Ny i styrelsen Innehåll 1. VAD ÄR BOSTADSRÄTT... sid 2 2. DE SJU GRUNDBULTARNA... sid 2 3. STADGAR... sid 3 4. FÖRENINGSSTÄMMA... sid 4 5. VAD STYR ARBETET I FÖRENINGEN... sid 7 6. STYRELSEN I ARBETE... sid 7 7. VANLIGA ÄRENDEN I STYRELSERUMMET... sid 12 8. FÖRENINGENS REGISTER... sid 16 9. KÖP OCH FÖRSÄLJNING AV BOSTADSRÄTT... sid 17 10. ATT UNDERHÅLLA FASTIGHETEN OCH LÄGENHETEN... sid 18 11. SOPHÄMTNING... sid 22 12. ATT ORGANISERA ETT STÖRRE ARBETE I FASTIGHETEN... sid 23 13. ATT HA HYRESGÄSTER... sid 24 14. ATT FÖRSTÅ FÖRENINGENS EKONOMI... sid 26 1
1. VAD ÄR BOSTADSRÄTT? En bostadsrättsförening är en ekonomisk förening utan vinstsyfte, som har till ändamål att i föreningens hus och till föreningens medlemmar, upplåta lägenheter med nyttjanderätt utan tidsbegränsning. En bostadsrättsförening är en självständig juridisk person, som bildas av minst tre fysiska eller juridiska personer och det måste finnas minst tre lägenheter som kan upplåtas med bostadsrätt. Att föreningen är en juridisk person innebär att föreningens medlemmar inte personligen är ansvariga för föreningens skulder och andra förpliktelser utöver den insats som betalats för lägenheten. Styrelseledamöter och suppleanter blir inte personligen bundna av sina beslut. Styrelsen ingår avtal bara för föreningens räkning. Föreningen svarar bara med sina tillgångar. 2. DE SJU GRUNDBULTARNA Bostadsrätten är en ganska komplicerad form av gemensamt ägande med många intressen som ska tillgodoses. Därför finns det en stor mängd bestämmelser som reglerar detta samboende. Om man sätter sig in i vissa grundbultar kring bestämmelsernas uppbyggnad blir det enklare och roligare i det praktiska vardagsarbetet i föreningen. Grundbultarna kan sägas utgöra något av bostadsrättens själ. Grundbult 1 Föreningens ändamål De allra flesta föreningar har ett ändamål som innebär att i föreningens hus upplåta bostadslägenheter och därmed främja medlemmarnas ekonomiska intressen. Ändamålet framgår av föreningens stadgar. Den kooperativa grundsynen präglar tankarna bakom bostadsrättens ändamål. Bostadsrättens syfte är att genom samverkan skapa ett fördelaktigt boende såväl ekonomiskt som praktiskt. Bostadsrättsformen innebär att man gör en avvägning mellan föreningens och enskilda medlemmars ibland motstridiga intressen på ett balanserat sätt. Den enskildes rätt måste därför ibland stå tillbaka för föreningens intressen. Grundbult 2 Samverkan och tolerans Bostadsrättsföreningen bygger på den kooperativa grundtanken, alltså människor i samverkan! När människor kommer samman uppstår lätt konflikter om man inte visar tolerans mot varandras skilda uppfattningar! I bostadsrättsföreningar är konfliktytorna ovanligt många. Detta beror ofta på att den enskildes intresse av att skydda och gärna förbättra sin investering står emot föreningens intresse och skyldighet att tillgodose alla medlemmars intressen. Privatekonomi och personlig vinning står mot helhetens intresse! Grundbult 3 Förtroendemannaorganisationen En bostadsrättsförening har en demokratisk uppbyggnad. Föreningen äger huset! De boende äger föreningen! Ägarskapet utövas av styrelsen. Den demokratiska makten utövas genom att medlemmar tillsätter och avsätter styrelse och andra förtroendevalda. Missnöjda medlemmar kan utöva makt genom att avsätta styrelsen. Majoriteten beslutar minoriteten måste nästan alltid lyda. Därigenom kan intressekonflikter uppstå mellan förening och enskilda medlemmar. Att förstå de demokratiska spelreglerna är därför viktigt för att skapa arbetsro och förståelse för styrelsens arbete och för att i grunden åstadkomma goda boendeförhållanden. Grundbult 4 Den fria överlåtelserätten Bostadsrätten representerar en förmögenhetstillgång som kan jämställas med t ex ett värdepappersinnehav. Den boende äger en del av ett företag bostadsrättsföreningen. Denna tillgång får fritt säljas och köpas på marknaden. Det är inte tillåtet att begränsa den fria överlåtelserätten på annat sätt än genom vissa begränsningar i rätten till 2
medlemskap. Grundbult 5 Självkostnaden Bostadsrättsföreningen är en organisation som enbart skall gynna föreningens egna medlemmar. Det finns således ingen utanför föreningen som skall tillgodoses, t ex genom att få avkastning på insatt kapital. Avkastningen ligger i en bra boendekostnad, bra boendemiljö och en möjlig värdestegring på den egna bostadsrätten. Grundbult 6 Lagar och regler måste följas Genom lagar och regler har samhället visat att man ställer krav på bostadsrättsföreningar. Lagstiftningen är till stora delar tvingande, vilket innebär att man måste följa lagstiftningen. Andra regler är frivilliga, vilket betyder att stadgarna kan innehålla från lagen avvikande regler. Vissa viktigare bestämmelser är till och med straffsanktionerade (böter eller fängelse). Föreningen eller styrelsen kan även drabbas av skadeståndsskyldighet om föreningsintressena åsidosätts. Som styrelseledamot kan man aldrig skylla på att man inte kände till reglerna! Grundbult 7 Principen om medlemmars lika behandling Det finns en grundprincip som innebär att alla medlemmar skall behandlas lika. Olika behandling av medlemmar kan vara tillåten om det är sakligt motiverat. Föreningen kan utan att bryta mot principen fatta beslut som endast en viss grupp av medlemmar har nytta av. Ett exempel kan vara ett renoveringsbeslut avseende den gemensamma tvättstugan i huset. Samtliga medlemmar måste vara med och betala trots att inte alla använder tvättstugan och får nytta av beslutet. Investeringsbeslutet strider inte mot likabehandlingsprincipen eftersom beslutet anses vara sakligt grundat. Om en styrelse eller en föreningsstämma bryter mot principen om lika behandling genom att gynna eller missgynna medlemmar på ett osakligt sätt kan domstol förklara beslutet ogiltigt. 3. STADGAR 3.1. Föreningarnas verksamhet styrs av lagar och stadgar. Lagen är allmän och gäller för alla föreningar medan stadgarna varierar mellan föreningarna och är anpassade till respektive förenings behov. Stadgarna i en förening måste följas! Varken styrelsen eller medlemmar får bryta mot stadgarna. Vad stadgar minst skall innehålla finns bestämt i bostadsrättslagen. De flesta stadgar är ganska lika och det kan många gånger vara svårt att se några skillnader. Exempel på skillnader kan vara hur medlemmens underhåll av den egna lägenheten är bestämd eller hur årsavgiften skall fördelas mellan medlemmarna. 3.2. Innehållet i stadgar bestäms ofta av initiativtagaren till föreningen. I allmänhet används för enkelhetens skull mönsterstadgar. Detta innebär inte att föreningen för all framtid måste ha de stadgar som ursprungligen bestämts. Föreningens medlemmar kan besluta om att stadgar skall ändras. Kanske vill man göra en enkel namnändring av föreningen eller så vill man ändra reglerna för hur årsavgiften skall fördelas mellan medlemmarna. Sättet att ändra stadgar är kringgärdat med bestämmelser vilka noggrant måste följas. 3.3. Ändring av stadgar fattas av medlemmarna på föreningsstämmor. Det brukar vara styrelsen som föreslår medlemmarna att besluta om en ändring. För att en stämma skall kunna ändra stadgarna krävs att ärendet tydligt angivits i kallelsen. Det lämpligaste är att lägga med stadgeförslaget till kallelsen så att inga tveksamheter uppstår. Om alla medlemmar deltar i stämman och alla är helt eniga om att göra ändringen räcker det med endast ett stämmobeslut. Stämmor där alla medlemmar är närvarande är dock sällsynta! Därför finns det en hjälpregel som innebär att man beslutar om stadgeändringen på två stämmor, vilka måste ligga efter varandra, dvs ingen annan stämma får komma emellan dessa två stadgestämmor. Ett sätt att göra detta är att man på hösten först har en extra stämma där stadgeändringen beslutas och därefter fattas andra beslutet på den ordinarie stämman på våren. Man får inte kalla till den andra stämman förrän den första stämman har ägt rum, eftersom man i kallelsen till den andra stämman ska ange vilket beslut den första stämman fattat. På den första stämman skall mer än hälften av de avgivna rösterna vara för stadgeändringsförslaget. På den andra stämman 3
skall minst 2/3 vara för ändringen. Det måste vara exakt samma beslut som fattas på första och andra stämman, vilket innebär att man inte kan göra ändringar i stadgetexten mellan stämmorna. Vissa typer av stadgeändringar kräver extra stor majoritet. Ett sådant exempel är att ändra grunderna för hur årsavgiften skall fördelas mellan medlemmarna. 3.4. När stadgeändringen är beslutad skall ändringen anmälas till Bolagsverket för registrering. Till anmälan skickas den nya stadgan och protokoll från båda stämmorna. Observera att den nya stadgan inte gäller förrän registrering ägt rum! Bolagsverket granskar protokollen mycket noga. Finner Bolagsverket att beslutet inte är fattat i rätt ordning eller att stadgarnas innehåll strider mot lagen vägras registrering och då kan inte stadgan tillämpas. För att inte riskera en sådan situation är det lämpligt att innan man kallar till stämma rådgöra med en kunnig person, exempelvis någon hos Bostadsrätterna. 4. FÖRENINGSSTÄMMA 4.1. Vem får fatta beslut? I en bostadsrättsförening är det styrelsen som ansvarar för förvaltningen av föreningen och föreningens hus. De flesta frågor avgörs av styrelsen utan att man behöver tillfråga medlemmarna. Men det finns en del beslut som en styrelse inte kan fatta. I stället är det medlemmarna som måste avgöra frågan på en stämma. Ett typiskt sådant beslut är stadgeändring. Andra exempel är ombyggnadsbeslut och beslut om ändring av insatser. Dagordningen på en ordinarie stämma uppvisar också ett antal punkter där medlemmarna är förbehållna beslutsrätten. Den årliga föreningsstämman är årets viktigaste händelse i föreningen. Den skall hållas senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Detta innebär för de flesta föreningar att 30 juni är den senast möjliga tidpunkten att ha stämman. Det händer ibland att man inte blivit klar med årsredovisningen och därför inte kan ha stämma i tid. Det betyder inte att man slipper ha stämma. Den måste ändå hållas. Det är på stämman som redovisning lämnas över det gångna året och styrelsens arbete prövas. Stämman bör därför förberedas omsorgsfullt. Många styrelser ser med oro på stämman men gör man ordentliga förberedelse kan man minska oron och ägna sig åt själva sakinnehållet. Styrelsen bör se till att stämman blir så trivsam som möjligt och att den hålls i en ändamålsenlig lokal. Intresset bland medlemmarna att gå på stämman är ofta lågt. För att locka fler att delta kan styrelsen exempelvis ordna med någon form av förtäring. 4.2. Förberedelser Till de förberedelser som måste göras är att fundera över vem som lämpligen ska vara stämmans ordförande. Det är olämpligt att styrelsens ordförande leder stämman. Det kan ofta vara bra att anlita någon utanför föreningen som ordförande. Styrelsen måste se till att valberedningen är beredd att lägga förslag på stämman. Har förslag från medlemmarna lämnats in (motioner) bör styrelsen ta ställning till dessa och lämna en rekommendation till stämman hur man skall besluta. Denna rekommendation bör skickas ut samtidigt som motionen går ut med kallelsen. 4.3. Kallelse och dagordning Uppräkningen nedan är en typisk dagordning med de punkter som bör behandlas. På de punkter som handlar om fastställande av balans- och resultaträkning, beslut om resultatdisposition och ansvarsfrihet för styrelsen måste man fatta beslut, annars anses man inte ha genomfört en ordinarie stämma. 4.3.1. Stämmans öppnande Stämman öppnas oftast av föreningens ordförande. 4.3.2. Godkännande av dagordning Medlemmarna skall godkänna dagordningen. Inga nya beslutspunkter får tas upp. Däremot kan man givetvis utan beslut diskutera frågor och ge styrelsen utredningsuppdrag. Det händer ganska ofta att någon medlem vill ändra ordningsföljden på punkterna och det är tillåtet. 4
4.3.3. Val av ordförande för stämman Anlita gärna någon som inte sitter i styrelsen. Det vanligaste är att man ropar sittande. Tänk då på att styrelsens ordförande behöver vara fri att svara på frågor och kanske göra debattinlägg. Eftersom det är styrelsens förvaltning som ska godkännas av stämman är föreningens ordförande mindre lämplig att leda mötet. 4.3.4. Anmälan av stämmoordförandens val av protokollförare Det är den som väljs till ordförande för stämman som ansvarar för protokollet och som därför utser en sekreterare. Protokollet skall vara klart senast tre veckor efter stämman. 4.3.5. Val av två justerare Justerarnas uppgift är att tillsammans med stämmoordföranden skriva under protokollet och därigenom bekräfta att innehållet stämmer överens med vad som sagts på stämman. Justerarna kan också, om det behövs, fungera som rösträknare. 4.3.6. Fråga om stämman blivit i behörig ordning utlyst Här konstateras endast att kallelse skett på rätt sätt. Till ordinarie stämma skall kallelse skickas ut senast 14 dagar före stämman om inte stadgarna säger annat. En viktig princip är att inga beslut får fattas i frågor som inte aviserats i kallelsen. Om det finns motioner måste därför dessa skickas med för att dessa skall kunna behandlas. Även om det är lämpligt måste inte årsredovisningen nödvändigtvis skickas tillsammans med kallelsen utan kan skickas ut separat eller finnas tillgänglig hos styrelsen senast en vecka före stämman. 4.3.7. Fastställande av röstlängd Röstlängden utvisar vilka som har rätt att rösta. Medlemsförteckningen kan fungera som röstlängd. Grundregeln som nästan alla föreningar tillämpar är en medlem en röst. Detta gäller oavsett hur många lägenheter man innehar. Det gäller också om två personer äger en lägenhet tillsammans. Då har man endast en röst tillsammans och måste innan röstlängden fastställs bestämma vem som skall utöva rösträtten. Man kan enligt de flesta stadgar ge fullmakt till annan medlem eller till make eller sambo men inte till någon som inte är medlem i föreningen. Ingen utomstående har rätt att mot stämmans vilja vara med på stämman. Detta innebär att en medlem t ex inte får ta med sig en kunnig person utifrån (t ex en advokat) eller att den åldrige föräldern inte får låta sig företrädas av sina barn. Om två äger en bostadsrätt tillsammans behöver inte den som kommer uppvisa fullmakt från den andre eftersom båda redan är medlemmar. 4.3.8. Styrelsens årsredovisning Inga beslut fattas på denna punkt utan här går stämman igenom redovisningen och lämnar ordet fritt för frågor. 4.3.9. Revisorernas berättelse Revisionsberättelsen föredras helst av närvarande revisor som också kan svara på frågor. Inga beslut fattas heller på denna punkt. 4.3.10. Fastställande av resultat- och balansräkning Räkenskaperna fastställes genom ett stämmobeslut. 4.3.11. Beslut om resultatdisposition Här fattas beslut om hur man skall göra med en vinst eller en förlust. 4.3.12. Fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna Ansvaret för styrelseledarmöter som suttit under det aktuella räkenskapsåret prövas genom ett beslut. Om minst en tiondel av samtliga medlemmar röstat emot ansvarsfrihet kan talan väckas mot styrelsen om att den skall ersätta föreningen för ekonomisk skada. Man skall inte rösta mot ansvarsfrihet bara för att man anser att styrelsen gör ett dåligt arbete. Frågan om ansvarsfrihet rör endast den situationen att styrelsen genom sin skötsel orsakat föreningen en ekonomisk skada. 5
4.3.13. Arvoden åt styrelsen och revisorerna Skall styrelsen och revisorerna ha arvode måste detta beslutas av stämman. Styrelsen får inte besluta om sitt eget arvode. En yrkesrevisor skickar räkning. Arvoden förekommer i flertalet föreningar. Det är omöjligt att ge några riktlinjer för arvodets storlek. Detta växlar givetvis mellan storlek på förening och vilka arbetsuppgifter en styrelse står inför. 4.3.14. Val av styrelseledamöter och suppleanter För att underlätta besluten bör stämman först fatta beslut om hur många ledamöter respektive suppleanter som skall väljas. Om valberedning finns skall den först lägga sitt förslag. Därefter kan stämman komma med sina förslag. De personer som får flest röster är de som anses valda. Ibland är det lämpligt att val genomförs med sluten omröstning. Då används valsedlar där alla får skriva vilka de vill ha som styrelserepresentanter och sedan räknas rösterna samman. 4.3.15. Val av revisorer och suppleanter På samma sätt som för val av styrelse bör valberedningen förbereda och lägga sitt förslag först. Ofta kan det vara lämpligt att utse en extern och en intern revisor, som får fördela arbetet mellan sig. Båda har dock lika stort ansvar för revisionen. 4.3.16. Val av valberedning Man behöver inte ha en valberedning men det underlättar besluten om man har valfrågorna väl förberedda. Valberedningen kan med fördel lämna förslag på mötesordförande, styrelse, revisorer och arvoden till dessa. 4.3.17. Förslag från medlemmar (motioner) och förslag från styrelsen (propositioner) Styrelsen kanske har ett förslag på ändring av stadgarna som man vill att medlemmarna skall ta ställning till. Förslaget skall skickas ut med kallelsen. På stämman föredrar någon ur styrelsen förslaget och därefter lämnas ordet fritt. Efter diskussion fattar stämman beslut. Om man behandlar en motion bör motionären först föredra sitt förslag. Därefter redogör styrelsen för sin uppfattning. Sedan lämnas ordet fritt och slutligen fattar stämman ett beslut. 4.4. Hur beslut fattas Beslut fattas genom omröstning. Grundregeln är att det förslag vinner som har fått mer än hälften av de avgivna rösterna (att rösta är frivilligt). När det gäller val av personer vinner istället de personer som fått flest röster. En del beslut som en stämma skall fatta kräver extra (kvalificerad) majoritet. Det innebär att man inte kan följa den normala majoritetsregeln. Olika typer av stadgeändringsbeslut är exempel på sådana beslut. I vissa frågor räcker det med att ett visst minsta antal medlemmar röstar för ett beslut för att det skall bli gällande. Ett exempel på detta är utseende av en minoritetsrevisor. Om de som röstar för att en sådan skall utses motsvarar minst 10% av samtliga medlemmar så räcker det för att beslutet skall bli giltigt. Omröstningen är i allmänhet öppen. Om det begärs kan man ha sluten omröstning, dvs medlemmarna lämnar röstsedlar med det förslag man röstar på. Glöm inte att ta med papper så att sluten omröstning kan genomföras. Det kan vara en fördel att ha sluten omröstning när någon fråga är extra känslig såsom t ex vid personval. Röstkort är ett hjälpmedel som med fördel kan användas för att vid handuppräckning säkerställa att inte mer än en röst per lägenhet kommer upp i luften. Ett röstkort är ett papper av lite större format/färg som syns tydligt när det sträcks upp i luften. 6
5. VAD STYR ARBETET I FÖRENINGEN? Följande fem grunder gäller för styrelsens beslutsfattande: lagar och stadgar ändamålet stämmobeslut ordningsregler det egna omdömet 5.1. Lagar och stadgar Som styrelseledamot måste du sätta dig in i vad som styr arbetet i föreningen. Först och främst gäller bostadsrättslagen, lagen om ekonomiska föreningar samt föreningens stadgar. Bostadsrätterna har så kallade mönsterstadgar på www.bostadsratterna.se. Logga in som medlemsförening med den särskilda inloggningskoden som styrelsen fått. Förutom dessa grundkällor förutsätts kännedom om övrig relevant lagstiftning. 5.2. Ändamålet En vanlig formulering i stadgarna av ändamålet är att föreningen ska tillvarata medlemmarnas ekonomiska intressen genom att i huset upplåta lägenheter till nyttjande utan tidsbegränsning. Detta ändamål måste styrelsen alltid ta hänsyn till när föreningsfrågor diskuteras. Är exempelvis iordningställande av en gemensam tvättstuga i huset förenligt med föreningens ändamål? Ja, det anser säkert det stora flertalet! Men andra investeringar, t ex inredning av en vinkällare, ett fotolabb eller en snickarbod, kan innebära en avvikelse från ändamålet. Beslutet kan då ogiltigförklaras om någon medlem är emot det. 5.3. Stämmobeslut Styrelsen är skyldig att följa och verkställa beslut som föreningsstämman har fattat. Skulle stämmobeslutet strida mot lag eller föreningens stadgar får styrelsen inte följa beslutet. 5.4. Ordningsregler Hänsyn skall också tas till eventuella ordningsregler som styrelsen eller föreningsstämman beslutat om. Ordningsregler är inte obligatoriska men kan vara en hjälp och ett stöd för styrelsen i den dagliga skötseln av föreningen. Bostadsrätterna har förslag på så kallade basordningsregler se www.bostadsratterna.se. 5.5. Det egna omdömet Om man bortser från konkreta regler i lag och stadgar finns det i nästan alla situationer utrymme för egna bedömningar. Att ha gott omdöme och sunt förnuft räcker för att avgöra de flesta frågor! Om kompetens saknas på något område måste styrelsen vara beredd att ta in konsulthjälp utifrån. 6. STYRELSEN I ARBETE 6.1. Vem får vara med i styrelsen? Styrelsen är föreningens verkställande organ. Den skall bestå av minst tre ledamöter. Styrelsen väljs av föreningsstämman om inte annat sägs i stadgarna. Ledamöterna måste vara medlemmar i föreningen eller make eller sambo till medlem, om inte stadgarna godtar annat. 6.2. Vad får styrelsen besluta om? Det är inte alltid lätt att dra klara gränser mellan vad styrelsen respektive föreningsstämman kan besluta om. Styrelsen svarar enligt föreningslagen för föreningens organisation och förvaltningen av föreningens angelägenheter. I detta ligger att det huvudsakligen är frågor av löpande och sedvanlig karaktär. Frågor av icke löpande och av osedvanlig karaktär ska hänskjutas till stämman för avgörande. Föreningsstämmans beslut kan dessutom behövas om 7
beslutet innebär stora kostnader för föreningen, även om beslutet formellt inte skulle kräva stämmans avgörande. Detta följer av den aktsamhetsplikt som styrelsen har enligt allmänna regler. Detsamma bör gälla när det finns anledning att anta att stämman skulle motsätta sig åtgärden. Detta är många gånger en svår bedömningsfråga för styrelsen! 6.3. Kallelsen Det finns inga särskilda regler för hur en kallelse till styrelsemöte skall utformas. Kallelsen måste lämnas ut i så god tid att ledamöterna hinner förbereda sig och inte riskerar att ha hunnit bli uppbundna av andra åtaganden. Det kan vara lämpligt att löpande boka in tider för styrelsemöten som ligger åtminstone ett halvår framåt i tiden. Trots detta bör man skicka en personlig kallelse till varje ledamot ca en vecka före sammanträdet. Förutom dagordningen måste också information om de ärenden som ska behandlas skickas med i kallelsen. Materialet ska finnas hos ledamöterna i så god tid att de har en rimlig chans att hinna förbereda sig inför mötet. Då kan själva sammanträdet helt ägnas åt väsentligheter! När det gäller beslutsärenden finns en formell bestämmelse som innebär att ledamöterna skall få ett tillfredsställande underlag. Denna bestämmelse är straffsanktionerad (böter eller fängelse högst ett år) i syfte att inskärpa betydelsen av att bestämmelsen efterlevs! Protokollet från det föregående mötet kan också vara lämpligt att bifoga. Det är också lämpligt att ordföranden gör en tidsberäkning av mötet så att detta inte tar längre tid än nödvändigt. Det är vanligt att suppleanterna kallas på samma sätt som ledamöterna även i de fall då de inte är ersättare för ledamot som har fått förhinder att delta i styrelsemötet. 6.4. Typiska punkter på föredragningslistan Det är lämpligt att ha en stående dagordning med vissa typiska punkter för varje möte. Sådana punkter kan vara: Mötets öppnande Genomgång och justering av föregående protokoll Genomgång av ekonomisk rapport Fastighetsfrågor Medlemsfrågor, t ex ansökan om medlemskap och ansökan om andrahandsuthyrning Ordningsfrågor Informationsärenden Övriga ärenden Nästa möte 6.5. Ordförandens uppgifter Varje förening måste utse en ordförande. Den normala ordningen är att styrelsen inom sig väljer en ordförande. Han eller hon skall följa föreningens verksamhet och se till att övriga ledamöter får tillräcklig information så att de kan sköta sitt uppdrag på ett bra sätt. Ordföranden ska se till att stadgar och lagstiftning följs. Det är ordföranden som har sammanträdesansvaret, dvs att se till att styrelsemöte hålls när det behövs. I det ansvaret ligger också utformningen av kallelsen samt att protokoll förs vid mötena. Det finns inga bestämmelser om hur ofta styrelsen måste träffas. Detta avgör i första hand ordföranden. Denne öppnar också föreningsstämman men sitter lämpligen inte själv ordförande på sin egen föreningsstämma utan låter någon annan sköta den uppgiften. Ordföranden ansvarar också för att suppleanter kallas om ledamöter får förhinder att vara med på mötet. Denna bestämmelse är straffsanktionerad (böter eller fängelse upp till ett år). Om inte annat framgår av stadgarna har ordföranden utslagsröst vid omröstning i styrelsen. Ordföranden har också det yttersta ansvaret för att se till att alla stämmo- och styrelsebeslut genomförs. Sist men inte minst är det ordföranden som leder styrelsens sammanträden. Ordföranden är föreningens ansikte utåt! 8
6.6. Att leda sammanträde Ordföranden skall så objektivt som möjligt leda mötet och se till att detta löper smidigt. Mötesordföranden skall ställa olika förslag till beslut mot varandra. En ordförande måste förbereda sig väl dels vad avser sammanträdesteknik och dels genom att sätta sig in i sakfrågorna. Se från början till att ledamöterna först begär ordet och att de också väntar tills de fått ordet av ordföranden. Håller man inte på detta leder det lätt till att deltagarna pratar i munnen på varandra eller att det förekommer sidodiskussioner bland deltagarna. Kort och gott är en viss mötesdisciplin nödvändig! Otränade ledamöter kommer ofta in på andra ärenden än det som behandlas för ögonblicket. Då gäller det för ordföranden att vänligt men bestämt återföra diskussionen till den fråga som behandlas. Använd klubba! Genom klubbslaget bekräftar ordföranden symboliskt att ett beslut är fattat! Som ordförande skall man inte försöka påverka olika frågor. Man bör undvika att direkt försöka stoppa diskussionen. Det kan medföra anklagelser om att man försöker strypa diskussionen. Ett sätt är i stället att föreslå att det sätts streck i debatten. Om streck i debatten beslutas har de som vill yttra sig i det pågående ärendet möjlighet att anmäla sig till ordföranden som antecknar namnen på talarlistan. När alla som vill yttra sig noterats läser ordföranden upp listan varefter den klubbas. Därefter kan ingen som inte noterats på listan få ordet! Detta kan vara ett användbart sätt för att korta ner mötet. I de allra flesta frågor är man överens. Skulle styrelsen ha olika uppfattningar måste man rösta för att veta vilket av alternativen som skall bli styrelsens beslut. Ordföranden skall då sammanfatta de olika ståndpunkterna så att alla närvarande vet vilka alternativen är. Därefter sker omröstning. Sluten omröstning är inte möjlig vid styrelsebeslut eftersom det i protokollet skall anges hur ledamöterna röstat. 6.7. När är styrelsen beslutför? Det första en ordförande måste göra när styrelsemötet har öppnats är att pröva om styrelsen är beslutsför. En styrelse är enligt huvudregeln beslutför om mer än hälften av hela antalet ledamöter som stämman valt är närvarande. Om inte detta krav uppfylls måste sammanträdet ställas in! Låt oss ta ett exempel. Stämman har valt fem styrelseledamöter. För att kunna fatta beslut krävs då att minst tre är närvarande. Enligt de flesta föreningars stadgar måste dessa tre också vara överens i sakfrågor för att beslut ska kunna fattas. Observera därför att i ett sådant fall med minsta antalet närvarande ledamöter för beslutsförhet gäller således inte den vanliga majoritetsregeln Om stämman har utsett suppleanter skall en sådan kallas in när ledamot har förhinder att vara med på mötet. Genom systemet med suppleanter som tjänstgör kan styrelsen uppnå beslutsförhet. 6.8. Att reservera sig Det är viktigt att det i protokollet anges hur ledamöterna har röstat eftersom frågan om personligt ansvar i efterhand kan bli aktuell för ledamot som misskött sitt styrelseuppdrag. Sin avvikande uppfattning markerar man då antingen genom att det i protokollet antecknas exakt hur varje ledamot har röstat i frågan eller genom att man får sin reservation mot beslutet antecknad i protokollet. 6.9. Jäv Styrelseledamöterna får inte besluta i frågor som handlar om avtal mellan dem själva och föreningen. De får inte heller handlägga och besluta i frågor mellan föreningen och någon annan som de har intressegemenskap med, t ex någon närstående om det kan strida mot föreningens intressen. Beslutet kan bli ogiltigt om det fattats med deltagande av en jävig ledamot! Det är dessvärre vanligt att jävsreglerna inte uppmärksammas i bostadsrättsföreningar. Ett typiskt exempel på jäv är när en styrelseledamot vill hyra ut sin lägenhet i andra hand. Ledamoten få då givetvis varken delta i diskussionen eller i beslutet. 9
6.10. Goda råd till ordföranden Här följer några goda råd till den som är ordförande: Ge styrelsearbetet tillräckligt med tid! Du är den samlande kraften Du formar styrelsearbetets nivå och inriktning Våga visa auktoritet Utveckla och tillåt diskussion Se till att beslut fattas med bra beslutsunderlag Våga rösta consensus är inget krav! Se till att få ut det bästa av alla styrelseledamöter Våga dra streck i debatten ingen vill ha långa möten Reservationer mot beslut ska antecknas till protokollet Var uppmärksam på jävssituationer! Delegera så mycket som möjligt! 6.11. Innehåll i styrelseprotokoll Styrelsen är skyldig att föra protokoll vid varje sammanträde. Protokollet skall föras i nummerföljd och förvaras på betryggande sätt. Protokollen bör förvaras för evigt. Det är ofta vanligt att samma person är sekreterare på alla sammanträden, men detta är inte nödvändigt. Protokollet skall justeras av ordföranden och ytterligare en ledamot som utses av styrelsen. Protokollen har karaktären av arbetshandlingar för styrelsen och bör inte spridas utanför styrelsekretsen. Det är därför inte lämpligt att sprida protokollen bland medlemmarna. Däremot har revisorerna både rätt och skyldighet att ta del av protokollen. Om protokollen offentliggörs riskerar man att innehållet i dem tunnas ut och blir ofullständigt. Styrelsen har däremot en viktig uppgift i att löpande hålla medlemmarna informerade om viktigare händelser i föreningens förvaltning. På www.bostadsratterna.se lämnar Bostadsrätterna råd och anvisningar för protokollskrivning. 6.12. Styrelsens arbetsordning För bostadsrättsföreningar saknas för det mesta regler om arbetsordning. Men styrelsearbetet kan förenklas om det finns en sådan. I en arbetsordning kan exempelvis regler finnas om innehållet i kallelse till styrelsemöte, hur medlemmarna skall informeras, hur styrelsen konstituerar sig och årsplan över styrelsearbetet. På hemsidan www.bostadsratterna.se under Allt om bostadsrätt/fördjupning finns ett förslag till arbetsordning. 6.13. Styrelsens konstituering Nyvald styrelse skall snarast hålla ett konstituerande möte och då inom sig utse bl a vem som ska vara ordförande. Styrelsen skall utse en ordförande om inte stämman har utsett en sådan. Även övriga funktionärer kan då utses, t ex tekniskt ansvarig, kassör och sekreterare. Det är också praktiskt att samtidigt fatta vissa andra grundläggande beslut om vem som har rätt att vara firmatecknare och vem som har att attestera (attestordning). Om stämman beslutat om att styrelsen har rätt till arvode kan redan på det konstituerande mötet bestämmas hur detta skall fördelas. Med attesträtt menas rätten att intyga riktigheten av ett visst sakförhållande, t ex att beställd vara har levererats till föreningen och att fakturan därmed kan betalas. Med firmateckning menas rätten att företräda föreningen utåt och ingå avtal för dess räkning. I allmänhet är firmateckningsrätten begränsad till två eller tre personer varav två av dessa tillsammans får teckna föreningens firma. Man bör undvika att endast en ledamot ensam är firmatecknare. Styrelsen är skyldig att göra anmälan till Bolagsverket så snart en förändring inträffar i styrelsens sammansättning eller i firmateckningsrätten. Även den som anmälningen gäller har rätt att anmäla det ändrade förhållandet. Blankett för anmälan finns på Bolagsverkets hemsida www.bolagsverket.se. 10
6.14. Suppleanternas roll Suppleanternas uppgift är att vara ersättare för ledamöter som har förhinder att närvara vid ett styrelsemöte. När suppleanten träder in får han eller hon alla de rättigheter och skyldigheter som ledamoten har, dvs rätt att rösta, göra reservationer till protokollet och att justera protokoll. Samtidigt blir suppleanten också ansvarig för de beslut han eller hon deltar i. Som framgått tidigare kan det vara lämpligt att suppleanter regelmässigt kallas till styrelsesammanträden för att därigenom få viss beredskap och vana när det är dags att vara tjänstgörande suppleant. Det är också viktigt att hålla reda på rollerna och se till att endast ledamöter röstar när styrelsen fattar beslut. Det skall också antecknas i protokollet när suppleanten tjänstgör. Kom ihåg att suppleanterna aldrig kan bli ordinarie ledamöter eftersom de är valda som suppleanter. Detta gäller även om en suppleant ofta blir tjänstgörande möte efter möte när en ordinarie ledamot exempelvis flyttat. Det är endast föreningsstämman som kan utse ledamöter och suppleanter. 6.15. Årsplan över styrelsearbetet Det är lämpligt att göra en årsplan över arbetet och ta in den i arbetsordningen. Det underlättar planeringen och man skapar på så sätt vissa fasta rutiner i styrelsearbetet. En årsplan kan till exempel innehålla följande delar: Löpande och periodiskt underhåll Fastighetsskötsel Bevaka kostnaderna Hålla aktuella förteckningar över medlemmar och hyresgäster Notera pantsättningar Pröva medlemskap Registrera och förvara föreningens handlingar Lämna myndigheter obligatoriska uppgifter Genomgång av aktuella avtal; omförhandling Handlägga försäkringsärenden Kallelser till stämmor Besvara motioner till stämman Medverka till att trivsel och ordning upprätthålls Semesterplanering Kontrollera föreningens ekonomi Kontrollera, kontera, attestera fakturor Löpande bokföring Betala skatter Deklaration Avisera avgifter och hyror Budget och budgetuppföljning Lämna kontrolluppgifter Bokslut Upprätta årsredovisning m m 11
7. VANLIGA ÄRENDEN I STYRELSERUMMET 7.1. Att bli medlem i föreningen 7.1.1. Allmänna regler om medlemskap Att bli medlem i en bostadsrättsförening har de allra flesta människor rätt till. Det är bara undantagsvis som en förvärvare kan nekas medlemskap. Principen om öppenhet gäller generellt för bostadsrättsföreningar. Det finns dock föreningar med särskilda så kallade insållningsklausuler i sina stadgar och då gäller givetvis dessa och medlemskretsen kan då kraftigt begränsas. Exempel på sådana klausuler kan vara krav på att förvärvaren ska ha uppnått viss lägsta ålder för att bli medlem eller att förvärvaren ska tillhöra en viss yrkesgrupp eller vara född i ett visst geografiskt område. En lagändring genomfördes i februari 2013 om att en övre åldersgräns vid medlemsprövning är borttagen då det ansas som diskriminerande. 7.1.2. Vad krävs för medlemskap? Det vanliga är dock att inga andra krav ställs på medlemskapet än att den sökande ska vara skötsam. I det begreppet ligger både skötsamhet avseende allmän vandel och skötsamhet vad gäller förmågan att betala avgiften till föreningen. Det som ska prövas i ekonomiskt hänseende är om det är sannolikt att förvärvaren kan göra rätt för sig mot föreningen. Dokumenterad dålig betalningsförmåga, t ex betalningsanmärkningar, skatteskulder, skulder hos kronofogdemyndigheten etc kan utgöra bevis på bristande betalningsförmåga och vara skäl till att neka medlemskap. Det kan därför vara lämpligt att begära en så kallad kreditupplysning och den vägen bilda sig en uppfattning om den ekonomiska skötsamheten. Är man osäker kan det vara lämpligt att kontrollera också med skatteoch kronofogdemyndighet, vars register är offentliga. Det ställs inga krav på att den blivande medlemmen ska kunna uppvisa viss regelbunden inkomst från förvärvsarbete. Men avsaknad av förvärvsinkomst i kombination med betalningsanmärkningar kan vara tillräckligt för att stänga någon ute från föreningen. Tänk på att många förvärvare idag lånar stora summor till sin bostadsrätt. Har banken beviljat lån är det inte sannolikt att köparen har så svag ekonomi att medlemskap på den grunden inte skulle kunna beviljas. Den som nekats medlemskap kan få saken prövad i Hyresnämnden. Styrelsen bör alltså tydligt kunna motivera sitt beslut. När det gäller sökandens skötsamhet kan det vara lämpligt att ta referenser, för att få en tydligare bild av den blivande medlemmen. En kontakt med tidigare hyresvärd eller bostadsrättsförening eller med arbetsgivare kan ge indikationer på uppförandet hos personen i fråga. 7.1.3. Ogiltiga stadgevillkor för medlemskap Det är inte tillåtet att utestänga någon från medlemskap i en bostadsrättsförening på den grunden att viss inkomst eller viss förmögenhet krävs eller på grund av ras, hudfärg, nationalitet eller etniskt ursprung, religion eller annan övertygelse eller sexuell läggning. Diskrimineringslagstiftningen har skärpts under senare år och Sverige har också antagit ny lagstiftning på området som vilar på EU-direktiv. Diskriminering inom bostadssektorn är tyvärr inte ovanligt i vårt land. 7.1.4. Medlemskap för juridisk person Innebörden av begreppet juridisk person förklaras i avsnitt 1. Själva bostadsrättsföreningen är en juridisk person. Som medlem kan föreningen, om stadgarna tillåter det, anta juridiska personer. Frågan om det är lämpligt för en bostadsrättsförening att ha juridiska personer har debatterats och många föreningar föredrar att inte ha andra än fysiska medlemmar. Bostadsrättslagens bestämmelser utgör numera också ett stöd för föreningar som inte alls vill ha eller som vill kunna reglera en juridisk persons sätt att använda sin lägenhet. 7.1.4.1. Föreningen kan alltid säga nej Föreningen bestämmer fritt om medlemskap och kan säga nej till juridisk person utan närmare motivering. Styrelsens beslut om medlemskap får inte överklagas. Lägenheten skall användas som permanentbostad om inte föreningen och den juridiska personen avtalat om annat användningssätt. Föreningen ska samtycka till valet av den fysiska person som ska använda lägenheten. Styrelsens beslut i denna fråga får heller inte överklagas. 12
7.1.4.2. Vilka nackdelar finns med juridiska personer? Frågan om man ska ha juridiska personer med i föreningen kan inte besvaras generellt. Det kan fungera mycket bra, särskilt om avtal ingåtts om hur lägenheten får användas. Det direkta engagemanget i föreningsfrågorna uteblir dock ofta eftersom det ínte är fråga om ett direktägande, dvs den som använder lägenheten är inte den som är registrerad innehavare av bostadsrätten. Ur skattesynpunkt kan det vara betänkligt att tillåta juridiska personer som medlemmar eftersom det förhållandet kan påverka föreningens skattestatus. Om föreningen nämligen redan sedan tidigare har juridiska personer som medlemmar, uthyrda lokaler och kontor finns risken att föreningen kan komma att betraktas som ett s k oäkta bostadsföretag. Frågan om föreningens skattemässiga status behandlas i avsnitt 14.11. 7.2. Att hyra ut i andra hand 7.2.1. När får man hyra ut i andra hand? En önskan om att hyra ut i andra hand kan komma i konflikt med föreningens önskan att ha medlemmarna boende i föreningen för hjälp i den dagliga skötseln av föreningen. Trots detta berättigade intresse har medlemmar rätt att hyra ut sina lägenheter. Det finns ett grundläggande regelskydd för denna rättighet i bostadsrättslagen. Det krävs dock att medlemmen har en rimlig anledning för sin begäran om uthyrning. Skälen måste därför vara beaktansvärda. Vanliga sådana skäl är arbete på annan ort, sjukdom, militärtjänstgöring och provsamboende. Som beaktansvärda skäl räknas även bostadsrättshavares vistelse på vårdhem i livets slutskede, behovet av att ordna pensionärsbostad samt studenters behov av bostad under studietiden. 7.2.2. Vad menas med befogad anledning att säga nej? Föreningen kan säga nej till uthyrning om den har så kallad befogad anledning. En sådan anledning kan vara att föreningen redan har många andrahandsuthyrningar och ytterligare uthyrningar kan påverka den dagliga skötseln av föreningen eller föreningens skattesituation. Om medlemmen förvärvat bostadsrätten på ren spekulation och inte har bosatt sig i lägenheten kan detta också utgöra ett exempel på när uthyrning inte bör tillåtas. 7.2.3. Skriftlig ansökan om samtycke krävs Andrahandsuthyrning kräver en ansökan till styrelsen om samtycke till uthyrningen. Bostadsrätterna har ansökningsblankett på www.bostadsratterna.se. Den tilltänkta hyresgästen skall anges i ansökan liksom skälet till uthyrningen och under hur lång tid uthyrningen skall pågå. Om föreningen säger nej kan frågan avgöras av hyresnämnden. Det är den uthyrande medlemmen som har ansvaret mot föreningen under uthyrningstiden, inte hyresgästen. 7.2.4. Otillåten upplåtelse av lägenheten i andra hand När en medlem upplåter sin lägenhet i andra hand utan att ha samtycke av styrelsen gör medlemmen sig skyldig till otillåten upplåtelse i andra hand, något som kan leda till att nyttjanderätten till lägenheten förverkas och bostadsrättshavaren sägs upp. Föreningen måste dock alltid först anmana bostadsrättshavaren att vidta rättelse innan en uppsägning kan göras. Om bostadsrättshavaren efter en sådan anmodan upphör med sin uthyrning får han bo kvar. Lika med rättelse räknas att bostadsrättshavaren utan dröjsmål ansöker om tillstånd till uthyrningen hos hyresnämnden. 7.3. När en medlem uppträder störande 7.3.1. Går det att komma tillrätta med en misskötsam bostadsrättshavare? Grundtanken med bostadsrättsformen är att bostadsrättshavarna gemensamt tar ansvaret för boendet. En bostadsrättshavare som inte följer reglerna, t ex genom att uppträda störande mot sina grannar eller inte betalar avgiften kan därigenom sägas agera i strid med själva grundtanken för föreningens verksamhet. När en bostadsrättshavare använder lägenheten ska han se till att de som bor i omgivningen inte störs på sådant sätt att det kan vara skadligt för hälsan eller annars försämrar deras bostadsmiljö och att man därför inte bör tillåta att störningarna fortsätter. Det är dock ett normalt inslag i boendet i flerfamiljshus att det förekommer vissa lindriga störningar. Ett exempel på störningar som måste accepteras är att lekande barn dagtid i en lägenhet kan störa 13
sömnen för en granne som har nattarbete. Om en störning anses gå över gränsen för det tillåtna är föreningen skyldig att säga till medlemmen att störningen omedelbart skall upphöra. Om inte medlemmen hörsammat en muntlig tillsägelse skickas tillsägelse till medlemmen. En sådan tillsägelse ska skickas i rekommenderat brev till medlemmen. Samtidigt skall en underrättelse till socialnämnden skickas innan föreningen får säga upp medlemmen till avflyttning. Tanken bakom en sådan underrättelse är att man i första hand ska försöka komma till rätta med störningsproblemet på annat sätt än genom en uppsägning. 7.3.2. Vad gör man när någon uppträder störande? Den bostadsrättshavare som drabbas av en störande granne bör i första hand själv ta kontakt med den som stör och göra denne uppmärksam på problemet. Han eller hon kan vara helt omedveten om att det egna beteendet är störande för omkringboende. Ofta kan det räcka med ett samtal grannar emellan! Om ett samtal ändå inte leder till att störningarna upphör bör föreningens styrelse informeras. Styrelsen bör så snart den fått kännedom om störningsproblemet undersöka i vilken omfattning störningar har förekommit. Ligger beteendet hos den person som utpekas som störande inom ramen för vad som får accepteras, kan styrelsen inte göra annat än att försöka medla mellan parterna och uppmana dem att respektera varandras önskemål. Det är inte alltid lätt för en bostadsrättsförening att avgöra i vilka fall störningar från en bostadsrättshavare kan anses vara så allvarliga att de kan leda till förverkande av nyttjanderätten och uppsägning. Problemställningen är snarlik den som gäller störande hyresgäster. Om den störande bostadsrättshavaren överskridit gränsen för vad som kan accepteras skall styrelsen rikta en skriftlig anmaning att utan dröjsmål vidta rättelse, det vill säga upphöra med det beteende som påstås störa. Anmaningen skall sändas i rekommenderat brev under bostadsrättshavarens vanliga adress. Då har föreningen fullgjort sin anmaningsskyldighet enligt bostadsrättslagen. Om bostadsrättshavaren ändå inte vidtar rättelse utan dröjsmål har föreningen möjlighet att säga upp medlemmen för avflyttning. 7.3.3. Särskilt allvarliga störningar Om störningen är av särskilt allvarligt slag kan styrelsen dock göra en uppsägning omedelbart utan vare sig tillsägelse till medlemmen eller underrättelse till socialnämnden. Det är viktigt att styrelsen agerar resolut vid störningsproblem. Ett valhänt agerande kan leda till skadeståndskrav mot styrelsens ledamöter. Det är också viktigt att dokumentera störningarna, dvs typ av störning, vid vilka tillfällen de inträffat, vem som är störd och vad styrelsen vidtagit för åtgärd. 7.4. När avgiften till föreningen inte betalas En bostadsrättshavare som inte betalar årsavgiften eller betalar den för sent riskerar att bli uppsagd och tvingas flytta från föreningen. För att föreningen skall kunna få framgång i ett sådant ärende måste styrelsen vara insatt i de särskilda tidsfrister som gäller. Bostadsrättshavaren har normalt flera chanser att betala en förfallen avgift innan han eller hon kan tvingas flytta från sin lägenhet. Förverkandefristen är den tid efter årsavgiftens förfallodag som medlemmen kan betala utan att riskera uppsägning. Denna frist är en vecka för bostadsrättsbostäder och två vardagar för bostadsrättslokaler. Återvinningsfristen är den tid efter föreningens uppsägning som medlemmen har på sig att betala avgiften och därigenom få behålla lägenheten. Denna frist är tre veckor och räknas först från den tidpunkt då föreningen har underrättat medlemmen om rätten till återvinning. Det ställs inga krav i bostadsrättslagen på att föreningen måste sända betalningspåminnelse. Reglerna om återvinning av nyttjanderätten genom betalning inom tre veckor från uppsägningen anses vara ett fullgott skydd för den medlem som glömt att betala sin avgift eller gör det för sent. Om bostadsrätten har förverkats genom att avgifterna inte har betalats och föreningen på grund av detta sagt upp medlemmen till avflyttning kan lägenheten under vissa förutsättningar tvångsförsäljas hos kronofogdemyndigheten. Reglerna om tvångsförsäljning i bostadsrättslagen syftar till att upplösa rättsförhållandet mellan föreningen och bostadsrättshavaren. 14
Bostadsrättshavaren har alltid rätt till det ekonomiska värde som bostadsrätten representerar efter avdrag för bland annat den fordran som ligger till grund för förverkandet. Om bostadsrätten trots upprepade försäljningsförsök inte har blivit såld antas den sakna marknadsvärde och övergår utan lösen till föreningen. 7.4.1. Underrättelse till bostadsrättshavare Föreningen är skyldig att underrätta bostadsrättshavare om möjlighet att få tillbaka bostadslägenhet trots att årsavgiften inte har betalats i tid. Underrättelsen ska göras på särskilt fastställt formulär. Observera att en uppsägning är ogiltig utan en sådan underrättelse. Reglerna gäller även bostadsrättslokaler. 7.4.2. Förhinder att betala i tid En bostadsrättshavare får inte heller sägas upp från bostadslägenheten om han eller hon varit förhindrad att betala inom tre veckor på grund av sjukdom eller liknande oförutsedd omständighet och årsavgiften har betalats så snart det var möjligt sedan hindret upphörde. 7.4.3 Upprepade betalningsdröjsmål Om bostadsrättshavaren vid upprepade tillfällen inte betalar årsavgiften i tid förlorar han eller hon möjligheten att få tillbaka lägenheten genom att rätten till återvinning går förlorad. Ett villkor är dock att bostadsrättshavaren ska ha åsidosatt sina förpliktelser i så hög grad att han eller hon skäligen inte bör få behålla lägenheten. Hur många försenade betalningar som krävs får rättspraxis utvisa men troligen räcker inte några få gånger, utan det krävs sannolikt omkring 5-6 gånger för att medlemmen ska förlora återvinningsrätten. 7.5. Att förändra lägenheten Föreningen svarar för huset, medlemmarna för sina lägenheter. Denna enkla ansvarsfördelning är lagens utgångspunkt. Men när förändringar i lägenheterna genomförs riskerar också själva huset att påverkas och därmed också grannlägenheterna. För vissa typer av ändringar i lägenheterna krävs därför styrelsens tillstånd innan förändringen kan genomföras. Styrelsens tillstånd krävs för: Ingrepp i bärande konstruktion. Detta gäller även om man fått bygglov för ingreppet. Ändringar i befintliga ledningar för avlopp, värme, gas eller vatten. Med detta avses bl a installation eller förflyttning av våtutrymmen, kök eller toalett. Annan väsentlig förändring av lägenheten. Det kan t ex gälla ändring av lägenhetens karaktärsdrag såsom ändrad planlösning eller att dess kulturhistoriska värde inte tas till vara. Ändringar av elledningar kan kräva tillstånd enligt denna punkt om det är fråga om sådana ledningar som föreningen svarar för, dvs ledningar som tjänar mer än en lägenhet. Inget tillstånd krävs normalt för exempelvis flyttning av väggar som inte är bärande eller för ommålning, tapetsering eller ny golvbeläggning. Inte heller krävs tillstånd för ändring eller utbyte av inredning eller utrustning i t ex kök och badrum. Styrelsen kan inte vägra tillstånd för ändringar enligt punkterna ovan om inte åtgärderna är till påtaglig skada eller olägenhet för föreningen. Detta kan t ex vara fallet om förändringen innebär försämrad säkerhet för föreningen, t ex ökad risk för vattenskador. Även när det är fråga om en väsentlig förändring av lägenheten enligt någon av punkterna ovan skall styrelsen ha tungt vägande skäl för att inte ge tillstånd i det enskilda fallet. Föreningens stadgar kan vara till ledning när det gäller att avgöra om en förändring kan anses innebära påtaglig skada eller olägenhet för föreningen. Om det av stadgarna i t ex en seniorförening framgår att samtliga lägenheter skall vara utrustade med vissa hjälpmedel eller särskild inredning för äldreboende kan en förändring som innebär att hjälpmedlen eller inredningen tas bort anses vara till påtaglig skada eller olägenhet för föreningen. 7.6. Att informera om föreningens verksamhet I lagstiftningen saknas uttryckliga regler om skyldighet för styrelsen i en bostadsrättsförening att löpande hålla 15
medlemmarna informerade om hur det går för föreningen. Sanktionsmöjligheter mot den styrelse som inte informerar saknas. Bostadsrätterna förordar dock att styrelsen skapar öppenhet genom att informera sina medlemmar på lämpligt sätt. Inte sällan är brist på information grogrund för misstänksamhet mot styrelsen och denna slutenhet leder inte sällan till dålig stämning och en känsla av vi och dom. 7.6.1 Årsredovisningen Den viktigaste årliga informationskällan såväl inåt mot medlemmarna som utåt mot bland andra banker, mäklare och köpare är årsredovisningen. Om den är gjord enligt årsredovisningslagen innehåller den allt väsentligt om föreningen och dess fastighet. Årsredovisningen skall man kunna förlita sig på! 7.6.2 Tystlåtenhet Trots att öppenhet från styrelsens sida är att rekommendera finns det sådana frågor som styrelsen eller andra förtroendevalda medlemmar inte ska berätta för någon utomstående, inte heller för föreningens egna medlemmar. Främst är det sådana uppgifter som, om de kommer ut, kan skada föreningens eller enskilda medlemmars intressen. För föreningen kan det handla om uppgifter av affärsmässig karaktär och för medlemmar uppgifter som kan röra den personliga integriteten eller ekonomiska intressen. De förtroendevalda medlemmarna skall därför iaktta tystlåtenhet avseende uppgifter av nu nämnt slag som de tar del av när de arbetar i föreningens tjänst. 8. FÖRENINGENS REGISTER 8.1. Lägenhetsförteckningen Den kanske allra viktigaste handlingen som styrelsen har ansvar för är den så kallade lägenhetsförteckningen. Eftersom det saknas bestämmelser om offentlig registrering av bostadsrättsinnehav förslag om att införa ett offentligt lägenhetsregister finns dock är den registrering, som föreningen är skyldig att göra i lägenhetsförteckningen om innehavare på respektive bostadsrätt, den enda juridiskt bindande registreringen av bostadsrättsinnehavet. Den handling som förvärvaren av en bostadsrätt åberopar när han eller hon söker medlemskap, vanligtvis ett köpeavtal, skall fogas till förteckningen. När man ska styrka att man verkligen är ägare till en viss lägenhet ber man styrelsen om ett så kallat utdrag ur lägenhetsförteckningen; utdraget innehåller då bara uppgifter om den aktuella lägenheten. Som medlem i bostadsrättsföreningen har man inte rätt att få utdrag om andra lägenheter. 8.1.1. Pantsättning I lägenhetsförteckningen ska föreningen även notera när medlem låtit pantsätta sin lägenhet. Panthavarens namn vanligtvis en bank eller annat kreditinstitut, skall föras in i förteckningen med datum för noteringen. Pantsättningen blir juridiskt bindande först sedan föreningen blivit underrättad om pantsättningen av panthavaren, något som alltid sker skriftligen på särskilt formulär. En muntlig underrättelse är också giltig men kan bli svår att bevisa att den ägt rum. Det är mycket viktigt att pantnoteringen genast förs in i förteckningen på därför avsedd plats. Slarv med sådana anteckningar kan leda till skadeståndskrav mot styrelsen, om slarvet lett till förlust för panthavaren eller bostadsrättshavaren. Tänk på att vid pantsättning behöver inte något kreditbelopp anges. En bostadsrätt kan pantsättas hur många gånger som helst och föreningen kan aldrig neka en medlem att pantsätta sin lägenhet. 8.2. Medlemsförteckningen En annan handling, som är obligatorisk för varje bostadsrättsförening är förteckningen över föreningens medlemmar, deras lägenhetsinnehav och bostadsadress. Medlemsförteckningen är offentlig i den meningen att vem som helst kan begära att få ta del av innehållet och ha möjlighet att kontrollera att en viss person är medlem i föreningen och vilken lägenhet som han eller hon innehar. Ett sådant förhållande kan föreningen därför aldrig hemlighålla. Förteckningen kan användas som underlag för att upprätta röstlängd vid föreningsstämma. 8.3. Föreningens säkerhet för obetalda avgifter När bostadsrättsinnehavaren pantsatt sin lägenhet kan pantsättningen hamna i konkurrens med den panträtt som föreningen samtidigt har i lägenheten (se avsnitt 8.1.1). Denna panträtt aktualiseras om medlemmen skulle upphöra 16
att betala sin avgift till föreningen. Föreningen har nämligen en automatisk säkerhet, så kallad legal panträtt, för sina vid varje tidpunkt utestående fordringar på föreningsavgifter hos medlemmarna. Detta förhållande innebär att föreningen, om den inte skulle få betalt av en medlem, har förtur till betalning ur försäljningssumman, när bostadsrätten efter uppsägning tvångsförsäljs hos kronofogden. Denna rätt till betalning ur försäljningssumman är så stark att till och med bankerna och andra som har panträtt i lägenheten får stå tillbaka med sina krav till förmån för bostadsrättsföreningen. Men för att det ska förhålla sig på detta sätt finns ett mycket viktigt villkor som varje förening ska känna till. Villkoret innebär att föreningen är skyldig att genast underrätta alla i lägenhetsförteckningen antecknade panthavare i den aktuella lägenheten om att medlemmen ligger efter med föreningsavgiften. Missar föreningen detta hamnar föreningens krav efter övriga panthavares rätt till betalning. Föreningen kan därför förlora möjligheten att få tillbaka de obetalda avgifterna helt eller delvis. Avgifterna kan ibland uppgå till betydande belopp. 8.3.1. När en säljare har kvar skulder till föreningen efter försäljningen När säljaren av bostadsrätt fortfarande har obetalda avgifter till föreningen efter försäljningen av lägenheten finns risk att köparen tvingas betala denna skuld, eftersom föreningens legala panträtt i lägenheten gäller oberoende av vem som är innehavare av bostadsrätten. Om föreningen inte lyckas få betalt av säljaren har föreningen rätt att utnyttja sin panträtt i lägenheten och detta trots ägarbytet. Köparen kan tvingas betala säljarens skuld för att rädda sin lägenhet från tvångsförsäljning. Det är därför mycket viktigt att köpare kontrollerar med föreningen att säljaren har gjort rätt för sig mot föreningen innan affären görs upp. Styrelsen bör upplysa en blivande medlem om att den nuvarande innehavaren häftar i skuld till föreningen. På så vis kan skulden hinna att regleras innan köparen blir medlem. Styrelsen kan aldrig förhindra att medlem som har skulder till föreningen överlåter sin lägenhet eller vägra förvärvaren medlemskap på grund av säljarens skulder. 9. KÖP OCH FÖRSÄLJNING AV BOSTADSRÄTT 9.1 Köp av bostadsrätt innebär två saker: nyttjanderätten till viss lägenhet övergår till förvärvaren en andel i bostadsrättsföreningen övergår till förvärvaren Som vi inledningsvis konstaterat är bostadsrätt en förmögenhetstillgång som man fritt kan överlåta. Den enda inskränkningen i den fria överlåtelserätten är att den förening där bostadsrätten är belägen enligt lag måste godkänna förvärvaren som medlem. Om medlemskap inte beviljas är förvärvet ogiltigt och någon giltig överlåtelse av bostadsrätten har då inte kommit till stånd. Att reglerna är utformade på detta sätt har att göra med den kooperativa grundidé, som vi talade om inledningsvis. Det är självklart av betydelse att den som ska bli delägare i föreningen också är i stånd att uppfylla de krav som ställs på föreningens medlemmar. Medlemskapskraven i stadgarna varierar visserligen en del mellan olika föreningar men skillnaderna är i allmänhet ganska små. Det är dock alltid viktigt att kontrollera i stadgarna vad som gäller i det enskilda fallet. Vid överlåtelse är det mycket vanligt att förvärvaren pantsätter lägenheten i samband med finansieringen av lägenhetsförvärvet. Lägenheten utgör därmed kreditgivarens säkerhet för lånet. 9.2. Köpeavtalet Eftersom bostadsrätt juridiskt sett är en så kallad nyttjanderätt är den därmed också så kallad lös egendom. Därför är formkraven vid köp av bostadsrätt mycket få och enkla. Det krävs enligt bostadsrättslagen endast följande för att ett giltigt köp ska komma till stånd: skriftligt avtal köpares och säljares namn priset för bostadsrätten i kronor tydligt uttryckt 17
vilken förening och vilken lägenhet det gäller säljare och köpares namnunderskrifter Det kan dock vara klokt att i likhet med de avtal som mäklare i allmänhet använder reglera också andra förhållanden mellan säljare och köpare, t ex tillträdet, när ansvaret för lägenheten övergår på köparen och vilka lån som eventuellt ska övertas med mera. 9.3. Fel och brister Besiktiga lägenheten! En köpare av en bostadsrätt bör precis som en villaköpare besiktiga objektet. Med objektet menas både föreningen och själva lägenheten med dess fysiska egenskaper. Som köpare har man enligt lag undersökningsplikt. Köparen kan nämligen inte åberopa sådant som han eller hon borde ha märkt vid en besiktning. Köparen kan inte heller åberopa sådant som säljaren direkt uppmanat köparen att undersöka. Säljaren har nämligen upplysningsplikt om sådana väsentliga förhållanden rörande lägenheten och föreningen som han måste antas ha känt till och som köparen med fog kunde räkna med att bli upplyst om. En köpare ska givetvis ges möjlighet att få gå runt i fastigheten och få se alla utrymmen. Är huset välvårdat? Verkar det finnas en omtanke om huset? Vinden och källaren kan avslöja åtskilligt om fastigheten. Kanske finner man förklaringar till varför avgifterna är så låga. 10. ATT UNDERHÅLLA FASTIGHETEN OCH LÄGENHETEN 10.1. Inre och yttre underhåll I nästan alla bostadsrättsföreningar svarar medlemmarna för underhåll av den egna lägenheten, det så kallade inre underhållet. Innehavaren är skyldig att på egen bekostnad hålla den egna lägenheten i gott skick. Bostadsrättsföreningen svarar för övriga delar av fastigheten, det så kallade yttre underhållet. Exakt var gränsen går mellan inre och yttre underhåll i det enskilda fallet beror på hur föreningens stadgar är utformade samt hur domstolarna väljer att tolka lag och stadgar då en tvist uppkommer. Om något inne i själva lägenheten skadas är bostadsrättshavaren fullt ersättningsskyldig om skadan är att hänföra till dennes ansvarsområde. Detta gäller oavsett om bostadsrättshavaren har varit vållande till skadan, varit vårdslös eller om skadan har inträffat genom ren olyckshändelse. Normalt sett ansvarar bostadsrättshavaren för såväl väggar, golv och tak som för inredning och utrustning i kök och badrum som t ex, toalett, badkar m m. Om bostadsrättshavaren själv införskaffat fast monterad egendom till lägenheten ansvarar bostadsrättshavaren oftast även för denna. Sådan egendom kan vara parkettgolv, braskamin, mellanväggar, nya köksskåp och annat som går utöver lägenhetens grundstandard. Resten av fastigheten, det s k yttre underhållet, har föreningen ansvaret för. I detta innefattas bland annat alla ledningar för vatten, avlopp, el, gas och ventilation fram till inkopplingsstället i lägenheten. Det är alltså stadgarna som styr ansvarsfördelningen. Utformningen av bestämmelsen om inre underhåll i stadgarna kan variera ganska mycket mellan föreningar. Det är därför viktigt att läsa stadgarna mening för mening och ord för ord för att rätt förstå underhållsansvarets omfattning. Inget hindrar en förening att göra ändringar i sina stadgar för att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan förening och medlem. För att rätt förstå hur underhållsskyldigheten är fördelad i en bostadsrättsförening bör man först ha vissa grundläggande regler klara för sig. Som framgått äger man inte fysiskt sin lägenhet utan bara nyttjanderätten till viss lägenhet. Det är föreningen som äger fastigheten med lägenheterna inklusive all normal inredning och utrustning i dessa. Det är dock medlemmarna som har ansvaret för att hålla lägenheterna i gott skick. Föreningen har med stöd av lag och stadgar delegerat en betydande del av ansvaret för fastighetsunderhållet på sina medlemmar. Hur omfattande detta underhåll ska vara klargör föreningen för medlemmarna i sina stadgar. 10.1.1. Begränsningar i medlemmars underhållsansvar Man kan i stadgarna påföra medlemmarna en ganska omfattande underhållsskyldighet beträffande den egna lägenheten och det är vanligt idag att man som medlem tvingas ta ett helhetsansvar för den bostadsrätt man innehar. I bostadsrättslagen finns emellertid vissa begränsningar som varje styrelse måste känna till. 18
10.1.1.1. Begränsningarna innebär att föreningen aldrig kan påtvinga medlemmar underhåll av så kallade stamledningar, dvs sådana ledningar som tjänar mer än en lägenhet. En bostadsrättshavare kan därför aldrig göras ansvarig för gemensamma ledningar för avlopp, värme, gas, el och vatten eller för kanaler för ventilation, om föreningen har installerat dessa. Har medlemmen själv eller tidigare medlemmar installerat sådana ledningar ligger ansvaret på medlemmen. 10.1.1.2. Reparationer på grund av brand- eller vattenledningsskada kan medlemmar aldrig påtvingas om det inte är så att medlemmen förorsakat skadan genom vårdslöshet eller försummelse. 10.1.2. Särskilt svåra avgränsningsproblem vid vattenskador Av föreningens stadgar framgår vilken egendom som ingår i medlemmens ansvar för den egna lägenheten. I detta ansvar ingår också en skyldighet att stå för kostnaderna för de arbeten som måste utföras i lägenheten. Skadorna på föreningens del av huset täcks i normalfallet av föreningens fastighetsförsäkring och skadorna inne i bostadsrätten täcks i normalfallet av medlemmens bostadsrättstillägg. Ibland är bostadsrättstillägget gemensamt som en del av fastighetsförsäkringen och alla bostadsrättshavare omfattas i så fall av tillägget. Om bostadsrättstillägg saknas, privat eller gemensamt, står medlemmen själv för skadekostnaderna. 10.1.2.1. Skador på fastigheten När skadan på fastigheten har vållats av bostadsrättshavaren genom vårdslöshet, dvs genom oaktsamhet kan föreningens ersättningskrav sägas utgöra ett krav på skadestånd för den skada som medlemmen har förorsakat utanför den egna lägenheten. I så fall möts skadeståndskravet av bostadsrättshavarens eventuella skydd mot skadeståndskrav som normalt finns i hemförsäkringen. 10.1.2.2. Likabehandlingsprincipen En försäkringsskada kan oftast ses som ett tidigarelagt underhåll (vattenskador beror oftast på brister i underhållet!) och det ekonomiska ansvaret för att underhålla badrum ligger som vi sett i de allra flesta fall på medlemmen själv, inte på föreningen och övriga medlemmar! Detta synsätt gäller oberoende av om försäkring tas i anspråk eller inte. Med andra ord: medlem ska som huvudregel själv svara för skadekostnader i lägenheten; det får aldrig löna sig för en medlem att råka ut för en skada, som betalas av föreningen i stället för av medlemmen själv! Då kan styrelsen anklagas för att ha brutit mot den föreningsrättsliga likabehandlingsprincipen genom att på ett osakligt sätt ha gynnat en viss medlem på övriga medlemmars bekostnad. Ett sådant förfaringssätt kan komma att klandras i domstol! 10.1.2.3. Det är mycket viktigt att styrelsen tänker på: att det är föreningen som tillsammans med inblandade försäkringsbolag håller i skadehanteringen att det är medlemmens eget bostadsrättstillägg som ska tas i anspråk för skador i lägenheten, om inte föreningen har tecknat ett gemensamt bostadsrättstillägg; saknas bostadsrättstillägg står medlemmen själv för skadan. att medlemmen ska betala åldersavdrag på den egendom i sin lägenhet som har blivit skadad och som han har underhållsansvar för enligt stadgarna (undantag: reparationskostnaderna på grund av vattenledningsskada) att medlemmen ska betala självrisken på sitt bostadsrättstillägg att medlemmen ska betala reparationskostnaden eller kostnad för utbyte av den egendom som har förorsakat skadan (skadeorsaken) att medlemmen lämnar samtycke till att föreningen har rätt att välja hantverkare som ska utföra arbetet i lägenheten att medlemmen ska hålla sin lägenhet tillgänglig för besiktning eller för att skadan ska kunna åtgärdas. 10.1.2.4 Observera att föreningen har rätt att få komma in i lägenheten för att: utföra arbete som föreningen svarar för eller har rätt att utföra om medlemmen själv försummar underhållet så att annans säkerhet äventyras eller att det finns risk för omfattande skador på annans egendom. 19
10.1.3. Föreningen ansvarig Kan den drabbade lägenhetsinnehavaren göra sannolikt (i sista hand i domstol) att skadorna i lägenheten uppkommit till följd av föreningens vållande, kanske genom icke godtagbara brister i föreningens sätt att sköta/underhålla fastigheten, kan medlemmen kräva föreningen helt eller delvis på skadestånd motsvarande den egna renoveringskostnaden och eventuell självrisk på egen försäkring. 10.2. Yttre underhåll Felavhjälpande (kallas även för löpande underhåll) Periodiskt underhåll (planerat) 10.2.1. Varför hålla fastigheten i gott skick? Fastigheten är i normalfallet föreningens största och enda tillgång. Att ta väl hand om underhålls- och driftsfrågorna får därför anses vara den främsta uppgiften för styrelsen och medlemmarna. En välskött fastighet leder till ökad boendetrivsel både för medlemmar och eventuella hyresgäster. Mäklare och andra som har intressen i fastigheten lägger i allmänhet stor vikt vid det yttre och standardnivån på fastigheten kan ha en inte obetydlig inverkan på det pris en säljare får ut för sin bostadsrätt. En välskött fastighet har i allmänhet lägre driftskostnader, vilket även det påverkar priset på föreningens lägenheter vid försäljning. Banker och andra kreditgivare ger välskötta fastigheter högre kreditvärdighet. Även premien för föreningens fastighetsförsäkring kan bli lägre när fastigheten är välskött. 10.2.2. Vem ska bära kostnaden? Det är viktigt att göra en rättvis fördelning av kostnaderna för fastighetens drift och förvaltning. Såväl avskrivningsregler som regler om fondavsättning till yttre underhåll avser att sprida kostnaderna över tiden. Dagens boende i fastigheten bör ekonomiskt bidra till viss del av det framtida underhålls- och renoveringskostnaderna. Att göra så små avsättningar som möjligt är inte förenligt med gott långsiktigt fastighetsunderhåll. 10.2.3. Underhållsintervaller 10.2.3.1. Varför är det bra med underhållsplan? Fastigheten är i normalfallet den största och enda tillgången av betydelse. Det är därför avgörande för föreningsekonomin hur den underhålls. Ett bra sätt är att göra en underhållsplan för det långsiktiga omhändertagandet av fastigheten. Underhållsplanen ger besked om byggnadens allmänna skick. Följer man planen leder det i allmänhet till lägre underhållskostnader. Det är ett av de bästa sätten att planera föreningens ekonomi på lite längre sikt och ett hjälpmedel i budgetplaneringen. Som alla inser leder ett gott och regelbundet underhåll till att värdet på fastigheten bevaras. Inte minst är köpare benägna att betala mer för lägenheter i hus med bra underhåll. I den löpande förvaltningen leder ett långsiktigt planerat underhåll i allmänhet till lägre driftskostnader och därmed kan årsavgifterna hållas under kontroll. Avslutningsvis kan man säga att styrelsen får ett enklare jobb att övertyga medlemmarna när större underhållsarbeten måste genomföras. 10.2.3.2. Vad visar en underhållsplan? En underhållsplan visar de olika byggnadsdelarnas skick, den kvarvarande livslängden på olika byggnadsdelar, hur olika installationer i fastigheten fungerar, vilka tidsintervall som gäller för olika underhållsåtgärder, vad åtgärderna beräknas kosta per åtgärd och kostnadsfördelningen över tiden. 10.2.3.3. Revidering av underhållsplan efter årlig besiktning efter förändrade ekonomiska förutsättningar statliga stimulansåtgärder annat arbete planeras, t ex vindsinredning något oförutsett inträffar 20