Revisorernas redogörelse för år 2010

Smedjebackens kommun Revisorerna Revisorernas redogörelse för år 2010 1 Inledning Som kommunens revisorer har vi kommunfullmäktiges uppdrag att granska kommunstyrelsens och nämnders verksamhet samt att pröva om den sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Revisorerna skall också granska om kommunens räkenskaper är rättvisande och om den interna kontrollen som sker inom förvaltningen är tillräcklig. I denna bilaga vill vi kortfattat redovisa vår sammanfattande bedömning av kommunens ekonomiska situation och några mer allmänna bedömningar utifrån revisionsarbetet år 2010. Vi redovisar också sammanfattningsvis de granskningar som genomförts av vårt biträde från Komrev inom PwC under revisionsåret 2010 och de viktigaste resultaten och slutsatserna från dessa. Granskningsrapporter avlämnade i vår roll som lekmannarevisorer i de kommunala bolagen, bifogas också. Vi samverkar med kommunrevisorerna i länets kommuner och revisorerna i Landstinget Dalarna på olika sätt. För samtliga kommuner i Dalarna och Landstingets revisorer finns samarbetsorganet Dalrev. Dalrev har träffar en gång per år med inslag av seminarier och utbildning. Tillsammans med revisorerna i Avesta, Hedemora och Säter har vi ett återkommande samarbete. Även här träffas vi en gång per år för utbyte av erfarenheter och viss utbildning. Vi har även samarbete med revisorerna i Ludvika, där vi har ett formellt gemensamt revisionsansvar för den gemensamma nämnden för Västerbergslagens kulturskola. 2 Kommunens ekonomi Kommunen redovisar för 2010 ett överskott med 5,2 Mkr (för 2009 överskott om 0,9 Mkr). Efter justeringar enligt det sk balanskravet uppgår årets överskottet till 2,8 Mkr. Detta medför att underskottet från 2008 endast delvis har kunnat återställas under 2010. Resterande underskott från 2008 om 1,3 Mkr ska enligt reglerna kring balanskravet återställas under 2011. Det egna kapitalet är enligt årsredovisningen negativt med -42 Mkr (-48 Mkr). Om hänsyn tas till de pensioner som tjänats in t.o.m. 1997 (hanteras i kommunen utanför balansräkningen enligt den sk blandmodellen), blir det negativa egna kapitalet -311 Mkr (-329 Mkr). Det innebär att kommunen har en fordran på varje invånarna i kommunen med ca 29 tkr (31 tkr) för att komma till ett läge där det egna kapitalet är noll (skulderna = tillgångarna). Investeringarna har även under 2010 minskat i omfattning jämfört med de senaste åren och uppgår för 2010 till 17 Mkr. De långfristiga skulderna är i stort sett oförändrade i jämförelse med föregående år och uppgår 2010-12-31 till 233 Mkr. Årets investeringar har därigenom kunnat genomföras utan någon ytterligare upplåning. 1

Antalet invånare i Smedjebacken har minskat under året och uppgår vid årets slut till 10 715 personer. En minskning med 43 personer. Kommunens redovisar även för 2010 ett positivt resultat, vilket är positivt. Det är dock oroande att nämnderna tillsammans redovisar ett underskott mot budget om -3,1 Mkr, där barn- och utbildningsnämnden står för övervägande delen. Både under 2009 samt 2010 har resultatet påverkats positivt av engångsfaktorer, som till exempel konjunkturstöd. Av de prognoser som lämnas av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) framgår att förutsättningarna för de kommande åren kommer att bli betydligt tuffare, både genom att ökningen av skatteintäkterna inte utvecklas lika snabbt som tidigare år samt kraftigt ökade pensionskostnader. Med tanke på den svaga ekonomiska ställning som Smedjebackens kommun har i utgångsläget, är det därför av största vikt att ha en god beredskap och framförhållning. Det är väsentligt att verksamheterna får en ekonomi i balans. För detta krävs att det enträgna arbetet med att se över kostnadsläget och finna effektiva lösningar fortsätter. 3 Allmänna synpunkter från granskningsarbetet 3.1 Allmänna reflektioner Vi noterar med glädje att den allmänt positiva attityd som vi noterat hos både anställda och förtroendevalda i kommunen de senaste åren håller i sig även under 2010. Det är fortfarande vår bestämda uppfattning att en fortsatt positiv anda med ett stort inslag av samarbetsvilja, är en av nyckelfaktorerna till en positiv utveckling av Smedjebackens kommun. 3.2 Träffar med politiker och anställda Vi har under året haft ett flertal träffar med olika personer inom kommun- och förvaltningsledningen samt med vissa nyckelpersoner. Respektive person har fått beskriva sin verksamhet och de möjligheter/ hot som finns för verksamheten. Utifrån denna beskrivning har vi sedan fört olika typer av diskussioner om verksamheten. Dessa träffar har blivit en viktig del av vårt revisionsarbete och de har genomgående skett i en mycket positiv anda. 3.3 Ny organisation Under året har det varit mycket arbete med att skapa förutsättningar för den nya organisation som startades upp den 1 januari 2011. Vi kommer med intresse följa utvecklingen och effekterna av den nya organisationen inom familje- och utbildningsförvaltningen. 3.4 Personalförsörjning Frågan om framtida personalförsörjning är en central fråga. Med anledning av detta anställdes en personalstrateg, som skulle jobba aktivt med frågan. Nu när personalstrategen lämnat sin tjänst är det väsentligt att kommunen inte tappar fart i detta arbete. Vi ser med oro att flertalet ledande befattningar har lämnat sina tjänster under året. Det är av största vikt att rekryteringar görs för att inte verksamheterna ska tappa fart i sitt arbete med utveckling av verksamheten och att uppnå en ekonomi i balans. Arbetet med personalförsörjning måste fortsätta, samtidigt som fokus läggs på att vara en attraktiv arbetsgivare och att satsningar görs på utbildning för att upprätthålla kompetensen. 2

3.5 Styrning av bolagen För bolagens del har det varit ett år fyllt av förändringar, både genom att VD i båda bolagen har lämnat sina tjänster och förberedelser för nya organisationen. I juni beslutade kommunfullmäktige att bolagen ska ha en gemensam VD, en gemensam styrelse samt att bolagens administration ska samlokaliseras. Detta kommer att medföra att både VD och representanterna i styrelserna måste ha alla bolagens intresse i fokus. Detta kommer att ställa stora krav på alla berörda och det kommer att bli allt mer väsentligt att en god kommunikation mellan bolagsstyrelserna och ägaren upprätthålls. Vi kommer med intresse följa utvecklingen och effekterna av den nya organisationen. 3.6 Genomförande av förslag I de rapporter som vi presenterar framförs ett antal förbättringsförslag. Vi ser med tillförsikt fram emot att kommunen aktivt arbetar med dessa och redovisar en plan för hur åtgärderna ska genomföras. 4 Särskilt genomförda granskningsarbeten På vårt uppdrag har Komrev inom PwC särskilt granskat vissa verksamheter. Syftet med dessa granskningar har varit att översiktligt bedöma styrelsens/ nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Uppdraget har redovisats i ett antal rapporter, som här nedan redovisas i sammanfattning. De flesta rapporter har delgivits fullmäktige separat löpande under året. Dessa bifogas därför inte som bilagor till denna redogörelse. Granskningsrapporten för årsredovisningen är ny och bifogas som bilaga. 4.1 Seminarium och möten vid avrapportering av granskningar Vi har även under 2010 fortsatt att avrapportera resultaten från flera av granskningarna i form av seminarium. Inbjudna har varit kommunledning, förvaltningschefer, förtroendevalda och övriga som arbetar inom respektive område. Utöver att resultatet av granskningarna presenterades genomfördes även diskussion kring de aktuella frågorna. Vi ser positivt på att deltagandet och intresset för de genomförda seminarierna även under det här året har varit stort. 4.2 Ledning, styrning och effektivitet inom äldreomsorgen 4.2.1 Bakgrund och syfte Äldreomsorgen har under 2000-talet genomgått omfattande förändringar i både volym och innehåll, vilket ställt krav på ledning och styrning för att anpassa och effektivisera verksamheterna. Granskningens syfte är att besvara revisionsfrågan om socialnämndens styrning och ledning är ändamålsenlig, så att en effektiv och kvalitativ verksamhet för brukarna säkerställs. 4.2.2 Sammanfattande bedömning Vår sammanfattande bedömning och svar på den övergripande revisionsfrågan är att socialnämndens styrning och ledning är ändamålsenlig avseende arbete med mål, verksamhetsplan och internkontrollplan. Dock visar granskningen på brister vad det gäller att säkerställa effektivitet och rättssäkerhet. 3

Nämnden tar hänsyn till både interna och externa påverkansfaktorer i sina beslut och beslutsunderlag. Vidare styr och leder nämnden verksamheten på ett ändamålsenligt sätt genom aktuell verksamhetsplan och medföljande internkontrollplan. Det finns dock utvecklingsbehov vad det gäller uppföljning av både fattade beslut och dess effekt för att säkerställa effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet genom hela organisationen. Rutiner och arbetssätt när det gäller ärendehantering är inte ändamålsenlig och det finns inte någon kvalitetssäkrad process. Nu gällande riktlinjer för handläggning har inte reviderats de senaste åren och de är inte så utformade att stöd och vägledning ges i handläggningen vad det gäller nämndens tolkning av socialtjänstlagen och dess intention liksom att det helt saknas riktlinjer för verkställighet. Dokumentationen i de 15 granskade akterna i Procapita var generellt knapphändig och svår att följa samt att i vissa fall gick det i dokumentationen inte direkt utläsa vad den aktuella insatsen bestod av. Vidare fann vi olikheter mellan enheterna vad det gäller hantering och förvaring av dokumentation. Genomförandeplanerna och dess funktion stämmer väl överens med vad som sägs i författningen och de är det arbetsredskap som ämnas. Dock finns brister vad det gäller den dokumentation som ska ske i Procapita. Resursfördelning och personalnyttjande inom äldreomsorgen är inte ändamålsenlig och effektiv. Samband mellan tilldelade resurser, omvårdnadsbehov och beviljade insatser kan inte ses. Trots bra tradition inom förvaltningen att på olika sätt följa upp verksamheten ser vi detta som ett utvecklingsområde och att de grundläggande förutsättningarna behöver säkerställas och formaliseras. Samband mellan omvårdnadsbehov, beviljade insatser och till verksamheten tilldelade resurser kan inte ses vilket ger svårigheter att på ett rättvisande sätt jämföra effektivitet. Enligt den teoretiska analys av bemanningen inom äldreomsorgens särskilda boenden och hemtjänst kan variationer avseende behov kontra tilldelning av resurser ses. Vid servicehusen Munkbogården och Gläntan upplever vi skillnader vad det gäller verksamhetens inriktning och förutsättningar. Med anledning av genomförd granskning föreslås följande förbättringsförslag: Internkontrollen bör utvecklas för att ytterligare säkerställa nämndens ansvarsområden vad det gäller effektivitet, kvalitet och rättssäkerhet. Roller och ansvar bör förtydligas vad det gäller handläggare, enhetschef och kontaktman. Nämnden behöver fastställa riktlinjer för handläggning och verkställighet för att säkerställa verksamhetens inriktning, kvalitet och omfattning. Rutiner och riktlinjer kring dokumentation behöver utvecklas och fastställas för att säkerställa en rättssäker och effektiv verksamhet. Rutinen och arbetsformen kring genomförandeplanerna behöver formaliseras så att de blir en del av den formella dokumentationen. Nämnden behöver utveckla och säkerställa en resursfördelningsmodell som utgår från faktiskt omvårdnadsbehov och beviljade biståndsinsatser. 4.3 Hantering av projektstyrning och projektuppföljning 4.3.1 Bakgrund och syfte Smedjebackens kommun är projektägare i flera externt finansierade projekt. De flesta projekten delfinansieras också med kommunala medel. 4

Granskningens syfte är att besvara revisionsfrågan om kommunen har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa kontrollen av hanteringen av externt finansierade projekt. 4.3.2 Sammanfattande bedömning Kommunstyrelsen i Smedjebackens kommun genomför inte någon systematisk uppföljning av kommunens medverkan i externt finansierade projekt. Under hösten 2010 upprättad projektpolicy ger dock vägledning och stöd i de rutiner som fastslås i policyn för hur projekt ska organiseras och rapporteras. Kommunstyrelse och nämnder genomför inte konsekvent en dokumenterad analys om projektets nytta för kommunen innan projekt startas. De projekt som granskats har dock en anknytning till kommunens eller nämndens övergripande målsättning. Inom Social- och Barn och utbildningsnämnd används regelbundet stimulansbidrag från Socialstyrelsen och Skolverket till att höja standarden på nämndens verksamheter. Kommunstyrelsen fastställer i den nyligen antagna projektpolicyn att en analys av förväntade nyttoeffekter för kommun ska genomföras innan beslut om att starta ett projekt fattas. Kommunstyrelse och nämnder genomför dock, utöver de uppgifter som redovisas i rapporteringen av projektet till bidragsgivaren, ingen egen utvärdering av den kommunnytta projektet bidragit med. Samtliga projekt som bedrivs i kommunen har en tydlig organisation och en projektledare med ett tämligen väl beskrivet ansvar. Den nyligen antagna projektpolicyn tydliggör ytterligare projektorganisationen och projektledarens roll. Kommunen tillämpar inte enhetliga rutiner för redovisning och bokföring av externt finansierade projekt. Smedjebackens kommun deltar också i externt finansierade projekt där kommunen inte är projektägare. Dessa projekt bokförs inte under den särskilda identiteten för projekt. Kommunstyrelsen begär heller ingen samordnad rapportering av kommunens externt finansierade projekt. Smedjebackens kommun har en god kompetens avseende de medel som finns att ansöka från EU, men också bidrag från andra externa finansiärer. Utvecklingskontoret är organiserat så att kunskapen är lätt att få tillgång till för övriga förvaltningar i kommunen. Granskningen visar att kommunstyrelsen i Smedjebackens kommun har vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att skapa en kontroll av kommunens hantering av externt finansierade projekt. För att ytterligare utveckla hanteringen rekommenderar vi att Kommunstyrelsen: Utformar redovisningsrutinerna i upprättad policy så att dessa underlättar för kommunstyrelsen att överblicka samtliga de externt finansierade projekt som bedrivs i kommunen Beslutar om att övervägande om kommunnyttan ska dokumenteras och protokollförs av beslutande nämnd/kommunstyrelse Utformar en egen kommunal standard för att utvärdera kommun- och verksamhetsnyttan i pågående och genomförda externt finansierade projekt Överväger och tydliggör vilka projekt som ska registreras och bokföras med projektidentitet i ekonomisystemet Upprättar riktlinjer för samordnad sammanställning och rapportering av de externt finansierade projekt som pågår i kommunen 5

4.4 Kommunens handläggning av bostadsanpassningsbidrag 4.4.1 Bakgrund och syfte Sveriges kommuner har sedan 1984 beslutanderätten för beviljande av bostadsanpassningsbidrag. Kommunernas kostnader för bostadsanpassningsbidraget har under de senaste åren endast ökat marginellt. Däremot är de regionala och lokala skillnaderna stora. Under 2008 varierade kostnaderna i Sveriges kommuner mellan 18 och 353 kronor/invånare). Granskningens syfte är att besvara revisionsfrågan om Smedjebackens kommun har ändamålsenliga rutiner för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag vilka tillförsäkrar att verksamheten bedrivs rättssäkert och med god ekonomisk hushållning. Revisorerna vill speciellt ha belyst kommunens kostnadsläge i förhållande till jämförbara kommuner, om det finns tydliga riktlinjer för verksamhets samt hur uppföljning och utvärdering av verksamheten utförs. 4.4.2 Sammanfattande bedömning Kostnaderna för bostadsanpassningsbidraget i Smedjebacken är högre än i jämförbara kommuner. Kostnader per beslut är förhållandevis låg. Beslutsvolymen är dock större än i jämförbara kommuner. Handläggaren arbetar i huvudsak i enlighet med gällande lagstiftning. Dock sker handläggningen inte strikt i enlighet med gällande lagstiftning och förvaltningslagens bestämmelser. Miljö- och byggnadsnämnden har inte fastställt riktlinjer och handläggningsrutiner för hanteringen av bostadsanpassningsbidrag i kommunen. Miljö- och byggnadsnämnden bör genom att upprätta riktlinjer tillförsäkra sig om att verksamheten även fortsättningsvis behåller en god kvalitet och kostnadseffektivitet. Granskningen visar att Smedjebackens kommun handlägger bostadsanpassningsbidrag ändamålsenligt, rättssäkert och kostnadseffektivt. Miljö- och byggnadsnämnden har dock inte fastställt mål, ambition och riktlinjer för verksamheten. Nämnden behöver utveckla riktlinjer för handläggningen av bostadsanpassningsbidrag. Riktlinjerna bör innefatta nämndens ambitioner för verksamheten samt: Rutiner för när kommunens handläggare anlitar entreprenör Rutiner för hur skriftlig fullmakt från sökande ska upprättas då handläggaren övertar upphandling och genomförande av anpassningsåtgärder Rutiner för regelbunden uppföljning och utvärdering av verksamhetens kvalitet och effektivitet behöver upprättas av ansvarig nämnd Rutiner dokumentation bör införas i verksamheten Riktlinjerna behöver också fastställa rutiner för hur handläggningen av bostadsanpassningsbidrag ska följas upp och utvärderas 4.5 Granskning av kommunens hantering av styrdokument 4.5.1 Bakgrund och syfte Vid sidan av de lagar och regler som gäller för det kommunala uppdraget och vad som reglerar den kommunala kompetensen har kommunerna också en rad fastställda styr och policydokument som styr och påverkar den egna verksamheten. Vanligtvis fastställs dessa dokument av fullmäktige. De är därigenom starkt styrande för de berörda verksamheterna. Det finns dessutom ofta olika typer av styrdokument fastställda på nämnds och verksamhetsnivå. 6

Syftet med granskningen är att undersöka om de politiskt fastställda styrdokumenten i författningssamlingen är förankrade i verksamheterna, om dessa tillämpas och följs upp på ett korrekt sätt i kommunens verksamheter samt om de är aktuella. Granskningens ska besvara revisionsfrågan om fastställda styrdokumenten är styrande för verksamheterna i Smedjebackens kommun. 4.5.2 Sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedömer vi att kommunen har ett stort antal och i flera fall inaktuella styrdokument. De styrdokument som finns är otydligt organiserade och de är otydligt benämnda. De är dessutom inte tillgängliga på ett bra sätt för kommunorganisationen. Det innebär att de inte är tillräckligt kända i kommunorganisationen. Det i sin tur innebär att de inte är styrande på det sätt som avsågs då man fattade politiska beslut kring de olika styrdokumenten. Mot bakgrund av ovanstående rekommenderar vi kommunstyrelsen och nämnderna att: Gå igenom och diskutera aktualiteten på de styrdokument som finns. De inaktuella skall tas bort. Se till att samtliga styrdokument som efter denna genomgång skall vara kvar har en tydlig anvisning om vem/vilken funktion som ansvarar för respektive styrdokument. Se till att det skapas en enhetlig benämning av samtliga styrdokument i Smedjebackens kommun. Lägga ut samtliga styrdokument på kommunens hemsida och på kommunens intranät. Lägga in bevakning och aktualisering av styrdokumenten i respektive nämnds/styrelsens internkontrollplan. Fastställ vilken person/funktion som har det övergripande ansvaret för kommunens samlade styrdokument. 4.6 Granskning av delårsrapport per 2010-08-31 4.6.1 Bakgrund och syfte Kommunen ska enligt den kommunala redovisningslagen upprätta minst en delårsrapport. Vi har granskat delårsrapporten per 2010-08-31. Syftet med granskningen har varit att översiktligt bedöma om den är utformad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed och om den ger en rättvisande bild av kommunens resultat. Delårsrapporten ska även innehålla en avstämning av fullmäktiges mål ur perspektivet god ekonomisk hushållning. Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om i budgeten. 4.6.2 Sammanfattande bedömning Delårsrapport är i stort upprättad i enlighet med lagens krav. Sammanfattningsvis är bedömningen att kommunen, enligt det prognostiserade resultatet, beräknar att nå ett överskott för 2010, som medför att det finansiella målet kommer att kunna uppnås för 2010. När det gäller det gemensamma verksamhetsmålet, kring sjukfrånvaron, kan konstateras att det uppfylls för perioden. För målen inom socialtjänst och skola uppfylls tre av fyra mål för perioden. Någon bedömning för helåret görs dock inte i delårsrapporten. Till kommande år bör uppföljningen kompletteras med en bedömning för helåret samt en beskrivning kring vad man gör för att målen ska uppnås. 7

4.7 Granskning av årsredovisning för 2010 Bilaga 2 4.7.1 Bakgrund och syfte Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen (9:9a) avge en skriftlig bedömning av om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Bedömningen ska biläggas årsbokslutet. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen. 4.7.2 Sammanfattande bedömning Vi bedömer att årsredovisningen i huvudsak redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i huvudsak uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och i huvudsak är upprättad enligt god redovisningssed. Vi bedömer att kommunen för 2010 lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b), men att resultatet inte är förenligt med det finansiella mål om god ekonomisk hushållning som fullmäktige beslutat om. Vad gäller de övergripande verksamhetsmålen uppfylls dessa enligt redovisningen i årsredovisningen i relativt stor utsträckning för 2010. 5 Lekmannarevisorernas granskningsrapporter Lekmannarevisorerna i kommunens bolag har avlämnat sina granskningsrapporter inkl granskningsredogörelse avseende verksamheten 2010. 5.1 Bärkehus AB Bilaga 3 5.2 Smedjebacken Energi AB Bilaga 4A 5.3 Smedjebacken Energi Nät AB Bilaga 4B 8