LOJO FÖRVALTNINGSSTADGA Stadsfullmäktige 24.9.2003 83 I kraft från 1.1.2004 Ändring i stadsfullmäktige 8.11.2006 81: tillägg 15 punkt 16 Och ändring 38 I kraft från 9.11.2006 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 3 1 Tillämpning 3 ORGANISATION 3 2 Förtroendemannaorganisationen 3 3 Personalorganisationen 3 LEDNING OCH SAMARBETE 4 4 Ledningsgruppen 4 5 Samarbete 5 PERSONALÄRENDEN 5 6 Inrättande av tjänster och arbetsförhållanden 5 7 Besättande av tjänster och anställning av personal 5 8 Avsked, entledigande och permittering 6 9 Personalens behörighet 6 10 Introduktion i arbetet 6 11 Fastställande av de anställdas avlöning 7 12 Befattningsbeskrivningar 7 13 Tjänsteinnehavares beslutanderätt i personalfrågor 7 BEFOGENHETER VID VERKSTÄLLANDE AV BUDGETEN 8 14 Godkännande och verkställande av budgeten 8 15 Verksamhetsorganens allmänna beslutanderätt 8 16 Tjänsteinnehavares allmänna beslutanderätt 9 ÖVERFÖRANDE AV BEFOGENHETER OCH TAGANDE AV AVGJORT ÄRENDE TILL BEHANDLING 9 17 Överförande av befogenheter 9 18 Stadsstyrelsens och nämndernas rätt att ta ärenden till behandling 10 19 Meddelande om beslut som kan tas till behandling 10 FÖRFARANDET VID SAMMANTRÄDE 10 20 Tillämpning 10 21 Tid och plats för sammanträde 10 22 Fortsatt sammanträde 11 23 Kallande av ersättare 11 24 Att hålla sammanträde 11
25 Att leda sammanträde 11 26 Tillfällig ordförande 11 27 Närvaro under verksamhetsorganens sammanträden 11 28 Stadsstyrelsens representation i övriga verksamhetsorgan 12 29 Föredragning 12 30 Konstaterande av jäv 12 31 Omröstning och val 12 32 Upprättande av protokoll, justerande och framläggande 12 ÖVRIGA BESTÄMMELSER 13 33 Tvåspråkighet i stadens verksamhet 13 34 Information 13 35 Motioner från stadens invånare och ledamöter i stadsfullmäktige 14 36 Stadens underskrift och undertecknande av handlingar 14 37 Mottagning av stämningar och tillkännagivanden samt bevakande av stadens intresse 15 38 Utlösande av handlingar 15
Kapitel 1 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 Tillämpning Kapitel 2 ORGANISATION I förvaltningen inom Lojo stad efterföljs utöver kommunallagen och den övriga lagstiftning som styr kommunala funktioner också denna stadga som allmän anvisning som är bindande för stadens förvaltning Utöver av denna stadga styrs stadens funktioner också av: 1) stadsfullmäktiges arbetsordning 2) revisionsstadgan 3) stadsstyrelsens instruktion 4) centralförvaltningens instruktion 5) grundtrygghetsväsendets instruktion 6) bildningsväsendets instruktion 7) stadsplaneringsväsendets instruktion 8) samarbetsavtalet 9) övriga bestämmelser som är jämförbara med stadgor och som fullmäktige godkänt I förhållande till stadgorna och bestämmelserna ovan kommer förvaltningsstadgan i andra hand. 2 Förtroendemannaorganisationen Stadens förtroendemannaorganisation består förutom av stadsfullmäktige och stadsstyrelsen samt revisionsnämnden av följande sektorvisa organ: Centralförvaltningen Stadsstyrelsens personalsektion Stadsstyrelsens näringslivs- och sysselsättningssektion Centralvalnämnden, valnämnderna, valkommittéerna Grundtrygghetsväsendet Grundtrygghetsnämnden Grundtrygghetsnämndens sektion Bildningsväsendet Utbildningsnämnden, som är indelad i en finsk och en svensk sektion Bildnings- och fritidsnämnden Stadsplaneringsväsendet Tekniska nämnden Tekniska nämndens sektion för enskilda vägar Miljönämnden
3 Personalorganisationen Stadens förvaltning leds av stadsdirektören, som lyder under stadsstyrelsen. Om stadsdirektörens ställning, uppgifter och beslutanderätt stadgas särskilt i stadsstyrelsens instruktion. Stadens personal tjänstgör vid sektorvis fördelade servicecentrer. Dessa är: Centralförvaltningen Grundtrygghetscentret Bildningscentret Stadsplaneringscentret Varje servicecenter är indelat i resultatområden och resultatenheter. Ansvarsområden kan bildas genom sammanslagning av resultatområden och resultatenheter som utgör förenliga uppgiftshelheter. Arbetsuppgifterna för anställda vid olika servicecenter kan omfatta uppgifter i team med deltagare från flera yrkesgrupper. Om grundandet av sådana team fattas separat beslut. Underlydande stadsdirektören leds centralförvaltningen av ekonomidirektören, grundtrygghetscentret leds av grundtrygghetsdirektören (sektordirektör för grundtryggheten), bildningscentret leds av bildningsdirektören (sektordirektör för bildningsväsendet) och stadsplaneringscentret leds av stadsplaneringsdirektören (sektordirektör för stadsplaneringen). De funktionella uppgifterna i anknytning till främjande av näringslivet och sysselsättningen som ingår i centralförvaltningen leds av näringslivsdirektören, som direkt lyder under stadsdirektören. Ett ansvars- eller resultatområde leds av chefen för ansvars- eller resultatområdet och en resultatenhet leds av chefen för resultatenheten. Alla medlemmarna i ett team ansvarar för verksamheten inom teamet och för de praktiska angelägenheterna i arbetet ansvarar en ansvarsperson som medlemmarna väljer bland sig eller utser för uppgiften. Stadsdirektören beslutar hur personalen fördelas på de olika centren. Chefen för ett servicecenter beslutar, efter förhandlingar med cheferna för resultatområdet, om hur den interna arbetskraften inom centret skall användas. Samma beslutanderätt tillämpas då en tjänsteinnehavare flyttas till en annan tjänst i fall som avses i 24 i lagen om kommunala tjänsteinnehavare. Kapitel 3 LEDNING OCH SAMARBETE 4 Ledningsgruppen Stadens ledningsgrupp består av stadsdirektören, ekonomidirektören, grundtrygghetsdirektören, bildningsdirektören och stadsplaneringsdirektören samt en representant som personalen valt inom sig eller hans eller hennes personliga ersättare. Stadsdirektören kallar vid behov sakkunniga till ledningsgruppens sammanträde.
5 Samarbete Ett servicecenters ledningsgrupp består av servicecentrets direktör, cheferna för ansvarsområdena och resultatområdena samt tjänsteinnehavare inom servicecentret som de olika organen eventuellt utsett särskilt för uppdraget och ytterligare av två representanter som de anställda valt bland sig eller dessas personliga ersättare. Servicecentrets direktör kallar vid behov sakkunniga till ledningsgruppens möte. Stadens ledningsgrupp sammanträder på kallelse av stadsdirektören och under hans eller hennes ordförandeskap och servicecentrens ledningsgrupper på kallelse av centrets direktör och under dennes ordförandeskap. Samarbetskommittén fungerar som samarbetsorgan i staden. Om samarbetskommitténs sammansättning och uppgifter samt om samarbetsverksamheten och den interna informationen stadgas i övrigt i samarbetsavtalet. Kapitel 4 PERSONALÄRENDEN 6 Inrättande av tjänster och arbetsförhållanden Stadsfullmäktige beslutar om inrättande och indragning av de tjänster för vilka fullmäktige beslutar om ordinarie besättande. Om inrättande och indragning av övriga tjänster beslutar stadsstyrelsen. Varje verksamhetsorgan har, i enlighet med den budget stadsfullmäktige godkänt och de anvisningar stadsstyrelsen givit, rätt att fatta beslut om att inrätta arbetsförhållanden och att besluta om lediga arbetsförhållanden skall lediganslås offentligt. 7 Besättande av tjänster och anställning av personal Stadsfullmäktige väljer stadsdirektör, näringslivsdirektör, ekonomidirektör, grundtrygghetsdirektör, bildningsdirektör och stadsplaneringsdirektör. Stadsstyrelsen eller nämnden väljer de övriga cheferna för ansvars- och resultatområdena inom sin sektor. Chefen för ett resultatområde väljer sina underlydande tjänsteinnehavare, om inget annat fastställs i instruktionen för sektorn, eller om inte verksamhetsorganet med stöd av befogenheterna enligt instruktionen har beslutat något annat. Tjänster som besätts av stadsfullmäktige lediganslås av stadsstyrelsen. Övriga tjänster lediganslår den myndighet som har i uppgift att besätta tjänsten. Utöver vad som stadgas i 4 3 momentet i lagen om kommunala tjänsteinnehavare kan en person utan ansökningsförfarande anställas i tjänsteförhållande som motsvarar de
uppgifter han eller hon handhaft i arbetsförhållande hos staden eller i visstidstjänst i minst ett års tid. Vad som ovan stadgas om tjänst tillämpas också på anställning av personer i arbetsavtalsförhållande. Om bestämmande eller avtalande om prövotid beslutar den myndighet som anställt en person för tjänste- eller arbetsavtalsförhållande i enlighet med de allmänna anvisningar stadsstyrelsen beslutat om. 8 Avsked, entledigande och permittering Beslut om entledigande från tjänst, upplösande av tjänste- eller arbetsförhållande och om uppsägning samt om beviljande av avsked fattas av den myndighet som besätter en tjänst eller anställer en person i arbetsavtalsförhållande. Ett undantag är att då det gäller tjänster som stadsfullmäktige besätter fattas beslutet av stadsstyrelsen, bortsett från i fråga om uppsägning av stadsdirektören. En skriftlig varning i fall där en missbrukare hänvisas till vård ges av servicecentrets direktör på framställan av chefen för personen i fråga. Innan varningen ges bereds den anställde tillfälle till bemötande eller att bli hörd i enlighet med 34 i förvaltningslagen. Om permittering beslutar den myndighet som beslutar om ordinarie besättande av en tjänst eller ett arbetsförhållande. Om besättande av en tjänst eller ett arbetsförhållande hör till en tjänsteinnehavares befogenheter, beslutar verksamhetsorganet i fråga om permittering. Vid permittering efterföljs bestämmelserna i tjänste- och arbetskollektivavtalet. 9 Personalens behörighet Den myndighet som besätter en tjänst eller anställer en person i arbetsavtalsförhållande beslutar om behörighetskraven för den som anställs, om inte gällande lagstiftning eller instruktionerna säger något annat. Beslutet om vilken behörighet som krävs skall fattas innan tjänsten eller befattningen i arbetsavtalsförhållande lediganslås. Om behörighetsvillkoren för tjänster som skall besättas i kommunfullmäktige beslutar stadsstyrelsen. Stadsstyrelsen kan ge bestämmelser om behörighet som skall krävas av olika personalgrupper. En separat förteckning förs över den behörighet som krävs av personalen. 10 Introduktion i arbetet Stadsstyrelsen godkänner anvisningarna om introduktion i arbetet och nämnderna kan vid behov komplettera dem enligt behoven inom den egna sektorn. 11 Fastställande av de anställdas avlöning
Lönen för en tjänsteman eller en anställd i arbetsavtalsförhållande fastställs av den myndighet som besätter tjänsten eller befattningen i enlighet med tjänste- och arbetskollektivavtalet samt anvisningar av stadsstyrelsen eller stadsstyrelsens personalsektion. 12 Befattningsbeskrivningar En tjänsteinnehavares ställning och uppgifter definieras i befattningsbeskrivningen, som justeras enligt behov, dock minst en gång om året. Befattningsbeskrivningen sammanställs i samarbete mellan den närmaste chefen och den anställde. Initiativ till justering kan tas av både chefen och den anställde. Befattningsbeskrivningen godkänns av den närmaste chefen. Till arbetsavtalet för en anställd i arbetsavtalsförhållande skall fogas en befattningsbeskrivning och vid behov en bestämmelse som förpliktigar personen i fråga att följa gällande instruktioner och utföra de uppgifter som definieras i dessa. 13 Tjänsteinnehavares beslutanderätt i personalfrågor Stadsdirektören beslutar för de tjänsteinnehavares del som nämns i 3 5 momentet ovan och för sina underställdas del i följande frågor: 1 godkännande av ett val som verksamhetsorganet förrättat, då intyget från företagshälsovården är utan reservation, samt tidpunkten då tjänsteutövandet och arbetsförhållandet inleds, 2 beviljande av semester och annan sådan tjänstledighet som tjänsteinnehavaren har rätt till enligt lag, avtal och tjänstestadga, 3 beviljande av tjänstledighet utan lön efter övervägande för högst ett år i taget, 4 anordnande av vikariat för tjänstledigheterna i punkterna 2 och 3 ovan och då en tjänst blir ledig på grund av uppsägning eller intern omflyttning samt anställning av vikarie enligt tjänste- och arbetskollektivavtalet och bestämmelser som godkänts av stadsstyrelsen, 5 kvälls-, natt-, tilläggs-, övertids-, lördags- och söndagsarbete samt beredskap, 6 förordnande om tjänsteresa och rätt att använda egen bil, 7 arrangerande av utbildning och beviljande av förmåner under utbildningstiden 8 beviljande av tjänstetelefon enligt anvisningar som stadsstyrelsen godkänt, 9 beviljande av deltidsarbete på visstid samt godkännande av anmälan om deltid, 10 temporärt avhållande av tjänsteinnehavare från tjänsteutövande 11 begäran om uppgifter om hälsotillståndet och förordnande om granskningar och undersökningar som gäller hälsotillståndet. Chefen för ansvarsområdet, resultatområdet och resultatenheten besluter för sina underställdas del i följande frågor: 1 tidpunkten då tjänsteförrättandet och arbetsförhållandet inleds
2 beviljande av semester och annan sådan tjänstledighet som tjänsteinnehavaren enligt lag, avtal eller tjänstestadga har rätt till samt arrangerande av vikariat under tjänstledigheten i enlighet med bestämmelserna om detta, 3 beviljande av tjänstledighet utan lön efter övervägande för högst 60 kalenderdagar i taget, 4 förordnande om tjänsteresa, 5 arbetsturer, kvälls-, natt-, tilläggs-, övertids-, lördags- och söndagsarbete samt beredskap och ersättning som betalas för dessa enligt stadsstyrelsens anvisningar 6 arrangerande av utbildning och beviljande av förmåner under utbildningstiden. Kapitel 5 BEFOGENHETER VID VERKSTÄLLANDE AV BUDGETEN 14 Godkännande och verkställande av budgeten Stadsfullmäktige godkänner i budgeten verksamhetsmålen, anslagen och inkomstbudgeten per uppgift och projekt för de olika verksamhetsorganen. Ändringar i budgeten skall föreslås för fullmäktige under budgetårets lopp. Stadsfullmäktige godkänner grunderna för försäljning av anläggningstillgångar, grunderna för avskrivningar enligt plan, principerna för in- och utlåning och placeringsverksamhet samt de allmänna grunderna för avgifter. I övrigt beslutar stadsstyrelsen om verkställandet av budgeten och verksamhetsorganen och tjänsteinnehavarna inom sina sektorer på det sätt som fastställs i dessa stadgar, i stadsstyrelsens instruktion och i de olika sektorernas instruktioner. 15 Verksamhetsorganens allmänna beslutanderätt Varje verksamhetsorgan beslutar inom sin sektor om följande ärenden: 1 indelningen av resultatområden i resultatenheter och principerna för organisering av servicecentrets verksamhet, 2 förslag till strategiskt program, ekonomiplan och budget, 3 plan för användning av anslagen, 4 resultatredovisning och verksamhetsberättelser 5 sättet att organisera funktionerna och tjänsterna i enlighet med de principer stadsfullmäktige godkänt och de allmänna anvisningar stadsstyrelsen beslutat om, 6 anskaffningar och köptjänster inom ramen för de anslag som beviljats för verksamhetsorganet och de beslutsbefogenheter som stadsfullmäktige fastställer på årsbasis, 7 avgifter och ersättningar utgående från de grunder och justeringsanvisningar stadsstyrelsen fastställt,
8 beviljande av nedsättning av eller befrielse från avgift, ersättning eller fordran eller återtagande av nedsättning eller befrielse enligt de beslutsbefogenheter som stadsfullmäktige fastställt, 9 godkännande, övervakning och ändring av samt befrielse från fordringar och säkerheter för kommande prestationer inom ramen för de beslutsbefogenheter som stadsfullmäktige fastställer på årsbasis, 10 beviljande av skadeersättning inom ramen för ett maximibelopp som stadsfullmäktige fastställt i fall där staden är ersättningsskyldig eller kan betraktas som ersättningsskyldig, 11 understöd, 12 användning av områden och lokaliteter med tillhörande apparatur som verksamhetsorganet förfogar över till den del beslutanderätten inte har överförts på någon tjänsteinnehavare, 13 avskrivning av lös egendom i verksamhetsorganets besittning och eliminerande eller försäljning av den avskrivna egendomen enligt fastställda grunder, 14 regionalt anordnande av service som verksamhetsenheterna erbjuder, 15 inrättningarnas och verksamhetsställenas verksamhets- och öppettider. 16 beslut om utlämnande av handlingar. 16 Tjänsteinnehavares allmänna beslutanderätt Servicecentrens chefer samt cheferna för ansvarsområden, resultatområden och resultatenheter beslutar om följande ärenden: 1 driftsplanerna för den egna enheten och organisering av den verksamhet som bygger på planerna, 2 den egna enhetens resultatredovisningar, 3 anskaffningar och köptjänster inom ramen för de delanslag som beviljats och de beslutsbefogenheter som stadsfullmäktige fastställer på årsbasis, 4 godkännande, övervakning och ändring av samt befrielse från stadens fordringar och säkerhet för kommande prestationer inom ramen för de beslutsbefogenheter som stadsfullmäktige fastställer på årsbasis. Kapitel 6 ÖVERFÖRANDE AV BEFOGENHETER OCH TAGANDE AV AVGJORT ÄRENDE TILL BEHANDLING 17 Överförande av befogenheter Stadsstyrelsen har rätt att överföra befogenheter som enligt denna eller någon annan instruktion tillkommer styrelsen på sin sektion, på en kommitté som styrelsen tillsatt, på en nämnd eller direktion, på stadsstyrelsens ordförande, på stadsdirektören eller på någon annan tjänsteinnehavare. En nämnd har rätt att överföra beslutanderätt som enligt denna eller någon annan instruktion tillkommer nämnden på en sektion, en direktion, sin ordförande eller en tjänsteinnehavare som lyder under nämnden.
En tjänsteinnehavare har rätt att överföra befogenheter som enligt denna eller någon annan instruktion tillkommer tjänsteinnehavaren på en underlydande tjänsteinnehavare. Beslut om överförande av befogenheter som stadsstyrelsen, en nämnd eller tjänsteinnehavare fattat skall meddelas för kännedom på samma sätt som de fullmäktigebeslut de överförda befogenheterna bygger på. Beslut om överförande av befogenheter bokförs i regelsamlingen och i en separat förteckning. 18 Stadsstyrelsens och nämndernas rätt att ta ärenden till behandling Beslut om att ta upp ett ärende till behandling i stadsstyrelsen kan fattas av stadsstyrelsen, stadsstyrelsens ordförande och av stadsdirektören. Beslut om att ta upp ett ärende till behandling i en nämnd kan fattas av nämnden, dess ordförande och av föredragande i nämnden. 19 Meddelande om beslut som kan tas till behandling Stadens myndighet skall inom fyra dagar från protokolljusteringen meddela stadsstyrelsen och nämnden på det sätt som dessa fastställt om beslut som kan tas till behandling i stadsstyrelsen eller nämnden. Om protokollet inte justeras, räknas tidsfristen från det datum då protokollet undertecknas. Kapitel 7 FÖRFARANDET VID SAMMANTRÄDE 20 Tillämpning Bestämmelserna i detta kapitel följs med undantag av stadsfullmäktige i alla stadens verksamhetsorgan och i tillämpliga delar under förrättningsmännens och syneförrättarnas möten. 21 Tid och plats för sammanträde Ett verksamhetsorgan håller sina sammanträden vid den tid och på den plats organet beslutat. Sammanträde hålls också då ordförande anser det nödvändigt eller majoriteten av medlemmarna föreslår det. Sammanträdet sammankallas av ordföranden eller om ordföranden har förhinder av vice ordföranden. I sammanträdeskallelsen skall meddelas tid och plats för sammanträdet samt en förteckning över ärendena. Föredragningslistan sänds i mån av möjlighet ut tillsammans med sammanträdeskallelsen. Sammanträdeskallelsen skickas på det sätt verksamhetsorganet beslutat till medlemmarna och övriga personer som har rätt eller skyldighet att närvara under sammanträdet.
22 Fortsatt sammanträde Om alla ärenden inte kunnat behandlas under sammanträdet kan de återstående ärendena överföras till ett fortsatt sammanträde. Till det behöver ingen särskild kallelse ges. Personer som varit frånvarande under sammanträdet skall emellertid få kännedom om det fortsatta sammanträdet. 23 Kallande av ersättare En medlem i ett organ som är förhindrad att närvara under ett sammanträde skall kalla sin ersättare till sammanträdet. Då en medlem är jävig att behandla ett ärende under sammanträdet eller är förhindrad att delta i behandlingen av ett ärende under sammanträdet kan han eller hon kalla sin ersättare till sammanträdet för att behandla det ärendet. Också ordföranden, den föredragande eller sekreteraren kan lämna kallelsen till en ersättare. 24 Att hålla sammanträde Då ordföranden öppnat sammanträdet konstaterar han eller hon de närvarande samt sammanträdets laglighet och beslutförhet. Ärendena behandlas i den ordningsföljd de har på föredragningslistan om inte verksamhetsorganet beslutar något annat. Verksamhetsorganet kan också ta upp ett sådant ärende till behandling som inte nämns i sammanträdeskallelsen. 25 Att leda sammanträde Ordförandens uppgift är att leda behandlingen av ärendena och att hålla ordning under sammanträdet. Efter att ha givit en varning, får ordföranden beordra att en person som uppför sig olämpligt skall avlägsnas. Om det uppstår oordning skall ordföranden avbryta eller avsluta sammanträdet. 26 Tillfällig ordförande Om både ordföranden och vice ordföranden är frånvarande eller jäviga i något ärende, väljs en tillfällig ordförande för sammanträdet eller för behandling av ärendet. 27 Närvaro under verksamhetsorganens sammanträden Under sammanträden som stadens olika verksamhetsorgan håller har utöver medlemmarna följande personer närvaro- och yttranderätt: - under stadsstyrelsens och dess sektioners sammanträden fullmäktiges ordförande och vice ordföranden, - under övriga verksamhetsorgans sammanträden stadsstyrelsens ordförande och stadsdirektören. Om övriga än de ovan nämnda personernas närvaro och yttranderätt beslutar verksamhetsorganet i fråga.
Om stadsstyrelsens representation under fullmäktiges sammanträde stadgas i fullmäktiges arbetsordning. 28 Stadsstyrelsens representation i övriga verksamhetsorgan 29 Föredragning Stadsstyrelsen kan utse sina representanter i andra verksamhetsorgan, där de har närvaro- och yttranderätt under sammanträdena. Också en ersättare i stadsstyrelsen och stadsdirektören kan utses till representant. Beslut om ärenden fattas under verksamhetsorganens sammanträden på föredragning av en tjänsteinnehavare. Den föredragandes förslag ligger som grund för behandlingen (utgångsförslag). Om den föredragande har ändrat sitt förslag efter att det infördes på föredragningslistan och innan verksamhetsorganet har fattat beslut i ärendet, fungerar det ändrade förslaget som utgångsförslag. Om förslaget har dragits tillbaka skall ärendet strykas från föredragningslistan om inte verksamhetsorganet beslutar något annat. Om föredragande stadgas i instruktionen för verksamhetsorganet i fråga eller med särskilt beslut av organet. Om den föredragande är frånvarande eller jävig verkar en person som utsetts till ställföreträdare som föredragande. 30 Konstaterande av jäv Ordföranden för ett verksamhetsorgan skall vid behov överlåta på organet att avgöra om en medlem eller annan person med närvarorätt är jävig. 31 Omröstning och val För omröstning och förrättande av val gäller i tillämpliga delar vad som stadgas i fullmäktiges arbetsordning. 32 Upprättande av protokoll, justerande och framläggande Protokollet skrivs av protokollföraren, under ledning av ordföranden. Protokollet undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på det sätt som verksamhetsorganet beslutat. Protokollet är offentligt framlagt under den tid och på den plats verksamhetsorganet beslutat och på det sätt som meddelats minst en dag tidigare. I verksamhetsorganets protokoll antecknas: 1) om konstitueringen: verksamhetsorganets namn; tidpunkten då sammanträdet börjat och slutat samt platsen för sammanträdet; de närvarande och frånvarande och i vilken egenskap var och en varit närvarande; samt
sammanträdets laglighet och beslutförhet 2) om behandlingen av ärenden: rubrik för ärendena; redogörelse för ärendena; beslutsförslag; jäv; framförda förslag och om de fått understöd; omröstningar; omröstningssätt, omröstningsförfarande, omröstningsproposition samt resultatet av omröstningen; val: valsätt och valresultat; konstaterande av beslut; samt avvikande åsikt. 3) om lagligheten: anvisning för rättelseyrkan och besvärsanvisning; ordförandens underskrift; protokollförarens kontrasignering; anteckning om protokolljustering; samt anteckning om framläggning ifall protokollet varit offentligt framlagt. I de anvisningar för rättelseyrkan som bifogas protokollet finns nödvändiga uppgifter om hur rättelseyrkande kan göras. Av den besvärsanvisning som bifogas protokollet skall framgå besvärsinstans, besvärstid och vilka dokument som skall bifogas besvärsskriften. Vad som stadgas ovan gäller i tillämpliga delar beslut som fattats av tjänsteinnehavare och förtroendevalda. Vid behov ger stadsstyrelsen anvisningar för förenhetligande av upprättandet av protokoll. Kapitel 8 ÖVRIGA BESTÄMMELSER 33 Tvåspråkighet i stadens verksamhet 34 Information Stadens tjänster skall anordnas så att invånarna kan betjänas på sitt modersmål på finska eller svenska inom alla stadens verksamhetsområden. I fråga om den språkkunskap som krävs av tjänsteinnehavare och anställda gäller vad som särskilt stadgats eller beslutats. Stadens information leds av stadsstyrelsen, som godkänner de allmänna anvisningarna om principerna för informationen och beslutar vilka tjänsteinnehavare som ansvarar för informationen. 35 Motioner från stadens invånare och ledamöter i stadsfullmäktige
Stadsstyrelsen skall varje år före utgången av april presentera för fullmäktige en förteckning över motioner som gäller stadens verksamhet och som hör till fullmäktiges befogenhet samt över de åtgärder som vidtagits med anledning av motionerna. Fullmäktige kan samtidigt konstatera vilka motioner som är slutbehandlade. På motsvarande sätt skall uppgifter om motioner inom stadsstyrelsens och nämndernas verksamhetsområde presenteras för stadsstyrelsen och den berörda nämnden på det sätt dessa beslutat. Den som väcker en motion skall inom en månad från det att motionen väckts meddelas den uppskattade behandlingstiden för motionen och vem som ger ytterligare upplysningar om behandlingen. 36 Stadens underskrift och undertecknande av handlingar Avtal och förbindelser som ingås för stadens del undertecknas: 1. i ärenden som hör till stadsstyrelsens befogenhet av stadsstyrelsens ordförande eller av stadsdirektören och de kontrasigneras för den berörda sektorns del av direktören för servicecentret eller av ekonomidirektören eller stadssekreteraren, ifall inget annat stadgas i någon annan instruktion eller stadsstyrelsen har bestämt något annat gällande undertecknande av handlingarna. Utöver det som sägs ovan kan köpebrev och andra avtal som gäller fastigheter och som hör till stadsstyrelsens befogenhet undertecknas av ekonomidirektören, stadsplaneringsdirektören, planläggningschefen eller fastighetsingenjören och kontrasigneras av förvaltningschefen eller ekonomichefen vid stadsplaneringscentret. 2. i ärenden som hör till en nämnds befogenhet av nämndens ordförande eller av föredraganden och de kontrasigneras av chefen för det berörda resultatområdet eller av nämndens protokollförare, ifall inte nämnden har bestämt något annat gällande undertecknande av handlingarna, Miljönämnden 15.9.2005 220: miljönämnden beslöt, att utöver vad som stadgas i förvaltningsstadgan kan köpebrev och andra avtal som gäller fastigheter och som hör till miljönämndens befogenhet undertecknas av stadsplaneringsdirektören och planläggningschefen. 3. i ärenden som hör till en tjänsteinnehavares befogenhet av tjänsteinnehavaren i fråga, ifall inte det verksamhetsorgan som den behörige tjänsteinnehavaren lyder under, bestämmer något annat. Riktigheten av utdrag och kopior av dokument som ett verksamhetsorgan förfogar över kan intygas av organets protokollförare eller av stadssekreteraren, kanslisekreteraren, förvaltningssekreteraren eller byråsekreteraren vid centralarkivet ensamma. Dokument som gäller beredning undertecknas av den som bereder ett ärende. 37 Mottagning av stämningar och tillkännagivanden samt bevakande av stadens intresse
Vid sidan av stadsdirektören är ekonomidirektören, justitieförvaltningschefen och stadssekreteraren berättigade att för stadens del ta emot stämningar och tillkännagivanden. Stadsdirektören, planläggningschefen, fastighetsingenjören och justitieförvaltningschefen är berättigade att i alla domstolar och rättsinstanser föra stadens talan, väcka genkäromål, sköta lagfarts- och inteckningsärenden och bevaka stadens intressen hos alla myndigheter, i alla förrättningar och vid alla tillfällen. 38 Utlösande av handlingar För utlämnande av en sedvanlig uppgift ur ett protokollsutdrag, en kopia eller någon annan utskrift tas ut en avgift per sida. För utlämnande av en uppgift ur en handling, kopia eller någon annan utskrift som kräver särskilda åtgärder tas en fast grundavgift ut som kan graderas enligt vad informationssökningen kräver. Utöver grundavgiften tas en avgift ut per sida. Om handlingen inte kan individualiseras och hittas i det dokumentregister som myndigheten skall föra enligt offentlighetslagen eller uppgiften ur en handling, som vid informationssökningen kräver särskilda åtgärder, ges muntligt eller genom att handlingen lämnas ut för läsning eller kopiering eller sänds per e-post, tas endast ut en fast grundavgift motsvarande de faktiska kostnaderna som varierar beroende på hur krävande informationssökningen är. Stadsstyrelsen beslutar närmare om grunderna och beloppen för avgifter som omfattas av offentlighetslagen. -----------------------------