Fastställd 2013-04-10 1. Inledning Kommunrevisorernas uppgifter följer av kommunallag, revisionsreglemente och god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisionen syftar ytters till att ge kommunfullmäktige underlag till ansvarsprövning av nämnder, styrelser och enskilda förtroendevalda. I denna revisionsplan redovisas planerade revisionsprojekt för 2014 samt frågor för fortsatt bevakning. Beslut om förändrad inriktning i granskningen kan bli aktuell utifrån förändringar i omvärlden. 2. Uppdrag och mål 2.1 Revisorernas uppdrag Revisorerna prövar om: verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig För att kunna ge underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning granskar revisorerna årligen all verksamhet som bedrivs inom nämndernas och styrelsers verksamhetsområden. Med all verksamhet avses styrelsers och nämnders olika verksamheter som utförs inom deras verksamhetsområden såväl i egen regi som av andra på deras uppdrag. Granskningen av styrelsers och nämnders styrning och interna kontroll är central, särskilt i situationer där organisation och utförandeformer varierar och förändras över tid. Årsredovisningen och delårsrapporten, inklusive den sammanställda redovisningen granskas årligen. Vidare ska revisorerna bedöma om resultaten i delårsrapporten och årsredovisningen är förenliga med de mål fullmäktige beslutat om i budgeten och planen för ekonomin. Revisorerna ska skriftligen uttala sig om detta. Revisorernas bedömning utifrån uppdraget lämnas i revisionsberättelsen. 2.2 Samordnad revision Samordnad revision mellan kommunförvaltningen och dess bolag är ett viktigt instrument för ägaren, dvs. kommunfullmäktiges, kontroll och uppföljning. Lekmannarevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs i bolagen. Den samordnade revisionen ger förutsättningar att bedöma hur staden arbetar med ägarstyrning och förvaltningskontroll. Granskningen sker utifrån ett övergripande ägar-/styrperspektiv och ägardirektiven utgör en väsentlig grund för granskningen. Lekmannarevisorns uppgift i de av staden helägda bolagen är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om den interna 1
kontrollen är tillräcklig samt om anvisningar från årsstämman följs. Granskningen ska ske enligt god sed och resultera i en granskningsrapport med tillhörande granskningsredogörelse som presenteras för årsstämman via bolagets styrelse. Granskningsrapporten ska även fogas till revisionsberättelsen avseende staden. 2.3 Revisionens mål Revisionens övergripande målsättning är att verka för att fullmäktiges mål och uppdrag fullföljs. Insatserna ska präglas av god dialog med stadens politiska och administrativa ledning samt en stödjande och förebyggande revisionsprocess. Målen i granskningen är att: genomföra revisionsinsatser med en hög kvalitet som bidrar till förbättringar och en ökad effektivitet i s verksamhet använda de tilldelade resurserna så effektivt som möjligt leva upp till god revisionssed i kommunal verksamhet och till kommunallagens intentioner Aktiviteter Aktiviteter för att uppnå målen: löpande följa stadens utveckling genom att ta del av lägesrapporter och prognoser för verksamhet och ekonomi möten med nämnder och verksamhetsansvariga som ett led i en pågående dialog och med syfte att revisionen ska verka stödjande och förebyggande genomföra granskningar baserade på relevanta väsentlighets- och riskanalyser, som utgör grunden för ansvarsprövningen regelmässig kommunikation och avrapportering till kommunfullmäktiges presidium 3. Risk och väsentlighet Grunden för den planerade revisionsinriktningen är en väsentlighets- och riskbedömning som revisorerna genomfört i februari 2012, januari 2013 samt december 2013 till januari 2014. Denna tar sin utgångspunkt dels i förändringar i omvärlden, dels den aktuella situationen i och fullmäktiges mål/uppdrag. Vidare har iakttagelser från tidigare års revisionsgranskningar och nämndmöten beaktats. Väsentlighets- och riskbedömningen görs i samverkan mellan de förtroendevalda revisorerna och PwC. De förtroendevalda revisorerna beslutar om inriktning och omfattning på den övergripande granskningen och vilka fördjupade granskningar som ska göras. I sin bedömning har revisorerna beaktat riskernas väsentlighet och revisionsrisken dvs. risken för att revisorerna gör felaktiga uttalanden i revisionsberättelsen eller inte förmår lyfta fram väsentliga förhållanden som har betydelse för ansvarsprövningen. För att minska revisionsrisken inriktas insatserna på att granska verksamheternas styrning och ledning. I detta innefattas bland annat ledningens förmåga att hantera risker och ökade/förändrade åtagande/behov i verksamheten samt ledningens styrning med syfte att uppnå ekonomi i balans och god ekonomisk hushållning. Osäkerheter i omvärlden och konjunkturen medför en risk. Detta ställer krav på utvecklade riskbedömningar och handlingsberedskap för att kunna möta förändringar i behov och 2
skatteintäkter samt att åtgärda befarade risker för att målen inte ska kunna uppnås. En aktiv uppföljning och återrapportering av vidtagna kontroller/åtgärder är väsentligt för att i tid kunna styra om. Kommunstyrelsens uppsikt över nämndernas och de av staden helägda bolagen är således av stor vikt. Det pågående arbetet med att se över målen och tydliggöra målkedjan från fullmäktige till nämnderna är väsentligt att fortsätta följa. Likaså hur målen följs upp, utvärderas och återrapporteras. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen och hur denna säkerställs är väsentlig. Det fortsatta arbetet med intern kontroll kommer att följas upp av revisionen. Konkurrensutsättning, kundval och alternativa driftformer ställer krav på god upphandlingsoch beställarkompetens samt att möjligheterna till insyn och att verksamheten kvalitetssäkras kontinuerligt. Planering och genomförande av ett pågående större byggprojekt kommer att följas och granskas under den totala genomförandeperioden. Vidare kommer styrning och ledning av hemtjänsten, rättssäker handläggning inom barn- och ungdomsvården samt kränkningar och diskriminering inom skolan att granskas. Investeringstakten är fortsatt hög. Utbyggnaden med nya bostadsområden medför ökade servicebehov. Åldersstrukturen medför ökade behov av tjänster inom främst grundskolan och äldreomsorg, vilket bl.a. ställer krav på en flexibel och effektiv lokalhantering. De ökade behoven inom verksamheten och kommande pensionsavgångar ställer krav på en god personalplanering och personal med relevant kompetens. Andra angelägna frågor att granska/följa är vidtagna åtgärder utifrån tidigare granskningar. 4. Revisionsinsatser och revisionsprojekt 4.1 Revisionens omfattning Revisionen ska årligen granska all verksamhet. Den årliga granskningen sker genom såväl övergripande som grundläggande granskning samt fördjupade granskningar. Årliga granskningar Den årliga granskningen bygger på en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt för att granska verksamheten med syfte att bedöma om nämnder och styrelser har en tillfredställande styrning och intern kontroll. Den genomförs genom att fortlöpande ta del av relevanta skriftliga dokument t.ex. mål- och styrdokument, protokoll och övriga handlingar samt genom möten med nämnder och verksamhet i samband med revisionssammanträden (övergripande granskning). Vidare granskas nämndernas interna kontroll, delårsbokslut och årsredovisning (grundläggande granskning). Utgångspunkten för granskningen är de mål och uppdrag som fullmäktige gett kommunstyrelsen och nämnderna. Granskningen ska ge svar på hur nämnder och styrelser mottar, genomför och återredovisar mål och uppdrag. Den årliga granskningen omfattar flera steg och genomförs löpande under revisionsåret med hjälp av: 1. Årlig risk- och väsentlighetsanalys 3
2. Löpande granskning av grundläggande dokument, t.ex: 2.1 Mål- och verksamhetsrapporter 2.2 Delårsrapporter 2.3 Bokslut 2.4 Riktlinjer 2.5 Beslutsunderlag 2.6 Protokoll 2.7 Beskrivning av internkontrollsystem 2.8 Beskrivning av redovisningssystem 3. Kommunikation med den verksamhet som granskas i samband med: 3.1 Genomförda granskningsinsatser 4. Möten med nämnder/verksamheter exempelvis genom: 4.1 Frågor och dialog med inbjudna företrädare från styrelsen/nämnden och verksamheten 5. Granskning av delårsrapport, intern kontroll kopplat till räkenskaperna samt årsredovisning. 5.1 Väsentlighets- och riskanalys för denna granskning, samt granskningsprogram har upprättas av revisionskonsulten (se nedan för projektplaner) 6. Bedömning om ansvarig nämnd/styrelse skapat förutsättningar för tillräcklig styrning och uppföljning samt om relevanta internkontrollsystem finns och fungerar tillfredställande. Fördjupade granskningar Fördjupade granskningar genomförs i enlighet med revisorernas risk- och väsentlighetsbedömning samt erfarenheterna från den övergripande och grundläggande granskningen. I det följande redovisas kortfattat de granskningar som prioriterats utifrån revisorernas bedömning av risk och väsentlighet. Först en fördjupad granskning inom intern kontroll inom ramen för redovisningsrevision. Därefter redovisas de fyra prioriterade granskningarna inom ramen för förvaltningsrevisionen. A Intern kontroll i system och rutiner för anläggningsredovisning Om den interna kontrollen avseende rutiner för redovisning av anläggningstillgångar inte är tillräcklig finns risk för att räkenskaperna inte är rättvisande. Exempelvis kan brister i efterlevnaden av klassificeringsregler av utgifter (antingen drift eller investering) leda till stora fluktuationer i staden resultaträkning. För att kunna jämföra stadens resultatutveckling mellan åren är det således av yttersta vikt att samma redovisningsprinciper för aktivering av kostnader i balansräkning tillämpas i praktiken och återspeglar en rättvisande bild av räkenskaperna och investeringsredovisningen. I samband med genomförd väsentlighets- och riskanalys inom ramen för 2014 års revisionsplan har revisorerna identifierat ett behov av att granska den interna kontrollen avseende rutiner för redovisning av anläggningstillgångar. Har kommunstyrelsen och nämnderna en tillräcklig kontroll av att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i KRL? 4
B Styrning och ledning av hemtjänstverksamheten Enligt 4 kap 1 Socialtjänstlagen har den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning och livsföring i övrigt. Den enskilda ska genom bistånd tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Insatser från hemtjänsten ska ges för att det ska vara möjligt för denna att bo kvar i det egna hemmet. Hemtjänst ges till människor som på grund av sjukdom, fysiska, psykiska och/eller sociala funktionshinder eller annan orsak behöver stöd och hjälp i den dagliga livsföringen. Nämnden som ansvarar för hemtjänst har ett ansvar för att planera framåt för sin verksamhet och för att förse kommunfullmäktige med tillförlitliga underlag för långsiktig planering och ev. prioriteringar. Eftersom hemtjänst är en väsentlig verksamhet som med sin omfattning påverkar invånarna och kommunens ekonomi är det angeläget att det finns en framförhållning i planeringen. Säkerställer stöd- och omsorgsnämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av hemtjänstverksamheten? C Granskning av nybyggnation, Rudbodaskolan Rudbodaskolan, gamla byggnaden ska rivas och ge plats för en nybyggd miljöklassad skola med idrottshall. Planerad inflyttning, höstterminen 2014. Skolan ska kunna ta emot ca 425 elever. Investeringsbudget, totalt 145 mkr, fördelade på 2011 30 mkr, 2012 95 mkr och 2013 20 mkr. Ur ett väsentlighets- och riskperspektiv har kommunens revisorer valt att granska investeringen av den nya Rudbodaskolan som får betydelse för kommunens ekonomi och verksamhet. Revisionsfrågor Har beslutsprocessen avseende nybyggnation av Rudbodaskolan utförts på ett ändamålsenligt sätt? Är genomförandeprocessen avseende upphandling, programarbete, entreprenad samt ekonomisk styrning och uppföljning utförd på ett ändamålsenligt sätt? D Kränkningar och diskriminering i skola nämndens styrning och uppföljning Från den 1 januari 2009 finns två lagar som ska skydda barn och elever från kränkningar, trakasserier och diskriminering: skollagen (SFS 2010:800, 6 kap) samt diskrimineringslagen (SFS 2008:567). Skollagen innebär en betydande skärpning av huvudmannens ansvar. Anmälningsplikt gäller för all personal. Lagstiftningen innebär att plan mot kränkande behandling samt likabehandlingsplan ska upprättas årligen. I Skolverkets allmänna råd anges att planerna med fördel kan skrivas ihop i en och samma plan. Uppgifter från Skolinspektionen visar dock att många verksamheter har brister i sina planer. Vanligt är att 5
dessa inte bygger på en kartläggning av verksamhetens behov samt att barnen/eleverna inte engageras i arbetet med planerna. I media rapporteras om krav på skadestånd från kommuner till enskilda barn och elever med anledning av kränkande behandling, diskriminering och trakasserier. Under 2011 ökade antalet anmälningar till Barn- och elevombudsmannen och Skolinspektionen jämfört med tidigare år. Sammantaget ställs stora krav på verksamheternas förmåga att arbeta främjande, förebyggande och förhindrande samt att i förekommande fall utreda och åtgärda. Varje barns/elevs rätt till en skoltid fri från kränkningar och diskriminering måste kunna säkerställas. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra denna granskning. Säkerställer utbildningsnämnden genom styrning och uppföljning att ett ändamålsenligt arbete bedrivs för att skydda elever från kränkande behandling och diskriminering? E Rättssäker handläggning inom barn- och ungdomsvården Verksamhet inom individ- och familjeomsorgen rör ofta människors mest privata sfär. En stor del av verksamheten är myndighetsutövning, och en mindre del kan också innebära insatser emot den enskildes vilja. Det är därför angeläget att nämnden säkerställer att verksamheten bedrivs enligt gällande lagstiftning och med respekt för den enskilde. Utgångspunkten för revisionsfrågan är verksamhetens styrbarhet och om verksamheten har en ändamålsenlig organisation för att säkerställa en rättssäker handläggning. Säkerställer nämnden att det finns en ändamålsenlig organisation och tillräcklig intern kontroll för handläggning, dokumentation och hantering av personakter? 5. Revisorernas egna arbete och utveckling Det egna arbetet För att leva upp till den goda sedens riktlinjer om årlig granskning av all verksamhet förutsätts att de förtroendevalda revisorerna utför granskningsarbete, vid sidan om det granskningsarbete som utför av det sakkunniga biträdet. Revisorerna har sinsemellan fördelat ansvaret för bevakning av nämnderna. I den löpande bevakningen ingår att: följa och informera sig om stadens verksamheter, i synnerhet verksamheter inom bevakningsområdet samt att övergripande rapportera om väsentliga iakttagelser från nämnder/protokolläsning, ge uppslag till fördjupade granskningar, ge signaler om vad som kan lyftas fram som angelägna revisionskommentarer i delårsrapport och bokslutsgranskning, ge uppslag till verksamhetsträffar 6
Kompetensutveckling och nätverk Med den snabba utvecklingstakten som råder i kommunal verksamhet och inom revisionen behöver de förtroendevalda revisorerna löpande utveckla sin kompetens. Det kan ske genom deltagande i seminarier och konferenser samt genom riktade utbildningsinsatser och studiebesök. Revisionen får löpande inbjudningar till diverse seminarier och konferenser. Prioritering av dessa sker vid revisionens möten. Vårt sakkunniga biträde orienterar oss löpande om nyheter och förbättringar som, utifrån revisionsperspektiv, kan vara aktuella för. 6. Kommunikation Granskningen sker så långt möjligt i samarbete med de som granskningen berör innan den formella kommunikationen och rapporteringen sker till ansvarig styrelse eller nämnd. Berörd nämnd/förvaltning ges dels tillfälle till faktagranskning innan rapporten slutgiltigt fastställs, dels att rapporten därefter överlämnas till styrelsen/nämnden. För att få information om verksamheten tas initiativ till gemensamma möten mellan revisorerna och styrelsen samt med nämnd/förvaltning. Kommunikation med kommunfullmäktige sker enligt vad så överenskommits. 7. Kansliservice I den administrativa servicen ingår medverkan i sammanträden, för- och efterarbete, minnesanteckningar, arkivering med gallringsplan och övriga administrativa göromål. 7