1 (1) KALLELSE KOMMUNSTYRELSEN 2014-12-16 VÄLKOMMEN Kommunstyrelsen i Höganäs kommun kallas till sammanträde. Datum och tid: 2014-12-16, kl 16:00 Plats: Stadshuset, Krusrummet (Observera lokalen!) Ledamot som är förhindrad att närvara vid sammanträdet bör snarast anmäla detta till ewa.jacobsson@hoganas.se, 042-33 71 94, eller niklas.akerstrom@hoganas.se, 042-33 73 33. I direkt anslutning till kommunstyrelsens sammanträde kommer den parlamentariska gruppen att sammanträda. Kallelse samt handlingar till detta sammanträde kommer i separat utskick. ÄRENDEN 1. Justering 2. Godkännande av avtal avseende seniorkort på kollektivtrafik, s. 2-11 3. Förtydligande av val avseende kommunala pensionärsrådet, s. 12-13 Höganäs 2014-12-09 Péter Kovács Ordförande HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 263 82 Höganäs 042-33 71 00 kommunen@hoganas.se WWW.HOGANAS.SE 1
Ärende 2 Godkännande av avtal avseende seniorkort på kollektivtrafik 2
KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNSTYRELSEN 2014-12-16 GODKÄNNANDE AV AVTAL AVSEENDE SENIORKORT PÅ KOLLEKTIVTRAFIK KS/2011/94 Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen behandlade den 11 november 2014, 228, ett förslag på avtal mellan Höganäs kommun och Skånetrafiken avseende seniorkort på kollektivtrafiken. Vid sammanträdet tog kommunstyrelsen aldrig ställning till ifall avtalet ska godkännas eller ej. Således behöver detta göras. Föreslaget avtal som sträcker sig mellan 1 januari 2015 och 31 december 2018 innebär att kommunens ersättning till Skånetrafiken höjs från 14,48 kr/resa till 15,18 kr/resa samt att en månadsavgift på 300 kr införs för kortadministration, registrering, utskick med mera. I övrigt följer ersättningar och regleringar i avtalsförslaget tidigare avtal. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningen, tjänsteskrivelse den 28 oktober 2014, Skånetrafiken, avtalsförslag avseende seniorkort 2015-2018. Ytterligare underlag i ärendet Kommunstyrelsens beslut den 11 november 2014, 228. Kommunstyrelsens beslut Ordförandeförslag: Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med ordförandes förslag att godkänna redovisat förslag till avtal med Skånetrafiken om seniorkort för invånare som fyllt 75 år, för perioden den 1 januari 2015 till den 31 december 2018. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 263 82 Höganäs 042-33 71 00 kommunen@hoganas.se WWW.HOGANAS.SE 3
TJÄNSTESKRIVELSE SLUTLIG INSTANS: KOMMUNSTYRELSEN 2014-10-28 KS/2011/94 GODKÄNNANDE AV AVTAL AVSEENDE SENIORKORT PÅ KOLLEKTIVTRAFIK SAMT GODKÄNNANDE AV PROGNOSTISERAT UNDERSKOTT FÖR SENIORKORT FÖR PENSIONÄRER FRÅN 75 ÅR OCH AVGIFTSFRI FLEXLINJE Sammanfattning av ärendet Flexlinjen Sedan 2010 trafikerar Flexlinjen Höganäs tätort. I och med ingånget avtal med Skånetrafiken, efter beslut i kommunstyrelsen den 5 april 2011, 56, är resor med Flexlinjen avgiftsfria. Vid den senaste uppföljningen av Flexlinjen, som redovisades i oktober 2012, konstaterade samhällsbyggnadsförvaltningen bland annat att resandet på linjen ökar och att resandet samvarierar med årstidsväxlingar med fler resande under vår och höst och färre under sommar och vinter. Dessa slutsatser baserades främst på fakturor, specifikationer och statistik från Skånetrafiken. Två år senare kan samhällsbyggnadsförvaltningen nu konstatera att resandet med Flexlinjen fortsätter öka och att ökningen under 2014 varit kraftig. Detta har fått tillföljd att årets tre första kvartal visar ett underskott på 50 tkr. Efter jämförelse med föregående år räknar samhällsbyggnadsförvaltningen med ett slutligt underskott på i storleksordningen 150 tkr efter fjärde kvartalet. Förutsatt att resandet med Flexlinjen inte minskar under 2015 vill samhällsbyggnadsförvaltningen flagga för att underskottet för 2015 beräknas bli lika stort som eller större än 2014. Samhällsbyggnadsförvaltningen återkommer med ett specificerat belopp för 2015 när kostnadsbilden för det första halvåret 2015 är känd. Samhällsbyggnadsförvaltningen vill även framföra att ökade kostnader för Flexlinjen kommer av förvaltningen att beaktas i budgetarbetet inför 2016. Seniorkort Samhällsbyggnadsförvaltningen ser också ökande kostnader för seniorkort för invånare som fyllt 75 år tillföljd av att resandet med dessa kort ökat. På helårsbasis räknar samhällsbyggnadsförvaltningen med ett underskott på i storleksordningen 100 tkr. Nuvarande avtal för seniorkort för invånare som fyllt 75 år löper ut den 31 december 2014. Skånetrafiken har därför tagit fram ett avtalsförslag som sträcker sig fram till den 31 december 2018. Avtalsförslaget innebär att kommunens ersättning till Skånetrafiken höjs från 14,48 kr/resa till 15,18 kr/resa samt att en sammanlagd årsavgift på 3600 kr införs för kortadministration, registrering utskick med mera från och med den 1 januari 2015. Också när det gäller dessa kostnader vill samhällsbyggnadsförvaltningen flagga för att underskottet för 2015 beräknas bli lika stort som eller större än 2014 samt framföra att ökade kostnader för seniorkort kommer av förvaltningen att beaktas i budgetarbetet inför 2016. Förtydligande angående beräkningsmodellen för reskostnader Reskostnaden 15,18 kr/resa har beräknats utifrån en genomsnittlig resa på 1,84 zoner och 30 procents rabatt. Skånetrafiken har inte 1,84 zoner i sitt prissystem varför beräkningen är baserad på en zon (20 kr) plus 0,84 på överskjutande belopp upp till den andra zonen (pris för två zoner är 22 kr). I övrigt följer ersättningar och regleringar i avtalsförslaget tidigare avtal. HÖGANÄS KOMMUN SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 263 82 Höganäs 042-33 71 00 kommunen@hoganas.se WWW.HOGANAS.SE 4
TJÄNSTESKRIVELSE SLUTLIG INSTANS: KOMMUNSTYRELSEN 2014-10-28 KS/2011/94 Beslutsunderlag Avtalsförslag seniorkort 2015-2018, Skånetrafiken, oktober 2014 Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att att att tillskjuta 150 tkr för att möta ökade kostnader under 2014 tillföljd av ökat resande med Flexlinjen tillskjuta 100 tkr för att möta ökade kostnader under 2014 för seniorkort för invånare som fyllt 75 år tillföljd av ökat resande med seniorkort godkänna redovisat förslag till avtal med Skånetrafiken om seniorkort för invånare som fyllt 75 år, för perioden den 1 januari 2015 till den 31 december 2018 Torsten Rosin Chef, samhällsbyggnadsförvaltningen Erik Bredmar Planeringsstrateg HÖGANÄS KOMMUN SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 263 82 Höganäs 042-33 71 00 kommunen@hoganas.se WWW.HOGANAS.SE 5
Avtal om Seniorkort Mellan Region Skåne, Skånetrafiken (ST), organisationsnummer 232100-0255, och Höganäs kommun (HK), organisationsnummer 212000-1165, träffas följande avtal om utgivande av och giltighet för Seniorkort för resor med Skånetrafikens trafikutbud inom Höganäs kommun. 1. Bakgrund till avtalet Höganäs kommun har uttalat en ambition att öka livskvalitén för äldre människor. Huvudsyftet är att motverka isolering och möjliggöra ökat socialt välbefinnande. 2. Skånetrafikens åtagande ST upplåter Regionbussar, Flexlinjen samt närtrafiken inom Höganäs kommun för pensionärernas avgiftsfria resande med Seniorkort utgivet av Skånetrafiken enligt detta avtal. ST åtar sig att baserat på aktuell individinformation från HK tillse att samtliga pensionärer från 75 års ålder och uppåt inom Höganäs kommun fortlöpande erhåller Seniorkort tillsammans med överenskommen information. ST ombesörjer månadsvis i förväg utskick av Seniorkort och information till följande månads nytillkommande Seniorkortsinnehavare. För ajourhållning av antalet pensionärer med Seniorkort skall HK också månadsvis lämna uppgift om avgående seniorer. ST håller register över aktuella innehavare av Seniorkort på uppdrag av HK för att kunna fullgöra kortadministration och ge adekvat kundservice och information. Genom detta avtal träffas därmed också personuppgiftsbiträdesavtal där ST erhåller uppdraget att på HK:s vägnar hålla register över aktuella Seniorer enligt bilaga 1 till detta avtal. ST bistår med information till innehavare av Seniorkort avseende reseinformation, giltighet mm via kanaler som Kundcenter, Kundtjänst och hemsida. ST kontrollerar och registrerar Seniorkorten vid ombordstigning vid resa med buss, i automat/stolpe och/eller ombord vid resa med tåg. Kontroll av legitimation vid resa genomförs stickprovsvis eller då anledning finns för särskild kontroll. ST fakturerar resorna baserat på antalet registreringar och information om Närtrafikresor samt genomsnittlig reslängd inom HK enligt avsnittet Ersättningar och regleringar nedan. 3. Höganäs kommuns åtagande HK översänder till ST aktuell individinformation om samtliga berättigade seniorer vid specificerad tidpunkt om ST bedömer att det krävs för fullgörande av sitt åtagande ovan. HK översänder månadsvis, senast den 15:e i månaden före nytillkommande seniorers födelsemånad, information om månadens tillkommande pensionärer som är berättigade till Seniorkort. Samtidigt översändes information om avgående seniorer. HK uppdrar med detta avtal åt ST att vara personuppgiftsbiträde för HK avseende register över aktuella pensionärer med Seniorkort i enlighet med bilaga 1 till detta avtal. 6
HK erlägger till ST ersättning för resor och kortadministration enligt avsnittet för Ersättningar och regleringar nedan. Om detta avtal och erbjudandet om avgiftsfria seniorresor avvecklas eller förändras innehålls- eller erbjudandemässigt svarar HK för information till berörda pensionärer. 4. Tillämpningsregler vid resa mm. Seniorkortet är ett personligt kort med seniorens namn angivet på kortet. Vid resa med Seniorkortet skall kortets giltighet vid resans start kontrolleras i bussens kortläsare/biljettautomat/stolpe på stationen eller uppvisas i Närtrafik. Legitimation skall på begäran kunna uppvisas vid ombordstigning och vid biljettkontroll. Seniorkortet gäller för resa med Skånetrafikens ordinarie trafik med bussar och tåg samt Närtrafik inom Höganäs kommun. Vid resa som sträcker sig utanför kommungränsen skall tilläggsavgift erläggas fr.o.m. sista zonen inom Höganäs kommun enligt Skånetrafikens ordinarie taxa. Kort som förlorats/tappats bort spärras och ersätts via Skånetrafiken Kundtjänst. Ersättningar och regleringar HK ersätter ST för antalet registrerade resor i buss, tåg och Närtrafik med 70 % av vid var tid gällande priser för kontantresa enligt Skånetaxan. Prissättningen skall baseras på den generella zonprissättningen och inte den som gäller för storstadszoner. Tekniken för registrering och avräkning av resor med Seniorkort beskrivs i bilaga 2. Genomsnittsreselängden för resorna baseras på reslängdsanalys som genomförts för resor i Höganäs och har utfallit med 1,84 zoner/resa. Ersättningen utgörs av antalet registrerade resor multiplicerade med vid varje tid gällande pris för genomsnittsreslängden. (Beräkningsexempel för resa med aktuellt pris september 2014 (22kr för 2 zoner)) och genomsnittslängd 20kr+ (0,84*2) x 0,7 = 15,18kr/resa inkl.moms). Priser enligt Skånetaxan finns i bilaga 3. Parterna eller endera parten kan påkalla att resvaneundersökning genomförs för att fastställa ny genomsnittslängd. När sådan genomförts skall resultatet av denna tillämpas fr.o.m. nästkommande kvartal. Undersökningen skall utföras av utomstående part och initieras av Skånetrafiken. Parterna delar kostnaderna lika för genomförandet av sådan kundunderökning. Alternativt kan parterna efter utvärdering baserad på statistik och reseinformation ur biljettsystemet överenskomma om justering av genomsnittsreslängd. Fr.o.m. avtalets start erlägger HK 20 kr per registrerat Seniorkort och år samt 300 kr per beställning till ST motsvarande ST:s ungefärliga självkostnad för kortadministration, registrering, utskick mm. Ersättningen baseras på antalet Seniorkort i mars månad årligen och faktureras sedan med ¼ varje kvartal t o m februari månad följande år. Till varje kvartalsfaktura bifogar ST en specifikation med en sammanställning över det faktiska antalet resor, månad för månad. 5. Information ST svarar för att gemensamt med HK utformat en informationsbroschyr och ett välkomstbrev om Seniorkortet till Höganäs kommuns pensionärer över 75 år. ST svarar för att detta distribueras löpande månadsvis till de som uppnår aktuell ålder. Härutöver har parterna ett gemensamt ansvar 7
för att seniorer även på andra sätt och i andra kanaler påminns om erbjudandet. Detta kan ske inom exempelvis visionsarbeten, i olika informationsverksamheter som HK genomför till medborgare i aktuella åldersgrupper eller deras organisationer, vid färdtjänstlegitimering etc. 6. Avtalstid och uppsägning Avtalet träder i kraft 1 januari 2015 och gäller t o m 2018-12-31 med en ömsesidig möjlighet för parterna till uppsägning sex månader före respektive kalenderårs utgång. Sker ingen uppsägning förlängs avtalet med ett kalenderår i sänder med ömsesidig möjlighet till uppsägning fram till sex månader före respektive kalenderårs utgång. 7. Tvister Tvist angående tolkning och tillämpning av detta avtal skall i första hand avgöras i förhandling mellan parterna. Om parterna inte kommer överens ska tvisten lösas i svensk domstol med tillämpning av svensk rätt med Hässleholms tingsrätt som första instans. Detta avtal, som omfattar tre sidor samt bilagor med tre sidor, har upprättats i två originalexemplar av vilka parterna tagit ett vardera. Hässleholm 2014-10- Höganäs 2014-10- Maria Holmgren Direktör Skånetrafiken Höganäs kommun 8
Bilaga 1 Personuppgifter, bilaga till Avtal om Seniorkort Höganäs kommun är, genom kommunstyrelsen, personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter för personer som skall få ett s.k. Seniorkort. Personuppgifterna kommer att överlämnas av HK till ST i digitalt, krypterat format. Uppgifterna skall förvaras hos ST på ett sådant sätt att ingen obehörig kommer åt dem och skall förstöras när de inte längre behövs. ST är att anses som personuppgiftsbiträde till HK avseende behandlingen av personuppgifterna. Som personuppgiftsbiträde förbinder sig ST 1) att endast använda överlämnade personuppgifter för ändamål som framgår av detta avtal, 2) att vidta tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de behandlade personuppgifterna med hjälp av lösenord o.d. så att ST kan försäkra sig om att endast de personer (ett begränsat antal) som administrerar seniorkorten har tillgång till uppgifterna, 3) att gallra inaktuella uppgifter och ändra felaktiga uppgifter i den omfattning som framgår av personuppgiftslagen, 4) att vid förfrågan lämna ut information till HK om vilka inom ST som har tillgång till personuppgifterna och vilken datasäkerhet man har, 5) att på begäran av enskild lämna information och göra rättelse enligt vad som framgår av 26 och 28 personuppgiftslagen samt 6) att tillse att följande text finns med i den skriftliga information som lämnas i samband med utskick av seniorkorten: Kommunstyrelsen i Höganäs är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker för att kommuninvånare över 75 år skall få ett seniorkort och kunna åka gratis inom kommunen med Stadsbussar, Regionbussar, Tåg samt Närtrafiken. Höganäs kommun har lämnat Ditt namn, adress och personnummer till Skånetrafiken som skall administrera seniorkorten. Om Du använder seniorkortet kommer resorna att registreras av Skånetrafiken, och utgöra underlag för Skånetrafikens debitering av Höganäs kommun. Du kan en gång per år skriftligen begära besked om Dina personuppgifter behandlas av Skånetrafiken, och i så fall vilka personuppgifter som behandlas. Begäran sänds till Skånetrafiken, 291 83 Hässleholm i ett kuvert märkt Personuppgiftsombud. Information enligt ovan kommer sedan att sändas till Dig inom en månad från det att begäran kommit in till Skånetrafiken. Du kan vidare vända Dig till Skånetrafiken och förklara att Du motsätter dig att Dina personuppgifter behandlas i syfte att tillhandahålla Dig gratis resor. Du kan slutligen vända Dig till Skånetrafiken och begära rättelse av felaktiga uppgifter. När avtalet om Seniorkort upphör skall all data i aktuell databas förstöras inom tre månader efter avtalets upphörande. För det fall att ST bryter mot ovanstående instruktioner och personuppgiftslagens regler på ett sådant sätt att ÄK drabbas av skadeståndsskyldighet enligt 48 personuppgiftslagen skall ST ersätta HK fullt ut. 9
Bilaga 2 Teknik för registrering och avräkning av resor med Seniorkort, bilaga till Avtal om Seniorkort Vid resa med Seniorkortet i stadsbuss och regionbuss kontrolleras kortets giltighet vid resans start genom att kortet hålls fram mot bussens kortläsare varvid resan registreras och en grön ljussignal och en ljudsignal erhålls som markerar att kortet accepterats. Vid resa med tåg används kortet i automaten/stolpe på stationen före påstigning. Under tågresan kan kortet komma att kontrolleras av ombordpersonal i särskild kortkontrolläsare. Vid resa i i Närtrafik uppvisas kortet för föraren. Legitimation skall på begäran kunna uppvisas vid ombordstigning och vid biljettkontroll. När kortet registrerats i biljettsystemet för en Seniorresa inom Höganäs kommun kan Senioren under 60 minuter göra ett eller flera byten mellan Skånetrafikens fordon för att fullfölja sin resa utan att ny resa registreras i systemet. Det innebär att även om resan omfattar ett eller flera byten eller returresa inom 60 minuter kommer endast ersättning för en resa att debiteras i avräkningen mellan parterna. 10
11
Ärende 3 Förtydligande av val avseende kommunala pensionärsrådet 12
KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG KOMMUNSTYRELSEN 2014-12-16 FÖRTYDLIGANDE AV VAL AVSEENDE KOMMUNALA PENSIONÄRSRÅDET KS/2014/774 Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 11 november, 211, om kommunstyrelsens val för perioden 2015-2018. Vidare beslutade kommunstyrelsen den 3 december 2014, 257, om fyllnadsval som ledamot i kommunala pensionärsrådet efter avsägelse från Reinhold Knutssons avsägelse avseende uppdraget. Efter kommunstyrelsens beslut den 3 december uppdagades felskrivning i protokollet från kommunstyrelsens beslut den 11 november 2014, 211, varför förtydligande behöver göras om vilka som är valda till ledamöter i kommunala pensionärsrådet. Kommunstyrelsen beslut Kommunstyrelsen beslutar att Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET 263 82 Höganäs 042-33 71 00 kommunen@hoganas.se WWW.HOGANAS.SE 13