112 Marie Andersson, kvalitetsutvecklare 105-106 Niklas Nordahl, kvalitetssamordnare 105-106 Ida Emanuelssson, praktikant 105-106 Maria Högkvist, mångfaldsstrateg 105-106 Angela Poroli, hållbarhetsstrateg 105-106

3(22) Innehållsförteckning 105 Fastställande av dagordning... 4 106 Presentation av analysgruppen med koppling till styrmodellen... 5 107 Dnr KS021-17 003 Redovisning av uppdrag att genomföra översyn av kommunens flextidsavtal... 6 108 Dnr KS418-16 735 Byggandet av ett nytt vård- och omsorgsboende... 7 109 Dnr KS394-18 003 Förslag till ny Riktlinje för utförande av kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt i kommunala bolag (helägt- och delägt)... 9 110 Dnr KS413-18 003 Förslag till ny Riktlinje för GDPR-arbetet i Hedemora kommuns nämnder och bolag... 10 111 Dnr KS494-18 120 Skattesats 2019... 11 112 Dnr KS041-18 041 Investeringsbudget 2019... 12 113 Dnr KS423-18 514 Behandling av motion om möjligheten att ladda eldrivna fordon om man hyr parkeringsplats hos AB Hedemorabostäder eller arbetar i hus ägda av Hedemora Kommunfastigheter AB... 13 114 Dnr KS475-18 107 Förslag till revidering av bolagsordning för Hedemora Energi AB... 15 115 Dnr KS479-18 112 Förordnande av vigselförrättare... 16 116 Dnr KS401-17 004 Förslag till Samverkansavtal för e-arkivcentrum i Dalarna... 17 117 Dnr KS495-18 406 Förslag till höjning av avfallstaxan... 19 118 Delgivningar... 20

4(22) 105 Fastställande av dagordning Dagordningen presenteras enligt utskickat förslag med följande ändringar: Tillägg: Ä 15 Förslag till Samverkansavtal för e-arkiv Ä 16 Skattesats 2019 Ä 17 Investeringsbudget 2019 Ä 18 Utgår: Ä 9 a-b Ä 13 Ä 14 Höjning av avfallstaxan Behandling av motion om att få tillgång till kommunens ekonomisystem via Ekozoom Beslutsanmälningar Rapporter Arbetsutskottets beslut Dagordningen fastställs enligt presenterat förslag.

5(22) 106 Presentation av analysgruppen med koppling till styrmodellen Hållbarhetsstrateg, mångfaldsstrateg, ekonomichef, personalchef, kvalitetsutvecklare från bildningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen presenterar sig och berättar om analysgruppen med koppling till styrmodellen. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet har tagit del av informationen.

6(22) 107 Dnr KS021-17 003 Redovisning av uppdrag att genomföra översyn av kommunens flextidsavtal I samband med att kommunstyrelsens arbetsutskott den 6 februari 2018 behandlade ärendet om att följa upp internkontrollplan för året 2017, så beslutade arbetsutskottet att uppdra till kommunledningsgruppen att se över reglerna för flextid så att kommunen och kommunens bolag har överensstämmande flextidsavtal. Redovisning av översynen presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott den 26 juni 2018. Arbetsutskottet beslutade att: 1. Arbetsutskottet emotser en tydligare redovisning av hur bolagens flextidsavtal ser ut i jämförelse med kommunens nuvarande flextidsavtal samt ett förslag på ett nytt flextidsavtal som då mer stämmer överens med kommunens bolags flextidsregler. 2. Personalavdelningen får i uppdrag att se över om det är möjligt att ändra flexsystemet i Personec så att det är förinställt tiderna 08.00-12.00 och 13.00-17.00, så att det är upp till den anställde att redigera sin tid i flexsystemet. 3. Redovisning av uppdragen ska ske till arbetsutskottet den 18 september 2018. Personalavdelningen har arbetat fram ett nytt förslag till flextidsavtal. Beslutsunderlag Uppföljning av internkontrollplan för kommunstyrelsen 2017 den 8 januari 2018 den 6 februari 2018 21 den 26 juni 2018 78 Arbetsutskottets beslut Ärendet återupptas på kommunstyrelsens arbetsutskott den 13 november 2018.

7(22) 108 Dnr KS418-16 735 Byggandet av ett nytt vård- och omsorgsboende För att möta kommande efterfrågan av vård-och omsorgsboende och kunna erbjuda ett modernt, tryggt och framtidsanpassat boende för äldre med god tillgänglighet och säkerhet, finns behov av att tillskapa ett nytt vård-och omsorgsboende i Hedemora kommun. Kommunstyrelsen beslutade den 31 januari 2017 att uppdra till AB Hedemorabostäder att snarast utreda förutsättningarna och presentera en kostnadskalkyl för byggandet av ett nytt vård- och omsorgsboende, med placering förslagsvis jämte demensboendet Norden. Omsorgsnämnden har tillsammans med miljö- och samhällsbyggnadsnämnden tagit fram ett funktionsprogram och en kravställning för ett nytt vård- och omsorgsboende. Omsorgsnämnden har behandlat ärendet den 3 september 2018 och beslutat att hemställa hos kommunstyrelsen att uppdra till miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att påbörja projektering för nytt vård- och omsorgsboende i Hedemora. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har beslutat den 19 september 2018 att avvakta beslut i ägandefrågan samt projekteringsfrågan i väntan på vidare utredning. Kommunstyrelseförvaltningen har i en tjänsteskrivelse den 16 oktober 2018 framfört förslag att kommunstyrelsen ska föreslå kommunfullmäktige att godkänna att förslaget och bevilja anbud till nytt vård- och omsorgsboende och att kommunen upptar lån hos Kommuninvest motsvarande 250 mkr. Beslutsunderlag Strategiutskottet den 24 oktober 2016 64 Vård- och omsorgsutskottets protokoll den 7 december 2016 141 Kommunstyrelsens strategiutskott den 16 januari 2017 7 Kommunstyrelsen den 31 januari 2017 19 Kravställning och funktionsprogram den 21 september 2017 Omsorgsnämnden den 3 september 2018 61 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden den 19 september 2018 82 Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen den 16 oktober 2018 Forts. 108

8(22) Forts. 108 Förslag till kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige godkänner förslaget till byggandet av ett nytt vård- och omsorgsboende och beviljar anbud till nytt vård- och omsorgsboende. 2. Uppdrag ges till ekonomiavdelningen att uppta lån för kommunen hos Kommuninvest motsvarande 250 mkr. 3. Kommunfullmäktige uppdrar till omsorgsnämnden att arbeta för att inrymma den utökade driftkostnaden inom sin ram genom omställningar i verksamheten och att presentera detta i samband med budgetarbetet våren 2020. Deltar inte Lennart Mångs (M) deltar inte i beslutet.

9(22) 109 Dnr KS394-18 003 Förslag till ny Riktlinje för utförande av kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt i kommunala bolag (helägt- och delägt) Förslag på ny Riktlinje för utförande av kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt i kommunala bolag (helägt- och delägt) presenteras. Beslutsunderlag Förslag till ny Riktlinje för utförande av kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt i kommunala bolag (helägt- och delägt) från kommunstyrelseförvaltningen den 6 september 2018 Förslag till kommunstyrelsen Presenterad Riktlinje för utförande av kommunstyrelsens förstärkta uppsiktsplikt i kommunala bolag (helägt- och delägt) antas.

10(22) 110 Dnr KS413-18 003 Förslag till ny Riktlinje för GDPR-arbetet i Hedemora kommuns nämnder och bolag Förslag på ny Riktlinje för GDPR-arbetet i Hedemora kommuns nämnder och bolag presenteras. Beslutsunderlag Förslag till ny Riktlinje för GDPR-arbetet i Hedemora kommuns nämnder och bolag från kommunstyrelseförvaltningen den 14 september 2018 Förslag till kommunstyrelsen Presenterad Riktlinje för GDPR-arbetet i Hedemora kommuns nämnder och bolag antas.

11(22) 111 Dnr KS494-18 120 Skattesats 2019 Enligt kommunallagen 11 kap. 8 ska fullmäktige fastställa skattesatsen före november månads utgång. I samband med att budgeten fastställs före december månads utgång får fullmäktige fastställa en annan skattesats än den som bestämts tidigare om det finns skäl till det. Förra året 2018 beslutade alla kommuner samt Landstinget i Dalarna om att skatteväxla 47 öre från och med den 1 januari 2018 för allmän kollektivtrafik och färdtjänst med Landstinget Dalarna. Skattesatsen fastställdes till att vara 22,17 vilket är 2017 års skattesats oförändrad inklusive skatteväxling för allmän kollektivtrafik och färdtjänst med Landstinget Dalarna. (22,64-0,47=22,17). Ekonomichefen förslår att skattesatsen under 2019 för Hedemora kommun ska vara 22,17, vilket är oförändrat jämfört med föregående år. Förslag till kommunfullmäktige Skattesatsen 2019 för Hedemora kommun ska vara 22,17, vilket är oförändrat jämfört med föregående år.

12(22) 112 Dnr KS041-18 041 Investeringsbudget 2019 Förslag till investeringsbudget 2019 presenteras. Beslutsunderlag Förslag till investeringsbudget 2019 från ekonomiavdelningen den 23 oktober 2018 Förslag till kommunstyrelsen Lämnas utan eget förslag till kommunstyrelsen.

13(22) 113 Dnr KS423-18 514 Behandling av motion om möjligheten att ladda eldrivna fordon om man hyr parkeringsplats hos AB Hedemorabostäder eller arbetar i hus ägda av Hedemora Kommunfastigheter AB Följande motion av Leif Stenberg (MP) anmäls: Just nu påbörjas en omställning från fossildrivna fordon till eldrivna fordon. En elmotor har mycket bättre verkningsgrad än en bensinmotor eller diesel. De stora tillverkarna av bilar erbjuda allt fler modeller som är rena elbilar eller laddningsbara elhybrider. Antalet sålda elfordon ökar och priserna sjunker. Även de som bor i en hyreslägenhet kommer att börja efterfråga möjligheten att kunna ladda sin elbil eller elhybrid över natten på en parkeringsplats nära bostaden. Dagens elstolpar för motorvärmare vid hyreshus duger inte eftersom de ofta har en timer eller annan utrustning som begränsat eltillförseln till några få timmar åt gången. Att göra det möjlig att dagpendla med sin elbil eller laddningsbara elhybrid innebär vissa utmaningar när det gäller tillgänglig effekt med mera. Det måste finnas tillräcklig effekt även i överliggande nät på regional nivå. Nattetid är detta normalt inget problem alls eftersom elförbrukningen i regionen normalt är lägre nattetid. Elnätet fram till respektive fastighet måste ha tillräcklig kapacitet Elnätet inom fastigheten måste tåla den ökade belastning som uppstår om flera ansluter elbil eller laddbar elhybrid samtidigt Styrutrustning, säkring och kontakter på respektive stolpe kan behövas anpassas eller bytas ut. En egen så kallad snabbladdningsstation som ger 50 A eller mer blir normalt för dyrt om den inte kan delas med flera användare. Det måste finnas hyresavtal eller ett separat betalsystem så att bolagen kan ta betalt av dem som utnyttjar tjänsten På sikt kan efterfrågan på laddmöjligheter medföra rätt omfattande investeringar. Det torde finnas en hel del att lära av andra fastighetsägare som står inför samma utmaning. Forts. 113

14(22) Forts. 113 Förslag till beslut: Kommunfullmäktige ger AB Hedemorabostäder och Hedemora kommunfastigheter AB följande tillägg i respektive ägardirektiv: - att anslutningspunkter för laddning av elbilar eller laddningsbara elhybrider bör vara standard vid all nybyggnation hos bolaget så att fler kan dagpendla till och från näraliggande orter inom 5 mils radie. - att bolaget bör utreda hur befintliga parkeringsplatser successivt kan anpassas till samma krav. Kommunsekreteraren remitterade motionen till AB Hedemorabostäder och Hedemora kommunfastigheter AB för yttrande och kommunstyrelsen därefter ska yttra sig över motionen och kommunfullmäktige beslutade den 25 september 2018 att de tagit del av den informationen. AB Hedemorabostäder har inkommit med ett yttrande. De kan vid behov säkra upp befintliga motorvärmaruttag och ge möjlighet till kontinuerlig elladdning utan timer. Tjänsten är inte försedd med elmätning utan schablonprissatt. AB Hedemorabostäder har gjort kundanpassningar för framförallt Hedemora kommun, men även andra och installerat både snabboch långsamladdningsuttag vid flera av bolagets fastigheter. Hedemora kommun hyr skolor och förskolor inklusive befintliga parkeringsplatser och motorvärmaruttag av Hedemora kommunfastigheter. Kommunen hyr i sin tur ut motorvärmaruttagen till personal. Om kommunen har behov av att även dessa platser möjliggörs för laddning av elbilar sa kan kommunen beställa ändringsarbete av Hedemora kommunfastigheter. Parkeringsplatserna vid Tjäderhuset både ägs och administreras av kommunen. Bolagen har inga synpunkter på om ägarna vill ändra ägardirektiven beträffande möjlighet till elladdning men då bör ägarnas direktiv förtydligas. Beslutsunderlag Motion från Leif Stenberg (MP) den 19 september 2018 Kommunfullmäktige den 25 september 2018 93 Yttrande från AB Hedemorabostäder den 20 september 2018 Förslag till kommunfullmäktige 1. Motionen bifalles. 2. Uppdrag ges till kommunstyrelseförvaltningen att revidera ägardirektiven så att möjlighet ges till elladdning.

15(22) 114 Dnr KS475-18 107 Förslag till revidering av bolagsordning för Hedemora Energi AB Förslag till revidering av bolagsordning för Hedemora Energi AB presenteras. Förslaget till revidering innebär att bolaget tillåts kunna bedriva elhandel. Beslutsunderlag Förslag till ny bolagsordning för Hedemora Energi AB den 10 oktober 2018 Förslag till kommunfullmäktige Presenterad bolagsordning för Hedemora Energi AB, daterad 10 oktober 2018, antas.

16(22) 115 Dnr KS479-18 112 Förordnande av vigselförrättare En ansökan har inkommit om att få bli borgerlig vigselförrättare. Borgerlig vigselförrättare utses av Länsstyrelsen efter förslag från kommunen. Beslutsunderlag Ansökan från Anna Eling den 11 oktober 2018 Förslag till kommunstyrelsen Hedemora kommun föreslår till Länsstyrelsen att Anna Eling utses till borgerlig vigselförrättare.

17(22) 116 Dnr KS401-17 004 Förslag till Samverkansavtal för e-arkivcentrum i Dalarna Kommundirektörerna för Dalarnas kommuner beslutade den 14 mars 2017 att bedriva projektet Digitalt långtidsbevarande (e-arkiv), med målet att kommuner i Dalarnas län ska erbjuda medborgare, näringsliv, forskning och förvaltning enkel tillgång till offentlig digital information. Genom kommunsamverkan kan de gemensamma resurserna användas mest kostnadseffektivt och kommunerna får ett funktionellt verktyg för att uppnå öppenhet, demokrati, rättssäkerhet, ökad effektivitet och utveckling. I delrapporten för projektet Länsgemensamt e-arkiv Dalarna den 11 december 2017 rekommenderades en avtalssamverkan kring anskaffning och förvaltning av e-arkiv. Dalarnas kommuner har givit avsiktsförklaringar om att samverka i anskaffandet och förvaltning av e-arkivet samt att ge Säters kommun uppdraget att inneha värdskap för tjänsten E-arkivcentrum Dalarna. Ett leverantörsavtal har tecknats mellan alla kommuner och leverantören av e-arkivsystemet Ida Infront. I föreslaget samverkansavtal beskrivs vad som gäller avseende tjänstens innehåll, organisation och beslutsbefogenheter, ersättning och tvist. Ett första förslag till samverkansavtal togs fram av Säters kommun. Styrgruppen beslöt den 14 september 2018 att remittera samverkansavtalet till kommundirektörerna i kommunerna. Projektets styrgrupp reviderade utifrån inkomna synpunkter, och fastställde därefter, ett nytt förslag. Samverkansavtalet beslutades av Säters kommunfullmäktige den 15 oktober 2018 och skickades därefter ut till kommunerna. Förlaget till respektive kommun att fatta: 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta att anta Samverkansavtal avseende E-arkivcentrum Dalarna. 2. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att delegera befogenhet till kommunstyrelsens ordförande att underteckna samverkansavtal avseende E-arkivcentrum Dalarna. Beslutsunderlag Förslag från Säters kommun om Samverkansavtal för e-arkiv den 19 oktober 2018 Forts. 116

18(22) Forts. 116 Förslag till kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige antar Samverkansavtal avseende E- arkivcentrum Dalarna. 2. Kommunfullmäktige beslutar att delegera befogenhet till kommunstyrelsens ordförande att underteckna samverkansavtal avseende E-arkivcentrum Dalarna.

19(22) 117 Dnr KS495-18 406 Förslag till höjning av avfallstaxan Hedemora Energi AB:s styrelse har godkänt en höjning på 4% för avfallstaxan och föreslår kommunfullmäktige att godkänna en höjning av avfallstaxan med 4 %. Beslutsunderlag Förslag till förändring av avfallstaxan den 23 oktober 2018 Förslag till kommunstyrelsen Lämnas utan eget förslag till kommunstyrelsen.

20(22) 118 Delgivningar Följande delgivningar presenteras: a) KS407-17 106 Protokollsutdrag från Västmanland-Dalarna Lönenämnd 24, delårsbokslut 2018-01-01 2018-08-31, den 28 september 2018 b) KS131-18 107 Protokoll från styrelsemöte med Hedemora Näringsliv AB den 24 september 2018 c) KS132-18 107 Protokoll med delårsrapport för perioden 180101-180831 från styrelsemöte med AB Hedemorabostäder och Hedemora Kommunfastigheter AB den 3 oktober 2018 d) KS166-18 107 Protokoll från Hedemora Energi AB den 27 september 2018 e) KS236-18 170 Protokoll från Södra Dalarnas Räddningstjänstförbund, direktionen, den 11 oktober 2018 f) KS244-18 106 Protokoll från styrelsemöte med Intresseföreningen Dalabanans Intressenter den 28 september 2018 g) KS293-18 106 Protokollsutdrag från gemensam nämnd för upphandling 15, budgetuppföljning 2018, den 17 september 2018 h) KS293-18 106 Protokollsutdrag från gemensam nämnd för upphandling 16, budget 2019, den 17 september 2018 i) KS293-18 106 Protokollsutdrag från gemensam nämnd för upphandling 17, rapport från upphandlingscenters chef, den 17 september 2018 j) KS293-18 106 Protokollsutdrag från gemensam nämnd för upphandling 18, dokumenthanteringsplan för upphandlingsärenden, den 17 september 2018 k) KS293-18 106 Protokollsutdrag från gemensam nämnd för upphandling 19, redovisning av delegationsbeslut 2018, den 17 september 2018 l) KS293-18 106 Protokoll från gemensam nämnd för upphandling den 17 september 2018 Forts. 118

21(22) Forts. 118 m) Förhandlingsprotokoll enligt MBL 11 gällande förhandling mellan Hedemora kommun och Lärarförbundet, Lärarnas Riksförbund, Kommunal och DIK gällande statsbidrag för en likvärdig skola den 30 augusti 2018 n) Förhandlingsprotokoll enligt MBL 11 gällande förhandling mellan Hedemora kommun och Lärarförbundet, Lärarnas Riksförbund, Kommunal och DIK gällande chefsförordnande för chefen för kulturenheten den 20 september 2018 o) Protokoll enligt MBL 19 från bildningsförvaltningen med information från Hedemora kommun om de samtal som fördes vid möte med skyddskommittén den 23 augusti 2018, den 30 augusti 2018 p) Protokoll enligt MBL 19 från bildningsförvaltningen med information från Hedemora kommun om arbetet med budgetprocessen för att få en ekonomi i balans 2018 och inför budget 2019, den 30 augusti 2018 q) Protokoll från Skyddskommittén på bildningsförvaltningen den 27 september 2018 r) Protokoll från bildningsförvaltningen med riskbedömning, genomförd av bildningsförvaltningen tillsammans med Lärarförbundet, Kommunal, Vision och DIK gällande besparingsförslag nummer 5 för en ekonomi i balans 2019, den 4 oktober 2018 s) Förhandlingsprotokoll enligt MBL 11 gällande förhandling mellan Hedemora kommun och Lärarförbundet, Lärarnas Riksförbund, Kommunal och DIK gällande bildningsförvaltningens besparingsförslag nummer 5 för en ekonomi i balans 2019, den 18 oktober 2018 t) Cirkulär och skrivelser från SKL: Forts. 118 18:16 Åläggande om gångbanerenhållning m.m. 18:31 Förslag till bestämmelser om omställningsstöd, pension samt familjeskydd till förtroendevalda (OPF-KL18) 18:32 Information om överenskommelse avseende vissa frågor om sommartid/vintertid 18:34 Partsgemensamma förtydliganden angående lovskola

22(22) Forts. 118 18:35 Preliminär utjämning för år 2019 18:36 Sänkt premie för TGL-KL år 2019 18:37 Budgetförutsättningar för åren 2018 2021 Förslag till beslut har tagit del av delgivningarna.