Kallelse och dagordning till styrelsemöte för Angereds Närsjukhus

KALLELSE och DAGORDNING Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum 2016-08-18 Kallelse och dagordning till styrelsemöte för Angereds Närsjukhus Datum: Onsdagen den 24 augusti 2016 Tid: Klockan 13.00-16.00 Plats: Konferensrum Stora Skillnaden, Plan 2, Angereds Närsjukhus Kallade Beslutande: Helena Holmberg, (L), ordförande Abbas Zarrinpour, (S), vice ordförande Katarina Zupancic, (S) Malin Tisell, (M) Mohamud Dayib, (MP) Ersättare: Carlos Rebelo Da Silva, (S) Paul Flisak, (M) Mats Brännström, (C) Anna Eriksson, nämndsekreterare Adjungerade Hans Svensson, sjukhusdirektör, under hela mötet Ulf Lindberg, ekonomichef, under hela mötet Malin Zandelin, verksamhetsutvecklare, punkt 7, kl 13.20 Jörgen Andreasson, utvecklingschef, punkt 8, kl 15.00. Arbetstagarorganisationernas representanter Maria Koczkas, TCO Pia Rönnesjö, Svenska kommunalarbetarförbundet SACO, vakant Om du är förhindrad att delta i mötet meddelar du det snarast till nämndsekreterare Anna Eriksson. Meddelas via mail anna.eriksson@vgregion.se eller mobil 0700-20 65 32. Samåk eller åk kollektivt om det är möjligt! Varmt välkommen! Helena Holmberg ordförande

KALLELSE och DAGORDNING Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum 2016-08-18 Dagordning: Notering Typ av punkt Föredragande 1. Mötet öppnas 2. Upprop 3. Val av justerare Beslut 4. Dagordningens fastställande Beslut 5. Föregående mötesprotokoll Bilaga Beslut 6. Hälso- och sjukvårdsavtalet i Västra Götaland Information 7. Återkoppling uppdrag organsiationsförstärkning resultat och kommande process Information/dialog H Svensson och M Zandelin 8. Kris- och katastrofkommitté Information J Andréasson 9. Budget 2017 Bilaga Information U Lindberg 10. Internkontroll 2017 Bilaga och se not nedan *) 11. Sjukhusdirektörens rapport Information 12. Ordförande informerar Information 13. Anmälan om inkommande/utgående handlingar till styrelsen 14. Övrigt 15. Sammanträdet avslutas Bilaga Information/dialog/beslut Beslut U Lindberg *) ANS styrelse ombeds notera att, i samband med styrelsemötet den 26 september avsätts även förmiddagen för arbetsmöte. D.v.s. styrelseledamöternas tid kommer att omfatta heldag, 09.00 16.00, då arbetet med Intern kontroll 2017 behöver ges särskild tid.

1 Administrativ rutin Interna anvisningar och förutsättningar för detaljbudget 2017 Vid Angereds Närsjukhus (ANS) Giltig fr.o.m. 2016-07-13 Utfärdad av Ulf Lidberg Granskad av Version Godkänd av Hans Svensson Revisionsansvarig Ulf Lindberg 1 Inledning Budgeten är regionens viktigaste styrdokument och förutsätter att kunskap och efterlevnad är hög och att processen för att ta fram den sker på ett optimalt sätt. Med budget i detta avseende innefattas dels detaljbudget som utgör sjukhusets verksamhetsplan och dels också det interna budgetarbetet med att beräkna sjukhusets kostnader och fördela ekonomiska ramar. Budgetprocessen syftar också till att tydliggöra respektive chefs ansvar och utgångspunkt för med vilka ekonomiska ramar som verksamheten ska drivas och utvecklas. Detta innebär att samtliga chefer ska ha sin budget förankrad och kommunicerad för att möjliggöra en god styrning av verksamheten. För att uppnå en långsiktig och stabil grund för vård och ekonomi i balans är det viktigt att alla former av produktivitets- och effektivitetsförbättringar beaktas och inarbetas. 2 Detaljbudget Regionfullmäktiges (RF) budget innehåller tre strategiska mål som bryts ner i tio prioriterade mål. Med utgångspunkt i de prioriterade målen anges 26 fokusområden som nämnder och styrelser i VGR särskilt ska arbetas med. Mål och fokusområden ska inarbetas i detaljbudgeten/verksamhetsplanen och kommer att vara föremål för uppföljning i samband med controllingmöten samt i års- och delårsredovisning. 2.1 Prioriterade mål I detaljbudgeten ska de viktigaste aktiviteterna per mål anges. Vid årets slut ska en samlad beskrivning och bedömning per mål ske som kan besvara frågan om måluppfyllelse uppnåtts eller ej. En bruttolista med mätbara kvalitativa indikatorer kommer att distribueras efter den 15 september, där ANS kan välja vilka mål och indikatorer som är relevanta och aktuella för vår verksamhet att följa upp. Dessa ska minst uppgå till de mål som RS fastställt och följer upp ANS på. Nedan anges RFs prioriterade mål som initialt bedöms relevanta för ANS: Den psykiska ohälsan ska minska och omhändertagandet av personer med psykisk sjukdom ska förbättras Patientens ställning inom hälso- och sjukvården ska stärkas Samtliga verksamheter inom Hälso- och sjukvården ska prestera bättre än genomsnittet i nationella kvalitetsregister Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Version 1

2 2.3 Förvaltningens egna mål Utöver RFs prioriterade mål får högst två förvaltningsspecifika mål läggas till. Detta kommer i förekommande fall att identifieras inom ramen för pågående process. 2.2 Fokusområden Med utgångspunkt i prioriterade mål anges ett antal fokusområden, där ANS väljer de fokusområden som i tillämpliga delar är relevanta. I detaljbudgeten ska de viktigaste aktiviteterna per fokusområde anges, hur uppföljning kommer att ske och i vilken omfattning uppföljning kommer att ske. Nedan anges de fokusområden som initialt bedöms relevanta för ANS: Förbättra tillgänglighet inom barn- och ungdomspsykiatrin Genomföra den regionala psykiatriplanen Stärka första linjens förmåga att möta psykisk ohälsa Uppfylla vårdgarantin Utveckla ett personcentrerat arbetssätt i hälso- och sjukvården Minska antalet vårdskador och antalet vårdrelaterade infektioner Arbeta för en säkrare läkemedelsanvändning Skapa ett sammanhållet vårdsystem Satsa på ledarskap Stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt Utveckla modellen för lönekarriär och kompetensutveckling Systematisera arbetsmiljöarbetet, breddinföra goda exempel och pröva arbetstidsmodeller Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro 2.4 Beredning och arbete vid ANS Prioriterade mål och fokusområden kommer att konkretiseras i max två-tre aktiviteter per mål och fokusområde, som därefter kommer att ligga till grund för ANS interna planering och uppföljning 2017. Vad ska göras? När ska det göras? Hur och när kommer uppföljning att ske? Vilken funktion ansvarar för uppföljning och rapportering? Varje mål och fokusområde tillsammans med övriga rubriker i detaljbudgeten kommer att förses med en ansvarig funktion som för förvaltningen har i uppdrag att planera, identifiera, genomföra och följa upp de aktiviteter som krävs för måluppfyllelse. Eventuella förvaltningsspecifika mål kommer att identifieras inom ramen för pågående process. Uppföljning och rapportering kommer att följa den struktur som fastställts koncerncentralt. Utgångspunkten är dock att varje aktivitet kopplat till mål och fokusområden kommer att följas upp genom att ange: Aktivitet: Status: (Klar, pågår, planerad) Version 1

3 Prognos: Åtgärder vid negativ avvikelse En generell utgångspunkt vid negativ avvikelse är att vidta korrigerande åtgärder så att måluppfyllelse kan uppnås. Dessa korrigerande åtgärder ska i förekommande fall beskrivas. 2.5 Intern kontroll I detaljbudgeten ska anges hur planering och arbete kommer att ske med intern kontroll. Denna process regleras genom särskild skrivelse. 3 Principer för budgetering av intäkter och kostnader 3.1 Inledning I ANS interna budgetprocess fördelas ekonomiska ramar till verksamhetschefer och stabschefer som därefter vidareför ekonomiska ramar till eventuella underliggande chefer. Utifrån dessa ramar ska ANS chefer tillse att en budget årligen upprättas, i vilken planerade intäkter och kostnader beskrivs och som därefter ligger till grund för verksamhetens ledning, styrning och uppföljning. Innan budgeten fastslås och ekonomiska ramar slutligen fördelas görs en initial kalkyl av ANS verksamheter som matchas mot tillgängliga finansiella ramar, dels genom vad som överenskommits med beställare och dels vilka övriga intäkter sjukhuset och dess verksamheter planerar. Denna matchning kommer sedan att ligga till grund för vilka eventuella åtgärder som behöver planeras och vidtas för att uppnå ekonomisk balans. Om negativa avvikelser utvecklar sig under året ska dessa matchas med korrigerande åtgärder. Detta gäller på samma sätt samtliga verksamheter inom ANS. Budgetprocessen hålls samman genom sjukhusets ekonomifunktion. Nedan kommer en beskrivning över hur specifika intäkts- och kostnadsslag hanteras. 3.2 Intäkter Patientintäkter budgeteras på respektive ansvar och producerande enhet utifrån planerad produktion. Respektive verksamhetschef gör erforderliga bedömningar. Övriga intäkter genom avtal och liknande budgeteras av berörd verksamhet utifrån avtal och kända förutsättningar. Respektive verksamhetschef gör erforderliga bedömningar. Övriga intäkter som inte är verksamhetsspecifika kalkyleras och budgeteras centralt. Driftbidrag/intern finansiering budgeteras i respektive verksamhet och utgår ifrån sjukhusdirektörens beslut om verksamheternas finansieringsramar 2017. 3.3 Personalkostnader Budgetering av personalkostnader utgår principiellt ifrån medellöner och fastställt planeringstal uttryckt i årsarbetare per yrkeskategori per enhet och verksamhet. Viktiga utgångspunkter i användandet av planeringstal är att resultat av förbättrings- och utvecklingsarbete samt produktionsplanering bidrar till att optimera nivån. Version 1

Planeringstal ska uttrycka och beskriva de resurser som krävs för att ekonomiskt driva och utveckla verksamheten, inklusive kostnader för övertid, sjuklön och bemanningsföretag. Planeringstalen ska vara fastställda av sjukhusdirektör. Budgetering av personalkostnader inkluderar semesterdagstillägg samt ett antagande att intjänad semester och uttag av semester är lika stora. Uppräkning av medellöner i nästkommande års nivå följer ANS centrala anvisningar. Timlön budgeteras inte, utan inryms i fastställt planeringstal. Vikariemedel för sommar budgeteras principiellt inte förutsatt att full verksamhet inte planeras. Kostnader för övertid och sjuklön budgeteras inte särskilt utan inryms i planeringstalets ramar. Sociala avgifter styrs av ANS centralt och följer teknisk och regional anvisning. För 2017 gäller 44,5 %. Övriga personalkostnader för kompetensutveckling och dylikt ska principiellt budgeteras utifrån den kompetensutvecklingsplan som föreligger. Initialt anges 10 tkr per årsarbetare som budgeteringsprincip för respektive verksamhetsområde som därefter används utifrån angivna behov. Övriga personalkostnader för bland annat friskvård, företagshälsovård mm budgeteras utifrån känd fakta för budgetåret. 3.4 Övriga kostnader Bemanningsföretag budgeteras enligt planerad förbrukning. Budgeten inryms i personalkostnadernas planeringstal och omfördelas i förkommande inom denna. Planerad och budgeterad användning ska vara godkänd av sjukhusdirektör. Kostnader för hyra, ränta och avskrivning kalkyleras och budgeteras utifrån ANS centrala fördelningsunderlag. Övriga kostnader budgeteras utifrån uppdrag, prognos och möjlig besparingspotential inom respektive verksamhets område. Utgångspunkten är att dessa bedöms ha stor påverkbarhet, vilket åligger respektive chef säkerställa. Därför ska budgeten spegla det behov som föreligger efter det att möjliga kostnadsminskande åtgärder har vidtagits och säkerställts. 3.5 Teknisk anvisning Månad för beräkning av medellön 2017: april 2016 samt uppräkning med 2 % för 2017 års nivå. 2 % motsvarar en revision på 2,7 % april-december. Sociala avgifter: 44,50 %. Årskostnad för personal beräknas kalkylmässigt enligt månadslön*12,2 månader. Därtill beräknas intjänad semester enligt 14,2 % och ledighetsuttag enligt 12,5 %. Mellanskillnaden utgör semesterdagstillägg. Index för avtalade intäkter följer regional anvisning, 2 %. Fastighetsindex uppgår till 3 procent, där 2 % avser fastighetsindex och 1 % avser hantering av tekniska säkerhetsanläggningar. Index för IS IT röda tjänster uppgår till 3 %. Budgetering ska i första hand göras på de konton där utfall förväntas uppkomma och antalet budgetkonton kommer att begränsas. Periodisering av såväl intäkter som kostnader görs utifrån erfarenhetsmässiga grunder från tidigare år och kända fakta för budgetåret. 4 Version 1

5 4 Tidplan 2016-08-23: Uppstart ANS ledning och genomgång av planering 2016-09-16: Preliminär sammanställning av resultatbudget 2017 2016-09-20: Preliminär årsbudget, RF-mål och fokusområden i ANS ledning Behov av eventuella åtgärder för vård och ekonomi i balans Ansvarsfördelning av RF-mål och Fokusområden Ansvarsfördelning övriga rubriker Förslag till två förvaltningsspecifika mål 2016-09-26: Diskussion och avstämning ANS styrelse 2016-09-27: Genomgång med respektive verksamhet (ersätter planerat chefsmöte) 2016-10-14: Överenskommelse med VGRIT, Västfastigheter och Regionservice klara 2016-10-25: Avstämning ANS Ledning 2016-10-31: Vårdöverenskommelsen klar 2016-10-31: Aktiviteter kopplat till RF-mål, fokusområden och övriga rubriker beskrivna Vad ska göras? När ska det göras? Hur och när ska uppföljning ske? 2016-11-08: Avstämning ANS Ledning Årsbudget ekonomi och produktion Åtgärder 2016-11-15: Helårsbudgeten inrapporterad i Controller 2016-11-15 2016-11-17: Avstämning interna mellanhavanden mellan förvaltningar 2016-11-23: Detaljbudgeten fastställs av styrelse 2016-11-30: Detaljbudgeten inrapporterad och låst i texthanteringssystemet 2016-11-30: Varje chef har en kommunicerad och förankrad budget för 2017 Version 1

Version 1 6

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2016-07-06 Diarienummer ANS 122-2016 Västra Götalandsregionen Angereds Närsjukhus Handläggare: Ulf Lindberg Telefon: 070-6192683 E-post: ulf.lindberg@vgregion.se Intern kontroll 2017 Inledning Enligt kommunallagens sjätte kapitel 7 skall nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Regionstyrelsen har definierat intern kontroll som en naturlig del i arbetet med styrning och ledning av verksamheten och att inom rimliga gränser säkerställa att Målen för verksamheten kan nås och att detta sker på ett effektivt sätt Regler och riktlinjer följs Rapportering och information i och om organisationen är tillförlitlig Risker i verksamheten fångas upp och hanteras eller förbyggs Arbetet med intern kontroll ska vara en integrerad del i budgetarbetet och resultera i dokumenterad kontrollplan. Kontroll och styrningsåtgärder ska utgå från den riskanalys och riskvärdering som gjorts. I detaljbudgeten för 2017 ska det beskrivas hur arbetet med riskanalys har skett och hur intern kontroll kommer att bedrivas. Resultatet av uppföljning av intern kontroll rapporteras till regionstyrelsen. En sammanställning görs av regionkansliet för information till regionstyrelsen. Utöver intern kontroll kan förvaltningar genom egenkontroll i olika processer själva identifiera viktiga kontrollmoment för att säkerställa följsamhet till lagar, policys, riktlinjer etc. Valda områden i den så kallade egenkontrollen utgår inte ifrån en riskvärdering. Kontrollmiljö I arbetet med intern kontroll ingår att definiera kontrollmiljön genom att precisera styrande lagar och författningar, reglementen, styrdokument, mål, uppdrag, viktiga verksamhetsegna rutiner mm som styr, reglerar och påverkar verksamheten. Riskbedömning Riskanalys genomförs i syfte att identifiera potentiella händelser som kan påverka nämndens förmåga och möjlighet att nå sina mål. Riskanalysen syftar också till att Postadress: Angereds Närsjukhus Box 63 424 22 Angered Besöksadress: Angereds Torg 9 Angered Telefon: 031-332 67 00 Webbplats: www.angeredsnarsjukhus.se

Datum 2016-07-06 Diarienummer ANS 122-2016 2 (3) identifiera åtgärder för att minska eller reducera identifierade risker. Väsentliga risker med stor konsekvens för måluppfyllelse ska hanteras av ledningen. Utifrån identifierade risker ska en värdering av dess konsekvens och sannolikhet göras som tillsammans förser risken med ett riskvärde: Konsekvens 1-4 där 4 är mycket allvarlig konsekvens Sannolikhet 1-4 där 4 är mycket stor sannolikhet Totalt 16 poäng för mest sannolik och mest allvarlig risk Beroende på riskvärdet görs sedan en uppdelning i poänggrupper som ligger till grund för det fortsatta arbetet: Grönt 1-4 Gult 5-8 Rött 8-16 Utgångspunkter för riskbedömning Vilka är målen för vår verksamhet? Vilka risker finns som gör att vi kan få svårigheter att uppnå våra mål? Vad är sannolikheten för att dessa risker inträffar? Vad är konsekvensen för verksamheten om de inträffar? Hur bör vi hantera de mest väsentliga riskerna med störst konsekvens för vår verksamhet? Hur vill vi få resultatet av hanteringen kommunicerat och rapporterat? Hur ska åtgärder utformas för att minska eller reducera risk? o Vad ska göras? o När ska det göras? o Hur ska det göras? o Av vilken funktion ska det utföras? o Vilken funktion ansvarar för att åtgärden utförs? o Till vilken funktion ska resultatet rapporteras? o När ska det rapporteras? o På vilket sätt ska det rapporteras? Arbetsmodell ANS inför 2017 ANS ska inom ramen för detaljbudgeten också upprätta en plan för intern kontroll. Nedan ges ett förslag till upplägg och inriktning. Processen hålls samman av ekonomichef. Dialog/workshop med styrelse/presidium Vad är intern kontroll? Styrelsens roll och ansvar? Modell för att identifiera risk genom att beräkna riskvärde utifrån sannolikhet och konsekvens av identifierade riskområden Styrelse/presidium utför en riskanalys med utgångspunkt från regionfullmäktiges prioriterade mål och fokusområden samt eventuella övriga områden som styrelsen finner som viktiga, problematiska och riskfyllda. Styrelsen gör också en värdering av sannolikhet och konsekvens av identifierade områden

Datum 2016-07-06 Diarienummer ANS 122-2016 3 (3) Internt inom ANS träffas representanter för olika perspektiv för att komplettera med en riskanalys inom områden ekonomi, hr, allmän säkerhet, patientsäkerhet, informationssäkerhet och kansli/ärendehantering Utifrån genomförda riskanalyser görs en bruttosammanställning där konsekvens och sannolikhet har värderats, vilket innebär att varje identifierat riskområde förses med ett riskvärde. Utifrån denna bruttolista görs en gemensam prioritering av ledning och styrelse/presidium för att fastställa plan för intern kontroll 2017. Arbetet kommer förslagsvis också att inkludera identifiering och framtagande av åtgärder för att minska eller reducera identifierade risker. I framtagandet av plan för intern kontroll kommer också följande att omfattas Kontrollområde - verksamhet/process Kontrollmoment det som ska kontrolleras Ansvarig för kontroll vilken funktion ansvarar för kontroll Metod för kontroll hur och när ska kontroll ske Till vilken funktion ska kontrollen rapporteras När ska återkoppling till styrelse ske? I arbetet kommer också kontrollmiljön anges genom att beskriva lagar, författningar, uppdrag mm. Prioriterad riskanalys och beskriven kontrollmiljö tillsammans med informations- och kommunikationsplan utgör grunden i beslutsunderlaget där styrelsen slutligen beslutar om plan för intern styrning och kontroll 2017. För att arbetet ska fungera optimalt behöver en tidplan fastställas för det interna arbetet. Här ges ett förslag: Diskussion, presidium: 2016-08-15 Dialog och beslut, styrelse: 2016-08-24 Information sjukhusledning: 2016-08-30 Uppstart intern arbetsgrupp ANS: 2016-08-XX Workshop styrelse: 2016-09-26 Riskvärdering intern arbetsgrupp: 2016-09-XX Sammanställning bruttolista: 2016-10-14 Genomgång presidium: 2016-10-17 Genomgång riskvärdering styrelse: 2016-10-26 Beslut intern kontroll 2017, styrelse: 2016-11-23 Angereds Närsjukhus Ulf Lindberg Ekonomichef

Ärende 13 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-08-18 Diarienummer ANS 61-2016 Västra Götalandsregionen Angereds Närsjukhus Handläggare: Anna Eriksson Telefon: 070-020 65 32 E-post: anna.eriksson@vgregion.se Till styrelsen för Angereds Närsjukhus Lista inkommande/utgående handlingar ANS styrelse Avser perioden 2016-06-09-2016-08-18 Förslag till beslut Styrelsen för Angereds Närsjukhus beslutar att: Sammanställd lista över styrelsens inkomna/utgående handlingar tas emot och noteras till protokollet. Inkomna handlingar till ANS styrelse Inkom Avsändare och handling Regionfullmäktige 2016-07-05 Protokollsutdrag, 105/2016, dnr RS 2016-03132. Delårsrapport mars 2016 för Västra Götalandsregionen 2016-07-05 Protokollsutdrag, 116/2016, dnr RS 2016-02311. Budget 2017. 2016-07-05 Protokollsutdrag, 112/2016, dnr RS 2016-03757. Sammanträdestider 2017 för regionfullmäktige. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen 2016-06-13 Protokollsutdrag, 88/2016, dnr HS 2016-00111. Ansökan från Röda Korset angående ett behandlingsteam för unga flyktingar. 2016-06-22 Protokollsutdrag, 108/2016, dnr HS 2016-00477. Överenskommelse om ersättningar för 2016 för hälso- och sjukvårdstjänster enligt samverkansavtal för Västra sjukvårdsregionen. Postadress: Box 23 424 22 Angered Besöksadress: Halmtorget 1 Angered Telefon: 031-332 67 00 Webbplats: www.angeredsnarsjukhus.se

Datum 2016-04-15 Diarienummer ANS 61-2016 2 (2) Regionstyrelsen 2016-06-15 Protokollsutdrag, 171/2016, dnr RS 2016-02224. Regional försörjning av hjälpmedel vid medicinsk behandling. 2016-06-16 Protokollsutdrag, 176/2016, dnr RS 2016-03757. Sammanträdestider 2017 för regionstyrelsen och utskotten. 2016-06-21 Protokollsutdrag, 189/2016, dnr RS 2016-04149. Regiongemensamma riktlinjer för detaljbudgetarbetet (f.d. planeringsdirektiv). 2016-06-21 Protokollsutdrag, 201/2016, dnr RS 2016-03757. Ändring av sammanträdestid i maj 2017 för regionstyrelsen och ägarutskotet. Regionarkivet 2016-06-20 Tillämpningsanvisningar till "Riktlinjer för Västra Götalandsregionen avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar" och den nya modellen för arkivförteckningar Regionala utvecklingsnämnden 2016-07-05 Protokollsutdrag, 174/2016, dnr RUN 2016-01841. Tillämpningsbeslut med stöd av generellt gallringsbeslut för e-postloggar i Outlook i Microsoft Exchange. Beslutet skickas till: ANS diarium