Sid 1 (1) informerar nr 2-2014 Förord av revisionsdirektören Revisionskontoret har fått två nya medarbetare under hösten; Per Nilsson, som närmast kommer från stadskontoret, har efterträtt Tommy Larsson och Fia Lindher, från skatteverket, vikarierar för Lotta Onsö som är ledig för studier. Revisorskollegiet har påbörjat arbetet med att utarbeta en revisionsplan för år 2015. Den årliga planeringskonferensen genomfördes i slutat av november och resultatet kommer att vara vägledande för framtagandet av revisionsplanen som fastställs på revisorskollegiets januarisammanträde. Under oktober/november träffade revisorskollegiet samtliga nämnders presidier med förvaltnings- och ekonomichef för samtal om delårsrapport 2. För tillfället har vi påbörjat räkenskapsrevisionen av 2014 års bokslut. Nedan redovisas de granskningsrapporter som behandlades vid revisorskollegiets sammanträden under hösten 2014. /George Smidlund Revisorernas bedömning av delårsrapport 2-2014 Revisorerna kan inte bedöma om kommunfullmäktiges mål kommer att uppnås under året. Detta beror på att 16 av 27 mål inte är uppföljda och kommenterade i delårsrapport 2 2014. Av kommentarer till 11 av målen framgår att 8 målindikatorer har förbättrats under räkenskapsåret och att 3 indikatorer är oförändrade. Först i samband med årsbokslutet redovisas målavstämningen för resterande 16 fullmäktigemål. Den av redovisade resultatavstämningen mot balanskravet och mot de av kommunfullmäktige beslutade finansiella målen visar att kommunen riskerar att inte uppfylla kravet på ekonomisk balans respektive uppnå de finansiella målen vid räkenskapsårets slut. Fritidshem Fritidshemsverksamhet vänder sig till barn från sex års ålder och längst till det år de fyller tretton. Det är ett för eleven frivilligt komplement till skolan. För kommunen är det obligatoriskt att erbjuda en fritidshemsverksamhet av god kvalitet. Under flera års tid har det nationellt framförts kritik mot hur fritidshemsverksamheten sköts. Mot denna bakgrund beslutade revisorskollegiet att genomföra en egen granskning. s grundskolor har över 20 000 barn i åldrarna 6-12 år. Av dem efterfrågade 61 % plats i fritidshemsverksamhet. Detta gav en genomsnittlig årsvolym om över 12 000 barn. I Utgiven av Malmö Stadsrevision januari 2015
Sid 2 (2) den tidigare stadsdelsorganisationen hade SDF Rosengård lägst efterfrågan med 40 % och SDF Västra innerstaden högst med 71 %. Bland annat Skolinspektionen har tryckt på huvudmännens ansvar för att genomföra kompensatoriska insatser. Revisionskontoret har inte funnit att tillämpad resursfördelningsmodell generellt ger detta för fritidsverksamheten på samma sätt som för grundskoleverksamheten. Det finns också risk för att elever med behov av särskilt stöd inte får kompensatoriska insatser i tillräcklig omfattning. Personalresurserna bedöms vara en nyckelfaktor för god kvalitet inom fritidsverksamheten. Vid granskningstillfället saknades en tillförlitlig överblick över hur personalen är fördelad på de olika fritidshemmen. Mot bakgrund av iakttagna utvecklingsområden exempelvis inom ekonomi och personalområdena - rekommenderar revisionskontoret grundskolenämnden ett antal åtgärder för att förbättra nämndens styrning av fritidshemsverksamheten; Se över resursfördelningssystemet. Beakta elever med särskilda behov. Följ tydligare upp personalresurserna. Personalens kompetens bör utvecklas vidare. Medarbetarenkäten bör analyseras. Enheter med stora elevgrupper bör uppmanas att särskilt redogöra för hur de erbjuder en verksamhet av god kvalitet. Beakta bland annat Skolinspektionens kritik om att Malmö stad inte har gjort tillräckligt mycket i kompensatoriska insatser. Följ särskilt upp hur verksamheten är utformad för de äldre eleverna. Rapporten har skickats till grundskolenämnen för yttrande. Projektledare: Kaj Oldrup, telefon 0709 34 19 70 Jämställdhetsintegrering Revisionskontoret har under perioden maj-september granskat hur Tekniska nämnden/gatukontoret och Stadsbyggnadsnämnden arbetar för att införliva ett jämställdhetsperspektiv mellan kvinnor och män i den externa verksamheten, d.v.s. den som riktas till malmöborna. Utgångspunkten är den utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering som Malmö kommunfullmäktige antog i september 2011. Både Gatukontoret och Stadsbyggnadskontoret arbetar enligt utvecklingsplanen med att göra jämställdhetsanalyser baserade på könsuppdelad statistik. Dock försvåras analyserna bl.a. av brist på tillförlitlig statistik, vilket båda förvaltningarna arbetar för att förbättra. Nödvändiga s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 3 (3) kunskaper och verktyg för att genomföra jämställdhetsanalyser som leder till åtgärder med avsedda effekter förefaller otillräckliga. Revisionskontorets slutsats är att både Gatukontoret och Stadsbyggnadskontoret i princip uppfyller de s.k. effektmål som framgår av utvecklingsplanen för jämställdhetsintegrering, men att ett antal utvecklingsområden finns, bl a när det gäller tillgång till tillförlitlig könsuppdelad statistik, nödvändiga kunskaper och metoder för att genomföra jämställdhetsanalyser samt åtgärder som följd av genomförda jämställdhetsanalyser. Rapporten har skickats till tekniska nämnden och stadsbyggnadsnämnden för yttrande. Projektledare: Richard Magnusson, telefon 0729 636 585 Sociala lägenheter Revisionskontoret har genomfört en granskning av kommunens sociala lägenheter. Granskningen har utförts på fastighetskontorets lägenhetsenhet samt på stadsområde Norr och Öster. Lägenhetsenheten förvaltade vid utgången av 2013 drygt 1100 sociala lägenheter varav 64 procent var övergångslägenheter. Revisionskontorets granskning har koncentrerats till övergångslägenheterna som vid utgången av 2013 var 720 st. Granskningen har visat att stadsområdena är nöjda med lägenhetsenhetens fördelning av lägenheter och fördelning har skett enligt den fördelningsnyckel som finns. Uteblivna eller försenade hyresbetalningar eller andra ekonomiska orsaker är den största anledningen till att inte fler övergångslägenheter kan omvandlas till förstahandskontrakt. Det kan konstateras att inget av stadsområdena följt de regler/överenskommelser som finns vad gäller teknisk tillsyn. Granskningen har avsett hur tillsynen bedrivits sedan juli 2013 för totalt 40 övergångslägenheter och inte i något granskat fall har den skett enligt gällande regler. Den kontroll av de boendes hyresbetalningar som ska ske i samband med tillsynen har inte heller fungerat. Merparten av de boende har haft anmärkningar vad gäller sena eller uteblivna s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 4 (4) hyresbetalningar men endast i ett fåtal fall finns dokumentation om att den boendes hyresbetalningar diskuterats i samband med tillsynen. Rapporten har skickats till tekniska nämnden och stadsområdesnämnd Norr och Öster för yttrande. Projektledare: Olof Hammar, telefon 0709 711 606 Studie och yrkesvägledning Granskningen har inriktats på om det finns en ändamålsenlig organisation för att säkerställa att alla elever får ett likvärdigt och bra stöd av studie- och yrkesvägledare. Granskningen avser grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Granskningens slutsats är att styrningen av studie- och yrkesvägledningen inom både grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden i dagsläget är svag. Det saknas mål och uppföljning på huvudmannanivå och i flera fall även på enhetsnivå. Med anledning härav bedöms de båda nämnderna i dagsläget inte säkerställa att alla elevers behov av studieoch yrkesvägledning tillgodoses i enlighet med skollagen, läroplanen och Skolverkets allmänna råd. Vidare bedöms de båda nämnderna inte säkerställa att alla elever får ett likvärdigt stöd av studie- och yrkesvägledare. Rapporten har skickats till grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden för kännedom. Projektledare: Nina Hellström, telefon 0729-63 55 27 Risker med biltransporter I s verksamheter används många bilar inom exempelvis hemtjänst och transporter för skötsel och förvaltning av fastigheter och utomhusytor. För att trygga de anställdas säkerhet under dessa transporter finns det säkerhetsrutiner och riktlinjer för såväl personal som för fordon. Denna granskning omfattar riktlinjer inom säkerhetsområdet och uppföljning av dessa för Sociala resursförvaltingen, Stadsområdesförvaltning Väster och Serviceförvaltingen. s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 5 (5) Granskningen visar att samtliga förvaltningar har någon form av egna riktlinjer eller regelverk som berör anställdas säkerhet gällande transporter. Vad de täcker in skiljer sig mellan förvaltningarna och i vissa fall inom förvaltningen. Etablerade uppföljningsrutiner saknas på de granskade förvaltningarna. Vad gäller säkerhet har viss utrustning av bilar visat sig vara central. Genom ISA (Intelligent stöd för anpassning av hastighet) och alkolås får man en inbyggd kontroll i vissa säkerhetsaspekter. Rapporten har skickats till sociala resursnämnden, stadsområdesnämnd Väster och servicenämnden för yttrande. Projektledare: Fredrik Edler, telefon 0709-71 61 32. Intern kontroll I stadens reglemente för intern kontroll, fastställt av fullmäktige, framkommer att nämnden ska som grund för sin styrning av intern kontroll genomföra riskanalyser för sin verksamhet. Revisorskollegiet har i sin riskbedömning 2014 bedömt att det föreligger behov för granskning av s arbete med intern kontroll med fokus på risk och väsentlighetsanalyserna samt kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Granskningen visar att stadskontoret inte väljer kontrollområden utifrån en ändamålsenlig analys och bedömning av risk. Stadskontoret genomför ingen riskanalys som ligger till grund för valen till förvaltningens interna kontrollplan. Detta överensstämmer inte med s reglemente för intern kontroll. Kommunallagen anger att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. I s reglemente för intern kontroll anges att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Samtliga förvaltningar rapporterar in resultatet av arbetet med intern kontroll till stadskontoret. Stadskontoret kontrollerar att samtliga förvaltningar har skickat in dokumentationen. Det sker ingen vidare analys och uppföljning av rapporteringen, vilket medför att kommunstyrelsens möjligheter att tillse en god intern kontroll begränsas. s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 6 (6) Granskningen av riskanalysens nivå och involvering i verksamheten visar att riskanalyserna i huvudsak utförs av förvaltningarnas enhets- och avdelningschefer. Förvaltningarnas arbete med tillkommande och förändrade risker varierar. Av granskade förvaltningar är det Serviceförvaltningen som har dokumenterade rutiner för uppföljning av den samlade riskanalysen mer än en gång per år. Rapporten har skickats till kommunstyrelsen, tekniska nämnden, servicenämnden, sociala resursnämnden och stadsområdesnämnd Norr för yttrande. Projektledare: Fredrik Jerntorp, telefon 0709-711 607 Representation Det finns regelverk för representation i. Ur förtroendesynpunkt är det viktigt att dessa följs. Revisorskollegiet har i sin riskbedömning 2014 bedömt att det föreligger behov för granskning av s representationshantering. Granskningen avser Kommunstyrelsen, Stadsbyggnadsnämnden och Tekniska nämnden. Granskningen visar att s centrala anvisningar för representation uppdateras frekvent och är aktualiserad med skatterverkets regler och ställningstaganden. Ekonomihandboken används som grund för förvaltningarnas lokala anvisningar avseende representation. Kommunstyrelsen beslutade 1994 om kommungemensamma riktlinjer avseende representation, riktlinjen är delvis inaktuell och följer inte skatteverkets nuvarande regler och ställningstaganden fullt ut. s totala representationskostnader (interna och externa) för 2013 uppgick till ca 22 miljoner kronor varav kommunstyrelsen hade den enskilt största totala kostnaden på cirka 2,5 miljoner kronor. Representationskostnaderna bedöms ha ett omedelbart samband med verksamheten. Granskningsresultatet visar att Skatteverkets regler och ställningstaganden angående underlag och dokumentation i form av syfte och deltagare ofta inte efterlevs. Syfte med representationen och deltagare måste alltid framgå. Det är förvaltningens ansvar att styrka att sammankomsten uppfyller kraven på representation. Rapporten har skickats till kommunstyrelsen, stadsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden för yttrande Projektledare: Fredrik Jerntorp, telefon 0709 711 607 s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 7 (7) Inlärning tidiga åtgärder Syftet med granskningsprojektet har varit att granska om grundskolenämnden har en ändamålsenlig organisation för att säkerställa att elever som bedöms inte klara kunskapskraven får rätt stöd. Granskningen visar att grundskolenämnden genom sin förvaltning har byggt upp en tydlig ordning för det systematiska kvalitetsarbetet. Skolorna har dock kommit olika långt i de arbetssätt som anges i lag, läroplan och Skolverkets/Skolinspektionens råd och påpekanden. Tidiga signaler bör föranleda åtgärder snabbare. Signaler kan finnas i förhöjd personalomsättning, bemanning med lärare som inte har kompetens i ämnet och stadiet, upplevd otrygghet, ordningsproblem och frånvaro. Låga värden i bedömningar, prov och betyg måste också de hanteras så snabbt som möjligt. De första nationella proven ges i årskurs 3. ligger ungefär 10 procent under rikets värden på olika delprov. Det mest påfallande är den stora spridningen mellan skolorna i Malmö. Det fanns våren 2014 en skola där inte en enda elev lyckades klara av alla delproven i matematik. I den andra ändan finns en skola där inte mindre än 94,4 % uppnådde kraven i samtliga delprov. De elever som inte uppnått kraven bör dokumenterat ägnas extra uppmärksamhet uppåt i kedjan. Granskningen visar att det inte överallt är systematiskt och dokumenterat vilka åtgärder som mycket låga resultat i nationella prov ska medföra. Exempelvis att läraren omgående anpassar undervisningen, underrättar rektor om bedömningen eller de fall utredning om åtgärdsprogram ska initieras. Ansvaret att reagera och agera på dessa signaler går över hela kedjan. Från lärare och mentor över rektor och vidare till förvaltningsledning och nämnd. Brister det någonstans i kedjan kan det resultera i att några elever blir utan det stöd i undervisningen som de har rätt till. Personalen är grundskolans viktigaste resurs. I granskningen har det framkommit som förklaring till vissa låga resultat att eleverna har haft lärare, som inte har tillämpat formativ bedömning (framåtsyftande bedömning) eller på annat sätt inte har stött eleverna tillräckligt. På några ställen har eleverna haft flera vikarier vilket förefaller ha försämrat kontinuitet och progression i inlärningen. Ansvariga chefer måste följa upp bättre så att alla elever får undervisning på det sätt som skollagen föreskriver. s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 8 (8) Rapporten har skickats till grundskolenämnen för yttrande. Yttrandet ska innehålla hur grundskolenämnden säkerställer att: 1) De elever som inte uppnådde kunskapskraven vid nationella proven våren 2014 erhåller anpassningar och kompletteringar så att de får inhämtat de delar som hade missats. 2) Hur de elever som nu under våren 2015 ska genomföra nationella prov erbjuds anpassningar och stöd så att de och därmed skolorna når bättre resultat vid nationella proven? 3) Hur samtliga elever garanteras undervisning av behöriga och för stadiet och ämnet kompetenta lärare Projektledare: Kaj Oldrup, telefon 0709 34 19 70 Valen 2014 I enlighet med stadsrevisionens verksamhetsplan för 2014 har revisorerna granskat val till Europaparlamentet (EP-valet) och val till riksdag, kommun och landsting (RKL-valen). Malmö valnämnd är lokal valmyndighet som planerar, samordnar och genomför val i Malmö stad. Syftet med granskningen har varit att ta ställning till om valnämnden i sitt arbete följer vallagen och de riktlinjer som Valmyndigheten har upprättat. Ett delsyfte har varit att följa upp hur det ekonomiska utfallet är i relation till nämndens budget. Revisorernas bedömning är att Malmö valnämnd följer gällande lagstiftning och Valmyndighetens anvisningar och rekommendationer. Granskningens syfte har brutits ner i ett antal frågeställningar, vilka har besvarats i rapporten. Denna visar också att valnämnden har beaktat de synpunkter som framkom i valnämndens promemoria daterad 2011-02-21 gällande Erfarenheter från val 2010. Rapporten är sänd till valnämnden för yttrande. Projektledare: Göran Holmberg, tel. 0709-34 19 68. Upplåtelse Offentlig plats Principer för upplåtelse av offentlig plats i Malmö Stad fastställdes av Tekniska nämnden 1999-02-23. En policy, med utgångspunkt från bland annat principerna för upplåtelse av offentlig plats, antogs av Tekniska nämnden 2011. Policyn uppdaterade de tidigare fastställda principerna och ersatte därmed dessa. Denna gransknings syfte har varit att ta ställning till om Gatukontoret i sitt arbete följer policyn för upplåtelser av offentlig plats. s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 9 (9) Granskningen har visat att Gatukontoret kan utveckla sin dokumentation och sina rutiner vad gäller upplåtelser av offentlig plats. De kontakter och de svar som ges till medborgare via e- post innan formell ansökan hos Polismyndigheten görs samt den begäran om åtgärd enligt Ordningslagen som skickas till Polismyndigheten, bör alltid registreras eller hållas ordnade genom exempelvis postlista, såvida det inte kan anses uppenbart att de är av ringa betydelse. Samtliga relaterade handlingar och medborgarkontakter i ett ärende bör finnas i ärendehanteringssystemet Markus, så att ärendet kan anses komplett enligt policyn. Bedömningen är att checklistor och rutiner bör utvecklas och bli så aktuella och enhetliga som möjligt, så att arbetet med upplåtelser bedrivs på ett så likartat sätt som möjligt mot medborgarna. Det förekommer att offentlig plats används helt utan tillstånd. Då har kommunen rätt att agera om belamringen kan anses som skräp, övergivet gods, hittegods eller om belamringen återfinns i vägbana och stör trafiken. I andra fall är det Polismyndigheten som ska upprätthålla Ordningslagen. Om ingen åtgärd från Polismyndigheten sker förekommer det istället, efter muntlig överenskommelse med enhetschefen, att Serviceförvaltningen i form av Kommunteknik kontaktas för att omhänderta belamringen. Detta förekommer även om belamringen inte kan anses som skräp, övergivet gods, hittegods eller som ett hinder för trafiken. Förfarandet är inte lämpligt och bör omedelbart ses över. Avsaknaden av dokumentation av dessa konfiskeringar är också en brist. Granskningen är skickad till Tekniska nämnden och servicenämnden för yttrande. Projektledare: Per Nilsson, tel 0709-341949 s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen