Användaravtal för Flex SBE

Användaravtal för Flex SBE Flex Applications AB (556616-1948) 2015-10-20 1. PARTNER I avtalstexten nedan kallas Flex Applications AB, för Flex Applications och Du/Ditt företag för Användaren. De tjänster som Användaren betalar för kallas Tjänsten och detta avtal kallas Avtalet. Tjänsten avser programmet Flex SBE, driftas genom Flex Applications och körs över Internet. Godkännande av Avtalet bekräftar att Användaren har läst, förstått och accepterat villkoren i Avtalet. Tillägg till Avtalet skall godkännas skriftligen av Flex Applications. 2. AVTALSTID Avtalet är giltigt från det att Användaren beställt Tjänsten. Avtalstiden är samma period som betalningsperioden. Avtalet förlängs automatiskt med samma period om inte Tjänsten skriftligen har sagts upp senast tre månader innan avtalstidens utgång. Användaren har rätt att säga upp Avtalet inom 30 kalenderdagar från beställningen av Tjänsten. Detta skall göras skriftligen innan de kostnadsfria trettio (30) kalenderdagarna löpt ut eller senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Uppsägningen gäller från och med innevarande fakturaperiods utgång. En fakturaperiod motsvarar en avtalsperiod. Om uppsägningen kommer Flex Applications tillhanda efter avtalsperiods utgång utgår ännu en avtalsperiod. Efter uppsägning av Avtalet har Användaren inte längre rätt till att använda Tjänsten efter innevarande avtalsperiods utgång. Vid förlängning av avtalet skall aktuella villkor och priser tillämpas. 3. NYTTJANDERÄTT Flex Applications upplåter till Användaren rätten att tillträda och använda Tjänsten Flex SBE som levereras som Software as a Service (SaaS) och där Användaren abonnerar på Tjänsten. 4. FLEX APPLICATIONS RÄTTIGHETER Flex Applications förbehåller sig rätten att förändra produktspecifikation för framtida versioner av Tjänsten. 5. FLEX APPLICATIONS ÅTAGANDEN 5.1 Drift av Tjänsten

2 Flex Applications åtar sig att tillhandahålla en säker leverans av Tjänsten, via Internet, 24 timmar per dygn, sju dagar i veckan med undantag för planerade driftstopp. Flex Applications, och av dem anlitade leverantörer, har rätt att vidta åtgärder som påverkar ovan nämnda tillgänglighet, om Flex Applications anser detta nödvändigt av tekniska, service-, drifts- eller säkerhetsrelaterade skäl. Planerade driftsavbrott på grund av systemunderhåll meddelas Användaren i förväg. Tjänstens tillgänglighet är beräknad över ett kvartal till 99,5% eller högre. Om tillgänglighetstalet under avtalstiden är under 99,5% har Användaren rätt att begära ersättning enligt nedan (tabell 1). Eventuell ersättning kan aldrig bli större än den i förskott erlagda avgiften för Tjänsten. Understiger tillgängligheten 94,4%, vilket motsvarar mer än 5 arbetsdagar under ett kvartal har Användaren rätt att säga upp Avtalet med omedelbar verkan. En begäran om ersättning skall framställas skriftligen till Flex Applications senast 30 kalenderdagar efter att driftstopp eller driftsavbrott ägt rum. Användaren har inte rätt till ersättning vid driftstopp som inträffat under period för planerat underhåll och uppgradering. Tabell 1: Ersättning vid nedsatt tillgänglighet av tjänsten, beräknad över ett kvartal. Tillgänglighet (%) Ersättning 99,0-99,5% 10% av avgiften 98,5-99,0% 20% av avgiften 98,0-98,5% 30% av avgiften 97,5-98,0% 40% av avgiften 96,0-97,5 % 50% av avgiften 95,0-96,0% 75% av avgiften Under 95% 100% av avgiften 5.2 Support Flex Applications svarar för all frågeservice som berör användningen av Tjänsten. Användaren äger rätt att i obegränsad omfattning ställa frågor angående programmets användning. Supporten nås via telefon eller e-post. Öppettiderna är (måndag fredag, kl. 8.00 16.00). Telefonnumret är 019 10 39 15. Frågeservicen inkluderar inte frågor gällande branschavtal eller frågor av teknisk karaktär angående systemet. Tekniska frågor besvaras av konsulter och debiteras per timma enligt gällande timtaxa. 5.3 Felanmälan Flex Applications skyldigheter omfattar att kunna ta emot anmälan om fel. Felanmälan kan göras dygnet runt, alla årets dagar, via e-post till sbe.travel.support@flexapplications.se. 6. BEGRÄNSNINGAR I FLEX APPLICATIONS ÅTAGANDEN Flex Applications skyldigheter omfattar inte att: göra specifika anpassningar i Tjänsten åt en Användare, ansvara för innehållet av Användarens data, återställa en enskild Användares data, svara för person-, sak- eller förmögenhetsskada som kan följa direkt eller indirekt av Tjänsten,

3 avhjälpa fel som orsakats på grund av fel i Användarens utrustning eller programvara, DoS-attacker, virus eller annat angrepp på säkerheten hos Användaren, avhjälpa fel som orsakats av omständighet utanför Flex Applications ansvarsområde för Tjänsten som t.ex. andra produkter eller tjänster från tredje man som Flex Applications inte tagit ansvar för, åtgärda fel, som kan antas vara förorsakade av felaktig användning av Tjänsten. 7. ANVÄNDARNAS RÄTTIGHETER 7.1 Användaren har rätt till support d.v.s. rätt att ställa frågor om Tjänsten enligt Flex SLA för support. 7.2 Flex Applications åtgärdar anmälda fel i Tjänsten som på ett allvarligt sätt påverkar funktionen i Tjänsten enligt SLA. Se avsnitt 5. Flex Applications förbehåller sig dock rätten att avgöra när och hur ett fel skall rättas samt när och hur en åtgärd skall utföras då Flex Applications har överblicken av konsekvenserna av en rättning/ändring. Om Flex Applications inte kan åtgärda ett konstaterat programfel som inträffat under avtalstiden har Användaren rätt till nedsättning av månadsavgiften eller om felet är väsentligt, rätt att häva detta Avtal. Fel som inte på ett allvarligt sätt påverkar användandet av Tjänsten och/eller Tjänstens funktion åtgärdas tidigast vid nästa officiella version av Tjänsten. 7.3 Flex Applications skall för Användarens räkning verka för att Tjänsten hålls á jour med gällande lagar och bestämmelser. Övriga eventuella förbättringar som Flex Applications gör i programmet kommer också Användaren tillgodo. 7.4 Abonnemangsavgiften för Tjänsten inkluderar uppdaterade versioner av Tjänsten som ges ut under avtalsperioden. En uppdatering innebär att man släpper en ny version av Tjänsten som t.ex. innehåller förbättringar, ny funktionalitet och ändringar. 8. ANVÄNDARNAS ÅTAGANDEN 8.1 Avtalet medför inte att upphovsrätt eller andra immateriella rättigheter till Tjänsten överlåts till Användaren. Användaren får inte heller överlåta, uthyra, utlåna eller till utomstående förmedla Tjänsten eller tillhörande dokumentation, oavsett om det sker helt eller delvis mot eller utan ersättning. Det är vidare förbjudet för Användaren att bland annat kopiera, ändra eller på annat sätt hantera programvara eller annat material som hör till Tjänsten. Användaren har i och med detta Avtal blivit informerad om och bekräftar att Tjänsten åtnjuter upphovsrättsskydd för Flex Applications eller till vilken Flex Applications överlåtit äganderätten. 8.2 Vid registrering som användare hos Flex Applications är Användaren skyldig att uppge korrekt information gällande sitt företag och organisationsnummer samt att hålla dessa uppgifter aktuella. Användaren ansvarar för att lösenord som används till lösenordskyddade delar av Tjänsten ej skall spridas eller göras tillgängliga till obehöriga personer. 8.3 Användaren ansvarar för att utse en kontaktperson och se till att denne har tillräckliga kunskaper om Tjänsten för att klara användning och utbildar övriga användare i hur Tjänsten skall användas.

4 8.4 Användaren är skyldig att ansvara för att det data som lagras i Tjänsten inte strider mot personuppgiftslagen och upphovsrätten samt att andra svenska lagar och förordningar följs. 8.5 Användaren ansvarar för att data som lagras i Tjänsten inte strider mot god etik och moral eller kan uppfattas som stötande, oanständigt, sexistiskt, diskriminerande eller obscent. 8.6 Användaren är införstådd med att Tjänsten endast får användas för lagliga ändamål och åtar sig att hålla Flex Applications skadelös avseende samtliga krav från tredje man som riktas mot Flex Applications med anledning av Användarens användning av Tjänsten. 8.7 Användaren ansvarar för att tredjepartsprogram som webläsare, pdfläsare, toolbars, antivirusprogram samt brandväggar är korrekt installerade och tillåter trafik mot av Flex Applications hänvisade webbplatser. 8.8 Användaren är införstådd med att Tjänsten är beroende av att Internet fungerar normalt och att avbrott, fördröjningar, buggar och liknande hinder på Internet inte utgör fel i Tjänsten. 9. BEGRÄNSNINGAR I TJÄNSTEN Mängden data som lagras i Tjänsten skall för ett litet företag vara rimligt. 10. ANVÄNDARENS DATA 10.1 Användaren innehar samtliga rättigheter till sitt egen data. Flex Applications erhåller inga rättigheter till Användarens data, eller del därav, under Avtalet. Flex Applications delar inte Användarens information med företag, organisationer och personer utanför Flex Applications om inte Användaren medger detta. 10.2 Användaren ansvarar för att Användaren i samband med uppsägning tar ut all Användarens data som kan komma att behövas för framtida bruk. 10.3 Har avtalet upphört på grund av utebliven betalning, lagras Användarens data i maximalt 30 (trettio) kalenderdagar varefter Flex Applications äger rätt att radera Användarens kvarvarande material från Flex Applications servrar. 11. DATASÄKERHET 11.1 Autentisering och kryptering All datakommunikation sker med Secure Sockets Layer (SSL). Flex Applications använder 128- bitars SSL kryptering och 2048- bitars publika nycklar från RSA. För att få tillgång till Tjänsten krävs inloggning med användarnamn, databasnamn och lösenord. All datakommunikation till och från Användarens dator krypteras med SSL, vilken är den mest använda Internetstandarden för krypterad kommunikation. Inloggningsförfarandet är helt krypterat, vilket innebär att ingen information skickas som okrypterad text. Användarens lösenord lagras i envägskrypterat format. Varje anrop till Tjänsten innebär en kontroll av den inloggade Användarens behörighet. 11.2 Drift av Tjänsten

5 Flex Applications tjänster driftas på egna servrar i en datahall som har kontinuerlig övervakning dygnet runt. Servern larmar via sms och mail till leverantören. Datahallen är brandskyddad och har ett avancerat mätsystem för att tidigt upptäcka brand. Systemet är automatiskt kopplat till ett släcksystem. I datahallen finns flera reservaggregat för kyla, för att säkerställa att temperaturen hålls konstant. Elförsörjning ges med UPS på kundens utrustning. Alla uttag är separat avsäkrade. Datahallen är även utrustad med ett sekundärt strömförsörjningssystem samt en diselgenerator som säkerställer strömförsörjning till servrarna. Serverhallen skyddas av flera olika larm och passersystem med registrering över vilka som passerar in och ut. Det finns möjlighet till redundans mellan två olika serverhallar på fem kilometers avstånd från varandra. Högkapacitetsanslutningar säkerställer kundernas tillgång till tjänsten. Servicefönster infaller varje onsdag mellan kl 2.00 4.00. Under denna tid kan driftsstörningar förekomma. 11.3 Backuper och systemarkitektur Flex Applications produkter bygger på en modern serverplattform. Servermiljö och nätverk skyddas av brandväggar och genomsöks kontinuerligt efter virus, trojanska hästar och maskar. Backuper görs dagligen på filer och databas. 12. LEVERANS Leverans skall anses ha skett efter att Flex Applications har sänt ut inloggning till Tjänsten. 13. AVGIFTER OCH BETALNINGSVILLKOR Tjänsten är kostnadsfri i trettio (30) kalenderdagar. Därefter blir Tjänsten automatisk en betald prenumeration som faktureras i förskott i antal månader beroende på avtalsperiod. Kvartal: faktureras ett kvartal i förskott. År: faktureras ett år i förskott. Om Användaren inte önskar förnya sin prenumeration på Tjänsten måste avtalet sägas upp senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Om Användaren inte önskar fortsätta med Tjänsten efter de kostnadsfria trettio (30) kalenderdagarna måste avtalet sägas upp innan de första trettio (30) dagarna löpt ut. De 30 kostnadsfria kalenderdagarna beräknas från det datum då Flex Applications har sänt ut inloggningen till Tjänsten. Betalningsvillkor är trettio (30) kalenderdagar netto. Vid uppsägning sker ingen återbetalning av redan inbetald avgift. Tjänster som inte omfattas av avtalet debiteras kunden per timme enligt gällande prislista. Minsta debiterbara tid är 15 min. Alla priser är exklusive moms. 14. PRISFÖRÄNDRING Avgiftsändringar som beror på externa faktorer aviseras i direkt anslutning till genomförandet av avgiftsförändringarna. Leverantören har rätt att höja avgift med omedelbar verkan om höjningen är direkt hänförlig till externa faktorer såsom förändring av valutakurs, skatt eller liknande allmän pålaga samt vid annan liknande omständighet av ekonomisk betydelse för Tjänst

6 utanför Leverantörens kontroll och som påverkar kostnaden för tillhandahållande av Tjänst. Flex Applications skall avisera avgiftsändringar som inte är att hänföra till externa faktorer senast en månad innan avgiftsförändringen träder i kraft. 15. AVTALETS UPPHÖRANDE 15.1 Uppsägning Användaren kan när som helst säga upp detta Avtal. Uppsägningen skall ske skriftligen senast tre (3) månader före avtalets utgång och innebär att avtalsperioden inte förlängs. Den i förskott erlagda avgiften återbetalas ej. 15.2 Hävning Flex Applications äger rätt att stänga av Tjänsten om Användaren trots påminnelse inte betalat faktura inom angiven tid eller uppfyller de villkor som regleras i detta avtal. Flex Applications äger även rätt att häva avtalet om Tjänsten inte längre är tillåten enligt myndighetsbeslut eller utgår ur sortimentet. Den i förskott erlagda avgiften återbetalas ej. 15.3 Avtalsbrott Om Användaren bryter mot detta Avtal och/eller uppsatta bestämmelser har Flex Applications rätt att med omedelbar verkan helt eller delvis stänga av Användaren från Tjänsten. Flex Applications har även rätt att med omedelbar verkan stänga av en Tjänst utan återbetalningsskyldighet om Användaren utnyttjar Tjänsten eller låter någon annan använda Tjänsten för olagliga eller oetiska ändamål eller på ett sätt som ger upphov till skada eller annan olägenhet för Flex Applications eller tredje man. 16. REKLAMATIONSVILLKOR Reklamation av en Tjänst eller invändning av erhållen faktura måste vara Flex Applications tillhanda senast 14 kalenderdagar efter fakturadatum. Reklamation görs via telefon 019 10 39 15 eller via e-post sbe.info@flexapplications.se. 17. SEKRETESS 17.1 Personuppgifter samt annan nödvändig information om Användaren registreras av Flex Applications för att Flex Applications skall kunna tillhandahålla Tjänsten och skicka marknadsföringsmaterial till Användaren. Användaren är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i relation till Användarens nyttjande av Tjänsten. Flex Applications är personuppgiftsbiträde. Flex Applications ska behandla personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen och enligt Användarens instruktioner. Flex Applications ska upprätta och bibehålla de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna. 17.2 Ingen av parterna får lämna ut uppgifter som är skyddade enligt lagen om skydd för företagshemligheter i annan utsträckning än vad som krävs på grund av lagändringar eller myndighetsbeslut, för att kunna utföra åtaganden enligt detta Avtal eller om andra parten godkänt förfarandet. Part förbinder sig att informera sina anställda och/eller konsulter så att sekretess iakttas.

7 18. FORCE MAJEURE Parts åtagande gäller med reservation för händelser utanför parts kontroll såsom krig, terrordåd, arbetskonflikt, sabotage, eldsvåda, vattenskada, inbrott, myndighetsingripande eller liknande som försvårar eller omöjliggör för part att fullgöra sina åtaganden enligt detta Avtal. 19. TILLÄMPLIG LAG OCH TVISTLÖSNING Tvist rörande tolkningen av detta Avtal skall avgöras av skiljenämnd enligt svensk lag om skiljemän, varvid ordföranden skall äga domarkompetens och rättegångsbalkens regler om omröstning (16:4 RB) och rättegångskostnader skall tillämpas. 20. OMRÅDE Detta Avtal avser och reglerar förhållanden i Sverige, där slutkund finns i Sverige. För övriga länder träffas särskilt Avtal.