NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 2/2016 1 Köks- och städsektionen Tid Onsdag 15.06.2016kl. 14.00 Plats ÄmbetsEdu, Ämbetshuset Ärenden som skall behandlas Sida 10 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 3 11 Val av protokolljusterare 3 12 Godkännande av föredragningslista 3 13 Delårsrapport/budgetuppföljning per 30.4 4 14 Budgetramar för 2017 5 15 Fastställande av externa avgifter 2017 7 16 Personalrapport 2015 8 17 Upphandling av mjölk och mjölkprodukter 9 18 Övergång till elektroniska listor 10 19 Anmälningsärenden 11 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande GRETA NÄS
NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 2/2016 2 Köks- och städsektionen Tid Onsdag 15.06.2016 kl. 14.00 15.40 Plats Beslutande ÄmbetsEdu, Ämbetshuset Näs Greta, ordförande Enlund Ann-Charlott Holmberg Marika Lawast Sören, viceordförande Backlund Fredrik, ers. för F Strang Frånvarande Övriga deltagande Strang Frej Franzén Veronika, vik. kökschef Jakobsson Margaretha, serviceförman Lillbacka Gunilla, stadskamrer, protokollförare Paragrafer 10 19 Underskrifter Ordförande Protokollförare Greta Näs Gunilla Lillbacka Protokolljustering Tid och plats 17.6.2016 Underskrifter Framlagt till allmänhetens Marika Holmberg Fredrik Backlund Måndagen den 4.7.2016 i stadskansliet, Topeliusesplanaden 7 Påseende Tid och plats Bestyrker Gunilla Kvist, byråsekreterare
Köks- och städsektionen 15.06.2016 3 CK:247/2016/001 10 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Kos 10 Ordförande/viceordförande öppnar sammanträdet samt konstaterar huruvida stadsstyrelsens köks- och städsektion är lagligt sammankallad och beslutför. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter beslutfört. CK:248/2016/001 11 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Kos 11 Förslag: Två ledamöter utses att justera protokollet från sammanträdet. Tidpunkt och plats fastslås också. Till protokolljusterare utsågs Marika Holmberg och Fredrik Backlund. Protokollet justeras på ekonomikontoret fredag 17.6.2016 kl. 10.00. CK:249/2016/001 12 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Kos 12 Förslag: Efter att ordföranden antecknat eventuella extra ärenden godkänner sektionen föredragningslistan. Föredragningslistan godkändes.
Köks- och städsektionen 15.06.2016 4 CK:650/2016/123 13 DELÅRSRAPPORT/BUDGETUPPFÖLJNING PER 30.4 Kos 13 Bilaga 1/13 Både kosthållets driftsinkomster och utgifter är förverkligade till 31,6 procent budgetuppföljningen visar ett litet underskott på knappa tusen euro. Städservicens inkomster har kommit in till 32,6 % och kostnaderna har förverkligats till 30,9 %, vilket betyder att städservice ligger ca 16 700 under sin budget per 30.4. Budgetuppföljning bifogas i bilaga. Köks- och städsektionen antecknar delårsrapporten för kännedom. Antecknades för kännedom.
Köks- och städsektionen 15.06.2016 5 CK:651/2016/123 14 BUDGETRAMAR FÖR 2017 Bilaga 1-2/14 Stadsfullmäktige fastställer slutgiltigt den 9.6.2016 budgetramarna för 2017. Den av fullmäktige fastställda budgeten för år 2016 visar ett underskott på nästan 1,2 miljoner euro. Läget är dock bekymmersamt och prognoserna för 2016 ger indikationer på att staden kommer att göra ett minusresultat kring 1,5 miljoner euro när 2016 är till ända. Orsakerna är främst minskade skatteinkomster. Både egen verksamhet samt social och hälsovårdskostnaderna hålls hittills inom budget. Ramarna bygger endast på externa kostnader. Kostnadsmedvetenhet skall med andra ord finnas där kostnaden uppstår. Detta betyder att bl.a. interna hyror, städ- och kökstjänster och andra mindre interna inköp inte finns medräknade i ramen då den uppgörs men som givetvis fortsättningsvis kommer att fördelas och skall beaktas som en kostnad hos den mottagande enheten, men av intern natur. Fördelningen av interna kostnader är ett nollsummespel. Redan i samband med uppgörandet av budgeten för 2016 aviserades ett sparprogram för planeåren 2017 och 2018. Sparkravet fastställdes då till 900 000 euro men i början av året sänkte stadsstyrelsen kravet till 600 000 euro. Däremot har det tagits in ett ytterligare inbesparingsmål på 350 000 för social- och hälsovården. För kök och städsektionens del innebär det en summa på 47 000 euro som budgeten skall bantas till 2017 från 2016 års nivå. Med den information som finns tillhanda vid uppgörandet av 2017 års budgetram, bygger ramen i stort på 2016 års budget och med följande antaganden: - Statsandelarna sjunker för Nykarlebys del med 75 000 euro från 2016 års budgeterade nivå. Dock finns det en stor osäkerhet beträffade statsandelarna och deras utfall i detta skede. - Stadens skatteintäkter beräknas av kommunförbundet öka med 2,5 % från 2016 till 2017, men ökar jämför med budgeterat 2016 endast med 1,1 %. Stadsstyrelsen och stadsfullmäktige tar ställning till kommunens skattesatser först på hösten när ytterligare information gällande skatteutvecklingen och budgetläget för 2017 är tillgängliga. Ramen bygger i detta skede på oförändrade skattesatser. - De kommunala kollektivavtalen går ut 31.1.2017 men det har aviserats att avtalet kommer att förlängas till 31.1.2018 utan löneförhöjningar. Avtalet innehåller betydande strukturella förändringar: En del av arbetsgivaravgifterna flyttas över till löntagarna, arbetstiden förlängs utan att lönerna ändras och semesterpenningarna
Köks- och städsektionen 15.06.2016 6 Kos 14 inom offentliga sektorn skärs ner åren 2017-2019. Konkurrenskraftavtalets inverkan på budgeten för 2017 är ännu inte känd. Förhandlingarna inleds i maj och beräkningar kommer under sommaren. Kommunarbetsgivarna tolkar dock avtalet så att nettoeffekten bör vara neutral för kommunerna, d.v.s. effekten av den sänkta semesterpenningen och de lägre löneinkomsterna som avtalet för med sig kommer att leda till sänkta statsandelar. I ramen har beräknats samma summa för löner som i budgeten 2016. Denna summa kan komma att justeras ner beroende på förhandlingarnas effekt. - Budgetramen tillåter i övrigt inga ökningar och skall i övrigt inrymma eventuellt nya tjänster och verksamheter. - I ramen ingår 350 000 euro för budgeterade försäljningsvinster samt 200 000 euro i dividend av NK Ab. Dessutom ett sparbelopp på 40 000 euro för byte av semesterpremie eller frivilliga tjänstledigheter. Staden har ett tidsbestämt avtal som gör att byte mot ledig tid fortsättningsvis är möjligt och önskvärt om verksamheten det möjliggör. Eventuella övriga beslut som tas i fullmäktige 9.6 delges på mötet. Kök- och städsektionens budgetramar i bilaga. Köks- och städsektionen diskuterar budgetdirektiven givna av stadsfullmäktige 9.6 och de utmaningar och möjligheter, inför 2017, som finns inom sektorn och ger tjänstemännen i uppdrag att inkomma med budgetförslagen till sektionens möte 31.8. Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 15.06.2016 7 CK:652/2016/131 15 FASTSTÄLLANDE AV EXTERNA AVGIFTER 2017 Kos 15 Bilaga 1/15 Prislistan för kosthållet behöver uppdateras inför budgetarbetet 2017. Köks- och städsektionen diskuterar prislistan för 2017 och tar beslut främst angående externa avgifter 2017, de interna fastställs i samband med budgeten. Prislistan meddelas kosthållschefen för verkställighet samt införs bland taxor och instruktioner och på stadens hemsida. Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 15.06.2016 8 CK:653/2016/114 16 PERSONALRAPPORT 2015 Kos 16 Personalrapporten har behandlats i styrelse och fullmäktige (9.6) och kunnat konstatera att frånvarodagarna har minskat lite i hela staden. Det sammanlagda antalet dagar som hela personalen både ordinarie och vikarier har varit frånvarande från sina arbetsplatser av olika orsaker uppgår till 16 738 dagar år 2015, för år 2014 var motsvarande siffran 17 000. I medeltal (dagar/anställda) var den egna sjukfrånvaron 16,1 dagar per anställd under 2015. Under 2015 har stadens handlingsplan för stödjande av personalen vid sjukfrånvaro mera handfast än tidigare tagits i bruk. Sjukfrånvaron har följts upp månatligen fr.o.m. augusti med rapportering åt respektive förman. Frånvaron p.g.a. personliga skäl och frånvaro p.g.a. vårdledighet minskade under 2015 jämfört med 2014, däremot ökade moderskapsledigheterna med drygt 2 000 dagar jämfört med 2014. Övriga frånvaroorsaker skiljer sig inte nämnvärt från tidigare år förutom frånvaro för alterneringsledighet som minskade med drygt 800 dagar. I en sektor där populationen är liten kan enstaka sjukfall eller moderskapsledigheter lätt snedvrida statistiken. Sjukfrånvaron är hög bland kök- och städpersonalen, endast egen sjukfrånvaro, var dagarna 608 på kök (2014: 738 dagar) och 655 på städ (2014: 763 dagar). Totalt har kök och städfrånvaron minskat med 238 dagar. Orsaker till frånvaron är både privata och arbetsrelaterade. På mötet presenteras en närmare grafik på de olika teamen/arbetsplatserna. Stadens personalrapport finns att läsa i sin helhet på stadens sida fr.o.m. 10.6. Sektionen antecknar informationen för kännedom. Antecknades för kännedom.
Köks- och städsektionen 15.06.2016 9 CK:654/2016/107 17 UPPHANDLING AV MJÖLK OCH MJÖLKPRODUKTER Kos 17 Vår nuvarande offert tillsammans med Pedersöre kommun, Larsmo kommun och Staden Jakobstad på mjölk och mjölkprodukter går ut vid årsskiftet. Leverantören har varit Oy Valio Ab. En förfrågan har kommit om vi vill fortsätta samarbetet och göra en ny gemensam upphandling. En gemensam offert leder till större volymer och lägre priser. Den nuvarande offerten var gjort för 2 år plus ett eventuellt optionsår, vilket vi har utnyttjat. En ny offert görs förmodligen för samma tid. Ett gemensamt möte med grannkommunerna kommer att hållas 29.8 då mera exakta riktlinjer för offerten görs upp. Kök och städsektionen besluter att delta i den gemensamma upphandlingen. Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 15.06.2016 10 CK:656/2016/001 18 ÖVERGÅNG TILL ELEKTRONISKA LISTOR Kos 18 Flera av stadens beslutsorgan, har övergått till elektroniska möteslistor för att spara tid och pengar. Det innebär i praktiken att föredragningslistan laddas upp i en mapp på stadens server. Som förtroendevald kommer man lätt åt både lista och bilagor via sin dator, platta eller telefon. Köks- och städsektionen besluter att övergå till elektroniskt mötesförfarande fr.o.m. nästa möte. Stadskamrerens förslag godkändes. Beslöts att också protokollen laddas upp i KOS-mappen på servern och inte mera sänds ut till medlemmarna.
Köks- och städsektionen 15.06.2016 11 CK:690/2016/001 19 ANMÄLNINGSÄRENDEN 1.5.2016 Kosthållschefen tjänstledigt 1.5.2016-30.04.2017 16.5.2016 Vik. kosthållschefen inledde sitt arbete 1.6.2016 Uppföljning av Kuntahankinnats/Kespros leveransavgifter 7.6.2016 Teamledarmöte, funderingar inför sommaren och hösten. 13.6.2016 Rummelbacken daghem börjar flytta in i baracker 12.8.2016 Köks och städpersonalens rekreationsdag augusti Jeppo skola/daghem, städningen omorganiseras augusti Skolområdet, städningen omorganiseras sommaren Kokning av dagismaten i sommar Kos 19 Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom. Noterades att köks- och städadministrationen flyttar till Arbis gamla utrymmen på ekonomikontoret till hösten.
Köks- och städsektionen 15.06.2016 12 ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING (rättelseyrkande) OCH BESVÄR Beslutsorgan Datum för sammanträde Köks- och städsektionen 15.06.2016 Besvärsförbud Eftersom beslut nedan endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt kommunallagen omprövningsbegäran (rättelseyrkan) inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: Anvisning för begäran om omprövning (rättelseyrkande) Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa en skriftlig begäran om omprövning inom 14 dagar från delgivningen av beslutet. Paragrafer: Kontaktinformation: Stadsstyrelsen i Nykarleby, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), 66901 Nykarleby nykarleby.stad@nykarleby.fi Omprövningsbegäran kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem. Omprövningsbegäran skall framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget sänts om beslutet skickats per brev, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. I ansökan skall den som begär omprövning av beslutet och den som avfattat skrivelsen anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. Kravet med motiveringar skall framgå av omprövningsbegäran. Till begäran om omprövning skall bifogas beslutet i vilket rättelse söks, antingen som kopia eller i original samt handlingar man hänvisar till. Omprövningsbegäran skall vara stadsstyrelsen tillhanda före kl. 16.00 den sista dagen som begäran om omprövning får framställas.
Köks- och städsektionen 15.06.2016 13 Anvisning för besvär I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Besvärstid Kommunalbesvär, paragrafer: 30 dagar Förvaltningsbesvär, paragrafer: 30 dagar Besvärsmyndighet: Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), 65 101 Vasa vaasa.hao@oikeus.fi Annan besvärsmyndighet: Adress: Paragrafer: Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs. Ändring i ett beslut med anledning av en omprövningsbegäran kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt begäran. Om beslutet har ändrats med anledning av omprövningsbegäran, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsskriften skall innehålla följande uppgifter: o ändringssökandes underskrift o om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges o vilket beslut som överklagas o vilka ändringar som yrkas i beslutet och motiveringar till att beslutet bör ändras Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas. Besvär får anföras på den grunden att o beslutet har tillkommit i felaktig ordning, o den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter o beslutet annars strider mot lag Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvaltningsdomstol skall lämnas in senast kl. 16.15 den dag då besvärstiden går ut. För besvär till förvaltningsdomstol uppbärs en avgift om 250 (Lag om domstolsavgifter 1455/2015).