Fastighet- och servicenämnden Sammanträdesdatum 2018-08-29 1(7) Plats och tid Fstighet- och serviceförvaltningen, kl 08.30-11.00 Beslutande Lisbeth Andersson (M) ordförande Sara-Lena Bengtsdotter Bogren (S) Thomas Jonsson (S) Marina Josefsson (S) Marcus Ingelsbo (M) Sven-Göte Bolmenius (M) ersätter Zuhedin Bahtanovic (M) Kenth Johansson (C) Charlotte Ström (KD) inte närvarande Pierre Svanström (SD) inte närvarande Ulf Poulsén (SD) inte närvarande Övriga deltagande Patrik Johansson, fastighet- och servicechef Selvije Blakqori, nämndsekreterare Ellen Klicar, servicechef, 57, 59, 60, 61 Knut Venholen, fastighetschef Sara Wingren, ekonom Erwin Hun, ekonom, 58, 62 Kjell Sjöblom, enhetschef, 58 Karola Bjelke, gruppchef, 58 Utses justera Justeringens plats och tid Kenth Johansson Fastighet- och serviceförvaltningen, 2018-09-02 klockan 12:00 Underskrifter Sekreterare. Selvije Blakqori Paragrafer 57-62 Ordförande Lisbeth Andersson Justerande... Kenth Johansson Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Fastighet- och servicenämnden Sammanträdesdatum 2018-08-29 Paragrafer 57-62 Datum för anslags uppsättande 2018-09-02 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Fastighet- och serviceförvaltningen. Datum för anslags nedtagande 2018-09-26
2(7) Fa 57 Dnr: FA.2018.4 1.2.7 Information från IT-avdelningen Tf. IT-chef Ellen Klicar informerar om flödet av IT-ärenden under sommaren, på grund av det fick extra resurser och övertid sättas in. Antalet ärenden har nu minskat. Rekryteringar- En IT-tekniker har börjat sin tjänst och en IT-projektledare börjar i september. Falska mejl- Det är flera inom organisationen som via "falska" mejl blivit ombedda byta sitt lösenord. Vid eventuella frågor ska berörda hänvisas till säkerhetschef Bo Hansson och säkerhetsstrateg Isaac Ferguson.
3(7) Fa 58 Dnr: FA.2018.3 1.2.7 Information från serviceavdelningen Enhetschef Kjell Sjöblom informerar nu i augusti påbörjade en pilot med matdistribution för socialförvaltningen via transportenheten. Rekrytering för både inom lokalvård och fastighetsskötsel är på gång samt tjänsten postvaktmästare kommer annonseras internt. Det planeras för en organisationsjustering inom serviceavdelningen. Postleveransen kommer ingå under transportenheten och inte driftenheten som det hittills har gjort. Kommunen har förnyat delar av fordonsparken vilket har inneburit nio stycken elbilar har köpts in. Information från lokalvården Enhetschef Kjell Sjöblom och gruppchef Karola Bjelke informera om fokusgrupp och friskvård inom lokalvården. Det innebär en obligatorisk friskvårdstimme i veckan på bestämd dag och tid för anställda inom enheten som startar nu i veckan 35. Målet med en timme friskvård i veckan är : Ha friska och välmående medarbetare Vara en raktiv arbetsgivare Förbättra enhetens sjuktal Ha mer arbetsglädje Öka kunskapen om hälsa hos medarbetare.
4(7) Fa 59 Dnr: FA.2018.2 1.2.7 Information från fastighetsavdelningen Fastighetschef Knut Venholen informerar om anpassningen på den nya avdelningen på plan två på Skkistan i Reftele är nu klar och verksamheten är i gång sedan ett par veckor tillbaka. Det pågår arbete med rätta till inomhusklimatet i kommunhuset. Skador i betongkonstruktionen kartläggs och planeras åtgärdas men även andra akuta lösningar som man har behövt åtgärda. Förstudien om centralt placerad förskola i Gislaved har påbörjat med titta på området Gulsippan. Detaljändring pågår parallellt. Ekbackens kök- Startar upp arbetet med en mindre anpassning av Ekbackens kök, fokuserat på arbetsmiljö. Gullvive skolans paviljonger är i sin produktionsfas. Förvaltarna har kartlagt och prioriterat vart behovet av miljöhus är störst och kommer under hösten påbörja produktionen av sådana. Den strategiska underhållsplaneringen fortsätter och arbetet drivs av förvaltarna i samarbete med drift och lokalvård. Socialförvaltningen har tillfälligt hyrt in avdelning 5 på Solbacka för boende under hösten. Gislowsvillan anex är besiktad och vi gör en förstudie samt en omkostnadskalkyl för anpassning av lokalerna. Brandstationen i Burseryd- Nuvarande station är uppsagd och inflyttning till nya lokaler, d.v.s. Gisletorpslokaler, är planerat till 2019-04-01. Öreryds skola är nu städad och utflyttad. Personalrekryteringen är nu klart och alla förvaltare är på plats.
5(7) Fa 60 Dnr: FA.2018.7 1.4.1 Ekonomisk uppföljning 2018 Ekonomen Sara Wingren presenterar investeringsuppföljningen för 2018.
6(7) Fa 61 Dnr: FA.2018.13 1.2.7 Rapport om prioriterade projekt Fastighetschef Knut Venholen informerar om de fyra prioriterande projekten enligt nedan: Sporthallen i Smålandsstenar- Rivningsprojektet är inne i sitt absoluta slutskede och spadtaget genomfördes i början på juli. Bygglov är klart och byggarbetet beräknas starta inom kort. Glashuset i Gislaved- Första spadtaget kommer planeras när kalkyl föreligger. Byggstart vid månadsskiftet september-november. Kastanjens förskola i Anderstorp- Ombyggnationen av Kastanjens förskola går enligt tidplanen och diskussion med barn ochutbildningsnämnden pågår om nyttja lokalerna i projektets slutskede.
7(7) Fa 62 Dnr: FA.2018.1 1.2.7 Information från fastighet- och serviceförvaltningen Fastighet- och servicechef Patrik Johansson informerar om en del förändringsarbete som pågår på förvaltningen. Vi har, från kommunens revisorer, fått i uppdrag se över hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. Granskning sker i form av intervju med nämndsekreterare och förvaltningschef. Rekrytering av ny IT-chef är uppstartad och annonsering sker inom kort. Fastighet- och servicechef Patrik Johansson informerar även om strategisk lokalresursgrupp som startas upp i september. Omfningen av uppdraget som går över från fritidsförvaltningen och fastighetoch serviceförvaltningen är nu fastställd.