BROMMA STADSDELSFÖRVALTNING Verksamhetsområde Äldreomsorg Tjänsteutlåtande Sida 1 (8) SDN 2016-06-14 2016-05-25 Handläggare Anna-Lena Yngvesson Telefon: 08-508 06 314 Monica Mårdén Telefon: 08-508 06 322 Förvaltningens förslag till beslut Nämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande och överlämnar det till kommunstyrelsen som svar på remissen Lena Holmdahl Stadsdelsdirektör Susanne Brinkenberg Verksamhetsområdeschef Sammanfattning Förvaltningen välkomnar den utredning som Äldreförvaltningen genomfört och som redovisas i Rapport om utveckling av. Rapporten innehåller förslag till förändringar och utveckling. Förvaltningen är i stort positiv till rapporten men har vissa synpunkter som redovisas i detta remissvar. BROMMA STADSDELSFÖRVALTNING Verksamhetsområde Äldreomsorg Gustavslundsvägen 151 G Box 15017 167 15 BROMMA Växel 08-508 06 000 Fax 08-508 06 011 bromma@stockholm.se www.stockholm.se
Sida 2 (8) Bakgrund I kommunfullmäktiges förslag till budget 2015 fick äldrenämnden flera uppdrag som rörde en och som samlats under projektet Utveckling av. De uppdrag som ingått i projektet har bland annat varit att: initiera en utvärdering av valfrihets- och ersättningssystemet hitta sätt att öka inflytandet för de äldre inom en utvärdera ens mobila dokumentationssystem ParaGå ge underlag till vilken upphandlingsform som är mest lämplig att använda inom en En projektrapport har skrivits där utredningens synpunkter och förslag presenteras. Rapporten har nu sänts på remiss till samtliga stadsdelsnämnder, socialnämnden, stadsledningskontoret, pensionärs- och fackliga organisationer samt kommunstyrelsens pensionärs- och funktionshindersråd. Remisstiden sträcker sig till den 22 juni 2016. Ärendet Det övergripande målet för projektet har varit att öka den enskildes inflytande och förbättra samverkan runt den enskilde. Målet har även varit att öka handlingsfriheten för personalen att tillmötesgå den enskildes dagsaktuella behov och önskemål kring utformningen av de beviljade insatserna. Utredningen har bestått av fem delar: Utveckling av bedömning av behov, beställning och utförande av insatser inom en Utvecklingsprojekt Förändringar av ersättningssystem och rapporter Tekniska förändringar gällande val av teknik för positionering och inloggning Val av upphandlingsform för Rapporten i korthet Bedömning av behov, beställning och utförande av insatser inom en En del av uppdraget var att utveckla biståndshandläggningen och genomförandet av i syfte att bland annat öka den enskildes inflytande, öka kontinuiteten samt säkerställa att insatser utformas för att möta den enskildes dagsaktuella behov.
Sida 3 (8) Av rapporten framgår att äldreförvaltningen i dagsläget inte ser anledning att ge förslag om förenklad biståndshandläggning då rättsläget inte är helt klarlagt. Den pågående statliga utredningen Nationell utvecklingsplan för äldreomsorgen (dir. 2015:72) har bland annat i uppgift att se över formerna för kommuner att besluta om omsorg och annan service till äldre på ett enklare och mer flexibelt sätt än idag. Äldreförvaltningen avvaktar utredningens förslag. Kontinuiteten av biståndshandläggare är viktig för den enskilde. Organisationen inom beställarenheterna skapar inte alltid en hög kontinuitet för den äldre varför det kan finnas anledning att se över detta. Biståndshandläggarnas beställningar av insatser bör inte vara för detaljerade utan istället gruppera de beviljade insatserna utifrån huvudområden som t ex serviceinsatser, måltider och personlig omvårdnad. Det finns behov av att ta fram stadsgemensamma anvisningar för hur en beställning ska utformas. Anvisningarna kommer bland annat att utformas utifrån vad som framkommer i pågående utvecklingsprojekt. Beräkningsunderlaget med beräknad tid för insatserna, som bifogas beställningen, tolkas ibland på ett sätt som inte främjar flexibiliteten för den enskilde. Äldreförvaltningen ser ett behov av att på olika sätt förtydliga den avsedda flexibiliteten i utförandet samt att se över beräkningsunderlaget. Utföraren ska tillsammans med den enskilde upprätta en genomförandeplan för att bestämma hur och när beviljade insatser ska utföras. För att säkerställa den enskildes inflytande över insatsernas utformning finns ett behov av stadsgemensamma anvisningar för genomförandeplaner. Anvisningarna kommer bland annat att utformas utifrån vad som framkommer i pågående utvecklingsprojekt. Enligt rapporten bör personal ges befogenhet, ansvar och handlingsfrihet att självständigt fatta beslut om lämplig utformning av insatser utifrån uppkomna situationer. En viktig faktor för ens kvalitet är att så hög kontinuitet som möjligt kan uppnås. Äldreförvaltningen ser ett behov av att: klargöra kontaktmannaskapets syften och de krav som staden ställer på detta. Kontaktmannen är den person som i
Sida 4 (8) första hand ska utföra huvuddelen av de insatser som ges till den enskilde. sträva mot att organisera en i mindre enheter utveckla stadens schemaläggningssystem SchemOs samt genomföra särskilda utbildningsinsatser i systemet. För att ska fungera så bra som möjligt för den enskilde är det viktigt med en nära dialog och bra samverkan mellan beställare och utförare. Äldreförvaltningen ser det angeläget att förstärka samverkan till exempel genom att skapa olika former av nätverk för dialog samt erbjuda utbildningar som riktar sig till båda grupperna. Detta pågår även inom utvecklingsprojekten. Biståndsbesluten bör följas upp kontinuerligt och behov finns då av information från utföraren om hur de beviljade insatserna fungerat och om den beviljade tiden bedöms som tillräcklig. Utvecklingsprojekt Äldreförvaltningen avser att genomföra ett särskilt utvecklingsprojekt inom ett antal stadsdelsförvaltningar för att säkra att förslagen på ett bra sätt stöttar önskade arbetsformer och får avsedd effekt. Utveckling av kvalitet och smidighet i rutiner och arbetssätt bör utgå från verksamhetens vardag och involvera samtliga medarbetare. Det finns indikationer på att nuvarande system inte används optimalt vilket skapar ineffektivitet i arbetet. Utvecklingsprojektet ska bedrivas parallellt och i dialog mellan utförare och beställare. Resultatet kommer att ge Äldreförvaltningen värdefull information och förslag till framtida förändringar i olika system samt säkerställa likställigheten inom staden. Förändringar av ersättningssystem och rapporter Äldreförvaltningen ser behov av att förändra nuvarande ersättningssystem för att gynna flexibilitet utifrån den enskildes dagsaktuella behov samt för ett effektivt användande av skattemedel. Den ersättning som idag ges för avböjda besök föreslås tas bort. Istället är förslaget att timersättningen för dagtid justeras upp med 2 % utöver sedvanlig uppräkning för att kompensera utförarna för de avböjda besök som inte kan undvikas. Detta bedöms öka utförarnas vilja att på olika sätt arbeta för att minimera antalet avböjda besök. Även administrationen bedöms minska. Möjligheten att rapportera utförd tid upp till 110 % utan att redovisa orsak föreslås kvarstå, men regelverket behöver förtydligas. Den
Sida 5 (8) överskridna tiden över 110 % ska hanteras nästkommande månad av både utförare och beställare. Utveckling och förbättring av rapporterna har påbörjats i syfte att förenkla uppföljning och administration för både beställare och utförare. Tekniska förändringar gällande val av teknik för positionering och inloggning Äldreförvaltningens uppföljningar visar att nuvarande kvittenssystem med GPS inte är en hundraprocentig kvittensmetod vid besök hos mottagare. Vid granskning av alternativa kvitteringstekniker är Near Field Communication (NFC) en teknik som fungerat mycket väl inom andra kommuner. Nackdelen med byte av kvittenssystem är ökade kostnader för staden när det gäller utveckling av verksamhetssystemen, inköp av NFC-taggar samt nya mobiltelefoner. Privata utförare står själva för kostnaden för att byte av telefoner. Bedömningen är att förslaget medför positiva effekter för personal. Säkerhetsklassning har påvisat att sociala system kräver hög säkert eftersom systemen hanterar sekretessbelagd information. Det innebär att staden måste gå över till tvåfaktorsinloggning (både certifikat och pinkod) för ParaGå under 2016. Detta arbete är påbörjat och bedöms medföra en förenkling för personalen. Äldreförvaltningen bedriver för närvarande flera projekt som bland annat finansieras av EU-medel i syfte att utveckla användandet av och kunskapen om olika former av digital teknik. Behov finns att genomföra en utredning för att se över förutsättningarna för att kunna bevilja olika former av välfärdsteknik i hemmet som bistånd. Förutsättningarna för att eventuellt organisera larmutryckning inom staden på ett nytt sätt behöver utredas. I dag sköts utryckningarna oftast av utförarens ordinarie personal. Val av upphandlingsform av Äldreförvaltningen har utrett vilken upphandlingsform som ska användas vid upphandling av privat och förordar LOVupphandling. Dock behövs en utveckling av förfrågningsunderlagen med högre krav på utföraren.
Sida 6 (8) Ärendets beredning Ärendet har beretts av Verksamhetsområde Äldreomsorg. Pensionärsrådet har tagit del av detta tjänsteutlåtande 2016-06-14 och har haft möjlighet att lämna synpunkter Förvaltningens synpunkter och förslag De äldre i Bromma som har behov av ska uppleva att de kan påverka sin vardag och ha inflytande över hur insatserna utförs. Förvaltningen välkomnar därför den utredning som Äldreförvaltningen genomfört och som redovisas i Rapport om utveckling av. Rapporten innehåller förslag till förändringar och utveckling. Förvaltningen är i stort positiv till rapporten men har vissa synpunkter som redovisas nedan. Bedömning av behov, beställning och utförande av insatser inom en Förvaltningen kan när det gäller kontinuitet av biståndshandläggare, se både för- och nackdelar med att den enskilde enbart har kontakt med en handläggare som ska hantera samtliga frågor som uppstår. En specialisering av handläggare, som t ex vårdplanerare eller handläggare av boendeansökningar, ger möjlighet till mer sakkunnig och professionell handläggning inom det specifika området samt skapar effektivitet. Detta kan också ge en mer rättssäker och likställd handläggning. Ansökan om sker utifrån den enskildes önskemål. Beslut fattas på insatsnivå. Beställningen föreslås i rapporten ske i grupperingar utifrån huvudområden som t ex serviceinsatser, måltider och personlig omvårdnad utan att precisera varje insats på detaljnivå. Detta kan innebära att personalen inte får tillräcklig kännedom om vilka insatser som faktiskt har beviljats och att det blir stort utrymme för tolkningar. Förvaltningen ser en farhåga att vissa beviljade insatser inte blir utförda. Samtidigt finns risk att insatser som avslagits utförs. Följsamhet till lagstiftning samt likabehandling av de äldre kan därmed bli åsidosatt och insatser utöver skälig levnadsnivå utförs. Det är därför positivt att stadsgemensamma anvisningar utfärdas för hur en beställning bör utformas. I rapporten skrivs att det är viktigt att personal ges befogenhet, ansvar och handlingsfrihet att självständigt fatta beslut om lämplig utformning av insatser utifrån uppkomna situationer. Förvaltningen föreslår att fatta beslut byts ut mot annan formulering så inte sammanblandning sker med myndighetsbeslut. Förvaltningen ser en utmaning för utförarna att uppnå flexibilitet
Sida 7 (8) och kontinuitet i schemaläggningen och samtidigt undvika ineffektivitet och överskridande av budget. Behov finns av förtydligande kring hur denna flexibilitet ska nås och inom vilka ramar detta ska ske. Möjlighet till delaktighet och påverkan ska ges men samtidigt får inte orealistiska förväntningar skapas hos den enskilde eller dennes anhöriga. Förvaltningen ser en fördel med strukturerade samarbetsformer och gemensamma utbildningar för utförare och beställare. Utmaningen i den lokala samverkan är det ofta stora antalet utförare. Uppföljning av biståndsbeslut är av vikt samt inhämtande av information från utföraren. Detta förutsätter dock att biståndshandläggarna har rimliga förutsättningar för sitt arbete för att kunna klara detta. Utvecklingsprojekt Förvaltningen ser med fördel på de utvecklingsprojekt som pågår, bland annat i Bromma, och som kommer att utgöra grund för förändringar av en och ge underlag till kommande anvisningar och systemutveckling. Förändringar av ersättningssystem och rapporter Förvaltningen välkomnar ett förtydligande av regelverket för överskriden tid då vissa utförare idag regelmässigt överskrider beviljad tid och rapporterar utförd tid upp till 110 %. Utöver det behov av utveckling av verksamhetssystemen som framkommer i rapporten, kan förvaltningen även se behov av systemutveckling när det gäller hantering av överskriden tid. Förvaltningen ser en fördel med att överskriden tid hanteras nästkommande månad. För att minska sårbarheten bör dock verksamhetssystemen ses över så att fler handläggare än enbart huvudhandläggaren kan ta ställning. Tekniska förändringar gällande val av teknik för positionering och inloggning Om byte av kvitteringssystem övervägs vill förvaltningen framhålla vikten av att risk- och konsekvensanalys samt kostnadsberäkning genomförs. Det är viktigt att staden stödjer utvecklingen av teknik i hemmet då detta skulle främja den enskildes valfrihet och självständighet. Det pågående projektet DigIt bidrar också till att möjliggöra olika tekniska alternativ i hemmen.
Sida 8 (8) Förvaltningen stödjer förslaget om annan organisation av larmutryckningar då nuvarande lösning ibland upplevs störande av brukaren när personalen måste åka iväg för att åtgärda ett larm. Bilagor 1. Rapport om utveckling av, mars 2016 2. Äldreförvaltningens tjänsteutlåtande till Äldrenämnden den 22 mars 2016