2015-05-05 1 (18) Plats och tid Kommunstyrelsens sammanträdesrum, Stadshuset, den 5 maj 2015 klockan 16.00 16.15 (Gäller endast 58) Beslutande Övriga deltagare Mikael Hahn (S), ordförande Agneta Lindberg (S) Mikael Engström (S) Patrik Karlsson (VF) Malin Brihall (VF) Jan Bergman (C), tjänstgörande ersättare Anders Bengtsson (M) Shake Khachatryan (M) Monica Samuelsson (KD) Ann-Britt Elvin (S), ersättare Laila Ahlgren (S), ersättare Jan Bengtsson (S), ersättare Christina Liljerås (VF), ersättare Pia Fälth (SD), ersättare Viveka Jarflod (V), ersättare Carl Mattsson, nämndsekreterare Jonas Gunnarsson, administrativ chef Jonny Palmkvist, skolchef Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Anders Bengtsson (M) Omedelbar justering av paragraf 58 Sekreterare Carl Mattsson, nämndsekreterare Ordförande Mikael Hahn (S) Justerare Anders Bengtsson (M) Just sign
2015-05-05 2 (18) Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ 2015-05-05 Datum för anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2015-05-05 Datum för anslagets nedtagande Barn- och utbildningskansliet 2015-06-05 Carl Mattsson, nämndsekreterare Just sign
58 Dnr 2015BOU0541 Anmälan om hög frånvaro Landsbro skola 7-9 s beslut 2015-05-05 3 (18) Skolchefen får i uppdrag att sända en tjänsteskrivelse till vårdnadshavare för eleven med åläggande om skolplikt. Ärendebeskrivning Elev på Landsbro skola har mycket hög frånvaro från undervisningen. I dagsläget är eleven i stort helt frånvarande från undervisningen. Jonny Palmkvist, skolchef, redogör för ärendet. Arbetsutskottets förslag till barn- och utbildningsnämnden Skolchefen får i uppdrag att sända en tjänsteskrivelse till vårdnadshavare för eleven med åläggande om skolplikt. Beslutsunderlag Anmälan om hög frånvaro XX Just sign
2015-05-05 4 (18) Plats och tid Kommunstyrelsens sammanträdesrum, stadshuset, den 5 maj 2015 klockan 13.30 17.40 Beslutande Övriga deltagare Mikael Hahn (S), ordförande Agneta Lindberg (S) Mikael Engström (S) Patrik Karlsson (VF) Malin Brihall (VF) Jan Bergman (C), tjänstgörande ersättare Anders Bengtsson (M) Shake Khachatryan (M) Monica Samuelsson (KD) Ann-Britt Elvin (S), ersättare Laila Ahlgren (S), ersättare Jan Bengtsson (S), ersättare Christina Liljerås (VF), ersättare Pia Fälth (SD), ersättare Viveka Jarflod (V), ersättare Carl Mattsson, nämndsekreterare Jonas Gunnarsson, administrativ chef Jonny Palmkvist, skolchef Martina Jönsson, HR-konsult, 64 Mikael Porss, kvalitetsutvecklare, del av 61 Ulrika Svensson, kommunikatör, del av 61 Ingela Nyberg, verksamhetschef förskola, del av 61, 63 Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Anders Bengtsson (M) 58 justerades omedelbart, se separat protokoll Sekreterare Paragrafer 58-70 Carl Mattsson, nämndsekreterare Ordförande Mikael Hahn (S) Justerare Anders Bengtsson (M) Just sign
2015-05-05 5 (18) Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ 2015-05-05 Datum för anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Barn- och utbildningskansliet Datum för anslagets nedtagande Underskrift Carl Mattsson, nämndsekreterare
2015-05-05 6 (18) 59 Val av justerare s beslut Anders Bengtsson (M) väljs till justerare.
2015-05-05 7 (18) 60 Godkännande av dagordning s beslut Delgivningar läggs till dagordningen. I övrigt enligt kallelse.
2015-05-05 8 (18) 61 Information Rapport från kontaktpolitikers verksamhetsbesök Jan Bergman (C) rapporterar från verksamhetsbesök på Myresjö skola. Monica Samuelsson (KD) rapporterar från verksamhetsbesök på Målaregårdens förskola. Viveka Jarflod (V) rapporterar från verksamhetsbesök på Esplanadens- och Forngårdens förskola. Redovisning av utredning gällande Skolinspektionens kritik angående fritidshem Mikael Porss, kvalitetsutvecklare, redogör för sin utredning om Skolinspektionens kritik mot fritidshemsverksamheten i Vetlanda kommun. Utredningen behandlar bland annat vad som kan utvecklas för att åtgärda bristerna. Återkoppling dialogmöte med Skolverket Mikael Hahn (S) och skolchef Jonny Palmkvist rapporterar från dialogmöte med Skolverket. Dialogmötena syftar bland annat till att etablera ett utbyte mellan kommuner och Skolverket om kvalitetsutveckling. Skrivelse från personal på Mogärdeskolan Skolchef Jonny Palmkvist redogör för inkommen skrivelse från Mogärdeskolans personal. Han redogör även för skisser på ombyggnation av Mogärdeskolan samt omorganisering av elevplaceringar till följd av den planerade ombyggnationen. Avslutningsvis diskussion kring inkommen skrivelse från vårdnadshavare där ett antal familjer protesterar mot förvaltningens beslut av elevplacering vid viss skola. Begäran om yttrande avseende drogtester och disciplinära åtgärder Jonny Palmkvist, skolchef, redogör för yttrande till Skolverket med anledning av Skolverkets frågor om drogtester och disciplinära åtgärder vid Njudungsgymnasiet. Biblioteksplan En arbetsgrupp med medarbetare från kultur- och fritidsförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen har tagit fram en biblioteksplan. Planen anger hur Vetlanda kommuns biblioteksverksamhet ska utvecklas under de närmsta åren. Biblioteksplanen återkommer vid nästkommande sammanträde. Förtydligande avseende familjedaghem Jonny Palmkvist, skolchef, redogör för förvaltningens arbete med familjedaghem och pedagogisk omsorg, då kommunstyrelsen efterfrågat en tydligare marknadsföring.
2015-05-05 9 (18) Allmän förskola/15-timmarsbarn Ingela Nyberg, verksamhetschef förskola, redogör för hur reglerna kring allmän förskola och 15-timmarsbarn är utformade.
2015-05-05 10 (18) 62 Delgivningar s beslut Redovisningen av delgivningarna godkänns. Ärendebeskrivning Redogörelse för bland annat beslut fattade enligt delegationsordningen. Delegationsbeslut Beslut om utbildning i fritidshem av andra skäl än vårdnadshavares förvärvsarbete eller studier 2015BOU0837 Övriga delgivningar Anmälan till huvudman om kränkande behandling 2015BOU0838, 2015BOU0841, 2015BOU0857, 2015BOU0858 Dokumentation av likabehandlingsärende/trygghetsärende 2015BOU0806, 2015BOU0843, 2015BOU0845, 2015BOU0846, 2015BOU0847, 2015BOU0849, 2015BOU0850, 2015BOU0851, 2015BOU0853, 2015BOU0854, 2015BOU0855, 2015BOU0860, 2015BOU0861
2015-05-05 11 (18) 63 Dnr 2015BOU1926 Tillfälliga lokaler för förskolan s beslut Begära att tekniska förvaltningen anskaffar två nya tillfälliga avdelningar som är klara att tas i anspråk från och med den 1 januari 2016, fram till dess nya Tomasgården är färdigställd. Begära att den tillfälliga paviljongen vid Stensåkra förskola är kvar under samma period. Ärendebeskrivning Antalet barnomsorgsplatser under 2014-2015 har inte varit tillräckliga, varför tillfälliga lösningar i form av förtätning och omorganisation har skett. Dessutom sker kontinuerligt en tillströmning av barn, vilket ställer krav på ytterligare platser. har beslutat att utöka Stensåkra förskola med två avdelningar som tas i bruk januari 2016. Det innebär cirka 30 nya platser. Det behövs ändå ytterligare platser för att täcka behovet. Enligt förskolans lokalförsörjningsplan ska Tomasgårdens förskola ersättas med en ny förskola, dit Östanskogs förskola flyttas samt att tre nya avdelningar ingår. Denna nybyggnation beräknas vara klar 2018. Ingela Nyberg, verksamhetschef förskola, redogör för ärendet. Arbetsutskottets förslag till barn- och utbildningsnämnden Begära att tekniska förvaltningen anskaffar två nya tillfälliga avdelningar som är klara att tas i anspråk från och med den 1 januari 2016, fram till dess nya Tomasgården är färdigställd. Begära att den tillfälliga paviljongen vid Stensåkra förskola är kvar under samma period. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Lokalförsörjning inom förskolan 2016-2018, 2015-04-14 Utdrag Tekniska kontoret
2015-05-05 12 (18) 64 Dnr 2015BOU1927 Redovisning sjukfrånvaro s beslut Informationen läggs till protokollet. Ärendebeskrivning Sjukfrånvaron för hela barn- och utbildningsförvaltningen har minskat från 2013 till 2014 från 4,33 procent av arbetad tid till 4,22 procent. Korttidssjukfrånvaron har minskat från 1,16 procent 2013 till 1,03 procent 2014. Däremot har långtidssjukfrånvaron ökat från 1,70 procent 2013 till 2,21 procent 2014. Martina Jönsson, HR-konsult, redogör för ärendet. Arbetsutskottets förslag till barn- och utbildningsnämnden Informationen läggs till protokollet. Beslutsunderlag Sjukfrånvaro barn- och utbildningsförvaltningen 2014
2015-05-05 13 (18) 65 Dnr 2015BOU1928 Tilläggsbudget 2015 s beslut Begära tilläggsbudget hos kommunfullmäktige med 4 600 tkr för att klara av den stora ökningen av barn och elever i förvaltningens verksamhet. Ärendebeskrivning Vetlanda har haft en positiv befolkningsutveckling under både 2013 och 2014. För barn i förskolan och ungdomar i skolåldern har inflyttningen varit klart högre än för övriga ålderskategorier. Under 2014 har inflyttningsnettot hamnat på all time high för åldersgrupperna 1 18 år 164 personer. Vi måste räkna med fortsatt hög invandring under i varje fall 2015 och 2016, vilket innebär att antalet barn och elever i förskola och grundskola beräknas öka kraftigt. Vi kan konstatera en mycket kraftigare ökning av antalet barn och elever än vad prognoserna tidigare har förutspått för 2015 och 2016. Detta innebär att barn- och utbildningsnämnden måste begära budgetförstärkning inför hösten 2015. Detta är nödvändigt för att kunna tillgodose tillräckligt goda förutsättningar för alla barn/elever när vi nu kan konstatera en så oväntat hög inflyttning. Jonny Palmkvist, skolchef, redogör för ärendet. Arbetsutskottets förslag till barn- och utbildningsnämnden Begära tilläggsbudget hos kommunfullmäktige med 4 600 tkr för att klara av den stora ökningen av barn och elever i förvaltningens verksamhet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Utökad budget för demografiutveckling 2015-04-14 Utdrag Kommunfullmäktige
2015-05-05 14 (18) 66 Dnr 2015BOU0878 Granskning av intäktsredovisning s beslut Administrativa chefen får i uppdrag att svara kommunrevisionen. Ärendebeskrivning På uppdrag av kommunrevisionen har EY gjort en granskning av intäktsredovisningen i kommunen. Hos barn- och utbildningsförvaltningen har EY granskat barnomsorgsfakturorna. Kommunrevisionen lyfter fram tre punkter där kommunrevisionen önskar återkoppling från förvaltningen: En utvärdering av nyckelpersonsberoende bör ske på barn- och utbildningsförvaltningen, där det i dagsläget enbart finns en barnomsorgshandläggare som hanterar fakturering av barnomsorgsfakturorna. Möjligheten till en mer systematiserad kontroll av inkomstuppgifterna kan med fördel diskuteras och undersökas. Stickprovskontroller, av att registrerade scheman är korrekta, kan exempelvis ske genom att listor skickas ut till förskolor, fritidshem m.m. så att personalen får kontrollera dessa uppgifter mot de verkliga tider då barnen varit på plats. Jonas Gunnarsson, administrativ chef, redogör för ärendet. Arbetsutskottets förslag till barn- och utbildningsnämnden Administrativa chefen får i uppdrag att svara kommunrevisionen. Beslutsunderlag Kommunrevisionens granskning av intäktsredovisningen
2015-05-05 15 (18) 67 Dnr 2015BOU1171 Intern kontrollplan 2015 s beslut Intern kontrolplan för 2015 godkänns. Ärendebeskrivning Enligt reglementet för intern kontroll har varje nämnd skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt verksamhetsområde. Nämnden ska varje år anta en särskild plan för den interna kontrollen. Jonas Gunnarsson, administrativ chef, redogör för ärendet. Arbetsutskottets förslag till barn- och utbildningsnämnden Intern kontrolplan för 2015 godkänns. Beslutsunderlag Förslag intern kontrollplan 2015 Utdrag Kommunstyrelsen Kommunens revisorer Vinna
2015-05-05 16 (18) 68 Dnr 2015BOU1930 Diskussion gällande redovisning av bokslut samt prognos s beslut Förvaltningens ekonomiska redovisning av verksamheterna ska främst redovisas på ansvarsnivå. Bokslutsprognosen till och med april månad 2015 godkänns. Ärendebeskrivning Den ekonomiska redovisningen på verksamhets- och enhetsnivå kan ge en felaktig bild av det faktiska läget, då flera bakomliggande kostnader kan påverka resultatet. Därför föreslås att tyngdpunkten i förvaltningens ekonomiska redovisning till nämnden ligger på ansvarsnivå, det vill säga redovisas per chef istället för verksamhet/enhet. Jonny Palmkvist, skolchef, redogör för ärendet samt bokslutsprognosen till och med april månad 2015. Arbetsutskottets förslag till barn- och utbildningsnämnden Förvaltningens ekonomiska redovisning av verksamheterna ska främst redovisas på ansvarsnivå.
2015-05-05 17 (18) 69 Kontaktpolitiker för pedagogisk omsorg s beslut Förskolornas kontaktpolitiker är också kontaktpolitiker för den pedagogiska omsorg som finns inom förskoleområdet. Ärendebeskrivning strävar efter att etablera en kontinuerlig relation mellan politiker och personal inom verksamheten. Då den pedagogiska omsorgen har saknat kontaktpolitiker föreslås nämnden utse kontaktpolitiker även för denna verksamhet. Arbetsutskottets förslag till barn- och utbildningsnämnden Förskolornas kontaktpolitiker är också kontaktpolitiker för den pedagogiska omsorg som finns inom förskoleområdet.
2015-05-05 18 (18) 70 Övriga ärenden Inga övriga ärenden behandlades.