Granskning av uppföljning av privata utförare utifrån av regionfullmäktige fastställt program Dnr: REV 2017-00101 Genomförd av: Revisionsenheten Behan dlad av Revisorskollegiet den 21 februari 2018
Granskningsrapport Uppföljning av privata utförare, 2018-02-13 1 (11) Innehåll Sammanfattning... 2 Inledning... 2 Bakgrund... 2 Granskningens syfte och revisionsfrågor... 3 Avgränsning... 3 Revisionskriterier i granskningen... 3 Granskningsansvarig... 4 Metod... 4 Uppföljning av privata vårdgivare beslut om plan och rutin... 4 Beslut om uppföljning av privata utförare... 5 Finns det inskrivet i avtal med externa utförare om uppföljning och rapportering?... 5 Följsamhet till plan och löpande kontroller... 5 Återrapportering till RF... 6 Allmänhetens insyn... 6 Övriga iakttagelser... 7 Bedömning... 7 Rekommendationer... 8 Undertecknande... 8 Referenser, dokument och beslut... 9 462 80
Granskningsrapport Uppföljning av privata utförare, 2018-02-13 2 (11) Sammanfattning Regionfullmäktige har beslutat om Plan för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare, RF 2341-2015. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen har därefter fastställt rutin för hur uppföljningen skall gå till. Alla hälso- och sjukvårdsnämnder har fastställt Rutin för uppföljning av offentligt finansierade privata vårdgivare i Västra Götalandsregionen, HS 2016-00483. Alla nämnder har också tagit beslut om att återrapportering av rutinmässig uppföljning ska ske samlat en gång per verksamhetsår samt att återrapportering av eventuella fördjupade uppföljningar ska ske när behov är påkallat. Samtliga granskade nämnder och styrelser har implementerat regionfullmäktiges plan och fastställt rutin för uppföljning. Alla hälso- och sjukvårdsnämnder har också tagit beslut om när och hur avrapportering till nämnden skall ske. - I årsredovisningarna för 2017 för hälso- och sjukvårdsnämnderna redovisas vårdval men det saknas till del sammanfattande bedömningar för privata utförare enligt LOU. - Styrelser och nämnder har säkerställt uppföljning i nya avtal. - Det pågår ett väl strukturerat utvecklingsarbete för utveckling av uppföljningen. - Allmänhetens insyn via webben är begränsad. - Bristande transparens genom avsaknad av återrapportering i årsredovisning och begränsade möjligheter till insyn via webben begränsar allmänhetens ansvarsutkrävande och val av vårdgivare. Granskningens syfte är att bedöma om nämnd/styrelse utformat en tillfredställande styrning, uppföljning och kontroll avseende fullmäktiges program för uppföljning, insyn och återrapportering av verksamhet som utförs av privata utförare, RF 2341-2015. Vår bedömning är att nämnder/styrelser har utformat ett ändamålsenligt system men att det finns viss fortsatt utvecklingspotential. Revisionen rekommenderar regionstyrelsen fortsatt utveckling av verktyg för allmänhetens insyn. Revisionen rekommenderar hälso- och sjukvårdsstyrelsen och alla hälso- och sjukvårdsnämnder fortsatt utveckling av årlig återrapportering till fullmäktige. Inledning Bakgrund Regionfullmäktige har 2016-05-10 fastställt program för uppföljning av privata utförare. Programmet innehåller riktlinjer för uppföljning, direktiv för allmänhetens möjlighet till insyn i verksamheter som lämnats över till privata utförare och återrapportering av uppföljning till regionfullmäktige. Beslutet följer av KL 3 kap 19 b som anger att regionfullmäktige varje mandatperiod ska anta ett program med mål och riktlinjer för verksamheter, som upphandlats och utförs av privata utförare. Programmet ska också ange hur uppföljningen ska ske och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. Programmet omfattar verksamheter som tydligt riktar sig till invånarna och gäller både hela verksamheter och delvis upphandlade verksamheter där den privata aktören är utförare av verksamheten. Programmet gäller även verksamhet som är upphandlad av något av Västra Götalandsregionens helägda bolag. Oavsett om regionen utför verksamhet i egen regi eller upphandlar genom privata utförare så står regionen som huvudman för verksamheten. Privat 462 80
Granskningsrapport Uppföljning av privata utförare, 2018-02-13 3 (11) utförare definieras i 3 kap 18 c KL, som en juridisk person eller enskild individ som har hand om vården av en kommunal angelägenhet. En juridisk person är ett aktiebolag, handelsbolag, ekonomisk- eller ideell förening eller stiftelse. Även idéburna organisationer eller kooperativa föreningar kan vara privata utförare. Revisorskollegiet har beslutat granska risk för bristande följsamhet mot RFs beslut om uppföljning. Brister uppföljningen så kan inte kvaliteten i utförd verksamhet säkerställas, inte heller kan uppföljning av exempelvis vård på lika villkor göras. Granskningens syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om nämnd/styrelse utformat en tillfredställande styrning, uppföljning och kontroll avseende fullmäktiges program för uppföljning, insyn och återrapportering av verksamhet som utförs av privata utförare, RF 2341-2015 I granskningen ställs följande revisionsfrågor: Har respektive nämnd/styrelse utformat en tillfredställande styrning, uppföljning och kontroll avseende programmet för uppföljning och insyn i verksamhet som utförs av privata utförare? Har respektive nämnd/styrelse tagit beslut om plan för uppföljning av privata utförare? Finns det inskrivet i avtal med privata utförare om uppföljning och rapportering? Har nämnd/styrelse följt beslutad plan och rutin? Har nämnd/styrelse återrapporterat till RF? Därutöver tillkommande för regionstyrelsen: Har lista över externa/uppdrag tillgängliggjorts för allmänheten i enlighet med regionfullmäktiges beslut?. Avgränsning Granskningen avser år 2017 med avrapportering i februari 2018. Granskade dokument (beslut) är årsredovisning 2016 och 2017, delårsrapport augusti 2017 samt styrelse- /nämndprotokoll från perioden januari till augusti 2017. Generell granskning i regionstyrelsen, hälso- och sjukvårdsstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsnämnderna. Utförarstyrelser ingår inte i denna granskning Revisionskriterier i granskningen Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier kan ofta hämtas från lagar och förarbeten, föreskrifter eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. KL 3 kap 19 När vården av en kommunal angelägenhet genom avtal har lämnats över till en privat utförare ska kommunen respektive landstinget kontrollera och följa upp verksamheten. Lag (2014:573). 19 a Om en kommun eller ett landsting sluter avtal med en privat utförare, ska kommunen respektive landstinget genom avtalet tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Lag (2014:573). 462 80
Granskningsrapport Uppföljning av privata utförare, 2018-02-13 4 (11) 19 b Fullmäktige ska för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. I programmet ska det också anges hur fullmäktiges mål och riktlinjer samt övriga föreskrifter på området ska följas upp och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. Lag (2014:573). Regionfullmäktiges beslut om uppföljning externa utförare (RS 2341-2015 Uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare daterat 2016-04-26 RS 2016-01015 85 Beslut RF daterat 2016-05-10) KL 6:7 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Lag (1999:621). Reglementet för respektive nämnd/styrelse Granskningsansvarig Granskningsansvarig: Marianne Förars. Kvalitetsgranskare: Kari Aartojärvi. Revisorskollegiets kontaktrevisorer är Bo-Lennart Bäcklund och Ulla Göthager. Metod Metod för granskningen är dokumentanalys (protokoll, avtal, delårsuppföljning, årsredovisning, övrig uppföljning, avtal) samt intervjuer. Uppföljning av privata utförare beslut om plan och rutin RF har beslutat om Plan för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare, RF 2341-2015. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen har därefter fastställt rutin för hur uppföljningen skall gå till. Samtliga hälso- och sjukvårdsnämnder har fastställt Rutin för uppföljning av offentligt finansierade privata vårdgivare i Västra Götalandsregionen, 2016-00483. Samtliga nämnder har också tagit beslut om att återrapportering av rutinmässig uppföljning ska ske samlat en gång per verksamhetsår samt att återrapportering av eventuella fördjupade uppföljningar ska ske när behov är påkallat. Redovisning av uppföljning kostnader och kvalitet i beställarbokslut för 2016 finns men görs något olika. Hälso- och sjukvårdsnämnderna följer i stort enhetlig struktur för rapporten, som även innehåller bedömning av måluppfyllelse. Vid intervju med tjänsteperson på koncernkontoret anges att vi skriver ingen uppföljningsrapport till nämnderna utan allt de efterfrågar är antalet etableringar som tillkommer eller lämnar aktuell nämnd. Beställarboksluten för 2017 kommer redovisas enligt enhetlig mall. 462 80
Granskningsrapport Uppföljning av privata utförare, 2018-02-13 5 (11) Beslut om uppföljning av privata utförare Samtliga granskade nämnder och styrelser har tagit beslut om uppföljning av privata utförare. Samtliga har antagit regionfullmäktiges program genom egna beslut i nämnd. - Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdsstyrelsen har beslutat om uppföljning och avrapportering till fullmäktige i årsredovisning. - Regionstyrelsen gav också regiondirektören i uppdrag att publicera avtal på webben för allmänhetens insyn. - Samtliga hälso- och sjukvårdsnämnder har beslutat om uppföljning enligt program och avrapportering till fullmäktige i beställarbokslutet i mars månad. Finns det inskrivet i avtal med externa utförare om uppföljning och rapportering? Avtal upphandlade enligt LOU (2007:1091) och avtal enligt LOV (2008:962) följs upp enligt etablerade rutiner. Nya avtal 1 inom LOU innehåller del som reglerar hur uppföljning och rapportering skall ske. För enheter inom vårdvalet LOV anges i Krav och kvalitetsbok vad som ska rapporteras och hur rapportering ska ske. 2 Samtliga enheter som tecknar avtal, såväl offentliga som privata, förbinder sig att följa reglerna. Enheter enligt lag om läkarvårdsersättning samt enheter enligt lag om fysioterapi saknar upphandlat avtal. Enligt ansvarig tjänsteperson så tillåter inte lagutrymmet att regionen följer upp dessa avseende verksamhetens resultat. Dessa enheter behöver inte ens rapportera in diagnoser. 3 Därutöver finns enheter som tagits över från Försäkringskassan där avtal saknas. Avtal är under upprättande enligt ansvarig tjänsteperson. Men om enheterna inte är villiga att redovisa kvaliteten i verksamheten för allmänhetens insyn så saknas sanktionsmöjligheter. Samtliga styrelser och nämnder tecknar avtal och i dessa finns numera former och krav för uppföljning och avrapportering inskrivet. Vid granskningen framkommer att samtliga nämnder och styrelser i nya avtal sett till att säkerställa uppföljning. Följsamhet till plan och löpande kontroller I risk- och väsentlighetsanalysen har de fyra hälso- och sjukvårdsnämnderna för Göteborg, södra, västra och östra identifierat en risk att vårdgivare inte fullgör sina åtaganden enligt avtal och skrivit in uppföljning i IK-plan. Norra hälso- och sjukvårdsnämnden har inte noterat brister i följsamhet till avtal som risk i internkontrollplan. Varken regionstyrelsen eller hälsooch sjukvårdsstyrelsen har identifierat området som en risk inskriven i IK-plan för 2017 men beslut om plan och rutiner för uppföljning finns och följs. Hälso- och sjukvårdsnämnderna följer plan för uppföljning av privata vårdgivare där anges vad som skall följas upp och hur årlig avrapportering ska göras. Månadsvis granskning görs 1 Exempel på avtal listas i dokumentförteckning 2 Se http:///halsa-och-vard/vardgivarwebben/uppdrag-och-avtal 3 Volymen för dessa enheter på samverkansavtal eller taxa var år 2016 för VGR 45 allmänspecialister, 98 övriga specialistläkare och 229 fysioterapeuter. Tillsammans omsätter de totalt ca 440 miljoner/år 462 80
Granskningsrapport Uppföljning av privata utförare, 2018-02-13 6 (11) efter markörer och genom dialogmöten. I den löpande uppföljningen följs också registreringen av särskilt arvode, arvodeskategori, höga eller låga volymer. Inom tjänstemannaorganisationen är ansvaret fördelat på flera tjänstepersoner men inom en sammanhållen organisation. Uppföljning och återrapportering för 2017 inom hälso- och sjukvårdsnämnderna kommer att göras i beställarbokslut mars 2018. Revisionen kommer fortsatt följa uppföljningen och återrapporteringen i grundläggande granskning. Återrapportering till RF RF anger i plan att Uppföljningen av verksamheten ska göras på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt och resultatet av genomförd uppföljning ska dokumenteras och redovisas till ansvarig nämnd på det sätt som nämnden bestämmer. En samlad uppföljning av den totala verksamheten oavsett utförare redovisas av nämnden i årsredovisning till regionfullmäktige. Uppföljningen till regionfullmäktige ska redovisa nämndens sammanfattande bedömning av genomförda granskningar av privata utförare under året, hur uppföljningen har fungerat och de viktigaste resultaten. Hälso- och sjukvårdsnämnderna har följt upp i beställarbokslut 2016, vilka beslutats i nämnderna förutom för HSNÖ som behandlat bokslutet som informationsärende. Ingen särskild rapport är inskickad till RF. RS och HSS har inte återrapporterat specifikt till RF. Den måluppfyllelse och uppföljning av resultat som HSN redovisar till RF i årsredovisning särskiljer inte privata vårdgivare från egenregiverksamheten. I årsredovisningarna för 2017 återfinns inte sammanfattande bedömning av granskningar utförda av privata utförare under året. Inte heller kan utläsas hur uppföljningen fungerat eller bedömning av de viktigaste resultaten. Dock kan beställarboksluten betraktas som komplement till årsredovisning. Beställarboksluten är klara i mars. Allmänhetens insyn När beslut togs i regionstyrelsen om att införa plan om uppföljning och insyn så gavs tillika uppdrag till regiondirektören att tillgängliggöra lista över externa/uppdrag för allmänheten i enlighet med RFs beslut. RS beslutar i april 2017 att lämnat uppdrag till regiondirektör att publicera lista över privata vårdgivare för allmänhetens insyn är fullföljt 4. I underlaget till beslut anger RS att avtal finns sökbara i diariet men att databas för LOU-avtal (Amesto) inte är tillgänglig på externa hemsidan. RS anger också att möjligheten att söka ut avtal och överenskommelser behöver bli tydligare och att sådant uppdrag är lämnat till objektet för diarium och dokumenthantering. I februari 2018 kvarstår bristen, databasen är inte tillgänglig på externa hemsidan. En granskning av webben visar att för vårdcentraler inom vårdvalet finns sådan lista tillgänglig på vårdgivarwebben på vgregion.se 5. Rehabenheter inom vårdvalet är likaså listade och sökbara på vårdgivarwebben. 6 4 RS 2016-07320 94 Publicering av avtal på Västra Götalandsregionens externa hemsida 5 Lista över valbara vårdcentraler i Västra Götaland 6 Lista över rehabenheter 462 80
Granskningsrapport Uppföljning av privata utförare, 2018-02-13 7 (11) I 1177 kan vårdgivare sökas av allmänhet per vårdgivarkategori (exempelvis vårdcentral, öronsjukvård) eller per geografiskt område eller ort. Sökning på offentlig eller privat går inte att göra. Allmänheten har insyn i de sammanställningar som diarieförs. Det saknas sammanställningar där kvalitet kan jämföras. För att hitta information på webben måste man veta var man ska leta. Sökfunktionen är enkel och ger inte möjligheter till mer specificerade utsökningar. Vid sökning på privata vårdgivare så kommer information om vårdadministration upp. Sidorna är mer uppbyggda för utförare än för allmänhetens insyn. Övriga iakttagelser För uppföljning av köpt vård organiserad av andra landsting saknas samordnad regional kvalitetsuppföljning. Respektive remittent (om remiss är skriven) har ansvar för uppföljning. Då utförarstyrelser inte ingår i denna granskning omfattar den inte vårdgivarnas uppföljning. En sådan regional samlad uppföljning skulle kunna tillföra såväl beställare som patienter viktig information för vårdvalet. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen har beslutat upphandla konsulttjänster för uppföljning av privata vårdgivares följsamhet till lagar och avtal. Externa konsulter behöver upphandlas främst då VGR inte har tillgång till specifika experter eller där de egna utredningsresurserna inte räcker till, samt där oberoende experter ger en högre tillförlitlighet i utredningsprocessen. 7 Årsrapport 2017 från koncernkontorets enhet för primärvård, team för fördjupad uppföljning, har 2018-01-10 inregistrerats i diariet för regionstyrelsen. Teamet är bildat under året och har arbetat med att etablera arbets- och samverkansformer. Vårdgivare med funna brister listas i rapporten. 8 Bedömning Samtliga granskade nämnder och styrelser har implementerat regionfullmäktiges plan och fastställt rutin för uppföljning. Alla hälso- och sjukvårdsnämnder har tagit beslut om när och hur avrapportering till nämnden skall ske. I årsredovisningarna för 2017 för hälso- och sjukvårdsnämnderna redovisas vårdval men det saknas till del sammanfattande bedömningar för privata utförare enligt LOU. Styrelser och nämnder har säkerställt uppföljning i nya avtal. Det pågår ett väl strukturerat utvecklingsarbete för utveckling av uppföljningen. Allmänhetens insyn via webben är begränsad. Bristande transparens genom avsaknad av återrapportering i årsredovisning och begränsade möjligheter till insyn via webben begränsar allmänhetens ansvarsutkrävande och val av vårdgivare. Granskningens syfte är att bedöma om nämnd/styrelse utformat en tillfredställande styrning, uppföljning och kontroll avseende fullmäktiges program för uppföljning, insyn och återrapportering av verksamhet som utförs av privata utförare, RF 2341-2015. Vår bedömning 7 Upphandling av konsulttjänster vid granskning av vårdgivares följsamhet till avtal och lag Diarienummer HS 2017-00382 203 8 Årsberättelse Team fördjupad uppföljning 2017, RS 2018-00136 462 80
Granskningsrapport Uppföljning av privata utförare, 2018-02-13 8 (11) är att granskade nämnder/styrelser har utformat ett ändamålsenligt system men att det finns viss fortsatt utvecklingspotential. I syfte att tydliggöra regionfullmäktiges beslut avseende allmänhetens insyn och återrapportering till fullmäktige så vill revisionen lämna rekommendationer för det fortsatta arbetet. Rekommendationer Revisionen rekommenderar regionstyrelsen fortsatt utveckling av verktyg för allmänhetens insyn. Revisionen rekommenderar hälso- och sjukvårdsstyrelsen och alla hälso- och sjukvårdsnämnder fortsatt utveckling av årlig återrapportering till fullmäktige. Undertecknande Marianne Förars Yrkesrevisor 462 80
Granskningsrapport Uppföljning av privata utförare, 2018-02-13 9 (11) Referenser, dokument och beslut 1. Beslut RF 2016-05-10 85 Uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare Dnr RS 2016-01015, RF 2341-2015. 2. Beslut RS 2016-04-26 Uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata vårdgivare 102 Dnr RS 2016-01015 3. Beslut RS 2017-04-11 Publicering av avtal på Västra Götalandsregionens externa hemsida 2016-07320 4. Beslut HS Rutin för uppföljning av offentligt finansierade privata vårdgivare i Västra Götalandsregionen. Version 1.0 Fastställd av hälso- och sjukvårdsstyrelsen 2016-06-16, 105 Diarienummer HS 2016-00483 5. Beslut HSN fastställer rutin i. Rutin för uppföljning av offentligt finansierade privata vårdgivare i Västra Götalandsregionen 259 Diarienummer HSNG 2016-00368 ii. Rutin för uppföljning av offentligt finansierade privata vårdgivare i Västra Götalandsregionen 138 Diarienummer HSNN 2016-00189 iii. Rutin för uppföljning av offentligt finansierade privata vårdgivare i Västra Götalandsregionen 163 Diarienummer HSNS 2016-00141 iv. Rutin för uppföljning av offentligt finansierade privata vårdgivare i Västra Götalandsregionen 240 Diarienummer HSNV 2016-00266 v. Rutin för uppföljning av offentligt finansierade privata vårdgivare i Västra Götalandsregionen 86 Diarienummer HSNÖ 2016-00137 6. Årsredovisningar för RS, HSS, HSNG, HSNN, HSNS, HSNV, HSNÖ 2016, 2017 7. Beställarbokslut HSNG, HSNN, HSNS, HSNV, HSNÖ 2016 8. Exempel avtal Lundby HSN11 Avtalsnummer SN3922009-001 9. Exempel avtal Carlanderska 201701086-02 10. Krav- och kvalitetsbok vårdval vårdcentral respektive vårdval rehab 2016, 2017 11. Beslut HS 2017-00382 203 upphandling av konsulttjänster vid granskning av vårdgivares följsamhet till avtal och lag 12. http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svenskforfattningssamling/lag-19931651-om-lakarvardsersattning_sfs-1993-1651 13. http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svenskforfattningssamling/forordning-19941121-om-lakarvardsersattning_sfs-1994-1121 462 80
Granskningsrapport Uppföljning av privata utförare, 2018-02-13 10 (11) 14. http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svenskforfattningssamling/lag-19931652-om-ersattning-for-fysioterapi_sfs-1993-1652 15. http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svenskforfattningssamling/forordning-19941120-om-ersattning-for_sfs-1994-1120 16. Tandvårdslagen 1998:554 17. Webb-länk till Lista över valbara vårdcentraler i Västra Götaland 18. Webb-länk till Lista över rehabenheter 19. Upphandling av konsulttjänster vid granskning av vårdgivares följsamhet till avtal och lag Diarienummer HS 2017-00382 203 20. Årsberättelse Team fördjupad uppföljning 2017, RS 2018-00136 21. Intervjuer tjänstepersoner koncernkontoret med ansvar för uppföljning av privata utförare 462 80