Revisionsrapport basgranskning av gymnasienämnden

Relevanta dokument
Revisionsrapport basgranskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden

Revisionsrapport basgranskning av överförmyndaren

Revisionsrapport basgranskning av barn- och ungdomsnämnden

Basgranskning av barn- och ungdomsnämnden 2012

Basgranskning av gymnasienämnden 2012

Revisionsrapport av Valnämnden

Basgranskning av Valnämnden 2017

Revisionsrapport basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden

Basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden 2012

Basgranskning av valnämnden 2016

Revisionsrapport av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden

Basgranskning av valnämnden 2012

Basgranskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden 2012

Revisionsrapport av vård- och omsorgsnämnden

Revisionsrapport basgranskning av tekniska nämnden

Revisionsrapport basgranskning av tekniska nämnden

Revisionsrapport av socialnämnden

Basgranskning av utbildningsnämnden 2015

Basgranskning av Överförmyndarnämnden 2017

Revisionsrapport basgranskning av överförmyndaren

Revisionsrapport av barn- och ungdomsnämnden

Basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden 2015

Revisionsrapport av överförmyndarnämnden

Basgranskning av utbildningsnämnden 2016

Basgranskning av kultur- och fritidsnämnden 2017

Revisionsrapport av kommunstyrelsen

Revisionsrapport av vård- och omsorgsnämnden

Basgranskning av överförmyndaren 2016

Basgranskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden 2016 KOMMUNREVISIONEN

Revisionsrapport av socialnämnden

Basgranskning av Stadsplaneringsnämnden 2016

Basgranskning av byggnadsoch miljöskyddsnämnden 2013

Revisionsrapport basgranskning av Stadsplaneringsnämnden

Revisionsrapport basgranskning av kultur- och fritidsnämnden

Basgranskning av Vård- och omsorgsnämnden 2017

Basgranskning av stadsplaneringsnämnden 2015

Basgranskning av kultur- och fritidsnämnden 2015

Basgranskning av socialnämnden 2015

Basgranskning av Stadsplaneringsnämnden 2017

Basgranskning av Vård- och omsorgsnämnden 2016

Basgranskning av socialnämnden 2016

Basgranskning av socialnämnden 2017

Hofors kommun. Intern kontroll. Revisionsrapport. KPMG AB Mars 2011 Antal sidor: 10

Intern kontroll och riskbedömningar. Sollefteå kommun

Basgranskning av vård- och omsorgsnämnden 2015

Basgranskning av Kommunstyrelsen 2016

Basgranskning av stadsplaneringsnämnden 2013

Övergripande granskning av kommunstyrelsens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet (styrmodell)

Granskning intern kontroll

Granskning av årsredovisning 2016 samt landstingsstyrelsens styrning, uppföljning och interna kontroll

Kungsörs kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 8

Basgranskning av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden 2017 KOMMUNREVISIONEN

Styrning, uppföljning och kontroll av att eleverna i grundskolan når kunskapskraven. Oxelösunds kommun

Basgranskning av tekniska nämnden 2016

Översiktlig granskning av nämndernas ansvarsutövande Grundläggande granskning av styrning och kontroll samt måluppfyllelse

Granskning år 2015 av folkhögskolestyrelsen för Vindelns och Storumans folkhögskolor

Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

Granskning av kostnämnden i Lycksele år 2016

REVISIONSKONTORET. REVISIONSRAPPORT Grundläggande granskning för 2016 av Patientnämnden

Svenljunga kommun Januari 2019

Basgranskning av kultur- och fritidsnämnden 2016

Revisionsrapport. Delårsrapport Smedjebackens kommun. Oktober Robert Heed

Granskning av Samordningsförbundet i Kramfors Revisionsrapport. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Granskning av årsredovisning 2015 samt landstingsstyrelsens styrning, uppföljning och interna kontroll

Intern kontroll och riskbedömningar. Strömsunds kommun

Intern kontroll i kommunen och dess företag. Sollefteå kommun

av samhällsbyggnadsnämndens ansvarsutövning Sandvikens kommun

Granskning av delårsrapport

Svar till revisorerna angående intern kontroll och återrapportering av delegationsbeslut UN-2014/

Landstingets internkontrollarbete år 2012

Ekonomi- och målstyrning inom barn- och. genomförd granskning

Ansvarsutövande: Barn- och utbildningsnämnden Sundsvalls kommun

Granskning år 2015 av patientnämnden

Ansvarsutövande: Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration Sundsvalls kommun

Ansvarsprövning 2014

Lekmannarevision erfarenheter från Norrköpings kommun 2015

Ansvarsutövande Barn- & Utbildningsnämn den

REVISIONSKONTORET REVISIONSRAPPORT Gemensam nämnd för samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter

Översiktlig granskning av delårsrapport 2013

Granskning av Samordningsförbundet i Ånge Revisionsrapport. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Granskning av delårsrapport 2015

Granskning år 2014 av patientnämnden

Revisionsrapport: Översiktlig granskning av delårsrapport per

Kränkande behandling i skolan

Ansvarsutövande: Överförmyndarnämnden

Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

Ansvarsutövande: Miljönämnden Sundsvalls kommun

Kommunstyrelsens ekonomistyrning

Granskning av systematiskt kvalitetsarbete

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Kvalitetsuppföljning och -utveckling, grundskolan

Ansvarsutövande: Stadsbyggnadsnämnden

Granskning av delårsbokslut per 30 juni 2009 Ljusdals kommun

Kommunstyrelsen och nämnder har ett särskilt ansvar för intern kontroll enligt kommunallagen (kap 6:1, 6:7).

Granskning av kommunens IT-säkerhet 2017

Uppföljning av granskning om grundskolans resultat och kostnader

Granskning av utbildningsoch omsorgsnämndens ledning, styrning och uppföljning. Älvkarleby kommun

Kommunrevisorernas uppdrag KR-2018/0039 Fastställd av Kommunrevisorerna

Uppföljning av utbildningsnämndens. och uppföljning av verksamheten. Borgholms kommun

Grundläggande granskning Kostnämnden i Örnsköldsvik 2018 Revisionsrapport

Transkript:

REVISIONSRAPPORT 1(8) KR-2014/ 0006-7 Handläggare, titel, telefon Caroline Nyman, stadsrevisor 011-15 17 99 Revisionsrapport basgranskning av gymnasienämnden Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Ansvarsområde... 3 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer... 3 4. Avslutande bedömning... 7 Bilaga: Definitioner Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan 14 011-15 17 99 011-15 70 90 revisionskontoret@norrkoping.se Internet 601 81 Norrköping www.norrkoping.se/revision

2(8) 1. Inledning Kommunens revisorer ska enligt revisionsreglementet i Norrköpings kommun årligen granska alla revisionsansvariga i nämnder, styrelser och utskott. Granskningen ska genomföras enligt god revisionssed i kommunal verksamhet och i enlighet med kommunallagen. Denna granskning är en översiktlig granskning av gymnasienämndens verksamhet. 1.1. Revisionsfrågor Basgranskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Har nämnden en god intern kontroll? 1.2. Metod och avgränsning Gymnasienämnden är granskad på ett övergripande sätt vilket innebär att vi utifrån ett särskilt program granskat vissa styrande processer. Vi har i första hand granskat om det finns system och rutiner för en fungerande styrning av verksamheten, tillämpningen har inte granskats i större utsträckning. Granskningens underlag utgörs av dokument och intervjuer. Gymnasienämnden har av revisorerna bedömts till högsta risknivån (röd) vilket innebär att följande urval av tjänstemän har intervjuats: utbildningsdirektör, tf bildningschef, ekonomer, ekonomichef och gymnasiechefer. 1.3. Kvalitetssäkring Denna rapport är sakgranskad av utbildningschef, tf bildningschef och ekonomichef, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar revisionskontoret för. Rapporten är även kvalitetssäkrad på revisionskontoret. 1.4. Revisionskriterier Revisionens analyser, slutsatser och bedömningar bygger på lagstiftning och kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till nämnden. Granskningen utgår ifrån följande revisionskriterier: Kommunallagen

3(8) Förvaltningslagen Viss lagstiftning inom nämndens ansvarsområde Styrmodellen för Norrköpings kommun (politiska riktlinjer samt riktlinjer för tjänstemän) Fullmäktiges mål (budget 2014) Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Gymnasienämndens reglemente Arbetsgivarens plan 2014-2016 för Likabehandling, personalutskottets arbetsgivaruppdrag samt kommunens Energiplan och Avfallsplan. Diskrimineringslagen (2008:5267) 2. Ansvarsområde Gymnasienämnden ansvarar för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan samt antagningskansli för dessa. Nämnden ansvarar också för uppgifter som rör det kommunala informationsansvaret enligt skollagen. Nämnden har, enligt reglemente, även ansvar över studerandebostäder för gymnasieelever. Gymnasienämnden har stöd av tjänstemän inom utbildningskontoret, vilka leds av utbildningsdirektör. 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer 3.1. Styrning och ledning av verksamhet Gymnasienämndens verksamhet styrs utifrån detaljerad lagstiftning såsom skollag och gymnasieförordning. Nämnden ansvarar för att upprätta en uppdragsplan utifrån huvudmannens intentioner. I december 2013 beslutade nämnden om en uppdragsplan för 2014. I uppdragsplanen framgår att verksamheten årligen ska ta fram en verksamhetsplan utifrån målen i uppdragsplanen och att nämnden ska informeras om verksamhetsplanen. Någon verksamhetsplan för 2014 har inte tagits fram. Verksamhetsansvariga uppger att gymnasieskolan arbetar läsårsvis och uppdragsplanen tas fram kalenderårsvis. Detta förhållande blir en svårighet för verksamheten och en verksamhetsplan kommer att tas fram i höst (2014). I uppdragsplanen finns en rubrik kallad prioriterade mål och där återfinns kommunfullmäktiges mål nr 10 som brutits ned till fyra mål. Därefter följer ytterligare tio mål för att nå bättre resultat och högre måluppfyllelse. Uppföljning av uppdragsplanen sker en gång per år. Nämnden genomför även protokollförda platsbesök vi de olika gymnasieskolorna i syfte att följa

4(8) upp uppdragsplanens mål. Gymnasiecheferna är närvarande vid nämndens sammanträden och besvarar frågor från nämnd. Nämnden får uppföljning med hjälp av nyckeltal som främst hämtas ur Kolada. Det är både ekonomiska och kvalitetsmässiga nyckeltal som används vid uppföljningar. Gymnasienämnden arbetar i begränsad omfattning med nyckeltal och jämförelser med andra kommuner. Det nyckeltal som är vanligast är andelen elever som fullföljer gymnasieskolan med slutbetyg. Nämnden får en kvalitetsuppföljning en gång per år och den senaste presenterades för nämnden i november 2013. Skolinspektionen har under 2012-13 genomfört en tillsyn över gymnasieskolorna i Norrköpings kommun. I tillsynsrapporterna till skolorna kritiseras dessa genomgående för att kvalitetsarbetet inte är så systematiskt att verksamheten kan påvisa vilka insatser som krävs för att eleverna ska nå målen. Inför 2015 har en rutin och mall för arbetet med verksamhetsplan tagits fram. I rutinen finns en beskrivning av hur kvalitetsarbetet ska kunna systematiseras. Till detta finns även ett årshjul över kvalitetsarbetet. 3.1.1. Jämställdhet och hållbar utveckling Nämnden har i sin uppdragsplan beaktat jämställdhetsfrågorna. Verksamheten arbetar med likabehandlingsplan och personalutskottets arbetsgivaruppdrag. Den återredovisning som sker till nämnd innehåller inte könsuppdelad statistik. Inte heller kvalitetsuppföljningen som sker en gång per år innehåller sådan information. Det finns även en framtagen likabehandlingsplan som verksamheterna arbetar efter. Rektor har ett särskilt ansvar att anmäla kränkande behandling. Revisionsbedömning Uppdragsplanen innehåller rubriken prioriterade mål där statusen mellan målen inte tydligt framgår för läsaren. Så som det ser ut idag framstår det som att nämnden har 14 prioriterade mål. Förvaltningen har inte heller tagit fram någon verksamhetsplan och därför blir det oklart vilka mål som prioriterats. Detta förhållande blir även oklart i uppföljningarna eftersom verksamhetsplanerna upprättas läsårsvis (i september/oktober) och uppdragsplanen kalenderårsvis (fastställs december/januari). När kvalitetsuppföljningen presenteras görs det i november och det blir en uppföljning av verksamhetsplanen baserad på uppdragsplanen året före. Den nya verksamhetsplanen har då gällt i en månad medan uppdragsplanen gällt i tio månader. Det blir en obalans i styrningen när nämndens uppdragsplan inte aktivt används i styrningen under året. Kvalitetsuppföljningen sker en gång per år, vilket är sent med tanke på avsaknad av verksamhetsplan för året. Det innebär att nämnden inte får en dokumenterad uppföljning av hur styrningen av verksamheten fungerar förrän när året är slut. Det är inte acceptabelt. Den tillsyn som skolinspektionen gjorde kritiserade nämndens verksamheter

5(8) (gymnasieskolor) för att det saknades ett systematiskt kvalitetsarbete. Detta är förhållandet även idag. Det är dock positivt att verksamheten har tagit fram en rutin för det systematiskt kvalitetsarbetet och arbetet med verksamhetsplaner inför 2015. Det är angeläget att detta kommer i funktion så att styrningen förbättras. Det är även positivt att nämnden genomför protokollförda platsbesök, men detta arbetssätt kan knappast fortgå i samma omfattning med den nya nämnden. Det är därför av stor vikt att formalisera uppföljningarna och styrningen inom nämndens ansvarsområde. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens styrning och ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten är godkänd med brister (gul). 3.2. Styrning och ledning av ekonomi Gymnasienämnden har en budget som uppgår till 462 500 tkr för 2014. Högsta förvaltningsdomstolens avgörande har kommit vilket innebär att nämnden belastas med 2 000 tkr ytterligare. Det prognostiserade resultatet exklusive domstolsbeslutet uppgår till 6 000 tkr. Orsak till avvikelse är enligt nämnden att andelen elever på introduktionsprogram fortsätter att öka. Kostnaden för dessa elever (som är obehöriga till de nationella programmen) är betydligt högre än ett genomsnittligt nationellt program. Nämnden får uppföljning av budgeten en gång i månaden. Vid nämndens sammanträden fattas beslut i syfte att styra ekonomin och minska underskottet. Varje skola gör sina egna prognoser och rapporterar vidare, vilket innebär att den totala prognosen bygger på skolornas prognoser. Revisionsbedömning Det totala prognostiserade underskottet för gymnasienämnden är 8 000 tkr inklusive kostnaden för Högsta förvaltningsdomstolens avgörande. Den kostnaden (2 000tkr) är inte budgeterad för 2014 och kostnaden förväntas tas centralt varför det prognostiserade underskottet väntas vara 6 000 tkr. Kostnaden härrör från överklaganden som går tillbaka till åren 2010-2012. Nämnden fick en tilläggsbudget i början av 2014 med 4 500 tkr. Genom att nämnden inte gör en detaljerad prognos på internbudgeten saknas transparens om var underskotten finns i verksamheten. En mer detaljerad prognos skulle tydliggöra och underlätta för nämnden i uppföljning och beslut. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens styrning och ledning, uppföljning och kontroll av ekonomin är godkänd med vissa brister (gul). Nämnden har vidtagit åtgärder för att få en ekonomi i balans, men det är väsentligt att styrningen av både verksamhet och ekonomi följs åt.

6(8) 3.3. Intern kontroll Nämnden fastställde 2014 års internkontrollplan i december 2013 i enlighet med internkontrollreglementet. Internkontrollplanen baseras på en dokumenterad risk- och väsentlighetsbedömning. Den tas fram av tjänstemän på utbildningskontoret tillsammans med nämndens utsedda internkontrollrepresentanter. Internkontrollplanen består av 10 rutiner (processer) och innehåller19 kontrollmoment som har olika intervall för uppföljning. Planen är en mix av såväl finansiella som verksamhetnära processer. Uppföljning av internkontrollplanens rutiner sker en gång per år till nämnden. Nämndens förvaltning arbetar med uppföljningar något mer frekvent och vid avvikelser sker korrigeringar. Internkontrollplanens uppföljningar blir i den meningen en del av styrningen. I den dagliga verksamheten närmast eleverna är inte internkontrollplanen ett levande dokument. Revisionsbedömning Gymnasienämnden har för 2014 tagit fram en, enligt revisionens bedömning, väl avvägd internkontrollplan som följer kommunens reglemente. Kontrollerna genomförs i enlighet med planen. Internkontrollplanen är inte ett levande dokument i verksamheten närmast eleverna. Vår sammanfattande bedömning är att nämndens internkontroll, är godkänd (grön). Nämnden bör arbeta för att internkontrollarbetet blir en naturlig del i verksamhetens ordinarie arbetssätt även närmast eleverna. 3.4. Verksamhetsspecifika processer Fullmäktige beslutade vid sitt sammanträde i februari 2014 att en utbildningsnämnd ska inrättas i kommunen. Det innebär att den verksamhet som funnits inom gymnasienämndens ansvarsområde går samman med barn- och utbildningsnämndens och bildar en gemensam nämnd med stöd av en förvaltning. Anpassningen av detta arbete har inte varit uppe vid något nämndsammanträde såvitt protokollen visar. På förvaltningsnivån har en grupp kallad K15 träffats från och med i höst för att göra anpassningar av den centrala administrationen med anledning av beslutet om en nämnd. De båda nämnderna har haft utbildningskontoret gemensamt och gruppen anpassar denna verksamhet att organiseras till en förvaltning under den nya nämnden. Det innebär att konto och ansvar liksom attester och delegationer ses över. Gruppen söker även efter en lokal där förvaltningen kan vara samlad. Revisionsbedömning Den gemensamma styrningen av den nya nämnden och dess förvaltning är avgörande för den nya nämndens möjlighet att fungera från 1 januari 2015.

7(8) Vi noterar att nämnden inte haft den förändrade nämndorganisationen uppe vid något protokollfört sammanträde sedan kommunfullmäktige tog beslutet. Enligt uppgifter från nämnden kommer gemensamma nämndmöten att ske under november och december 2014. Då det finns många praktiska frågor att ta hänsyn till, ter sig fyra månaders anpassning som kort tid. 4. Avslutande bedömning Den avslutande bedömningen av nämndens verksamhet presenteras utifrån revisionsfrågorna nedan. Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten inte är helt tillräcklig. GUL Det är av stor vikt att formalisera uppföljningarna och styrningen inom nämndens ansvarsområde. Det är inte acceptabelt att det större delen av året saknas verksamhetsplaner som knyter till årets uppdragsplan. Det är även av stor betydelse att ett systematiskt kvalitetsarbete startas. Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att nämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll av ekonomin inte är helt ändamålsenlig och tillräcklig. GUL Nämnden har vidtagit åtgärder för att få en ekonomi i balans, men det är väsentligt att styrningen av både verksamhet och ekonomi följs åt.